时间管理
兰迪·波许
卡耐基-梅隆大学
2007年8月15日: “三至六个月”
今天是三个月零十二天.
History folks here?
目标
避免浪费时间
上级和委派
专门的技巧和工具
压力与拖延
= 真正的重点
记住时间就是金钱
--- 本·富兰克林
你的一个小时值多少钱?
时间必须被管理起来, 就像金钱一样.
今天的许多内容你只会在未来才能理解.
老板 / 辅导员 / 家长
速度快, 着重于技巧
一个好窃贼顶过十个好学者:
Time Management for Teachers, Cathy Collins, 1987
Career Track Seminar: Taking control of Your Work Day 1990
“时间饥荒”
不良的时间管理 = 压力
这是对人生的建议.
总目标就是快乐!
每天浪费掉两个小时
杂乱的书桌
找不到东西
忘记掉约会
对会议毫无准备
疲倦/精神无法集中
成功并不意味着你能管理好你的时间.
管理好你的时间能使你成功.
目标, 优先级, 与做计划
为什么我要做这件事? 目标是什么?
为什么我能成功?
如果我选择不去做它, 会发生什么?
正确的做事 vs. 做正确的事
一生中要做的100件事
80/20 定律
重要的极少数 与 无足轻重的大多数
有依照自己看法的勇气
好的决定来源于经验
经验来源于坏的决定
灵感
“有梦想,就能行动.”
-- 沃尔特·迪斯尼
迪斯尼乐园366天就建成了.
做计划
不去做计划就是计划去失败.
为每天,每周,每学期做计划.
你总是可以调整你的计划, 但前提是你得先有个计划!
任务清单
大事化小
就像孩子整理他/她的房间一样
先做最难办的事.
柯维的四象限任务分类
重要
不重要
紧急
不紧急
柯维的四象限任务分类
1
重要
不重要
紧急
不紧急
柯维的四象限任务分类
4
1
重要
不重要
紧急
不紧急
柯维的四象限任务分类
4
3
2
1
重要
不重要
紧急
不紧急
文书工作
杂乱无章的桌面将导致失败. 保持桌面整洁: 每次集中精力做一件事.
一张纸仅碰一次
一份邮件仅看一起; 你的收件箱不是你的任务清单
一个好的文件系统很有必要.
我的书桌
Speaker phone lowers stress
电话
保持谈话简短; 打电话时站着
电话一开始就表明目标
别把脚搭在桌子上
把接下来打算做的东西放在眼前.
电话
搞定: “我有学生在等着呢”
怎样挂断推销员的电话
电话放在一起打: 早上11:30和下午4:30
我每天的“电话一小时”
办公室里的后勤学
让你的办公室对你很舒适, 并有选择性的对别人舒适.
不要放软软的舒服的椅子! 我有折叠椅, 有些人锯掉了凳子的前腿.
规划自己
你不是在重要的事情找时间, 而是为重要的事情腾时间.
你所做的每件事都有它的机会成本
学会说“不”
礼貌的说“不”
“要是没人帮你的话, 我就帮你” or “我将是你坚实的后盾,” 不过你得先去找找别人.
读研时的搬家…
每个人都有高峰和低谷期
找到你充满创造力的时光. 用一切办法守住它, 独自度过这段时光, 或许可以呆在家里.
找到你死气沉沉的时间. 在这段时间里安排会议,电话,锻炼和那些平淡无奇的时间.
中断
占据6-9分钟, 需要4-5分钟来恢复 – 五次中断, 一个小时就没了
你必须减少中断的频率和持续时间 (把电话变成电子邮件)
收到新电子邮件时发出的 “叮叮”响就是一种中断 -> 把这声音关了!!
东西攒到一起
把事情变短
“我现在正干某事干到一半…”
开始的时候说好 “我只有五分钟” – 你总是可以延长时间
起身, 走向门, 赞赏, 感谢, 握手
看表的方式; 表放在他们身后的墙上
时间记录
你所知道的将让你惊讶.
以十五分钟为间隔,监视你自己的行为.坚持三天到两个星期.
半小时记一次: 不是在一日之末再去回想
弗雷德·布鲁克的计时表
利用时间记录的数据
哪些不用做?
哪些其他人去可以做?
哪些事我能做的更有效率?
我在怎样地浪费别人的时间?
工作-生活 平衡
来查洛特威尔
拖延
“拖延是偷走时间的窃贼”
爱德华·杨
夜间随想, 1742
平衡效应
“事情总是尽可能的占据掉所有可用的时间.”
帕金森定律
赛里尔·帕金森, 1957
避免拖延
最后一分钟才把事情搞定的代价比在最后一分钟稍前一会做完都要高很多.
截止日期非常重要: 自己定截止日期!
重回正轨
找出你为什么对这件事没有热情
害怕难堪
害怕失败
有的时候你所要做的就是去问!
委派
没人是一座孤岛
通过别人的帮助, 你可以成就更多.
委派不是倒垃圾
将责任和权限一起授予别人
最难的事留给自己
好好待自己人
职员和秘书是你的救急通道, 好好待他们!
阿尔夫·威尔教给我…
明确的事
明确的日期/时间
明确的 惩罚
或者是奖励
… 给他们
给人以挑战
人们希望得到挑战: 委派到他们抱怨为止
交流要清晰: “把东西写下来” – 瓦普纳法官
给人以目标, 而不是过程
告诉他们每个任务的相对重要性
再年轻也能委派
社会学
委派的时候要小心!
强化你希望被重复的行为
无知是你的朋友 – 我不知道怎么去弄复印机和传真机
会议
经理平均: > 40%的时间
锁门, 拔掉电话线
最大化的利用一个小时
准备: 必须要有会议议程
关乎很多分钟的一分钟: 一个有效的记录会议中做出的决定的方法: : 谁, 要对何事负责, 截止日期是何时?
科技
清洁工的评论
仅仅利用有价值的科技
改变你做事的方式
兰迪处理Email的魔法
保存所有的信件,用来搜索
要想搞定某事, 只给一个人发信.
要真想搞定某事, 把副本发给有能力的人.
48小时之后, 你就可以叨扰他们了.
和老板打交道
把事情写下来
我们下次什么时候开会?
那之前我需要做完什么任务?
能找谁帮忙?
记住: 老板们要的是结果 !
时间管理建议
关于度假的建议
打电话的人将有两个选择:
如果紧急的话, 联系约翰·史密斯 555-1212
不然就等六月一日再打过来
当你看邮件的时候,那就不是假期了.
重要建议
远离电视机 – 28小时/周
将钱换成时间 – 对于有小孩的人尤其重要.
吃饭, 睡觉, 锻炼比什么都重要!
一般的建议
不要违背承诺, 如果需要, 重新和人协商.
如果你没有时间把事情做对, 那么你也没有时间把事情做错.
认识到很多事情就是 成功/失败这样简单.
反馈环: 有自信的问别人.
推荐阅读
行动事项
弄个日历或者是PDA
以优先级顺序排列你的任务清单
做时间记录, 或者就数数花在电视上的时间
在日历上注出30天之内来回顾这次讲座, 问问自己“我改变了哪些?”
时间管理
兰迪·波许
卡耐基-梅隆大学
OI’ve alwayys felt Every day is a gift
now I’m wondering where to send the thank-you card.
Laura is here as a senior (I mean a 4th year ;-) in the 5 year masters program in teaching here at Mr. Jefferson’s university
Chris is a sophomore at W & M majoring in history
Laura is here as a senior (I mean a 4th year ;-) in the 5 year masters program in teaching here at Mr. Jefferson’s university
Chris is a sophomore at W & M majoring in history
Laura is here as a senior (I mean a 4th year ;-) in the 5 year masters program in teaching here at Mr. Jefferson’s university
Chris is a sophomore at W & M majoring in history
My ‘advice to Logan’ – Keep the Tigger
Doing the right things is more important than doing things right
Experience -> this is why we pay experienced people so much
Disorganized people can succeed
Athletes who can wear weights and outsprint me
NO is a good powerful word!
Hour in Poker Game – who’s the chump
All of you can do this – MOST of you won’t
THANK GABE AND JIM AYLER
VACCUM
Don’t polish the underside of the bannister
