(采购管理)全面的鞋业采购管理
与程序
文件标题 采购管理程序 文件编号 QM-PP-703 版次 A/1
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目 录
1.目的 P1
2.范围 P1
3.权责 P1
4.定义 P1
5.作业内容 P1~6
6.表单说明 P6
7.参考文件 P7
8.附件/表单 P8~31
核
准
初
核
制
订
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修订类别
修 订
日 期
增
加
减
少
异
动
章
节
修订内容 版次 修订者 备 注
2002-09-07 √
√
√
√
品保部:原物料之检
验与测试。
刪减表单:
原物料异常报告表
新型体标准用料量核定表
交货延期申请表
文件编号:QM-PP-703
A/1
A/1
A/1
A/1
刘美辉
与《仓储管理程序》、
《业务管理程序》重复
原编号为:MQ-PP-703
每配合不好一次扣五分
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1.目的:
为保证采购部各项工作明确合理,提高工作效率;确保生产顺畅,满足客户需求。
2.范围:
生产性原物料、设备订购、供货商的管理及相关资料的收集整理皆适用之。
3.权责:
业务处:客户订单及相关资料的提供。
生产处/仓储部:采购需求提出。
采购部:生产性原物料、设备订购,供货商评选、管理、采购文件的完成整理。
供货商考核权责:
考核项目 项目
权责部门 交期 品质 价格 服务
采购部 ▲ △ ▲ ▲
品保部 △ ▲ △ △
仓储部 △ △ △ △
`
▲代表主办单位 △代表协办单位
品保部:原物料之检验与测试。
采购文件核准及合格供货商登录核准与资格取消:相关部门主管、总经理。
4.定义:供货商:指为工厂提供生产性物料及机器设备之厂家,对工厂提供物料加
工及服务之公司、厂家亦包括在内。
5.作业内容:
采购作业流程图(附件一)。
采购需求提出及核准:
业务处接到客户订单,分发采购部,由采购经办人员依“新型体标准用料
量核定表”和“确认样品单”、“规格表”,填写“订单使用材料备料追踪
表”,经审核后,开出订购单。
常备性物料由仓儲部各经办人员依仓储安全库存量(参见仓储安全库存量
一览表)填写“交(协)办单”,经仓儲部主管核准后,后交采购部经办人
员开出订购单。
各单位依实际需要填写“交(协)办单”经该单位主管审核,由仓儲部转
交采购经办人员开出订购单。
机器设备由需求单位提出申请,呈相关部门主管、总经理核准后,进行采购。
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仓储部及生产单位,依实际不足料,填写“挪用(报补)通报表”,经单
位主管审查,相关部门主管核准后交采购各经办人员开出订购单。
各订单用料,如有库存,各采购经办人员需优先扣除。
订单材料之预补,依“订单材料预补限定表”,作业办理。
未经核准之“交(协)办单”、“挪用(报补)通报表”,由采购各经办
人员退回原请购单位再行确认。
向合格供货商采购产品:
采购产品时,应根据“合格供应商名录”选择适当之供应商进行产品的采购,
选择时需从品质、交期、价格、服务几方面综合进行考量,参考供应商“报
价单”,“供应商评估表”,“供应商资料卡”,“供应商考核表”。
合格供应商的登录
本程序发布前之供应商,由采购根据之前交货品质及服务,列表以签呈
形式提出申请,经相关部门主管、总经理核准后登录“合格供应商名录”。
遇供应商之选择与评鉴非本公司所能完全掌握(客户指定供应商时,国
外供应商时,卖方独占市场时,单一货源时),由采购作特例处理,以签
呈形式提出申请,采购各级主管审核后交文件 权责主管核准,登录“合
格供应商名录”。
根据新供应商选择评估流程并认可的供应商,可依“供应商评估表”作
判定,经相关部门主管或总经理核准后登录“合格供应商名录”。
新供应商选择评估
当采购产品无适当之老供应商或需求量增加及供方市场发生变化而需增加
新供应商时,采购积极寻找新的供应商,并要求供应商填写“供应商资料卡”
作为评估之参考。
采购根据“供应商资料卡”,依“供应商评估表”项目,对供应商进行评估,
根据材料关键性、供货量可采用实地评估或访谈等方式进行评估。
评估判定基准:
当供应商有两项判为差或有一项被判为劣或总分低于 60分。
供应商与目前合格供应商差距大及无发展潜力时,如交货期、交货数量不
能满足本公司需求。
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评估不合格时,由采购部通知供应商限期改善,改善后再向公司申请实地
评估,若再不合格,则取消其资格。
采购文件的完成与核准:
订购单之完成与核准
订单用料,样品用料、常备物料及机器零件之订购单使用说明。
外箱的请购用“外箱订购单”。
内盒的请购用“物品订购单”。
楦头的请购用“楦头订购单”。
真皮的请购用“天然皮订购单”。
PU、PVC请购用“皮料订购单”。
机器零件及常备物料等请购用 A式物品订购单。
需注明码数的物品请购用 B式物品订购单。
订购单分三联:一联存根并传厂商、一联作请款之依据(会计联)、一
联交仓储部或相关单位。
采购各经办人员所开之订购单需经各级主管审核,呈采购部门主管核准,
特殊物料之请购,需经总经理核准。参见“采购权限核定表”。
经核准之订购单,由采购各经办人备份()归档保存。
新型体标准用料量核定表之完成与核准:
参见仓储部《用量测试作业指导书》
备料追踪表之完成与核准:
参见《备料追踪表制作作业指导书》
制造明细表之完成与核准:
参见《制造明细表制作作业指导书》
询议比价作业:
采购经办人员在采购新材料时,需从“合格供应商名录”中选两家以上
厂商进行询议比价作业,作“原物料采购比价表”,经单位主管审核,依“采
购权限核定表”核准。
核准之采购文件及相关资料之变更,变更单位需以传阅单或其它书面形式
提出,相关部门主管或总经理核准后,通知相关人员。
发出订购单与交期确认。
订购单之发出:
采购部各经办人员将已签核之订购单,以适当形式传递给厂商,并追踪
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确认厂商已收到。
厂商在大量生产前需打样送采购,由采购各经办人员寄客人确认,客人
确认合格后方可大量生产。厂商大量生产时仍需抽少量样品寄工厂,经生
产处主管或总经理确认合格后继续生产。
交期确认:
根据“永旭、永全成型生产进度表”之安排,采购各经办人员确定厂商
交货时间,并追踪其是否如期生产。
如因客期之改变,各订料人员需及时通知各供应商,协调配合工厂生产,
如预计厂商无法如期交货,则及时呈报上级主管作出处理。
急需物料可申请空运或快递,填写《空运原物料申请表》,经相关部门
主管、总经理核准。
遇采购之物料不能按期交货,将影响订单出货时则由采购各经办人填写
“交货延期申请表”,交生产计划部协同业务处紧急处理。
进货验收、入库。
供货商依交期交货,仓储部依《仓储管理程序》办理。
物料之检验,依《检验与测试管理程序》办理。
本公司在供应商处之验证:
当本公司提出要在供应商处验证采购产品时,本公司需书面告知供应商有关
验证事项及产品放行的办法。
客户对供应商产品的验证:
当合约有规定时,本公司客户及其代表有权在本公司及其供应商处对供
应商的产品是否符合规定要求进行验证,验证产品不符合时,公司可拒
收。
物料之异常由品保部填写“原物料异常报告表”,会签仓储部,经相关部
门主管审核,由采购各经办人协调厂商补回或作扣款处理。
供应商的管理与考核。
供应商的管理:
仓儲部对供应商提供产品进行收点,品保部对供应商提供产品依《检验
与测试管理程序》作品质记录报告,仓儲部对供应商每批交货作记录,
并登记于“供应商交货记录表”,作为考核供应商之依据。
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当供应商交货出现异常时,应立即上报主管,并协调供应商迅速作处理,
或者通知供应商相关主管到本公司商讨改进措施。
当议定单价有提升时,由采购部各经办人上呈部门主管核准后,登录于
供应商资料卡。
供应商的考核
定期考核:半年考核一次。当供货商产品品质、交期、价格或配合度有
重大异常时,均可进行不定期考核。
考核办法
依 “供应商考核表”;由采购部各经办人員对供应商进行评分考
核。
采购部汇总考核表,总结考核成果,参考 ,采取相应处理
措施,调整采购策略。
考核项目及单位
品质
由采购对供应商的品质予以考核。其考核公式为:
交货不良批数
总交货批数 (总分 40分)
注:交货合格率在 90%以下者确定为交货不良
交期
由采购对供应商的交货状况予以考核,其考核公式为:
延误交货批数
总交货批数) (总分 30分)
注:一般国内订单实际交期比预订交期推迟两天为交货延误,国外订单实际
交期比预订交期推迟四天为交货延误。
价格
由采购部依同产品类别的供货商供货价格合理度给予适当分数,总分为
15分。
服务
由采购依据供应商平时配合度状况,急单处理等情形给予适当分数,
每发生配合不好一次扣五分予以计算,总分为 15分。
以特例处理之供应商不列入此考核。
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(1-
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奖励办法
供应商的供货情形之总评列奖惩:
奖励部分
当供应商评为 A级(100-90分)时,拟适当增加采购量。
惩罚部份
当供应商评为 D级(65分以下)时,取消合格供应商资格。
当供应商评为 C级(79-65分)时,采购通知供应商相关主管
到检讨改进措施。
当供应商评为 B级(89-80分)时,则不予奖惩。
当供应商连续一年无交货记录时,直接由采购部取消其资格。
被取消资格供应商若再有往来,视同新供应商处理,应依规定重新评估、
选定。
5. 供应商资料记录保存及维持,依《记录管理程序》执行。
“合格供应商名录”由采购名經辦人員依产品类别建檔保存,以供使用或
参考。
“供应商资料卡”、“供应商交货记录表”、“供应商评估表”、“供
应商考核表”,由采购名经办人員依供应商名称另建档保存。
5. 9入厂之物料由品保部按《检验与测试管理程序》作业,检验为不合格时,依《不
合格品控制管理程序》办理。
请款作业
在财务處规定之当月付款终止日前根据厂商之付款要求,采购各经办人员填写
“付款清单”,附上“送货单”、“入库验收单”、“订购单请款联”、“发
票”,经单位主管审核后交财务。如物料有异常,需附上经各级主管签核之“原
物料异常报告表”。
6.表单说明:
表单填写人应按表列要求认真填写,并注明日期。
如有特殊要求,表单填写人需在表单之叙述部份表达清楚,数字清晰,分码数
之产品需附上码数明细。
表单填写后不可随意涂改,核签后不得更改。
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7.参考文件:
仓储管理程序 QM-WP-709
检验与测试管理程序 QM-QP-803
记录管理程序 QM-MP-403
8.附件/表单:
采购管理作业流程图
采购权限核定表
订单材料预补限定表 QM-PP-703-01A
交(协)办单 QM-PP-703-03A
皮料订购单 QM-PP-703-04A
天然皮订购单 QM-PP-703-05A
物品订购单(A式) QM-PP-703-06A
物品订购单(B式) QM-PP-703-07A
制造明细表 QM-PP-703-08A
楦头订购单 QM-PP-703-09A
外箱订购单 QM-PP-703-10A
付款清单 1 QM-PP-703-11A
付款清单 2 QM-PP-703-12A
挪用(报补)通报表 QM-PP-703-15A
订单使用材料备料追踪表 QM-PP-70317A
原物料采购比价表 QM-PP-703-16A
原物料采购比价表(底料用) QM-PP-703-18A
空运原物料申请表 QM-PP-703-19A
制造明细表发放登记表 QM-PP-703-20A
合格供货商名录 QM-PP-703-21A
供货商评估表 QM-PP-703-22A
供货商资料卡 QM-PP-703-23A
供货商考核表 QM-PP-703-24A
供货商交货记录表 QM-PP-703-25A
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附件一:采购管理流程图
权责
流 程 图
主要 配合
执行标准 相关表单
业务处/生产处/
倉儲部
相关部门主管
总经理
采购部
采购部
采购/相关部门
主管/总经理
采购部
采购部
部门主管/相关
部门主管/总经
理
采购部
采购/仓儲部
品保部
仓儲部
采购部
采购/相关部门
主管/总经理
品保部
采购部
采购部
各部门
各部门
仓儲部
品保/仓
儲部
采购/仓
儲部
本标准
本标准
本标准
本标准
本标准
本标准
本标准
本标准
本标准
仓储管理程序
检验与测试程序
质量记录管理程序
仓储管理程序
本标准
本标准
不合控制管理程序
本标准
订单/交(协)办
单 挪用(报补)
通報表
采购权限核定表
合格供货商名录
供货商资料卡
供货商评估表
订购单/明细表/
备料追踪表/ 用
料量核定表/ 原
物料采购比价表
永旭、永全生产进
度排期表
空运原物料申请
表
验收单
原物料异常报告
表
供货商考核表
交货记录表
合格供货商名录
付款凭单/送货单
验收单/订购单请
款联 原物料异
常报告表
请款作业
核准
新增供货商
发出订单及交期确认
交 货
入 库
供货商考核
核定为合格供货商
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采购权限核定表
核准
编号 物料名
部门主管 副总经理 总经理
备注
01 楦头 ☆ ▲
02 普通包装纸 ☆ ▲
03 机器设备 ☆ ☆ ▲
04 真皮(面) ☆ ☆ ▲
05 大底 ☆ ▲
06 胶跟、天皮 ☆ ▲
07 空运、快递 ☆ ▲
08 国外厂商之物料 ☆ ▲
09 其它常备物料 ☆ ▲
10 其它订单用料 ☆ ▲
☆审核 ▲ 核准
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订单材料预补限定表
预补百分比
材料种类 订单量
一般情况 特殊情况
1000双以下 10% 20%
1000-3000双 5% 10%真皮类
3000双以上 3% 5%
1000双以下 10% 20%
1000 - 2000双 5% 10%PU布类
2000双以上 3%
说明:1、一般情况指常规易做的鞋子 ,常见材料。
2、特殊情况指进口特殊材料,难做的鞋型订单或新材料。
3、上述两种情况均指新型体而言,旧型体酌减一级加预补。
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交(协)办单
交办部门:
交办日期: 年 月
日
承(协)办部门:
预计完成日期; 年 月
日
交
协
办
事
项
及
说
明
核决: 复核: 初核: 经办:
办
理
结
果
实际完成日期: 月 日 承(协)办者
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皮 料 订 货 单 NO
供货厂商: 年 月 日
核决: 复核: 初核: 经办:
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天 然 皮 订 购 单 NO:
供货厂商: 年 月 日
核决: 复核: 初核: 经办
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A式 物 品 订 购 单 NO:
供货厂商: 年 月 日
QM-PP-703-06A
项次 品 名 规格 颜色 单位 数量 单价 交货日期 交货注意事项 用途
01
02
03
04
05
06
07
备
注
注
意
事
项
1. 使用批号 订单 NO 鞋型 NO
2.交货地点
上海市泗泾镇泗泾工业区
3.收到此订单后请与本公司经办人联络。
4.供货厂商如无法按期交货,请事先通知本公司
核决: 复核: 初核: 经办:
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B式 物 品 订 购 单 NO:
供货厂商: 年 月 日
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制造明细表
订单交期: 鞋型名称:
客户: P U 布类 真皮 订单号码: 鞋型号码:
部位名称 用料名称及规格 颜色
单位
用料量
单
位
订单/颜色
肥
度
4 5 6 7 8 9 10 11 12 合计
" "
合 计
中底布标 彩色内盒: ® 包装纸:
中底印刷 内盒尺寸: 卡片/吊牌:
中底烫金 内盒短边印刷 面对面装入内盒
核
决
跟底印刷: mm.颜色: 贴电脑标签 用套板/隔板
大底印刷 左脚:从头到跟 贴价格标签 塞士报纸/泡棉
大底烫金 右脚:从跟到头 贴 OCR LABEL 鞋袋
复
核
大底烙印 贴 UPC LABEL 撑快/H 型后带夹
位置: .颜色: 贴外箱贴纸 字包装
面里内腰印刷 外箱不须打包 封箱胶带(透明)
主
管
面里外腰印刷 单/混码装箱 干燥剂
中底前端印刷 单/双层装箱
后套里印刷(外腰)
填
表
位置,颜色请依确认样品.
S
T
O
C
K #
楦
头
铁
心
胶
跟
天
皮
QM-PP-703-08A
索引编号 页 数 版 次
01
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楦 头 订 购 单 NO:
供货厂商: 年 月 日
项次 品 名 规 格
单
位
单 价
订 货 数 量 数 量
合 计4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
01
02
03
04
05
06
品质
注意
事项
(1)品质要佳,数量要足
(2)请按期交货。
(3)长度、弧度及跷度、肥度须符合楦版。
(4)请订上本公司编号
交货日期
本批材料使用之
鞋型及订单号码
备
注
1.交货地点 永全公司 TEL:021-57617686
2上海市泗泾镇泗泾工业区九干路 168号 FAX:021-57617687
3. .收到此订单后请与本公司经办人联络。
4. 供货厂商如无法按期交货,请事先通知本公司。
核决: 复核: 初核: 经办:
QM-PP-703-09A
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永 全 鞋 业 有 限 公 司 外 箱 订 购 单 NO:
供应厂商: 年 月 日
订单编号
正 唛 侧 唛
鞋型编码
装法 数量 单价
纸质 纸
备 注
外箱规格:
单层装箱 双层装箱
请交永全
交货期: 品质要佳,印刷务必清楚正确,纸质破裂强度
需在 15KG以上。
核 决: 复 核: 初 核: 经 办:
QM-PP-703-10A
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付 款 清 单
付给厂商:
品名 规格 鞋型号码 订单号码 单位 订货数量 验收数量 单价 金额
合计
应扣款说明:
小计:
应加款说明:
小计:
共 页 本 期
: 税 额: :
合 计 应 付
兑 现 本 期
预付款: : :
利 息 实 付
送 来 �发票: 未付款: 付 款
: :
凭 单 �收据: 折让单: 日 期
备 注:
核 会 复 制
准 计 核 表
QM-PP-703-11A
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付 款 清 单
第 页(B)
年 月
付给厂商:
品 名 规 格 鞋型号码 订单号码 单位 订货数量 验收数量 单价 金额
合
计
核准 会计 复核 制表
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挪用(报补)通报表
挪用(报补)
物料名称
颜
色
数
量
挪用
:
订单
原来
:
订单
:
挪用(报补)原因:
核 复 初 经
: : : :
决 核 核 办
采购处理结论:
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制造明细表发放登记
订单 鞋型 份数 单位 签名 备注
QM-PP-703-20A
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原物料采购比价表
日期: 年 月 日
品名 规格 单位 供应商 单价 备注
核准: 复核: 初核: 填表:
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原物料采购比价表(底料用)
型号:
品名:
规格:
重量:(g/双) 日期: 年 月 日
供应厂商 单价 模具费用 喷漆处理 报价处理 报价标准 备注
核准: 复核: 初核: 填表:
QM-PP-703-18A
永旭、永全鞋业有限公司
文件标题 采购管理程序 文件编号 QM-PP-703 版次 A/1
制订部门 采购部 制订日期 2002-09-07 页码 25/31
空运原物料申请表
项次 订单/鞋型 品名及规格 颜色 数量 要求空运日期 回复日期 要求空运原因
核准: 复核: 初核: 申请人:
QM-PP-703-19A
永旭、永全鞋业有限公司
文件标题 采购管理程序 文件编号 QM-PP-703 版次 A/1
制订部门 采购部 制订日期 2002-09-07 页码 26/31
永旭
永全
订单使用材料备料追踪表、女鞋
备注 部位名称 车线
材料规格
单位用量
订
单
需
求
数
供应商/单价
订购日期
核对主管
A
部
备 注
备注 部位名称 大底 胶跟天皮 中底 铁心 饰扣 内盒 外箱 包装纸 吊牌 布标 烫金版 印刷版 后套网版
材料规格
单位用量
订单需求
供应商/单价
订购日期
核对主管
B
部
备 注
备注 部位名称 面内衬 面二次衬 大底垫心 中底垫心 港宝
材料规格
单位用量
订单需求
核对主管
常
备
品
备注
有限公司 贸商:
客户:
交期
索引编号 页数
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合格供应商名录
厂名 厂址 联系人 电话 传真 提供物料 备注
QM-PP-703-21A
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文件标题 采购管理程序 文件编号 QM-PP-703 版次 A/1
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供应商评估表
QM-PP-703-22A
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供应商资料卡
編號:
公司名称
营业地址
企业性质 规模 主要客户
电话
负责人
联系
人 传真
品名 日产量 月产量
主
要
产
品
单价 付款方式
采
用
产
品
异动生效日期 异动单价 付款方式
单
价
异
动
填表人 填报日期
QM-PP-703-23A
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文件标题 采购管理程序 文件编号 QM-PP-703 版次 A/1
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供应商考核表
供 應 商:
产品类别:
QM-PP-703-24A
序号 产品名称
交期
得分
品质
得分
服务
得分
价格
得分
总分 备注
平均总分数 评级
采购评语
主管签核
评分标准: A级 100 - 90
B级 89 - 80
C级 79 - 65
D级 65分以下
注:当供应商有几种产品时,其评级标准分数为几种产品总分之算术平均。
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供应商交货记录表
供应商:
QM-PP-703-25A