ERP系统建设项目采购管理概念培训
2
目录
一、概述
二、供应商管理
五、查询与修改采购订单
三、创建采购订单
四、审批采购订单
七、接收
八、总结
六、供应商门户
3
概述
可以这样说，采购模块的核心就是采购订单，整个采购模块的功能，都是围绕着采购订单的创建、审批、
查询、修改和接收这条主线来进行的。
采购订单既是供应商向我们送货的依据，同样也是我们与供应商进行结算的依据。
市场预测
销售订单管理
应收款管理
物料清单管理
质量管理
计划管理
采购管理
应付款管理
车间生产管理
库存管理
资产管理
成本管理
现金管理
总账管理
业务系统
财务系统
4
概述
根据采购模块的业务主线，总结出采购模块具有如下功能点：
• 供应商管理
• 创建采购订单
• 审批采购订单
• 查看、修改采购订单
• 接收
5
目录
一、概述
二、供应商管理
五、查询与修改采购订单
三、创建采购订单
四、审批采购订单
七、接收
八、总结
六、供应商门户
6
供应商管理
1、供应商名称、供应商地点：
系统的标准功能，允许根据实际业务情况，来定义供应商名称和供应商地点，如图所示：
美元美元
供应商供应商 AA
人民币人民币
供应商的有效性：对于某些供应商来讲，我们可能仅仅在某一段时间内，会发生采购业务，但超过一定期限后，就不
再合作，标准功能提供了供应商有效期的控制，可以设定供应商的失效时间。
7
供应商管理
2、合格供应商列表：
合格供应商列表规定了，当前系统中的所有供应商中，哪些供应商是可以进行采购业务的，我们可以设定：
• 某一物料类别的合格供应商列表
• 某一物料的合格供应商列表
• 不使用合格供应商列表
对于一些比较贵重的原材料，需要严格控制采购的来源；
对于相对没有那么严格，但还是需要进行一定控制的原材料，可能需要对采购来源做一个大体上的控制；
对于一些常见且价值比较低的原材料，可能不需要进行采购来源的控制。
8
目录
一、概述
二、供应商管理
五、查询与修改采购订单
三、创建采购订单
四、审批采购订单
七、接收
八、总结
六、供应商门户
9
创建采购订单
我们需要购买什么？
我们出于什么样的原因购买？
我们以怎样的方式购买？
关于创建采购订单，希望大家结合系统标准功能，掌握以下三点：
10
创建采购订单
我们需要购买什么？
我们出于什么样的原因购买？
• 不依赖于需求的战略性采购，一般用于比较关键的原材料，或受行情影响较大的原材料。
• 由某部门提出申请，而由采购部负责进行购买的物料，如办公用品。
• 为满足正常的生产需求而进行的采购
我们以怎样的方式购买？
• 统谈统签
• 分谈分签
• 统谈分签
• 协定总额
• 生产用原材料的采购，如发动机的采购，摆动筛的采购
• 办公用品的采购，如办公用的A4纸，企业内部可能不关心每一张纸究竟使用在了什么地方，而只关心
购买的总金额是多少
11
创建采购订单
采购订单的五要素：供应商、物料、数量、时间、价格
供应商
物料
数量
价格
时间
采购订单要素
12
创建采购订单
1、行上具有采购订单上的行类型：
货物，费用，外协
3、协议与订单---标准采购订单，一揽子采购协议，合同采购协议
标准采购订单 一揽子采购协议 合同采购协议
已知货物 是 是 否
已知价格 是 不确定 否
已知数量 是 否 否
已知时间 是 否 否
2、创建采购订单的方式：
手工创建（关键部品且采购周期长，采购部门需要根据对市场的预测，提前进行购买）
通过采购申请创建采购订单（一些非生产性的采购需求，如办公用品、设备等等，需要由各部门提交申
请，再统一由采购部门进行采购；由于操作相对繁琐，所以生产过程中，很少用到该流程）
通过计划创建采购订单（大量而一般的物料的采购，多数是生产过程中价值较低的材料，可以通过计划
下达采购订单）
13
目录
一、概述
二、供应商管理
五、查询与修改采购订单
三、创建采购订单
四、审批采购订单
七、接收
八、总结
六、供应商门户
14
四、审批采购订单
职务（Job）: 组织中员工所担任的工作，如采购，质检等。
职位（Position）: 组织中员工所任职的岗位，如采购员，采购总监。
职位层次结构: 组织中根据岗位级别的不同组成的有层次的结构。
审批权限: 审批的范围。如采购金额,帐户范围,物品范围，物品分类范围等
审批组: 审批人所拥有的审批权限的集合。
审批权限分配: 给职位层次结构上的各层分配审批组和审批单据。
15
四、审批采购订单
审批的两种方式:
员工\主管结构: 根据雇员和上级主管之间关系,由人员建立起的审批结构。
采购员A 采购员B 采购员C
主管A 主管B 主管C
职位层次结构: 根据岗位级别的不同,由岗位组成的有层次
的审批结构。发生人员变动后,只须变动某
个岗位上的人员信息,审批层次不变.
16
四、审批采购订单
标准采购标准采购
审批职位审批职位层次层次
审批层次结构将雇员、工作、职位结合成树状结构。
总经理
100万
副经理
50万
采购科长
10万
采购员1
5千
采购员2
5千
17
目录
一、概述
二、供应商管理
五、查询与修改采购订单
三、创建采购订单
四、审批采购订单
七、接收
八、总结
六、供应商门户
18
五、查询与修改采购订单
1、采购订单的查询：
按照各种条件进行采购订单的查询，包括头上的单据号、供应商、审批状态，相关单据号（采购申请），和行上的物
料、类别、交货日期等等
2、安全性级别控制：
公有:任何用户都可以访问所有单据
私有:只有单据所有者可以访问这些单据
采购:只有单据所有者以及定义为采购员的用户可以访问这些单据
层次结构:只有单据所有者以及采购审批层次结构在该单据拥有者之上的用户可以访问这些单据
3、访问控制：
仅查询：仅具有查看的权限，无法修改采购订单
可修改：可以修改采购订单，但对采购订单的修改仍限定在一定范围内
全部：可以对采购订单执行符合逻辑的任何修改
4、审批后的采购订单，会在系统中留下事务处理记录，作为历史更改的一个保留信息。
可以通过对历史信息的保留，有效的监督采购订单整体的审批、修改、再审批的过程，提高采购订单的监管力度。
5、当采购订单的金额小于之前的金额时，系统还是自动置为已审批状态，目前业务上是怎样处理的？
19
目录
一、概述
二、供应商管理
五、查询与修改采购订单
三、创建采购订单
四、审批采购订单
七、接收
八、总结
六、供应商门户
20
六、供应商门户
1、准许供应商用户登陆
供应商门户提供为供应商用户注册的功能
2、业务数据的查询功能
提供对采购单据、库存现有量、接收、退货等一系列采购相关的业务数据的查询
3、采购方与供应商信息交互
对于采购单据的确认，可以由采购方审批通过后，传递至供应商，而供应商也可以对采购方的采购单据进行
确认，并将确认的结果以及导致该结果的原因，注释在确认的数据中，反馈给采购方；
而采购方，也可以对供应商所反馈的信息做二次的确认。
21
六、供应商门户
库存模块库存模块
质量模块质量模块
采购模块采购模块 应付模块应付模块
计划模块计划模块
供应商门户供应商门户
订单信息
供应商信息
接收信息
现有量信息
质量信息
发票信息
付款信息
计划需求
预测
22
目录
一、概述
二、供应商管理
五、查询与修改采购订单
三、创建采购订单
四、审批采购订单
七、接收
八、总结
六、供应商门户
23
六、接收
三种接收方式：
直接接收、标准接收、检验接收
交货交货
接收接收
标准接收标准接收
直接接收直接接收
要求检查要求检查
交货交货 接受接受拒绝拒绝返回到供应商返回到供应商
检验检验
交货交货
接收接收
24
六、接收
数量数量时间时间
控制条件控制条件
拒绝拒绝
处理方式处理方式
无无 警告警告
接收的控制接收的控制
25
目录
一、概述
二、供应商管理
五、查询与修改采购订单
三、创建采购订单
四、审批采购订单
七、接收
八、总结
六、供应商门户
26
七、总结
根据采购模块的业务主线，总结出采购模块具有如下功能点：
• 供应商管理（4）
• 创建采购订单（3）
• 审批采购订单（2）
• 查看、修改采购订单
• 接收
27
七、总结
库存模块
供应商门户
应付模块
总账模块
计划模块
制造模块
采购模块
采购模块与其他模块的联系
