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有 效 时 间 管 理
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时 间
当 我 们 开 始 之 前， 请 先 考 虑 这 个 问 题：
时 间 对 你 意 味 着 什 么？
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课 程 目 标
本 课 结 束 后 您 将：
了 解 质 量 时 间 的 种 类；
知 道 时 间 管 理 的 含 义；
了 解 时 间 管 理 的 三 要 素；
掌 握 管 理 时 间 的 方 法；
掌 握 个 人 时 间 管 理 的 方 法；
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有 质 量 的 时 间
思 考 的 时 间
家 庭 的 时 间
放 松 的 时 间
多 产 的 时 间
回 报 的 时 间
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何 谓 时 间 管 理
在 您 思 考 这 一 问 题 之 前， 让 我 们 先 来 做 一 个 自 我 评 估， 看 看 我 们 是 怎 样 对 待 工 作 的。
“ 自 己 管 理 自 己 的 人 生、 行 动 和 安 排 每 天 的 时 间。”
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时 间 管 理 三 要 素
管 理 时 间
管 理 个 人
管 理 团 队
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管 理 时 间 的 三 大 任 务
设 立 目 标
制 定 计 划
区 分 轻 重 缓 急
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任 务 之 一：目 标
没 有 目 标 你 就 不 知 道 你 要 去 哪 儿， 你 就 很 有 可 能 走 到 其 他 地 方 去 了。
只 有 当 你 的 梦 想 书 面 写 下 来 才 会 变 成 你 的 目 标。
好 记 性 不 如 烂 笔 头。
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目 标 设 定 的 SMARTE 原 则
SPECIFIC 结 果 具 体 明 确
MEASURABLE 效 果 可 衡 量
ACHIEVABLE 目 标 可 达 到 的
RESULTS－ORIENTED 结 果 可 操 作 性
TIME－BOUNDED 时 间 约 束
EXCITING 计 划 令 你 激 动
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一 些 好 的 目 标
生 产 力 和 质 量 目 标： 在1999 年 底 前 将 客 户 服 务 的 抱 怨 数 减 少 50％。
客 户 关 系 目 标： 以 8500 美 元 的 代 价 在 三 季 度 末 之 前 进 行 对 外 部 客 户 的电 话 调 查， 以 期 知 道 客 户 服 务 改 进 的 具 体 要 求 和 领 域。
个 人 发 展 目 标： 到 8 月15 日 完 成 我 的 下 五 年 的 职 业 发 展 计 划， 并 在 以 后12 个 月 内 列 出 时 间 表 以 确 保 目 标 的 实 现。
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Time for us 轮 到 我 们 了：
每 个 人 写 出 一 个 你 将 要 完 成 的 工 作 目 标， 注 意 运 用 SMARTE 原 则。
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目 标 是 构 筑 成 功 的 基 石
目 标 使 我 们 产 生 动 力；
目 标 使 我 们 认 清 使 命；
目 标 有 助 于 我 们 安 排 轻 重 缓 急；
目 标 引 导 我 们 发 挥 潜 能；
目 标 使 我 们 把 握 现 在；
目 标 促 使 我 们 评 估 进 展；
目 标 使 我 们 将 工 作 重 点 从 工 作 本 身 转 移 到 工 作 成 果。
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任 务 之 二： 制 定 计 划
计 划 你 的 一 天：
设 置“ 定 计 划 的 时 间”（ 早 上 或 晚 上）
给 你 的 时 间 一 定 的 弹 性
给 你 的 任 务 时 间 10－20％ 的 缓 冲
每 天 从 做 一 项 主 要 工 作 开 始。
记 住： 大 多 数 的 压 力 和 疾 病 并 不 是 由 工 作 造 成 的， 而 是 由 于 担 心 你 未 能 做 好 这 项 工 作。
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计 划 你 的 一 天
每 天 至 少 完 成 一 项 主 要 工 作;
每 个 时 间 段 里 做 一 件 事 情 并 把 它 做 好;
每 天 结 束 时 选 择 明 天 的 主 要 任 务 并 计 划 具 体 的 时 间 段;
每 个 时 间 段 以 两 小 时 或 更 少 为 宜。
“ 成 功 其 实 很 简 单， 做 正 确 的 事 情， 以 正 确 的 方 式， 在 正 确 的 时 间”
－－ARNOLD GLASGOW
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任 务 之 三： 区 分 轻 重 缓 急
任 务 有 轻 重 缓 急 之 分;
评 价 轻 重 缓 急 的 指 标 为 重 要 性 和 紧 急 性：
有 些 任 务 既 紧 急 也 重 要， 而 有 些 则 不 是；
有 些 任 务 极 端 重 要 但 不 紧 急；
有 些 任 务 极 端 紧 急 但 并 不 特 别 重 要 。
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区 分 工 作 的 轻 重 缓 急
ABC 原 则
A＝Vital 非 常 重 要， 一 定 要 当 天 完 成
B＝Important 比 较 重 要，尽 量 当 天 完 成
C＝ Optional 可 暂 缓， 可 在 当 天 完 成
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优 先 权
考 虑 一 下 所 有 自 己 需 要 完 成 的 任 务， 问 问 自 己 它 们 有 多 重 要， 多 紧 急 ？ 根 据 两 方 面 的 得 分 可 得 出 它 们 在 坐 标 系 中 的 位 置， 根 据 位 置 不 同 就 可 得 到 相 应 的 优 先 权。
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管 理 个 人
5A’s 时 间 管 理 模 型
了 解
分 析
消 除 窃 贼
分 配
安 排
Aware
Analyze
Attack
Assign
Arrange
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个 人 时 间 管 理
练 习：
在“ 个 人 时 间 运 用 分 析 表” 第 1 栏 的 上 半 部， 请 写 出 公 司 赋 予 你 当 前 工 作 的 主 要 职 责。
在“ 个 人 时 间 运 用 分 析 表” 第 1 栏 的 下 半 部， 请 写 出 你 每 周 须 完 成 的 主 要 任 务（ 也 包 括 那 些 与 工 作 紧 密 联 系 的“ 非 工 作 任 务”。
在 第 II 栏 的 下 端， 请 填 写 你 一 周 的 实 际 时 数。
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个 人 时 间 运 用 分 析 表
第（I） 栏
所 做 的 工 作
应 该 做 的 工 作
实 际 做 的 工 作
第（II） 栏
所 花 的 时 间
周 实 际 工 作
总 时 数______ 小 时
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个 人 时 间 管 理
考 虑 下 列 问 题：
看 看 自 己 填 写 的“个 人 时 间 运 用 分 析 表”， 你 有 何 感 受？
你 是 否 都 运 用 了“适 当” 的 时 间 去 干
“ 适 当” 的 工 作。
提 问：
哪 一 段 时 间 是 我 一 天 中 最 忙 的 时 候
哪 一 项 活 动 不 值 得 我 花 那 么 多 时 间
什 么 类 型 的 活 动 占 用 了 最 多 的 时 间
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分 配（Assign )
表 格 的 应 用 本 身 是 无 足 轻 重 的， 重 要 的 是 通 过 这 种 方 法， 你 能 够 分 配 时 间 用 于 重 要 的 活 动 上。
控 制 / 参 与
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控 制 和 参 与
如 果 某 项 活 动 处 于 高 控 制高 参 与 区 域，则 表 明 它 对 你 非 常 重 要，你 是 完 成 和 控 制 该 项 活 动 的 主 要 力 量。
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安 排( Arrange)
年 度 计 划
周 / 日 计 划（ 表 格）
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实 战 练 习
运 用 我 们 学 到 的 方 法， 安 排 一 天 的 行 事 顺 序。
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消 灭 时 间 窃 贼
拖 延
不 会 拒 绝
不 速 之 客
混 乱 的
办 公 室
太 多 文
字 工 作
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许 多 事 情 占 用 了 人 们 宝 贵 的 时 间， 因 此 你 必 须 清 楚 地 意 识 到 隐 藏 在 生 活 中 的 时 间 窃 贼。
常 见 的 时 间 窃 贼 对 你 最 有 影 响 的 五 种 是：
编 号 事 实 描 述 对 时 间 的 影 响 对 策
时 间 窃 贼－－ 问 卷
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消 灭 窃 贼（1） 不 会 拒 绝
情 景 一： 当 同 事 匆 匆 进 来 问 我 是 否 可 以 停 一 分 钟 帮 助 他 们 时， 我 正 坐 在 桌 旁， 集 中 精 力 于 一 项 主 要 工 作， 我 想 我 应 该 帮 他 们 又 不 想 耽 误 他 们 的 工 作， 因 此 我 停 下 手 边 的 工 作 关 注 他 们， 麻 烦 的 是 这 实 际 上 耽 误 了 我 的 工 作。
情 景 二： 我 经 常 接 到 各 类 推 销 员 的 电 话， 大 多 数 人 推 销 的 东 西 我 都 不 喜 欢， 他 们 的 请 求 是 只 需 几 分 钟， 但 通 常 花 掉 我 半 个 小 时 甚 至 更 多 的 时 间。
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消 灭 窃 贼（2） 煲 电 话 粥
问 卷：
谁 通 常 来 电？ 为 什 么？ 什 么 重 要 事？多 久？
每 天 有 多 少 电 话？ 平 均 长 度 是 多 少？
什 么 时 候 最 容 易 被 干 扰？
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消 灭 窃 贼（3） 不 速 之 客
对 策：
将 不 速 之 客 拦 在 办 公 室 外；
保 持 站 立， 谈 话 不 会 持 续 多 久；
若 有 人 坚 持 将 头 探 进 来 问“ 有 时 间 吗？” 你 回 答“ 是 的， 但 不 是 现 在” 并 订 一 个 双 方 接 受 的 时 间
留 下 E-mail 或 BP 号， 以 减 少 互 相 的 干 扰。。。
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消 灭 窃 贼（4） 混 乱 的 办 公 桌
杂 乱 无 章
办 公 室 的 杂 乱 无 章 会 引 起 麻 烦。 要 想 整 齐 有 序， 你 必 须 克 服 道 格 拉 斯 的 混 乱 法 则：“混 乱 总 是 想 填 满 任 何 让 其 存 在 的 空 间”
通 常 而 言， 办 公 桌 杂 乱 无 章 是 因 为 你 没 有 定 下 存 放 事 物 的 规 矩。 你 必 须 改 变 自 己 的 习 惯！
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消 灭 窃 贼（4） 拖 延
列 出 所 有 需 要 完 成 的 任 务；
根 据 轻 重 缓 急 进 行 分 类；
将 任 务 分 解 成 几 个 步 骤；
确 立 每 个 步 骤 的 最 后 期 限；
每 天 安 排 10 分 钟 以 对 付 那 些 开 头 难 的 工 作；
留 出 10 分 钟 安 排 明 天 的 工 作。。。
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消 灭 窃 贼（6） 太 多 的 文 字 工 作
管 理 文 件： 有 条 不 紊
一 旦 你 有 条 不 紊 地 处 理 文 件 后， 你 将 最 佳 使 用 你 所 有 的 时 间
不 要 将 文 件 堆 得 很 高， 否 则 你 会 重 复 看 同 一 份 文 件
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如 何 有 效 地 统 筹 时 间
决 定 什 么 对 你 来 说 是 真 正 重 要 的, 并 把 它 写 下 来
对 你 的 行 为 方 式、 习 惯、 组 织 内 沟 通 方 法 等 有 所 了 解
知 道 工 作 中 你 需 要 负 责 哪 些 东 西， 而 哪 些 是 你 不 需 要 负 责 的
观 察 自 己 目 前 是 如 何 利 用 时 间 的
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如 何 有 效 地 统 筹 时 间（ 续）
进 一 步 分 析 自 己 是 怎 样 使 用 时 间 的;
根 据 任 务 及 活 动 对 自 己 的 重 要 性 将 它 们 排 序;
考 虑 完 成 一 项 任 务 至 少 需 要 多 少 时 间;
辨 别 哪 些 活 动 浪 费 了 时 间 并 力 求 消 除 它 们;
根 据 事 情 对自 己 的 重 要 性， 组 织 和 计 划 安 排 时 间 用 于 各 种 活 动;
在 循 环 往 复 的 基 础 上， 监 督 时 间 的 利 用.
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