吉林大学档案分类办法
为实现我校档案实体分类、编号、排架、检索的标准化，加强档案的科学管理，
推进学校档案管理现代化的进程，根据原国家教委《高等学校档案实体分类法》与《高
等学校档案工作规范》（教办[1993]429 号文件），结合我校实际情况制定本办法。
本办法由编制说明、吉林大学档案分类主表 、吉林大学档案分类详表三部分组成。
一、 编制说明
1. 主题内容
本办法规定了我校档案归档范围、分类原则、分类方法、类目设置及标识、档号
编制及不同载体的标识等。
2. 分类原则
以我校全部档案为对象，遵循档案的形成规律，结合档案内容，保持档案之间的
有机联系，利于组织档案馆藏，便于科学管理和开发利用。
3. 类目设置与标识
一级类目的设置与标识
一级类目是高等学校档案实体分类的最高层位。根据高等学校档案产生的领域范
畴、结合档案记述的内容性质，我校确定十三个一级类目，其名称、标识符号和主要
内容如下：
DQ 党群工作类
主要包括学校党群部门在工作中形成的文件材料。
XZ 行政工作类
主要包括行政部门（教学、科研、开发、基建、设备、外事、财会等部门除外）
工作中形成的文件材料。
JX 教学工作类
主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。
KY 科研工作类
主要包括科学研究管理和科研实践活动中形成的文件材料。
CP 产品与科技开发类
主要包括校办产业和公司在生产管理及业务活动中形成的文件材料。
JJ 基本建设类
主要包括基建管理和工程项目建设中形成的文件材料。
SB 仪器设备类
主要包括仪器设备等资产管理方面形成的文件材料。
CB 出版物类
主要包括出版工作管理和出版活动中形成的文件材料。
WS 外事类
主要包括外事工作管理和外事活动中形成的文件材料。
CK 财会类
主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。
RW 人物类
主要包括学校著名人物在职务活动和其他社会活动中形成的文件材料。
SW 实物类
主要包括学校在各项活动中获得的反映学校真实历史面貌的特定物品。
SX 声像类
主要包括学校及校内各单位或校外相关单位形成的与本校有关的声像载体材料。
一级类目的标识，采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母，如：“XZ”即“Xing
zheng”（行政）的简称。
二级类目的设置与标识
二级类目的设置，依据每一个一级类目的内容特点，分别按职能、问题、项目等
设置。
党群和行政类的二级类目主要按职能并兼顾组织机构设置。
教学类的二级类目主要按学历层次和办学性质设置。
外事类的二级类目按档案的内容结合活动过程设置。
科研类、基建类、设备类、产品类、出版物类的二级类目依据文件的形成和成套
性特点设置。
实物类、声像类由特殊载体构成，二级类目按形成的载体设置。
人物类围绕人物建档，二级类目按形成对象设置。
二级类目的标识，一般采用阿拉伯数字“双位制”。如：“综合”为“11”，其余二级
类目依次层累为 12、13……99，但 10、20……等带“0”的数字不用。
人物档案二级类目的标识，直接采用建档人物的姓名。如“唐敖庆”。
三级类目的设置和标识
根据实际需要设置三级类目。一般情况下，以吉林大学归档单位为三级类目，采
用阿拉伯数字为归档单位代码。（详见吉林大学归档单位代码一览表）
根据成人教育的特殊情况，其三级类目按校区分类设置：
01 前卫校区
02 南岭校区
03 新民校区
04 朝阳校区
05 南湖校区
远程教育是成人教育的组成部分，因没有校区之分，三级类目也采用阿拉伯数字
为学院代码。
人物档案三级类目按建档内容设置，采用大写英文字母为内容分类代码。如“A”代
表建档内容（书表类）。
四级类目的设置与标识
四级类目是在三级类目设置的基础上，对三级类目的细划分，是区分学生学历层
次的代号。四级类目的标识采用阿拉伯数字“双位制”。
研究生教育
博士：
11 学历博士
12 同等学力博士
13 不授予博士学位
14 撤消博士学位
硕士：
21 全日制硕士
22 专业学位硕士
23 同等学力硕士
24 不授予硕士学位
25 撤消硕士学位
本（专）科生教育
本科：
11 本科
12 辅修
专科：
21 专科
成人教育
本科：
11 夜大
12 函授
13 脱产
专科：
21 夜大
22 函授
23 脱产
远程教育
11 本科
21 专科
4 档号的编制
档号一般由四部分组成，即：全宗号+年度号+类目号+案卷号
人物档案的档号设置由三部分组成，即：全宗号+类目号+案卷号
全宗号：合校后的吉林大学档案全宗号为“07”。
年度号：年度号由四位阿拉伯数字组成，如：“2006”即“2006 年度”。
类目号：类目号是指吉林大学档案实体分类的类目代号。我校各类档案类目
根据实际情况分别划分到二级、三级或四级。
档号标识：采用汉字、汉语拼音、英文字母和阿拉伯数字相结合的混合号码制。
为了避免重号，便于区分、查找和计算机检索，二级类目和三级类目，三级类目和四
级类目之间采用间隔符号“· ”间隔（人物类档案除外）。类目与案卷号（实物编号）之
间采用连接符号“—”连接。
案卷号：分类的最下位类内排定的案卷顺序号，用阿拉伯数字标识（1～n）。
档号模式
一般档号模式
党群类综合档号模式示例
全宗号+年度号+类目号（一级类目+二级类目）+案卷号
07—2006—DQ11—1～n
案卷号
党群综合代号（二级类目）
党群类代号 （一级类目）
年度号
全宗号
注：案卷号按最下位类目流水，年度用自然年度。
教学类学位材料、毕业生成绩单档号模式示例
全宗号+年度号+类目号（一级类目+二级类目+三级类目+四级类目）+案卷号
研究生类目模式：
07—2006—JX 12 · 16 ·11—1～n
案卷号
学历博士（四级类目）
化学学院（三级类目）
研究生教育（二级类目）
教学类（一级类目）
年度号
全宗号
注：案卷号按最下位类目流水，年度用自然年度。
本（专）科生类目模式：
07—2006—JX 13 · 16 · 11—1～n
案卷号
本科（四级类目）
化学学院（三级类目）
本、专科生教育（二级类目）
教学类（一级类目）
年度号
全宗号
注：案卷号按最下位类目流水，年度用自然年度。
成人教育类目模式：
07—2006—JX 14 · 01 · 11—1～n
案卷号
本科夜大（四级类目）
前卫校区（三级类目）
成人教育（二级类目）
教学类（一级类目）
年度号
全宗号
远程教育类目模式：
07—2006— JX 14 ·89 · 11—1～n
案卷号
远程本科（四级类目）
远程学院（三级类目）
成人教育（二级类目）
教学类（一级类目）
年度号
全宗号
注：案卷号按最下位类目流水，年度用自然年度
科研类科研项目档号模式示例
全宗号+年度号+类目号（一级类目+二级类目+三级类目）+案卷号
07—2006—KY12·16—1～n
案卷号
化学学院（三级类目）
科研项目（二级类目）
科研类（一级类目）
年度号
全宗号
注：案卷号按最下位类目流水，年度用自然年度。
实物类档号模式示例
全宗号+年度号+类目号（一级类目+二级类目+三级类目）+实物编号
07—2006— SW 11·16—1～n
实物编号
化学学院（三级类目）
题词、字画（二级类目）
实物类（一级类目）
年度号
全宗号
注：实物编号按最下位类目流水，年度用自然年度。
特殊档号模式
人物类档号模式示例
全宗号+类目号（一级类目+二级类目+三级类目）+案卷号
07—RW—唐敖庆—--A—1～n
案卷号
书表类（三级类目）
建档人物姓名（二级类目）
人物类（一级类目）
全宗号
注：案卷号按最下位类目流水。
5. 档案实体排架
我校档案排架的方式：
一般采用年代 —— 一级类目横向排架。
人物档案采用建档人物独立小全宗依次横向排架。
二、吉林大学档案分类主表
DQ 党群
11 综合
党委办公室、信访办公室、机关党委、后勤党委、离退休党委、产业党委工作中
形成的文件材料入此。
12 纪检、监察
13 组织
14 宣传
15 统战
民主党派材料入此。
16 工会、妇委会
17 团委
学生社团材料入此。
XZ 行政
11 综合
校长办公室、校友办公室、学科建设办公室 、政策法规办公室、普教办公室、
网络中心工作中形成的文件材料入此。
12 人事、师资、离退休
13 审计
14 武装、保卫
15 医疗、后勤、国际交流中心
16 档案、图书、文博
17 白求恩医学部
JX 教学工作
11 综合
教务处、学生处、毕业生就业指导中心、注册中心、公共体育教研中心、考试中
心、教育技术中心工作中形成的文件材料入此。
12 研究生教育
13 全日制本（专）科教育
14 成人教育
KY 科学研究
11 综合
科技处、社科处、科技园形成的文件材料入此。
12 科研项目
CP 产品生产与科技开发
11 综合
产品生产与科技开发、校办产业形成的文件材料入此。
12 公司、药厂
服务公司材料入此。
JJ 基本建设
11 综合
基建处管理性文件材料入此。
12 工程项目
SB 仪器设备
11 综合
资产与实验室管理处、采购中心工作中形成的管理性文件材料入此。
12 仪器设备项目
CB 出版
11 综合
出版社工作中形成的管理性文件材料入此。
12 书籍
13 刊物
WS 外事
11 综合
外事处工作中形成的管理性文件材料入此。
12 出国（境）
13 来校
14 国际合作与会议
15 外国留学生工作
16 港澳台工作
CK 财会
11 综合
财务处工作中形成的管理性文件材料入此。
12 会计报表
13 会计帐簿
14 会计凭证
15 工资清册
奖金、助学金材料入此。
SX 声像
11 综合
声像工作形成的管理性文件材料入此。
12 照片
13 电教
RW 人物
A 书表类
B 证件类
C 自传性材料类
D 任免奖惩材料类
E 文件材料类
F 学术性材料类
G 社会评价性材料类
H 通讯材料类
I 声像材料类
J 实物材料类
K 著名人物专题纪念活动材料类
L 已故著名人物追悼会材料类
M 其它材料类
SW 实物
11 题词、字画
12 奖旗
13 证书、奖状
14 印章
15 牌匾
16 奖杯、纪念杯、纪念盘
17 校徽、纪念章、奖章、纪念币
18 其它类
三、吉林大学档案分类详表
吉林大学党群类档案归档范围和保管期限表
DQ11 党务综合
序号 归档范围 保管期限
1 上级有关党的建设文件材料 长期
（针对本校的保管期限为永久）
2 本校党代会材料
（1）计划、通知、工作报告、议程、名单、决
议、总结、记录、领导讲话稿、大会发言稿；讨论
通过的文件、简报；校党委会候选人登记表和情况
介绍；校党代会大会选举结果和上级批复等。 永久
（2）提案及办理情况、情况反映、重要贺电、
贺信。 长期
（3）参考文件、工作人员名单、工作证、代表
证、列席证及选票式样。 短期
3 校党委会、党委扩大会、党委常委会、常委扩大会、
书记校长碰头会会议记录、纪要、决议及会议讨
论通过的文件 永久
4 校党委发布的决定、条例、办法、指示、批转、
重要通知、通报 永久
5 以校党委名义召开会议的文件材料 永久
6 校党委和上级党委对学校工作进行调查研究形成的
文件及典型材料 永久
7 校党委领导同志在全校大会、党员大会上的重
要讲话稿及参加上级召开会议的发言稿 永久
8 校党委工作大事记 永久
9 党群系统启用印章的文件和印模 永久
10 党群系统 停止使用的印章、印模 长期
11 本校参加上级党代会的代表名单、登记表及发
言材料 长期
12 校党委工作计划、报告（包括调查报告）、总结 长期
13 校党委有关保密工作的文件 长期
14 党务工作简报 短期
15 《吉大信息》 短期
16 信访办公室工作计划、总结、群众来信、来访、
上级文件材料 长期
17 党委各部及基层党委报校党委的工作总结、报告、
请示及批复 短期
18 其它需要归档的材料
DQ12 纪检、监察
序号 归档范围 保管期限
1 上级关于纪检、监察工作的文件 长期
2 纪委会议记录 永久
3 对触犯刑律或双开除党员的处分决定及有
关材料 永久
4 打击经济犯罪工作文件、材料 永久
5 对违纪党员的处分决定（包括免于处分）及
恢复党籍、取消处分等材料 长期
６ 纪委、监察工作计划、报告、总结、调查材料
统计报表 长期
７ 其它需要归档的材料
DQ13 组 织
序号 归档范围 保管期限
1 上级关于组织工作的指示、决定、通知、简报 长期
2 校级党员干部任免申报材料（包括报告、考核
材料、任免呈报表）及上级批复文件 永久
3 副处级以上干部任免、调动和离休报告、决定、
批复、通知等（上级批准的要附任免呈报表） 永久
4 党群系统科级干部任免申报材料及批复 长期
5 党委组织机构、党员情况统计报表 永久
6 各级党委关于批准入党、转正、延期、退党和
取消党员资格的文件材料及名单 永久
7 组织部工作计划、总结、决定、报告及重要的
调查材料 长期
8 校党委、基层党委、直属支部改选结果
与分工的批复 长期
9 表彰和奖励的先进党组织、优秀党员、优秀党
务工作者（市级以上） 长期
10 党委组织机构设置变动的报告、决定、批复、通知 永久
11 落实政策的有关材料 长期
12 其它需要归档的材料
DQ14 宣 传
序号 归档范围 保管期限
1 上级关于宣传工作的文件 长期
2 吉林大学校刊（合订本） 永久
3 本校宣传工作计划、决定、报告、通知和总结 长期
4 反映本校重大活动的剪报、图表 长期
5 理论学习及其它活动形成的材料 短期
6 其它需要归档的材料
DQ15 统 战
序号 归档范围 保管期限
1 上级关于统战工作的文件 长期
2 本校统战工作计划、决定、报告、通告
和总结 长期
3 港、澳、台和侨务、少数民族工作材料 长期
4 各民主党派、党外人士的情况登记表、名册 长期
5 统战工作情况调查、典型材料、统计报表 长期
6 统战工作的重要会议记录 长期
7 本校各级人大代表、政协委员名单、登记表
及有关材料 长期
8 其它需要归档的材料
DQ16 工会、妇委会
序号 归档范围 保管期限
1 上级有关工会工作的文件 长期
2 工会工作计划、报告、决定、重要通知、
总结、统计 长期
3 工代会、教代会、妇代会材料 永久
4 工会常委会记录 长期
5 参加上级工代会、教代会、妇代会的代表
名单、登记表及发言稿 长期
6 上级有关妇委会工作文件 长期
7 妇委会工作计划、总结 长期
8 工会、妇委会组织各项活动形成的材料 短期
9 表彰先进集体（个人）的获奖材料（市
级以上） 长期
10 其它需要归档的材料
DQ17 团 委
序号 归档范围 保管期限
1 上级关于团的工作文件 长期
2 本校团代会文件（通知、名单、工作报告、
决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大
会通过的文件） 永久
3 本校学代会文件（通知、名单、工作报告、
决议、选举结果、领导讲话、大会发言和
大会通过的文件） 永久
4 团委工作计划、报告、总结及规章制度 长期
5 团委工作典型调查材料、优秀团员的材料 长期
6 表彰和奖励先进团支部、优秀团干部、优
秀团员的材料 长期
7 对犯错误团员的处分决定（包括免于处分）
及取消处分、恢复团籍材料 长期
8 团委、团常委会议记录 长期
9 学生会文件、材料 长期
10 本校学生组织参与各种学会、社团的有关材料 短期
11 研究生会的有关材料 长期
12 社团活动、勤工俭学、社会实践有关材料 长期
13 其它需要归档的材料
吉林大学行政类档案归档范围和保管期限表
XZ11 行政综合
序号 归档范围 保管期限
1 上级有关高校行政管理的综合性文件 长期
2 校务委员会会议、校务会议、校长办公会议
记录、决定、纪要及会议审议、讨论通过的
文件 永久
3 学校工作计划、事业发展规划、总结报告、
请示及上级的批复 永久
4 历史沿革、概况介绍、剪报等 永久
5 启用印章的文件和印模 永久
6 停止使用的印章、印模 长期
7 以学校名义发布的决定、规定、通知、规
章制度、通报和学校年鉴、公报、规章制
度汇编（或选编） 永久
8 学校大事记 永久
9 本校综合统计及学年报表 永久
10 校领导在上级召开的会议上的重要发言材料 永久
11 校庆活动中形成的重要报告、总结 永久
12 校庆贺电、贺信、会议记录 长期
13 本校向上级的请示及其批复 永久
14 本校各单位的请示及学校的批复（分类立卷） 长期
15 有关全校性工作的调查材料和经验总结 长期
16 校长办公室工作计划、总结 长期
17 校内信息 长期
18 上级有关普教工作的文件 长期
19 附属中、小学教学计划、大纲、规章制度、
毕业生名册、三好学生名单；省、市竞赛获
奖名单 长期
20 普教办公室工作计划、总结 长期
21 上级有关学科建设工作的文件 永久
22 211 工程项目有关材料 永久
23 985 工程项目有关材料 永久
24 学科建设办公室工作计划、总结等有关材料 长期
25 上级有关政策法规工作的文件 长期
26 政策法规办公室工作计划、总结等有关材料 长期
27 校史工作材料 永久
28 校友工作材料 永久
29 网络中心工作材料 长期
30 院庆材料 长期
31 其它需要归档的材料
XZ12 人事、师资、离退休
序号 归档范围 保管期限
1 上级机关有关人事工作的文件 长期
2 关于人员编制、机构建立、撤消、合并及改变
机构名称的请示报告及上级批复 永久
3 关于校内机构设置、变化的文件材料 永久
4 科级干部任免材料 长期
5 本校人事工作的规章制度 长期
6 表彰和奖励先进集体、先进教职工材料（市
级以上） 长期
7 对犯错误的教职工给予行政纪律处分、取销
处分等材料（双开除存永久） 长期
8 专业技术干部评定职称文件材料 长期
9 教职工录用、转正、定级、调资、校内调动、
退职、退休、离休、死亡、抚恤等文件材料 长期
10 本校教师获奖的材料（市级以上） 长期
11 人事情况统计报表、教职工名册 长期
12 教职工出国进修、讲学、访问、考察、参观
等政审材料 长期
13 人事工作计划、报告总结、调查材料、会议记录 长期
14 回国专家定居安排的有关材料 长期
15 教职工劳保、福利、困难补助等规定、报表 长期
16 教职工援外和支援边远地区材料 长期
17 教职工调入、调出名册及有关材料 长期
18 使用临时工有关材料 短期
19 师资培养、出国、管理工作计划、规定、总
结等材料 长期
20 教师进修计划、安排、总结 长期
21 教师工作量的规定及执行情况 长期
22 教师业务考核材料 长期
23 上级关于离退休工作文件 长期
24 离退休规章制度、统计报表、工作计划、报
告、总结 长期
25 其它需要归档的材料
XZ13 审计
序号 归档范围 保管期限
1 上级有关审计工作的文件 长期
2 本校审计工作方面的规章制度 长期
3 本校审计工作方案、计划、总结 长期
4 对教职工触犯刑律或双开除人员（经审计
部门审理的）处理材料 永久
5 对犯错误的教职工（经审计部门审理）给予
行政处分（包括免于处分）、取消处分等材料 长期
6 审计工作统计年报及重要报表 长期
7 审计报告所列问题的证明材料
8 被审计单位对审计报告的书面意见 长期
9 有关审计处理的请示，审计事项的报告及上
级机关的批复、批示 长期
10 审计（含复审）结论和决定或审计意见通知书 长期
11 被审计单位关于执行审计结论和决定情况的
报告 长期
12 罚款、没收款、扣缴款、停止拨款、贷款、
冻结银行存款、封存帐册等文书及回执 长期
13 被审计单位对审计结论和决定的复审申请，
对审计（含复审）结论和决定的申诉材料，
有关人员对审计（复审）结论和决定的申
诉材料 长期
14 依法作出审计结论和决定的法规目录或摘要，
上级机关有关本项目问题处理的政策界限 长期
15 有关审计项目的情况报告、通报 长期
16 审计调查报告及有关文件材料 长期
17 各种调查取证材料 长期
18 移交处理意见书 长期
19 群众来信或来访记录 长期
20 项目审计计划或审计方案，有关本项目计划
安排的意见、请示、报告、批复和其它有关
材料 长期
21 本项目有关的其它材料
XZ14 武装、保卫
序号 归档范围 保管期限
1 上级有关公安保卫工作的文件 长期
2 本校公安保卫工作方面的规章制度 长期
3 本校公安保卫工作计划、总结、报告、调查材料、
统计、报表、简报 长期
4 有关安全、防火方面的材料 长期
5 上级有关武装、人防、军训工作的文件 长期
6 本校武装部规章制度、工作计划、总结、调
查报告 长期
7 武装部工作统计年报及重要报表 长期
8 其它需要归档的材料
XZ15 医疗、后勤、国际交流中心
序号 归档范围 保管期限
1 上级有关医院管理工作的文件 长期
2 公费医疗、保健工作的规定、通知等材料 长期
3 医管处工作计划、总结、规章制度 长期
4 计划生育工作材料 短期
5 房屋管理、调配使用、转移等规定 长期
6 防震、防汛、三废治理文件材料 长期
7 上级有关后勤工作的文件 长期
8 后勤处工作中形成的文件材料 长期
9 后勤集团工作中形成的文件材料 长期
10 国际交流中心在工作中形成的文件材料 长期
11 其它需要归档的材料
XZ16 档案、图书、文博
序号 归档范围 保管期限
1 上级有关图书、情报、档案、文博工作文件 长期
2 档案馆、图书馆、博物馆规章制度 长期
3 档案馆指南、全宗介绍 永久
4 档案馆、图书馆、博物馆工作计划、报告、总结、
请示与批复 长期
5 档案馆、图书馆、博物馆概况、发展规划、藏品目
录、统计及统计年报 永久
6 图书馆、档案馆、博物馆会议记录、大事记 长期
7 其它需要归档的材料
吉林大学教学类档案归档范围和保管期限表
JX11 综 合
序号 归档范围 保管期限
1 上级有关学生思想政治工作的文件 长期
2 学生处工作计划、总结、报告、规章制度 长期
3 学籍变动材料 永久
4 对犯错误学生给予开除、勒令退学处分的决
定及有关材料 永久
5 新生入学名册 长期
6 对犯错误学生的处分材料及撤销处分材料 长期
7 优秀学生奖学金获得者名单 长期
8 获省、市优秀学生名单 长期
9 表彰优秀学生干部的决定、名单 短期
10 校领导在全校学生大会上的讲话稿 长期
11 毕业生分配方案、计划、报告、请示、批复、
决定 永久
12 毕业生供需统计、计划 长期
13 上级有关就业分配的文件材料 长期
14 毕业生就业指导处工作计划、报告、总结、简报 长期
15 校历届田径运动会程序册 长期
16 公共体育教育研究中心工作计划、总结 长期
17 学生参加全国、省、市体育比赛获奖名单、名次 长期
18 考试中心有关上级来文、请示、批复 长期
19 考试中心工作总结、计划、报告 长期
20 注册中心在工作中形成的文件材料 长期
21 教育技术中心在工作中形成的文件材料 长期
22 其它需要归档的材料
JX12 研究生教育
序号 归档范围 保管期限
1 研究生招生工作计划、请示、报告、批复、
总结、统计 永久
2 录取研究生名单、名册 永久
3 招考研究生（硕士、博士）试题 长期
4 博士后科研流动站申报材料及上级批复 永久
5 博士后研究人员进站、离站材料、申请博士
后科学基金材料 长期
6 博士后研究人员工作总结 长期
7 与国外合作培养研究生的计划协议、派出人
员名单等材料 长期
8 教育部关于研究生招生、分配培养、代选出
国预备研究生工作的有关文件 长期
9 取消研究生学籍的材料 永久
10 研究生的奖励、处分材料及撤销处分材料 长期
11 研究生各专业培养方案、教学大纲、教学计划、 永久
12 研究生（硕士、博士生）毕业成绩单 永久
13 研究生（硕士、博士）中途退学、出国在校成
绩单 永久
14 专业性会议、座谈会、汇报会记录及文件材料 长期
15 学校与有关单位关于学位问题的联系函件 长期
16 教育部等单位关于学位工作的文件 长期
17 学位评定委员会、分委会名单 永久
18 学位评定委员会的会议记录、决定、纪要及会
议材料 永久
19 学位委员会对决定等文件的修改意见、汇报材料 长期
20 研究生学位答辩材料（博士、硕士）
（1）博士研究生毕业论文及答辩材料 永久
吉林大学博士成绩登记表
吉林大学博士学位申请书
吉林大学指导教师对博士学位论文审议意见
吉林大学授予博士审批表
博士学位论文同行评议汇总表
在学期间政治思想鉴定
吉林大学博士学位论文学术评议书
博士学位论文同行评审意见书
吉林大学授予博士学位决定
吉林大学博士学位论文答辩记录
吉林大学博士学位论文答辩表决票
吉林大学博士学位论文
其它需要归档的文件材料
（2）同等学力博士研究生毕业论文及答辩材料 永久
同等学力人员博士学位申请书
同等学力人员申请博士学位审查表
同等学力人员申请博士学位审批表
同等学力人员申请博士学位推荐书
硕士毕业证书复印件
硕士学位证书复印件
硕士成绩单
获奖证书复印件
同等学力人员申请博士学位成绩登记表
吉林大学指导教师对博士学位论文审议意见
吉林大学博士学位论文学术评议书
吉林大学博士学位论文答辩记录
吉林大学博士学位论文答辩表决票
科研成果复印件
吉林大学博士学位论文
其它需要归档的文件材料
（3）硕士研究生答辩材料 永久
吉林大学硕士成绩登记表
吉林大学硕士学位申请书
吉林大学指导教师对硕士学位论文审议意见
吉林大学硕士学位论文学术评议书
吉林大学授予硕士审批表
吉林大学授予硕士学位决定
吉林大学硕士学位论文答辩记录
吉林大学硕士学位论文答辩表决票
其它需要归档的文件材料
（4） 同等学力硕士研究生答辩材料 永久
吉林大学硕士成绩登记表
吉林大学硕士学位申请书
吉林大学指导教师对硕士学位论文审议意见
吉林大学硕士学位论文学术评议书
吉林大学授予硕士审批表
吉林大学授予硕士学位决定
吉林大学硕士学位论文答辩记录
吉林大学硕士学位论文答辩表决票
毕业证复印件
学位证复印件
申请学位审查表
外语综合考试合格证
学科综合考试合格证
科研成果复印件
其它需要归档的文件材料
（5）不授予博士学位材料 永久
吉林大学博士成绩登记表
吉林大学博士学位申请书
吉林大学指导教师对博士学位论文审议意见
吉林大学授予博士审批表
博士学位论文同行评议汇总表
在学期间政治思想鉴定
吉林大学博士学位论文学术评议书
博士学位论文同行评审意见书
吉林大学博士学位论文答辩记录
吉林大学博士学位论文答辩表决票
吉林大学博士学位论文
其它需要归档的文件材料
（6）不授予硕士学位材料 永久
吉林大学硕士成绩登记表
吉林大学硕士学位申请书
吉林大学指导教师对硕士学位论文审议意见
吉林大学硕士学位论文学术评议书
吉林大学授予硕士审批表
吉林大学硕士学位论文答辩记
吉林大学硕士学位论文答辩表决票
其它需要归档的文件材料
（7）撤消博士学位文件材料 永久
撤消博士学位决定
撤消博士学位表决票
博士学位证书原件
吉林大学申请和授予博士学位材料（收缴件）
吉林大学博士学位答辩材料（原存件）
注：撤消的学位材料与原学位答辩材料重新组卷
其它需要归档的文件材料
（8）撤消硕士学位文件材料 永久
撤消硕士学位决定
撤消硕士学位表决票
硕士学位证书原件
吉林大学申请和授予硕士学位材料（收缴件）
吉林大学硕士学位答辩材料（原存件）
注：撤消的学位材料与原学位答辩材料重新组卷
其它需要归档的文件材料
21 领取毕业证书、学位证书登记册 永久
22 研究生毕业分配名册 永久
23 研究生毕业分配方案、计划、报告、请示、
批复、通知、总结 永久
24 研究生院工作计划、总结 长期
25 其它需要归档的材料
JX13 全日制本、专科教育
序号 归档范围 保管期限
1 学科、专业设置与调整的请示报告及上级批复 永久
2 教育部、省教育厅及有关部门关于招生工作
的文件 长期
3 招生工作计划（事业规划）、请示、报告、
批复 永久
4 招生宣传、招生工作总结 短期
5 录取新生登记表、名册 永久
6 各专业教学计划、教学大纲 、开课计划 长期
7 教学管理的规定、办法 长期
8 教务处工作总结、计划 长期
9 本、专科毕业生、结业生成绩单 永久
10 毕业生领取毕业证书、学位证书、结业证书 永久
登记簿
11 结业生换发毕业证书登记簿 永久
12 辅修第二专业毕业证书存查表 永久
13 辅修第二专业成绩单 永久
14 本、专科学生中途退学、出国在校成绩单 永久
15 其它需要归档的材料
JX14 成人教育
序号 归档范围 保管期限
1 成人教育、远程教育学科、专业设置与
调整的请示报告与批复 永久
2 教育部、教育厅关于成人教育招生工作文件 长期
3 关于成人教育、远程教育招生工作的请示、
报告、批复、统计 长期
4 成人教育、远程教育关于上报招生生源计划及招生
简章 长期
5 录取新生名册、登记表 永久
6 学籍变动材料 永久
7 本、专科毕业生成绩单 永久
8 本、专科学生中途退学、出国在校成绩单 永久
9 本、专科毕业生领取毕业证书、学位证书登
记簿 永久
10 成人教育工作总结、报告、计划、要点 长期
11 远程教育工作总结、报告、计划、要点 长期
12 其它需要归档的材料
吉林大学科学研究类档案归档范围和保管期限表
KY11 综 合
序号 归档范围 保管期限
1 上级有关科技园管理工作文件材料 长期
2 科技园工作计划、总结、规章制度 长期
3 科研行政管理文件材料 长期
4 科研计划管理文件材料 长期
5 科研成果管理文件材料 长期
6 科研经费管理文件材料(科研项目经费分配
及预决算) 永久
7 申报科学基金及有关批复 永久
8 上报科研计划、规划、年度总结及其成果
目录 永久
9 上报教育部重点项目申请书、批复 永久
10 学术委员会成员名单，会议记录、决定、纪要
及通过的文件 永久
11 科研机构设置及规划情况 永久
12 重点实验室建设的文件材料 永久
13 本校科研工作计划、规划、总结 长期
14 各单位完成项目情况、统计、获奖项目单位
及个人名单和奖金分配情况 长期
15 科研获奖项目汇编、科研成果展览会材料 长期
16 科技统计报表 永久
17 其它需要归档的材料
KY12 科研项目
序号 归档范围 保管期限
1 科研准备阶段
（1）开题报告与课题调研论证材料（重要的存永久） 长期
（2）科研项目建议书、可行性报告、技术合同、
计划任务书、课题研究 永久
（3）课题研究计划、设计 长期
（4）科学研究计划执行情况、计划调整或撤
销报告（重要的存永久） 长期
（5）课题投资和预决算材料 长期
2 研究实验阶段
（1）实验、测试、观测、调查、考察的各种原
始记录（含关键配方、工艺流程及综合分
析材料） 长期
（2）数据处理材料、包括计算机处理材料（如
程序设计说明、框图、计算结果） 永久
（3）设计的文字和图纸（ 底图、蓝图、电子线
路等） 永久
（4）研究工作阶段小结、年度报告 长期
（5）配套的照片、底片、录音带、录像带、幻灯
片、影片拷贝、磁盘、光盘等 永久
（6）样品、标本等实物的目录 永久
3 总结鉴定阶段
（1）研究报告、研制报告、测试报告、技术报告、
性能报告、使用说明 永久
（2）论文专著 永久
（3）专家评审意见，用户使用意见材料、效益分
析证明材料、标准部门的检测报告 永久
（4）鉴定会材料（鉴定代表名单、会议记录、鉴
定意见 ） 长期
（5）鉴定证书 永久
（6）推广应用意见 长期
（7）课题工作总结 长期
4 申报奖励阶段
（1）科研成果登记表 永久
（2）科研成果报告表 永久
（3）科研成果奖励申报与审批材料 永久
（4）科研成果获奖材料（奖状、奖章、证书）原
件（获国家发明奖项目、获国家级进步奖项
目，获国家自然科学奖项目，获省、部级科
技进步一、二等奖项目） 永久
（5 获省、部级科技进步三、四等奖项目 长期
获厅、局级科技进步一、二等奖项目 长期
获厅、局级科技进步三、四等奖项目 长期
5 推广应用阶段
（1）转让合同、协议书 永久
（2）生产定型鉴定材料 永久
（3）推广应用方案及实施情况 长期
（4）成果宣传报导材料 短期
（5）对外学术交流材料 长期
（6）成果被引用或投产后反馈意见 短期
（7）其它需要归档的材料
吉林大学产品生产与科技开发（校产业与公司）类
档案归档范围和保管期限表
CP11 综 合
序号 归档范围 保管期限
1 上级关于产品生产与科技开发管理的文件 长期
2 本单位为产品生产与科技开发制定的各种规定、
条例、制度及手册、图表 长期
3 产品生产与科技开发的请示、报告、批复、批示 长期
4 产品生产、科技开发与专业协作单位有关技
术性问题来往的文件材料 长期
5 校产处年度工作计划、总结、统计报表 长期
6 其它需要归档的材料
CP12 公司、药厂
序号 归档范围 保管期限
1 上级有关公司方面的文件 长期
2 公司行政管理文件 长期
3 产品销售管理材料 长期
4 产品研制与生产管理材料 长期
5 公司财会文件材料 长期
6 其它需要归档的材料
吉林大学基本建设类档案归档范围和保管期限表
JJ11 综 合
序号 归档范围 保管期限
1 上级有关基建工作的文件 长期
2 本校基建工作的规章制度、工作计划、总结 长期
3 本校基建工作总体规划、统计报表 永久
4 基建工程财务预、决算 永久
5 全校性总体规划、设计总平面图 永久
6 水、电、气管道分布图 永久
7 地质勘探、地形测量材料 永久
8 基建投资的请示、报告与批复 永久
9 综合性征地文件材料 永久
10 其它需要归档的材料
JJ12 工程项目
序号 归档范围 保管期限
1 可行性研究
（1）项目建议书及上级批复 永久
（2）可行性研究报告 永久
（3）项目评估 永久
（4）环境预测、调查报告 永久
（5）设计任务书及计划任务书 永久
2 设计基础
（1）工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、
地质图、勘察记录、化验试验报告、重要土、
岩样及说明 永久
（2）地形、地貌控制点建筑物、构筑物及重要
设备及安装测量定位、观察记录 永久
（3）水文、气象、地震等其它设计基础材料 永久
3 设计文件
（1）初步设计 永久
（2）技术设计 永久
（3）施工图设计 永久
（4）技术秘密材料、专利文件 永久
（5）设计计算书 永久
（6）关键技术实验 永久
（7）总体规划设计 永久
（8）设计评价、鉴定及审批 永久
4 工程管理文件
（1）征用土地批准文件及红线图、拆迁、补
偿协议书 永久
（2）承包合同、协议、招标、投标、租赁文件 永久
（3）施工执照 永久
（4）环保三同时、消防、卫生等条件水、电、
气暖供应协议书 永久
（5）产权证书 永久
5 施工
（1）土地施工文件 永久
[1] 开工报告、工程技术要求、技术交流、
图纸会审纪要 永久
[2] 施工组织、施工方案、施工计划、施工
技术措施、施工安全措施、施工工艺 永久
[3] 原材料及购件出厂证明、质量鉴定 永久
[4] 建筑材料实验报告 永久
[5] 设计变更、工程更改洽商、材料仿用核
定审批 永久
[6] 土建施工定位测量地质勘察 永久
[7] 土、岩试验报告、基础工程、基础工程施
工图 永久
[8] 隐蔽工程验收记录 永久
[9] 工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测
记录、事故处理报告 永久
[10] 分项、分单位工程抽量检查、评定 永久
[11] 交工验收记录证明 永久
[12] 施工报告、施工验收报告 永久
（2）设备及管线安装施工文件
[1] 开工报告、工程技术要求、技术交底、
图纸会审纪要 永久
[2] 设计变更、工程更改洽商单、材料、
零部件、设备代用审批 永久
[3] 焊接试验记录、报告、施工检验、探
伤记录 永久
[4] 隐蔽工程检查验收记录 永久
[5] 强度、密闭性试验报告 永久
[6] 设备调试记录 永久
[7] 施工安装记录、安装质量检查评定、
事故处理报告 永久
[8] 系统调试、实验记录 永久
[9] 管线清洗、通水、消毒记录 永久
[11] 中间交工验收记录证明，工程质量评定 永久
[12] 竣工报告、竣工验收报告 永久
[13] 电气、仪表安装施工文件 永久
[14] 开工报告、工程技术要求、技术交底、
图纸会审 永久
[15] 设计变更、工程更改洽商单、材料、
零部件、设备代用审批 永久
[16] 调试、整定记录 永久
[17] 性能测试和校核 永久
[18] 施工安装记录、质量检查评定、事
故处理报告 永久
[19] 操作、联动试验 永久
[20] 电气装置交接记录 永久
[21] 中间交工验收记录、工程质量评定 永久
[22] 竣工报告 永久
6 竣工验收
（1）竣工验收报告 永久
（2）全部竣工图纸 永久
（3）质量评审材料 永久
（4）工程现场声像材料 永久
（5）竣工验收会议决议文件 永久
7 基建财务、器材管理
（1）财务计划、年度计划 短期
（2）工程概算、预算、决算 永久
（3）主要材料消耗、器材管理文件 短期
（4）交付使用固定资产文件 永久
8 其它需要归档的材料
吉林大学仪器设备类档案归档范围和保管期限表
SB11 综 合
序号 归档范围 保管期限
1 上级有关固定资产、无形资产、实验室、环境保护、
采购等管理方面的文件 长期
2 本校资产与实验室管理的规章制度 长期
3 本校仪器设备购置计划、报告、统计表 长期
4 资产与实验室管理工作计划、总结 长期
5 本校仪器设备移交清册及设备仪器报废、调拨
报告、请示和批复 长期
6 本校关于资产与实验室管理等问题的请示及
上级批复 长期
7 房证、产权证、土地证 永久
8 采购中心在工作中形成的文件材料 长期
9 知识产权证书：
专利证书、计算机软件登记证书（职务成果）、
注册商标证书和以学校名义获得的荣誉证书等 长期
10 知识产权合同审查意见（以学校名义签定的专利合作、
专利许可、专利转让合同及知识产权办出具的知识产
权保护方面的审查意见） 长期
11 专利授权一览表 长期
12 其它需要归档的材料
SB12 仪器设备项目
序号 归档范围 保管期限
1 申购报告、计划、论证报告（论证会文件、
记录等） 长期
2 上级或主管领导批复和准购批示 长期
3 定购合同（复印件）和会谈纪要、记录等 长期
4 进口设备过程中有关的技术商务文件 长期
5 开箱记录及装箱单 长期
6 安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单 长期
7 验收报告及文件材料 长期
8 索赔来往函件及结果文件 长期
9 设备说明书及全套随机文件材料 与设备共存
10 使用、检修、故障事故记录（设备履历书） 与设备共存
11 重大事故的调查分析及处理意见 与设备共存
12 技术改造和开发过程中形成的技术文件材料 与设备共存
13 其它需要归档的材料
吉林大学出版类档案归档范围和保管期限表
CB11 综合管理
序号 归档范围 保管期限
1 上级有关编辑出版工作的文件 长期
2 本校出版工作计划、总结、报告、请示与批复 长期
3 出版工作各项规章制度 长期
4 其它需要归档的材料
CB12 书 籍
序号 归档范围 保管期限
1 主要学术著作样本 永久
2 其它样本 长期
3 其它需要归档的材料
CB13 刊 物
序号 归档范围 保管期限
1 样书（版本） 永久
(1)《吉林大学学报（理学版）》
（2）《吉林大学学报（工学版）》
（3）《吉林大学学报（医学版）》
（4）《吉林大学学报（地球科学版）》
（5）《吉林大学学报（信息科学版）》
（6）《吉林大学社会科学学报》
（7）《高等学校化学学报》
（8）《高等学校化学研究》
（9）《高教研究与实践》
（10）《情报科学》
（11）《国外医学-老年医学分册》
（12）《中风与神经疾病杂志》
（13）《临床肝胆病杂志》
（14）《世界地质》
（15）《法制与社会发展》
（16）《当代法学》
（17）《人口学刊》
（18）《东北亚论坛》
（19）《现代日本经济》
（20）《史学集刊》
（21）《JOURVAL OF GEOSCIENTIFIC RESEARCH IN
NORTHEAST ASIA》
（22）《高教研究信息》
（23）《中国实验诊断学》
（24）《JOURNAL OF BIONICS ENGINEERING》
2 其它需要归档的材料
吉林大学外事类档案归档范围和保管期限表
WS11 综 合
序号 归档范围 保管期限
1 上级关于外事工作的文件材料 长期
2 学校外事工作规章制度、计划、总结、简报 长期
3 外事工作统计报表 长期
4 外事工作会议材料 长期
5 外事工作大事记 长期
6 其它需要归档的材料
WS12 出 国（境）
序号 归档范围 保管期限
1 上级对出国（境）人员的有关文件材料 长期
2 国际学术会议论文 长期
3 出国（境）人员考察、访问材料 长期
4 投寄国外的学术论文 长期
5 出国（境）讲学、研究人员的有关材料 长期
6 出国（境）进修、留学取得学位及研究成果
论文和各类证书（影印件） 永久
7 其它需要归档的材料
WS13 来 校
序号 归档范围 保管期限
1 上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来
往函件 长期
2 外国官员、各界人士来校参观访问的文件材料 长期
3 外籍教师、专家、学者及友好人士来校讲学
的讲稿、教材等材料 长期
4 来校进修、短期培训研究的外籍人士有关材料 长期
5 国际比赛、竞赛材料 长期
6 授予外籍人士名誉教授等有关材料 长期
7 国际会议有关材料 长期
8 教育部重点项目、国家、省、市引智项目材料 长期
9 其它需要归档的材料
WS14 国际合作与会议
序号 归档范围 保管期限
1 中外合作校际交流协议、合同、项目纪要材
料、备忘录 永久
2 本校完成的国际合作项目、成果等材料 永久
3 合作项目中国外单位完成项目、成果等材料 长期
4 双方互赠的礼品、纪念品
5 国际会议的有关材料 长期
6 其它需要归档的材料
WS15 外国留学生工作
序号 归档范围 保管期限
1 毕业生名册（领取毕业证书、学位证书存查表） 永久
2 学籍变动管理材料 长期
3 留学人员来华签证申请表 长期
4 外国留学生来校学习申请表 长期
5 毕业生成绩单 长期
6 吉林大学留学生毕业情况登记表 长期
7 其它需要归档的材料
WS16 港澳台工作
序号 归档范围 保管期限
1 港澳台工作计划、总结 长期
2 学籍管理 长期
3 执行教育部项目交流材料 长期
4 统计年报 长期
5 其它需要归档的材料
吉林大学财会类档案归档范围和保管期限表
CK11 综 合
序号 归档范围 保管期限
1 上级关于财务会计工作的文件 长期
2 本校财务管理的规定、计划、总结、请示、批
复等文件 长期
3 财务预、决算 永久
4 财务管理规章制度 长期
5 会计移交清册 长期
6 财会档案移交保管清册 永久
7 财会档案销毁清册 长期
8 其它需要归档的材料
CK12 会计报表
序号 归档范围 保管期限
1 决算报表（含基建综合决算） 永久
2 预算会计报表 短期
3 年度以上规划表、分配计划、测算表 长期
4 年度以上各种统计报表（含工资报表） 长期
5 季度以下各种计划、统计报表 短期
6 其它需要归档的材料
CK13 会计帐簿
序号 归档范围 保管期限
1 涉及外事会计帐簿 永久
2 总帐 长期
3 预算内帐簿（含明细帐、分户或登记帐） 短期
4 预算外帐簿（含明细帐、分户或登记帐） 短期
5 学校专项基金帐簿 短期
6 日记帐（现金、银行存款日记帐 长期） 短期
7 固定资产明细帐（固定资产报废
清理后保管五年） 短期
8 其它需要归档的材料
CK14 会计凭证
序号 归档范围 保管期限
1 涉及外事的会计凭证 永久
2 预算内各种原始凭证、记帐凭证 短期
3 预算外各种原始凭证、记帐帐单 短期
4 学校基金各种原始凭证、记帐凭证 短期
5 银行存款余额调节表 短期
6 会计拨款凭证及其他会计凭证 短期
7 银行对外帐单 短期
8 涉及债权、债务及未清理完毕的凭证 长期
9 其他需要归档的材料
CK15 工资清册
序号 归档范围 保管期限
1 工资发放名册、卡片 永久
2 工资转移、证明、通知存根 长期
3 各种奖金、奖学金、贷学金、助学金、名册等 短期
4 其他需要归档的材料
吉林大学人物类档案归档范围和保管期限表
RW 人物
序号 归档范围 保管期限
1 书表类：反映著名人物生平历史的各类书表，
如参加党团组织的申请书、志愿书、个人履历
表等 永久
2 证件类 ：著名人物获取的各种证书，如出生证、
学生证、学历证、学位证、会员证、专利证、代
表证等证件 永久
3 自传性材料类：著名人物本人撰写的自传、日记、
个人回忆录、报告文学、事迹介绍、工作笔记、
思想总结、汇报、自我鉴定、口述的历史材料 永久
4 任免奖惩材料类：有关著名人物的职务任免通知、
委任状、任命书、聘书、奖惩通报、奖状、奖杯、
奖品、喜报、荣誉证书、证章、领导题词以及各
种学术科研成果的获奖证书 永久
5 文件材料类：反映著名人物各个时期出席各种重
要会议及重要活动的通知、工作报告、文章、演
讲稿、讲话、题词、日记、典型发言材料、工作
笔记、学术思想手稿 永久
6 学术性材料类：著名人物撰写出版的各种著作、
译著、正式出版的教材、研究成果、论文、参考
书、重要讲义、重要讲稿、专利材料、学术手稿 永久
7 社会评价性材料类：广播电视新闻和报刊杂志有
关著名人物的报道、介绍、纪念性材料、先进事
迹的宣传、反映名人成就的作品及研究成果；社
会对著名人物的研究、介绍、评价材料 永久
8 通讯材料类：反映著名人物社会活动、国际交往、
职务工作和学术方面具有保存价值的来往书信、
便笺、电报、传真、电话记录、通知、通讯录等
材料 永久
9 声像材料类：反映著名人物各个时期的学术活动、
外事活动、政务活动、以及家庭生活中具有保存
价值的照片、底片、录音、录像、影片、磁盘、
光盘 永久
10 实物材料类：著名人物收藏的有重要保存价值的
各种图书、资料、字画、礼品、纪念品、著名人
物使用过的具有保存价值的实物、用品以及赠送
给名人的礼品等 永久
11 著名人物专题纪念活动材料类：庆祝生日华诞、
执教数载纪念庆典等活动形成的讲话、贺信、贺词
回忆录、征文等材料 永久
12 已故著名人物追悼会材料类：遗嘱、悼辞、讣告、
唁电、治丧委员会名单、来宾签名簿等 永久
13 其它需要归档的材料
吉林大学实物类档案归档范围和保管期限表
SW 实物
序号 归档范围 保管期限
1 中央、省、市各级领导及社会名流为学校所写的
题词和赠送的字画。 永久
2 学校及各学院、各职能部门不同时期的印章。 永久
3 学校从事教学、科研、管理和对外服务各项活动
(包括文艺、体育各种比赛)中获得的奖章、奖杯、
奖牌、奖旗、奖状、奖励证书（省、部级及以上） 永久
4 在国际交往中，国际友人赠送的纪念品，包括特
制的纪念盘、纪念章、纪念币、纪念杯等。 永久
中外校友赠给母校的各种有保存利用价值，便于保
管的特定物品（包括校庆接收的各种符合条件的
纪念品等）。 永久
5 学校根据特殊需要通过征集等方式获得的具有
保存和利用价值的特定物品。 永久
6 反映学校不同阶段的工作证、学生证、毕业证书、
学位证书和校徽、纪念章等（样品） 永久
7 其他需要归档的实物
吉林大学声像载体档案归档范围和保管期限表
SX11 综 合
序号 归档范围 保管期限
1 上级关于声像档案工作的文件 长期
2 声像档案工作的管理制度、工作计划、总结、
报告、请示、批复等。 长期
3 其它需要归档的相关文件材料。
SX12 照 片
序号 归档范围 保管期限
1. 党委工作类
(1) 学校历届党代会、上级及校党委部署的各种政治
学习专题讲座等情况照片。 永久
(2) 党委组织、纪检、监察、宣传等部门工作活动照片。 永久
(3) 各时期各种政治活动、方针、政策在学校贯彻执行
情况的照片。 永久
(4) 各民主党派、台盟、侨联、少数民族在校活动及学
校统战部门的工作情况照片。 永久
2. 行政工作类
(1) 来校视察、访问的国家、省、市领导人以及校内外
著名学者、历届校长、党委书记在校活动情况的
照片。 永久
(2) 全校性工作活动、毕业典礼、开学典礼、学生军训、
学校举行的重大活动、重要校务工作会议等活动
照片。 永久
3 教学、科研类
（1）学校教学经验总结交流、重点学科、基地科研、
教学及评估工作、国际、国内学术交流情况、同
外单位联合办学，各种成人教育，学生科学实
活动照片。 永久
(2) 各学科科研成果鉴定、开发利用、获奖情况，
与外单位共同合作的情况，各科研、教学单位组织
召开的重要国际、国内学术研讨会等照片。 永久
（3） 学校产业、科技园对科研成果的开发与利用的照片 永久
4 外事活动类
（1）外国专家学、者来校讲学、进行学术交流，外宾来校参
观访问，学校常驻外国专家及留学生在校活动，我校
同国外院校进行的校际交流活动照片。 永久
(2) 学校领导、教师出国防问、讲学、考察活动的照片。 永久
5 后勤集团、基建类
(1) 学校后勤方面工作活动照片。 永久
(2) 学校领导、教职工及学生参加公益劳动照片。 永久
(3) 学校重大基建项目的招标、奠基开工、竣工典礼
照片。 永久
（4）学校校区内拆除前的旧建筑物与已竣工的
新建筑物照片。 永久
6 全校文艺、体育活动类
（1）学校历届运动会、学生、教职工业余活动，学生
教职工代表队参加全国、省、市各种重要的赛事
及获奖情况照片。 永久
(2) 学生、教职工文艺活动及获奖情况照片。 永久
7 学校各部、院、系、所、中心、馆工作类
(1) 各部、院、室重要工作活动照片。 永久
(2) 各系、所、中心、馆工作活动照片。 永久
8 团委、学生会活动类
（1）学校历届共青团代表大会、学代会，对“三好
学生”、“优秀学生”、“先进集体”的表彰奖励等
活动的照片。 永久
(2) 学生参加社会实践活动等照片。 永久
9 工会、妇委会活动类
（1）学校历届工会委员会代表大会、教代会、妇代会
在全校教职工中组织的各种重要活动的照片。 永久
(2) 学校附属子弟中学、小学、幼儿园重要工作活动
照片。 永久
10 人物类
11 其他需要归档的照片档案材料
SX13 电教类
序号 归档范围 保管期限
1 制作项目的申请、报告、批复。 永久
2 制作任务书、制作计划。 永久
3 创作设计、剧本和分镜头剧本以及文字说明。 永久
4 完成项目的总结、评审鉴定。 永久
5 出版、发行及相互交流的协议书、合同书 永久
6 学校党群、行政、教学、科研、外事、后勤等
部门在工作活动中形成的声像载体材料，重要
的影片、录音带、幻灯片（一般存长期） 永久
7 名人专辑类声像载体材料
校级领导、博士生导师、教授及著名人物的专辑。 永久
8 专题类声像载体材料
介绍学校教学、科研、管理风貌以及学校在重大活动
中所形成的录音带、录像带、幻灯片、光盘、磁盘等
载体材料。 永久
9 学校电视台每周播放的校内新闻和专题报道载体材料。 永久
10 上述各类中没有包括在内的、在学校其它活动中形成的：
（1）重要的影片、录音带、录像带、幻灯片、光盘。 永久
（2）一般的影片、录音带、录像带、幻灯片、光盘。 长期
11 其他需要归档的声像载体档案材料
