阴财会月刊·全国优秀经济期刊叶艳艳渊赣南师范学院江西赣州341000冤【摘要】ERP的实施有利于存货内部控制，但同时也带来了一定的风险。本文以ERP环境下存货的业务流程为基础，对存货采购、销售、领用、盘存等业务环节的关键控制点进行风险分析，从而为建立ERP环境下存货的内部控制制度提出相应的对策。【关键词】ERP环境存货内部控制ERP是集合企业内部的所有资源进行有效的计划和控本文以用友U8软件为例，介绍ERP环境下与存货相关制，以达到最大效益的管理系统，它将企业的全部业务流程看的业务流程。存货核算模块间的信息传递如下图所示：作一个紧密联接的供应链条，对企业内部供应链上的所有环销售订单预测单节如采购、生产、销售、库存等有效地进行集成管理，使得企业物料需求计划生产制造系统能够在各个环节实现对人、财、物的全面控制。作为供应链条物限额领料单入库单的重要一环，存货的内部控制因为ERP的实施其优势与风险流｝采购发票或订单发货单并存，所以研究如何在ERP环境下建立健全合理有效的存货采购管理库存管理销售管理内部控制机制显得尤为迫切。请购单一、采购入库单销售出库单ERP环境下存货的内部控制内容及业务流程其他入库单其他出库单存货的内部控制主要包括对存货的实物流与价值流的控资金存货核算总账系统制。实物流控制主要是对存货的采购、验收、发货、生产等各环流｝渊记账冤渊审核尧记账冤节工作程序的规定、职能的划分、控制环节的设置、信息的传递要求以及相应的授权要求等；价值流控制是会计部门根据在用友U8软件中，存货业务涉及的集成模块包括库存企业存货的特点建立的从材料采购到产品完工及售出全过程管理、存货核算、采购管理、销售管理、物料需求计划、总账等。的控制。流程大致为生产部门根据销售订单与市场需求制订存货采迅速提升其会计信息化水平，因此中小企业将是财务ASP的（3）实行“非大即小”的营销策略“。非大即小”的营销策略主要用户群。可见，财务ASP公司必须锁定中小企业作为目是指：财务ASP要不就是规模大得足以吸纳数万客户，以规标用户，针对中小企业进行宣传推广工作。在业务范围上选择模效益打败成本压力；要不就是仅锁定小众客户，以逐步成长从特定产业切入，提供适应该产业特点的财务应用软件。特别的方式避免周转不灵。前者的好处在长期看来利润可观，缺点是在业务发展初期，财务ASP公司必须专攻某产业的财务软在于起步时极为艰难，市场竞争压力大；后者的好处在于起步件，才能在不增加固定成本的前提下服务更多的客户，以边际时财务压力较小，缺点在于软硬件要升级时将面临缺乏资金效益取胜。和人才的困难。财务ASP公司应根据自身的资金量、企业规（2）培育财务ASP服务品牌。ASP的核心是服务，财务模、人员配备等情况选择合适的营销策略。ASP也是如此。良好的服务模式有助于改变企业用户的传统主要参考文献习惯，这是开拓财务ASP市场不可忽视的重要一环。对于财1.陈洪萍袁刘斌.ASP下的会计信息研究.企业经济袁务ASP公司来说，应该切实落实“7伊24”（每周7天，每天242004曰11小时）的服务承诺，并建设好服务网站。网站是客户了解财务2.陈圆.ASP与中小企业会计电算化探析.财会研究袁ASP的主要甚至是唯一的渠道，因此财务ASP公司有必要在2005曰5自己的网站中全面、系统、深入地介绍财务系统的各方面情3.裘丽娅袁张会恒.财务ASP若干问题研究.经济问题探况，同时还要注意不能急于在网站上推出不成熟的服务，为保索袁2001曰11证服务质量，对于新业务，应经过一段时间的市场用户检验后4.安琳.财务ASP的应用现状尧存在问题及发展对策.中再推出。国管理信息化袁2007曰3阴窑90窑援中旬
全国中文核心期刊·财会月刊阴购计划；采购部门根据计划编制请购单，经批准后采购；仓库节主要存在不严格履行验收程序的风险。榆付款。在ERP环部门根据采购部门已经审核的采购发票、订单编制采购入库境下，付款凭单由系统根据传输过来的验收单、订购单和请购单，并进行实物验收，对生产部门传来的领料单与半成品、产单自动生成，财务部门审核已签发支票的总额与所处理的付成品入库单进行审核后办理收发手续，根据销售管理的发货款凭单的总额是否一致后付款。这一环节主要存在不相容职单自动生成销售出库单，并对其进行审核；审核后的入库务未分离或审批手续不全导致付款金额与实际货款不一致的单、出库单在存货核算中“记账”，存货核算模块据此生成采购风险。入库凭证、销售出库凭证传到总账。（2）生产领用环节。淤领料单的填制与审批。生产领料应二、ERP环境下存货内部控制的优势与风险由生产部门根据生产计划填制限额领料单，经部门负责人审1.优势分析。批后录入系统。这一环节主要存在将未经审核批准或授权的（1）实现物流与资金流的同步管理。ERP系统的订单流领料单录入系统的风险。于仓库发料。仓库部门根据审核批准反映了主要业务处理过程，加强了对业务的控制。大部分与存的领料单核对数量后发料，这一环节可能发生未经授权人员货相关的业务信息通过单据在不同业务模块之间即时传递，进入系统、审批手续不全导致存货多发或错发的风险。盂成本业务发生的同时自动生成会计核算分录，保证了存货资金流核算。在ERP环境下，存货核算模块根据领料单与设置好的与物流的同步记录和数据的一致性，使企业的内部控制体系存货计价方式核算成本，并自动生成凭证。这一环节如领料单能够实时反映运营状况。同时，ERP系统能够根据财务资金无误则出错的可能性很小。现状追溯资金的来龙去脉，并进一步追溯发生的相关业务活（3）销售环节。淤接受顾客订单。接受顾客订单是整个销动，改变了资金信息滞后于物料信息的状况，便于实现事中控售与收款循环的起点。在这一环节存在如下风险：客户是虚假制和实时决策。的；所接受的订单不符合企业的标准或者不合法。于合同审（2）提供良好的信息沟通机制环境。ERP系统打破了原核。企业对业务员与顾客签订的购销合同均有一定的合同标来仓库、财务、生产、供应、销售各部门的条块分割，实现了企准和审核程序。其可能存在以下风险：合同审核人越权审批超业资源的统一管理和共享。各部门都被明确地赋予在内部控越职权范围的合同；审批人未按规定的价格标准和信用标准制中所应承担的职责，并且通过信息和沟通系统，使各部门都审核；合同错审后被录入系统。盂订单录入。只有经审核通过能顺畅、快捷地获取并交换其在执行、控制经营过程中所需要的合同文本才能被录入系统。这一环节可能存在以下风险：未的信息。经授权人员进入系统，或篡改系统的初始设置，或将未经审核（3）加强会计监督与控制。ERP的信息资源共享功能使的合同文本录入系统，向下游传递错误数据。榆仓库供货。得会计能够对企业经济活动进行实时精确的信息反映。存货ERP环境下，经过批准的销售单（发货单）将自动传递给供应的业务信息在不同业务模块之间即时传递，业务发生的同时链的库存管理系统，并由仓库主管确认（审核）发货单或生成系统自动生成会计核算分录，会计信息减少了人为修改的因出库单。在这一环节中应确保网络的安全和有授权的人员才素，能够更真实地反映经济业务，满足企业流程化管理决策的能进入企业的供应链系统并进行仓库发货的确认，避免仓库信息需求，充分发挥会计信息在企业经济业务管理过程中的管理人员未经批准擅自发货。虞办理和记录销售退回、销售折监督控制作用。扣与折让。企业售出的商品可能由于质量问题或其他原因发2.风险分析。在ERP系统中，业务部门的单据审核、批准生销售退回、销售折扣与折让等，此时存在以下风险：退回的等流转过程都按照固定的程序和部门权限来完成，签名或盖商品没有经过审批，未及时入库也没有相应的记录；销售折扣章转化为授权文件和口令，由此存在身份识别与权限控制的与折让未经授权人员的审批，也没有相应的财务记录而造成风险。同时，内部控制程序化使连续出现错误的风险加大，业舞弊行为。务一体化使得只要某一环节处理出错，将会引起后续其他环（4）盘存环节。存货作为收发频繁的流动资产，需要定期、节的一系列错误的重复。本文将通过对存货的收入、发出、盘不定期地对库存情况进行清查盘点。在ERP环境下，盘点情点环节的关键控制点进行风险分析，进而为存货内部控制的况可以通过库存管理模块的盘点单来反映，盘盈盘亏的结果设计提供参考依据。可自动生成出入单。该环节主要存在存货流失、被偷窃和不正（1）采购环节。淤收到请购单。请购单是进入采购管理系确盘点的风险。统的第一张单据，一般由仓库管理部门针对所需的已列入存三、构建ERP环境下存货内部会计控制的措施货清单的项目填写，这一环节主要存在购买不必要材料的风1.健全事前控制。险。于采购订单的编制与录入。采购订单是企业与供应商之间（1）权限控制。ERP环境下的权限控制通过系统管理员签订的采购合同、购销协议等，主要内容包括货物名称与数对工作人员、工作范围等进行设置，实行操作员身份密码控制量、供应商、到货时间与地点、运输方式、价格、运费等。这一环与操作员授权制度，明确定义每一用户对数据资源访问的范节可能发生未经审核的单据录入系统的风险。盂仓库验货。仓围和内容，并分别规定对数据库的查阅、修改、删除等操作权库部门接受有效的订单代表企业接收供应商发来的商品，验限。岗位人员采用口令或密码按照所授予的权限对系统进行收应当逐一比较所收商品与订购单的要求是否相符，这一环操作，不得超越权限接触系统。同时，权限控制还应遵循以流援中旬窑91窑阴
阴财会月刊·全国优秀经济期刊程为核心的原则，各部门之间实行不相容职务相分离，对可以出错。接触存货业务流程的每一个人员根据不相容岗位相分离原则（2）业务流程控制。各环节在操作已授权与审核的基础设定其对系统的操作权限。存货业务不相容岗位至少包括：上，要对业务流程加以控制。采购业务可通过采购需求管理、淤存货的请购与审批；于存货的采购、验收与付款；盂存货的采购数量控制、供应商评估来加强过程控制，并通过建立供应保管与清查；榆存货的销售与收款；虞存货处置的申请与审商档案、存货价格档案及价格评价体系控制采购成本；在销售批、审批与执行；愚存货业务的审批、执行与相关会计记录。环节，通过建立销售报价、提供销售订单维护和变更管理进行（2）初始设置控制。初始设置主要是对基础信息与各系统销售发货，产生销售发票及完成与客户的结算，通过销售订单选项参数的设置。基础信息设置是对各系统公共基础信息的前置业务、信用额度管理、销售价格管理、发货数量控制、销售设置，其中许多项目的设置将直接影响到系统应用方案的选订单监控等功能加强销售业务的过程控制；仓库部门要对传择使用和软件功能能否得到正确、充分地被使用。主要包括基递过来的各种入库、出库、领料单据进行审核，与实收、实发数本信息、基础档案、数据权限、单据、业务流等设置。利用基础进行核对无误后加以确认；财务部门要根据企业情况选择合档案设置，建立健全客户、供应商、存货档案，有利于采购、销理的存货计价方法，核算存货入库、出库、结余成本，反映和监售、存货等相关系统的核算与管理；通过数据权限的设置，可督存货的收发、领退和保管情况，并定期对存货资金的占用情以对检查存货、检查部门、操作员、供应商、业务员等业务对象况进行分析，以更好地对存货的资金流进行监督与控制。进行权限设置，便于在录入与查询单据时进行相应的控制；工（3）数据核对。对存货采购、销售、库存产生的数据发生额作流设置是对业务活动审批的流程进行设置，通过对审批级及余额进行核对，实时判断是否符合既定的勾稽关系，并随时别、金额、数量、审批人具体信息等进行严密的设置，可以加强向监控部门反映异常情况。如在采购付款环节，财务部门应将审批程序的控制。采购发票上记载的品名、规格、数量、单价、金额与订购单、验系统选项参数的设置决定系统的业务流程、业务模式、数收入库单相核对一致，在审核无误后办理付款手续；在销售环据流向，应结合企业的实际业务需要进行设置。比如采购与销节上应核对销售发票与销售出库单的数据及财务部门记录售管理中业务的设置，选择以订单为中心的管理模式，通过订的往来款项与销售部门实现的销售情况；在库存环节上，应组单可以跟踪采购与销售的整个业务流程；存货管理选项设置织定期盘点，财务部门应对存货核算的存货品种、规格、数量中通过对出库、入库的仓库权限的控制，对存货的货位、单据与仓库实际盘点的结果进行核对分析，以保证财务部门掌握完整性审核设置，对货位管理的设置，即最高最低库存预警，的库存变动与仓库实际的出入库情况相符。最高最低库存控制，盘点预警的设置、出入库成本的设置等，3.完善事后控制。可以加强存货出入库控制及库存量的管理；存货核算对存货单（1）内部审计控制。内部审计人员定期对存货采购、销售、价、差价率的设置，在系统利用移动平均、全月平均、计划价、售生产、盘存业务进行审计，检查业务操作是否经过授权，审批价法记账时进行更新入库成本，为控制出库成本提供依据。单据是否完整，采购、销售、库存、总账等相关模块传递的信息（3）预算控制。存货预算的内部控制是对存货的价格、品是否准确、完整等。比如抽查存货采购订单，审查合同是否经种、总量和批量等相关信息的合理性和效果性进行控制，对过授权，相关部门反映的数据是否相符，有无违反规定程序和采购、销售及均衡库存具有很强的制约作用。在ERP系统的舞弊行为，抽查存货盘点表，监督存货盘点，审核仓库和财务物料需求计划（MRP）模块中，MRP运算依据销售订单和预部门的日常核算是否准确，对账面数和实际数之间的差异进测单，按照MRP平衡公式进行运算，确定企业的生产计划和行原因分析，并提出处理意见。采购计划，它能够明确企业生产什么、生产数量、开工时间、完（2）自我评价控制。建立健全内部控制制度是一个渐进的成时间及外购什么、外购数量、订货时间、到货时间。启用这一过程，必须建立企业内部控制评价体系，根据情况的变化和出功能，进行相关的存货预算控制设置，并在经济业务发生时进现的问题对相应的内部控制制度及时修正。内部控制自我评行适时监控，既可避免不必要的购买风险，也可达到控制费用价需要公司员工积极参与，增强自我核查的意识，完成一项活的目的。动后进行自我评估，起到自我复核的作用。同时可以采取专题2.加强事中控制。讨论会、问卷调查等方法，强调企业全体员工的合作，在研究（1）录入控制。在ERP环境下，各部门数据信息共享，如讨论与企业有关的风险和控制时，参加者可以更好地了解组果内部控制制度不严密，把没有严格检验、批准的会计信息录织其他职能部门的工作状况，尤其关注与本部门有关的事项，入到整个网络中，就很难查明原因，这样会直接影响到会计信增加他们实施与改善控制过程的积极性，同时加强员工间的息环境下信息披露的准确性和可靠性。录入控制主要是从授交流，这有利于提高他们的积极性。权与正确性两方面进行控制。信息输入系统前明确责任，要保主要参考文献证数据的录入是经过授权批准的，比如采购订单的编制与录1.付得一.会计信息系统.北京院经济科学出版社袁2007入、领料单的填制、销售订单的录入等需经过授权批准与审核2.陈福军等.会计信息系统实务教程.北京院清华大学出版才能向下一环节传递；数据输入后要进行检验，比如通过试算社袁2006平衡控制，对每笔分录和借贷方进行平衡校验，防止输入金额3.罗鸿.企业资源计划教程.北京院电子工业出版社袁2006阴窑92窑援中旬
