采购验收制度规范
1 采购验收管理制度
为了确保采购物资的质量，企业应制定采购验收管理制度，以便对采购物资验
收工作实现规范化管理。
采购验收管理制度
第 1 章 总则
第 1 条 目的
为了确保采购物资的质量符合企业生产经营的需要，防止不合格物资入库、投
入使用或流向市场，特制定本制度。
第 2 条 适用范围
本制度适用于企业对所有采购物资的验收工作。
第 3 条 相关定义
验收是指企业对采购物资的质量、数量、包装、规格进行查验，是保证采购物
资质量的重要环节之一。
第 4 条 职责划分
1.质量管理部负责统筹安排物资验收作业，验收所有物资的数量、重量和规
格，并检查包装及外观情况。
2.采购部负责控制采购物资的验收过程，协助验收采购物资，处理验收异常情
况等。
3.技术部负责向质量管理部解释相关技术标准、提供技术帮助。
4.对于较为特殊的物资或设备，企业应组织质量管理部、技术部、采购部和使
用部门一同参与检验。
第 2 章 采购物资验收规划
第 5 条 确定采购物资验收的内容
1.质量管理部应确定采购物资验收内容，采购部为其提供合理化建议。
2.采购物资验收的内容应包括以下三点。
(1)核对采购订单与供货商发货单是否相符，依据单据对物资的数量进行点收。
(2)检查物资外观，包括包装是否牢固，包装标志标签是否符合要求，开包检查
物资有无损坏，物资的气味、颜色、手感等。
(3)仔细检查物资质量，主要检查其关键质量指标。
3. 在检验过程中，检验人员要记录物资验收信息。
第 6 条 确定验收方式
1.质量管理部负责确定具体的验收方式，采购部为其提供建议。
2.采购物资验收包括全检和抽检两种方式，对大批量到货一般只进行抽检。
3.若采用抽检的方式，则需要根据物资的特点、价值高低、物流环境等，确定
合理的抽检比例。
确定抽检的比例时一般应考虑以下六项因素。
采购物资验收抽检比例考虑因素一览表
考虑因素 抽检比例
价值
采购物资单品价值高的，全查或抽检比例大；有些价值特别大的
物资应全检
性质
采购物资性质不稳定的、质量易变化的和易混杂不良品质的，验
收比例大或全查
气候条件
在雨季或梅雨季节，怕潮商品抽检比例大；在冬季怕冻商品抽检
比例大或全查
运输方式 对采用容易影响物资质量的运输方式和运输工具运送的物资，抽
和工具 检比例大
供应商信
誉
对于信誉好的供应商生产的产品抽检比例小;反之则大
生产技术 生产技术水平高的供应商，物资质量较稳定，抽检比例小
第 7 条 选择验收方法
1.检验人员可以通过不同的方法进行验收，通常可以采用以下六种方法，检验
人员应根据物资的特性，选择合适的方法。具体方法如下表所示。
采购物资验收方法一览表
检验方法 具体介绍
视觉检验
在充足的光线下，观察物资的颜色、状态、结构等表面状况， 检
验是否发生变形、破损、脱落、变色、结块等情况，对质量进行
初步判断
听觉检验 通过摇动、搬运、轻度敲击等操作，听声音，判断物资的质量
触觉检验 利用手感鉴定货物的光滑度、细度、黏度和柔软度等，判断质量
嗅觉、味
觉检验
通过货物特有的气味、味道，测定、判断质量
测试仪器
检验
利用各种专业的测试仪器鉴定货物品质，如对含水量、密度、光
谱等的测试
运行检验
对某些特殊货物，如车辆、电器等进行运行捡验，确保其能够正
常运行
2.采购物资需要进行理化检验的，技术部应予以协助。
第 8 条 规范采购物资的验收时限
对不同数量、种类的物资，由于检验复杂程度、工作量不同，采购部应规定不
同的验收时限。
1.对于外观易识别的物资的检验，检验人员应于收到物资后 天内完成。
2.需用化学或物理手段检验的物资，检验人员应于收到物资样件后 天内完
成。
3.对于必须试用才能实施检验的物资，质量管理部主管在“物资验收报告表” 中
注明预计完成日期，一般不超过 天。
第 9 条 规范物资验收要求
1.检验人员在物资验收前应了解物资验收规范。
2.一般情况下，普通物资需严格执行凭证手续不全不收、品种规格不符不收、
品质不符合要求不收、无计划不收、逾期不收五项要求。
第 3 章 物资验收的实施管理
第 10 条 做好验收准备
1.采购部的采购专员应做好以下两项准备工作。
(1)采购专员应在供应商发货或企业自提起运后，通知质量管理部检验人员以及
仓储部仓库管理人员做好采购物资验收准备。
(2)采购专员应准备好相应的检验材料，包括供应商的交货数量、种类、质量标
准等。
2.仓储部仓库管理人员做好接货准备，一般情况下包括以下两个方面的准备工
作。
(1)了解采购物资的基本性质，做好装卸机械、操作器具以及人员安排工作。
(2)落实物资检验地点。
(3)做好采购物资验收合格后入库的准备工作，包括储位准备、垫垛材料准备、
入库单据准备等。
3.质量管理部应在接到通知后，立即做好采购物资验收准备工作。
(1)准备所需的计量器具、卡量工具和检测仪器仪表等，要保证测量准确可靠。
(2)为特殊的物资检验配备相应的防护用品，采取必要的应急防范措施，以防万
一。
(3)研究物资质量要求文件，如有任何表述不清晰的地方应立即询问技术部。
第 11 条 物资接运
仓储部采用合适的装卸搬运方式将采购物资存放到指定的验收区。
第 12 条 核对单据
1.检验人员审核验收单据，包括订货合同、订货协议书。
2.检验人员核对供应商提供的验收凭证是否齐全，包括发票、质量保证书、发
货明细表、装箱单、磅码单、说明书、保修卡及合格证等。
第 13 条 数量点收
1.检验人员核对供应商所交物资是否是采购订单上所列的物资、品种、规格。
2.检验人员清点物资数量，确定数量是否相符、是否有超交或不按期交货的现
象。
(1)如果数量齐全，检验人员进行外观检验。
(2)如果数量不符，上报采购部，采取一定的措施。
第 14 条 外观检验
1.检验人员对有包装的物资检验物资包装表面状况，对无外包装的物资检验表
面状况。
2.检查物资和包装容器上是否贴有标签，标签上是否注明物资品名、物资编
码、生产日期、生产厂家和数量等内容。
3.若发现所装载的物资有倾覆、破损、变质、受潮等异常现象时，应先初步估
算损失。对于不同程度的损失需要区别对待，其要求如下表所示。
不同程度损失的处理要求一览表
损失程度 处理要求
损失超过限定
检验人员应及时通知采购专员进行处理，并尽可能维持异常状
态以便于处理作业
未超限定
依合格数量办理验收手续，并于“物资入库检验报告单”上注明
实际情况
4.计算损失后，将物资外观检验结果登记在“采购物资检验报告单”上。
第 15 条 质量检验
1.检验人员选择合适的检验方法，对数量准确、表面完好的物资按照质量检验
规范进行质量检验。质量检验应按照采购质量检验流程进行。
2.检验人员应对检验合格的物资做出合格标记，通知仓储部办理物资入库手
续；对检验不合格的物资做出不合格标记，作进一步处理。
3.检验完毕后，检验人员应按照检验结果填制“采购物资检验报告单”。
第 4 章 物资验收结果处理
第 16 条 验收结果处理
检验人员应根据不同的检验结果，对采购物资做出处理，验收结果及处理方式
如下表所示。
验收结果处理一览表
验收结果 处理方式
合格物资
◆ 在外包装上贴“合格”标签，以示区别
◆ 每天工作结束时，将本日所收物资的数量汇总填入“验收日报
表”
◆ 通知仓储部办理合格物资入库手续，并将验收合格的物资信
息及时传递给采购专员
不合格物资
◆ 在外包装上贴“不合格”标签，并于“采购物资检验报告单”上注
明不合格原因
◆ 通知采购专员
交货数量短
缺
◆ 经过验收，若发现交货数量未达“订购量”时，及时通知采购
专员
◆ 对于以重量或长度计算的材料，其短交量在 %以下时，可
在“采购物资检验报告单”的备注栏内注明超交数量，经过采购专
员同意后通知仓储部办理入库手续
交货数量超
额
◆ 经过验收，若发现交货数量超过“订购量”部分，及时通知采
购专员
◆ 对于以重量或长度计算的材料，其超交量在 %以下时，可
在“验收单” 的备注栏内注明超交数量，经过采购专员同意后通
知仓储部办理入库手续
第 17 条 反馈处理决定
采购专员针对不同的物资验收结果做出不同的处理。
1.采购专员根据请购部门意见，对供应商交货数量不符的情况做出接收、选择
性接收或拒收的处理决定，并告知检验人员。处理结束后，采购专员告知财务
部按照实际接收数量付款。
2.采购专员根据请购部门意见以及供应市场情况，对不合格物资做出全部拒收
或拒收不合格品的决定，并告知检验人员。获得反馈后，采购专员与供应商协
商解决措施。
第 18 条 验收状态标识
检验人员根据采购部的审批意见对该批物资做出检验标识，以便开展后续作
业。
1.对于验收合格的物资应标识“允收”标签。
2.对于数量不符、质量无重大问题且属于特采的物资标识“特采” 标签，并追踪
物资使用过程中的质量状况。
3.对于数量严重不符、质量不合格的物资应标识“拒收”标签。
第 19 条 处理不合格物资
1.采购专员收集“采购物资检验报告单”、采购订单、采购合同以及技术协议等
相关资料。
2.采购专员依据采购质量资料和证明，与供应商沟通商议解决措施，双方达成
一致后重新交货或补足应交货数量。
3.采购专员与供应商协商未达成一致的，采购专员上报采购经理。采购经理根
据实际情况做出诉讼、仲裁的决策。
第 5 章 附则
第 20 条 本制度由质量管理部和采购部共同制定，其修改、解释权归质量管理
部和采购部所有。
第 21 条 本制度经总经理核准后，自颁布之日起实施，修订时亦同。
2 采购退货管理制度
为了确保企业采购物资的质量，避免质量不合格物资进入企业生产或销售环
节，企业应制定采购退货管理制度，强化采购过程中对不合格物资的退货管
理。
采购退货管理制度
第 1 章 总则
第 1 条 目的
为了规范不合格品和超交量物资的退货处理工作，加强采购物资控制，特制定
本制度。
第 2 条 适用范围
本制度适用于企业对所有质量不合格物资的处理工作。
第 3 条 职责范围
1.采购部与供应商联系、协商，确定不合格品的处理方案。
2.质量管理部负责对不合格品进行判定、标识，并跟踪监督处理过程。
3.仓储部负责对判定后的不合格品进行区分、隔离和保管。
第 4 条 术语解释
本制度涉及的不合格品，是指质量管理部对照物资质量要求、工艺文件、技术
标准对采购的物资进行检验和试验，存在一个或多个质量指标不符合采购合同
规定要求的物资。
第 2 章 不合格品退货
第 5 条 不合格品检验依据
质量检验人员在进行不合格品判定时，应严格依照以下文件执行。
1.国家标准、行业标准。
2.企业提供的检验规范、标准或样品、物资设计指标、技术参数等。
3.质量管理历史资料及其他参考数据。
第 6 条 判定批量物资质量不合格标准
1.质量检验人员依据采购物资的特性与价值、运输方式和工具、供应商信誉、
生产技术等因素，抽取一定数量进行质量检验。
2.质量检验人员根据抽检物资的质量情况，做出验收结论。
（1）抽检物资的质量合格率为 %，应做出批量物资合格的验收结论。
（2）抽检物资质量合格率为 %以上的，抽取此次抽选比例的 倍数目的
物资进行检验，合格率达到 %的，做出批量合格的验收结论。
（3）抽检物资质量合格率为 %以下的，做出批量物资不合格的验收结论。
第 7 条 验收标记
1.发现不合格品时，质量检验人员在采购物资上作“不合格”标识。
2.仓储部将不合格品隔离。
3.质量检验人员出具检验报告，清晰描述不合格品的类型及程度，做出批量物
资验收结论。
第 8 条 确定退货数量
对于批量不合格的采购物资需要全部安排退货，以保证批量物资质量统一。请
购部门有特殊使用需求的除外。
第 9 条 办理退货
1.对于判定退货的不合格品，质量检验人员将物资用红色标识“退货”，并于“采
购物资检验报告单”内注明退货。
2.质量检验人员开立“不合格品退货单”，质量管理部主管、物资请购部门主以
及采购部主管共同签字确认。
3.采购部采购专员收集整理“采购物资检验报告单”、“不合格品退货单”及《采购
合同》或“采购订单”。
4.采购专员联系供应商，办理退货事宜。
（1）供应商不按照《采购合同》履行退货手续的，采购专员上报采购部主管，
采购部经理做出调解、诉讼或仲裁的决定。
（2）采购专员与供应商协商一致后，采购专员通知仓储部做好退货安排。
第 3 章 超交退货处理
第 10 条 处理原则
交货数量超过订单数量时，以退回多交物资为原则，但经请购部门经理同意
者，可接受多交物资。
第 11 条 退货处理
超交如需退货时，采购专员应联络供应商进行处理。
第 4 章 附则
第 12 条 本制度由质量管理部和采购部自合作制定，其修改，解释权亦归其所
有。
第 13 条 本制度呈总经理核准后，自颁布之日起实施，修订时亦同。
3 采购质量控制制度
为了确保采购物资符合企业生产及经营要求，企业应针对采购质量的控制工作
做出明确、清晰的规范，以确保采购质量控制有据可依。
采购质量控制制度
第 1 章 总则
第 1 条 目的
为了有效控制采购物资质量，确保采购物资符合本企业生产经营的要求，特制
定本制度。
第 2 条 适用范围
本制度适用于本企业各类配套件、原材料、零部件、辅助材料及外购设备(以下
统称为物资)的采购活动。
第 3 条 采购部的职责
采购部是物资采购的归口管理部门，其主要职责如下。
1.根据质量部门及技术部门制定的采购物资质量标准，按照采购规范程序执行
采购。
2.负责配套件技术文件、更改通知的传递发放。
3.配合质量管理部进行各类物资的质量监督、质量改进及改进结果的验收、质
量索赔及其他日常管理工作。
4.评价供应商的服务水平、交货时间等。
第 4 条 质量管理部的职责
质量管理部的主要职责如下。
1.负责编制《采购物资检验控制标准》。
2.负责评定供应商质量保证能力。
3.负责所有采购物资质量信息的收集、分析、反馈和处理工作。
4.负责采购物资、新增供应商的样品检验和试验及日常供货过程中的质量监督
工作。
第 5 条 技术部的职责
技术部的主要职责如下。
1.向供应商提供完整、正确的采购材料技术文件和(或)样品。
2.同供应商签订有关技术协议和知识产权保护协议。
3.负责新增供应商的初选及新增供应商的物资技术认证工作。
4.必要时，与供应商共同进行技术开发。
第 2 章 采购质量控制程序
第 6 条 明确采购质量控制原则
1.必须向经过评定合格的供应商进行采购。
2.采购前应提供有效的采购文件和资料。
3.对某些突发场合所需的特殊材料、急用材料、技术研发所需材料，可向未进
行供应商评定的供应商采购，由质量管理部检验专员进行验证，验证合格后，
即可投入使用。
第 7 条 制订采购计划
1.采购部应按照以下三个步骤确定采购需求，如下图所示。
确定采购需求步骤示意图
2.采购计划经总经理批准后生效。
第 8 条 物资采购材料准备
物资采购前应准备好以下材料。
1.采购合同样本。
2.质量保证协议书(必要时)。
3.采购技术协议书、新物资开发技术协议书。
4.“三包”服务协议书(必要时)。
5.发放给供应商的技术文件。
1
汇总计算
采购总需求
2
根据与客户签订
的长期协议、库
存量扣减可用存
量和预计到货量
3
确定采购净需求
编制采购计划
6.采购计划。
7.其他相关材料。
第 9 条 市场调研
1.采购部根据采购物资基本信息，开展市场调研。
2.采购市场调研的主要内容是调查计划采购物资的市场行情和供应商信息，以
及目前市场上的报价信息。
3.采购部根据市场调查信息，编制《市场调研报告》。《市场调研报告》经采
购部经理审批后，作为采购实施资料。
第 10 条 供应商初选
1.原则上应选用企业供应商信息库中的供应商，但可视采购物资的具体情况选
择新的供应商。
2.采购部选择供应商时应遵循以下七条标准，如下图所示。
1 供应商的管理人员须品行优秀，工作经验丰富
2 供应商专业技术水平高，专业技术人员经验丰富
3
供应商机械设备的性能和生产能力能够满足企业所需物资的生产要求，
且机器设备保养维护良好
4 供应商有充足的原材料供应源，且原材料品质好
5 供应商质量管理部制度完善，并通过了相关的 ISO 质量认证
6 供应商的财务状况以及信誉良好
7 供应商企业管理规范、科学
供应商选择标准示意图
3．采购部初选供应商的数量不得少于三家。
第 11 条 试制样品检验
1.采购部应要求供应商提供采购物资试制样品，确保物资质量符合要求。
2.技术部和质量管理部填写“样品质量评价表”，做出供应商试制样品的检验结
论。如下表所示。
样品质量评价表
编号： 日期： 年 月 日
供应商名称 地址
联系人 电话/传真
样品名称 数量
型号规格
检测部门
检测标准
检测结论
检测报告号码
用于何种产品
试用部门
试用情况
评价结果
评价部门工程
师
主管
总经理 日期
第 12 条 签订采购合同
采购合同由采购部负责签订，采购合同至少应包括以下五方面的内容。
1.采购物资的品名、规格、型号和数量。
2.采购物资的技术要求。
3.交货期、交货地点。
4.价格、付款方式。
5.质量保证条款，该条款应明确规定以下五个方面的内容。
(1)企业验证采购物资质量的方式、方法、地点。
(2)采购物资的改进、改型及验证结果的处理，必要时，安排客户到供应商处进
行验证。
(3)双方发生质量争端时的协调处理方式。
(4)供应商不合格品的处理方式。
(5)“三包”的服务承诺。
第 13 条 签订技术协议书
技术部负责签订采购技术协议书，其内容至少应包括以下三个方面。
1.双方共同确认的图样、技术条件、物资标准和验收标准。
2.对新物资需签订《新物资开发技术协议书》和《知识产权保护协议书》。
3.对于配套物资技术资料的发放、更改、回收等应按《技术文件和资料控制程
序》有关条款进行控制。
第 14 条 采购物资到货验收
1.采购物资从供应商发运时或企业自提物资启运时，采购专员应准备好采购部
需要提供的资料并通知质量管理部、仓储部或生产部做好接货检验准备。
2.采购物资到达企业后，采购专员电话通知质量管理部检验专员进行检验。对
于需要入库的采购物资，仓储部应配合检验专员进行检验。
3.检验期间所收的物资应放置于仓库待检区，属于紧急放行的可直接进入生产
车间(紧急放行物资应遵照企业《紧急放行管理制度》执行)。
4.质量管理部检验专员负责对仓库待检区的物资，按《采购验收管理制度》的
规定进行检验，并填写相应的“采购物资检验报告表”。
5.相关人员根据检验结果处理采购物资。
(1)若验收合格，则予以进入仓库。仓库管理员办理入库事宜，进行保管、分发
程序。入库物资的搬运、贮存、包装、防护和标识管理工作， 按企业仓储部的
相关规定执行。
(2)若验收不合格，对该批物资依据《采购退货管理制度》执行，采购部及时与
供应商进行沟通处理。
第 15 条 供应商质量评定
1.供应商评定内容包括供应商的配套物资质量、供货的及时性、价格水平和售
后服务质量等方面。
(1)质量管理部与技术部应对供应商的物资质量做出评定。
(2)采购部对供应商供货的及时性、价格水平以及售后服务等方面做出评定。
2.采购部、质量管理部以及技术部应选择合适的评价方式在合适的时间对供应
商进行质量评定。
(1)质量管理部与技术部负责对供应商的物资质量每年进行一次综合评定，评定
结果需经运营总监审批。
(2)采购部对供应商的供货情况每半年进行一次评定，作为供应商质量评定的重
要参考依据。
(3)采购部根据质量管理部与生产部的供货质量评估结果和供应商交货情况，综
合评定供应商，做出不合格、合格和优秀的评价结论。
第 16 条 供应商质量问题处理
1. 企业各有关部门配合采购部收集、分析和反馈采购物资质量信息，必要时对
供应商提出改进建议。
2. 对于连续发生质量问题的供应商，采购部及时发出停供整顿或取消资格的通
知。
第 3 章 附则
第 17 条 本制度由质量管理部、技术部、采购部联合制定，报企业总经理审
批。
第 18 条 本制度自颁布之日起实施
4 采购品质保证制度
采购品质管理主要有采购前规划管理、采购执行监控以及采购后考核三个阶
段，只有综合处理好这三个阶段的品质管理工作，才能确保采购品质。采购品
质管理涉及众多环节，控制难度较大。
采购品质保证制度
第 1 章 总则
第 1 条 目的
为规范采购过程的物资品质管理，保证采购物资的品质，特制定本制度。
第 2 条 适用范围
本企业物资采购、验收、索赔等过程的品质管理，除另有规定外，均依照本制
度执行。
第 3 条 权责划分
1.采购负责按照规范执行采购业务，强化品质管理。
2.质量管理部及技术部负责提供质量标准、质量验收、新供应商开发工作。
第 4 条 相关释义
1.供应商评鉴是指企业通过供应商品质、交期、价格、服务及相关评价，对供
应商进行评级。
2.采购物资发生规格不符、品质不良、交货延迟、破损短少、使用不良等情况
的处理统称为品质纠纷处理。
第 2 章 采购品质管理制度
第 5 条 文件资料要求
物资采购前，企业相关部门应提供下列文件资料，或在采购订单、采购合同内
予以明确规定。
1.采购物资规格、图纸、技术要求等。
2.物资技术精度、等级要求。
3.各种检验规范、标准或适用规格。
4.所需物资认证要求或供应商品质管理体系认证要求。
第 6 条 选择合格供应商
1.除总经理特批外，采购部需向合格供应商订购。合格供应商一般要符合下列
条件。
（1）经本企业供应商调查，列入合格供应商名列。
（2）经本企业供应商评鉴，资讯等级在 C 级以上的供应商。供应商评鉴标准
如下表。
供应商评鉴标准表
评鉴项
目
评鉴标准 总分
品质评
鉴
进料批次合格率=（检验合格批数/总校验批数）×100%
得分=40×进料批次合格率
40
交期评
鉴
如期交货得分 25 分
延迟 1 至 2 日每批次扣 2 分
延迟 3 至 4 日每批次扣 5 分
延迟 5 至 6 日每批次扣 10 分
延迟 7 日以上不得分
25
价格评
鉴
价格公平合理，报价迅速为 10 分
价格尚属公平，报价缓慢为 8 分
价格稍微偏高，报价迅速为 6 分
价格稍微偏高，报价缓慢为 3 分
价格甚不合理或报价十分低效为 0
15
服务评
鉴
抱怨处理评分：
诚意改善得 8 分
尚有诚意改善得 5 分
改善诚意不足得 2 分
置之不理得 0 分
退货交换行动评分：
按期更换得 7 分
偶尔拖延得 5 分
经常拖延得 2 分
置之不理得 0 分
15
其他评
鉴
采购部汇总生产管理、财务或其他部门供应商的评价、
抱怨评价
5
评级标
准
平均得分 90 至 100 分者为 A 等
平均得分 80 至 90 分者为 B 等
平均得分 70 至 80 分者为 C 等
平均得分 60 至 70 分者为 D 等
平均得分 60 分以下者为 E 等
(3) 提供的样品经本企业确认合格的。
(4) 类似物资采购存在良好记录的。
2.企业需要开发供应商的，新开发的供应商经过评价验证。
第 7 条 品质保证协定
在物资订购前明确由供应商承担品质保证责任，企业要求供应商承诺以下品质
保证。
1.供应商品质管理体系需与本企业指定的品质保证系统一致，遵循 XXXXX 质
量管理体系。
2.供应商所提供的物资已通过认证。
3.供应商保证物资制造过程有必要的控制与检测手续。
4.供应商生产物资应在出厂前逐批做抽样检验。
5.供应商随货送交其出货品质检验合格记录。
6.供应商接受本企业必要的供应商调查、评价及辅导工作。
7.保证物资在使用或销售中发生的因供应商失责导致的不良后果的责任承担与
赔付。
第 8 条 供应商品质检验
供应商品质检验要重点控制以下三个阶段。
1.采购应了解供应商购料的品质，控制供应商生产物资的品质。
2.采购部应对供应商加工设备的保养、标准化作业的实行以及其他必要的项目
实施检查，防止供应商在制造过程中出现不良品，必要时需要安排驻厂检验员
抽查控制在制品的品质。
3.采购部应监督供应商出货检验是否按照采购标准，是否附上相关检验材料。
第 9 条 供应商交货验收规定
1.企业采购物资验收主要包括以下九项内容，如下图所示
采购物资验收只要内容示意图
2.采购物资验收标准以及操作规范参照企业《采购验收管理制度》。
第 10 条 品质纠纷处理
1.采购部主要负责品质纠纷处理工作。
2.品质纠纷处理以双方事先约定的品质标准作为处理依据，并于采购订单上详
细说明，其中涉及交货时间、检验标准、包装方式等。
3.品质纠纷处理规定如下表所示。
品质纠纷处理规定一览表
类别 处理规定
采购物
资验收
核对供应商
交货单与企
业订购单
品质检验
处理短缺
退还不合格
品
物资标识清点数量
确认物资名
称及规格
确认送货日
期
确认供货商
现货退货，要求供应商更换合格物资退货
订制品退货，要求供应商重做或修改至合格为止
订制品无法修改取消订单
供应商技术能力不足
供应商交货延迟导致企业损失，按实际损失向供应商索赔
破损缺短由供应商不足合格物资，若因此造成企业损失，
按实际发生额索赔
因供应商原因导致物资在使用或销售中发现不良而造成企
业损失的，依实际发生额索赔
国内采
购
其他原因导致企业损失的，按实际损失向供应商索赔
发生破损短缺情形向保险公司或航运公司索赔
发生短卸情形向航运公司或保险公司索赔
索赔
国际采
购
发生短装情形向供应商索赔
第 3 章 附则
第 11 条 本制度由采购部制定、修改以及解释。
第 12 条 本制度自总经理审批后实施，修正废止时亦同。
5 电器设备验收管理制度
由于电器设备结构复杂，且不能进行破坏性检查。为了保证电器设备的质量，
企业应专门制定科学、规范的电器设备验收管理制度。
电器设备验收管理制度
第 1 章 总则
第 1 条 目的
为了指导电器设备的验收工作，确保电器设备的质量，特制定本制度。
第 2 条 适用范围
本公司集中采购用以销售的电器设备，其验收工作均适用于本制度。
第 3 条 职责划分
1.仓储部验收人员负责验收入库电器设备。
2.仓储部相关人员做好电器设备接运、入库等工作。
3.采购部负责处理验收异常情况。
第 2 章 电器设备验收程序
第 4 条 验收准备
1.电器设备到货之前，采购人员应将采购订单或购货合同送交仓储部验收人员
处，以提前做好电器设备验收、入库的准备工作。
2.采购部应协助向供应商索取装箱清单、标样测试分析报告、配置报告及批
文、电器设备的相关说明资料等。国际采购电器设备时，除上述资料外，采购
部还需向供应商索取装运单、外商发票、技术条款、进出口登记表、进口委托
协议书等资料。
3.采购部应该向验收人员说明所购电器设备的名称、数量、规格、用途、特殊
要求及注意事项，如怕潮、怕积压、易碎等。
第 5 条 电器设备接运
1.仓储部规划接运方式、人员准备、设备准备事宜，将到库电器设备存放至检
验暂存区。
2.仓储部仓储管理人员做好验收合格入库的库位、装卸搬运设备安排以及人员
准备工作。
第 6 条 核对单据
验收人员核对采购单据和交货单据，确保单据无误。
第 7 条 电器设备验收
1.应按照以下标准进行电器设备验收。
(1)验收人员根据采购部提供的装箱清单，清点装箱数量、规格是否无误，外观
质量是否完好无损。
(2)检查随机的备品附件、工具、原件资料是否齐全，造册登记，由专人保管。
(3)某些不允许拆开包装的电器设备，原则上不允许开箱，如有确实需要开箱验
收的应由采购部经理批准。
2.验收后，验收人员做出检验证明。
3.验收合格的，通知仓库管理人员安排入库事宜。验收异常的，通知采购部尽
快处理，并按照采购部对验收异常的处理决定执行。
第 3 章 电器设备验收作业规范
第 8 条 电器设备验收通用标准
1.电器设备验收依据包括《消费品使用说明第二部分:家用和类似用途电器的使
用说明》(-2008)、《实施安全质量许可制度的进口商品适用范围》、
《实施安全认证电工商品目录》等。
2.电器的使用说明要用规范汉字书写，厂名、厂址不得使用汉语拼音、符号、
标记、数字，计量单位应符合国家标准或专业标准的有关规定。
3.商品说明或标识使用两种以上文字时，相互之间要区分清楚。
4.电器商品(包括铭牌) 上彩色图形、符号等外标识的各种控制、调节标记，须
在说明书中用汉字表明相应含义。
第 9 条 国产电器验收标准
1.国产电器必须有《电工商品认证合格证书》(部分电器)、厂家生产许可证(部
分电器)、厂家营业执照、法定检验机构出具的检验报告等证书。
2.电器设备的销售包装上应标明设备名称及型号(规格)、商标、重量和数量、色
别标志、包装外型尺寸、消费者须知、贮存运输注意事项和标志、必要的开启
包装指示、制造厂名、相关认证标识等。
3.电器设备说明书应包括的内容至少以下 12 项内容，具体内容如下图所示。
电器设备说明书包含的内容
4.经过安全认证的电工商品在商品的外包装上印制或粘贴安全认证标志(3C 标
志、长城标志、CE 标志等)。
5.电器设备上或其包装内应附有合格证明和保修卡。
第 10 条 进口电器验收标准
电压、
电源种
类
主要使用
性能指标
附件名称、
数量、规格
接地
说明
电器设备说明书
包含的内容
故障及改
进方法
组装和安装
安放事项
名称及
型号
额定
频率
额定输
入功率
维护保
养事项
售后服
务事项
供应商
名称、地址
1.进口电器上必须附带电工商品认证合格证书(部分电器)、进口商品安全质量许
可证(部分电器)、商检部门检验情况通知单或委托检验结果单。
2.进口电器必须具备的中文说明内容的要求应同国产电器，并加注国内经销商
名称和地址。
3.实施安全质量许可制度的进口商品必须在商品或外包装上印制或粘贴进口标
志(CCIB 标志)和安全认证标志(长城标志或 3C 标志等)。
第 11 条 特殊电器设备验收标准
1.特殊电器设备包括燃气设备、电话、传真机、手机及钟表。
2.特殊电器设备验收标准如下表所示
特殊电器设备验收标准一览表
名称 验收标准
燃气
设备
◆ 验收国产燃气器具时必须查看厂家营业执照、厂家生产许可
证、法定质量检验机构出具的检验报告等法律文件；进口燃气器
具必须具备委托授权书、商检部门检验情况通知单或委托检验报
告单
◆ 燃气器具的中文使用说明标识内容包括商品名称、型号和条
型码（自带码或店内码）、商标、制造者、经销商的厂名、经销
商厂址和电话、操作使用说明书等；进口商品还需具备原产国、
进口经销者的名称标识等
◆ 应在商品或其包装内附有合格证明和保修卡
电话、传真
机、手机等
◆ 供应商必须具备生产许可证、电信终端设备入网许可证等
◆ 必须具备的中文说明包括厂家名称和地址、规格型号、功能
和作用要求、中文商品说明书
◆ 商品上必须有电信终端设备入网标志和检验合格标准等
钟表
◆ 国产钟表供应商必须提供厂家营业执照和生产许可证复印件
等；进口钟表必须具备经销委托授权书、商品合格证等
◆ 必须具备商品合格证、商品使用说明书，并标识品名、商
标、型号、生产商的厂名、厂址等；进口钟表还需标注原产国
（地区）、国内经销商的厂名、厂址
◆ 应在商品或其包装内附上合格证明和保修卡，并且具备国内
保修单位、地址及联系电话
第 4 章 附则
第 12 条 本制度由采购部和仓储部合作制定，其修改、解释权亦归其所有。
第 13 条 本制度呈总经理核准后，自颁布之日起实施，修订时亦同。
6 商超采购商品退换作业办法
商超采购商品退换作业办法
第 1 章 总则
第 1 条 目的
为了规范各门店退换不合格品作业，提高退换商品效率，特制定本办法。
第 2 条 适用范围
本公司经营性不合格品退换事宜均依照本办法执行。
第 2 章 退换商品操作标准
第 3 条 门店整理退换商品
1.退换商品应于外箱明显处注明供应商编号和名称或配送中心名称。
2.商品上架后，应立即于退货单右上角注明架位编号，在供应商或配送中心领
取前勿任意更换位置，如有需要应更正退货单架位编号，以免造成寻找困扰。
3.门店仓库为整理好的退换商品安排适当架位集中存放以免遗漏（生鲜商品应
存放于冷藏库)。
第 4 条 采购部协调退换货作业
1.仓库向供应商发出“退换货通知单”前，需由门店根据商品销量及库存状况提
出退换货请求，经店长审核签字后以备忘录的形式转至采购部。
2.采购部与供应商协商退换货，达成一致后在系统中生成退换货报告（进价由
采购部核定）。
3.对于退货作业，采购部通知财务部查询供应商账面货款金额是否足够扣款。
如果足够扣款，财务部冻结该供应商货款；若不足扣款，财务部通知采购部，
由采购部提出解决方案。
4.采购部将退换货报告传真至供应商及门店仓库，仓库可向供应商发出退换货
通知。
第 5 条 仓库发送退换通知单
1.仓库管理人员应将当日“退换货通知单”传真或发送电子邮件给供应商。“退换
货通知单”如下表所示。
退换货通知单
商品名
称
商品编
号
收货数
量
退货数
量
换货数
量
商品单
位
退（换）
原因
库位
号
说明
请贵公司在接到通知之后 10 日内到本公司门店仓库领回或换回商
品，若逾期未领，则本公司有权自行处理，所发生相关费用由贵公司
负责
2.仓库退货区应将退货单资料分食品/百货，按日期填写于商品退换通知单汇总
表中，并交仓库管理人员分“食品/百货”依商品号码顺序整理后，按日期暂存于
“10 日内待领夹”中，等候供应商领取退换货。
第 6 条 仓库办理退换货手续
1.供应商应在约定的退换货时间前来门店仓库办理退货手续，仓库管理人员检
查供应商“退换货通知单”及有效身份证明。
2.仓库管理人员从“待领夹”内取出其“退换货通知单”，依单上标有的架位编号找
出待退换的商品。
3.两名仓库管理人员共同办理退换货事宜。
4.核查供应商身份、“退换货通知单” 无误后由仓库管理人员从系统中打印“退换
货单”，由仓库主管、供应商签字后，将供应商取货人员的身份证件号码记录在
商品“退换货单”上。其中，“退换货单”一式三联，分别交由指定人员。
(1)第一联交给供应商。
(2)第二联交给结算中心主管，作为扣款或换货会计处理的依据。
(3)第三联由仓管部留存。
5.退换作业完成后，仓库账管员更新仓库商品信息，并将相关退换商品单据传
至财务部结算中心，由其编制“商品退换货结算单”。
第 3 章 退换异常处理规范
第 7 条 退换货差异处理
1.原包装商品一律不开箱检查，数量差异由供应商负责。
2.如属多件包装商品且在卖场退货给仓库时开过箱的，仓库在退货时由供应商
或其指定的承运人按“商品退货单”实际电脑输入数点收，如无差异，在“商品退
货单”取货员处注明“无差异”并签名，发现差异，在“商品退货单”差异处注明实
收数并签名。
3.退换商品数量有差异时， 仓库应出具“退货差异单” 一式两联， 一联交供应
商，另一联仓库留存。
4.在 10 日退货有效期内有差异发生，由仓库要求责任人赔偿。如已过 10 日退
货有效期限，发生差异由供应商负责。
第 8 条 供应商逾期未退换货处理
1.退换商品自办理退换之日起 10 日内，供应商未领取且未电话通知如何处理
时，仓库管理人员需将“退换货单”和需处理的时间以挂号信或保价快件的方式
递送至供应商。
2.资料递送后，仓库管理人员需与供应商电话确认挂号信是否收到，并确认供
应商何时来取，做好电话记录(包括联系时间、联系人姓名、对方回复等)，如
果对方称未收到则要查询邮件投递状况。
3.如供应商在约定的时间内仍未来取退换商品，相应各部门可填写“门店逾期未
领退换商品处理单”(一式两份，一份交由部门经理保存，一份由客服主管予以
追踪)，经部门经理和店长签字后传给采购部确认，三日后由部门经理至仓库领
取商品做出清处理，并与仓储部双方签字确认。出清时，应按照公司“商品出清
流程”来操作。
4.门店经理须于商品处理完毕后将处理金额、处理时间、处理人填于表中，并
附上相应单据交至客服主管处。客服主管签字确认后将此表影印一份交仓库管
理人员保管。
第 4 章 附则
第 9 条 本办法由采购部和仓储部合作制定，其修改、解释权亦归其所有。
第 10 条 本办法呈总经理核准后，自颁布之日起实施，修订时亦同。
