会展策划与组织
学习目的
主要内容
第一节 会议的构成要素
第二节 会议策划
第三节 会议组织
第四节 国际性会议
通过本章的学习,掌握会议策划和会议组织的具体步骤与内容,了解国际性会议的市场细分及申办程序。
会议的构成要素
会议策划
国际性会议
会议组织
会议议题
会议主办者
与会人员
会议时间
会议场所
会议方式
确定会议目标和任务
确定会议议题
确定会议参加对象
策划会议规模
策划会议地点和时间
策划会议议程
日程和程序
策划会议公关和宣传
会议前的准备工作
会议期间的组织管理
会议后的总结与收尾工作
国际性会场市场细分
国际性会议承办方式
国际性会议的申办
第一节 会议的构成要素
一、会议议题
会议议题：就是会议内容,就是会议要商议、解决的问题,它是会议的基本任务。
议题是会议交流的中心,与会者的报告、演讲应当紧紧围绕议题。一个好的议题往往能够起到集思广益、清晰地凸现会议目标的作用,并有助于会议效率的提高。
一、会议议题
二、会议主办者
三、与会人员
四、会议时间
五、会议场所
六、会议方式
会议主办者：是会议活动的具体组织者,其任务主要是根据会议的目标和规划制定具体的会议实施方案,并为会议活动选择和提供必要的场所、设施和服务,确保会议正常进行。
二、会议主办者
三、与会人员
与会人员：即会议的参加者。会议应该由哪些人出席,是会议策划的重要内容,包括“谁来开会” 和“多少人参加”两个方面。
会议时间:是指会议的起讫时间和时间跨度。
四、会议时间
五、会议场所
会议场所：即会议的地点,是会议的空间要素。
六、会议方式
会议方式：指用以达到会议效果的手段,包括活动式样、传递方式、会场布置等方面。
第二节 会议策划
一、确定会议目标和任务
会议活动：是一种目的性很强的群体性社会交往活动,人们举行会议都是为了达到某
种目的、完成一定的任务。
会议目标和任务的确定,一定要切合工作实际和人们的思想实际。
目标过高或者过低,以及
目标空洞、具体任务
不明确,不仅无助于会
议的成功,有时甚至还
会造成负面影响。
会议的目标根据实际需要可以是一个,也可以是多个。
有些协会或公司的工作性会议,常常需要讨论解决
几个不同性质的问题,以减少召开会议的次数,提高
会议的效率,因而会议的目标多而且杂。
第二节 会议策划
二、确定会议议题
在会议过程中,会议的目标与任务必须落实到具体的会议议题上。议题是为目标和任务服务的,并
为目标和任务所制约。
会议议题应当在会议召开之前与目标和任务一起确定。
APEC会议(亚太经济合作组织工商领导人峰会)
目标和任务是:让工商界从企业的角度,广泛交流意见和看法,共同探讨亚太地区企业发展之路并取得更清晰的共识;在竞争的同时加强合作,扩大贸易投资,共同参与,共同繁荣,增强本地区的整体竞争力,从而更好地应对新经济和全球化带来的机遇和挑战。
议题：“新世纪、新经济:在全球化中发展”。
议案:单项议题的正式书面文件。
第二节 会议策划
三、确定会议参加对象
会议的参加对象应当依据会议的目的、性质、议题以及议事规则来确定。
会议参加对象确定是否恰当关系到会议的目标是否能顺利实现。
第二节 会议策划
四、策划会议规模
影响会议规模的主要因素是动用的人员数量,其中又以参加会议的总人数为主要依据。
会议议题应当在会议召开之前与目标和任务一起确定。
会议的规模与会议的效果密切相关。
会议的规模直接制约会议的效率。
会议规模还与会议成本有关。
第二节 会议策划
五、策划会议地点和时间
会议地点的策划
会议地点的策划包括两方面的含义:一是选择合适的地方;二是选择合适的场馆(包括会场、住食的饭店等)。
现代会议地点的选择不仅要考虑是否能够容纳会议的人数这些简单的问题,更重要的是考虑这一地点能否突出会议主题、提高会议效果、有利于实现会议目标。
会议时间的策划
会议时间的策划也涉及两方面问题:一是指什么时候召开会议最为合适;二是指会期的长短。
会期的长短要依据会议的实际需要来确定。
由法律法规以及由组织章程或议事规则明确规定会期的,应当严格按规定的会期召开,非特殊情况不得提前或推迟。
第二节 会议策划
六、策划会议议程、日程和程序
会议议程：是会议主要活动的安排顺序,它将会议的议题按付诸讨论、审议和表决的次序编排起来并固定下来。
确定会议日程是将各项会议活动(包括辅助活动) 落实到单位时间,凡会期满一天的会议都应当制定会议日程,以便与会者和会议工作人员了解会议的具体进程。
会议程序：是一次具体会议活动的详细顺序和步骤,是会议议程的具体化和明细化,可供会议主持人直接操作,也可让与会者了解每次具体会议活动的内容及时间顺序。
第二节 会议策划
七、会议公关和宣传的策划
会议的公关和宣传是会议组织工作的有机组成部分,也是会议取得成功的重要保证。
不同类型、不同性质的会议,其公关和宣传的目的与意义不一样。
与媒体沟通是会议公关和宣传主要的、首选的方法。
会议的公关和宣传报道分为会前、会间、会后三个时段,不同的时段具有不同目的和不同的公关、宣传效果。
第三节 会议组织
一、会议前的准备
1.会议通知的内容
2.回执或报名表
3.会议通知的种类和方式
(一) 制发会议通知
会议通知是向与会者传递召开会议信息的载体,是会议组织者同与会者之间会前沟通的重要渠道,是会议准备工作的重要环节。
1.会议通知的内容
会议通知的内容要尽可能详尽、明确。 (1)会议名称。 (2)主办者。 (3)会议的内容。 (4)参加对象。 (5)会议的时间。 (6)会议地点。 (7)其他事项。 (8)联络信息。
有的会议通知还需附上回执或报名表,请与会者填写姓名、性别、年龄、职务、职称、抵达会议的时间和交通工具、预订回程票的具体要求、是否参加会议旅游活动等项目,然后寄回主办单位或会议筹备机构。
会议通知按通知的性质可分成预备性通知和正式通知。
第三节 会议组织
一、会议前的准备
(二) 制作会议证件
会议证件：是会议举行期间供与会人员和工作人员以及其他相关人员佩戴使用的证件。
会议证件类型
会议证件的格式
会议证件主要有出席证件和工作证件两大类。
会议证件的格式通常包括: 会议名称。 会徽。 姓名。 照片。 证件类别。 组别或代表团名称。 证件编号。 会议日期。 涉外会议证件可用中文和外文两种文字,外文排在中文下方。
第三节 会议组织
一、会议前的准备
(三) 准备会议文件与材料
会议文件是提请会议讨论和有助审议事项的文书材料。
会议文件的准备是开好会议的重要前提,会议文件,特别是会议主旨文件的优劣,
直接影响会议的质量。
主持词 开幕词 闭幕词 讲话稿
会议用品和设施主要包括：
第三节 会议组织
一、会议前的准备
会场基本设施 会场装饰用品 会场视听器材 会议通信设施 常用文具和印刷设备 交通工具 会议专门用品 生活卫生用品
第三节 会议组织
一、会议前的准备
(五) 预算和筹集会议经费
会议活动是一项消费活动,举行任何会议都要消耗一定的人力、物力、财力。
会议经费的筹集有以下几种渠道和办法:
行政事业经费拨款
主办者分担
与会者分担个人费用
社会赞助
转让无形资产使用权
第三节 会议组织
一、会议前的准备
设计和安排会
场座位格局是会场
布置的首要任务。
会场大小和与会人数
多少是制约会场座位
格局设计和安排的
两个重要因素。
上下相对式· 礼堂形
上下相对式· 而字形
(1) 上下相对式。 礼堂(或剧院)形是最常见的一种座位格局。这种形式既适合于大型会议,又适合于小型会议。
全围式· 圆形图 全围式· 长方形
全围式·八角形图 全围式·回字形
(2)全围式。 全围式格局适用于召开小型会议以及座谈性、协商性等类型的会议。全围式格局有圆形、长方形、八角形、“回” 字形等具体形式。
(3)半围式。 突出了主席台的地位,又增加了融洽的气氛,适用于中小型的
工作会议等。
半围式· 桥形图
半围式· T 字形
半围式· 马蹄形
分散式· V 字形
(4)分散式。 即将会场座位分解成由若干个会议桌组成的格局,每一个会议桌形成一个谈话交流中心,与会者根据一定的规则安排就座,其中领导人和会议主席就座的桌席称作“主桌”。这种座位格局既在一定程度上突出主桌的地位和作用,同时,更重要的是,也给与会者提供了多个谈话、交流的中心,使会议气氛更为轻松、和谐,适合于召开规模较大的联欢会、茶话会等。
(5)并列式。 即将会见与会谈的座位安排成双方纵向并列或者横向并列的格局。
座区是指按会场内一定规则划分和排列的座位区域。
第三节 会议组织
一、会议前的准备
(六) 会场布置
2.座区划分与座位排列
1
2
3
座区的划分和排列一般采用以下方法:
(1)按与会者的资格划分和排列。
一般做法是:正式代表的座区在前或居中,列席代表安排在后排或两侧。
正式代表
列席代表
(3)按代表资格和团组顺序混合排列
排列团组先后次序的依据为:
① 国际会议按与会国家英文名称的当头字母顺序排列,第一个字母相同的,根据第二个字母确定,其余类推。
② 我国全国性会议各代表团的先后次序是依据国家技术监督局有关各省、市、自治区排列顺序的规定,即按法定的顺序排列。
③ 一般会议,按代表团、小组、单位名称的笔画确定,首字笔画数相同的,根据第二字的笔画数确定,其余类推;也可按代表团、小组、单位名称的汉语拼音的字母顺序来确定,第一个字母相同的,根据第二个字母确定,其余类推。
④ 根据协商达成的约定排列。
(2)按团组划分和排列。
如参加会议的代表具有不同的资格,又分成若干团组,则应当先按与会者的资格划分和排列座区,在相同资格的座区中,再按团组排列先后次序。
与会者座位次序可按职务高低排列,也可按姓氏笔画排列,或按与会者所代表的单位名称笔画排列。
第三节 会议组织
一、会议前的准备
(六) 会场布置
3.会场装饰
会标
会徽
标语
旗帜
植物
灯光
2010上海世博会会徽
链接：历届世博会会徽精品赏析
国际展览局局徽
2005年爱知世博会会徽与吉祥物
2000年汉诺威世博会会徽和吉祥物
1999年昆明园艺博览会会徽与吉祥物
会标揭晓仪式
会标是指以会议名称为主要内容的会议信息的文字性标志。
会徽即体现或象征会议精神的图案性标志,一般悬挂在主席台的天幕中央,形成会场的视觉中心,具有较强的感染和激励作用。
把会议口号用醒目的书面形式张贴或悬挂起来,即成为会议的标语。
隆重的会议宜在主席台及会场内外升挂一些旗帜,以增加会议的气氛。
国旗的悬挂
彩旗的悬挂
红旗的悬挂
会场内外适当布置植物和花卉能烘托会议的气氛,给人一种清新、活泼的感觉,并能减轻与会者长时间开会的疲劳。
灯光的强、弱、明、暗及颜色,会给会场带来不同的视觉效果。
主席台的座位格局
4.主席台布置
第三节 会议组织
一、会议前的准备
(六) 会场布置
1
同会场座位格局相比,主席台的座位格局可以选择的形式较少,一般都采取横式。应根据主席台上就座的人数多少来确定主席台的长短和排数。
讲台
可以是一排,也可以是多排。
2
设置专门的讲台,有助于突出报告人的地位,显示报告的重要性,也体现出会议气氛的庄严和隆重。 一般情况下,讲台只设一个,可设在中央,也可设在右侧(以主席台的朝向为准)。
话筒
3
主席台前排的每个座位都应装有话筒,便于主席台入座人员讲话、插话。
休息室
重要会议的主席台旁应设有休息室,其作用一是便于领导人到达时集中,然后依次入场;二是便于领导人休会时休息、谈话。
4
主席台的座次安排
5
主席台的座次安排是一个非常重要而且又非常敏感的问题,有时甚至是一个严肃的政治问题,会务工作人员必须极其认真地对待。
第三节 会议组织
一、会议前的准备
(六) 会场布置
座次图
座次图可张贴或悬挂于会场入口处,主席台的座次图则悬挂在休息室。
指示牌
在会场门口和场内悬挂或放置指示牌,指明各座区的方向和方位。
1
2
3
4
5
座位号标识
大型的固定会场要有座位号标识。
分座区时要把首长席、正式代表、列席代表、来宾席、旁听席、记者席等用标志明确区别。
团组标识
席卡
每个与会者桌上放置的写有姓名的标签,有时又称名签。
第三节 会议组织
一、会议前的准备
(七)会前检查
:是会前各项准备工作的落脚点,是保证会议能顺利召开的必不可少环节。
会前检查的方式:一般采取会议领导先听取会务筹备工作机构的汇报,发
现筹备过程中的薄弱环节,责成有关部门或有关人员负责整改;会议领导还
应亲自到会场进行实地检查,发现问题,及时纠正处理。
第三节 会议组织
二、会议期间的组织管理
报到与签到：是指与会者到达会议时所办理的手续。
重要的或重大的会议活动一般都要提前1 ～ 2 天报到。
要在仔细分析与会者基本情况(性别、年龄、职务、职称、专业、生活习惯、宗教信仰、相互关系等) 基础上,事先制订方案,做到合理分配、合情照顾。
安排住宿时,住宿要相对集中,助于会议期间的信息沟通和会务联系,有利于加强对会议的领导和管理,也有助于休会期间与会者之间的沟通和交流。
安排住宿时,会议住地要尽量靠近会场,最好是会场和住宿的房间在同一宾馆,这样可以节省时间和交通费用。
报到与签到
安排住宿
会议记录
会议简报
处理议案和提案
会议记录：是会议客观进程原始真实的反映,它全面提供会议活动的原始信息,为日后查考、特别是分析研究会议提供可靠依据。
会议概况
会议进程
会场情况
签署
会议简报：是反映会议动态、进程和主要内容的内部性简要报道。
编写方法
广义：会议期间提出的议案都可以叫做提案。 在我国,议案与提案虽然都是会议期间有关组织或与会者向会议提交的正式书面建议和方案,但两者存在区别。
区别：
议案是指法定的机关或具有正式资格的与会者,在会议期间向会议的领导机构提出的,请求在会议上讨论、审议的建议或方案。议案的本质特征就是“议”,因此,提出议案的目的就是为了使其列入议程,成为本次会议的议题。
第三节 会议组织
三、会议后的总结与收尾工作
会议结束后,要及时对会议进行总结。
大型的、重大的、时间长、动用人力和物力较多的会议活动,主办方在进行总结的同时,对在会议活动过程中能圆满完成本职任务或有突出表现的会务人员,应予以物质或精神上的表彰和奖励。
对会议活动全过程的有关文字材料、照片、音像资料及其他物品,进行整理、立卷、装封和入库。
第四节 国际性会议
一、国际性会议概述
国际性会议：泛指与会者来自或代表不同的国家或地区的会议。
国际性会议的类型
国际性会议的基本准则
国际性会议可以分成三种类型:
不同国家之间的官方会议。
非官方的国际性会议。
官方与非官方混合型国际性会议。
国际性会议与国际会议两者相互之间既有联系又有区别。国际性会议的概念要比国际会议广泛。
出席国际性会议的对象往往来
自不同的国家和地区,代表不
同的种族和民族,他们具
有不同的意识形态、宗
教信仰和风俗习惯。
当国际性会议涉及与会各国
各地区的实际利益时,应当本着互
惠互利的精神,通过协商、对话来
解决分歧和争端。任何一方都不
能把自己的意志强加于其他各方,
损人利己。
无论是政府间的大型国际会议,还是民间大量的企业性国际会议,任何一个国际会
议选择在一座城市召开,都会为这座城市带入大量的商务活动,带动该城市酒店业、交
通运输业、商业等相关产业的发展,因而会间接地拉动城市的经济。
第四节 国际性会议
二、国际性会议现状
总部：荷兰阿姆斯特丹的国际会议协会(ICCA)
成立于1963年,是全球会议活动市场供应商之首要组织。
第四节 国际性会议
三、国际性会议市场细分
协会会议市场的特点
公司会议市场的特点
协会会议中科技会议的市场状况
协会会议
公司会议
协会：由具有共同兴趣和利益的专业人员或机构组成。
协会会议市场可分为
(1)由公司员工参加的公司内部会议,如培训会、技术会议、销售会议、管理人员会议等;
(2)公司针对目标市场举办、由公司外部客户参加的公司外部会议,包括产品展示会、经销商和分销商会议、股东会议等;
(3)公司内部员工和公司客户一起参加的内、外兼顾的会议,如培训会议、各种讲习班等。
周期性和灵活性相结合的特点
公司会议往往是在固定的地点重复举行。
公司会议的前期准备时间一般少于1 年,有些大型会议准备时间只有3 ～ 6 个月。
公司会议的平均规模小于协会会议规模,且公司会议会期较短,一般为3 天左右。
公司会议具有保密性。
公司的副总经理或市场部经理发起并控制会议的召开,决定会议召开的时间或地点。
公司有更多的会议资金来源。
据国际会议组织(ICCA)统计资料,国际性会议从专业上划分,比例从高到低依次为医药类、科学类、工业类、技术类、教育类、农业类,之后才是社会科学、经济、管理、文化、体育、生态环境等。
第四节 国际性会议
四、国际性会议承办方式及国际性会议的申办
会员国轮流主办
地区性轮流主办
竞标方式
拟定并提交竞标标书
接受评估
填遗补缺
支持信函
硬件设备
预算
承办国际性会议的记录
饭店
航空
交通与旅游
餐饮
文化娱乐节目
专业会议筹办人
有关国际组织收到各国各地区竞办标书后,由该组织的监理事或评估小组进行初步审核并筛选,然后派出评估组到申办单位实地勘查与评估。
申办单位参照评估人员来访行程表,认真组织接待,精心策划实地查勘。
竞标的过程是相当激烈的,申办单位要不遗余力、千方百计搜集竞争对手的相关材料,试探评估人员的评价,从而及时填遗补缺或设法增加有关项目的含金量。
会展策划与组织
