某省市某某著名企业
文件名称：采购及分包控制程序 版 次：A/0
文件编号：PLOY-QP-740 第 1 页 共 5 页
生效日期：
目的
分包工作流程
通过对工程施工、电梯养护、绿化、吸粪、消杀等服务项目分包商的评价选择与对分包的有效控制，
确保服务的质量符合规定的要求，为客户提供满意的服务。
物资采购流程
通过对公司所有的物资采购进行有效控制，确保采购的物资符合规定的要求，以便各部门为顾客提
供满意的服务。
适用范围
本程序适用于公司所有项目分包商的评价选择与分包和外协、物资采购、办公用品采购、紧急采购等流
程的管理工作。
作业内容
（见下页）
某省市某某著名企业
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生效日期：
分包工作流程
流程 责任部门/人 工作要求 相关文件/记录
B A
相关部门负责
人
相关部门负责
人
总经理
相关部门负责
人
相关部门负责
人
总经理
财务部、总经
理
总 经 理 或 其
授权人
相关部门
相关部门负责人需明确所负责的相关部
门目前需要对外寻求分包的项目
相关部门负责人对需要分包的项目向公
司提出分包申请
总经理根据实际情况决定是否由公司统
一对外进行分包。
相关部门负责人根据总经理安排自行分
包。
相关部门负责人根据《供方/分包商评价标
准》对供方/分包商进行寻找、评估、选择，
并记录到《供方/分包商评价记录》。
总经理对各部门提供的供方/分包商进行
最后的确认。
--经总经理批准的供方/分包商由品质部纳
入《合格供方/分包商名单》。
由财务部组织相关部门按《合同管理程序》
对分包合同进行评审；
--对续签的分包合同根据年度的《分包商评
价记录》决定是否续签。
签订分包合同。
零星土建、装修、公用工程分包业务：相
关业务部门依据合同中的实施要点及有效
附件对施工过程进行不定期监督检查，发现
不合格按《不合格品（服务）控制程序》进
行处理
--设备设施维修保养分包业务：按分包合同
的具体要求及相关服务程序进行日常检查
并记录。
--清洁卫生，卫生防疫、环境绿化、白蚁防
治等分包业务：按分包合同的具体要求及相
关服务程序进行日常检查并记录。
《 分 包 项 目 申
请表》
《供方 /分包商
评价标准》
《供方 /分包商
评价记录》
《合格供方 /分
包商名单》
《 合 同 管 理 程
序》
《供方 /分包商
评价记录》
《不合格品（服
务）控制程序》
开始
分包项目的识别分类
分包项目的申请
公司是否
统一分包
有关部门自行分包
寻找/评估/选择供方/分包商
NO
YES
总经理
确认
分包合同评审
YE S
NO
签订合同
NO
对分包业务进行控制
YE S
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生效日期：
流程 责任部门/人 工作要求 相关文件/记录
A
B
财务部
总经理
总经理
每年组织业务部门等对供方/分包商的服
务质量和技术水平进行一次评审，填写《供
方/分包商评价记录》报总经理审批。
--必要时，可临时组织对供方/分包商的评审
--对于在 ISO9000 质量体系运行前已提供承
包服务的供方/分包商，品质部组织对其统一
进行一次评审，合格者直接列为合格供方/分
包商。
不合格者取消分包业务，由品质部在《合
格供方/分包商名单》中删除。
根据《供方/分包商评审记录》，并综合考
某省市场行情，合格者续签分包合同。
--续签分包合同需重新经过分包合同评审。
《供方 /分包商
评价记录》
《合格供方 /分
包商名单》
《供方 /分包商
评价记录》
NO
供方/分包商
年度评审
取消供方/分包业务
续签分包合同
结束
YES
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生效日期：
物资采购流程
流 程 责任部门/人 工作要求 相关文件/记录
NO
不符合预算
符合预算
NO
YES
NO
YES
NO
YES
A
B
各部门
各部门负责人
采购员
财务部
总经理
财务部
采购员、财务
部有关部门负
责人、有关专
业人员
总经理
有 关 采 购 人
员、有关部门/
负责人
人事行政部负责办公用品的采购；管理处
负责其它物品的采购。
各部门与仓管员核对下月所需物品后,预
测下月的采购要求。
各部门负责人于每月 25 日前填写《采购计
划审批表》交采购员，要求就采购的物品的
型号、规格、颜色、样式、质量要求、交货
时间等详细列明。
采购员对各部门的物资采购项目进行确认，
看是否与以前的采购申请有异常现象，同时
报价至财务部。
财务部根据各部门年度预算及已用物品的
情况对《采购计划审批表》进行审核是否符
合预算及采购员的报价是否合理。
总经理根据实际情况决定是否批准该物资
的采购。
财务部根据所需物资价值的大小及实际情
况判断是否为大宗采购。
采购员某省市场调查，及某省市场行情，
与有关供应商进行联系，并建立供应商档案。
财务部从供应商档案中提供 2-3 个供应商，
并依据《供方/分包商评价记录》对其进行评
估后再提交总经理选择。对已评估合格的供
应商，由财务部组织有关部门负责人定期
（每年）再进行评估一次。
总经理可根据所需采购的物资决定是否进
行招标。
采购经办人员根据《采购计划审批表》，提
供需求信息给供应商
《采购计划审
批表》
各部门年度预
算、《采购计划
审批表》
《采购计划审
批表》
《供方 /分包
评价记录》
《采购计划审
批表》
采购申请
定期寻找、选择、
评估供应商
采购需求提出
审核
审批
审批
是否为大
宗采购
下采购单
确认
开始
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生效日期：
流 程 责任部门/人 工作要求 相关文件/记录
B
A
B
不合格
合格
NO
YES
NO
有关采购人
员、有关部门/
负责人
仓管员、使用
部门负责人
仓管员及有
关部门负责人
或其指定人员
有关部门/采
购经办人员
财务部主管
总经理
财务部出纳
使用部门负
责人
仓管员、采购
员
财务部/主管
采购经办人员按照《采购计划审批表》通
过上门采购或由确定的供应商送货等形式
进行购买。
仓管员和使用部门负责人应对采购回来的
物品进行验收，如符合要求则签名入库或领
用；如不符合要求则立即退货。
验收合格，仓管员应对物品及时入库，填
写《入库单》或《领料单》。并由请购部门
负责人或其指定人员签名领取物品。
有关部门采购经办人员应要求供应商开具
发票，并及时结单报帐。
财务部主管审核是否为已选择的供应商和
价格。
出纳按照总经理批后的付款数额如实付款。
使用部门负责人应在使用的过程中依据
《不合格品（服务）控制程序》对不合格的
物资进行及时处理。
仓管员和采购员应每月对所采购的物品情
况及验收合格情况进行统计，填写《供方/分
包商评价记录》，并及时反馈给财务部主管，
以便采取预防和纠正措施，将结果存入《合
格供方/分包商名单》。
财务部主管应根据《纠正措施控制程序》、
《预防措施控制程序》对供应商采取相应纠
正措施（如扣除货款或淘汰等）进行预防和
补救。
《采购计划审
批表》
《领料单》
《入库单》、《出
库单》
入库单、领料
单、送货单、采
购计划审批表
发票
《 不 合 格 品
（服务）控制程
序》
《供方/ 分包
商评价记录》
《合格供方 /
分包商名单》
《纠正措施控
制 程 序 》、《 预
防 措 施 控 制 程
序》
紧急采购：各部门在执行以已上采购计划时如果遇到紧急事件，需要紧急采购一定数量的物品，用电话联系方式或
直接口头请示，获批准后由采购部门实施。采购过程完毕后需补充办理采购及物资管理的相关手续。
购买
验收
入库或领取物
品
结单
统计分析
采取预防、纠
正措施
付款
审核
使用维护及
不合格处理
审批
结 束
