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小型企业帐务处理指南
本指南只涉及一些常用业务，对外投资、固定资产融资、长期借款等业务将
以专题的方式单列。采购及付款循环作为一重要单项放在第七点。
一、销售业务
1.销售商品（产品）款已收到。
借：银行存款――XX 户
贷：主营业务收入
贷：应交税金――销项税额（增值税）
注：很多时候，帐务处理是滞后于业务发生时间的，如果开具发票后不久
款就收到，建议作现款销售处理以简化核算。
2. 销售商品（产品）款未收到。
借：应收帐款――XX 客户
贷：主营业务收入
贷：应交税金――销项税额（增值税）
注：如果能确认：A.该客户不经常发生购货行为；B.应收帐款未设该客户
的明细帐，为简化核算，可考虑设立“应收帐款――临时户”登记此类客户的欠款。
收到款项时直接冲临时户。这样做的目的是避免太多的往来明细帐，且这些明细
帐往往一年只偶然发生，但财务人员要经常浏览帐目，对已经记录的内容要了如
指掌。
二、日常费用
1.对费用管理不进行部门细分的企业，建议只设“管理费用”(贸易类公司则
只设“营业费用”不设“管理费用”科目)和“财务费用”而不再设“经营费用”帐户，管
理费用下设以下明细：办公费、工资、福利费、业务招待费、水电费、差旅费、
折旧费、社保费、职工教育经费、其他费用等。需要注意的是：应严格按照会计
制度规定设置核算项目，不要随意增加，碰到经济业务处理凭证时应根据已经设
置的项目对号入座，冲减费用时请务必用红字冲借方，绝对不能贷记费用，否则
统计发生额时将受到影响。
借：管理费用――xx 费
借：管理费用――xxxx 费
贷：现金等科目
2.财务费用下设：银行手续费、利息支出、汇兑损失。没有外汇业务的企
业可不设“汇兑损失”。
（1）借：财务费用－银行手续费
贷：银行存款
收到存款利息时：
（2）借：财务费用－利息支出 （红字）
借：银行存款
注：冲减费用时，采用类似分录，务必记得用红字！
支付利息费用时分录同上，但借方为蓝字：
（3）借：财务费用－利息支出 （蓝字）
贷：银行存款
三、计提增值税以外税费
借：主营业务税金及附加
借：所得税
贷：应交税金――城建税
――企业所得税
贷：其他应交款――教育附加
――堤防费
注：最好列表说明各项税费的计算依据；同时，个人所得税的计提是与工
资相联系的，应附税金计算表。
四、工资的计提与发放
与工资关联的核算内容还有：应付福利费、个人所得税、社保费、职工教育
费、工会经费及其他扣款等。工资的核算建议全部通过“应付工资”科目，即使以
现金支付零星的工资，也按此规定处理，这样的好处是：应付工资贷方累计额可
以统计出公司全年计提的工资总额，而借方累计额可以直观地知道已经支付的工
资。应付福利费等可以照此办法处理。
1.计提工资：
借：生产成本――直接人工
管理费用――工资
贷：应付工资
由于所得税税法的修改，福利费及职工教育经费已经要求“据实列支”，不能
预提，也就是有相应费用单据时才能列支管理费用等科目，个人认为，发生此项
业务时直接借记管理费用的对应明细项目。
2.发放工资并扣取所得税、个人负担的社保费等。
借：应付工资
贷：应交税金――个人所得税
其他应付款――社保费（指个人负担部分）
其他应付款――共同基金
银行存款（或现金）
支付社保费时：
借：其他应付款――社保费（指个人负担部分）
借：管理费用－社保费（单位负担部分）
贷：银行存款
注：罚款及伙食费等也可扣出后暂存在其他应付款。
五、成本的计算与结转
成本是一种特殊的费用，即有特定对象的费用。总的原则是：合理地归集
与分配。会计处理时，应以表格形式将计算过程予以列示，要求是清楚明了。
1.生产过程的材料费、人工费。
借：生产成本――xx 产品――直接材料
――直接人工
贷：原材料
应付工资
2.生产过程的间接费用
借：制造费用
贷：银行存款、累计折旧等
制造费用设置折旧费、水电费、加工费（指发外加工）等核算项目，项目
的设置与管理费用的要求一样：一是不要随意增加和改变核算项目；二是冲数要
用红字。
3.将间接费用分配至成本对象。
借：生产成本――xx 产品――制造费用
――yy 产品――制造费用
贷：制造费用
3.将完工成品转出。
借：库存商品――xx 产品
――yy 产品
贷：生产成本――xx 产品
――yy 产品
最好附成本计算单。
4.月末结转已售产品的生产成本。
借：主营业务成本
贷：库存商品
六、固定资产与累计折旧
1.在资产不多，核算软件使用不方便的情况下，固定资产增加，建议以电
子表格登记其明细帐，且明细帐与折旧计提表一次性完成。
借：固定资产
贷：银行存款
2.每月计提折旧，建议另附电子表格作为计提依据。
借：制造费用
管理费用
贷：累计折旧
使用电子表格，要经常检查表格的公式，保持必要的职业敏感。
七、材料购进及往来帐
详见附录：
往来款项帐务处理指南
（一）、科目设置
在预付款不多的情况下，为简化核算手续，方便与客户对帐，业务上的往
来只设“应收帐款”和“应付帐款”两个帐户；与经营业务无直接关系的往来用“其
他应收款”和“其他应付款”。由于非业务往来（备用金，员工借款，拆借资金等）
较少发生，且相对简单，所以这里主要介绍业务往来款的核算。
（二）、科目使用
1.销售商品，款未收
借：应收帐款
贷：主营业务收入
贷：应交税金－销项（增值税）
2.销售退货
借：应收帐款 （红字）
贷：主营业务收入 （红字）
贷：应交税金－销项（增值税） （红字）
3.收到客户所欠货款
借：银行存款
贷：应收帐款
4.预收客户货款，商品未发出
借：银行存款
贷：应收帐款
5.退回客户货款
借：银行存款 （红字）
贷：应收帐款 （红字）
6.收到供应商材料，发票未收到，款未付（估价入帐），特别强调：一定
要估价入帐，否则会出现材料等帐户贷方余额的不正常情况
借：原材料
借：待摊费用－待扣税金
贷：应付帐款－供应商名称
7.上述购进项目发票收到，款未付
（1）首先，冲销原估价分录
借：原材料 （红字）
借：待摊费用－待扣税金 （红字）
贷：应付帐款－供应商名称 （红字）
注：冲销购进材料时（即退货），也应作此分录
（2）重新用蓝字作一正式入库分录
借：原材料
借：应交税金－进项（增值税）
贷：应付帐款－供应商名称
8.支付材料款（预付材料款也用本分录）
借：应付帐款－供应商名称
贷：银行存款
这里要提示的是：对于不经常发生的客户（需要职业判断），可以将其归集
到一个“临时户”，即在应收帐款及应付帐款下各设一个“临时户”，但一旦某各客
户经常有往来了，应专门设置一个明细户，这点需要财务人员灵活掌握。
太多的明细将导致核算效率的低下。
（三）、设立预付款科目下的帐务处理
如果一个单位预付、预收款较多，确实需要设立“预付帐款”和“预收帐款”帐
户来核算往来款，那么应注意一个原则：尽量避免在“应收帐款”设置一个客户的
明细帐，同时又在“预收帐款”出现同一客户的明细帐。因为这样一来既不方便查
询和对帐，又降低了核算的效率。相同的理由，“应付帐款”与“预付帐款”也应遵
循上述原则。
1.预收客户货款，商品未发出（假定商品总价款 10,000 元，增值税 1,700
元），客户预付 5,000 元。
借：银行存款 5,000
贷：预收帐款－客户名称 5,000
2.开具销售发票，商品发出，剩余款暂未收到。
借：预收帐款 11,700
贷：主营业务收入 10,000
贷：应交税金－销项税额（增值税）1,700
3.客户支付剩余货款
借：银行存款 6,700
贷：预收帐款－客户名称 6,700
4.预付供应商 A 公司材料款 20,000 元，实际总价款约 30,000 元（税金 5,100
元）。
借：预付帐款－A 公司 20,000
贷：银行存款 20,000
5.收到客户发运的材料，有送货单，但发票未开出。
借：原材料 30,000
借：待摊费用－待扣税金 5,100
贷：预付帐款－A 公司 35,100(摘要注明估价入帐)
6.收客户发票，支付剩余货款。
（1）红字冲销 5 项凭证；
（2）借：原材料 30,000
借：应交税金－进项税额（增值税） 5,100
贷：预付帐款－A 公司 35,100
（3）借：预付帐款－A 公司 15,100
贷：银行存款 15,100
注：不论是购进分录还是支付剩余款项分录，均应通过“预付帐款”核算。
编制报表时，不论是资产还是负债的往来明细科目，均应按其余额的方向进行重
分类。
八、关于会计核算软件
现在市面上会计核算软件很多，规模较大的有用友和金蝶，许多企业也使用
速达，如果只用来帐务处理，一般在 2000 元左右（单机版，包括第一年服务
费），从便利性角度，我觉得速达可以，该软件的好处在于：任何帐页均可很方
便地以电子表格输出和存储；操作界面简洁直观；后续服务费用低廉。金蝶软件
大有后来居上之势，用友软件某些功能一直不方便：比如正在输入凭证而又要增
加某个明细，需要退出凭证操作进入初始设置才能做到。但进入高级应用阶段
如 ERP，金蝶及用友优势明显,其模块很容易扩充和叠加，但价格很高，一般在 10
万元以上。所以对小型企业，可以考虑速达的 3－10 用户网络版，价格 1 万元左
右，而同档次的金蝶和用友，一般在 3 万元以上，且售后服务费用惊人。
建议不要使用手工帐簿，因为现在的财务人员字写得比较糟糕，容易暴露自
己的弱点，使用会计软件，哪怕最便宜的速达 3000 单机版（800 元），只要将凭
证输好，其他的登帐、对数全由电脑完成，发现错误，只需反结帐、反登帐，而
后重新修改凭证，非常便利。
微软的 EXCEL 及 WORD，是我们必须熟练掌握的两个工具；电脑网络知识
也非常重要，因为只有了解，才谈得上应用，否则，象很多老会计，认为自己的
字写得漂亮，帐做得整齐，就愚蠢地认为自己的会计水平高。
九、会计责任
在国有、集体及行政事业单位，会计人员参与舞弊（包括贪污、行贿、私设
小钱库等），担当的责任很大，甚至面临牢狱之灾，所以要对领导陈述利弊，实
在不行，最好辞职不干；在其他单位，会计舞弊一般是偷逃税款，由于单位负责
人是第一责任人，会计人员的责任较轻，但也要小心。
十、会计地位
一般来说，企业的财务部门是核心部门。但能否起到核心作用，获得核心地
位，往往取决于财务人员的职业水平，
好的财务人员，应该懂得将自己的财务理念推销给公司的老板和其他部门、
员工（当然，你不能卖“毒药”，否则会害公司），让别人配合你工作。
从事财务会计（与管理会计对应）工作，有两个字最重要：规则。核算时按
照制度；会计方法前后一致；严格按照操作程序；格式整齐大方。请记住：从事
财务会计工作，你的帐是做给别人看的，必须让别人看得明白，否则你的工作将
得不到别人认同。
从事财务工作也要与时俱进，要经常留意税法及会计制度的变化，对《会计
法》、《会计基本准则》、《企业财务报告条例》、《小企业会计制度》应经常研读，
没有扎实的理论，会计水平无法上台阶，真正用时将束手无策。由于会计人员所
在会计主体（即企业）的业务限制，很多业务象投资、筹资我们均无法应用，所
以有些会计人员总抱怨理论与实践脱节，这种想法将制约个人水平的提高。有些
学校也老强调实践水平，其实在一般单位，填制凭证，开几张支票或认证一下发
票根本谈不上水平，初中毕业生都会干，学校教学生掌握这些是无济于事的。从
这几年来事务所实习的学生来看，个人认为他们欠缺的是扎实的理论功底，很多
东西一知半解。真正的水平是什么都能干，碰到问题均有办法解决。
大家必要时以参加职称考试甚至资格考试（注册税务师、注册会计师）来促
进自己的业务能力，因为人有压力才有动力，能力的提高才能带来机遇和待遇。
以上指南仅为个人实践的总结，如存在错谬及不当，敬请原谅。
邱会栋
2007 年 9 月 10 日整理
2008 年 7 月 10 日修改
