OPERA TRAINING MANUAL THE WESTIN GUANGZHOU Quick Keys 快捷键 1. F1: Help: 帮助 2. Shift+F1: Occupancy Graph Scope: 出租率图表 3. Shift+F2: Control Panel: 控制面板 4. Ctrl+F2: Detailed Availability: 可卖房状态详情 5. F3: Room Search: 房间查询 6. Shift+F3: House Status: 当前房态 7. Ctrl + F3: Room Plan: 房间平面图 8. Ctrl+F4: Dashboard 导航盘 9. F5: Rate Query: 房价查询 10. Shift+F5: Floor Plan: 楼层平面图 11. F7: New Reservation: 新的预订 12. Shift+F7: Phone Book: 电话簿 13. Ctrl+F7: Operator: 总机（查询客人历史档案） 13. F8: Logout: 退出 14. Interface Menu：Shift＋F8 做房间钥匙 15. Ctrl+F8: Maximum Availability: 最大可卖房 . Shift+F1: Occupancy Graph Scope 出租率图表 Page 1 of 74 3/28/2007
OPERA TRAINING MANUAL THE WESTIN GUANGZHOU “Tab” “Shift＋Tab” “F9” 下移动单元格 上移动单元格 下拉菜单 “Alt＋ ” “>&<” +下划线字母直接进入操作界面 移动单元格 “》&《 ” Spacebar (as mark key) 翻页 选中（键一次）/不选（再键） 移动单元格还可运用数字键盘左边的上下左右移动键操作。 “Shift + F2”－ Control Panel: 控制面板 Total Physical Rooms Out of order Inventory Rooms 房间总数 坏房 可出租房（前两项之差） Overbooking Sell Limits 超额预订 允许超卖房 Deducted Block Rooms Not P/U Deducted Block Rooms P/U 锁房确定但没有P/U 锁房确定且已P/U Total Deducted Rooms Non Deducted Block Rooms Not P/U 锁房确定总房数 锁房未定且没有P/U Non Deducted Block Rooms P/U 锁房未定但P/U（此情况不存在，因此永远为0） Page 2 of 74 3/28/2007
OPERA TRAINING MANUAL THE WESTIN GUANGZHOU Total Non Deducted Rooms Out of Service 锁房未定总房数 暂停服务房（不从可出租房中扣除） Available Physical Rooms Maximum Availability 可卖房 最大可卖房 Minimum Availability Min. Occupancy% Max Occupancy% 最小可卖房 最小出租率 最大出租率 Total Rooms Reserved Event Day Type 预订总数 重要活动 日期类型 Adults In-House Children In-House People In-House 在店成人数 在店儿童数 在店客人数 Arrival Rooms Arrival Persons Departure Rooms 抵店房间数 抵店客人数 离店房间数 Departure Persons Room Type overbooking Day Rooms/Persons 离店客人数 超额预订的房型 日用房房间数/人数 Waitlist Rooms/Persons 候补房间 / 人员 Inventory Rooms is the basic element. Ctrl+F2: Detailed Availability 可卖房状态详情 Page 3 of 74 3/28/2007
OPERA TRAINING MANUAL THE WESTIN GUANGZHOU F3: Room Search 房间查询 “Shift＋F3”－House Status: 当前状态 Stayovers Arrival /Departures Expected Arrival /Departure Actual 过夜房 预抵 / 离 实际到店 / 离店 Extended Stays Early Departures Day Rooms 续住 提前退房 日用房 Walk ins Min. Available Tonight Blocks not Pick up 上门散客 当晚最少可卖房 预占房 Individuals Groups & Blocks Complimentary 散客 团队 免费房 Out of order Out of service Inspected 坏房 暂停服务房 楼层主管已查过干净房 Due in / Due out Occupied Vacant Clean / Dirty 预抵 / 应退房间 已出租房 可出租干净 / 脏 房间 出租率查询显示在“Housekeeping room status”栏。免费房数包含出租率计算内，而自用房不含在内。 Page 4 of 74 3/28/2007
OPERA TRAINING MANUAL THE WESTIN GUANGZHOU Shift+F3: House Status 当前房态 “Ctrl + F4”－Dashboard：This function key is the best routing to every station . ¾ Searching option: Searching by: Room Number / Name / Confirmation Number /Advanced column Reports option Housekeeping function ¾ Reservation option: Cancel reservation Change reservation Check in the guest Reservation option ¾ New Reservation ¾ Cashiering Option Balance showed Payment showed View charge function ¾ Calendar Page 5 of 74 3/28/2007
OPERA TRAINING MANUAL THE WESTIN GUANGZHOU . Ctrl+F4: Dashboard 导航盘 Ctrl + F3: Room Plan 房间平面图 Page 6 of 74 3/28/2007
OPERA TRAINING MANUAL THE WESTIN GUANGZHOU F5: Rate Query 房价查询 . Shift+F5: Floor Plan 楼层平面图 Page 7 of 74 3/28/2007
OPERA TRAINING MANUAL THE WESTIN GUANGZHOU Shift+F7: Phone Book 电话簿 Ctrl+F7: Operator 总机 Page 8 of 74 3/28/2007
OPERA TRAINING MANUAL THE WESTIN GUANGZHOU Ctrl+F8: Maximum Availability 最大可卖房 Reservation预订 1、New Reservation 新的预订 2、Update Reservation 更新预订 3、Blocks 团体锁房 4、Wait List 等候名单 5、Profiles 档案 6、Room Plan 房间平面图 7、Floor Plan 楼层平面图 8、Confirmation 预订确认信 Page 9 of 74 3/28/2007
OPERA TRAINING MANUAL THE WESTIN GUANGZHOU Profile: 档案 Page 10 of 74 3/28/2007
OPERA TRAINING MANUAL THE WESTIN GUANGZHOU Profile Type: 档案类别 1. Individual 2. Company 3. Travel Agent 个人 公司 旅行社 4. Source 5. Group 预订来源 团体 6. Contact 联系人（通常是销售部或前台销售人员，便于统计销售） 所有预订及散客到达的前提都必须先建立档案，路径有： ¾ Reservation－Profile； ¾ New Reservation－Rate Query－Profile； ¾ F5－Rate Query－Profile ¾ Front Desk－Arrival－Walk in－Profile 建立一个新Profile（档案） 点击Profiles，在Name处输入姓名，中文名的在Name处输中文姓名的拼音，按Search键或TAB键先查找此客人是否已经存有档案，避免同一人拥有多个档案。如没有，选择New Profile 建立一个新的档案，出现档案类别框（六种），选择相应的类别。 Page 11 of 74 3/28/2007
OPERA TRAINING MANUAL THE WESTIN GUANGZHOU 建立个人档案选择Individual→点击OK→进入Individual Profile ¾ Address Information 地址信息 Last Name First /Midle 姓氏（输入字母，第一字母大写） 名 / 中间名（外国人适用，输入与姓氏一样） Language/Title （English / Chinese / Japanese） 语言 / 称呼（英文，中文，日文）； Address （Business / Home） 地址(商务 / 家庭) ；可以有无限多的地址，并用（primary键）选定优先地址。 City 城市，输入字母，第1个字母大写，不支持中文（喜达屋标准）。 Postal code/Ext Country/state 邮编（一旦输入，省份自动显示） 国家/省份（自动连带） 姓名的中文输入在地球图标选项内操作 Title栏一旦输入系统设置自动连带至Salutation栏 输入并拥有多个地址后，可通过Primary选项将认定的地址显示出来，在Profile下栏有红灯提示，可以双击显示所有内容。 Page 12 of 74 3/28/2007
OPERA TRAINING MANUAL THE WESTIN GUANGZHOU ¾ Internal Information 酒店内部所需信息 Salutation Passport Nationality 称谓(自动连带) 护照号码 国籍 / 民族 Ref. currency Business Segment 币种*(默认CNY－人民币) 商务类别 Date of Birth 生日（月、日、年－喜达屋标准）; Communication (Telephone-Home or Business, Mobile phone, Fax) 联系方式（家庭或商务电话，手机，传真） Mail Action Mail List 客人要求邮寄的信息 客人是否要求邮寄酒店相关信息 系统设置原因，1949年及以前的生日须四位数全输。 输入或拥有多种联系方式时，在Profile下栏有红灯提示，可以双击显示所有内容。 *Keyword：关键词 Keyword Type: 关键词类型有 ABBR： Company Name Abbreviation 公司名字缩写 CPI： Corporate Profile Identifier 公司标识 Master _Account Corporate Agreement Account Number 公司协议帐号 *Notes备注 Note Type：备注类型有 Reservation Notes Background Notes Central Comments 预订备注 背景备注 主要的备注 General Notes Outlook Notes Web Notes 一般备注 Outlook备注 网页备注 Property Notes 所有者备注 输入或拥有多种备注时，在Profile下栏有红灯提示，可以双击显示所有内容；常用的备注为Reservation与General，而须知晓的是，Reservation Note是可以保留至Future Reservation中的。 ¾ Search Profile 档案查询 *可以切换及查询其他档案 ¾ History Information：历史信息 Rate Code Last Room 房价代码 上次入住房间 A/R Code Last Rate 应收帐号 上次入住房价 Member No. Last Visit 会员号码 上次入住日期 此栏目可以连接预览及打印历史帐单，查询客人历史统计数据。 Page 13 of 74 3/28/2007
OPERA TRAINING MANUAL THE WESTIN GUANGZHOU ¾ More Field 其他补充 (As the above module) ID Type ID Number ID Issued Date 证件类型 证件号码 发放证件日期 ID Issued Place Gender: Male / Female / Unknow 发放证件机构 性别：男 / 女 / 不知道 Visa Type Visa Number Expiry Date 签证类型 签证号码 有效期 ¾ Option选择键(As the below module) Attachment Changes Delete 附件－附上文本或照片 更改记录 清除（禁用－权限限制） 通常用于附客人的别名 Credit Card Enrollment Future 信用卡（信息） 会员注册（SPG） 未来的，看此客人有无预订 History Lookup Memberships 客史 查找（SPG） 会员俱乐部（SPG） Page 14 of 74 3/28/2007
OPERA TRAINING MANUAL THE WESTIN GUANGZHOU Merge合并档案 合并前提必须是同一类型档案。确认需合并档案，选定完整档案，合并缺失不全的档案，多种选项区域内容将一并保留，如：Address 与communication栏，合并后的档案是以完整档案为主的。 Page 15 of 74 3/28/2007
OPERA TRAINING MANUAL THE WESTIN GUANGZHOU Negotiated Rate 协议价格 关注此价格有房型及享受此合同价的起始与终止日期的条件限制，一旦加入协议价格行列，查询栏有“$”符号显示。 Notes Preferences Relationship 备注 客人喜好 联系人（同Contact） ¾ Set up Company Profile: Account: Name：帐户名称 第一行必须输英文或拼音，在地球功能键内输入中文， Company or TA的名称输入要正确，对于地方公司，先输城市名，再输公司名；对于全地区公司或连锁公司，要先输入公司名称，再输入城市名。 Owner: Keyword: 客户负责人 重要查询词 Corporate ID: 公司合同号（旅行社档案为IATA） Page 16 of 74 3/28/2007
OPERA TRAINING MANUAL THE WESTIN GUANGZHOU Relationship: Company Master Company 公司主要负责人 Company Subsidiary Company 公司其他人员 Employee Individual 公司职员 Implant for Travel Agent 来自旅行社 Parent Company of Company 母公司成员 注意事项： 1、系统默认自动保留History, 如果此History不需要保留，请将History的 ‘V’点掉。系统默认在Active上打勾，如果以后不需要再使用客史，请将Active的“V”点掉。 2、City均输拼音或英文。 3、建立公司或旅行社时，如该公司为分公司，则将地名输在公司名的后面，如无分公司，则地名输在公司名的前面。 4、Credit Card / Negotiated Rate / Preferences 三栏目内容可以保存至Future Reservation。 5、档案查询操作界面切换时出现灰色界面呈不可键入状态，此为提醒多重界面已经点开，点托开当前封面界面即可。 6、日期的输入喜达屋标准为“月、日、年 ”。 ¾ New Reservation（新预订）做任何预订—Quick Key “F5” Page 17 of 74 3/28/2007
OPERA TRAINING MANUAL THE WESTIN GUANGZHOU 常用预订操作路径有： ¾ Reservation－New Reservation ¾ F5－Rate Query ¾ Ctrl＋F4－New Reservation ¾ Front Desk－Arrival－Walk In 点击New Reservation→Arrived Date （到达日期）→Nights( 住几晚)→Name(客人姓名)→Company（选择公司）→Agent(旅行社)→Source(来源)→Ok→进入Profile→Name(英文及中文拼音)→First Name(英文及中文拼音)→View By栏目选择Individual－如果之前已经建有档案，选择Ok,如果无选择New Profile(新档案)→建立档案后Ok后，→进入房费代码界面（Rate Query）选择相应的房费代码和房型，→点击Reservation→进入Reservation界面，补充相应的Source（来源）、Payment（付款方式）→点击Save→Close即完成。 输入入住时间后，如果先点击入公司名的话，我们可以看出房间状况，红色为订满， 绿色为可销售，因此我们需先输公司名再输客人名字。 选择相应Rate Code，查询框可条件选择明细，推出界面选择Scope键。 Page 18 of 74 3/28/2007
OPERA TRAINING MANUAL THE WESTIN GUANGZHOU Reservation Form Profile Column-- Name 姓氏（右边第一选择方框可进入Profile作进一步的Edit，第二地球功能键为中文输入） First Name Title Country 名字 头衔 国家 Language VIP Phone 语言 贵宾 电话 Member Type Member Number Member Level 会员类型 会员号码 会员级别 Agent Company Group 旅行社 公司 团体 Source 来源 *以上信息均自动转自Profile。 Arrival Date Nights Departure Date 抵店日期 入住几晚 离店日期 Page 19 of 74 3/28/2007
OPERA TRAINING MANUAL THE WESTIN GUANGZHOU Adults No. of Rooms Room Type 入住成人数 房间数 房间类型代码 RTC－Rate to Charge Room Number Upgrade Reasons 应收价钱的房型代码 房间号码 升级原因 Rate Code Fixed Rate Room Rate 房价代码 固定房价 房价 （Rate）Total Block Code Arrival Time 房价暂计 团队代码 到达时间 Upgrade的房型设定为第一位(左边-实际入住的房型)，第二位（右边－实际收费价格的房型）为原来的，必须有原因输入。 Rate Code一旦选定，连接带出设置好的相应Market Code。 选定的Rate Code为Package Rate 时，“Package”栏目蓝色显示。 Room Rate可以Refresh或者点击价格单元格直接更改（权限限制）。 Multiple Rate-多种价格选择，须是入住天数两晚及以上的价格更改。适用例子如：交易会开始前及期间实行房价不同，可以选用；根据具体客人入住前后享用价格体系的不同选用不同Rate Code及执行日期；一旦完成操作，价格栏显示为黄色提示。 Block Code栏可以直接连接，将Individual Guest添加入团体中。 Fixed Rate栏默认空白，一旦选上，房价被固定了，将不可在Package 、Discount、Multiple Rate三栏目作任何有关价格更改的操作。 （Rate）Total可以查看选定房价是否含有套价。 Adults栏不可为零，否则Rate 默认为零且呈不可更改状态。 Reservation Type Market Code Source Code 预订类型 市场代码 订房来源代码 Original Payment Credit Card No. 订房途径 付款方式 信用卡号码 Expired Date GDS No. Approval Code 有效期 订房中心号码 预取授权号 Approval Amount Suite With Check Out Time 预取授权金额 随同人员 离店时间 Confirmation Guest Balance Discount Amount /% 确认 客人余额 折扣金额 / 百分比 Reason Specials Package 折扣原因 特别要求 套价 Comments Item Inventory 备注 借用物品 Contact Name Contact Phone 联系人 联系电话 付款方式选择为现金时，Comments栏须输入“POA－Paid Own Account”,信用卡界面呈阴影（不可操作状态）；选择信用卡时必须输入相关信用卡信息（信用卡号码，有效期，授权号，授权金额）。 Discount金额输入负数金额可以记录为Upselling。 Page 20 of 74 3/28/2007
OPERA TRAINING MANUAL THE WESTIN GUANGZHOU Special栏信息可以带入Profile Preference。 Comments栏会有Profile Note信息栏内容反映，一旦输入多项信息，此栏显示黄色。 Item Inventory：客人借用物品记录，适用与Housekeeping，快捷键F5可以操作。 Additional Reservation Fields (As the above module) No Post Print Rate 营业点可否入房帐选项 保密房价选项 Pickup Requested Transport Type Station Code 迎接需求 交通工具类型 站点 Carrier Code Dropoff Requested 航班号 送客需求 No Post：视客人押金是否足够而决定客人可否在营业点挂房帐；营业点收银员在入房帐时遇到大额度的帐单需电话咨询前台。 ¾ Options: (As the below module) 1. Accompanying: 附随的 用于客人的别称，如客人的名字为广东拼音--林（LAM）;王（WONG）等。Attach New Name，查询客人资料时只要输入广东拼音的姓氏，系统设置将自动连接并显示出相应的标准拼音姓氏。多用于快捷服务中心“Ctrl+F7”。 Page 21 of 74 3/28/2007
OPERA TRAINING MANUAL THE WESTIN GUANGZHOU Reservation-Option 预订选项 Accompanying: 附随的 Page 22 of 74 3/28/2007
OPERA TRAINING MANUAL THE WESTIN GUANGZHOU 2. Add On: 复制预定（As the above module） 留意Payment提问选项，复制完毕其中一预订需要更新姓名时，先Search Profile查找，确认此人之前有否Profile，没有请选New，否则的话，你的更改会将Original Profile一同覆盖。须知，每人均须建立有一档案，而一人是可以同时拥有两个或以上的预订。 Page 23 of 74 3/28/2007
OPERA TRAINING MANUAL THE WESTIN GUANGZHOU 3. Agent/Company: 连接旅行社/公司 （As the above module） 有协议的本地公司预订散客，此客人已有预订，可以选择RSVN－Option－Agent / Company -Profile Linkage－Options－Negotiated Rate选择此公司Rate Code；如果客人自付帐单而不享用协议价，此操作步骤已完成，日后查询与统计该公司订房数已经计入该客人房数，此客人原预订Room Rate不变。而此客人享受公司协议价时，接着操作Refresh Room Rate。 4. Alerts: 警告 （As the below module） Area有三选项：Check In / Check Out / Reservation,完成Alert, Check in Alert会在check in 的时候跳出一次以后便不再跳出，Check out Alert会在进入Billing 界面时跳出，Reservation Alert会在进入预订时提示。 5. Billing: 可从此进入收银员操作界面 （As the below module） 6. Cancel: 取消（有权限限制） 7. Changes: 更改记录 （As the below module） Page 24 of 74 3/28/2007
OPERA TRAINING MANUAL THE WESTIN GUANGZHOU Billing Changes Page 25 of 74 3/28/2007
OPERA TRAINING MANUAL THE WESTIN GUANGZHOU 8. Confirmation: 预订确认信 9. Credit Cards: 信用卡预取授权 输入授权金额以及授权号码，金额输入更改输入负数金额，Manual键操作。 Page 26 of 74 3/28/2007
OPERA TRAINING MANUAL THE WESTIN GUANGZHOU 10. Delete: 清除（禁用） 11. Deposit: 订金 （As the below module） 订金输入后需要更正，Edit键入，输入相同金额的负数； Description 栏需要详细注明订金使用日期、用途； Deposit Transfer指预订状态下的订金转移，此预订一旦Check In，订金转移就转换为Transaction Code Transfer操作步骤了； 有订金的预订当天未到，视情况而定：如果延期，直接更新到达日期即可；确认保证预订款逾期不退，由经理确认No Show Charge（如交易会期间预订）；有订金的预订不认可取消预订，还可以建立并Check In一间PM并且将订金转至PM房内，由财务部应收跟进。 12. Fixed Charges: 固定费用 （As the below module） 用于指定某个周期（可能是每天，每周或每月）每天固定金额的收费（Transaction Code收费代码、Amount金额、Quantity数量），固定收费必须金额与收费代码固定，夜审过房费时自动过帐。办理续住时如仍须加收此固定收费需要重新设置。 Page 27 of 74 3/28/2007
OPERA TRAINING MANUAL THE WESTIN GUANGZHOU 13. History: 住店历史 Page 28 of 74 3/28/2007
OPERA TRAINING MANUAL THE WESTIN GUANGZHOU 14. Housekeeping: 通知客房部做夜床（一般不用，此工作为客房部每晚必做） 15. Locator: 客人方位。 C/I后，客人交待某一时间段在哪个方位或需要保密方位（Do not Disturb）的情况，超过截止时间后，Locator会自动取消。时间输入为24小时制。DND状态需Take Message。Reservation栏下有Trace Lamp 显示。 16. Message: 客人留言 New---Message Text, 输入message内容并存档，reservation界面下方会自动出现红色Message，表示该客人有过一个留言。当客人反馈看到留言后，Option- Message - Message Received (如果有多条message便点击Received All键), 此时预订下方红色的Message就会自动消失，Received的留言还可恢复及打印。 提醒：留言应简明扼要，字符输入太满会影响数据库。 同时给多人留同一信息，先Search，选定客人再输入信息（常用FD－Message界面操作）。 Page 29 of 74 3/28/2007
OPERA TRAINING MANUAL THE WESTIN GUANGZHOU 17. Package Option: 包价选项 可以查询房价含餐或其它优惠使用情况。 18. Party: 小团体 New Reservation---No. of Rooms---Option---Party---Add tot---Select---Ok, 做过Party后，在Profile旁Group内会有提示，分离只需 “Detach”。 19. Queue: 排队等候 只在Due In 条件下，等候房间（少用）。一旦操作可以提醒客房部赶紧打扫房间。RSVN栏目下有红灯显示，Shift＋F3（Housekeeping Room Status界面）可以查询。 20. Rate Info: 房价信息 （As the below module） 可查看套价，服务费明细。 21. Register Card: 登房卡 电脑打印登记单。 Page 30 of 74 3/28/2007
OPERA TRAINING MANUAL THE WESTIN GUANGZHOU Rate Information Room Move Page 31 of 74 3/28/2007
OPERA TRAINING MANUAL THE WESTIN GUANGZHOU 22. Room Move: 转房（As the above module） 预订必须已经进入Checked In状态, 已经拥有一个房号； Option>Room Move, 输入想要换的房间号码（或者点下拉键可以进入Room Search界面选择，选中新的房号）选择是否改变原来房间的房态（选择的房型默认在Room Type第一栏），换房成功。回到Reservation界面后，Room Number自动转换为新的房号。 如果换入房间已有客人入住，执行Room Change时，可以直接进入Share状态，确认付款人，Rate Code。 23. Routing: 分帐指令 把特定的日期，特定的帐号转到相应的公司、团队或房间。 Room Routing部分费用转到别的房间 一般用于团队分帐，将各个房间的帐通过routing转到统一的PM房。FIT的Paid By、Paid For不做Routing , 可以作Party，结帐采用Balance Transfer（余额转帐－Code：8888），确保客史的完整。 Window Routing在自己房间分账 同一间房费用的分单，根据客人要求不同的费用打印不同的帐单，适用于FIT。Opera默认第二个窗口（最多可加有8个窗口）。 Page 32 of 74 3/28/2007
OPERA TRAINING MANUAL THE WESTIN GUANGZHOU Entire Stay整个住店期间 Other Stay特定的转账日期 Routing Code 不可重叠选择 操作：点击Routing→New→选择Room Routing 或Window Routing以及Entire / Other Dates- Route Room（选择要转入的房间号）Route to Name（要将账转给的公司名称）→Routing Code（分账内容的代码，此为大项，若此大项里找不到它分账的内容，则在Group, Subgroup, Transaction Codes(小项)里选择→点击Ok→ Close即可。 24. Share: 共享一房 （As the below two modules） 前提条件：一房最多Share三人；入住时间必须形成交叉状态；Rate Code必须一 致；Share的所有预订的Fixed Rate栏必须为空白，否则,Entire, Split , Full等键呈阴影不可操作状态。 1 Combine: ○Profile: 没有做预订的两个人合住 2○Reservation: 已经存在预订的两个人合住 Entire:点击确认的客人名字，再点击Entire，则表示房费由此位客人结帐。 Split: 点击后房费会平均分配给share的每个预订，俗称AA制。 Full: 所有预订均按原价支付，一般不操作。 Break share: 点击后出现输入新房间号码的输入框（点击下拉菜单可进入Room Search界面进行选择房间），被选预订已被转到新的房间，Break Share即成功。 Page 33 of 74 3/28/2007
OPERA TRAINING MANUAL THE WESTIN GUANGZHOU Trace Page 34 of 74 3/28/2007
OPERA TRAINING MANUAL THE WESTIN GUANGZHOU 25. Trace: 内部留言 （As the above module） 点击Traces→New→选择需要留言岗位，并点击为“×”→在Text 输入留言内容→Save→Close 完成trace后，如果再次进入reservation界面左下角会出现红色trace提示框，点击即可进入trace。如果trace事件已经收到并解决，点击resolved表示，reservation的红色提示会自动消失。 Urgent 及On Date事项不用此功能键。 26. Waitlist: 候补 Reason---Priority（给所有Waitlist客人优先排列顺序，在Reservation的Waitlist中 会有排序名单，一旦有房，可能接受预订，便可Accept. 一旦列入Waitlist，Due In 状态转为Waitlist，Reservation界面呈阴影不可操作状 态。 Page 35 of 74 3/28/2007
OPERA TRAINING MANUAL THE WESTIN GUANGZHOU ¾ Business Block: Business Block Search: Search Criteria: Name、Start Date、Comp、Agent、Group 、Source、 Contact、Owner、Block Code、Block ID、Status Page 36 of 74 3/28/2007
OPERA TRAINING MANUAL THE WESTIN GUANGZHOU New--- 1. Block Head: (As the above module) Acct. comp. (Linkage Company or Travel Agent Profile, 左边框显示的是符合输入条件的档案，若连接多个公司，则可点击小方框，公司名后的数字为Profile ID, 如果变成黄色，表示连接了多个档案)。 2. Agent与Company相同。 2. Group: 为团队档案 3. Block Name: 电脑自动默认公司的名字，如果有Primary, 会自动Copy下来. 4. Alias: 别称 可用于会议团或不想其他人知道公司的真正名称，为了保密，可将真正名称输在此处，为了方便与旅行团对团，因此建议在此处输入旅行社Fax上的团号. 5. Name: 拼音代码+日期代码，如XNY0403A（前三位为字母，后五位为数字，也可含有字母）。 7. Start Date 入住日期; End Date离店日期 8. Status锁房状态 Tentative团队不确认; Definite 团队确认 当在Tentative 状态下，要把整个团队取消，直接下拉菜单选择Los键就可以取消团队了，而且此团队不可以再激活； 当一个团队确认了之后，要将Reservation Type更改为Definite； 在Definite状态下，还没有生成确认号码，如果想取消此团队就直接进入Option－Cutoff 就可以把此团队房间清除；若生成了确认号码的团队就必须进入Reservation给每一个预订作取消，之后才可以进入Option－Cutoff把团队房间清除。对于团队的更改与取消都要及时，否则影响到酒店入住率。 9. Market选择正确的Market Code， Rate Code必须与Market Code相符 10. Source选择正确的预订来源 Owner负责此团的Sales的人员 11. Block Code: Reservation Type默认 按Name电脑自动默认的 12. Packages 此处只做说明，不影响实际 13. Cut off date: 停止日期 (整体的) Cut off days: 按时间段确认停止时间 （逐日的） Page 37 of 74 3/28/2007
OPERA TRAINING MANUAL THE WESTIN GUANGZHOU 14. Follow up Date: 跟进日期 针对Sales, 提醒提前确认的最后日期 15. Elastic Block: 弹性锁房 规定必须选择√，否则不可Overbooking, 做成的预订日期也不可更改。 →Save(Block ID自动添加)→Room Grid（房型表格）→选择相应的房型和输入房量，可选用两种方式 直接在界面上输入→Close 点击Range→选择相应的Room Type→在No of Rooms 处输入数量→OK Range 对选择 的数量进行更改的方式 Range：点击Range→选择Room type→点击Increase/Decrease→在No of Rooms 处输入数量，如果是减少数量，输入数量负数，点击OK。 Wash：范围， 挑选范围，日期，房型，房间数。点击Wash→By value更改数值， By Percentage 换百分比（少操作）→输入相应的Value或Percentage→点击OK。 Priorities：对界面上的房型进行重新从左至右排序，但不影响Grid的预留数据。 →Close→ Close→Reservation→Group Option→Room list→Quick split or Share→Routing Page 38 of 74 3/28/2007
OPERA TRAINING MANUAL THE WESTIN GUANGZHOU Wash Priorities Page 39 of 74 3/28/2007
OPERA TRAINING MANUAL THE WESTIN GUANGZHOU 如何做Share：点击团员→Shares→下拉键→Stop；如果漏作Share,点击Options做Share； Copy: 锁房复制，可更改日期及Block Code, 复制后状态为Tentative。 ¾ Reservation－Group Option Rooming List Check In Group Room Assign 团队名单 团队入住 团队分房 Room Status Print Registration New Post Master 房态 打印登记表 建立新帐户 Delete Cut Keys 清除 作房间钥匙 Page 40 of 74 3/28/2007
OPERA TRAINING MANUAL THE WESTIN GUANGZHOU Rooming List Rooming List团队名单 选择Rooming List， 先分一个PM房给团队，然后按团队预定的房间类型进行分配，若Share的房间要注意房费的设置。 Assign for same date’s arrival, if not select “All Date”, 分好房后核查 Room Status。 PM房Window Routing－Same Name-Transaction Group-All guests from this group-OK; 选定其中一间分好的房间，Room Routing－Master Account name-Transaction Group-All guest from this group-OK. New Post Master 如果其中帐务另外挂其他公司账户可以此键操作（少用）。 Check In Group 团队入住 先将PM房Check In，再使用团队Check In的功能键，Check In该团所有的房间。 选择Inspected Rooms Only - Cut Keys to all group guest - Number of Keys - Per Reservation － Don’t print RC －Check In 团体其中一房需延住，先Block Head延长日期，再选This Guest Only，Routing需相应地作延长。 Page 41 of 74 3/28/2007
OPERA TRAINING MANUAL THE WESTIN GUANGZHOU Check In Group ¾ Block Option Page 42 of 74 3/28/2007
OPERA TRAINING MANUAL THE WESTIN GUANGZHOU Front Desk 前台 1. Arrivals 到店 2. In House Gusts 在店 3. Accounts 酒店帐号 4. Room blocking 锁房 5. Message 客人留言 6. Trace 内部留言 7. House Status (Shift+F3) 当前房态 Arrivals ¾ Accounts: 酒店帐号 客人在酒店消费，但不在酒店住宿，客人要求打印帐单，可从此做假房。 Name---Profile Account from---until Room Type (PF)： PM－Posting Master PF－Permanent Folio PQ－Banquet Event Posting PY－House Use Page 43 of 74 3/28/2007
OPERA TRAINING MANUAL THE WESTIN GUANGZHOU Source: 根据实际情况选 Room: 9500—9550 Check IN Routing与预订分帐类似 Accounts的另外一种用途：客人在外不能及时回酒店办退房，但要求先把帐单准备 好，此时可做PF，将客人原有房间的帐目转到PF上，再将原房间退掉。 Accounts ¾ Room Blocking: 排房 (As the below module) 选定预订后，点击Block, 选房，锁房，Unblock, 取消锁房。 Auto: 电脑自动选房，一般用于团队。 在Advanced中将Incl. Blocked Res.选中，可以显示已经排上房号的预定。 FIT: Check In: 电脑会自动选择房号，并于下方给出另外5间可供选择的房号。 Walk IN FIT: 直接从Arrivals---Walk In---Name---Rate Plan Query (Source为Walk In)。 ¾ In-House Guests: 在店客人 1. Cancel C/I (Do you want to block room?是否要保留房号)，当客人有消费后便不可取消入住。 2. Options: Page 44 of 74 3/28/2007
OPERA TRAINING MANUAL THE WESTIN GUANGZHOU Room Move换房：Move to Room换房至，Change room status for 3318 to clean / dirty / Pick Up?将房间状态改为干净房/脏房/不确定房态？（Pick up房指客人进房后又退出，不能确认房态的房间）。 Billing: Cashier Login 3. Group Check IN: Block---Group Option---Check In Group 4. Quick Keys of Front Desk: 前台常用快捷键 Detail Availability Ctrl+F2 可卖房状态详情 Room Search: F3 房间查询 House Status: Shift+F3 当前房态 Dashboard: Ctrl+F4 导航盘 Rate Query: F5 房价查询 Phone Book: Shift+F7 电话簿 Operator：Ctrl＋F7 总机（查询客人历史档案） Logout: F8 退出 Interface Menu：Shift＋F8 做房间钥匙 Room Blocking Page 45 of 74 3/28/2007
OPERA TRAINING MANUAL THE WESTIN GUANGZHOU In-House Guests Billing 帐单 ¾ Transaction Code交易代码 Code 1××× ：Room Revenue 房费收入代码 Code 2××× - 3××× ： F&B Revenue 餐饮收入代码 Code 4××× - 5××× ： Other Operating Revenue 其他营业收入代码 Code 8××× ：Adjust 调整 Code 9××× ：Payment 付款 Code ××88 ：(on Revenue Code) Manual Post 手工入帐 Code ××99 ：(on Revenue Code) Rebate 帐务减免 Code8000 ：Paid Out Code8001 ：Deposit Refund 现金支付 订金退款 Code8002 ：Cash Advance Code8010 ：Unicef Donation 预支现金（信用卡提现） 联合国儿童金捐赠 Page 46 of 74 3/28/2007
OPERA TRAINING MANUAL THE WESTIN GUANGZHOU Code8888 ：Balance Transfer Code8899 ：Paid Out Commission 余额转帐（适用P/B & P/F） 预支现金手续费（5％） Code9100 ：Cash Code9104 ：Cheque 现金 支票 Code92××：Credit Card Code9300：City Ledger 信用卡付款 挂帐 Paid Out：现金支付 收回客人押金单，核对Deposit与Paid Out两者签名是否一致； 不一致的话，争取获得押金交付客人的授权函； 或者得到部门经理批准复制结算客人的有效证件及获取其申明，在Opera－Profile Note中备注以便日后查询。 Cash Advance：预支现金 前提必须是住店客人,并且须得到部门经理批准,视情况而定(备用金额度)有限额； 交易进行时,别忘记须收取5%的手续费并入帐至相应的交易代码(＃8899), 交易(预支现金与手续费之和)必须现结,不可挂房帐； 紧急事故预支现金不支持此操作 ，由大堂经理执行现金报销程序，先行House Bank中支付。 *Westin不支持Cash Advance from Credit Card, 建议客人使用大堂的ATM机。 Cashier Report：收银员报表 Code“1×××”－“5×××”（收入交易代码）出现在报表时，意味着“凭证在哪”，否则财务部门同事事后得问你要了； Code“8×××”（调整交易代码）是否经理须批示； Code“××99”（交易减免代码）必须是经理批准的，“Surcharge”No Discount； Code“92××”（前台信用卡交易代码）,而“POS Credit Card”－Infrasys的信用卡交易代码。 Balance Transfer：余额转帐 入住时确认好Paid By（被付款人） 和 Paid For（付款人） 关系，获取Paid For的付款承诺书，明确付款项目（“All of Charges” or “Part of Charges”）及支付期间,为保持客史统计数据的完整性，不建议“Routing”操作，因此退房采取余额转帐； Paid By先行退房时，请打印其消费明细帐单让其预览并确认签名，帐单转Paid For帐袋中； 对于多间房Paid By和Paid For关系的客人还可以用“Party”组合，提醒查询与退房结算。 City Ledger：挂帐 首先需要建立有AR Account（应收帐号），接着Option－Routing – Window－Profile Linkage – Company / Agent / Booking Center- “All of Charge” or “Part of Charge” (Routing Code) ；挂帐房间宜先结算个人帐部分。 Page 47 of 74 3/28/2007
OPERA TRAINING MANUAL THE WESTIN GUANGZHOU ¾ Post－Transaction Post 入帐 帐务需一笔一笔入，Check No#（帐单号）系统打印帐单号，手写单输入印刷品单号，Supplement（附录）简明扼要； Transaction Code 栏可输入Transaction Group的英文开头字母进行模糊查询； 选定Transaction Code后Arrangement Code自动默认，不可私自更改此栏； 若Check No.相同，系统会将两笔费用归类在第一个Transaction Code中，屏幕出现“＋”双击即可显示明细。 Edit Post 更改帐务 更改帐务条件为：当天，同一交易代码，同一金额，同一收银员代码，更改方法为：更改帐务数量（负一笔，非负数金额），原因须附上。 Cashiering Function keys 收银员功能键（鼠标右键） Transfer to Window New Window Delete Window 转帐至另一窗口 新建窗口 清除窗口 Screen View View Summarized Transaction 屏幕预览 预览交易汇总 Delete Transaction Split Transaction Adjust Transaction Page 48 of 74 3/28/2007
OPERA TRAINING MANUAL THE WESTIN GUANGZHOU 清除交易 平分交易 调整交易 Transfer Transaction Add Guest View Remove Guest View 转帐 添加客人预览 移动客人预览 Next Guest Previous Guest POS Check Details 下一位客人 上一位客人 营业点帐单明细 Billing Option Agent /Company Credit Cards Disable Phone 旅行社 / 公司 信用卡 隐藏电话号码 Fixed Charges Folio History Package Option 固定收费 历史帐单 套价选项 Phone Details Post Rate Code Posting History 电话明细 房价代码入帐 入帐历史 Profile Resrvation Routing 客史 预订 分帐 Settlement 帐单结算 (As the below module) Settlement功能键界面默认Room Status：Stay Over。 ¾ Interim Bill 暂结帐单 等同Payment操作，结算当前帐单，此操作可连接帐单打印选择。 Page 49 of 74 3/28/2007
OPERA TRAINING MANUAL THE WESTIN GUANGZHOU ¾ Early Departure 提前离店 当天Check In房间，Option－Reservation－Room Nights－“0”－OK-Settlement－Early Departure－Post Room and Tax，让系统遵循Rate Code过房费； Walk In 房间禁Room Nights－“0”，因为一旦选择，退出预定后，进入Billing客人Folio时将自动遵循Rate Code过一晚房费；即使客人出租房间为日用房性质，Room Nights必须是“1”。 当天Check In或者Walk In房间提前离店，收取折扣房费，Option－Reservation- Room Nights-“0”-Discount (Amount or “%”)-Discount Reason-OK；避免手工算房费出错，建议采用遵循Rate Code系统过房费方法为佳。 Room Nights－“o” 完成后，Room Rate处点击直接更改房价，或者下拉菜单选择Refresh Rate 功能键更改房价，建议不采用此方法。 完成Early Departure后可在“Shift＋F3”－Activity框中查询。 ¾ Advance Bill 预付帐单 Settlement－Advance Bill－Fixed Charges－“Tonight“ or “Entire Stay”－Payment－“Post” or “Close” Page 50 of 74 3/28/2007
OPERA TRAINING MANUAL THE WESTIN GUANGZHOU 选择好预过房费的期间（今晚或入住期间），如果只是预先试算房费消费不结算，选择Close键；而如果客人需要预付房费在内的帐单，选择Post键，结算的金额为当前客人消费总额（含刚滚过的房费在内）。 Advance Bill一旦操作，房费（一晚或多晚）将提前过帐，系统夜审时不会再有房 费过帐。 一般情况下，不建议选择“Entire Stay”，首先影响当晚的平均房价（Shift＋F3－ End of Day Projection框可查询），再者可能会出现客人提前离店而将减免房费。 ¾ Fast Post 快速入帐 不用进入客人房间帐单的入帐，下栏处有不间断输入的合计金额、笔数。 关注左下方如果有蓝色“No Post”显示, 意味着该客人没有足够押金可挂房帐，同时栏目上方有 “Balance”显示，如果继续输入房帐，记得随后马上追收押金。 ¾ Cashier Functions 收银功能区 Currency Exchange Currency Calculator General Cashier 外币兑换 外币换算 总出纳 Cashier Status Deposit /Cancellation Exchange Rate 收银员状态 订金 / 取消 兑换率 Page 51 of 74 3/28/2007
OPERA TRAINING MANUAL THE WESTIN GUANGZHOU Folio History Receipt History Journal 历史帐单 历史单据 日记帐 Cashier Reports Batch Postings Batch Folio 收银报表 批量入帐 批量打印帐单 Currency Exchange外币兑换 仅对住店客人服务，除非得到部门总监批准的（非住店但为酒店消费客人）； Exchange Code栏有Cash和Check必选项； 手工操作须知：旅行支票兑换有％的贴息率须扣除；外币钞票运用现钞率，旅行支票运用现汇率； 外币兑换操作不显示在Billing内，可通过收银报表或者是Receipt History栏查询； Receipt History历史单据 Receipt Type：Currency Exchange Cash；Currency Exchange Check；Deposit；Paid Out； Payment 可以选项查询明细。 Batch Postings批量入账 同一交易代码，同一交易金额，同时入账不同房间，可以选择此功能键。 Page 52 of 74 3/28/2007
OPERA TRAINING MANUAL THE WESTIN GUANGZHOU Currency Exchange Receipt History Page 53 of 74 3/28/2007
OPERA TRAINING MANUAL THE WESTIN GUANGZHOU Batch Postings ¾ Close Cashier 收银员关帐 每位收银员至多可以开关收银帐三次。 Page 54 of 74 3/28/2007
OPERA TRAINING MANUAL THE WESTIN GUANGZHOU Ledger by Cashier ¾ Quick Check Out 快速退房 适用于团体Check Out Zero 房间，即快速将PM中Balance为零房间先行退房。 Page 55 of 74 3/28/2007
OPERA TRAINING MANUAL THE WESTIN GUANGZHOU Rooms Management 房间管理 Housekeeping Housekeeping Management 客房管理 Queue Rooms 排队房间 House Assignment 分配房间 Room Discrepancies 房间差异 Attendant Points 服务员工作要点 Task Assignment 任务委派 ¾ Housekeeping Management Room Status： Clean Dirty Out of Order 干净房 脏房 坏房 Out of Service Pick up Inspected 暂停服务房 房态不确定房 楼层主管已查干净房 Front Desk ： Occ（Occupied） VAC（Vacant） 占用房 空房 Reservation Status： Arrivals（Due In） Arrived Stay Over 预抵店 到店 过夜房 Page 56 of 74 3/28/2007
OPERA TRAINING MANUAL THE WESTIN GUANGZHOU Day Use Due Out Departed 日用房 预离店 已离店 Not Resrved 未预订房 House Assignment房间暂留，如VIP房 General Assignment Housekeeping Assignment Unassigned 一般分配 客房部分配 解除分配 一旦分配了此房间，此房号不存在可选房号区域，必须要解除释放才可卖此房。 Out Of Order / Service 坏房 / 暂停服务房 Room History 房间历史 Sell Limits 房间售卖限制 Page 57 of 74 3/28/2007
OPERA TRAINING MANUAL THE WESTIN GUANGZHOU Room Discrepancy Transfer FO/Data Page 58 of 74 3/28/2007
OPERA TRAINING MANUAL THE WESTIN GUANGZHOU Accounts Receivable 应收 Account Maintenance 帐务维护 Transfer FO/Data （中间地带）转移前台挂帐数据 Credit Card 信用卡数据 Research 调查 Mailing 邮件 Transfer FO/Data & Credit Card 每晚夜审后，Transfer FO/Data 与Credit Card 数据库生成，如果不转移会累加帐龄； Transfer Accruals to AR- Edit-支持更改挂错公司、旅行社或订房中心等的名称； Transfer完成后Trail Balance Report中将反映出来，下一步骤进入Account Maintenance。 Account Maintenance Page 59 of 74 3/28/2007
OPERA TRAINING MANUAL THE WESTIN GUANGZHOU ¾ 建立AR Account 路径有： Profile－Profile Search (New or Edit) – View By (选择Profile Type) - Account (建立账户) – Address 需要详细输入，日后邮寄帐单地址以此界面地址为依据 －Statistic & Information – AR栏下拉菜单 －Setup Account操作界面 －Account Type － Account Number （前两位为字母，后六位为数字）－ Credit Limit 信贷限额(提示City Ledger Settlement) － Reference Currency 默认人民币 －OK－OK AR - Account Maintenance – AR Account Search – New – Profile Search – 接下来步骤同上。 ¾ Delete AR Account 光标停留在所选帐号，点击Edit－ Setup Account 界面 －Permanent Account 点除勾号 －OK －Delete。 AR Account 有Balance的帐号无法操作Delete键（呈阴影状态） ¾ AR Post 调整金额 光标停留在所选帐号，Select －AR Account －Detail – Post – 接下来步骤同Billing栏Post键 一旦操作将影响Trail Balance Report与Aging帐龄。 Page 60 of 74 3/28/2007
OPERA TRAINING MANUAL THE WESTIN GUANGZHOU AR Post ¾ New 新帐单 New Invoice, Transfer FO/Data 转移完毕出现丢失时，先求助IT查找，得到确认后再操作此功能键。 Page 61 of 74 3/28/2007
OPERA TRAINING MANUAL THE WESTIN GUANGZHOU ¾ AR Pay 应收付款 Apply Payment：Apply Payment －Payment Code－Currency－Amount－Supplement－Reference－ Post；适用单笔或部分帐款支付。 Deposit or Payment Unallocated Payment －Payment Code － Currency － Amount －Supplement －Reference － Post； 此款项将入到该应收帐号内，不会抵冲任何挂帐。 需要从Deposit中结算账户内的挂帐：“×”选中Deposit Amount 栏及需 支付帐务栏 －Pay－付款步骤如上。 Back Charge Payment：点击右键－Unapply－选中－Unapply，Open栏将 恢复Balance。 在黄色查询框点击Open为所有余额账户显示；点击Payment Only 为已付款账户显示。 Deposit Cancel：点击右键－Reverse Payment。 Page 62 of 74 3/28/2007
OPERA TRAINING MANUAL THE WESTIN GUANGZHOU Apply Payment to Oldest Charges：支付最早账户，如有剩余金额将自动冲抵其他应收帐。 Apply Payment to Marked Charges。 Apply Payment Selectively：在Apply栏直接输入应付款。 ¾ Compress 压缩帐，适用于信用卡 可压缩更改的错帐（正负两笔）及同一性质付款； 查询框点击“All”，压缩后的帐呈“＋”状态隐藏，点击即可显示明细 操作前提为：只是Invoices（非Payment）可操作，不支持Paid Invoices，同一Current Day的Posting。 ¾ Option Account Setup Aging Folio History 帐号设置 帐龄 历史帐单 Future Reservation Notes Pay History 未来预订 备注 付款历史 Post History Profile Statement 入账历史 客史 对帐单 Traces Transfer Year View 内部留言 转帐 全年预览 Page 63 of 74 3/28/2007
OPERA TRAINING MANUAL THE WESTIN GUANGZHOU Statement－Add Text（发送短信），输入后显示在月结单左下方。 Transfer (Payment)：Payment入错账户，需转入正确的账户，光标选中Payment － 点击右键 － Unapply－ Unapply －Pay – Payment Code (9804 –AR Inter Transfer) – Select the “AR Inter Transfer” - Option – Transfer – Transfer Search (AR Account Search) – OK – Yes。 Pay History & Post History 同等Profile & Reservation的“Changes”键。 Mailing： Batch Settlement；Mailing History；Reminder Letters；Trace Follow up the AR Account 点击AR Account，Account Balance 栏金额为Account Type 的余额； Aging 栏： “Up to 30, 30-60,60-90,90-120”显示Open (Balance)栏中的数据帐龄；月末的帐龄越小意味着酒店收入越大，因此Open栏中的数据不可超过90天Pay，此为信贷规定。 Setup Account Type Setup－System Configuration – AR – Account Type – New – Type (三位缩写字母) – Description – Settlement – Name – “Print Invoice with Detail” – OK Page 64 of 74 3/28/2007
OPERA TRAINING MANUAL THE WESTIN GUANGZHOU Account Type AIR-Airlines APL-Apartment Ledger BAN-Banquet Company CCC-Credit Card CIT-City Ledger CRB-Credit Balance DEP-Deposit DFT-Default EMP-Employee Account GOV-Government LCC-Local Cooperation Company LCO-Local Company LSL-Long Staying Ledger LTA-Local Travel Agent OCC-Oversea Cooperation Company OCO-Oversea Company OSW-Other Starwood OTA-Oversea Travel Agent OWN-Owner Account SPG-SPG Ledger Commission 佣金 Payment Processing 处理付款 Payment Activity 付款行动 Research 调查 Check Out 后，过完夜审佣金才产生，进入相应的旅行社或者订房中心。 ¾ Commission 路径 Rate Code：Setup – Rate Management – Rate Code – Rate Setup －“Commission”－Linkage to Transaction Code （Transaction / Package Transaction Code） Page 65 of 74 3/28/2007
OPERA TRAINING MANUAL THE WESTIN GUANGZHOU Profile：Profile Search －Profile Type (Agent) – Statistic & Information – Bank Account – Commission “In house guest” – Advance search – Rate Code （选定有Commission Code的）– Reservation Form – “Profile”栏的Agent (Linkage)Commission，此状态选择不同的Commission Code冲突了，系统默认Rate Code 优先选择。 Payment Processing By Account / By Agent – New – Agent Search – OK – Reservation – Search – Name – Tick “Check Out” – OK – “If attached to another Travel Agent these records will be detached automatically first” –Yes – “Commission calculated successfully – OK – “Details for” – “H”( on Hold-Funds column show as) – Clip the “Release” key (Funds status –“On Hold” change to “To Be Paid” – Pay – Clip the “Hold” and then back to “Release” ¾ New New －Reservation Search －Search －Select it－OK －“If attached to another Travel Agent these records will be detached automatically first” –Yes – “Commission calculated successfully – OK ¾ Edit Edit – Commission Code 下拉菜单选择，一旦选择OK，“Note”栏有记录 ¾ AR 用Commission 应付款冲抵应收，但只是处在 Hold 状态下。 ¾ Option Detach－“Stop Processing Reason” －Reason Code – Description – OK。 Folio Detail – Commission 栏中选择Transaction Code －下一栏有合计显示，Folio 界面的“C”栏有勾号记录。 Setup Commission Code ¾ Setup – System Configuration – Commission – Commission Code – New ¾ 按照百分比设置：Commission code输入百分比- Description- Sequence – Commission Based on – Revenue – New- Commission Code Transaction –选择－OK －Tick the “Based on Net Amount – Commission Amount – OK – Hold Status – Tick “Always” – Reservation History Records －Commission Paid on “Per Night”& “Percentage” – OK ¾ 按照金额设置：Commission Code输入金额 －Description －Sequence －Commission Based on －Reservation－Commission Paid on “Per Night” –Flat Amount－Hold Status －Tick “Always” – Reservation History Records －Commission Paid on “Per Night” & “Flat” －OK Page 66 of 74 3/28/2007
OPERA TRAINING MANUAL THE WESTIN GUANGZHOU Percentage Setup Amount Setup Page 67 of 74 3/28/2007
OPERA TRAINING MANUAL THE WESTIN GUANGZHOU Setup Bank Account Bank Code Branch Code Bank Name 银行代码 （银行）支行代码 银行名称 Routing Number Account Number Payment Method 转账号码 账号 付款方式 Format Next Check Number Edit Check Number 支票报告格式 下一帐支票号码 编辑支票号码 Minimum Processing Amount Currency (RMB) Check Stub Lines 最小处理金额 流通货币 支票存根排列 Language Validate IATA Number Default 语言 有效的航班号码 默认值 EFT File Data：将（如SPG） Commission以“.DCR”格式文件传送给集团付款中心统一付款，节约付款成本。 Payment Activity Register：Bank Search Reprint Check：Bank Search Page 68 of 74 3/28/2007
OPERA TRAINING MANUAL THE WESTIN GUANGZHOU DOWN TIME REPORT DISTRIBUTION Report Name Arrival and check in today 1 1 1 3 Vacant Rooms 1 1 2 Departure All 1 1 1 1 4 Group In House By Room 1 1 1 1 4 Block Information 1 1 1 3 Open Balance All 1 1 2 Guest INH-By Room 1 1 1 1 1 5 Guest INH-By Name 1 1 1 1 4 Guest INH w/Cash 1 1 2 Payment Method Room Plan 1 1 2 Guest INH-By Trace 1 1 1 1 1 5 建议保存时间：A Shift 9:00-9:30AM B Shift 9:00-9:30PM C Shift 3:00-3:30 AM(After Night Audit Run) Remark： This is the sample。 Page 69 of 74 3/28/2007 Shift Leader Reservation Front Desk Express Service Housekeeping Concierge Chinese Restaurant Western Restaurant Total of # copies
OPERA TRAINING MANUAL THE WESTIN GUANGZHOU End of Day Status 夜审 过夜审前准备工作： Shift+F3： ¾ Out of Order / Out of Service ¾ Departures Expected (Due Out) ¾ Arrivals Expected (Due In) ¾ Complimentary and House Use ¾ Queue 以上五栏如果有房间存在，点击下拉菜单逐一视情况而定处理。 ¾ Block Not Pick Up：Shift＋F2－Block－Block－Option－Cutoff Reservation ¾ Waitlist Front Desk ¾ Messages－Not Received ¾ Traces－Unresolved ¾ Reservation with Deposit New Account －Account Name－Deposit Transfer－建立完毕选择“Close”（预定状态）； Arrivals－Advanced - Reservation Type – Deposit Due可查找出－选择找出的Deposit Reservation －Option －Deposit －Transfer ¾ Check all PF room： “POS” Rooms balance 必须为零，不必每日Check Out,夜审过后，将所有数据转PF9600； Interface Lost Posting (9500), 预订为年度，禁Check Out，有必要C/O Alert输入。 Cashiering ¾ Close Cashier and Log Out Room Management ¾ Room Discrepancy (Sleep & Skip) ¾ Release Assignment Room Miscellaneous－Reports Backup Reports before Night Audit Run！ “Report Group” select “Guest In House”: Guests INH – By Room / Name Guests In House Rate Check Guests In House Without Nationality Rate Varince Guest INH Complimentary Zero Rate Ros “Report Group” select “Financial” : Open Balance All Page 70 of 74 3/28/2007
OPERA TRAINING MANUAL THE WESTIN GUANGZHOU “Report Group” select “Blocks and Groups: Group Business-INH Detail “Report Group” select “Housekeeping”: Vacant Rooms 确认营业点已经结束，再Night Audit Run； NA Run 有以下步骤，系统将自动操作，操作过程中应不时关注，停留界面及时跟进处理，否则重新Run。 Country Check Arrivals not yet Check In Departures not Check Out Roll the Business Date Post Room & Taxes Run Additional Procedures Print Final Report 夜审结束后，记得打印一份早餐报表送西餐厅，Package Forecast，选择Detail，Date。Shift Report文件包中报表分发各相关部门，不作打印。 ABBREVIATION SEQUENCE FULL TEXT TRANSLATE IN CHINESE A/C ACCOUNT账目 A/L AIRLINES 航线 A/P AIRPORT PICK UP 机场接机 ABFAMERICANBREAKFAST美式早餐 ADV ADVANCE 预先 AGTAGENT社团 ALT ALLOTMENT 配额 ARRARRIVAL到达 ATT'D ATTACHED 附上 BAAP BAO AN AIRPORT宝安机场 BBFCONTINENTALBREAKFAST 欧式早餐 BKG BOOKING 订房 BYAP BAI YUN AIRPORT广州新白云国际机场 C/DCOMMERCIALDISCOUNT公司折扣 C/I CHECK IN 登记入住 C/OCHECKOUT退房 C/R CONTRACT RATE 合约价 C/TCOURTESYD惠折扣 ISCOUNT优 CC COPYCONCERN DEPARTMENT派送有关部门 CHRGCHARGE 收取 CITS CHINA INTERNATIONAL TRAVEL SERVICE 中国国际旅行社 CNFMCONFIRM确认 COLL COLLECT收取 COMPCOMPLIMENTARY 免费 CON CONNECTING连接 CRMCONFERENCE ROOM 会议室 CTS CHINA TRAVL SERVICE 中国旅行社 CXX'LCANCELLED取消 D/C DIAMOND CARD DISCOUNT钻石卡折扣 DBLDOUBLE双重 DEPT DEPARTURE 离开 Page 71 of 74 3/28/2007
OPERA TRAINING MANUAL THE WESTIN GUANGZHOU DEPT DEPARTMENT部门 DFI DAILY FLOWER IN ROOM 房间鲜花摆设 DIRDIRECTOR董事 DIR RATE DIRECTOR RATE 董事房价 DISCDISCOUNT折扣 DLX DELUXE 豪华 DNC DO NOT CHANGE 请别更改 DND DO NOT DISTURB 请勿打扰 DNM DO NOT MOVE 不能移动 DNRDINNER晚餐 DRY HAIRDRYER吹风机 DSKDESK 桌子 DUPL DUPLICATE重复 EAEXPECTEDARRIVAL 预期到达 EAR EARLY CHECK IN / EARLY ARRIVAL 提早到店 EDEXPECTEDDEPARTURE预期离开 EF EXECUTIVE FLOOR 行政楼层 EMLEMAIL 电子邮件 ERST EAST RAILWAY STATION 广州火车东站 EXB EXERCISE BIKE IN ROOM房间健身单车 EXEEXECUTIVE行政 EXT EXTEND 续住 FAO FOREIGN AFFAIRS OFFICE 外事办 FAXFACSIMILE传真 FIT FREEINDIVIDUAL TRAVELLER 散客 FLFLOOR 楼层 FLW FOLLOW跟催 FLWTO FOLLOW跟进 FO FRONTOFFICE前台办公室 FOC FREE OF CHARGE 免收费用 FUGFORCEUP-GRADE特别升级 FYI FOR YOUR IMFORMAT ION谨此知会 G/D GOLD CARD DISCOUNT金卡折扣 GMGENERALMANAGER总经理 GRP GROUP 团体 GSO GLOBAL SALES OFFICE 全球销售办公室 GSTGUEST客人 GTD GUARANTEED 保证 GYMGYM 健身 GZRST GUANGZHOU RAILWAY STATION 广州流花火车站 H4 HOLD ROOM UNTIL 16:00 把房间留起至16:00 HBHEAVENLYBED天梦之床 HBB HEAVENLY BED&BATH 天梦之床&天梦之浴 HFHIGH FLOOR高楼层 HTL HOTEL酒店 HUHOUSE USE职员用房 INC'L INCIDENTAL 杂项费用 INT'LINTERNATIONAL国际 LCO LATE CHECK OUT延迟离店 LDYLAUNDRY洗衣 LTR LETTER 信件 LUNLUNCH午餐 M/I MAIL AND INFORMATION 询问处 MBRREFRESHMENT小冰箱 MGR MANAGER 经理 Page 72 of 74 3/28/2007
OPERA TRAINING MANUAL THE WESTIN GUANGZHOU MST MASTER 主要的 N/SNO-SHOW空订 NBR/NO NUMBER 号码 NSKNONSMOKING 非吸烟 NWS NEWSPAPER报纸 OCCOCCUPIED 已入住 OFC OFFICE办公室 OOO OUT OF ORDER 坏房 OOS OUT OF SERVICE 维修房 ORGZORGANIGER 组织者 PAK PACKAGE套票 PBA PAYMENT BEFORE ARRIVAL 到达前付款 PBT PERSONAL BUTLER SERVICE 私人管家服务 PRE-RE PRE-REGISTRATION准备登记表 PTYPARTY 旅行团 PU PICKUP接车 PYMTPAYMENT付款 R/I RECEPTIONINSTRUCTION接待训示 RCREGISTRATION CARD登记表 RCVD RECEIVED 已收到 REREGARDING关于 RECEP RECEPT接待处 ION REQREQUEST要求 RG REPEAT GUEST常住客人 RMROOM房间 RMS ROOMS DIVISON 房务部 RQREQUEST申请 RSVN RESERVATION 预定 S/D SPECIAL DISCOUNT特别折扣 S/OSLEEPOUT客外宿 S/U SHOW UP出现 S/WSHAREWITH分享 S/W SHARE WITH分享 SAF IN ROOM SAFE 房间保险箱 SGLSINGLE单人 SMK SMOKING 吸烟 STD STANDARD 标准 SUPSUPERIOR高级 SVC SERVICE 服务 T/A TRAVEL AGENT旅行社 T/FTRADEFAIR交易会 T/W TRAVLLING同行（一起入住酒店 WITH） TELTELEPHONE电话 TOP TOPCOMMERCIAL ACCOUNT顶级商务折扣 TVLTRAVEL 旅游 TVLG TRAVELLER旅行者 TWNTWIN 两张床 UG UP-GRADE 升级/提示 VAC VACANT空的 VCHRVOUCHER凭证 VCHR/VR VOUCHER 入住单/住房单 VIP VERY IMPORTANT PEOPLE 非常重要人物 W/IWALKIN没预订的客人 WGZ THE WESTIN GUANGZHOU 广州天誉威斯汀酒店 XBEXTRABED加床 Page 73 of 74 3/28/2007
OPERA TRAINING MANUAL THE WESTIN GUANGZHOU Room Type 房间类型 DRKS DELUXE KING SOMKING 豪华大床房（吸烟） DRKN DELUXE KING NON-SMOKING 豪华大床房（非吸烟） DRTS DELUXE TWIN SOMKING 豪华双床房（吸烟） DRTN DELUXE TWIN NON-SMOKING 豪华双床房（非吸烟） WOKS WESTIN WORKOUT KING SMOKING 威斯汀舒适健身房(吸烟） WOKN WESTIN WORKOUT KING NON-SMOKING威斯汀舒适健身房（非吸烟） EDKS EXECUTIVE DELUXE KING SMOKING 行政豪华大床房（吸烟） EDKN EXECUTIVE DELUXE KING NON-SMOKING 行政豪华大床房（非吸烟） EDTS EXECUTIVE DELUXE TWIN SMOKING 行政豪华双床房（吸烟） EDTN EXECUTIVE DELUXE TWIN NON-SMOKING 行政豪华双床房（非吸烟） ERKS EXECUTIVE WESTIN RENEWAL KING SMOKING 行政活力大床房（吸烟） ERKN EXECUTIVE WESTIN RENEWAL KING NON-SMOKING行政活力大床房（非吸烟） ERTS EXECUTIVE WESTIN RENEWAL TWIN SMOKING 行政活力双床房（吸烟） EGKS EXECUTIVE GRAND DELUXE KING SMOKING 行政超豪华大床房（吸烟） EGKN EXECUTIVE GRAND DELUXE KING NON-SMOKING 行政超豪华大床房（非吸烟） EGTS EXECUTIVE GRAND DELUXE TWIN SMOKING 行政超豪华双床房（吸烟） EXKS EXECUTIVE SUITE KING SMOKING 行政套房（吸烟） EXKN EXECUTIVE SUITE KING NON-SMOKING 行政套房（非吸烟） RXKS ROYAL SUITE KING SMOKING 皇室套房（吸烟） RXKN ROYAL SUITE KING NON-SMOKING 皇室套房（非吸烟） PXKS PRESIDENT SUITE KING SMOKING 总统套房（吸烟） DHKS DELUXE HANDICAPPED KING SMOKING 残疾人大床房（吸烟） DHKN DELUXE HANDICAPPED KING NON-SMOKING 残疾人大床房(非吸烟） Page 74 of 74 3/28/2007
