（行政管理）行政文件与
办公事务管理系统
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OA需求分析与详细设计手册（第二分册）
行政文件
与办公事务管理系统
编制：
审核：
批准：
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目录
一 编写目的...............................................................2
二 功能概述...............................................................2
2．1 公司收文.........................................................2
2．2 公司发文.........................................................2
2．3 工作请示（报告）.................................................3
2．4 工作联系单.......................................................3
三 总体构架...............................................................4
四 公司收文...............................................................5
4．1 公司收文角色定义.................................................5
4．2 公司收文流程.....................................................7
4．3 公司收文表单处理................................................13
4．3．1 收文表单.................................................13
4．3．2 收文表单处理动作.........................................15
4．4 文书信息处理....................................................19
4．4．1 收文登记.................................................19
4．4．2 辅助信息.................................................21
五 公司发文..............................................................23
5．1 公司发文角色定义................................................23
5．2 公司发文处理流程................................................24
5．3 公司发文表单处理................................................30
5．3．1 公司发文表单.............................................30
5．3．2 发文表单处理动作.........................................32
六 请示报告..............................................................35
6．1 请示报告角色定义................................................36
6．2 工作请示报告处理流程............................................37
6．3 工作请示（报告）表单处理........................................42
6．3．1 工作请示（报告）表单.....................................42
6．3．2 工作请示（报告）处理.....................................44
七 工作联系单............................................................48
7．1 工作联系单角色定义..............................................49
7．2 工作联系单处理流程..............................................49
7．3 工作联系单表单处理..............................................52
7．3．1 工作联系单表单...........................................52
7．3．2 工作联系单处理...........................................53
八 会议管理..............................................................57
8．1 部门会议申请和抢注..............................................58
8．2 公司领导批准会议................................................60
8．3 公司办秘书安排会议..............................................61
8．4 会议查看........................................................61
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一 编写目的
本报告详细描述办公自动化系统基本功能、总体构架和各项功能，供用户
确认，并提出修改意见。
二 功能概述
办公自动化系统包括公司的公司收文、公司发文、工作请示（报告）、工作
联系单的管理，还包括以上系统运作过程中产生的文档与公司文档数据库的接
口。
2．1 公司收文
公司收文，指公司的上级单位、国家管理部门、其它单位以红头文件的形
式，发给公司的事务文件。
公司收文管理系统包括“公司收文审批承办流程管理”和“公司收文信息
管理”两部份。
“公司收文审批承办流程管理”是对公司收文的拟办、领导批示、文书分
发、部门承办过程的管理。
“公司收文信息管理”是办公室文书收到公外部文件后进行登记、提交拟
办和收文审批承办流程完成后，将文件和处理表单存入文档数据库的管理。
2．2 公司发文
公司发文是指以公司名义，向外发出的包括企业制发和翻印、复印转发的
事务文件
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公司发文包括以下类别:
上行文，公司对上级单位、政府主管部门的事务文件
平行文，公司对公司外部平级的其它单位或不相隶属单位的事务文件
下行文，公司向内部所属部门或单位的发文
公司发文系统包括“公司发文起草、审核、签发流程管理”和“公司发文
信息处理”两部分。
“公司发文审核签发流程管理”是公司内部各种发文的起草、审核、会
签、签发、分发的流程过程的管理。
“公司发文信息管理”是文书在公司发文审核、签发流程完成后，将文件
和发文处理表单存入文档数据库的管理
2．3 工作请示（报告）
公司工作请示（报告）是公司内部各部门就某一项工作直接向公司主管领
导请示的报告所用的文件格式。
工作请示（报告）的流程管理系统是报告的起草、审核、签发、领导批
示、部门承办流程的管理以及承办部门内部承办过程的管理，同时将处理结果
保存。
2．4 工作联系单
工作联系单是公司各部门之间进行工作用的文件格式。
工作联系单管理系统是对工作联系单的起草、审核、签发、答复、传阅等
整个过程的管理，同时将联系过程及处理结果保存。
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三 总体构架
办公自动化系统的总体构架如下图所示：
上图说明如下：
公司收文、发文、工作请示（报告）、工作联系单的流程中每一步的流
程信息（包括表单和附件）都随时保存在“公司流程数据库”中。“公
司流程数据库”中的信息保存一年
公司收文、发文的流程运转完成后，都需要经过文书通过“公文收文
公司收文
流程管理
公司发文
流程管理
工作请示（报
告）流程管理
工作联系单
流程管理
公文收文
信息处理
公文发文
信息处理
公司文档数据库
公司流程数据库
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信息管理”和“公文发文信息管理”，将流程表单和原文存入“公司文
档数据库”提供公司利用 并且永久保存。
公司收文流程管理、公司发文流程管理、工作请示（报告）流程管
理、工作联系单流程管理由公司全体员工根据自己的角色，在各环节
中处理不同的工作。
“公文收文信息管理”和“公文发文信息管理”由公司办文书使用，
进行信息处理。
四 公司收文
公司收文的审批承办的过程中，每一个环节都有一个角色来处理，每个角
色是通过处理“公司文件处理单”来完成的。
公司办文书负责公司收文的信息登记、提交办公室主任批阅。流程结束
后，文书负责将公司收文保存到公司文档数据库。
4．1 公司收文角色定义
在收文处理过程中每个环节的角色如下图所示：
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上图说明如下：
文书：负责收文信息登记和原文扫描处理，登记后将收文提给办公室
主任批阅；负责根据领导的批示，提交承办、传阅或其它领导批示；
负责文件分发；负责收文流程结束后，文件和文件处理单的归档。
办公室主任：负责批阅收文
部门领导：负责承办或传阅收文
公司领导：负责收文的批示和传阅。
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4．2 公司收文流程
收文处理流程如下图所示：
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文书
收文登记
发起收文审批流程
收文审批流程
收文审批流程
2003-1-198
公文收文总体流程
部门领导、公司领导
接收并传阅，承办
文书
收文信息处理
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信息维护、收文登记图
人员授权信息
往来单位信息
文件原件
收文登记信息
原文扫描，制作 PDF，
并进行文件操作授权
提交办公室主
任，发起流程
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文书
原文扫描，发起流程
返回
完成
2003-3-21
收文审批流程
办公室主任
批阅
退回
完成
文书
收文处理（如果得到领
导手签批示，扫描加入
PDF文件）
分发
领导批示
公司领导
批示（如果需要，可打
印进行手签
退回
完成
文书
收文分发（查看所有接
收情况）
完成
刷新
系统
分发
分发
承办
完成
部门领导
接收
完成
承办单位
承办
完成
1 两个文书拥有同一个用户帐号
2 办公室主任都可以查看所有收文的流转情况
3 总经理可以看到所有的文件并查看文件处理情况
4 文书在提交领导批示和分发时可设定办理期限，
办理者超时时，需要过期处理
5 领导批示可使用文书建立的“常用批示”
6 每份收文只有一个批示领导，其他的领导可在批
示栏批示自己的意见（仅限四位领导），每位领导
批示自动注明领导姓名
7 承办单位办理完成后表单需要返回文书
8 部门的收文接收人员可以使用Reader看收文内容
处室承办流程
交办
说明：
1 各处室所有处长可以收到文书分发的公司发文，但是有且
只有一个处长可以启动处室传阅流程，分发科长和一般员工
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部门负责人（处长
或副处长）
填写承办信息或者
选择承办人
交办
承办完成
保存
部门内一般员工
填写承办情况
完成
部门内科长
填写承办情况
交办
部门内一般员工
填写承办情况
完成
完成
说明：
1 收文中文书向各部门分发时，根据领导批示可选择具体的人员或部门，当选择人员时，收文直接交具体处长承办，
当选择部门时，收文同时分发给该部门的所有正副处长，各位处长之间通过协调，确定承办者，承办者根具图中所示
流程进行承办。当一位处长进行承办（自己承办或交下面科长或一般人员承办）后，其余处长就失去了承办的权利，
只能阅知
2 秘书在向承办单位分发工作请示报告时，对于承办单位可选择具体的人员或部门，当选择人员时，收文直接交具体
处长承办，当选择部门时，收文同时分发给该部门的所有正副处长，各位处长之间通过协调，确定承办者，承办者根
具图中所示流程进行承办。当一位处长进行承办（自己承办或交下面科长或一般人员承办）后，其余处长就失去了承
办的权利，只能阅知。
3 部门负责人在向其它部门发送工作联系单时，选择主送部门后，联系单分发到各部门的正副处长，各位处长之间通
过协调，确定答复者，答复者根具图中所示流程进行答复。当一位处长进行答复（自己答复或交下面科长或一般人员
答复）后，其余处长就失去了承办的权利，只能阅知。
4 收文处理单、请示报告和工作联系单的承办（答复）栏中提供承办人员选择“科长”和“员工”项，来完成下一个
环节。同时系统写入提交时间
6 “科长”或“员工”办理完成后，系统填写完成日期
7 正副处长承办完成后，收文处理单、请示报告和工作联系单的承办（答复）栏中写入该处长的姓名和完成日期
8 各处室所有处长可以看到本处其它处长的已完成工作历史
阅知
2003-1-19
收文-联系单-请示处室承办流程
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人员授权
往来单位信息
查询选择需要处理
收文文件
PDF程序文件归入Portal
收文文件授权
公司领导、办公室主任、秘书、文书：可以查看到所有的文件
其它人员根据文件阅知范围由文书临时授权
文件信息归入津科
将表单转换为PDF 将表单与原文合并
信息维护
2003-3-2111
收文信息处理
常用批示
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4．3 公司收文表单处理
公司收文流程中每个环节的角色通过处理“核电公司文件处理单”，完成各
自的工作。各角色在处理表单时，需要填写“表单”确定本人的意见，同时执
行“动作”确定表单下一步的流向。
4．3．1 收文表单
表单形式如下图所示：
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表单中的栏目定义：
收文编号：文件的流水号，由系统自动生成。
原文号：由文书在收文登记时填写，若不填则自动生成，如：秦 ANY
收 200300007 ，由“秦”+来文单位代码+“收”+年份+流水号。
收文时间：由文书填写的收文时间。
办公室批阅：办公室领导可以在此填写批阅意见。
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办公室领导：文书选择“公司办公室”，批阅完成后此栏会转换成具体
批阅人员）。
领导批示：公司领导都可以在此填写批示意见（可以多人批示），批示
日期系统会自动加上。领导可以选择“快速意见”批示，也可以在填
写意见框中填写批示。
承办情况：行政收文的承办部门可以在此栏中填写承办情况
4．3．2 收文表单处理动作
各角色在进行表单处理时，表单内容填写完成后需要执行“动作”来确定
表单的去向，处理部分的形式如下图所示：
上图中各部分说明如下：
人员选择框：表单下方可以选择行政收文分发的公司领导和部门领导
提醒时间：文书可以在提交给办公室批阅或公司领导批示时填写提醒
时间，过了期限还没办理的系统会自动收回，文书可以提交给其他领
导继续办理
动作：比如“完成”，“退回”等动作，表示表单的流向。
传阅单：可以显示公司领导和部门领导对行政收文的传阅情况，如传
阅日期
页
提交：选择要执行的下一步动作后即可点击此按钮，将表单发送出
去。
打印：可以打印表单，第二页是收文传阅单
提示信息：可以在其中填写信息，以供表单流向的下一个人查看并修
改
收文处理流程中，每个角色在各环节中的动作如下：
文书启动收文流程：
完成：文书选择此动作然后提交后，行政收文将流转到办公室领导批
阅
撤销：文书选择此动作然后提交后，表单将被删除
办公室主任批阅：
办公室主任可以在公办文件夹下打开收文表，在表单的上方会出
现如下所见的文字，可以点击“释放”按钮，以便本部门其他领导处
理，也可以由自己来办理。
完成：办公室领导可以在表单中填写批阅意见，然后选择此动作并提
交后，表单将流转到文书
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保存：办公室领导选择此动作并提交后，表单中的信息将保存下来
（保存在自己的待办文件夹中）
退回：办公室领导选择此动作并提交后，表单将被退回给文书
文书收文处理
领导批示：文书可以在表单中选择要对行政收文进行批示的公司领
导，然后选择此动作并提交后，表单将流转到公司领导
分发：行政收文只有经过办公室主任批阅和公司领导批示后才可以被
分发给各个部门，公司领导批示后，文书可以在行政收文表单
中选择承办部门或在表单下方选择收文分发的领导，然后选择
此动作提交后，收文将被分发给部门领导承办或各领导传阅
退回：文书选择此动作并提交后，表单将被退回给办公室领导重新批
阅
领导批示
批示完成：公司领导在行政收文表单中填写批示意见后选择此动作提交，表单将流
转到文书
承办单位处长承办
保存：承办部门的领导选择此动作并提交后，表单中的信息将保存下
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来（保存在自己的待办文件夹中）。
交办：承办部门的领导可以在表单中选择承办的科长或普通人，然后
选择此动作并提交后，行政收文表单将发送给交办人办理。
完成：承办部门的领导在表单中填写承办意见，然后选择此动作并提
交后，表单将发送给文书以结束行政收文流程。
承办单位科长承办
保存：科长选择此动作并提交后，表单中的信息将保存下来（保存在
自己的待办文件夹中）
交办：科长选择承办的普通人，然后选择此动作并提交后，行政收文
表单将发送给交办人办理
完成：科长在表单中填写承办意见，然后选择此动作并提交后，表单
将被返回给交办的本部门领导
承办单位普通人员承办
保存：普通人选择此动作并提交后，表单中的信息将保存下来（保存
在自己的待办文件夹中）
交办：普通人不能再往下交办
完成：普通人在表单中填写承办意见，然后选择此动作并提交后，表
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单将被返回给交办的科长（如果承办不经过科长，则直接返回
给交办的本部门领导）
文书结束流程
完成：文书选择此动作并提交后，行政收文流程结束。
4．4 文书信息处理
文书信息处理包括收文登记、收文登记信息维护。其中收文登记是在文书
收到文件后将文件的目录信息输入计算机，收文登记信息维护是维护收文登记
时需要的辅助信息，包括人员信息、往来单位信息。
4．4．1 收文登记
文书在接到收文后，需要进行收文登记，登记方式如下图所示：
上图各栏目的说明如下：
收文号：收文号是流水号，由系统自动生成
收文日期：请按照提示的日期格式填写
行文号：如果不填，系统会自动生成行文号，如：秦 ANY收 200300007
由“秦”+来文单位代码+“收”+年份+流水号组成
单位代码：文书在下拉框中选择一个单位代码后，会在“来文单位”
框中自动显示来文单位的名称
来文单位：文书也可以手工输入单位名称，系统会自动进行查询，从
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数据库中查找出最接近的来文单位代码并显示在“单位代码”的下拉
框中，加快了文书选择来文单位的速度
在维护收文目录信息时，文书可以进行如下操作：
增加：文书填写信息后，点击此按钮以增加行政收文
修改：文书在界面下方的列表中选择一个收文后，被选中的收文的信
息将反映到上方的表格中，文书修改原有信息后，点击此按钮可以修
改所选的收文记录
删除：文书在界面下方的列表中选择一个收文，然后点击此按钮可以
删除所选的收文记录
启动：文书在界面下方的列表中选择一个收文，然后点击此按钮可以
启动收文表单，通过他可以发起一个收文流程，也可以打印收文的传
阅信息单
详细信息：文书在收文登记界面下方的列表中选择一个收文，然后点
击此按钮可以查看此收文的详细信息
发布：文书在收文登记界面下方的列表中选择一个收文，然后点击此
按钮可以进入行政收文的发布界面
查询：文书可以填写查询条件，然后点击“查询”按钮，系统会查找
出最符合的行政收文记录并在列表中列出
点击详细信息后，文书可以进一步操作如下“收文详细信息”界面：
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4．4．2 辅助信息
收文的辅助信息包括人员和往来单位信息，辅助信息是由信息文档处人员
进行维护。
人员维护界面如下图所示：
姓名：人员的姓名
编号：与人员姓名相同，但不能有重名，可以在名字后加 1或 2以示
区别
部门：从下拉框中选取（若为公司领导，请选择“公司”）
岗位：是为流程中的特定角色设立的，如“总务”的岗位可以安排会
议室，“总务”只设一名
文件管理：如果是行政收文的文书，请在它的方框后打勾，“文件管
理”只设一名
文件批阅：如果是办公室领导，请在它的方框后打勾
文件秘书：如果是秘书科秘书，请在它的方框后打勾，“文件秘书”只
设一名
以上界面的操作方法如下：
查询：填好查询条件，然后点击此按钮，可以查询出符合条件的所有
人员
增加：填写好人员信息后，点击此按钮可以增加人员
修改：在人员列表中选择一个人员，他的信息将反映到上方的信息栏
页
中，修改其中的内容然后点击此按钮完成对选中人员的信息修改
删除：在人员列表中选择一个人员，然后点击此按钮可以删除选中的
人员
往来单位维护如下图所示：
对于往来单位，系统管理员可以进行如下操作
增加：填写单位编号和名称，然后点击此按钮以增加一个单位记录
修改：选择一个单位记录，它的信息将反映到空白框中，修改后点击
此按钮以修改所选单位记录（若此单位已被使用，则不允许修改，以
免丢失数据）
删除：选择一个单位记录，点击此按钮可以删除所选单位记录（若此
单位已被使用，则不允许删除，以免丢失数据）
查询：在空白框中填写查询条件，然后点击此按钮，系统会查出相接
近的单位记录
五 公司发文
公司发文的审批签发的过程中，每一个环节都有一个角色来处理，每个角
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色是通过处理《公司发文稿纸》来完成的。
5．1 公司发文角色定义
公司发文处理过程中，每个处理环节的角色如下图所示：
公司领导
会签
签发
公文发文
部门领导
核稿
文件接收
内部传阅
秘书
审核
复核
文书
发文登记
套红、分
发
普通员工
发文编写
校对
上图说明如下：
普通员工，起草发文，指定会签人，并提交部门领导审核
秘书，审核部门发文，指定会签人、签发人
公司办文书，发文信息登记，套红、分发
部门领导，审核发文，并提交会签；会签发文，内部传阅
公司领导，签发或会签发文
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5．2 公司发文处理流程
公司发文处理流程如下图所示：
页
页
发文编、校、审、会签、签发流程
发文编、校、审、会签、签发流程
文书
发文信息处理
2003-1-1912
发文总体流程
页
所有员工
启动发文
部门负责人
核稿
系统
会签循环
继续
完成
秘书科秘书
审核或送办公室主任
审核，如果是提交签
发，打印表单和附件
公司领导、部门领导
会签
公司领导
签发，手签表单和附
件，可由秘书根据手
签信息修改附件
办公室文书
登记
印制
分发
授权撰稿人、秘书二校
根据打印稿手工校对，
有错在文书的电脑上直
接修改
系统
有效性判断
继续
有错
系统
分发循环
继续
完成
部门领导
阅知
提交
撤销
提交会签
退回
各部门领导
会签
完成
退回
领导会签
领导签发
退回
完成
签发
退回
保存打印
2003-3-21
发文编、校、审、会签、签发流程
提交审核
分发
校核后，提交文书印制、分发
处室内传阅流程传阅
说明：
收文分发时，文书只分发到部门（不负责分发到具体处长）。
系统自动分发到部门内的各位处长
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部门主管处长
填写承办信息或者
选择承办人
传阅
承办完成
保存
部门内一般员工
阅知
完成
部门内科长
阅知
传阅
部门内一般员工
填写承办情况
完成
完成
阅知
说明：
1 发文中文书向各部门分发后，各部门主办领导可以选择本部们的传阅人，进行传阅
2 工作请示（报告）承办单位承办完成后，在提交秘书的同时提交给流程发起部门，该
部门的流程发起负责人（审核人）接收到承办结果，选择本部门的人员进行传阅。
3 工作联系单 答复部门提交后，流程发起负责人（审核人）收到答复选择主送部门后，
选择本部们的人员，将答复分发给有关人员传阅。
4 部门内人员阅后，系统结束流程
6 科长可以选择一般人员传阅
2003-1-19
发文-联系单-请示处室传阅流程
页
人员授权
往来单位信息
查询选择需要处理
发文文件
PDF发文件归入Portal
发文文件授权：同公司收文
文件信息归入津科
将表单转换为PDF 将表单与原文合并
信息维护
将原文转换为PDF
2003-1-1914
收文信息处理
页
5．3 公司发文表单处理
公司发文流程中每个环节的角色通过处理《核电公司发文稿纸》，完成各自
的工作。各角色在处理表单时，需要填写“表单”确定本人的意见，同时执行
“动作”确定表单下一步的流向。
5．3．1 公司发文表单
公司发文表单格式如下图所示：
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上图中个栏目的说明如下：
紧急程度：行政发文的紧急程度
密级：行政发文的密级
行文号：发文表单上方还可以填写行文号
签发和日期：表单中的签发框中表示行政发文签发的公司领导，日期
表示公司领导电子签发时的日期
会签：会签栏中显示行政发文的会签部门领导
办公室审核：显示办公室主任或秘书科秘书及审核完成的日期
主办部门核稿：行政发文发起的部门领导
主办部门：行政发文发起的部门
电话：联系电话
拟稿人和日期：行政发文的拟稿人和拟稿日期
标题、附件和主题词：行政发文的标题、附件和主题词
主送和抄送：行政发文的发起部门和秘书可以填写发文主送或抄送的
部门或单位
发文日期：文书将行政发文的分发给各领导或部门的日期
份数：行政发文的总份数
页
张数：行政发文的总页数
打字、校对和复核：行政发文的打字、校对和复核人
5．3．2 发文表单处理动作
各角色在进行表单处理时，表单内容填写完成后需要执行“动作”来确定
表单的去向，处理部分的形式如下图所示：
上图说明如下：
动作：比如“完成”，“退回”等动作，表示表单的流向。
提交：选择完动作后即可点击此按钮，将表单发送出去。
打印：可以打印表单
提示信息：可以在其中填写信息，以供表单流向的下一个人查看并修
改
公司发文处理流程中，每个角色在各环节中的动作如下：
普通人员拟稿
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附件：发文表单中第一个附件表示带痕迹保留功能的 word模板，它
可以由秘书科秘书或文书删除
完成：拟稿人在表单中选择核稿的部门领导，然后选择此动作并提交
后，表单将流转到核稿人
保存：拟稿人选择此动作并提交后，表单中的信息将保存下来（保存
在自己的待办文件夹中）
返回：拟稿人选择此动作并提交后，表单将被删除
部门领导核稿
提交：核稿领导可以在表单中选择会签的部门领导，然后选择此动作
并提交后，表单将流转给各个会签部门领导
退回：核稿领导选择此动作并提交后，表单将被退回给发文的拟稿人
办公室秘书审核
领导会签：秘书科秘书可以在表单中选择会签的公司领导，然后选择
此动作并提交后，表单将流转给会签的领导，如果选择了办公
室主任审核则先审核
领导签发：秘书科秘书可以在表单中选择签发的公司领导，然后选择
页
此动作并提交后，表单将流转给行政发文签发的公司领导
退回：秘书科秘书选择此动作并提交后，表单将被退回给发文部门的
核稿领导
公司领导签发
签发：公司领导可以在表单中选择签发并提交后，表单将流转给文书
退回：公司领导选择此动作并提交后，表单将被退回给秘书
文书发文处理
分发：文书选择此动作并提交后，表单将流转到给各个领导或部门领
导
保存：拟稿人选择此动作并提交后，表单中的信息将保存下来（保存
在自己的待办文件夹中）
部门内公司发文传阅
处室负责人完成传阅工作后执行如下动作
完成：完成对行政发文的传阅（文件将被保存在自己的收文箱中以便备查）
继续传阅：在表单下方的人员表中选择传阅的人员（本部门的人员）并放入抄
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送人员栏中，然后将任务发送给其他人传阅（文件也会保存在自己的收
文箱中以便备查）
科室领导完成传阅工作后执行如下动作
完成：完成对行政发文的传阅（文件将被保存在自己的收文箱中以便备查）
继续传阅：在表单下方的人员表中选择传阅的人员（本部门的普通人员）并放
入抄送人员栏中，然后将任务发送给普通人员传阅（文件也会保存在自
己的收文箱中以便备查）
普通人员完成传阅工作后执行如下动作
完成：完成此对行政发文的传阅（表单将被保存在自己的收文箱中以便备查）
继续传阅：普通人不能再往下继续传阅
六 请示报告
各部门请示报告的审批签发的过程中，每一个环节都有一个角色来处理，
每个角色是通过处理《核电公司工作请示（报告）》来完成的。
6．1 请示报告角色定义
请示报告的角色定义如下图所示：
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公司领导：
批示
阅知
部门领导：
审核、签发
承办
阅知
秘书
确定主送、抄
送
确定承办阅知
归档处理
工作请示（报告）
撰稿人
工作请示（报告）撰
写
科长
撰写
核稿
上图说明如下：
普通人员，根据部门领导的指示，撰写工作请示（报告）。
科长，根据部门领导的指示，撰写工作请示（报告）。校核普通人员提
交的工作请示报告。
部门领导，签发科长或普通人员提交的请示报告。
秘书，收到请示报告后，审核请示报告的主送和抄送单位。接到领导
批示后，根据批示确定报告的承办单位和阅知单位。
公司领导，批示或阅知请示报告。
6．2 工作请示报告处理流程
工作请示报告处理流程如下图所示：
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授权撰稿人员
撰稿
部门负责人
审核、签发
秘书科秘书
确定，调整主送、抄
送
公司领导
批示
秘书科秘书
根据领导批示指定惩
办和阅知
完成
撤消
提交
退回 领导批示
退回
分发
完成
阅知
分发
2003-1-19
工作请示（报告）处理流程
公司（部门）领导
审核、签发
部门负责人
填写承办结果
秘书科秘书
归档处理
完成
撤消
处室承办流程
交办
阅知
部门负责人
传阅
传阅 处室传阅流程
阅知
说明：
1 秘书根据领导批示选择承办人（处长）或部门，如果是部门则该部门的正副
处长都收到该请示（报告），但有且只有一位处长可以启动处室承办流程
2 工作请示（报告）发起单位的审核处长，可以收到承办单位完成的承办结
果，并启动处室传阅流程，分发给本处室内的其他处长、科长和一般员工
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部门负责人（处长
或副处长）
填写承办信息或者
选择承办人
交办
承办完成
保存
部门内一般员工
填写承办情况
完成
部门内科长
填写承办情况
交办
部门内一般员工
填写承办情况
完成
完成
说明：
1 收文中文书向各部门分发时，根据领导批示可选择具体的人员或部门，当选择人员时，收文直接交具体处长承办，
当选择部门时，收文同时分发给该部门的所有正副处长，各位处长之间通过协调，确定承办者，承办者根具图中所示
流程进行承办。当一位处长进行承办（自己承办或交下面科长或一般人员承办）后，其余处长就失去了承办的权利，
只能阅知
2 秘书在向承办单位分发工作请示报告时，对于承办单位可选择具体的人员或部门，当选择人员时，收文直接交具体
处长承办，当选择部门时，收文同时分发给该部门的所有正副处长，各位处长之间通过协调，确定承办者，承办者根
具图中所示流程进行承办。当一位处长进行承办（自己承办或交下面科长或一般人员承办）后，其余处长就失去了承
办的权利，只能阅知。
3 部门负责人在向其它部门发送工作联系单时，选择主送部门后，联系单分发到各部门的正副处长，各位处长之间通
过协调，确定答复者，答复者根具图中所示流程进行答复。当一位处长进行答复（自己答复或交下面科长或一般人员
答复）后，其余处长就失去了承办的权利，只能阅知。
4 收文处理单、请示报告和工作联系单的承办（答复）栏中提供承办人员选择“科长”和“员工”项，来完成下一个
环节。同时系统写入提交时间
6 “科长”或“员工”办理完成后，系统填写完成日期
7 正副处长承办完成后，收文处理单、请示报告和工作联系单的承办（答复）栏中写入该处长的姓名和完成日期
8 各处室所有处长可以看到本处其它处长的已完成工作历史
阅知
2003-1-19
收文-联系单-请示处室承办流程
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部门主管处长
填写承办信息或者
选择承办人
传阅
承办完成
保存
部门内一般员工
阅知
完成
部门内科长
阅知
传阅
部门内一般员工
填写承办情况
完成
完成
阅知
说明：
1 发文中文书向各部门分发后，各部门主办领导可以选择本部们的传阅人，进行传阅
2 工作请示（报告）承办单位承办完成后，在提交秘书的同时提交给流程发起部门，该
部门的流程发起负责人（审核人）接收到承办结果，选择本部门的人员进行传阅。
3 工作联系单 答复部门提交后，流程发起负责人（审核人）收到答复选择主送部门后，
选择本部们的人员，将答复分发给有关人员传阅。
4 部门内人员阅后，系统结束流程
6 科长可以选择一般人员传阅
2003-1-19
发文-联系单-请示处室传阅流程
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6．3 工作请示（报告）表单处理
工作请示（报告）流程中每个环节的角色通过处理《核电公司工作请示
（报告）》，完成各自的工作。各角色在处理表单时，需要填写“表单”确定本
人的意见，同时执行“动作”确定表单下一步的流向。
6．3．1 工作请示（报告）表单
工作请示（报告）表单形式如下图所示：
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上图中各栏目的说明如下：
主送：请示报告的发起部门可以选择请示报告主送的公司领导
编号：如 IDA20030025，是由部门编号+年份+序号组成。编号在
拟稿人处不显示出来，在提交时由系统自动生成，编号在流程的
下一个人的表单中显示出来。
抄送：请示报告抄送的领导和部门可以在表单下方的选择框中选
择，选择后即可显示在表单中
编制部门：是系统判断并自动生成的
事由和内容：可以由编制部门的拟稿人、核稿人或部门负责人填
写
领导批示：公司领导在此栏中填写批示
承办单位：由秘书科秘书根据领导的批示等信息进行选择，可以
是公司内的各个部门
承办情况：由承办部门的部门领导、科室领导或普通人填写
承办日期：承办人填写承办意见并完成提交时的日期
签发日期：承办部门的领导完成提交时的日期，请示报告将流转
到秘书科秘书完成。
表单下方的日期：表示请示报告的发起部门领导提交给秘书科秘
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书的日期，是系统自动生成的
拟稿人：公司内的任何人均可拟稿并发起请示报告
核稿人：拟稿人所在部门的任何人均可对请示报告进行核稿
部门负责人：拟稿人所在部门的处长和科长均可以签发请示报告
6．3．2 工作请示（报告）处理
各角色在进行表单处理时，表单内容填写完成后需要执行“动作”来确定
表单的去向，处理部分的形式如下图所示：
上图说明如下：
动作：比如“提交核稿”，“提交签发”，“撤销”等动作，表示表单的
流向。
提交：选择完动作后即可点击此按钮，将表单发送出去。
打印：可以打印表单
提示信息：可以在其中填写信息，以供表单流向的下一个人查看并修
改
请示报告处理过程中的每个环节中，各角色的处理方式如下：
普通人员起草请示（报告）
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提交核稿：拟稿人选择此动作并提交后，表单将流转到核稿人处核稿
提交签发：拟稿人选择此动作并提交后，表单将流转到签发人处签发
保存：拟稿人选择此动作并提交后，表单中的信息将保存下来（保存
在自己的待办文件夹中）
撤销：拟稿人选择此动作并提交后，表单将被删除
科长核稿
提交签发：核稿人选择此动作并提交后，表单将流转到部门负责人处
签发
退回：核稿人选择此动作并提交后，表单将退回给拟稿人
部门领导签发
提交：部门负责人选择此动作并提交后，请示报告将提交到秘书科秘
书
退回：部门负责人选择此动作并提交后，表单将退回给核稿人（若没
有核稿人则退回给拟稿人）
撤销：部门负责人选择此动作并提交后，表单将被删除
办公室秘书审核
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领导批示：秘书科秘书选择此动作并提交后，请示报告将提交给公司
领导
分发：公司领导批示完请示报告后，秘书可以在表单中选择承办的部
门，还可以在表单的下方选择抄送的领导或部门，然后秘书选
择“分发”动作并提交后，表单将分发给承办部门和抄送部门
退回：秘书科秘书选择此动作并提交后，表单将被退回给请示报告发
起部门的签发人
公司领导批示
保存：公司领导选择此动作并提交后，表单中的信息将保存下来（保
存在自己的待办文件夹中）
完成：公司领导选择此动作并提交后，表单将会提交给秘书科秘书，
秘书将根据领导的批示决定表单的流向
部门领导承办
请示报告的承办部门领导在处办文件夹中可以打开请示报告，在表单
的上方会出现如下所见的文字，可以点击“释放”按钮，以便本部门
其他领导处理，也可以由自己来办理。
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保存：承办部门的领导选择此动作并提交后，表单中的信息将保存下
来（保存在自己的待办文件夹中）
交办：承办部门的领导可以在表单中选择承办的科长或普通人，然后
选择此动作并提交后，请示报告表单将发送给交办人办理
完成：承办部门的领导在表单中填写承办意见，然后选择此动作并提
交后，表单将发送给秘书科秘书以完成请示报告流程
承办部门科长办理
保存：科长选择此动作并提交后，表单中的信息将保存下来（保存在
自己的待办文件夹中）
交办：科长选择承办的普通人，然后选择此动作并提交后，请示报告
表单将发送给交办人办理
完成：科长在表单中填写承办意见，然后选择此动作并提交后，表单
将被返回给交办的本部门领导
承办部门普通人承办
保存：普通人选择此动作并提交后，表单中的信息将保存下来（保存
在自己的待办文件夹中）
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交办：普通人不能再往下交办
完成：普通人在表单中填写承办意见，然后选择此动作并提交后，表
单将被返回给交办的科长（如果承办不经过科长，则直接返回
给交办的本部门领导）
办公室秘书归档
完成：秘书科秘书选择此动作并提交后，表单将被存入数据库，请示报告流程结
束。
传阅部门领导将请示报告在部门内传阅
完成：请示报告的抄送部门负责人在自己的传阅文件夹中打开请示报
告，然后选择此动作并提交后，可以完成对请示报告的传阅
（表单将被保存在自己的收文箱中以便备查）
继续传阅：在表单下方的人员表中选择传阅的人员（本部门的所有人
员）并放入抄送人员栏中，然后选择此动作并提交后，可以将
表单给其他人传阅（文件也会保存在自己的收文箱中以便备
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查）
七 工作联系单
各部门在工作联系过程中，每一个环节都有一个角色来处理，每个角色是
通过处理《核电公司工作联系单》来完成的。
7．1 工作联系单角色定义
工作联系单角色定义如下图所示：
公司领导
阅知
部门领导
审核、签
发
答复
阅知
撰稿人员
编写
工作联系单
科长
编写
核稿
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上图说明如下：
普通人员：编写工作联系单
科长：编写工作联系单，审核工作联系单
部门领导：签发工作联系单
公司领导：阅知工作联系单
7．2 工作联系单处理流程
工作请示报告处理流程如下图所示：
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拟稿人
编写与修改
提交
撤消
保存
部门负责人
审核签发、发布
分发
退回
保存
部门负责人
答复
完成
保存
部门负责人或公司
领导
阅知
完成
2003-3-21
工作联系单处理流程
交办 处室承办流程
阅知
传阅
处室内传阅流程
说明：
1 主送和抄送选择部门名称，该部门的正副处长都收到该工作联系单，但有且只有一位处长
可以启动处室承办流程
2 工作联系单的发起部门的审核领导收到回复，可以启动处室传阅流程，分发给本处室内的
其他处长、科长和一般员工
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部门负责人（处长
或副处长）
填写承办信息或者
选择承办人
交办
承办完成
保存
部门内一般员工
填写承办情况
完成
部门内科长
填写承办情况
交办
部门内一般员工
填写承办情况
完成
完成
说明：
1 收文中文书向各部门分发时，根据领导批示可选择具体的人员或部门，当选择人员时，收文直接交具体处长承办，
当选择部门时，收文同时分发给该部门的所有正副处长，各位处长之间通过协调，确定承办者，承办者根具图中所示
流程进行承办。当一位处长进行承办（自己承办或交下面科长或一般人员承办）后，其余处长就失去了承办的权利，
只能阅知
2 秘书在向承办单位分发工作请示报告时，对于承办单位可选择具体的人员或部门，当选择人员时，收文直接交具体
处长承办，当选择部门时，收文同时分发给该部门的所有正副处长，各位处长之间通过协调，确定承办者，承办者根
具图中所示流程进行承办。当一位处长进行承办（自己承办或交下面科长或一般人员承办）后，其余处长就失去了承
办的权利，只能阅知。
3 部门负责人在向其它部门发送工作联系单时，选择主送部门后，联系单分发到各部门的正副处长，各位处长之间通
过协调，确定答复者，答复者根具图中所示流程进行答复。当一位处长进行答复（自己答复或交下面科长或一般人员
答复）后，其余处长就失去了承办的权利，只能阅知。
4 收文处理单、请示报告和工作联系单的承办（答复）栏中提供承办人员选择“科长”和“员工”项，来完成下一个
环节。同时系统写入提交时间
6 “科长”或“员工”办理完成后，系统填写完成日期
7 正副处长承办完成后，收文处理单、请示报告和工作联系单的承办（答复）栏中写入该处长的姓名和完成日期
8 各处室所有处长可以看到本处其它处长的已完成工作历史
阅知
2003-1-19
收文-联系单-请示处室承办流程
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7．3 工作联系单表单处理
工作联系单流程中每个环节的角色通过处理《核电公司工作联系单》，完成
各自的工作。各角色在处理表单时，需要填写“表单”确定本人的意见，同时
执行“动作”确定表单下一步的流向。
7．3．1 工作联系单表单
工作联系单的表单形式如下图所示：
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上图说明如下所示：
主送：工作联系单的发起部门可以从公司的所有部门中选择一个作为
工作联系单主送的部门，可以选择本处室（工作联系单在处室内部运
转）
编号：如 IDA20030025，是由部门编号+年份+序号组成。编号在拟稿人
处不显示出来，在提交时由系统自动生成，编号在流程的下一个人的
表单中显示出来。
抄送：工作联系单抄送的领导和部门可以在表单下方的选择框中选
择，选择后即可显示在表单中
编制部门：是系统判断并自动生成的
主题和内容：可以由编制部门的拟稿人、核稿人或部门负责人填写
答复或处理意见：由主送部门的部门领导、科室领导或普通人填写
表单上方的日期：表示工作联系单分发时的日期，是在分发时系统自
动生成的
承办日期：承办人填写承办意见并完成提交时的日期
签发日期：工作联系单的承办部门领导完成提交时的日期，工作联系
单将流转回发起部门表示承办完成。
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拟稿人：公司内的任何人均可拟稿并发起工作联系单
核稿人：拟稿人所在部门的任何人均可对工作联系单进行核稿
部门负责人：拟稿人所在部门的处长和科长均可以签发工作联系单
7．3．2 工作联系单处理
各角色在进行表单处理时，表单内容填写完成后需要执行“动作”来确定
表单的去向，处理部分的形式如下图所示：
动作：比如“提交核稿”，“提交签发”，“撤销”等动作，表示表单的流
向。
提交：选择完动作后即可点击此按钮，将表单发送出去。
打印：可以打印表单
提示信息：可以在其中填写信息，以供表单流向的下一个人查看并修改
工作联系单处理过程中的每个环节中，各角色的处理方式如下：
普通人员起草工作联系单
提交核稿：拟稿人选择此动作并提交后，表单将流转到核稿人处核稿
提交签发：拟稿人选择此动作并提交后，表单将流转到签发人
处签发
保存：拟稿人选择此动作并提交后，表单中的信息将保存下来
（保存在自己的待办文件夹中）
页
撤销：拟稿人选择此动作并提交后，表单将被删除
科长审核工作联系单
提交签发：核稿人选择此动作并提交后，表单将流转到签发人处签发
退回：核稿人选择此动作并提交后，表单将退回给拟稿人
部门负责人签发
分发：部门负责人选择此动作并提交后，工作联系表单将分发给主送
部门的领导和抄送的领导或部门
退回：部门负责人选择此动作并提交后，表单将退回给核稿人（若没
有核稿人则退回给拟稿人）
撤销：部门负责人选择此动作并提交后，表单将被删除
部门负责人答复
工作联系单的主送部门领导在处办文件下可以打开工作联系单，在表
单的上方会出现如下所见的文字，可以点击“释放”按钮，以便本部
门其他领导处理，也可以由自己来办理。
保存：工作联系单主送部门的领导选择此动作并提交后，表单中的信
页
息将保存下来（保存在自己的待办文件夹中）
交办：主送部门的领导可以在表单中选择承办的科长或普通
人，然后选择此动作并提交后，工作联系表单将发送给交办人
办理
完成：主送部门的领导在表单中填写承办意见，然后选择此动
作并提交后，表单将发送给工作联系单的发起部门
工作联系单部门内部科长办理
保存：科长选择此动作并提交后，表单中的信息将保存下来（保存在
自己的待办文件夹中）
交办：科长选择承办的普通人，然后选择此动作并提交后，工
作联系表单将发送给交办人办理
完成：科长在表单中填写承办意见，然后选择此动作并提交
后，表单将被返回给交办的本部门领导
工作联系单内部普通人承办
保存：普通人选择此动作并提交后，表单中的信息将保存下来（保存
在自己的待办文件夹中）
交办：普通人不能再往下交办
完成：普通人在表单中填写承办意见，然后选择此动作并提交
页
后，表单将被返回给交办的科长（如果承办不经过科长，则直
接返回给交办的领导）
工作联系单答复内部传阅
完成：工作联系单的发起部门领导在自己的传阅文件夹中收到答复后
的工作联系单，然后选择此动作并提交后，可以完成此流程
（表单将被保存在自己的收文箱中以便备查）
继续传阅：在表单下方的人员表中选择传阅的人员（本部门的
所有人员）并放入抄送人员栏中，然后选择此动作并提交后，
可以将表单给其他人传阅（文件也会保存在自己的收文箱中以
便备查）
八 会议管理
公司每周的会议在星期一上午由各位公司领导提出，然后由公司办秘书安
排，确定会议室和会议时间。
各部们召开需要公司领导主持的会议时，需要提前一周将会议计划交主持
会议的领导批准后，再在周一由公司办秘书安排。
在公司办秘书安排完本周的公司会议后，各部门根据需要可以抢注会议时
安排本部门本周的会议。
页
8．1 部门会议申请和抢注
部门领导可以使用该功能安排本部门的会议。
部门负责人或科长可以申请会议（包括会议登记和会议抢注）
会议名称：填写会议的名称
申请部门：系统自动判断用户的申请部门
主要议题：填写会议的主要议题
主持人：会议的批准人
组织部门：会议的组织部门
参加部门和人员：从右边的列表中选取（可以用 shift键和 ctrl键选
择），然后点击中间的按钮即可
会场要求及备注：可以填写所需要求
参加人数：可以填写参加会议的人数
开始时间：按提示格式填写会议开始的时间，如果开始时间在下周则
是会议登记，如果开始时间在本周则是会议抢注
结束时间：默认为开始时间之后 3小时，也可以修改
星期：系统根据会议时间自动生成
会议地点：可以选择会议室，登记会议时请选择“中转会议室”，具体
地点将由秘书科秘书进行安排。抢注会议时可以选择实际会议室，总
务可以根据实际情况调整会议室
会议登记：填写好会议信息后点击此按钮以登记会议（会议开始时间
页
在下周）
内容修改：在列表中选择一个会议，它的详细信息会反映到界面中，
适当修改后点击此按钮以修改会议信息
会议删除：在列表中选择一个会议，然后点击此按钮可以删除所选会
议记录
提交：填写好会议信息后，直接点击此按钮可以将所填会议提交到公
司领导处，也可以从列表中选择一个会议记录，然后点击此按钮将其
提交到公司领导处
会议抢注：填写好会议信息后点击此按钮以抢注会议（会议开始时间
在本周）
查询：填写查询条件，可以在列表中查询出本部门已申请但尚未提交
的所有会议
8．2 公司领导批准会议
公司领导可以批准部门申请的会议，也可以自己安排会议。
页
各部门提交的会议将会出现在列表中，公司领导可以对会议进行批准
会议登记：公司领导也可以登记会议（会议开始时间在下周）
内容修改：在列表中选择一个会议，它的详细信息会反映到界面中，
适当修改后点击此按钮以修改会议信息
会议删除：在列表中选择一个会议，然后点击此按钮可以删除所选会
议记录
批准：在列表中选择一个会议，然后点击此按钮可以批准所选会议，
批准后的会议将会发送到秘书科秘书以安排会议室
查询：填写查询条件，可以在列表中查询出各部门已申请但尚未被批
准的所有会议
8．3 公司办秘书安排会议
公司办秘书可以安排会议，并且具有安排会议的最高权限。
已批准的会议将会出现在列表中，秘书科秘书可以对会议进行安排
会议登记：秘书科秘书也可以登记会议（会议开始时间在本周或下
周）
内容修改：在列表中选择一个会议，它的详细信息会反映到界面中，
适当修改后点击此按钮以修改会议信息
会议删除：在列表中选择一个会议，然后点击此按钮可以删除所选会
议记录
查询：填写查询条件，可以在列表中查询出已批准的所有会议
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8．4 会议查看
公司所有人员都可以查看会议安排。
所有人均可以查看会议记录
查询：可以填写或选择查询条件，如将查询条件都清空并选择“全
部”，然后点击此按钮，可以查询出所有的会议记录，选择一条会议记
录，它的详细信息将会反映到界面中
