FA
主题：
银行存款余额调节表
文件编号:
FA - 001
发文日期:
2011/6/26
页数:
共2页
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总经理办公室
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定义
是指每月月初会所收到开户行的对账单后，将上个月的存款和付款金额与会所银行存款日记账逐一核对，编制成“银行存款余额调节表”附上产生差异的相关附件。
目的
会所每天的运作过程中，现金收付量大，而且存取频繁，大部分的现金收付都是通过银行结算进行的。为了保证银行存款余额的正确性，以免影响会所资金的运转，必须随时注意银行存款的增减情况，定期与开户银行核对存款余额。
规定
银行存款余额调节表每月编制一次，按时完成，不得拖延。
银行存款余额调节表由总账编制，需由总会计师审核并交与财务经理审批。
确保当月未达帐项(已查明原因需调整的款项)在次月及时入账调整。
对于已签署并发出的支票，但银行尚未支付造成未达帐项，若未达时间超出支票的有效期，则由应付账会计及时联系收款人，确认支票是否已作废或有更换的必要。
支票受领人有可能变为不可追溯及过期支票。此类支票从开出之日起超过六个月以上查无结果的，写书面报告经财务经理批准后调帐处理。
银行存款余额调节表永久保存。
程序
向开户行取得对账单，以便及时逐一核对。
用银行存款日记账与银行对账单逐项核对，并仔细检查上月未达帐项本月是否已清，由于财务记账和凭证传递的时间差异或有可能存在记账上的错误而产生：
会所已收，银行未收
会所已付，银行未付
银行已收，会所未收
银行已付，会所未付
如出现上述情况，银行存款日记账与银行对账单往往会不相一致，须查明原因，予以调整及作未达帐项。
银行余额调节表：
银行对账单余额 会所银行存款日记账余额
加： 会所已收，银行未收 加： 银行已收，会所未收
减： 会所已付，银行未付 减： 银行已付，会所未付
________________________ ________________________
调节后的存款余额 调节后的存款余额
编制完成，经总会计师审核后，连同相关附件(包括对账单复印件、银行存款日记账复印件、逐笔未达帐项明细、试算平衡表复印件)交与财务经理审批。
批准后，由总账会计整理保存。
主题：
现金长短款
文件编号:
FA - 002
发文日期:
2011/6/26
页数:
共1页
拟文:
叶予舜
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总经理办公室
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定义
现金长短款是出纳或收款员工作当中，因工作差错或时间的差异发生的一种现金收支现象。
规定
所有现金长款属于会所资金，任何人不得私自拥有或挪用。
每日营业收入的长短款，必须立即查明原因，如实填写《长短款报告》，并报告部门直隶主管。不允许收银员隐瞒营业收入长款或短款，更不允许私自占有或填补。《长短款报告》将会由部门直隶主管签署处理意见，并报财务经理审批，若查实长款或短款是收银员的过失造成，收银员将要承担经济责任。
收入审计对所有现金长短款发生的原因和处理有监督的责任和权力。收入审计应核查所有现金长短款原因的真实性，经确认由于工作偶尔疏忽造成短款的，应提出处理意见，要求相关部门给予员工相应的警告并赔偿短款金额；由于经常性疏忽大意造成短款的，除赔偿全额外，应给予处分甚至开除处理；若查出存有犯罪动机而造成短款者，除上述处理外，依据法律承担相应刑事责任。
赔偿金额偏大，会所财务经理有权批准分期赔偿。
程序
每日营业收入的长短款，必须立即查明原因，如实填写《长短款报告》，并报告部门直隶主管。收款员应当及时将现金投放缴款袋中并投入保险箱，现金长短款应于当日及时送存总出纳，每天日审汇总现金长短款。
收入审计每月应根据每个收款员及营业点统计现金长短款金额，上报财务经理审核。
主题：
备用金管理
文件编号:
FA - 003
发文日期:
2011/6/26
页数:
共1页
拟文:
叶予舜
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总经理办公室
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定义
备用金是指会所财务部事先预付给各部门，用于各部门周转备用的一笔款项。
目的
备用金用作日常的流动资金，以备各部门使用。
规定
任何时候备用金均为会所财产。
备用金应控制在最低限度。
备用金按其用途不同分为两种：
各部门日常急用备用金
前台外币兑换备用金
备用金必须妥善保管、专人负责，不得与私人款项相混淆，不得私用、挪用或借给他人使用。必须定期清点自己的备用金，备用金必须保持会所发给本人所使用的正确数额，不能多，也不能少。
财务收入审计同总出纳应不定期抽查各收银点及部门的备用金，如发现长短款，应立即上交入账或补齐，有任何过失或欺骗行为将给予处罚，严重者给予开除处理并承担相应的刑事责任。
备用金要保存在指定的安全保险柜内。
程序
备用金申请： 备用金申请部门填写《备用金申请表》，经部门总监或经理签字后，报财务经理和总经理批准，会所财务部预先按批准的金额支付给所需部门。
备用金报销： 各部门在实际支用后，根据财务部指定的报销时间，凭零用现金支出传票经财务部核实后，按定额补足报账部门的备用金。
备用金盘点： 每天下班前，备用金保管人员应清点现金，做到日清月结。
备用金抽查： 收入审计同总出纳应每月不定期抽查各收银点及部门的备用金。
备用金报告： 收入审计每月要及时更新备用金档案，每月核对签收一次，并作出备用金清点报表交财务经理审核。
备用金退还： 部门不需要此备用金时，需将预先核定发放的备用金如数退还。
主题：
折扣
文件编号:
FA - 004
发文日期:
2011/6/26
页数:
共1页
拟文:
叶予舜
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总经理办公室
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定义
折扣是指会所在原价的基础上给予消费者一定比例的减让
目的
作为一种促销经营手段，吸引和鼓励更多的会员来会所消费。
给予会所管理人员的一种审批权限。
会员对会所提供的食品或服务不满意而在价格上给予某些折让，从而对会员满意程度的补偿，维护会所的声誉。
规定
为确保会所收入的实现，会所应制定折扣权限标准，并报集团审批。
住房折扣权限以门市价为基础。
会员持打折卡消费，打折时在账单上印上卡号，并由会员签字。打折卡过期无效。
折扣应作为营业收入的抵减项目入账。
无论会所推出的住房折扣、餐饮折扣、洗衣折扣、娱乐健身等其他折扣，都应提前通知相关部门及前厅部，以便及时输入计算机，在给予会员优惠的同时，能够正确入账。
除会所促销打折以外的非正常折扣，必须清楚写明原因，否则财务经理或总经理有权拒签。
若需给予特殊折扣签免，如会所精品屋、会员自理餐费、电话费等，必须上报总经理批准。
会所根据各自拟定的享有不同折扣权限的员工，应严格执行折扣权限的规定。
会所员工禁止冒用会所给予会员的折扣谋利，禁止服务员、收银员带有会所折扣卡。
会所有规定的特殊商品，如香烟、海鲜、特别促销活动等不能打折。
长住客在会所内消费应在前台统一打折，避免在餐厅打完折，在前台重复打折。
收入审计每天审核并统计打折情况。
主题：
财务预算
文件编号:
FA - 005
发文日期:
2011/6/26
页数:
共3页
拟文:
叶予舜
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总经理办公室
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定义
财务预算是由各部门的预算汇总而成的。预算的编制通常用数字和文字两部分组成，预算所反映的是对未来一定预算期内经营活动的财务状况和经营成果，以及现金收支等价值指针的估计数。
目的
为整个会所及会所各部门明确经营目标和任务，作为控制财务活动的依据，及评价考核会所及其各部门经理人工操作绩的标准。
规定
预算编制为一年一次，预算期间与会计年度一致，预算报表虽以年度为主但也细化至每个月份，便于经营成果跟预算相比较。
会所的各个部门都要参与预算的编制，财务部门负责审核汇总。
做好市场预测是编制预算的首要前提。
为了保证预算工作能够按时完成，由总经理负责提出会所在预算期内的经营目标和对各部门工作的要求；协调和审查各部门所编制的预算；解决各方面在编制预算中出现的问题；批准最终的预算；经常检查预算的执行情况，促使各部门协调一致，更好地完成预算所规定的目标和任务。
预算报告内容包括：
预算分析说明
财务收支预算
资本性支出预算
人工成本预算
维修保养、能源费用预算
资金预算
编制程序
进行市场调研，收集有关数据，并进行分类归集及评价。
召开预算编制会议，明确预算编制的原则、指导思想及总体经营目标。
以各部门为基础，编制部门预算草案及说明。
财务部汇总各部门预算草案及说明，进行初审。
财务部根据初审结果，若不符合要求直接同部门协调，提请修订；若符合要求或部门拒绝修订提交总经理、财务经理进行复议审批；
财务经理根据修订、调整的各部门预算，进行全会所的综合平衡，编制整个会所的财务预算。
经各部门经理与财务经理和总经理的商议讨论而后确定、落实全会所预算方案。
呈报集团总部和业主审批。
批准后，会所下达给各部门，各部门将以预算指针为依据，采取措施，相互配合，更好地完成会所制定的预算目标。
编制方法
需参考会所前一至三年的经营情况及统计资料，分析其中的差异原因，考虑全国及当地区经济发展状况，预计会所今后的发展趋势，为编制预算提供依据。
一、 财务预算分析说明：
总体情况说明：包括本单位区域市场地位、竞争情况、提出收入预算的理由及增长情况等营业收入总体情况及原因说明；经营毛利情况及分析说明；净利情况及分析说明；其他必要事项说明；
各部门预算情况说明：包括收入预算详细说明、各单项成本费用说明及其他；
能源消耗预算情况说明；
人工预算情况说明；
非经营费用预算说明；
资本性支出、经营用具采购和特殊维修费用预算说明；
主要税收政策及其他影响净利润的事项说明。
二、财务收支预算
根据会所市场的发展趋势、价格水平、市场占有率及各会所的竞争状况，制订科学的全年客房价格体系和季节性价格和计划，在此基础上进行客房营业收入、出租率、客源比例及房价预算的编制。
制定餐饮营业收入预算，要结合会所出租率、会员人数及消费水平并考虑结合各种促销手段。针对早、中、晚餐的座位周转率、人均消费水平、具体的季节性餐饮促销计划（如食品节）、不同餐厅不同时间、自身特色等因素进行汇总编制。
其他营业部门收入根据各自的经营活动作出预测，加以归集。
营业成本费用预算是在完成制定营业收入预算的基础上进行的。根据各部门的消耗和支出，通过营业成本、人力费用与其他费用的科目汇集而成。
管理费用的预算编制是会所管理部门发生的费用及一些应分摊到各经营部门的费用。有些固定费用的发生额可以按相应的公式计算。
会所营业利润的编制是在收入预算和成本费用预算的基础上编制而成的。全年的利润要达到什么标准，则需要董事会决策层和集团总部的决议而定。
三、资本性支出预算
特殊维修项目投资预算：包括新建项目、改扩建项目、零星工程改造等；
固定资产购置预算；
四、人工成本预算
工资总额预算：包括基本工资、岗位工资、绩效工资、工龄工资、特殊津贴、加班费、考勤扣款、年终奖及其他工资性支出；
员工餐预算；
劳动保险费用预算，包括养老保险、工伤保险、医疗保险、失业保险及其他按国家劳动保障部门规定上缴的费用；
员工福利预算。人工预算应当严格按照本单位每个岗位设置情况、人员配置情况和工资标准情况进行预计。
五、维修保养、能源费用预算
指各单位设备设施维修保养、年检等各项支出。主要包括以下几项：
（1）车辆；（2）供、配电系统；（3）供、排水系统；（4）空调；（5）锅炉、供气、供热； （6）电梯、消防； （7）其他。
六、资金预算
指根据年度财务预算、资本性支出预算、经营用具预算等综合编制的资金筹措和运用预算。主要内容包括：
现金预算，反映年度现金流入、流出、筹措方面的预算；
资金用款计划；
年度预计现金流量表。
主题：
固定资产的控制与管理
文件编号:
FA - 006
发文日期:
2011/1/13
页数:
共4页
拟文:
叶予舜
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总经理办公室
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定义
固定资产是指为生产商品、提供劳务、出租或经营管理而持有的，使用寿命超过一个会计年度的有形资产，价值在1, 元以上。包括房屋建筑物、机器设备、运输设备、办公设备、客房家具、经营设备。会所开业大批购进的瓷器、玻璃器皿、客房用品等使用寿命超过一个会计年度的经营用品可以组合计入本科目。经营过程中补充的瓷器、玻璃器皿、客房用品等经营用品作为低值易耗品，按存货形式进行核算和管理。
固定资产折旧是指固定资产在使用过程中由于损耗而逐渐地、部分地转移到成本费用中去的那部分以货币表现的价值。此费用作为非经营费用，不影响经营毛利的增减。
目的
为了有效地对会所的固定资产进行科学管理、明确责任、正确核算、合理使用，使各会所建立统一的管理模式，业主的资产得到安全利用。
规定
固定资产的档案管理
会所全部固定资产的帐务管理和计提折旧等工作，由财务部的会计部负责。会计部应指定一名固定资产核算员负责固定资产明细账的管理。
固定资产管理员应建立固定资产登记簿，记录固定资产的编号、名称、型号规格、出厂序号、购建日期、数量、单价、总值金额、付款凭证号、折旧年限、产地、使用部门、使用状况、设备放置地点、技术数据存放地点等信息。
有关固定资产档案资料中应具备：经批准的采购申请单和资本性支出审批申报表、购买合同、合法的发票复印件、由使用部门签收的收货记录，以及固定资产内部转移单、固定资产报废清理单等数据。
使用部门对固定资产的管理职责
各部门应指定一名固定资产管理员负责本部门固定资产的管理工作。
会所固定资产的实物管理按哪个部门使用，就由哪个部门管理的原则进行分工。但对公用类设备的管理，则由相关技术部门负责，例如：房屋、建筑物、各种管道由工程部管理；消防系统由保安部管理；计算机设备由财务部的计算机部管理；汽车由前厅部的车队管理。
使用部门经理和资产管理员工作变动时，应对负责的固定资产进行交接，并由财务部资产核算员进行监督交接。
固定资产分类、编号及折旧年限
总分类名称 明细分类名称 编号 折旧年限 预计残值
房屋及建筑物
建筑物 0101-xxx-x 40 年 10%
建筑物工程 0102-xxx-x 20 年 10%
装修工程 0103-xxx-x 5 年 10%
改造工程 0104-xxx-x 5 年 10%
会所专用设备
机电系统设备 0201-xxx-x 15 年 10%
部门专用设备 0202-xxx-x 15 年 10%
通讯设备 0203-xxx-x 5 年 10%
厨房设备 0204-xxx-x 5 年 10%
运输设备
旅游汽车 0401-xxx-x 10 年 10%
运货汽车 0402-xxx-x 10 年 10%
办公汽车 0403-xxx-x 10 年 10%
办公用品
系统计算机 0301-xxx-x 5 年 10%
个人计算机 0302-xxx-x 5 年 10%
高档仪器 0303-xxx-x 5 年 10%
家具及装置
客房家具 0501-xxx-x 5 年 10%
餐厅家具 0502-xxx-x 5 年 10%
部门家具 0503-xxx-x 5 年 10%
专业用具 0504-xxx-x 5 年 10%
办公用具 0505-xxx-x 5 年 10%
其它装置 0506-xxx-x 5 年 10%
固定资产编号由8 位数组成，编号格式为：固定资产类别号（4 位）、序号（3 位）、附件号（1 位英文字母）。
存放地点和使用部门信息不在固定资产编号中体现，应在其它栏目中表示。
固定资产标签
为了便于识别和管理，每一固定资产实物上应粘贴、书写或喷涂编号标签。
固定资产在购入、变卖、转移、修理、报废等情况下，需在有关凭证内填写固定资产编号，以备查询。固定资产的编号应尽可能保持不变，以防止不同项目的编号相互混淆。
客房和餐厅的固定资产不必粘贴卷标，但要在计算机系统中记录编号等信息，并由使用部门建立登记表备查。
财务部月末整理固定资产档案数据时，按编码规则编写固定资产编号。随后通知工程部将固定资产编号标记在固定资产实物上。
固定资产的折旧方法统一采用平均年限法。
不符合固定资产核算标准的设备、器具等资产，如果单位价值较大、使用寿命较长，也应单独设立登记簿，进行记录和盘点。
新购置的固定资产必须经收货部验收。对于技术性较强的设备，除收货部和使用部门验收外，还需专门部门参与验收，例如：工程、装修、复杂的电器及机械等，须经工程部参与验收，计算机设备须经计算机部参与验收。具体程序参照收货验收程序执行。
所有会所财产离开会所，必须经过员工通道保安人员的检查。保安人员必须收到经过部门经理、保安经理和财务经理批准的出门条，方可放行。
程序
固定资产申请购置程序
详见《固定资产、运作设备采购程序》（FP – 001）
固定资产的内部转移程序
为合理利用会所的固定资产，会所内部各部门之间转移调动固定资产时，需填写《固定资产内部转移单》。此单一式三联，分别为：财务部联、调入部门联、调出部门联。
使用部门认为有闲置的固定资产，可通知财务部协助调配给其它部门。经相关部门协调后，由调出部门清楚填写有关资料，交财务经理、总经理批准后方可转移调动。
转移调动完成后，由调入部门在转移单上签收，第一联交财务部固定资产管理员，第二联、第三联分别由调出、调入部门调整固定资产登记表。
财务部根据《固定资产内部转移单》，更新计算机系统中的有关信息。
固定资产报废清理的处理程序
固定资产由于长时间使用磨损而导致报废，或因技术进步等原因而提前报废、因遭受自然灾害等非常损失产生毁损的，应由使用部门或技术部门提出固定资产报废申请，填写一式两联的《固定资产报废清理单》，清楚阐述固定资产毁损、报废的原因。
如有必要，还需工程部或计算机部等有关专业人员作技术上的鉴定。
确认不能修复或没有使用价值后，由使用部门、技术部门、采购部对报废设备进行估价，报送财务经理、总经理、管理集团审批。
由财务部办理有关的固定资产报废和清理手续，《固定资产报废清理单》一联存会计部，一联交使用部门销册。
固定资产盘点
会所应对固定资产至少每年实地盘点一次；客房、餐厅的固定资产至少每年实地盘点两次。
会所应选择营业淡季，且行政工作并不繁忙的月份对固定资产进行实地盘点。按盘点的先后顺序确定具体时间后，应发文通知相关部门。
由财务部准备各部门的固定资产盘点表，会同各部门的固定资产管理员进行全面的固定资产盘点。
对盘盈、盘亏、损毁的固定资产，应当由固定资产使用和管理部门查明原因，写出书面报告，并提交财务经理和总经理审批，同时抄报管理公司。待业主审批后，有关账目应在当年年末结账前处理完毕。
附件
1. 固定资产内部转移单
固定 资 产 内 部 转 移 单
Transferred Of Fixed Assets Voucher
调出部门：
Transfer from（Dept：）
调出资产名称：
Description of Transferred Item：
调出资产编号：
Asset No：
原存放地点：
Existing Location：
调出原因：
Reason of transfer：
调入部门：
Transfer to（Dept：）
调入日期：
Date of Transfer：
新存放地点：
New Location：
申 请 人：
Applied by：_____________________________
批准：（调入部门经理）
Approved by Transfer from（Dept. Head）：_______________________________
批准：（调出部门经理）
Approved by Transfer to（Dept. Head）：_________________________________
批准：（财务经理）
Approved by Financial Controller：______________________________________
批准：（总经理）
Approved by General Manager：________________________________________
1) 财务部留存 2）调入部门留存 3）调出部门留存
主题：
会所审计工作
文件编号:
FA - 007
发文日期:
2011/6/26
页数:
共2页
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叶予舜
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总经理办公室
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FORMCHECKBOX 其他
定义
会所审计工作是由独立的审计机构和人员依据国家的法律、法规和政策，接受会所的委托，或由集团财务审计人员根据会所的各项规章制度不定期对下属会所的财务收支、会计凭证、账簿、报表等有关数据及相关经营活动的真实性、合法性进行审查，并出具书面审计报告，证明会所的财务经营状况，评价会所经营管理的效果，维护会所的经济利益的一种经济监督活动。
目的
为提高和加强会所的经营管理水平和服务质量，加强经济核算，制定并完善会所的各项规章制度，及时发现尚且存在的问题，提出合理化建议，实现增收节支；加强会所自身的审计力度，从中找出具有普遍性的新问题、新情况，获取经济信息，为管理层提供宏观控制和决策的依据，以盈利为目标的持续经营运转，从而提高自身的经济效益和社会效益。
规定
会所每年至少接受一次审计。
审计期限一般为一星期至半个月。(根据出租率，尽量选择淡季进行)
审计人员应坚持原则、客观公正、严守秘密。
会所应积极配合审计人员工作，提供财务报表及相关会计数据，保证审计工作顺利按时完成。
审计过程中，详细反映查实违纪的事实。
会所应认真对待审计报告中所提出的问题，依照审计报告中的要求和建议及时纠正。
程序
(一)审计主要内容：
会所内部控制制度是否健全、有效并认真执行。
会所各级别管理人员是否明确在经营运作中执行各自的权限并严格执行监督管理职能。
各营业部门和行政部门的成本、费用的计算分配和核算是否真实并合理控制，加大监控力度。
审查营业收入及服务费的核算，所得额等各项应纳税额的计算是否正确，并按时缴纳。
库存档盈、盘亏是否真实，做到帐帐相符、帐实相符。
会所的采购、验收、领发、库存等环节的核算和管理制度是否完善、健全。
审查账务处理是否正确，有关的帐、证、表等资料是否完整，金额计算是否准确。
严格审核现金、银行存款的各项收支情况。
对照会计资料检查原来查出的问题是否已按规定纠正。
(二)审计报告：
标题(一般由标题和编号组成)
基本评价概况
审计正文(包括审查的时间、地点、揭露存在的问题)
提出建议和要求
附件
(三)审计主要步骤：
审计机构和人员对一定时期内审计的对象(指各会所)、目的、种类、方式、组织措施，编制审计工作计划和安排，利于有计划、有步骤、有重点地完成审计任务。
预先确定审计要点、执行人员和审查的时间、实施的日程和地点，做好审计准备，有助于对审计工作进行统筹和协调。
分工细审，根据收集的资料和对会所内部控制制度的调查和审计的结果结合具体要求，概括地记录审计的主要内容和存在的问题。
编写审计报告。
主题：
系统数据备份
文件编号:
FE- 001
发文日期:
2011/1/13
页数:
共1页
拟文:
叶予舜
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总经理办公室
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FORMCHECKBOX 其他
定义
系统数据备份是指在应用程序下调用的数据文件和系统配置文件。
目的
确保计算机排除故障后，在指定的时间内完成基本数据的恢复工作，能够解决在非常情况下的文件毁坏和计算机系统的损坏，必须做好软件备份工作。
规定
系统数据备份要求每日一次。在做夜审之前，要求备份当天数据，每天一盒磁带，循环使用，共保存七天的数据，在计算机房可以查到前一星期的数据。同样后台电脑系统每日也需备份。
数据、文件完成后应立即做硬盘备份或软盘备份，以免丢失。
计算机部经理应随时记录各计算机出现的问题，以作备用。
每位操作员在备份操作程序时应以书面文字形式认真书写，以备查阅。
系统的数据和程序备份应当存放于计算机室防火柜内。
月备份文件需一套磁带备份，备份时间：前台以每月最后一天夜审结束后进行，后台以月结完合并报表后进行，全年备份应永久保存。
未经会所高级行政人员许可，不得私自向外提供所有备份数据信息。
程序
原始数据、文件及程序要安全拷贝到软盘或磁带里并做好文字记录。
备份的匹配参数必须确保和计算机系统中的配置兼容。
主题：
库存管理
文件编号:
FC - 001
发文日期:
2011/6/26
页数:
共2页
拟文:
叶予舜
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总经理办公室
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FORMCHECKBOX 其他
定义
库存是指会所在其经营过程中为销售、服务或耗用而储存的物品、食品、饮料、燃料、包装物和低值易耗品等各种资产。
目的
确保验收入库的物品要合格，在不影响会所正常运营的情况下，保持最低存货量，有效控制成本，利于会所营运资金周转。
规定
各仓库的每项物资均应设定合理的补充范围，在库存量接近或低于补充线时，即需要及时补库。
库管员填写采购申请单补库的审批，需填写申请项目的现存量、月使用量、上次采购等信息，经仓库主管审批，而后使用部门确认，确保物品是否继续使用，再经成本总监、采购部经理、财务总监和总经理签字认可。
验收入库的货物，检查其数量和质量是否符合要求(其中定型包装食品，酒水、化妆品、清洁用品及部分定型化学制剂，需检查生产日期、保质期、生产厂家及地址，卫生许可证号、生产许可证号，执行标准、合格字样等；进口货品有无中文标识、要求供货商有三证及样品经验报告等，符合国家标准)。
发货时要依据规章制度，领货手续不全拒绝发货，本着先进先出、易腐先出的原则，严格遵守发货时间，除仓库管理员外，禁止未经许可人员进入库房区域。
每月定期对库存进行盘点，核对所有库存物资的数量，做到帐实相符、帐帐相符。
货物应存放有序，严格遵循五距的要求整洁码放，合理规范，每项存货应有存货卡，注明货物名称、规格、单价、供货商、最低最高存货量、补仓量。
仓库温度严格控制，冷冻仓保持零下 18 摄氏度，保鲜仓保持0 - 4 摄氏度之间。做好防火、防潮、防尘、防鼠、防霉、通风等措施。
经常对仓库的货品进行检查，每月向主管相关部门和财务总监汇报仓库积压和过期存货，自然损耗率控制在合理范围内。
程序
验收入库：
到货时，检查货品的名称、规格、数量、质量、生产日期、保质期、价格等需符合会所标准，依据收货记录，方可验收入库。
货品分类码放整齐。仓库货品不能靠墙或直接放与地面上，储放时应保持一定距离：距顶50cm，距墙10cm，距地10cm，距灯50cm，垛与垛之间保持50cm。
登记入账、发货、销账：
各部门预先填写《仓库领货单》，经部门经理签字及成本总监审核后，转财务总监签字批准后，由仓库发货。如属礼品发放，必须得到财务总监、总经理的批准。
根据收货记录和仓库领货单上注明的实收实发数量或重量、金额逐一登记入账和销账。
仓库应不定期对每一样存货每月至少盘点一次，且不影响正常发货。
正常工作时间以外，如遇特殊情况急需领货，开仓人需和当天会所值班经理及当班保安主管陪同前往，共同开仓领货，严守发货程序，同时要求三人在登记本上签名确认。
每日出库货品之领货单必须及时输入计算机。
及时补库：
仓库应根据采购部提供的货品采购周期出单及时补库。
库存盘点：
盘点时，成本部打印出空白盘点表，按照货品的摆放顺序逐一清点。
核对所有存货的实际结存数与账面结存数，查明盘盈、盘亏存货的品种、规格、数量和原因，并出具差异报告，经成本部经理及财务总监批准后，方可进行帐务处理。
保证帐实相符、帐帐相符后打印当月库存盘点表以备查阅。
要求库管员与成本员同时在库存盘点表上用兰色或黑色钢笔或签字笔签字确认。
主题：
收货环节
文件编号:
FC - 002
发文日期:
2011/6/26
页数:
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拟文:
叶予舜
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总经理办公室
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定义
收货必须掌握三个重要环节，即数量、质量和价格。
目的
在会所的日常管理工作中，尤其是成本控制方面，收货工作是不容忽视的一个重要环节，主要目的是检查送货的数量是否符合订购的数量，原料的质量是否符合规格标准，价格是否符合经审批的报价。
规定
未经批准的采购定货单，而提前采购所列货品，收货部一律拒收。
收货记录上的金额应与发票金额相符,供货商名称应与采购申请单名称一致。
对收到的食品原料和物品进行数量盘点，收货量应与订购数量相同。
所采购之物品和原料应符合会所质量要求，不合乎要求，收货部有权拒收。
实行双重验收制度，收货部为第一验收人，使用部门为第二验收人，必须各负其责。
货品验收后的收货单必须加盖收货章。
收货记录必须有收货人、仓管员或使用部门双方签字，方可生效。另外，贵重干货入库时，收货记录必须有使用部门的厨师长签名确认。
当天收货记录的汇总金额应等于收货日报汇总表的总计金额。
收货记录应于当天下班之前交与成本部审核，确认无误后，转交应付部复核并入账。
工作时间以外，如使用部门需要的紧急货品，由使用部门通知采购部，货到后，由使用部门主管级以上人员验收，同时填写相关的收货证明，签名后交给采购员，并在收货部上班后的第一个工作日内补齐相关手续。
程序
验收操作规程及要点
接到采购部转来已批准的每日厨房市场购货单或采购订货单，按单上的要求验收货物。
凡是可数的订货，必须逐一检件点数；以重量计量的货品，必须逐件过称。
抽样检查箱装货品，是否足量，质量是否一致。
有关食品原料收货控制程序：
肉类(包括:冻肉及冰鲜肉类)、急冻家禽等原料，应先开箱，再称重量；
抽查已加工切配好的食品原料的重量，了解皮重或其它边角料重量是否已经扣除；
检查整箱包装的水果、蔬菜等质量是否与订立的规格数量标准相同；
对于较贵重的中餐干货，如鱼翅、鲍鱼、干贝类，应由中厨房厨师长配合验收质量是否符合标准；
在食品卡片上注明到货日期和成本，主要指冷冻食品，如西餐肉类及海鲜等；
迅速将验收合格的原料送入贮藏室；
各会所需根据自身情况制订严格的收货时间，并依照执行。
分批到货的物品必须在采购单上登记到货情况，记录到货日期及数量。
入库食品及酒水的验收，必须对货物的生产日期、保质期、商标标识、中文标识进行查验。
涉及到专业技术方面的产品验收，必须经有关部门确认。(如工程用品、计算机配件等)。
填写收货记录
完成进货验收后，则逐项填写收货记录，单位名称、收货日期、各种原料的重量或数量，单价和金额，并由收货人及使用部门人员签字确认。
填写收货日报表
每日做好收货记录后，按货物种类、使用部门分类汇总。
编写收货日报汇总表中应注明收货记录编号、使用部门、供货商名称及收货金额，确保报表中的合计准确无误。
所有收货记录、发票或有关单据及收货日报表应及时交与财务部门以便审核、登记、入账、结算。
主题：
客房小酒吧
文件编号:
FC - 003
发文日期:
2011/6/26
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叶予舜
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定义
根据会所规定的品种和数量，在客房内放置装有饮料、酒水、零食等食品的小冰箱。
目的
会所为了方便会员在房间内食用各类饮料及小零食而提供的一项服务。
规定
为方便控制，每天客房小酒吧内应保证存放固定数量的饮料。
每天客房服务员对小酒吧里的饮料数量逐一进行核对，并及时补充已消耗的饮料，确保重新补充的数量等于实际消耗数量。
严格执行操作程序，以避免客用饮料不正当地消耗，谨防偷窃行为。
严禁会员消费小酒吧里的饮料或小零食后，到会所外购买同样产品自行补充。
小酒吧里存放的某些饮食周转率相对较慢，客房服务员应随时查看其保质期，以便及时更新、补充。
小酒吧收费单据注明各项食品、饮料的价格，任何人不得随意更改。
小酒吧收费单据的消耗记录应有客房服务员的签字。
根据各项食品、饮料的消耗比例，管理层可随时适当调整、更换小酒吧收费单上的项目及单价。
如遇小酒水挥发，客房服务员应及时与库管员联系，再由库管员联络采购员向供货商申请更换事宜，以便降低成本。如巧克力断裂，听装饮料拉环折断等应及时交与营业部门使用，如过期应通知成本部报损。
如遇有接近快过期的饮品或食品，又无法与供货商更换，应在过期前处理好。如：提前转入消耗量大的餐饮部门或调拨给员工餐厅使用。
客房小酒吧跑帐率必须控制在 10%以内。
程序
客房服务员每天早上按时查看小酒吧，将会员的耗用量、房号、日期填写在客房酒吧单上。
将客房酒吧单交与前台收款，由收银员签收并将应收的费用计入会员房帐内。
每日客房部由专人按照《客房每日酒水销售控制表》逐笔核对，保证酒水收入准确无误。
客房服务员应随时填写领料单，及时对小酒吧按规定的品种数量补充齐全。
会员办理离店结算时，前台服务员应立即电话通知客房部查房，并注明通知客房部查房时间，客房部同时检查客房小酒吧有无耗用，并及时告之前台，避免跑帐。
如遇会员拒付，金额在 元以下的，可直接由前厅部主管签批；金额在 元以上的，须由前厅部经理以上级别签批。如有需要，应与客房部联系，查实情况。
主题：
积压存货
文件编号:
FC - 004
发文日期:
2011/6/26
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叶予舜
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定义
超过三个月以上未被使用部门领用的货品、容易变质的货品、预计在有效期内不能使用完毕的货品均称为积压存货。
目的
有效控制积压和过期存货，加速库存周转率，充分利用现有物资，以减少不必要的浪费及报损。
规定及程序
采购部及收货部必须确保收到的货品在生产日期的近期内，以便在有效期内使用。
每月由成本经理发送积压和过期存货明细单至相关部门，使用部门应尽量加速使用或提出其他使用建议。
对于即将到期的货品，应建议更换到周转快、也可使用的营业部门消耗，实在无法消耗的货品可用作员工福利方面。
成本经理定期向财务经理、总经理汇报积压和过期存货的使用情况。
被确定为积压和过期的存货，要判断它们的可变现价值并及时进行清理。
会所各部门应严格遵守集团采购制度，严禁盲目大批量购买货品或不经比价使用惯用的品牌产品，造成库房货品的严重积压，占用过多的资金，形成大量的滞销商品。
如仓库出现过期、变质等物品，必须按要求填写《原料报损单》，注明详细原因，经成本经理审核并得到财务经理批准后，方可进行实物及帐务处理，涉及金额1000 元以上的情况，必须有集团审批后方可处理。
主题：
菜单价格的制定
文件编号:
FC - 005
发文日期:
2011/6/26
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定义
菜单价格的制定也就是餐厅菜单上实际算出的菜式价格必须能够补偿食品成本，并能提供和获得理想的利润。
目的
根据会员对饮食的需求和同行业之间的竞争，菜单价格在体现餐饮服务水平的同时也决定了餐饮成本的高低。原料价格昂贵的菜式，必然导致较高的食品成本；精雕细刻的菜式，也会增加会所的劳动成本，因此，不同成本菜式的数量之间应成一定的比例，正确制定菜单的价格，直接影响到餐饮业的盈利状况。
规定
合理制定菜单的价格，有利于促进食品销售，提高营业收入，同时，有利于食品成本控制，减少浪费；有利于控制食品采购，减少食品库存量；防止盲目购置设备以致设备用具闲置造成浪费；更加合理、有效地使用人力和物力。
制定菜单价格必须适应市场的需求，反映会员的满意程度。
每份菜品都应由厨师长制定标准量，然后由成本部进行成本核算，根据成本部核算的标准成本，制定菜价。
制定菜单价格要相对灵活、稳定。
制定菜单价格要服从国家政策、符合物价局的要求。
因为原料价格不断变化，成本部必须对菜单价格进行经常性的复核、调整及更新。(最好半年进行一次)
程序
菜单销售价格一般都是按着成本来确定的。完整的菜单是建立在标准的食谱制作上。
标准的食谱应由每个厨房自己妥善保存，为会员提供餐饮服务时可以参考它去做，并且给会员提供了一个体现服务质量、食品分配量以及会所餐饮食品酒水销售价格的参考标准。
一个标准的食品食谱应包括：
制作菜肴所需原料的名称、质量、分配量
调味品及附料
水发率
原材料的利用率
烹调的步骤和方法
一个标准的酒水食谱应包括：
酒水分类标准成本
酒水单杯标准定量及成本
会所厨师长应随时确认被成本部更新的食谱。
成本部计算食品成本费用的方法：
算出每种配料的单价和总价
单项服务所需配料的成本费用
单项服务的销售价格
成本部对于每种原料成本费用的计算，应包括厨师在使用时产生的损耗。
成本部对食品成本费用的计算是以每克、每升、每块为单位的，所使用的配料即使是最小使用量，它的成本费用也要用货币形式来核算。
对制订好的标准食谱卡必须经餐饮部经理及成本经理确认，后交与财务总监审批。
餐饮部与成本部应各有一套完备的食谱存档。
因为时间的推移或原料价格的变化而造成已不再使用的食谱和餐厅菜单应妥善保存，用以作为将来的参考依据。
主题：
酒吧吧台标准存货量
文件编号:
FC - 006
发文日期:
2011/1/13
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目的
确保销售的酒水与收入一致。
防止各吧台的酒水积压、丢失。
规定
酒吧吧台的标准存货量应满足 3 天的周转量。成本部应每3 个月根据各吧台实际的消耗量更新标准存货量。
任何情况下，酒吧服务员不能擅自为本店同事、朋友、亲属免费提供饮料或自饮酒水。
各吧台营业员每天必须正确填写收发存报表，做到帐实相符。
所有酒水的标准存货量的变更及品种的更换必须经餐饮部经理批准，并以书面的形式报与成本部存档。
餐厅与厨房之间酒水的相互调拨，应按实际调拨数量填写酒水调拨单，以便正确记录各部门的消耗成本及酒水的实际库存量。
成本部人员每月不得少于两次对吧台进行突击检查，确保所制订的吧台标准存货量与实际存量一致。
对每次的抽查应有书面记录，针对存在的问题，应及时报告餐饮部经理及财务总监，查明原因。
经审批的标准吧台存货量，各营业点不得进行私自更改，如有任何变动，必须书面报告成本部。
针对整瓶销售的酒类，各部门的提货必须严格按照以一换一、以空瓶换整瓶的原则，按实际销售量进行补货。
各吧台营业员必须每日根据实际的销售数量填写提货单，经成本部及财务总监审批，确保与所制定的标准吧台库存量相一致。
主题：
食品及酒水成本日报
文件编号:
FC - 007
发文日期:
2011/6/26
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定义
反映会所餐厅每日食品及酒水的实际销售收入、销售成本、销售费用及营业利润的明细表。
目的
通过日报上反映的各项信息，便于会所管理人员及时了解餐饮的营运状况，改善经营管理及战略，确保餐饮的盈利。
规定
每日成本经理必须提供头一天的饮食日报。
成本经理应按时将食品及酒水日报抄送总经理、财务经理、餐饮部经理及行政总厨。
饮食日报的内容包括：
每日从日审的收入报告中统计各餐厅的收入额
从收货部的收货记录单上登记每天的饮食直接采购额
通过仓库提货单记录各餐厅、厨房、酒吧的发货数
通过各餐厅、厨房、酒吧之间的饮食转移单记录调拨金额
通过各厨房、酒吧的提货单或账单等单据记录相关费用（见规定7）
因为饮食日报属于当月期间的快速报表，因此不必要每天进行盘点记录各餐厅的实际库存。
通常，每日的餐厅进货额或发货数与当天的销售额不匹配，是因为一些大型的宴会活动而需提前采购或领出的原材料而造成的。
各餐厅、厨房的费用包括：
直接采购
仓库发货
餐厅、厨房内部调拨
从酒水库领酒水用于食品制作或从食品库领用食品用于酒水消费
酒水从酒吧转入餐厅用于食品制作
饮食成本合计=a+b+c+d+e
消费不计入饮食成本，列入费用，其中包括：
餐饮促销费用
招待费用
员工相关费用
试餐费用
免费巧克力、果蓝
赠送
客用品
从食品库领用食品用于酒水消费或从酒水库领酒水用于食品制作
员工签单费用
费用合计=a+b+c+d+e+f+g+h+I
主题：
应收帐款
文件编号:
FR- 001
发文日期:
2011/6/26
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定义
为方便会员，加强会所的市场竞争力，在提供对客服务的同时，允许会员挂账消费，即形成会所的应收帐款。
目的
为了扩大销售额，增加营业收入，增强市场竞争能力，适应经济的发展，应收帐款占的比重越来越大。
规定
应收帐款的回收期限不应超过一年或长于一年的一个营业周期。
应收帐款的入账时间是与营业收入的确认时间相一致。
应收帐款的入账金额是根据会员的实际消费金额入账，但出于竞争、加强资金回收及其他原因，会所有时会采取一些销售折扣的做法，但需经批准后，方可予以适当调整。
经常对客户的消费情况进行调查，随时掌握客户在各个期间的偿付能力。
根据与会员所签之合约的付款期限，按时发出账单与月结通知单，要求其近期付清欠款。
结账方式：
以信用卡结账
以银行汇票或支票结账
以现金或旅行支票结账
以信汇或电汇结账
程序
审核挂帐的账单，防止帐务不清而造成结账不便。
挂帐账单是否为有效签单人签字
账单后所附数据是否齐全(一般应包括消费项目的完整账单、所有消费的单据、会员入住登记表、同意挂帐的证明等)
核对账单上给予的折扣是否符合标准
挂帐费用计算是否合理、正确
整理归集挂帐的账单，方便查找并及时反映收帐情况。
将挂帐的账单放置相应公司的文件夹内
打印帐龄报告
应收帐款的结算，以便及时入账。
复印账单留底
打印月结通知单
收到款项，开具发票，并在计算机里做相应冲账
主题：
信贷会议
文件编号:
FR- 002
发文日期:
2011/6/26
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叶予舜
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定义
是指总经理、财务经理为审查和监督信贷执行情况而召开的会议。
目的
核准信贷申请，评估债务风险，以便管理层及时了解信贷协议的执行情况，实施收帐计划，以保护会所的财务利益不受损失。
规定
信贷会议由财务总监负责召集并主持。
信贷会议的组成人员包括：总经理、驻店经理或行政经理、财务经理、客务经理或前厅经理、销售总监、餐饮总监、信贷经理。
至少每月召开一次信贷会议。
程序
会议通知：包括日期、时间、地点、议题和出席范围。
信贷会议内容：
应收帐款的总体及具体帐龄分析(细节, 债务人的帐龄)
提出信贷申请的客户名单、已建立信贷关系的客户名单等公司信贷申请情况
银行退票情况
目前会所的坏帐情况
对 30 天以上的逾期帐款，及时上报，适时监控，积极采取有效措施追索应收帐
个别公司或个人的信用情况进行回馈
会所目前信贷的程序有无问题
信贷运作方面的情况
以销售为导向，与客户建立良好的信用关系
各部门经理针对会议内容和信贷问题展开讨论。
对有信贷限制的会员要进行复查，根据消费额和将要发生的消费，信贷限制可以适当调整。
信贷经理呈递近期信贷、收款工作的最新状况。
通过各部门之间信息的互通交流以确保收帐工作的顺利进行。
会所各部门要互相配合，采取一切措施以确保账目及时收回，并尽可能防止坏帐的发生。
主题：
信贷执行程序
文件编号:
FR- 003
发文日期:
2011/6/26
页数:
共8页
拟文:
叶予舜
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总经理办公室
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定义:
信贷服务是指会所在运营过程中与会员建立信贷关系，负责会员的信用审核，为会员提供信贷服务，以便及时收回会员赊欠消费款。
核定住店预收押金金额，相当于会员住店期间应支付的房费的 倍，其中包括餐费和其他杂项费用。依此收取合理的押金，将有效地防范跑帐风险。
目的:
信贷服务程序及制度的确立，有利于帮助管理层在控制和防范风险的前提下，与会员进行正常的业务交往。
规定:
签定信贷协议的公司或个人限在协议规定金额内挂帐，并依协议按期结清挂帐费用。
每年年终，会所信贷经理将对所有信贷协议公司或个人全年消费情况和付账情况进行分析，予以信誉评估，并作出相应得调整。
未经财务经理批准，不得以收取信用卡形式，向会员垫付现金。
以支票形式支付预付款的会员，任何情况下都不能因为收取的支票金额超过账单消费金额而以现金退还。
除会员实行现付和集团会所内部之间根据催款通知单相互挂帐以外，会所任何人无权自行担保无信贷协议暂挂帐处理。除总经理、财务经理或销售总财务监可以担保外，其他人员一律不可担保，但担保金额必须是担保人工资足以抵限额内，担保期限为一周，如在担保期内未结清此帐，财务部将直接从该担人的当月工资中扣除结算。
信贷审批需经信贷经理、财务经理、总经理签字认可。
程序:
信贷协议的申请:
销售部/餐饮部/前厅部的人员将信贷申请表发给希望与会所建立信贷关系的会员。然而，并不是毫无选择的和每个会员和公司建立信贷关系。
申请表(见附件 1)上要求的信息必须及时完成并由公司负责人或授权人签字。收到完成的表格后，销售部的相关人员应该确保申请表上所有要求的信息已正确填写。
填写完毕的申请表在递交给信贷经理前，要先交由销售部总监及相关部门总监填写意见、建议和信贷金额。
信贷经理将通过与其它会所的核查以及银行提供的参考来核准申请人的资格与相应的信贷证明。
信贷经理将以下信息编辑成册并在每次信贷会议上提请通过：
公司/个人的名字
商业类型
信贷限额
各部门总监提供的意见和建议
会所提供的参考
银行提供的参考
付账史
特殊要求
信贷经理，财务经理和总经理将在申请表上填写同意或不同意。
会所所提供的信贷金额和期限将由信贷经理以书面的形式通知申请信贷公司。一份复印件将交给相关部门总监。
信贷经理立即将最新的有信贷协议的公司名单提交给相关部门，此名单每月更新一次。
特例 – 至于有好的财务背景的著名公司，总经理可以批准信贷协议而不需要正常的审核程序。此特例需有总经理的书面核准签字，信贷经理和财务经理的意见也应考虑并记录。
债务人的分类:
会员
本地公司
海外公司
政府部门
其他
信贷付款方式:
宴会与外卖:
必须事先收取押金，押金的数额由信贷经理和财务经理商定。最好是在宴会前付清全款。
无信贷协议的公司，宴会消费的确定和在宴会前收取等值消费的50%是很重要的。但是欠款和信贷金额要密切关注。
会议:
住店会员
付账方式 信贷限制 备注
现金 预收押金 核定住店预收押金(见第1 页定义)
信用卡 预取授权 预取授权并将授权凭证订在登记卡后面
公司付账 有信贷限制 需要提供付账方式的授权信
预定的信贷程序:
前厅经理和信贷经理必须协商制定信贷金额和期限。
当接到一个预订后，重要的一点是除获得付账方式以外，还应问清账目分类要求。
预定的途径:
a) 信件/传真 b) 电话 c) 个人要求
要求的基本信息:
a) 会员的全名 b) 到达/离店的日期 c) 房态和特殊要求
d) 订房者的全名，电话号码，职位，公司名称和地址
e) 付账方式 f) 同意的房价
信件/传真预订:
通过信件/传真订房，在确认有房后要求会员提供账目分类方式并
且回传。
如果会员要求挂帐，核查一下会员所在公司是否已经与会所建立
了信贷关系。
信贷账号。
在会员到达之前收到包括下列信息的授权信：
(必须是有公司台头的正式授权信)
a) 公司名称 b) 寄账单地址 c) 授权签单会员的名字
d) 付账指示 d) 会员的名字 e) 入住期限
f) 付账内容（付所有的费用或是只付房费）
没有信贷协议的帐务：
在确认预订的时候，要求组织者预付所有房费。如果用信用卡预付，预订必须获得信用卡细节，信用卡号，持卡人名字和有效期以便为预订做担保。除非获得总经理，财务经理或者信贷经理的允许，
不提供信贷限额给任何没有信贷协议的公司。
在接到预订部的通知后，信贷经理将寄申请表给会员并且在收到完成的表格后按程序 1 执行。当信贷获准后，信贷经理将设立一个账号,并且立刻通知预订部。
授权信的分发： (见附件 2)
• 信贷部 — 原件。
• 预订部 — 复印件，放在会员到店会所档案里，在会员到达的那天与
其他相关数据一同交给前厅部订在会员的登记卡后面。
电话预订：
所有的电话预订必须传真信用卡号，持卡人名字和有效期做担保。
如果不能提供信用卡做担保，会员的预订仅保留到入住当天的下午6 点。
不接受任何电话信贷申请。
5. 前厅部的信贷程序：
信贷服务不提供给没有与会所建立信贷关系的任何公司、机构或是个人。
入住登记时，应该要求每一个会员完整地填写登记卡。前厅部必须核查会员的名字、家庭住址、工作地址以及其他相关信息已经清楚地填写在登记卡上。
如果会员提供的信息不够充分，可以用其他方式证明身份，以保证登记卡上要求的信息足够完整。尤其是地址，没有完整的地址，任何欠款是不可能收回的。
前厅部人员礼貌的请求会员提供会员卡、护照，身份证或其他能证明身份的证件来确保正确的信息填写在登记卡上是很重要的。
所有的会员必须在登记卡上签字。会员的签字必须与护照或身份证上的签字再次核对。这对于付信用卡的会员尤其重要。前厅部人员应根据登记卡上签字来证明卡上内容是核查过的。
前厅部人员应该注意会员的付账方式并在登记卡上注明。
付账方式：
— 信用卡
— 现金付账
— 公司的支票
— 公司付账
— 旅行支票
信用卡
(a) 接受程序
在入住登记时：
— 要求会员出示信用卡。
— 将信用卡后面的签字与护照和登记卡上的签字进行对比。
— 核对信用卡的有效期。如果信用卡在会员住店期间到期，要求会员换卡。
— 如果以上要求无误，刷一张信用卡签购单或者刷卡要授权。授权金额应该相当于核定住房预收押金金额。
— 如果授权拒付，可要求会员换卡。不能分多次索取小额授权。
— 信用卡签购单或者授权单据应该订在登记卡后面。必须能显示完整的信用卡号、授权号和授权的金额。
— 前厅部必须将授权金额输入信贷限额报表。如果任何账目超过了昨日的授权，必须再索取更多的授权。前厅经理必须每天检查。
以下是可以接受的信用卡：
国际卡：
美国运通卡
大莱卡
维萨卡
万事达卡
JCB 卡
国内卡： (由管理集团根据当地情况决定)
(b) 付款过程：
在结账时：
— 前厅部打印账单让会员检查。
— 用已经获得预取授权的信用卡为会员结账。
— 会员必须在信用卡签购单上签字，前厅收款员应该确认签字与会员登记卡上签字和信用卡上的签字一致。
— 持卡人留存联应该连同发票或账单一同交给会员。
— 商户留存联应该订在会员账单上转交财务部。
快速结账：
快速结账是指会员希望用信用卡快速的结账离开。
过程如下：
• 会员结账的前一天晚上，将会员的账单和快速结账程序的解释信送到相应的会员房间 (这种信只送到有足够的信用卡授权并且是会员自己付账的房间)。
• 会员必须在表格上填写他们的房间号码，预计离店的时间，寄账单的地址和允许会所用会员信用卡划帐的授权签字。
• 会员必须在早晨离店前将申请信交给收款员或是前厅接待。
• 前厅部应该询问会员是否用过迷你酒吧里的饮料。
• 前厅部还应该核对会员填写的房间号码，预计离店的时间，和尤为重要的签字。
• 前厅部用会员的信用卡结清账目并且将最终的账单复印件寄给会员。
现付：
如果会员希望他/她自己的账目用现金支付，前厅部必须要求会员预付住店期间的房费(相当于核定住店预收押金金额)。
如果会员的钱只够支付一晚房费，那么只能允许他/她住一晚。
如果会员不能付清一晚的房费，应该礼貌的拒绝会员的住店要求。
在会员填写登记卡的时候，请求会员出示身份证、驾照、护照、军官证、港澳台通行证来核对会员的家庭地址以便在需要的时候追帐。必须检查会员的订房管道和以前的住宿记录。
付现金的会员通常对会所都有很大的风险，如果他们是没有预订的会员就更值得注意，这种时候必须特别小心。大多数的会所逃帐者是这种类型的会员。前厅部必须每天定期检查会员账单，以确保会员账目没有超过押金。如果发生了这种情况，应当关闭电话，通知所有部门拒绝这间房的所有签单挂帐消费，不允许提现金或杂项消费，并立刻通知前厅经理或者值班经理。
公司支票：
入住登记时：
在入住时，支票是一种不可以接受的付账方式，除非已经获得了财务经理或者总经理的授权。
只有当地的专业银行开出的支票是可以收的。
支票上的金额应相当于核定住店预收押金的金额。
支票上的会所名称必须书写正确。
如果事先没有获得批准，会员必须提供其他付款方式。如果得不到其他付款方式，不要给会员安排房间，应通知前厅经理或值班经理。
前厅部必须与信贷经理确认支票有足够的金额清账。
如果会员应付的金额超过了支票付款，要求会员支付剩余欠款。
如果会员账单上的账目少于已付的支票金额，会员必须通知会所, 会所将退还一张写有退款金额的支票，并索取收款收据。
要求会员在账单上签字并且适当的保存账单，以备财务部使用。
以支票形式支付预付款的会员，任何情况下都不能因为收取的支票金额超过账单消费金额而以现金退还。
公司付账 — 挂帐。
入住登记时：
前厅部必须确定公司付账授权信或传真已经收到备用。
注意账目要求：是否由会员支付杂项费用，或者是某些费用公司不付。在这些情况下，应该向会员收取杂项费用押金。
如果没有收到公司的授权信或传真，前厅部要如实告知会员在收到授权书之前不能提供特殊价格或协议价。在收到所必须的证明后，前厅经理可以批准扣减房费。
寻找其他的担保付账方式，有授权的信用卡做担保是比较好的方式。
登记卡和所有相关数据必须严格保存，以备会员结账时使用。
结账时：
前厅部必须确保预留所有消费单据。
在结账时，必须给会员一份账单以备会员核对。
任何授权信不包含的费用必须由会员自己支付（现金、信用卡、旅行支票）。
费用挂帐之前会员必须在账单上签字。签单必须订在账单上一同挂帐。如公司要求房价保密，则房费账单不需要会员签字，但挂帐的杂费一定要有会员签字。
旅行支票：
旅行支票只兑换给住店会员，不能为非住店会员兑换旅行支票，如果发生银行退票，将无法追索到会员。
前厅部应严格按照制定有关旅行支票的收兑规定(FF-011)和外币兑换的执行程序(FF-004)进行操作。
逃帐或者会员的付款带有欺骗意图。
潜在的逃帐者和使用欺骗手段付款的会员有以下类似样式。以下情况值得警惕：
— 在餐厅不寻常的高额消费。
— 大笔数目的提现。
— 过高的电话费。
— 不寻常的高额小费。
— 在会所各处奢侈消费。
— 除了房费没有其他消费。
— 在门上悬挂请勿打扰的牌子超过一天。
— 中途提出延期付账。
— 使用第三者的信用卡支付费用。
如果遇到以上情况，必须通知前厅经理及信贷经理做进一步处理。
如果发生了逃帐的事情或者发现会员付款有欺诈意图，前厅经理或者值班经理必须汇报处理。
以上所有情况，必须通知保安部，保安部会做出案情报告并通知其他会所。
在结账后的消费：
前厅部必须询问所有结账的会员是否有新近的消费没有出现在他们的账单中，例如：早餐和前一天晚上是否有迷你酒吧的消费。这些必须在会员结账前加到会员的账单中。
当消费入到了已经结账的账目中，金额可以加到账单中由财务部去做追帐。信贷经理有责任检查这些消费并发出相应的追帐信。
会员在前台结算赊欠消费款：
如果会员要求在前台结算消费余款的挂帐，应通知信贷经理。信贷经理将会去确认这笔帐：名字、账单、账号、费用发生的日期、消费类型：房费，宴会费用等。如果有必要，留联系电话，以备信贷经理日后同会员商讨付账事宜。
对于挂帐，可以接受公司的支票，但是必须通知信贷经理，收到款后，给付账的会员开具发票。
6. 宴会的信贷程序：
在预订了一个宴会之后，宴会部必须草拟一份有关消费定单，必要的餐饮押金，房间租用和杂项费用的详细合同。合同必须交给信贷经理以获批准，至少在活动前两到三周确定地点。
只有与会所建立了信贷关系的会员可以不必支付押金。
如果要建立信贷关系，在活动前必须先递交信贷申请表，并需通过信贷申请审批程序的核准。
没有信贷协议的会员：如婚宴、私人宴请、晚宴等，应该收取足够的押金，所有的押金必须在活动前付清。付款要求必须完整的显示在合同上，原则上应在活动前要预收收入 50%的预付款并且余额要在宴会结束时用现金或者信用卡付清。
所有的宴会都要在前台电脑系统中分配一个挂账号，以便于预先收取押金和宴会结束时与消费款冲抵结算。
XXX大会所
关于：信贷申请
贵公司 年 月 日挂帐申请书已经收悉，非常感谢！
我会所欣然同意贵公司在我店挂帐，挂帐的基本条件如下：挂帐期以发票日期30 天为限，逾期未付的款项需要按月缴纳%利息。批准挂帐的最高限额为人民币xxxxxx 元，贵公司答应任何超出此最高限额的款项及时用现金支付。在双方良好信誉及愉快合作的条件下，我方会因生意需求而考虑对挂帐最高限额做出适当调整。
我方有权在不预先通知贵公司的情况下终止挂帐。
（我方有权在以书信、传真或电话通知贵公司后立即终止挂帐。）
如贵公司同意以上条款，请签署此信并返回我会所。
让我们为建立良好的合作关系而努力！
xxxxxx 会所 xxxxxx 公司
财务经理 负责人
盖章并签字 盖章并签字
年 月 日 年 月 日
xxxxxx 大会所
坏帐核准申请表 编号.______
公司/个人名称： -
__________________________________________________
地址： -
__________________________________________________
坏帐原因：
未追回的帐款 ( ) 作废支票/黑卡 ( )
跑帐 ( ) 挂帐 ( )
其他(特殊情况) ( )
帐款发生日期自___________至___________
跑帐明细 帐务处理
房费
餐费
交通费
电话、传真费
娱乐、健身
洗衣、熨烫
其他(特殊情况) ___________
小计： ___________
减：部分已收回 ___________
合计(人民币) ___________
1. 账目进展情况
2. 尽力追收
建议作坏帐处理
信贷经理
批准
财务经理
3. 确认无法收回
核准
总经理
核准
财务副总裁/高级副总裁
日期：___________
主题：
会员预付定金或押金余额处理
文件编号:
FR- 004
发文日期:
2011/6/26
页数:
共1页
拟文:
叶予舜
审核:
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收文部门:
总经理办公室
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定义
会员在会所消费之后并离店，所预付的定金或押金余额，应及时清理所属科目并做帐务调整。
目的
会所应当特别重视会员预付定金或押金的余额，加强内部控制。对余额的处理必须有支持檔和财务经理的审批。严格遵守规定，防止任何欺诈行为。
规定
会员预付定金或押金的余额任何个人不得挪用，违者追究相关法律责任。
会员离店后预付定金或押金的余额应及时清理，由前台转为后台管理，应收账应按客户明细及时做帐，转入总账专门科目。
财务经理应每月检查该科目余额，加强监控。
程序
会员离店后，对会员所预付定金或押金的余额经前台系统（FIDELIO）转入应收账，应收账应按客户名称明细核算并及时填制凭证，转入总账专门科目。
应收账每月应编制会员预付定金或押金余额明细表，正确记录帐龄，连同相关单据报财务经理审批。
财务经理应仔细核对会员预付定金或押金余额明细表，对于变化情况检查相关单据。
对于帐龄超过 2 年的预付定金或押金余额应及时汇总，财务经理审核后上报集团审批，待批准后进行账务调整。
主题：
预付押金
文件编号:
FF- 001
发文日期:
2011/6/26
页数:
共2页
拟文:
叶予舜
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总经理办公室
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定义
根据会所规定，任何非信用单位和个人在会所消费期间必须预付一部分或全部资金。
目的
为减少会员延迟、取消预订或会员消费后跑帐等不利因素给会所带来一定的损失。
规定
会员入住交纳足够的押金，通常以不低于预住房晚数所有房费的 倍预付。
根据其付账方式，外卡、长城卡必须预取有效信用卡的授权，国内其他卡超出限额索取授权。
大堂经理及信贷经理要随时查看会员消费情况报表，对超出押金的会员要进行跟催，并及时通知本人续付押金。
任何宴会及会议预订必须至少预付 50%的保证金，事后必须结清全部费用。
如果会员在入住前 3 天之内(确为会所旺季或特殊期间，需在预订前向会员说明)取消预定，扣除其交纳的定金，除非有总经理的批准，方可减免。
任何非信用单位和会员在会所消费期间交纳的预付款，离店时予以全额结清。
会所对所有以支票转账方式预付定金的，应及时经银行确认、入账，谨防会员诈骗。
会所员工原则上不得以任何形式担保而免收预付金。特殊情况下，由前厅经理、销售经理、财务经理与总经理可以担保有效预付金。
有保证的预定(预付押金已经到帐)，不论会员是否来店，有效预定的房间应已经登记，并确保预定房间不再出租给其它会员。
应收帐需备有“单位/个人预付押金记录”，其内容应包括如下：预付款收到日期，记录编码，会员到店日期，会员离店日期，特别注释，公司名称，应收预付款金额，实收预付款金额，差额，预计结清日期等项目。
程序
会员订房，预付定金：
A 收取押金
如若会所收到异地汇款凭证后，要求会员必须把电汇凭证传真至会所财务信贷部，信贷部应及时与银行核实款项是否到帐。
由信贷部复印一份交与预定部，并与订房资料订在一起。
前台办理会员入住时，确认已收到预付定金，同时给会员开具收据，第一联留存前台存档，第二联连同账单转交财务部备查，第三联交与会员。
对于所有支付了押金的会员，房间将提前被登记在计算机中并计算当日房费。房费不得超过事先与会员商定的费用。如果会员未到，房间将保留到付款日，当关闭此账户时，应转移到应收帐中，会员的抵押金通知单原件及复印件需要注明“未使用”<DNA>字样。
B 会员退房
会员结账，要求会员出示定金收据及房号。
核对一、二联，检查无误后，根据预付金的使用情况填写现金垫付单，并请会员在现金垫付单上签字，核对会员的签字与定金收据的签字相符后，预付金多退少补。
将收据一、二联及账单和现金垫付单一起交与财务部。
宴会、会议，预付定金：
经销售部已确认的宴会或会议，应填写会议预定单，注明日期、时间、人数、用餐标准、定金数额。
前厅部依据预定单的明细条款收取预定金，并开设临时账户，待会议结束后，由会议经办人负责将账单转入前台统一结算，扣除预付金多退少补。
主题：
现金退款
文件编号:
FF- 002
发文日期:
2011/6/26
页数:
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叶予舜
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总经理办公室
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定义
是指会员消费未超过已付押金，需退还会员现金。
规定
现金退款只限已交付会所现金作押金的会员。
现金退款单据应事先经过前厅经理或大堂副理审批，而后由财务经理及总经理签字认可。
现金退款单据上必须有会员的签名，并应与押金收据上交款人的签字或登记卡上的签名保持一致。
填写现金退款单据应内容齐全、字迹工整，不得随意涂改。
现金退款单据转至财务后台，应附齐所有有效数据及前台成零账单。
填写现金退款凭证后将余额退还给个人，同时要求收回会员的押金收据，未收回者，一旦发生经济纠纷，由当事人承担全部责任。
现金退款单据后附装订的账单应整齐、有序。
现金退款时，应严格审查会员账单显示的房费与其入住登记卡上标明的房费是否一致，若有差异，是否有审批手续。
如果会员丢失押金收据，可以将前台一联复印，并在此单据上写明收据丢失情况，同时注明日后不再退还此款，并请会员签名确认。
如退款人与交款人不一致时，应让退款人出示交款人委托退款的证明，并复印其证件，同时收回押金收据，方可退款。
若会员用信用卡、支票预付押金，消费未超过已付押金部分一般不得退还现金，长住客或特殊客户经总经理批准可以退还现金，总经理应在押金收据上审批签字。
程序
退还会员现金时：
收回会员的押金收据。
计算正确的退款金额。
打印会员完整账单，要求会员签字，并给会员一联。
填写现金退款凭证。
要求会员在现金退款凭证上签字，并核对签名式样是否与押金收据上的一致，如一致就准确将现金退还会员。
打印余额为零的账单，附在凭证后面。
主题：
信用卡提取现金
文件编号:
FF- 003
发文日期:
2011/6/26
页数:
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叶予舜
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总经理办公室
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FORMCHECKBOX 其他
目的
会员提出有此要求时，经财务经理或总经理批准，从信用卡中划转支付其现金。
规定
信用卡提取现金仅限店内会员购买飞机票、火车票或支付会所内各种消费，非住店的会员不可提取现金。
为确保收银员有充足的现金周转以便为其他会员提供服务，因此提现金额每人每天不能超过人民币 2,000元或等同于会员的每日房费，超过此限额必须得到值班经理或财务经理或总经理的批准。
每笔信用卡提现业务根据各会所自定的比例加收手续费。
信用卡提现应打印加收服务费后的完整账单附在现金退款单据后面。
程序
向会员索取信用卡，并确认其为住店会员。
核对信用卡的有效期。
刷会员的信用卡，并与指定的信用卡中心联系索取授权号码。
会员在指定的信用卡账单上签名认可。
将现金清点后交与会员，其中将提取的现金部分在现金垫付单据上列支，提现手续费入在杂项（加）凭证，会员需同时签字确认。
主题：
外币兑换
文件编号:
FF- 004
发文日期:
2011/6/26
页数:
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叶予舜
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总经理办公室
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定义
会所代理银行为住店会员提供外币兑入的业务，也就是按照银行对外公布的当日人民币汇价进行兑换。
目的
为住店会员提供服务项目之一，以方便会员消费。
规定
外币兑换工作的服务对象只限住店会员和在会所享受服务并消费的，持有效证件的外籍人、华侨、港澳台同胞。
除会员消费或离店结账外，每位住店会员每天限定外币兑换的数额应不超过USD 元，以防范诈骗。
外币兑换工作的业务范围，仅限办理银行对外公布人民币牌价的外币现钞和旅行支票的兑入业务，不办理外币的兑出业务。
办理外币兑换业务时，收款要复点，付款要复核，做到先收妥外币后， 再付出人民币，唱收唱付，一笔一清。
兑换员要认真鉴别外币现钞和旅行支票的真伪。审核是否属于收兑范围。
任何人不得以任何理由和任何方式挪用、借用、串用、套汇、转移或存入其他账户。
兑付旅行支票一律按原票面金额的千分之七点五扣除原币贴息。
外币兑换备用金要确保专款专用，单独管理，不得与会所其他款项混淆。
在外币兑换工作中，兑换员对会员不愿收起的兑付零头应主动退给会员，未能退还的应及时按相关手续上缴会所。
兑换员应认真审核会员填写的《外币兑换水单》中的每项内容是否齐全属实金额数字严禁涂改。
由于外币金额差错、汇价差错、计算差错；误收假钞、假旅支、已通知停止收兑的外币现钞、旅支；非收兑范围的外币现钞、旅支等原因造成长款或短款，无论金额大小，必须当日上报部门经理、财务总监和银行有关负责人，及时查明原因并追究当事人责任。
外币兑换水单必须连号使用，不得遗失，兑换后由总出纳汇总一天的外币，交于日审处，日审按当天的汇率检查每一笔，并核销外币兑换水单。
程序
外币兑换包括：外币现钞和旅行支票两种
填写《外币兑换水单》包括：会员姓名、房号、护照号码、国籍、外币名称、金额、兑换率及应兑金额。
要求会员出示有效证件并核对无误，核点外币现钞、旅支的金额，鉴别现钞的真伪，使用验钞机，检查其是否属现行可兑换的外币之列；核对旅行支票有无时间、区域限制。
旅行支票需要求会员复签(看着会员进行)，检查复签是否与初签相符。
根据外币现钞或旅支的金额，严格按照银行对外公布的人民币汇价进行兑换(每日九点以后必须使用当日人民币汇价)。旅行支票须扣除贴息。
与会员核对，清点金额。
请会员在《外币兑换水单》上签字确认，并检查复核。
每班将汇兑的外币现钞和旅支进行汇总并填写汇总表，而后投放前台保险柜。
投放人根据每日总出纳报告表逐项填写并同复核人一同签名。
第二天由总出纳核对后从银行结完汇，补齐前台外币兑换备用金。
日审人员应仔细检查外币兑换水单的准确性和规范性，以及外币水单是否连号，以杜绝套汇行为。
主题：
未及时收回的帐款
文件编号:
FF- 005
发文日期:
2011/6/26
页数:
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拟文:
叶予舜
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总经理办公室
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FORMCHECKBOX 其他
定义
追收那些已结账会员账单中遗漏的未付款。
目的
此规定和程序的建立确保任何跑帐均被检查审核，使会所的损失最小化。
程序
内容包括：小酒水未付账、房间物品损失未付账、餐费或其他杂费未付账等。
如会员以信用卡结账：
元以下的小酒水未付账款可以不再向会员追收。此笔账目将由收款员入在固定账号中，并在月底由应收冲减账目。
除上述情况外，任何遗漏的会员未付账款都将给会员发追款信并同时通知他(她)未付款已通过其信用卡收取。在追款信后应附上小酒水单、账单和信用卡单。
如会员以现金结账：
追款的可能性很小，将不再向会员追收。此笔账目将由收款员入在固定账号中，并在月底由应收冲减账目。此类账目不包括在应收帐中。
以上帐款若由于会所工作人员人为造成的逃帐，则应追究当事人的责任。对跑单后收不回的款项，由当事人负责赔偿。
主题：
免费房
文件编号:
FF- 006
发文日期:
2011/6/26
页数:
共1页
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叶予舜
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收文部门:
总经理办公室
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FORMCHECKBOX 其他
定义
为会员或员工提供住宿而免收其房费。
规定
所有免费房必须由总经理批准。
每月月底，由财务部日审提供免费房月报呈报销售总监、财务经理和总经理。
每月，根据规定的格式按时发送集团审阅。
程序
特殊会员可享有免费房。(但须得到总经理的批准)
填写免费房申请单，并有总经理的签字认可。
必须注明会员姓名、提供免费房详情和原因。
经批准后的免费房申请单，应交与预定部或前厅办理，登记并附与入住登记卡后，以便备查。
会员离店结账前，免费房单和入住登记卡应附在一起一同入账。
主题：
支票
文件编号:
FF- 007
发文日期:
2011/6/26
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叶予舜
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收文部门:
总经理办公室
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FORMCHECKBOX 其他
定义
是指银行的存款人签发给收款人办理结算或委托开户银行将款项支付给收款人的票据。
规定
所收的支票要及时与银行确认，便于对资金进行更好的管理。
支票一般取得的途径为邮寄、信贷收取、从前台收款取得的支票。
取得的支票要核对其是否正确。收款人、金额是否正确，大小写是否一致，是否在有效期内，印章是否完整清晰。
所收支票正面的印章或签字必须清楚、齐全、真实，支票不能有残缺或折迭，而且印章不能盖在支票下面的空白处。
支票的出票日期必须大写，月和日不满拾的需在此前加“零”，满拾的月须写“壹拾”或“零壹拾”、“壹拾壹”，满拾的日须写 “壹拾” 或“零壹拾”、“贰拾” 或“零贰拾”，小写无效。
支票人民币大写必须顶格填写，不能有距离，小写符号与数字之间不能空格。
不能接受远期支票和空头支票。
金额超过 元，才可开据现金支票和转账支票。
中国的会所，只限于收取银行开据的支票，接受的支票仅限于公司转账支票，拒收个人支票和现金支票。
前台收取的支票，应仔细核对支票是否正确（收款人、金额大小写及有效期）并在背面空白处记录交票人的身份证号、联系电话、单位名称等，便于查询。
作废的支票应在票面上加盖“作废”章，由专人统一保管并记录在案。
程序
对于收到的支票：
应在收到支票的次日由总出纳填制进账单并在支票背面处填写本单位的开户银行全称并签署或加盖背书连同支票送交银行，根据银行盖据的收讫章及退回的进账单第一联和有关原始凭证编制收款凭证。
对于付出的支票：
应根据支票存根和有关原始凭证及时编制付款凭证，并对发出的支票进行登记，以便随时掌握银行存款余额。
主题：
平均房价的计算
文件编号:
FF- 008
发文日期:
2011/6/26
页数:
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拟文:
叶予舜
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总经理办公室
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FORMCHECKBOX 其他
定义
每月的平均房价由当月的客房收入总额除以已出租客房间夜数(不包括免费房)求出所得。
目的
为了确保会所集团的同类会所对平均房价的计算口径保持一致，同时也利于市场竞争对手之间对经营情况进行准确地统计分析。
规定
计算平均房价时客房总收入不包括其他收入和服务费在内。
已出租客房间夜数等于可出租房间间夜数乘以会所出租率。
已出租客房间夜数包含已出租免费房的间夜数和临时性自用房数。
可出租的房间数不包括会所雇员的永久性自用房和大修房。
审计人员每天按时出晨报提供给会所管理层及各部门经理，以便了解会所的日运营情况。(其中包括的内容有已售出房间数、已出租房间数、可出租房间数、出租率、平均房价及各部门的营业收入，并同时列举当期、预算、差异及去年同期的数字做为对比和参考)
主题：
客用安全保险箱
文件编号:
FF- 009
发文日期:
2011/1/13
页数:
共3页
拟文:
叶予舜
审核:
批准（总经理）:
收文部门:
总经理办公室
抄送:
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FORMCHECKBOX 其他
定义
客用安全保险箱是会所为会员免费提供贵重物品和现金寄存的一种安全保险设备。前台放置的一般为带一排排小保险箱的橱柜，会所的每个房间内也配有小型保险箱。
规定
客用安全保险箱仅限住店会员或收银员存放备用金使用。
会所要保证客用保险箱设备能够正常使用，并严格遵守工作程序。
客用保险箱应放在一个严格限制进入的地方。无关人员不得随意出入这一区域。
前台负责客用保险箱的人员应严格遵守相关规定及制度，避免因疏忽造成的贵重物品的丢失而导致会员的投诉和索赔。
会所为确保会员财产的安全，应备有客用保险箱开户记录。
会员每次存取贵重物品时，必须在保险箱开户记录上登记并签字。
前台服务员必须认真、严格审核会员的签名是否真实。
会员必须亲自前来存取，不能委托他人办理。
前台服务员应定期检查各保险箱是否处于良好的工作状态。
会员存取物品时，要求前台服务员与会员两人必须同时在场。
客用保险箱的总钥匙要妥善保存，并做好交接记录。
在财务总监的监督下，审计人员应定期对保险箱和钥匙进行清点，并做到书面记录，如有异常，应及时报告。
程序
保险箱开户记录
开户记录分两部分组成：一部分记录会员姓名、房间号码、会员抵离店日期、保险箱号码、日期、时间、会员签名、收银员签名。另一部分为会员退保险箱时需登记的日期、时间、会员签名、收款员签名。
保险箱的启用
当会员抵店后，第一次启用保险箱时：
前台会务员带领会员进入保险库后，将门紧锁。
查核会员的住房卡，确认为住店会员。
取出保险箱开户记录(一式两联)，逐项填写，并请会员签名。一联留底，另一联存入前台会员档案中，便于会员离店前查看是否归还钥匙。
取出保险箱，让会员存入贵重物品，同时向会员介绍其规定和注意事项。（包括哪些物品不可以存放，物品价值超过会所规定的金额也不可以存放等）
当着会员的面用两把钥匙将该保险箱锁上，一把客用钥匙交与会员，总钥匙由前台服务员自己保管，并告知会员注意钥匙的保管与安全。
手续办妥后，送走会员并锁好大门。
中途开启保险箱
当会员住店期间，已第一次存入贵重物品，而要再次或多次使用时：
前台会务员带领会员进入保险库后，将门紧锁。
请会员出示保险箱钥匙，并逐项在开户记录上登记、签字。
核对会员的签名。
核对无误后，当着会员的面用两把钥匙将该保险箱打开，再次让其使用。
会员存取完毕，再当着会员的面用两把钥匙将该保险箱锁上，同时一把客用钥匙交与会员，总钥匙由前台会务员自己保管。
手续办妥后，送走会员并锁好大门。
如果会员再次前来使用保险箱，其接待程序同上，但每次使用时务必让会员签字。
保险箱的退箱程序
当会员办理离店结算前，最后将存放的贵重物品取走(退箱)时：
前台会务员带领会员进入保险库后，将门紧锁。
请会员出示保险箱钥匙，然后，请会员逐项填写开户记录上的退箱项目并签字。
核对会员的签名。
核对无误后，当着会员的面用两把钥匙将该保险箱打开，让其取出寄存的物品。
当会员取物完毕后，检查一遍保险箱，以防会员遗留。
收回该保险箱的客用钥匙，锁上该箱。
感谢会员的合作，送走会员并锁好大门。
会员离店结账时，前台会务员再仔细检查会员的档案里是否还保存保险箱开户记录，若发现，要求会员退还钥匙。
未使用保险箱钥匙的控制程序
每天当班的前台主管负责检查“保险箱钥匙检查表”的完成情况，其内容包括：日期、班次、检查时间，根据钥匙已用，未用，丢失及保险箱损坏等情况，分别在相应的保险箱号码后做以注释，制表人，复核人等项目。
前台主管必须亲自检查已使用的保险箱，是否有会员和前台会务员签字的开箱证明记录。如发现有任何钥匙遗失，要马上汇报给当值大堂经理调查，并书面报告给财务经理及总经理周知。
“保险箱钥匙检查表”需转天交给日审做进一步审核并存档。
保险箱钥匙遗失的处理
当会员将钥匙遗失后，又要取物时，必须要会员本人提供住房卡，并在登记卡上签字同意因钥匙遗失而需要强行开箱，由当值大堂经理、前台会务员及会所的保安人员在场，会所工程部人员用有关的工具强行将该保险箱打开，并做好强行开箱记录，以备查核，同时会员在取回保险箱中所有物品时应签名进行确认。
会员遗失保险箱钥匙，必须承担经济补偿金额（根据各会所自定）。
客房内保险箱的使用
每日客房配备一台密码保险箱。
会员应严格按照保险箱的使用说明进行操作，如若忘记密码，应及时通知大堂经理，在会员、大堂经理及保安人员在场的情况下，开启保险箱。
主题：
礼券、会员卡
文件编号:
FF- 010
发文日期:
2011/6/26
页数:
共1页
拟文:
叶予舜
审核:
批准（总经理）:
收文部门:
总经理办公室
抄送:
FORMCHECKBOX 传阅 FORMCHECKBOX 阅后存档 FORMCHECKBOX 保密 保密期限
FORMCHECKBOX 其他
定义
在会所用于替代现金支付住宿或餐饮等其他服务的消费凭证。
目的
给予为会所带来一定收入的客户的一种奖励或是促销的一种手段。
规定
会所不得随意制作发行礼卷或者会员卡。
会所在制作礼卷、会员卡前需报集团审批，待批准后在进行制作。会所发出的礼券或会员卡仅限用于自身会所内
礼券上必须注明可消费金额。
礼券、会员卡不能兑换现金，并且未使用的价值不被偿还。
礼券、会员卡必须在消费前出示。
礼券、会员卡上必须注明有效使用期限，过期作废。
所有礼券、会员卡由财务部按序号控制并保存。
所有礼券的使用需经财务部盖章后，方可生效。
会所员工不能使用礼券。
礼券、会员卡在申请或发放中，不得作假或发放与此无关人员，一经查出，严肃处理。
礼券上须注明，如持券人到会所消费，需提前预订，以视客房及餐厅的消费安排情况。
申请免费礼券、会员卡，应事先填写申请表，注明时间及原因，而后经部门经理及总经理批准。
任何礼券、会员卡如延期使用，需由财务经理和总经理同意，并在申请书上签字确认，在原来的礼券上注明延迟的日期，方可生效。
所有礼券、会员卡均由财务部保管、发放，任何部门需要领取礼券、会员卡时，由财务部负责保管人员登记礼券、会员卡号码、领取日期等数据，并由领取人签收。
礼券、会员卡根据其发放的性质，相应作帐务处理。
主题：
旅行支票
文件编号:
FF- 011
发文日期:
2011/6/26
页数:
共1页
拟文:
叶予舜
审核:
批准（总经理）:
收文部门:
总经理办公室
抄送:
FORMCHECKBOX 传阅 FORMCHECKBOX 阅后存档 FORMCHECKBOX 保密 保密期限
FORMCHECKBOX 其他
定义
旅行者购买此支票时，可随身携带出国，并随时在银行或银行代办处办理兑现或支付的一种银行汇票。
规定
兑换旅行支票时要求会员出示有效证件以确认身份，例如身份证、护照、驾照、港澳台通行证。
检查会员旅行支票上的复签与初签是否相同。
旅行支票必须在收款员面前签署。如果会员拿着已签过字的旅行支票，不能予以兑换，因为支票可能已经签过字被偷或者已被取消。
如果签字不符合要求或者签字可疑，应要求会员在支票背面重签，如仍有问题，应立即通知前厅经理或值班经理。
如果兑换现金数额巨大，应该拒绝收兑。
兑换旅行支票一律按票面金额的千分之七点五扣除原币贴息。
应在银行受理的十几种货币的收兑范围内兑换旅行支票业务。
前厅部有必要在会员的登记卡后面记录所有的兑换情况。以便控制会员是否兑换了过量的现金。
每张旅行支票的号码必须作记录或写在水单的空白处，以便核查，并加盖旅行支票划线章（开户银行监制）。
程序
兑换旅行支票的操作程序参考《外币兑换》的程序制定。
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