案例导入：
华风集团公司的总经理秘书米兰穿着得体的职业女装，正站
在公司即将举行的“KH新产品新闻发布会”的会议大厅门口迎
接来宾。门厅旁有一张签到桌，放着签到表和签到笔。已有来
宾到会，但管签到工作的秘书还未到岗，米兰十分着急，刚刚
电话催完，米秘书的手机响了，原来是今天大会上最重要的嘉
宾、市里主管经济工作的副市长的专车在路上出了故障。时间
眼看来不及了，米秘书果断决定让公司正在去电视台接记者的
奥迪车掉头去接副市长，让去接记者的秘书另打一辆出租车去
电视台。这样，通过及时的协调，两边的事情都得到了妥善的
处理 。米秘书刚准备喘口气，手下的工作人员又来反映因预先
估计不足，会议的礼品和宣传品都不够了，米秘书又赶紧派人
与大厦的管理人员协商，尽可能地多提供一些车位。然后派下
面工作人员迅速前去加印宣传材料并购买新的礼品。这时接副
市长的车子就快到大门口了，米秘书立即给总经理打了电话，
告诉他市长已到，然后面带微笑地迎向大门口。
第七章 秘书的会务工作
第一节 会议工作概述
一、秘书会务工作
秘书的会务工作即秘书在会议中从事的对会议政务的辅助工作
和会议事务工作，包括会前的筹备、会中服务以及会后落实等会议
全程的辅助性工作。
二、会议的构成要素
1、会议名称：一个完整的会议名称一般由四部分组成：会议主办
单位或会议范围、会议的时间或届别、 会议的主题或内容以及会议
的类型。
2、会议时间：包括通知开会的时间、会议开始时间、结束时间、
每项议程时间。
3、会议地点
4、会议参加者：包括主持人、会务组织人员、出席者、列席者或
者因讨论具体事项而特别要参会的人员。
5、会议议题和议程
6、会议的形式：如会场会议、电视会议、现场会议、网络会议。
7、会议的文书
8、会议的结果
会前筹备工作流程图
确定会议主题与议题 确定会议名称
确定会议时间与会期明确会议所需设备和工具
选择会议地点 安排会议议程和日程 制发会议通知
确定会议规模与规 格
布置会场
准备会议文件材料安排食住行
制定会议经费预算方案
制作会议证件
会场检查
明确会议组织机构
确定与会者名单
会中服务工作流程图
做好会议记录组织签到
做好会议值班保卫工作
报到及接待工作
做好后勤保障工作
编写会议简报或快报
做好会议保密工作
会议信息工作
会议善后工作流程图
撰写会议纪要
催办与反馈工 作
安排与会人员离会
会议总 结会议文书的立卷归 档
会议的宣传报道
一、拟写会议的筹备方案
会议筹备方案的内容
①确定会议名称。
②确定议题。
③确定与会人员。
④确定时间地点。
⑤确定会议通知内容。
⑥会议通知跟进落实程序与要求。
⑦会场布置要求。
⑧会议文件资料种类、内容、要求。
⑨会议设备和用品种类、要求。
⑩会议后勤安排。会议记录安排。会场服务安排。会议预算安排。
第七章 秘书的会务工作
（一） 会议筹备工作
一、拟写会议的筹备方案
可信公司技术训练专题研讨会筹备方案
一、会议主题：为了增强本公司综合竞争力，提高
产品质量和管理水平，特召开此次技术训练专题研讨
会。会议的重点是讨论研究如何在全公司展开技术发
明和创造的竞赛，并提出提高训练质量的对策，探讨
新的技术训练方法。
二、会议的时间、地点：拟定于3月5日上午9：00至下
午4：00，在公司1号会议厅召开。3月5日上午8：30报
到。
会议筹备方案示例如下：
三、参加会议人员：公司总经理、副总经理、公司人力
资源部总监、生产部总监、培训部总监，以及公司下属
各部门的技术骨干30人。总计50人。
四、会议议程：会议由主管副总经理主持。
上午：(1)总经理做关于技术训练问题的工作报告。
(2)培训部总监专题发言。
(3)生产部总监专题发言。
下午：(1)分组讨论。
(2)人力资源部总监宣读公司开展技术竞赛评比
的计划草案。
(3)主管副总经理做总结报告。
五、会议议题：
(1)技术训练与提高企业综合竞争力。
(2)技术训练与技术创新。
(3)如何提高技术训练的质量。
(4)技术训练方法的再讨论。
六、会场设备和用品的准备：准备会议所需的投
影仪、白板和音像设备，由公司前台秘书负责。
七、会议材料准备：由总经理办公室牵头准备。
(1)总经理的工作报告。
(2)培训部、生产部总监的专题发言稿。
(3)公司开展技术竞赛评比的计划(草案)。
(4)副总经理的总结报告。
八、会议服务工作：由行政部综合协调。
附：(1)会议通知。
(2)会议日程表。
1．确定会议的时间
2．会议议程与会议日程
会议议程：是对会议所要通过的文件、所要解决的
问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来
会议日程：是指会议在一定时间内的具体安排
第七章 秘书的会务工作
（一） 会议筹备工作
二、会议时间的安排
会议的议程一般安排：
·开幕式、上司和来宾致辞
·上司做报告
·分组讨论
·大会发言
·参观或其他活动；
·会议总结，宣读决议；
·闭幕式。
第七章 秘书的会务工作
（一） 会议筹备工作
二、会议时间的安排
会议议程示例
英豪公司销售团队会议议程
公司销售团队会议将在5月25日星期一上午9：00在
公司总部的三号会议室举行。
一、宣布议程。
二、说明有关人员缺席情况。
三、宣读并通过上次会议的记录。
四、东部地区销售活动的总结。
五、销售一部关于团队沟通问题的发言。
六、公司销售人员的招聘和重组。
七、销售二部经理的人选。
八、下季度销售目标。
会议日程表示例：
日期 时间 内容安排 地点 参加人 负责人 备注
2
0
0
8
年
6
月
2
0
日
8：00 报到 会议大厅 钟秘书 签到桌 纸 笔
9：00-10：00 总经理讲话 小会议厅 全体代表 投影仪 录音 录
像
10：00-10：20 休息
10：20-11：50 公司顾问讲
话
小会议厅 全体代表
12：00— 午餐 天地宾馆 全体代表 高秘书 自助餐
14：00-15：30 分组讨论 小会议厅 全体代表
15：30-15：50 休息
15：50-17：30 各组代表发
言
小会议厅 全体代表
18：00-20：00 聚餐 天地宾馆 全体代表 赵秘书
20：00 离会
会场位置必须让上司和与会者方便前往
会场的大小应与会议规模相符
场地要有良好的设备配置
场地应不受外界干扰。应尽量避开闹市区
选择会议地点应考虑有无停车场所
场地租借的费用必须合理
第七章 秘书的会务工作
（一） 会议筹备工作
三、确定会议地点
四、正确确定会人员范围
五、准备会议文件资料
为上司撰写会议文稿
为上司准备材料
组织好发言人的文稿
准备资料袋
第七章 秘书的会务工作
（一） 会前筹备工作
第七章 秘书的会务工作
（一） 会前筹备工作
六、发送会议通知
会议通知的内容
要有具体的会议名称
日期、时间、场所要准确无误
议题应尽量具体
有附加资料时，应写明资料名称及页数
第四章 会议管理工作
第二节 会议的准备工作
3、会议通知的内容
要有具体的会议名称
日期、时间、场所要准确无误
议题应尽量具体
有附加资料时，应写明资料名称及页数
会议通知示例
会议通知
尊敬的客户：
为了进一步加强与贵公司的协作关系，听取客户对我公司
产品和服务的意见，我公司拟于2003年8月15日上午9：00至下
午5：00在燕丰宾馆召开客户咨询联谊会。敬请回复及光临。
附：会议日程及路线图
回执
请于7月30日以前将回执寄至：北京市朝阳区天地大厦天地
公司销售部孙萌小姐，邮编：100110，电话：010-87654321。
˴我公司参加此次会议，参加人数：
˴我公司不能参加此次会议。
姓名：
公司：
七、布置会场
1．会场的整体格局
面门为上
居中为上
以远为上
前排为上
第七章 秘书的会务工作
（一） 会前筹备工作
第七章 秘书的会务工作
（一） 会前筹备工作
2．会场的整体布局类型
大中型：方形 半圆形
小 型：圆形 大小方形 环形 回字形 马蹄形 等
第七章 秘书的会务工作
（一） 会前筹备工作
会场类型
与会者
主席团
方 形
会场类型
半圆形
会场布置的各种必要设施
1. 横幅：一般悬挂于来
宾入口、酒店大堂或
是会议主席台上方，
以作欢迎和明示主题
之用；
第七章 秘书的会务工作
（一） 会前筹备工作
2. 指示牌：指示标志对
于来宾们迅速地找到
会场位置非常重要，
往往周到的细节安排
也会使与会者更能体
会到服务的周到，指
示牌也要注意统一整
个会议的标识；
第七章 秘书的会务工作
（一） 会前筹备工作
3. 桌牌：在签到处
和贵宾位置设备
桌牌非常重要，
使来宾能根据桌
牌快速找到自己
的签到或接待位
置；
第七章 秘书的会务工作
（一） 会前筹备工作
4. 胸牌：设置统一的
胸牌，可用不同的
颜色及文字区分会
场人员的身份，更
加容易识别和协调
人员；
第七章 秘书的会务工作
（一） 会前筹备工作
5. 签到处：供来宾
签到或咨询以及
办理手续的地方；
6. 签到处背景板：
在签到处的后方
设置签到处背景
板，更能体现会
议的专业性；
第七章 秘书的会务工作
（一） 会前筹备工作
7. 会场主背景板/
背景墙：会议主
席台后方通常会
搭建起一块主题
背景，上有会议
主题及主办机构
信息
第七章 秘书的会务工作
（一） 会前筹备工作
八、准备会议所需物品、设备
九、安排食宿
十、大型会议的接(送)站、报到
第七章 秘书的会务工作
（一） 会前筹备工作
十一、会议的经费预算
会议资料费
邮电通讯费用
会议设备和用品费
会议办公费
会议宣传交际费
会议住宿补贴费
会议伙食补贴
会议交通费
其他开支
第七章 秘书的会务工作
（一） 会前筹备工作
第七章 秘书的会务工作
（二） 会中服务工作
一、会前的最后检查
1．检查的方式
听取会议筹备人的汇报
现场检查
2．检查的内容
文件的材料准备情况
会场布置情况
会议保卫工作情况
二、组织签到和登记
三、做好必要的录音录像工作
四、会议设备的操作与维护
五、做好会议的文字工作
第七章 秘书的会务工作
（二） 会中服务工作
会议简报
1 概念
2 编写方法
3 编写格式
4 编写要求
概念
会议简报是会议期间为反映会
议进展情况、会议发言中的意
见和建议、会议决议事项等内
容而编写的简报。
1.内容专业性强
2.篇幅特别简短
3.限于内部交流
特点
编写格式
报头——编号、密级、简报名称、期数、编
印机构名称、印发日期
报身——标题、按语、正文
报尾——最后一页的下方，主要标注报、送、
发的对象。
编写要求
简明扼要
迅速快捷
内容新颖
真实准确
××地税简报
• (2001)第12期总第131期
• ××市处所税务局 二00二年八月十八日
• 抓改革深化 促征管质量
• 8月10日至11日,全市地税系统深化农村税收征管改革暨单项税收管理办法经
验交流会议在x×召开,会议先容交流了××分局深化农村税收征管改革的经验和
各地单项税收管理方法,实地学习考核了××分局改革结果,探讨研究了进一步深
化全市农村税收征管改革,加强农村分局征管基础建设的详细工作措施。加入会议
的有市局领导,各县(市)局、市直各分局局长及征管科长,省局征管处××处长到
会作了重要讲话,市局局长作了总结讲话,××副局长作了会议主题讲演。
• 省局××处长充足确定了××地税体系征管工作成就:一是征管改革步调坚实
;二是征管基本工作踊跃自动;三是个体税收管理周密标准;四是一般发票管理基础
坚固。他特殊强调,当前加强税收征管,要害要做好四个方面工作:一是"收",就是
要坚持以组织收入为核心,尽力实现好收入任务。二是"改",就是要保持改革方向,
彻底转换征管模式,完善内部工作规程,加强税源户籍管理,真正实现由"管户"向"
管事"的改变。三是"管",就是要强化日常管理,梗塞税收破绽,进步征管品质。四
是"查",就是要施展稽察作用,打击涉税犯法,推动依法治税。
• 会议系统总结了××分局深化农村税收征管改革的经验,以为"××经验"有
"5大特点":一是有高度灵敏的改革意识,二是有切实可行的征管模式,三是有健全
规范的运行机制,四是有扼要严厉的考核措施,五是有坚持不懈的求实风格。其综
合功效表示为"4个统一":局容局貌与干部精神面孔的统一,干部个人素质与步队
整体素质的统征管改革单项效果与全局工作综合后果的统一,精神文明建设与物
资文化建设的统一。"××经验"有3点"宝贵之处":贵在坚持,贵在平时,贵在翻新。
• 会议对当前全市农村税收征管工作中的模式转换、系列划分及岗位职责落实、
税务行政执法、单项税收控管和责任制挂钩考核等五个重点问题进行了客观剖析
,指出推进农村税收征管改革的症结在于深化意识,统一思惟,整体联动,掌握机会
,狠抓落实:一要考察摸底,制定切实可行的计划,分斗类排队,兼顾部署,精心组织
,稳步推进;二要加强领导,把深化农村税收征管改革作为今年的一件大事来抓;三
要整体推进,重视“三个结合”,即深化农村税收征管改革同发展征管基础规范管
理达标定级运动相结合,同实行税务行政执法“两制”相联合,同研讨制订单项税
收管理措施相结合;四要严格考核,重要是抓好改革过程的阶段考核、改革内容落
实情形的考核跟工作义务制考核,确保深化改革的各名目标顺利实现。
• 市局××局长在会议总结讲话中请求以推广“××教训”为契机,进一步深
入全市农村税收征管改革,侧重做到四点:一是同一思维,构成改造共鸣。要解决
好精力状况问题、改革思路问题、治理意识问题。二是增强引导,明白改革目的。
各级地税局要把深化农村税收征管改革摆上主要议事日程,从“一把手”到班子
成员都要器重、
• 支撑乡村税收征管改革,切实加强对改革的组织、领导、指挥、和谐,保障改革井
井有条,一直深化。到年底,全市所有农村分局的征管模式都必需参照××分局的
模式,全面转换到位。三是完美办法,增进改革落实。安排要周到,考察要从严,典
范要推广,重点要凸起。四是搞好调和,营造改革协力。要做到目标同向,工作同步
,举动一致,合力攻坚,造成齐抓共管的工作局势,保证改革政令畅通,改革义务落实。
• 报:省局领导及有关处(室)、市委、市政府
• 送:市局领导、市直有关单位
• 发:各县市地税局、市直各分局,本局各科室
• (共印60份)
会议记录
会议记录是随着会议的实际进程记录下来的
原始情况和具体情况。
在日常工作中，会议记录应逢会必记，并妥
善保存，以备查考。它也是会后研究工作、总结
经验或者编写会议纪要的重要依据。
会议记录一般不上报、不下发。
会议记录的结构是：标题＋基本情况＋主体
会议记录的内容
1
会议的概况
名称、时间、地
点、主持人、出
席人、列席人、
旁听人、缺席人
2
会议的进程
议题、议程、发
言人姓名、发言
及表决情况、会
议结果
3
会议记录签署
记录人
审核人
发言人
会议记录的格式
标 题
专用性标题——“院长办公会议记录”
通用性标题——“会议记录”
首 部
记载会议的情况
时间、地点、主持人、出席人等
主 体
记载会议的进程
用单线或双线印制，发言人的姓名
和发言的内容最好分成两栏，之间
用虚线隔开
尾 部
用于各项签署。签署位于尾部，用以表
示记录的完整性，同时也避免有人私加
文字
一般性会议记录也可以将记录人、审核
人置于首部，但发言人签署应置于尾部。
写作要求
1、如实记录
会议记录应该如实记录会议议题、报告、重要发言等，尤其是关
键问题或者有分歧的意见，不能漏记，更不能篡改。用速记方
法记录的材料会后应该及时整理，转换成规范的文字材料以备
查考。
2、善于归纳：
会议记录应该做到条理清楚，重点突出，字迹规范。记录会议
发言是一项需要培养和锻炼的能力，记录者只有善于归纳，而且书
写流利，才能跟得上发言者的速度，准确记录会议信息。
3、有始有终
会议记录应该完整，前面有标题、议题等，及至会议结束，要
写上“散会”“结束”字样及散会时间。如果是重要会议，记录完
毕，记录人员和会议的主持人应在记录上签字，以示负责。会议记
录应该使用专用记录本或专用记录纸。必要时，可配备两名记录
人员。
• ××公司办公会议记录
• 时间：××年××月××日××时
• 地点：××× ……
• 出席人：××× ××× ××× ××× ××× ……
• 缺席人：××× ××× ××× ……
• 主持人： ×××
• 记录人：×××
• 主持人发言：(略)
• 与会者发言：××× （略）
• ××× （略）
• 散会
• 主持人：×××(签名)
• 记录人：×××(签名)
• (本会议记录共×页)
六、提供会议资料与联络协调
七、做好会议的保密和保卫工作
八、组织好会议期间的食宿、车辆、娱乐、
照相等工作
九、会议信息工作
第七章 秘书的会务工作
（二） 会中服务工作
第七章 秘书的会务工作
（三） 会议善后工作
一、合理安排与会人员返程
二、提醒与会者及时做好各种物品的清退
三、清理会场和文件
四、整理会议材料，立卷归档
会议正式文件，如决定、决议、计划、报告等。
会议参阅文件。
会议安排的发言稿。
会议上的讲话记录
五、会议的总结
1、会议总结的要点
1）会议工作总结要根据岗位责任制和工作任务
书的内容，逐条对照检查
2）总结要将客观标准和主观标准相结合
3）总结要以总结经验、激励下属为目的
2、起草会议纪要或总结报告
第七章 秘书的会务工作
（三） 会议善后工作
六、会议效果的评估
1、对主持人的评估
组织安排会议
确定、检查目标
遵守时间
鼓励发表见解、提出建议与问题
澄清事实
引入正题还是离题太远
控制过严或过松
处理冲突、解决争端
第七章 秘书的会务工作
（三） 会议善后工作
2、对会议工作人员的评估
会议工作中，精通业务，胜任工作
具有公关意识，能自学维护组织的形象
具有良好的礼仪修养，举止得体，语言规范
会议工作中没有显现出厌倦懈怠神态与行为
与同事合作协调，相处融洽
对上司的批评指导，能虚心接受
第七章 秘书的会务工作
（三） 会议善后工作
3、对会议管理工作的总体评估
会议管理评估（1为优秀，4为差）
一、整体安排对会议上收到的信息给出您的回答
会议计划 1 2 3 4
住宿设施 1 2 3 4
会议费用 1 2 3 4
预订安排 1 2 3 4
第七章 秘书的会务工作
（三） 会议善后工作
二、会议地点对下列会议地点提供的设施给出您
的回答
会议室布置 1 2 3 4
食宿条件 1 2 3 4
提供的点心饮料 1 2 3 4
休闲设施 1 2 3 4
第七章 秘书的会务工作
（三） 会议善后工作
三、会议的内容
1、会议的内容符合会议通知目标吗？是/否
如果否，给出原因：
2、发言中包括了计划中列出的主题吗？是/否
如果否，给出原因
3、研讨会对探讨报告中提出的问题有用吗？是/否
如果否，给出原因
第七章 秘书的会务工作
（三） 会议善后工作
