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档案管理部门及职能、归档范围
本公司档案由综合办公室负责管理，建立档案室，
对党政文书及科技、人事、会计、基建、设备等档案实
行统一集中管理。
一、认真学习、宣传、贯彻党和国家档案工作法规、
政策及有关规定，努力提高档案管理水平。
二、全面做好各种档案的收集、整理、鉴定、保管
和利用工作。
三、监督、检查、指导各部室（单位）做好各类文
书、材料、图纸、报表等档案资料的积累、收集、整理、
归档工作。
四、负责档案的安全、保密工作。
五、档案管理人员在工作调动时，必须办理档案移
交手续。
六、本公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动
过程中形成的具有保存价值的文件材料列入归档范围。
七、归档文件材料的来源：
1. 本公司内部形成的文件材料；
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2. 本公司所属单位应报本公司的文件材料；
3. 本公司引进项目、外购设备等带来的文件材料；
4. 本公司参与的合作项目，合作单位按要求应向
本公司提交的文件材料；
5. 本公司执行、办理的外来文件材料。
八、归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、
照片及底片、胶片、实物等各种载体形式的材料。
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档案的收集与整理制度
档案的收集时间及方法：公司的归档资料实行“季度
归档”及“年度归档”制度。在档案资料归档期，由档案管
理员分别向各部门、单位收集应该归档的原始资料，各
部门、单位主管领导应积极配合与支持。
一、文书档案：在档案形成的次年三月底前，由综
合办公室文书将收集的文书档案整理立卷，移交档案室。
二、科技档案：在每个生产技术项目或科研课题完
成或告一段落后，由项目或课题负责人，将全部图纸、
资料收集齐全，登记整理后移交档案室。
三、会计档案：在会计年度终了，由资产财务部保
管一年期满后，即在会计档案形成的第三年一月移交档
案室。
四、基建工程档案：在工程项目竣工验收后，由工
程技术负责人对工程设计、施工图纸连同概、预、决算
等资料进行系统收集、整理，移交档案室。
五、设备档案：在设备开箱时，由设备管理部门派
专人进行收集后，移交档案室。
六、员工外出参加公务活动形成的文件材料应在活
动结束后及时归档。
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七、磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件
材料应在工作结束后及时归档。
八、下列文件材料应随时归档：
1. 变更、修改、补充的文件材料；
2. 内部机构变动和员工调动、离岗时留在部门或个
人手中的文件材料；
3. 产权变动过程中形成的文件材料；
4. 其他临时活动中形成的文件材料。
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档案的归档要求
一、 整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规
律，保持其有机联系，并符合有关标准、规范和要求。
二、 归档的文件材料应为原件。因故无原件的可归
具有凭证作用的文件材料。
文件材料归档后不得更改。
三、 非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。
四、 具有永久、长期保存价值的电子文件，必须
形成一份纸质文件归档。
五、 归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要
求。
六、 归档的文件材料一般一式一份。重要的、利
用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。
反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致
性。
七、 两个以上单位合作完成的项目，主办单位保
存全套文件材料，协办单位保存与承担任务相关的正本
文件。有合同、协议规定的，按其要求执行。
八、 各部室（单位）的兼职档案管理人员应检查本
部门归档文件材料的齐全、完整与准确情况，整理完毕
并编制移交清册，由部门或项目负责人签字核准后向档
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案部门移交。重要项目的文件材料移交时应编写归档说
明。
九、 交接双方应认真核对移交清册，并履行签字手
续，移交清册各留一份以备查考。
十、 档案管理人员在接受档案资料过程中，要认真
细致地进行审查，以保证档案的齐全、完整和准确、系
统。
十一、 档案室把收集起来的档案资料经过进一步加
工整理后进行科学分类，做好编目和编号工作，并保持
档案的有机连续，以便于保管和利用。
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档案分类、名称及编号
一、档案分类
1. 档案分类方案中文书档案按年度——问题进行分
类；会计档案按年度——类型（结合价值）进行分类；
科技档案中的几件档案按性质——项目进行分类；设备
档案按设备性质——型号进行分类，产品档案按产品的
种类——型号进行分类；科研档案按科研课题进行分类；
声像、电子、实物档案按年度——载体形式进行分类。
2. 同一小类（或细类）的案卷以装订在一个档案盒
为原则，如案卷较多，一个档案盒不能满足需要时，可
分为两个以上案卷装订，并于小类（或细类）之后卷次
编号，以便查考。
3. 每个档案盒封面首页应设卷内目录表，案卷归档
时依序编号、登录，并在同一目录中每卷按顺序编号为
原则。
二、档案名称及编号
1. 档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼
要，以充分表示档案内容、性质为原则，并要有一定范
畴，不能笼统含糊。
2. 各级分类、卷次及目次编号，均以十进制阿拉伯
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数字表示，其位数使用视案卷多少及增加情况酌情决定。
3. 档案分类各级名称确定后，应编制“档案分类编号
表”，将所有分类各级名称及其代表数字编号，按顺序依
次排列，以便查阅。
4. 档案分类各级编号内容应预留若干空档，以备业
务增多时，随时增补之用。
5. 档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不得
随意改动。
三、 档号编写
1. 新进档案，应根据“档案分类编号表”，查明该档
案所属的类别及卷次、目次顺序，以此编写档号。
2. 档号以一案一号为原则，遇有一档案卷叙述数事
或一案归入多类的，应先确定其主要类别，在编写档号。
3. 档号应自左而右编列，一般应将档号填写于案卷
首页的右上角。
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档案保管制度
一、 档案文件应放在库房密集架内，不得随意堆放，
案卷入柜时必须按案卷目录号、分类号、顺序号排列，
保持案卷整齐，以便于查找利用。
二、 档案管理人员应经常对库存档案的安全状况进
行检查，对已破损的档案及时予以修补和调换，发现隐
患及时处理并报告。
三、 图纸管理及图纸修改补充
1. 凡归档的图纸必须与原图一致，图面干净、线条
清晰、数据准确。每套图纸应有图纸目录，有设计、制
图及审核、校对人员签字，并放置在最前面。
2. 设备及零部件更改时，必须出图纸变更单，以确
保图纸与实物相符。
3. 整个保管单位内旧图纸作废时，由新图代替，按
原保管单位编号存放。
4. 设备报废、转让时，图纸应销毁或随设备转让。
撤销原保管单位，并注明原因存档备查。
四、 库房管理
1. 档案室要做到门窗坚固，采取安装窗帘、配置灭
火器、温湿度计、投放灭虫、鼠药等措施，切实做好防
火、防盗、防尘、防潮、防虫、防晒等工作，确保库存
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档案的安全。
2. 对库内配置的灭火器、安装的温湿度计及投放的
药物要进行定期检查，使其经常保持完好和有效状态。
3. 严禁在档案室库房内吸烟、存放易燃、易爆物品。
4. 档案库房必须经常清扫，保持室内整洁卫生。
5. 档案室工作人员下班时，应注意检查库房，关好
门窗，做好防盗工作。
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档案保存期限、鉴定与销毁及利用规定
保存期限：
文件保存期限参照国家有关法令并结合本公司实际
情况，依下列规定办理：
一、文书档案的保管期限规定为永久、定期二种，
永久为无限期保存，定期分 30 年，10 年。
二、组织规程及办事规则；不动产所有权及其他债
权凭证；工程设计图永久保存。
鉴定与销毁：
一、综合办公室每年第一季度应对库藏档案进行一
次审查、鉴定。
1. 档案员每年十二月份对各类档案登记造册。
2. 综合办公室对档案进行鉴定，并在清册中签出鉴
定意见、注明日期。
3. 鉴定工作结束后，档案员必须写出档案鉴定报告，
对保管期限划分不准、卷内资料不完整、保管质量达不
到标准的档案要拟定整改计划。
二、经鉴定认可销毁的档案，由档案员造具销毁清
册，并写出销毁报告，报主管领导审批和报上级档案部
门备案。财务档案销毁另由资产财务部报上级财务部门
备案。
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三、销毁档案应严格执行保密制度的有关规定，派
专人监销。会计档案销毁时，资产财务部应派人监销，
监销人应在销毁清册上签字，并注明销毁日期。销毁清
册由档案室妥善保管备查。
四、综合办公室要把档案利用作为本职工作，牢固
树立档案为生产服务、为基层服务、为公司各项管理工
作服务的思想。
五、档案管理人员应端正工作态度、增强服务意识，
对前来查档的人员要热情接待，耐心细致，积极协助其
完成查档工作。
六、档案管理人员应认真学习档案知识，熟悉档案
业务，并编制快捷、便利的检索工具，为档案的查找利
用创造条件。
七、档案管理人员应多方了解信息，掌握企业在生
产、工作中对档案的要求，主动提供有效的档案服务。
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档案借阅管理制度
一、借阅档案的人员，首先填写借阅登记表，然后
方可借阅，用完后及时归还。
二、勾画、撕毁、拆散、剪裁和转借他人。
三、凡借出的档案，未经档案室主管领导同意，不
得随意拿出去加工、订货或现场施工。如确需携带外出，
应由档案管理人员跟踪服务。
四、借阅人事、会计、技术档案必须经各主管部门
和主管领导批准。
五、档案借阅期限，一般档案为两周，机密档案为
一周，如遇特殊情况，档案室有权及时收回所借出的档
案。如需延借，须经档案室主管领导签字同意并办理续
借阅手续。
六、借阅者丢失或损坏档案时，档案室根据公司有
关规定视其情节轻重，进行处罚。如丢失和损坏的是保
密档案，还需写出书面检查，并报有关领导处理。
七、借阅者调离单位、请假或外出一个月以上时，
须事先将所借档案全部归还。
八、档案原则上不得外借，凡外单位人员借阅档案，
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凭单位介绍信，办公室负责人同意后只限在档案阅览室
查阅。如确须外借，须经公司领导批准并办理相关手续
后方可借出(属公司机密和关键技术资料的档案一律不
予外借)。
九、归还档案时经档案管理人员清点检查，确实完
好方可办理注销手续。
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档案的保密管理制度
一、档案管理人员必须加强保守国家机密的自觉性
和纪律性，严格遵守国家工作人员保密守则规定。
二、非工作人员未经允许严禁进入档案库房。对外
来参观人员需持有正式介绍信，并经主管领导批准。
三、绝密级文件、科技情报、图纸资料不得外借，
借阅一般密级的文件、科技资料、图纸按借阅制度办理
借阅手续，并按期归还，个人不得长期保存。
四、外出开会、参观学习带回的资料、科技情报、
图纸文件不得个人占有，必须交档案室统一保存。
五、密级文件要分别登记，配备专盒保存，因工作
需要转发或复印密级文件时，须请示上级主管部门，未
经同意一律不得转发和复印。
六、不得将档案内容与亲朋好友谈论，也不得私自
销毁文件、材料。
七、严禁将组织上鉴定认可销毁的档案做废品处理
或做其他用途。
八、如发现丢失、泄密，要及时向公司领导报告，
并按情节轻重进行处理。
九、本制度自下发之日起执行。本制度解释权归综
合办公室。
