斩断 “资金链杀手”
基于总代理经营模式下服装企业存货管理与核算
陈 瑶
湖南株洲亿荣实业有限公司
摘要 介绍了总代理经营模式下服装企业存货管理的现状，详细阐述了存货管理控制系统的建立，订货管理、采购管理、
发出存货管理、存货盘点的操作流程和核算方法，最后对服装企业财务人员提出了几点要求。
关键词：资金链；总代理；服装企业；存货管理；核算
一 存货管理的现状
据媒体报道，中国服装企业快时尚巨头美特斯邦威 2011年
底存货为 25亿元规模，其中超过 15亿元的存货为过季商品，
占其净资产的近一半。这一消息为正在盲目乐观，加速扩张的
湖南区域总代理服装企业敲响了一记警钟。总代理经营模式下
服装企业为了迅速建立终端网络，扩大销售完成厂家下达的销
售任务，往往鼓励客户多订货；企业销售人员出于经济利益考
虑也会不加分析、盲目订货，这就是企业产生大量库存的主要
原因。如果库存管理不当，库存商品处理不迅速，会逐渐变成
市场的淘汰产品，对企业产生诸多不良影响。存货是企业的流
动资产，占用着企业的流动资金，抟影响最大的是企业的资金
链。有些总代理服装企业实力 搬，货 ft一压，占用大量资金，
往往导致他们无力多上新货，陷f 性循环中，最终使得企业
资金链紧张甚至断裂 ，无法持续经营。如何高效、科学地实行
存货管理，斩断 “资金链杀手”，成为决定总代理服装企业经
营成败的关键。
二、存货的概念
总代理经营模式下服装企业的存货是指企业在经营中，以
销售为目的持有的各种货品、代销商品、货柜、货架、配件配饰、
辅料、形象宣传画 (册)等。
三 存货管理控制系统
1．规范账户设置和账目管理
建立、健全统一的财务核算制度，系统、科学地设置相关
总账、明细分类账。根据企业实际情况在库存商品总账下设货品、
货架、辅料、配件等明细分类账。规范账 目管理主要包括库存
商品总账管理、明细账管理、报表管理和单据管理。总账管理
和明细账管理：总账是指对企业所属直营店铺和仓库所有货品
的大类账目，反映大类商品每天的进销存数据变化；明细账是
指所属直营店铺和仓库所有货品的明细账目，反映所有商品明
细进销存的每天数据变化和当天的实际库存情况，有利于客观
直面的反映货品的畅销与否，可以及时地对商品进行分类处理。
报表处理和单据管理：销售 日报表、销售月报表、进销存统计表、
销售回款统计表等有利于账 目的核对、销售情况和库存情况的
分析。订货单、配货单、调拨单和销售单等方便账 目的基础数
据的核对及数据的汇总。
2．设置 ERP系统
目前，具有经济实力的总代理服装企业发展到一定规模后，
相应购置了远程网络版财务软件，并由软件公司提供技术参数，
保证各店铺 P0S零售业务系统与财务软件进行对接。企业财务
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部制定与实际情况相适应的内部财务制度，统一核算口径，完
善核算流程 ，从而实现企业管理的全过程控制。针对总代理服
装企业经营特点，实施的 ERP系统主要设置进货管理、渠道调
拨、商店配货、商店零售、客户批发、调配管理、库存管理、
经销商管理和综合统计分析等功能模块。根据实际运用，又可
以分为总部系统，远程渠道子系统和远程商店子系统。企业财
务人员打开软件进入ERP管理系统，就能清楚地看到总部仓库、
店铺和客户的存货情况，大幅提升存货管理效率、风险控制也
更加到位。
四 订货管理
订货要有计划、有准备，订货和补单是决定 “畅销不断货，
滞销不库存”的关键。每一次订货前都要组织业务员和财务人
员共同分析历史订货记录、销售报表和库存报表，先制定销售
预算，再做一份订货计划，做到有目的、有计划地参加厂家订
货会，科学订货，防止压货。财务部稽核员要认真检查订货单
录入是否真实、准确，财务经理要根据预算严格审批每一笔订单，
核算会计要正确地进行账务处理 其中，订货会期间发生的差
旅费、场地租赁费、印刷品制作费等，记入经营费用 (会务费)；
预收客户货款记入应收账款的贷方 (不另设预收账款科目)，
预收客户货架、辅料等款项记入其他应收款的贷方，企业预付
厂家的货款记入应付账款的借方 (不另设预付账款科目)，预
付厂家货架、辅料等款项记入其他应付款的借方。
五、采购管理
每季订货会后，由总代理企业实施统一的存货采购。此时，
可充分运用 ERP系统 ，将本企业和经销商的订单进行收集、整
理、统计，快速录入 ERP系统，根据意向采购存货数量、金额
进行分析、评估、反复修改，然后，通过审批生成正式的采购单，
与厂家签订购货合同。
采购的货品达到总部仓库后，仓管员清点验收，开具入库
单，物流员、仓库主管复核签字，开单员复点并与订购单核对，
以查核是否有疏漏，确认无误后，在 ERP系统中执行订购单生
成进货通知单，打印一式四份交相关人员签字。
采购的货架、辅料等到达仓库 (或店铺)后，由仓管员 (店
员)和企划部工程员共同清点验收，开具入库单，由仓库主管、
企划主管复核，开单员复点，并与订购单核对无误后在 ERP系
统中执行订购单生成进货通知单 ，打印一式五份交仓库主管、
物流部、财务部、品牌经理、企划部各一份。
财务部核算会计收到进货通知单后与厂家寄送的购货发票
核对，确认品名、数量、单价、金额等无误后，在系统中执行
生成进货单，据以进项账务处理：
其中，商品采购：借 库存商品 ___一货品
应交税费 一 一应交增值税 (进项税额)
贷 应付账款 ⋯ 某某公司
货架、辅料等采购：
借 库存商品⋯ 货架 (辅料等)
应交税费⋯ 应交增值税 (进项税额)
贷 其他应付款 一 某某公司
六、发出 (销售或退换)存货管理
总代理服装企业应当按照销售计划执行高效地、严格地存
货管理，按季节分波段发出存货。
1．为了严格控制总部和分公司商品库存，加快存货周转，
减少存货资金占用，防范应收账款风险。每 日下班前，开单员
必须制作完成 ((销售日报表 、交给财务部稽核员和核算会计，
将 客户欠余表 交给物流主管审核。
2．企业无论是向分公司、直营店铺或客户发出存货均应先
在系统中录入配货通知单。如果是内部移仓，须经物流主管审
核后生成调拨单，调拨单中的 “渠道”应选择某某分公司或店
铺，“价格”为确定的内部转移价格；如果是向客户发出存货，
则 “渠道”应选择某某客户， “价格”为批发价。财务部稽核
员根据分公司或客户的结余款 (包括已收货款、货架、辅料款等)
或应收款情况及客户的信用额度，确定可发货金额，从而审核
批准发货申请单。
3．销售业务账务处理：
确认收入实现 ：
借 应收账款 ___某某客户
贷 商品销售收入 ⋯ 货品销售收入
应交税费 ⋯ 应交增值税 (销项税额)
现金
借 其他应收款 一 某某客户
贷 商品销售收入 ⋯ 货架 (辅料)销售收入
应交税费nu--应交增值税 (销项税额)
现 金
结转销售成本：
借 商品销售成本 一 货品销售成本
货架 (辅料)销售成本
贷 库存商品一 货品
⋯ 货架
一 辅料
七．存货盘点
为了加强对存货的管理，防止存货丢失、串码、串款保证
存货核算的准确性，总代理服装企业应当制定完善的存货盘点
制度，主要内容包括：
1．存货盘点方法 ：实地盘存法。
2．存货盘点时间：月末盘点、季末盘点、年末盘点和不定
期抽盘。
3．存货盘点范围：公司总仓、分公司仓库、直营店铺内存
放的所有货品、货架、辅料、配饰配件、陈列道具、灯管灯具等。
4．存货盘点前的准备工作：
(1)仓管员按品牌、分部类、颜色等整理好货品，将货品标
签放置于可视区，以便快速、准确地进行盘点。
(2)由财务部制定盘点安排表，确定已收和发出存货登记入
账的 日期、盘点 日期、盘点仓库名称、盘点人员分组情况、停
止收发存货业务活动时点等。
5．存货盘点步骤：
(1)初盘：仓管员记录盘点单，认真识别款式、货号、颜色、
尺码 ；
(2)复盘：物流员复查单款的明细项目；
(3)点总数 ：财务人员复点总数，确保每一单款总数无误；
(4)复原：仓管员将盘点过的货品整理、归类、摆放复原。
6．存货盘点后期工作：
(1)开单员审核盘点单上各参与盘点人员是否签字；
(2)将盘点单录入 ERP系统，形成盘点盈亏表。首先检查
核对是否有录入差错 ，确认无误后将盘点盈亏表交给核算会计
生成盈亏单，上报财务经理、品牌经理批准后，据以进行账务
处理 ：
①因管理不善造成的存货盘亏：
借 管理费用
贷 库存商品
应交税费 一 应交增值税 (进项税额转出)
②因人为因素造成的存货盘亏，由相关责任人赔偿 ：
借 其他应收款 ⋯ 某某
贷 库存商品
应交税费 ⋯ 应交增值税 (进项税额转出)
八、对财务人员的几点要求
1．作为总代理服装企业财务人员不仅要熟悉总代理经营模
式下存货核算的特点，还有非常熟悉企业存货的特征、定价政
策、进销存情况，补单和到货情况及时登记往来帐，常与客户、
厂家沟通，防范 “在途商品”遗漏风险。
2．要大胆地 “走出去，请进来”，不要闭门造车。在做好
本职工作的同时积极参加各类商品发布会、订货会，了解服装
流行趋势，以顾客的身份对竞争品牌和周边店铺进行暗访调查，
了解竞争品牌的市场动态、把脉市场。时刻保持谦虚谨慎的工
作态度，虚心向业务部门求教，积极参加企业组织的各类销售
培训和管理培训，以提高自己的专业技能和综合素质。
3．要勤于分析、善于总结。根据企业不同时期存货进销存
情况，制作各季商品动态分析明细表、销售分析表、进销存增
减变动总额表、存货分类汇总表、订货提货回款分析表等，综
合运用趋势分析法、比率分析法、因素分析法，对存货状况和
管理成果进行全面剖析和评价，从而为改进企业存货管理工作
和优化经营政策提供重要的财务信息，实现企业现金流和利润
的最大化。
综上所述，总代理经营模式下服装企业应当注重打造一支
专业技术过硬、反应快速、综合素质高、充满活力的财务管理
团队，以 “四轮驱动”方式，即提高专业技能、活用资源、大
胆创新、立体化进销存数据分析，完善存货内控系统，发挥企
业优势，集中精力，以高起点、高定位，轻装上阵，推动企业
快速科学发展。
参考文献：
⋯ 财政部 ：《企业内部控制基本规范》
【2】财政部 ：《企业会计准则》．
[5】商品流通企业会计制度 ．
China business
中
