档案学通讯 2008年第1期
[作者简介]黄世喆,男,广西民族大学管理学院教授、博士;李莉,女,广西民族大学管理学院 2005级档
案学专业硕士研究生。
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知识产权集体管理组织统一管理他们的权利,发放
使用许可证,在适当的条件下收取使用费并在权利
人间进行分配,统筹办理因利用文献信息资源所产
生的用户与权利之间的各种问题。目前,多数著作
权保护较发达的国家都有自己的集体管理组织。这
种制度可有效地解决权利人与用户间的利益冲突,
共同管理,共同授权,有助于减少侵权现象的发生,
对于权利人和利用者都是有利的。
总之,保护科技文献信息的知识产权是为了更
好的实现科技文献信息的共享,两者是统一的。因
为保护知识产权不但刺激了人们智力劳动的积极
性,使科技文献信息量增加,为科技文献信息资源
的共享创造了条件,而且保护知识产权也为使用者
提供了获取科技文献的有效途径,提高了科技文献
的使用率。
注释:
①罗中民、罗利华:《浅析科技文献网络资源共
享与知识产权保护》,《科技与经济》2006年第 2
期。
② 周欣娟:《浅谈文献文献共享与知识产权制
度》,《萍乡高等专科学校学报》2001年第1期。
③ 陈传夫:《高技术与知识产权法》,武汉大学
出版社,2000年第1版 第154~155页。
④陈永华、徐启俊:《档案在利用和公布中的专
利权保护》,《武汉冶金科技大学学报 (社会科学版)
》1999年6月。
⑤ 徐德敏主编:《知识产权法学》,中国政法大
学出版社,2002年9月第1版第167页。
⑥ 罗中民、罗利华:《浅析科技文献网络资源
共享与知识产权保护》,《科技与经济》2006年第 2
期。
⑦ 徐德敏主编:《知识产权法学》,中国政法大
学出版社,2002年9月第1版第253页。
⑧ 刘秀隆:《数字图书馆建设中知识产权问题
的解决路径》,《图书馆》2006年第4期。
(南宁市,邮编:530006)
一、知识管理研究趋势与集成文件档案管理的
知识管理战略研究的必要性
中外文献比较研究揭示,国际知识管理的研究
趋势是快速变化和动态不稳定工作环境下的知识
创造与知识更新和最优化驱动或效率导向的知识
管理(Rezgui,2006;Dani,)。知识管理为
什么管的共同趋势是,促进隐性知识转化、知识传
递与共享,降低知识重用的成本,提高知识集成能
力,通过提升知识使用的效益、效率、效能,通过知
识创新来创造新价值;在全球化、网络化背景下知
识管理日益重要,它渗透到质量管理、人力资源管
理、客户关系管理、研发管理等范畴中,上升为企
业、政府、国家、社会持续发展的核心竞争力(Be-
hounek,2002;Lee,2004;Dani,;左美
云,2006)。知识管理管什么的趋势是面向多种多样
的知识客户服务,在动态的、非连续性变化的、复杂
化的、合作性的、电子政务和商务环境下的知识创
新活动过程中的知识管理,涉及国家、企业、政府、
组织、个人的知识资源、资产和资本管理(Choi&
Lee, 2002;Hofer-Alfies, 2003;Maier, 2004;
Karacapilidis,2005;吴金希,2005;储节旺;2006;丘
均平,2006)。知识管理如何管的趋势是向全方位和
集成文件档案管理的知识管理战略研究
中国人民大学信息资源管理学院 安小米
[摘要]本文采用文献研究方法,分析了知识管理研究中集成研究的趋势及开展集成文件档案管理的知
识管理战略研究的必要性,提出了开展集成文件档案管理的知识管理战略研究的构想及其研究创新。
[关键词]文件档案管理 知识管理战略 集成研究方法论 研究
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档案学通讯 2008年第1期
多元化综合战略方向发展,运用知识链模型、集成
化知识生命周期管理、社会网络分析、本体论、业务
模型创新等知识管理方法,信息技术、人力资源、信
息资源、组织结构及企业文化等战略优势互补以期
最终达到不同时期或不同阶段的规划目标(Rezgui,
2006;Dani,;安小米,2004;张润彤、蓝
天,2005;奉继承,2006;陈建东,2006)。
国际国内知识管理的研究中均缺少跨领域、跨
部门和跨系统的知识管理创新理论和互操作性最
佳实践研究,缺少信息化和网络化及动态不稳定工
作环境下的基于电子文件管理的知识资产风险管
理研究(刘兴城,安小米,2006)。开展集成文件档案
管理的知识管理战略研究具有以下三个方面的意
义:
第一,知识管理需要文件管理和档案管理的方
法支持其可持续发展,具有综合性和长远性规划的
视野:随着全球化、网络化发展,知识管理越来越多
的需要应用于跨时间、跨平台背景,需要建立开放
式的知识客户服务理念,与各种标准、理念集成,方
能满足知识管理持续发展的需要,包括 ISO15489
文件管理标准、战略、方针。开展集成 ISO15489文
件管理国际标准的知识管理战略架构研究是知识
管理自身业务活动的需要(AS5037-2005)。
第二,知识管理需要建立与业务流程集成的基
于证据支持的组织治理完善机制:只有与业务流和
文件流重合的知识流才是知识服务的最优路径,然
而长期以来,业务流、知识流、文件流相互分离,使
得知识转移、重用、创新的成本得不到很好的控制;
与业务流集成也是ISO15489文件管理国际标准修
订工作的最新动向。开展集成文件管理与档案管理
的知识管理战略及其机制研究有利于将文件管理、
档案管理和知识管理融入统一的组织业务创新管
理与服务体系大框架之中,提高组织业务的整体优
势和竞争力(安小米,2005)。
第三,知识管理实现的方法和技术需要具有电
子文件管理能力才能实现组织知识资源的风险管
理:随着社会的进步,组织要不断改组和重建,其服
务方式也在向电子服务方式(电子政务、电子商务)
过渡,组织机构的工作和任务出现了新方式、新角
色、新责任;组织的这种变革,对文件管理产生了很
大的影响;在新的技术环境下,多种文件管理体系
并存,作为组织核心知识资源重要组成的文件丢失
的风险倍增。社会和组织环境的变化给文件管理工
作带来一系列问题,沟通渠道、工作流程和信息流
程的改变,使组织产生了对信息管理解决方案的需
求,组织不得不明确他们需要什么样的软件工具才
能保证文件的真实性、可靠性、完整性和长期可用
性;目前的知识管理战略实现方法和技术很少考虑
如何应对不同系统和技术变化带来的各种挑战,很
少考虑如何建立与文件管理系统集成的跨时间、跨
平台的证据积累、知识共享与交流互操作性规范要
求,很少在系统设计之初考虑文件档案化前端控
制;一旦文件管理不善,组织将面临信息丢失、证据
丢失、记忆丢失、信息失去语意、信息变质、信息管
理高成本、组织知识资产质量受损、以及业务活动
(电子政务、电子商务)无法继续开展等多种风险。
开展集成文件管理与档案管理的知识管理战略应
用系统及其实现方法和技术研究是应对全球化、网
络化背景下知识资产风险管理的需求。(An,2005;
Holfman,2006)。
二、集成文件档案管理的知识管理战略研究的
构想
针对知识管理管理研究中缺少集成文件档案
管理的研究视角的局限,就开展其研究的必要性出
发,本文从以下四个方面提出开展集成文件档案管
理的知识管理战略研究的构想。
第一,在档案学、知识管理、信息资源管理和管
理学领域,提出并建立服务集成控制实现客户满
意、过程集成控制实现管理流程优化和产品集成控
制实现质量保证及价值最大的集成文件档案管理
的知识管理战略 (KnowledgeManagementStrategy
IntegratingwithRecordkeepingandArchiving,简
称 KMSIRA)和集成研究方法论,以促进文件管理、
档案管理与知识管理的合作、联盟、优化与创新;促
进文件管理、档案管理与知识管理学科的均衡协调
发展,推动学科交叉研究,为文件管理、档案管理和
知识管理的教育、科研和咨询及学科建设提供具有
集成研究视角的新研究领域、新研究方向和新研究
思想,提供复合型人才培养的新模式。
第二,在知识管理“为什么管”的服务思想中,
提出业务驱动的基于证据的知识管理客户服务战
略思想,为全球化背景下知识管理的激活,提供集
成 ISO15489文件管理国际标准的知识管理战略,
挖掘业务优势,增强电子事务活动的竞争力与可持
续发展能力;提供基于证据的电子事务治理支持,
支持机构风险管理、质量管理、诚信管理、绩效管
理、审计管理、权益保障与法律争议等业务的有效
决策,提高知识管理过程的透明度与再现度,增强
电子事务处理的程序化与可视化程度;满足经济全
球化发展的需要。
第三,在知识管理“管什么”的过程机制中,建
立与业务流程集成的KMSIRA战略,为知识经济时
代电子文件、数字档案管理的改革与创新和知识管
理的生存与持续发展,提供业务驱动的,基于证据
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积累、信息共享与知识创新的文件与知识全生命期
管理机制;支持快速变化和动态不稳定工作背景中
的机构核心知识资源和知识资产的风险管理,保证
关键知识的识别与转化、利用与重用和创新;优化
知识管理流程和知识链与业务的链接,降低知识重
用与创新的成本;满足文件管理学科、档案管理学
科和知识管理学科系统自身不断拓展和深化发展
的需要。
第四,在知识管理“如何管”的产品质量标准与
价值观中,提供文件、档案、信息与知识集成管理与
集成服务的产品及其质量保证体系,为信息化、网
络化和数字化工作环境下知识的产生与捕获、利用
与重用和创新,提供集成真实性、可靠性、完整性与
可用性电子文件管理能力的知识管理系统最佳实
践规范,保证知识管理产品的质量,提高知识管理
系统运行与维护和使用的效益、效率、效能,满足各
类知识管理产品客户的各种价值观的需要。
三、集成文件档案管理的知识管理战略研究的
创新
上述构想在知识管理的视角、思想、机制、模式
及其应用系统等方面具有以下特色和创新。
第一,适应经济全球化发展的需要,在国际学术
领域建立文件管理、档案管理与知识管理三者互动
集成的研究视角,建立从为什么管:服务满意、管什
么:过程优化和如何管:产品质量保证与价值最大
出发的集成文件档案管理的知识管理战略的集成
研究方法论,对研究和发展文件管理、档案管理与
知识管理的交叉学科创新理论和互操作性最佳实
践具有特别重要的学术意义,由此可以拓展知识经
济时代文件管理、档案管理和知识管理的研究视
角,超越各学科领域的视野,通过交叉学科研究的
发展提高学科群的整体水平和群体利益。由此而
来,可以拓宽档案管理的视角,从被动和滞后地局
限于管理已经形成归档的非现行文件,转变到主动
地参与到将要形成的和正在形成的现行文件中,动
态地参与到具有核心竞争力的关键知识的识别及
其记录信息的保存和可持续利用过程中,解决长期
以来,档案保管目的不够明确,利用率较低的问题,
将档案管理有效纳入到知识资产的管理中,发挥其
应有的价值。由此而来,可以拓展知识管理的视角,
适应全球化背景下,快速的和动态变化的电子事务
活动环境下,机构治理日益完善的需要;随着信息
自由日益扩大和法律责任意识不断提高,社会对文
件信息管理提出了更高的要求,建立联系过去、现
在和未来的证据、记忆和知识积累、共享与交流合
作与互动联盟机制,有利于文件管理在跨领域应用
过程中的持续改进,有助于知识管理活动及其支持
的业务活动的治理,实现资源共享,提高组织的整
体效能;适应国际规则需要、国际竞争力需要。
第二,提出一种将文件、档案管理作为知识管
理战略基石的合作管理思想,从仅将文件、档案管
理看成知识资源管理的末端控制、静态化、一元化
和分散化管理走向知识资产管理的前端控制、动态
化、多元化和集成化管理。
第三,建立一种动态的,基于知识管理活动的,
证据、记忆和知识产生、捕获、增值保管、持续性利
用的,文件与知识全生命期管理的,良性互动循环
机制;解决知识库不能提供的,关键性知识和竞争
性优势隐性知识的,知识识别、档案化增值保管、分
享和创新性重用问题。
第四,构建一种基于证据同时直接与业务活动
紧密集成的知识管理应用系统,解决信息分散管理
和系统孤岛环境下的知识产生、捕获、收集、保管、
传递与转化、共享与重用的知识集成管理与集成服
务需求问题;解决跨时间、跨平台的知识积累、共享
与交流互操作性规范要求问题;解决动态的、复杂
化与合作性的、电子政务和商务环境下的知识创新
活动过程中的电子文件管理能力问题与知识资产
风险管理问题。
四、结论
中外文献比较研究揭示,文件管理与档案管理
和知识管理集成是未来发展的趋势,然而目前中外
相关研究中均缺少对文件管理、档案管理与知识管
理三者互动的集成研究视角。本文提出应当建立从
服务集成控制实现客户满意、过程集成控制实现管
理流程优化和产品集成控制实现产品质量保证及
其价值最大出发的,集成文件档案管理的知识管理
战略研究。
其理论创新意义是可以拓展交叉学科研究视
角,促进文件管理、档案管理与知识管理的合作与
联盟、优化与创新,提高学科群的整体水平,建立复
合型人材培养的理论和最佳实践规范。
其实践创新意义是可以建立联系过去、现在和
未来的记忆、证据和知识积累、共享与交流的动态
集成管理机制,支持全球化背景下,快速的和动态
变化的电子事务活动环境下,基于证据的知识管理
活动治理及其支持的业务活动管理治理,适应国际
规则的要求和国际竞争力的需要,提高组织的整体
效能。
(北京市,邮编:100872)
[作者简介]安小米,女,1965年生,获英国利物浦大学哲学博士学位,教授,发表论文120余篇。
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