项目概况：
王朝引领 共创财富——2017年比亚迪汽车经销商商务年会
活动时间： 2017年1月09日-11日
活动地点：福田香格里拉大酒店
酒店配套：香格里拉酒店周边同等级别酒店2、3家
参会人员：经销商领导、比亚迪领导及员工（约800人）
会务需求：住宿、活动期内交通、餐饮、大小会议室、晚宴活动、表演
一、酒店安排
二、会议策划
三、活动管理
四、需求明细
目录
Hotel Project 酒店方案
酒店简介：
深圳福田香格里拉大酒店坐落于福田中央商务区，毗邻深圳
市会展中心和市民中心，繁华的购物中心和写字楼近在咫尺，最
近的地铁站也仅举步之遥，可直达通往香港的福田口岸和深圳的
旅游胜地，地理位置优越，交通便利。酒店拥有设计时尚而高雅
的客房和套房，另有宽敞怡人的服务式公寓。共占7层的豪华阁
更为客人提供至尊独享的服务和礼遇。并配有一流地商务中心和
健身、康乐设施。
地址：广东深圳福田区益田路4088号
推荐一：福田香格里拉大酒店 ★★★★★
总房数：528间
可提供房数：300间
酒店推荐
酒店简介：
深圳大中华喜来登酒店矗立于深圳福田中心区的心脏地带，
深圳会展中心与深圳市民中心之间。数步之遥，即可在会议设施
最完善的会展中心一展抱负。步行可至深圳最大的公共图书馆、
音乐厅和酒吧街尽享文化悠闲。距离深圳国际机场30分钟、香港
国际机场一小时车程。
深圳大中华喜来登酒店拥有豪华的客房及套房，所有客房均
配备有喜来登甜梦之床，互联网宽带及等离子电视。入住行政楼
层的客人还可以享受行政酒廊的设施及服务，更可眺望深圳城市
美景。
地址：福田区福华路一号大中华国际交易广场
距离主会场香格里拉酒店：1KM （约10分钟）
推荐二：深圳大中华喜来登酒店
总房数：354间
可提供房数：170间
酒店推荐
酒店简介：
深圳星河丽思卡尔顿酒店位于深圳福田中心区的核心地带，
正对深圳会展中心，毗邻深圳市民中心，你可轻便的通过深圳地
铁新线直达香港关口，距离深圳宝安国际机场约30分钟车程，香
港国际机场约1小时车程，交通便捷。
酒店拥有各类客房，独具特色的豪华总统套房门厅高两层，
置有富丽堂皇的大门和落地窗，面积达446平方米（4,801平方
英尺）。总统套房配有两层高的阳台，提供270度的视角饱览整
个城市的景观。
地址：福田区福华三路116号
距离主会场香格里拉酒店：1KM （约10分钟）
推荐三：星河丽思卡尔顿酒店
总房数：280间
可提供房数：150间
酒店推荐
酒店简介：
深圳四季酒店地处深圳最繁华的福田中央商务区，会展中心
近在咫尺，距离时尚购物中心仅几步之遥。酒店临近市民中心，
约1小时以上的行程即可到达香港中环、香港国际机场、澳门和
广州。
深圳四季酒店设有各类豪华客房，包括瑰丽非凡的套房，时
尚设计装潢洋绽放华夏色彩。四间餐厅及酒廊，包括拥有10间贵
宾房的高级粤菜食府和一家全日提供国际美食的优雅餐厅。
地址：福田区福华三路138号
距离主会场香格里拉酒店：1KM （约10分钟）
推荐四：深圳四季酒店
总房数：266间
可提供房数：150间
酒店推荐
酒店简介：
深圳东海朗廷酒店位于福田区深南大道7888号，紧邻深圳高尔
夫俱乐部、海滨生态公园、欢乐谷等，地铁罗宝线车公庙站步行
5分钟即可到达。距离深圳会展中心、福田口岸15分钟车程，距
离广深高速公路3分钟车程，优越的地理位置令宾客可轻松通达
深圳的购物、商业与娱乐中心，以及城中便捷的交通枢纽。
地址：深圳福田区深南大道7888号
距离主会场香格里拉酒店： （约17分钟）
推荐五：深圳东海朗庭酒店
总房数：352间
可提供房数：100间
酒店推荐
酒店简介：
深圳金茂JW万豪酒店坐落于深圳福田商业中心，离深圳的新地
铁系统仅数步之遥。酒店毗邻深圳的各旅游景点、购物、商务地
段及重要口岸，地理位置极为便利，拥有装潢现代且设施齐全的
商务客房及套房，中西餐厅、日本餐厅、酒廊、宴会、等娱乐休
闲设施，是商务人士的合适之选。
地址：深圳 福田区深南大道 6005 号
距离主会场香格里拉酒店： （约11分钟）
推荐六：深圳JW万豪酒店
总房数：402间
可提供房数：80间
酒店推荐
酒店简介：
深圳马哥孛罗好日子酒店坐落于深圳市福田区特美思广场。邻近
深圳市政府办公楼，新会展中心及地铁站。距离罗湖火车站仅需
20分钟，前往蛇口港和深圳宝安机场仅需25分钟，至皇岗口岸
仅5分钟车程。酒店均设有豪华浴室、宽带上网、室内保险柜、
先进的通讯及娱乐设施。
地址：深圳福田区福田中心区福华一路28号
距离主会场香格里拉酒店： （约5分钟）
推荐七：深圳马哥波罗好日子酒店
总房数：391间
可提供房数：200间
酒店推荐
酒店简介：
深圳金中环酒店公寓位于深圳市福田中心区（CBD）中轴线的核
心区。紧邻国际会展中心、中心购物城、购物公园、市民中心、
莲花山城市公园等商贸文化设施，为深圳地铁1号线和4号线交汇
处（会展中心站）上盖的国际商务酒店。地理位置优越，四通八
达，交通极为便利，是商务、会展和休闲人士的理想居停场所。
地址：深圳福田区金田路3037号金中环商务大厦
距离主会场香格里拉酒店：1KM （约5分钟）
推荐八：深圳金中环酒店公寓
总房数：263间
可提供房数： 90间
酒店推荐
酒店简介：
深圳福青龙华天假日酒店位于深圳市市民中心，毗邻会展中心、
皇岗口岸、广深高速，周边配套服务齐全，地铁公交四通八达，
到火车站罗湖口岸，世界之窗、华侨城风景区十五分钟车程，机
场半个小时车程。交通便利、视野开阔。酒店装修经典高雅，宽
敞舒适，展现了现代酒店的豪华与别致,商务出差、家庭旅游的理
想选择。
地址：深圳福田区彩田南路2030号
距离主会场香格里拉酒店： （约9分钟）
推荐九：深圳福青龙华天假日酒店
总房数：207间
可提供房数：70间
酒店推荐
酒店分布图
20:00-22:00
性价比最高酒店组合
•福田香格里拉酒店
•大中华喜来登酒店
•马哥孛罗大酒店
•深圳东海朗庭酒店
•福田香格里拉酒店
•大中华喜来登酒店
•深圳四季酒店
•星河丽思卡尔顿酒店
距离最近酒店组合
员工酒店推荐
•福清龙华天酒店
•金中环酒店公寓
Conference planning 会议策划
09:00-12:00
上午会议
12:00-13:30
午餐及午休
13:30-17:00
下午会议
18:30-21:00
颁奖晚宴
2017年1月10日2017年1月09日
嘉宾接待及酒店入住
会场搭建及彩排
2017年1月11日
嘉宾送机
会议日程推荐
创意说明：
在会场入口处设置一个“时光隧道”，与会嘉宾们通过隧道穿越到“BYD”年会盛典的世界。
入口初设置星际大战的“白兵武士”把守，嘉宾扫描二维码，武士们才会为大家开启时光之门。
为大家增添一种神秘感，也将大家的好奇心掉到最高点。
会场入口：时光隧道
活动亮点推荐
创意说明：
当嘉宾们通过“时光之门”进入会场，步入眼帘的是：采用全新科技模拟的“比亚迪汽车高速行驶的
3d画面”，结合前沿底投影技术与来宾亲密互动！
会场入口：时光隧道
活动亮点推荐
会场互动：互动拍照
近年流行的即拍即有摄影设备，在商务会议、时尚活动均十分受欢迎，来宾可在合影区自由拍照，
照片立即可取；
模板制作成立体相框，前页为嘉宾照片，相框背面植入比亚迪的品牌信息，
巧妙精美的设计让嘉宾忍不住要带走的同时，也是对比亚迪的支持与宣传。
活动亮点推荐
报到注册系统
会中
邀约注册
现场管理 监测及报告
微信邀请函（移动端）
会议网站搭建（PC
端）
微网站搭建
名单管理（报名审核）
邀请码报名注册
门票代收款
发送通知/电子票
二维码签到
数字码签到
手机号码后四位签到
签到并打印胸牌
微信墙互动、抽奖
打赏（增加收入）
调查问卷
注册统计报告
SMS/EDM报告
签到报告
活跃度报告
参会者属性报告
全程效果报告
多维度筛选统计分析
会前 会后
邀约注册一：微信邀请函
制作微信邀约函
建议结构：首页封面、活动介绍页面、日程介绍、活动内容、报名页面、地图导航
扫码查看邀请函
目的：借当下流行微信元素，用最好的用户体验，发布活动、快速收集信息。
邀约注册二：会议网站搭建（标准版）
邀约注册四：微网站搭建
邀请函，报
名表自动同
步到电子签
到中。
扫码签到
发送
电子票
收集
参会者信息
1 2 3
统计报表
4
通过短信、
邮箱、发送
二维码电子
票。
可通过电子
票二维码、
随机数字码
或手机后四
位签到。签
到同时并打
印胸牌 ,保证
唯一身份 ,时
间只需要6S。
签到同时，
即时数据和
报表。可分
析：签到时
间分布、参
会人来源分
布、城市分
布、层级分
布等。
电子签到：流程展示
电子签到：名单管理
显示参会者信息
电子签到：电子门票
电子签到：打印胸牌
胸卡样式
监测及报告：多维度报告
2,225,469
5,072,055
已签到 未签到
30%
70%
IPHONE 5s
IPHONE6
基本报告多维度进行会议分析
基本报告
互动参与报告衡量会议效果
互动效果报告
基本报告：
例如：签到分析、渠道来源分析….
互动报告：
例如：总互动人数/互动时长/话题数
投票/调查报告
例如：参与投票/调查人数/话题统计
现场投票/调研更高效准确
投票/调查
多维度报告更佳准确的评估会议效果
活动亮点推荐
晚宴互动——让红包飞起来
风靡一时的“发红包”活动在此刻可谓顺理成章，那么这个互动是如何进行的呢？
1 在节目之后，主持人邀请各大BOSS上台。
2 此刻大屏幕上同步摄播，BOSS们会在平台上(微信端口)发放一定数额的红包，（比如一万块）
3 台下的嘉宾热火朝天的抢红包，为这场晚会讨一分好彩头，也寓意着我们未来会财源广进！
嘉宾送惊喜 红包疯抢 惊喜来临
会场服务：随处可见的充电设备
比亚迪唐的放电技术引发了朋友圈的户外自煮火锅热，高速公路堵车泡面热等一系列话题，会议
现场肯定会有人手机需要充电，此时以比亚迪的放电技术为嘉宾手机充电一来方便了大家，二来
进行了宣传。
活动亮点推荐
场地平面图
视觉设计
晚宴平面图
舞台效果图
视觉设计
视觉设计
外场汽车展示效果图
外场汽车展示效果图
视觉设计
视觉设计
外场汽车展示效果图
外场汽车展示效果图
视觉设计
主KV-1
主KV-2
晚宴主KV
签到处背景板
平面图
指引牌
效果图
封面
PPT模板
PPT模板
内页
平面图
会议胸卡
效果图
车头牌
车头牌\接机牌
接机牌
平面图
会议台卡
效果图
平面图
晚宴桌卡
效果图
自助餐券
Conference Service 会议服务
晚宴交通 接待 会议 节目邀请 酒店
关于邀请—运用数字化手段节约人力
运用网页/微信/APP等手段进行线上注册
定时统计人员名单，实时更新
后期若有任何变动，设置提醒功能
会议开始前3天，网络确认
关于酒店—拿房、控房、排房、贴心服务
客房服务
➢ 根据嘉宾类型在每位客人床头放置欢迎信、果盘或软饮
➢ 在过生日的客人房间内放置生日卡
➢ 为客人统一设置叫醒服务
➢ 根据比亚迪要求提前通知酒店关闭房间长途、
冰箱，取消房卡签单权等
接机/站安排
➢提前确认航班信息，预定接机车辆；
➢提前准备好印有会议主题的车贴及接机牌；
➢提前准备客人在车上饮用的矿泉水；
➢司机和工作人员提前到达机场/火车站，工作人员到接机口凭接机
牌接机，接到客人后核对客人信息，指引上车，送客人至目的地；
➢可在机场/火车站安排接待
送机/站安排
➢提前确认客人回程航班信息，预定送机车辆；
➢工作人员提前在酒店大堂收举送机牌，集中客人引导上车， 送
至机场/火车站
接机工作人员 接机牌
到达前1天 接机/接站
1. 准备相关资料
2. 电话确认行程
3.告知入住酒
店信息
1. 客人出发前以
短信形式再次确
认航班信息
2. 单独接机服务
3. 豪华轿车接机
入住酒店
1. 酒店入住登记
2. 资料礼品发放
3. 房间控制
离开酒店
1. 送机安排,
车辆调度
根据信息统计来宾到达
人数及到达时间和地点
接机/站小组与会议前1-2天
内确定来宾到达航班信息
估算所需车
辆进行预定
司机按照行程
做好接待准备
根据到达时间，车辆提前
1-2小时到达相应地点等候
来宾有更改行程或迟到的
提前做好后备车辆的预留
接到客人及时通知酒店工
作人员准备好来宾的房卡
酒店工作人员要随时与接到
客人的司机保持联系，以备
客人到达酒店及时接待安排
与酒店大堂安排接待及登记
整理客户接送机/站行程
查询当天到达航
班及航站楼信息
当地用车车型推荐：
4座高档轿车
7座别克商务车
22座考斯特
45座金龙/宇通大巴
备注：车龄2-3年，车况良好干净整洁，司机服装、
语言规范，熟悉路况。
22座考斯特
7座别克商务车高档轿车
47座大巴车
酒店接待—每个酒店设置接待服务台
酒店接待处布置
签到背景板+大堂摆放2个长条桌，
设置证件收集处/房间登记处/资料发放处/交通安排/当地活动安排/拍照处/医疗处
人员安排
大堂指引—— 1人（指引到签到处）
证件收集—— 1人
房间登记处—— 名单登记 1人，拿房卡1人（与酒店协调好提前拿到房卡）
资料发放处—— 1人（胸卡） 1人（礼品/资料）
交通安排—— 1人（负责车辆调度，统计用车，提供代购机票、火车票等服务 ）
医疗处—— 1人（配备部分常用以及急救药品 ）
会议服务联络处
➢ 24小时为客户咨询服务和帮助
➢ 设置医疗处，配备部分常用以及急救药品
➢ 为客户提供代购机票、火车票等服务
➢ 调配车辆
➢ 存放会议资料等
VIP接待
➢提前了解VIP对房间的特殊需求，提前安排好合适的楼层、房型；
➢可安排酒店高管迎接VIP客户;
➢除会议资料，房间内摆放水果、鲜花等；
➢预定VIP用车，确保VIP随时出行；
➢提前确认好酒店内VIP客户签单权安排；
高贵礼仪专属迎宾
六名华丽的专属礼仪迎接来宾进场，提供指引服务，引导贵宾前往签到区进行签到。
礼仪迎宾
嘉宾标识
贵宾和来宾签完到后，礼仪人员为贵宾佩戴胸花，来宾臂贴。
Program recommendation 演艺推荐
狮子在中国人心目中为瑞兽，舞狮作为表演艺术，象征着吉祥如意，从而在舞狮活动中寄托着民众消灾除害、求吉纳福的美
好意愿。在会议前，邀请领导及嘉宾为狮子点睛，舞狮队伍在边沿表演祝庆，为明年业绩及来宾带来美好的祝福。
醒狮点睛
演艺推荐
墨香古韵：墨舞
中国水墨源远流长，形体多样，
而毫润墨起，以墨为字，以墨为画者
多矣；以墨抒发性情、情感者多矣。
舞者结合传统中国书法加以改编，配
合屏幕视觉效果，勾画出我国古代古
人写书与作画的意境神态，并衬托出
所想表达的主题。
演艺推荐
鼓乐-鼓上舞
鼓上舞是一种东方的创意舞蹈，此舞蹈是由一名唯美的女子站在中国的雕龙大鼓之上，柔中带刚的甩着长
长的水袖。极具观赏价值，舞蹈气势磅礴、汹涌浩荡，仿佛千军万马尽在眼前。
演艺推荐
布场推荐
演艺推荐
演艺推荐
邀请专业的编导老师，根据比亚迪企业文
化和员工在2016年工作中的点点滴滴，编
排成舞台剧。
以沙画的形式展现比亚迪汽车十年的丰功伟绩，并引出所颁发的奖项，及获奖经销商介绍。
颁奖环节-起菜环节
Event Management 活动管理
• 团队成员
• 场地勘察
• 活动方案
• 操作流程
• 紧急预案
• 资料备案
• 人员管理
• 车辆管理
• 搭建管理
• AV管理
前期筹备 现场管理 后期管理
预计人数132人
执行团队架构
活动项目总监
活动项目经理
活动项目执行
AV技术人员
搭建工作人员
摄影摄像工作人员
1人
1人
5人
10人
15人
4人
项目总控
现场总负责人
现场活动协调
AV搭建、操作
物料布置搭建
现场拍照、录像
•整体方案、流程策
划，物资筹备
环节进度把控，现场
执行
•整体视觉VI系统，
相关物料视觉设计把
控
•相关物料制作和采购
相关搭建的把控执行
•相关设备、器材运输
。AV系统、消防、电
路安全管理；现场操
作人员管理
•现场活动执行，各
个环节、部门串联
策划组 设计组 制作组 设备组 执行组
会场布置组 安保组 保洁组
•场地清洁、保洁人员
、现场管理
•安保人员；照明系
统、消防、电路安全
管理；现场安排管理
•搭建商安排及联络，
视听设备租用联络及
协调，工程人员沟通
协调
01
行程管理
02
协调彩排
03
贴心服务
04
专人陪同
现场预留专用车位，事先
提供车证；
VIP进场、离场会设立专
门的VIP通道；
前期专人负责沟通会议事
宜，询问有无特殊需求；
每位VIP场内和演讲时准备
饮品；
VIP由专人陪同至VIP room；
场内预留VIP座位，有名卡，开
场后由专人陪同至座位处；
提前模拟VIP彩排环节，针对可能出
现的问题，提前准备预案；
整理VIP专用AV Rundown部分，与
VIP协调人员提前对接；
咨询VIP环节是否有讲演稿或PPT需要
提前编辑到程序里；
VIP管理
培训分为三种形式:
1、前期远程培训（电话培训、录像培训）
2、面授培训
3、现场培训
培训资料及培训内容
1、活动背景培训
2、第三方人员培训手册
第三方注意事项
1、第三方人员都要做到清楚了解本次大会中的所有工作
2、所有第三方人员安排提前熟悉场地情况及各区域功能划分
3、活动期间所有第三方人员必须按时到达、按要求着装、活动期间电话保持
振动状态，在主题演讲、新闻发布会现场不得接打电话
4、所有第三方如果中途离开工作岗位必须提前通知相关负责人
5、工作态度端正，积极热情，保持良好精神状态，保持形象整洁
人员培训
现场设置应急医疗车，保证第一时间进行医疗处置，并提前规划
出从现场到医院的最佳线路，以便医疗车无法处置时可及时从现
场到达医院。
活动开始前3天确保现场消防栓、灭火器等设施可正常使用，提
前预留消防通道并规划逃生路线。发生突发状况后第一时间疏散
现场人员，联系消防部门并采取可行的扑救措施。
联系相关部门协调处理方案，并尽量保证会议的进行。
提前测试通讯信号，如必要，可提前协调移动、联通通讯车。
应急预案
可疑人与物
需迅速联络区域负责人,按
指示处理。
※特别注意不要引起可疑
人员或者物品注意。
火灾，火情
如遇火情要立即采取有效
的扑救措施，然后迅速联
系区域负责人。
※预先确认灭火器设置位
置以及安全通道等方位。
伤员、危重病人 展示物，设备损坏
如遇伤员，危重病人要先
联络区域负责人、遵从指
示。
※急救药品提前准备，急
救地点提前确认。
如遇展台、展示物破损，
设备故障、需联络展区负
责人、遵从指示。
※注意不要触及破损处。
现场工作人员，发现人、各区域负责人员、应急管理预案
警察局
（当地公安局或派出所）
消防局
（当地消防队）
急救
（场地附近医院）
分工明确，镇定指挥
及时疏散人员及物资，维持秩序，保障后续活动照常进行
应急流程
项目进度表
项目执行手册
AV-rundown
物品确认清单
文案手册
执行文档
file:///D:/重要文件/蒙牛/蒙牛发布会项目进度表.xls
file:///D:/重要文件/蒙牛/
file:///D:/重要文件/蒙牛/蒙牛发布会物品清单.xls
file:///D:/重要文件/蒙牛/蒙牛发布会物品清单.xls
file:///D:/重要文件/蒙牛/蒙牛发布会物品清单.xls
