鹏润投资（国美电器）有限公司经营管理手册――财务系统分册――费用子册
费用开支审批管理规定
生 效 日 期 2004年 4月 1日 页次 1/23 附件数 8 个
归属体系：鹏润投资（国美电器）有限公司经营管理手册――财务系统
分册
文件编号：鹏润－财－费用 001
撰写单位：鹏润投资（国美电器）财务中心
版 本：第一版
生效日期：2004年 4月 1日
机密等级：□ 机密 ■一般
合计页数：31页 正文页数：23页
附件个数：8个
制度正文目录：
目 录 页次
1、目的 1
2、范围 1
3、名词解释 1
4、职责 1
5、作业内容 1
6、注意事项 21
7、附件 22
费 用 开 支 审 批 管 理 规 定
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总
裁
审
批
管
理
研
究
室
审
核
撰
写
人
1. 目的： 为进一步规范公司费用管理工作，指导、监督费用开支，为公司各级单位提供费用
控制依据，特制订本规定。
2. 范围：
适用范围：本规定适用于国美电器总部各中心、各部门及下属各级公司。
发布范围：国美电器总部各中心、各部门及下属各级公司。
3. 名词解释：
费用：企业为销售商品、提供劳务等日常活动所发生的经济利益的流出。费用具有如下基
本特征：一是，费用最终会导致企业资源的减少，具体表现为企业的资金支出，或者表
现为资产的消耗；二是，费用最终会减少企业的所有者权益。
固定费用：是费用开支在一定范围内，其支出不随销售额的变动而发生变动的费用，如人
员工资、折旧等费用支出。
变动费用：是费用开支在一定范围内，其支出随销售额的变动而发生变动的费用，如促销
费、一线奖金等费用支出。
4．职责：
总部费用主管负责公司日常费用开支的指导、监督、分析及上报工作，完善公司费用制
度及费用预算的组织、跟踪、分析和通报工作。
分部费用会计负责分部日常费用开支的审核、指导、监督、分析及上报工作，分部费用
预算的组织、跟进、上报工作。
分部财务经理负责按授权分部费用预算、费用开支的审核、指导、监督工作。
分部总经理负责按授权对分部费用预算、费用开支的审批工作。
5．作业内容：
费用控制的原则
A计划管理：公司的所有费用开支（本文所指费用开支包括直接形成费用的开支以及先形
成资产，然后以摊销、折旧等形式形成费用的各类资本性支出，主要是现金流部分，下
同）一律纳入计划管理，计划内用款按照授权体系进行签批，计划外的用款履行报批手
续，严禁无计划、无报批的费用开支。
B总额或总费用率控制：总部将核定后各分部的费用开支总额或总费用率以及各费用项目
的开支总额下发。各分部根据总额按月、按项目、按单位进行分解使用。使用时，当月
结余额度可以调剂到下月使用，但未经批准当月不准预支下月或以后月份的额度，费用
项目之间也不允许调剂额度使用。
C专户管理：各分部设立专门的费用帐户对各项费用开支进行管理。各分部所有的费用开
支必须、且只能从此专用帐户支出，且此帐户专门用于费用支出，严禁支付其它任何支
出。
D专人管理、分级监控：总部设立费用主管，分部设立费用会计实行专人管理、分级监
控。费用会计负责报表的报送、日常的费用监控以及月末的费用分析等工作。对于计划
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外、超计划且未经总部授权人员审批的费用开支，费用会计必须拒绝签字支付，任何人
不得干涉；对于违反规定，乱支乱用的，费用会计必须逐级反映，直至解决为止。总部
费用主管对各级费用会计进行监督、指导，并对各分部费用开支情况实行监控，及时汇
报各分部、各费用项目的使用情况。
E授权管理：总部及各分部的费用开支，在计划管理、总额控制的前提下，实行授权管理
的规定。凡计划内的用款，必须由相关各级领导按照授权权限审批后，方能支付；凡计
划外的用款，必须报送总部按照授权权限审批后方能支付。未经授权擅自签批的，视为
无效。
日常费用的控制
费用帐户的日常管理
A各分部所有的费用开支必须从且只能从费用专户支出，且此帐户专门用于费用支出，
严禁支付其它任何支出。
B各分部所开立的费用专户原则上必须使用基本帐户（可以提取现金），若使用一般帐
户的分部经与银行协商可随时提取现金亦可将其做为费用专户。
C各分部用于费用开支的备用金应按照费用计划根据日常开支需要随时在费用帐户中提
取，严禁将门店现金销售收入坐支用于费用支出，如遇特殊情况，需报总部财务中
心审批。
费用帐户资金的日常拨付
A费用帐户资金的拨付，实行“按月总额控制，按周分次拨付”的原则。
B各分部的资本性开支应单独提前申请，经总部相关人员按授权批准并交总部财务中心
总经理审批签字后一份交费用主管留档，一份交分部财务部，作为划拨资金至费用专户进行使
用的依据。
C各分部应严格按照计划及授权权限进行费用的使用及报批，违反相关规定的，费用会
计有权拒付。
费用控制的反馈与分析
各分部每月应做出费用进度分析表及详细分析报送总部财务中心和分部总经理。总部财务
中心汇总后报各中心及总经理并根据各分部费用的控制情况进行全国通报。分部财务部还
应按费用各归口管理部门以及费用进度，对各职能部门和总经理进行通报。
费用的审批程序
计划内费用的审批程序
A总部的审批程序：经手人持原始凭证→部门经理审核签字→各中心总经理签字→费
用会计审核签字→财务中心总经理签字→出纳审核报销付款
B分部的审批程序：经手人持原始凭证→部门经理审核签字→费用会计审核签字→财
务经理审核签字→总经理审核签字→出纳审核报销付款
计划外费用审批程序
A计划外费用应首先上报计划外费用申请，其程序为：费用使用部门申请签字→各中
心总经理签字→总部中心/分部总经理审批签字→各中心总经理签字→上报费用归口
管理的中心相关部门审核签字→各中心总经理签字→归口管理的中心总经理审批签
字→各中心总经理签字→总部总经理审批签字→各中心总经理签字→报总部财务中
心及相关财务部门备案。
B计划外费用审批后，将审批单附在原始凭证后按正常手续审批报销。
费用报销的要求
报销费用必须以合理、合法、真实的原始凭证为依据，确实无法取得正式发票的费用
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支出，应由经手人说明原因，经财务中心总经理签字，方可作为报销的依据；
原始凭证不得涂抹、刮擦，内容和项目必须齐全；
原始凭证必须按公司规定的程序进行审核、签字，手续必须完备；
费用会计要严格遵守费用报销制度，认真审核各种凭证，对不符合要求的凭证应拒绝
予以报销，否则要承担责任；
费用报销严禁分拆，属于同一项目、同一时间或同一性质的费用按照单笔费用报销；
费用报销经手人适用从高原则。如招待费，在参加人员中，应由其中最高级别的人员
填制费用报销单报销。
费用的分类及核算要求
促销活动费：为组织促销活动而购买促销奖品、赠品以及印制、派送宣传单
（POP、DM单页等）、返（抓）现金、促销活动道具制作费以及促销活动中涉及的场
地租赁费和雇佣临时人员的费用等。公司代厂家垫支的以上费用不在本科目核算；
卖场布置费：
A门店标准配置：T型架、L型支架、大展板、吊旗杆等；
B美工用品：麦克笔、补充液等；
C新店开业费用：开业吊旗、外场喷绘、内场喷绘（难以出租的空白广告位）、顶棚装
饰、楼梯装饰、公共区域装饰、外场巨幅、三角旗、刀旗等；
D“VI”导入费用（含未改造的老门店）：商品类导视、楼层导视、服务类展板、警示
贴等；
E节假日促销卖场装饰：常规巨幅、报广喷绘、内场条幅及其它装饰品等；
运杂费：在商品、物品的采购、调拨等过程中支付的租车费、运输费、搬运装卸费
等；
送货费：为顾客送货支付的租车费、劳务费、过路费和停车费等；
安装费：为顾客安装商品支付的车费、工资、补助、劳务费、材料费，以及修理商品
所发生的劳务费、材料费等；
促销奖：支付给门店人员的促销费；
一线奖金：支付给门店营业员、促销员和门店其它人员的计件奖、利润提升奖和排名
奖等各种奖金；
办公费：办公用品、笔墨纸张、帐表票卡、名片、书报、硒鼓、碳粉、电脑耗材（如
软盘）、邮寄费等费用；
交通差旅费：
A交通费：因公务或加班而发生的市内交通费；
B差旅费：因公出差发生的往返交通费、住宿费、订票费、出差补贴，以及异地调动
人员领取的异地补贴等；
业务招待费：在日常工作中因公请客发生的餐费、礼品赠品费和其它为客户发生的费
用，以及员工加班餐费等，不包括召开专项办公会议、新闻发布会等发生的餐费、礼
品礼金费；
工资：支付给员工个人的工资；
奖金：支付给总部和分部管理人员的半年奖金，以及发给员工个人的专项奖励；
财产保险：为固定资产（包括汽车）和流动资产缴纳的各种保险费；
燃料费：汽车和其它机械设备消耗的汽油、柴油，以及为取暖而购买的燃油费等；
水电费：支付的水、电、气、供暖和制冷等费用；
通讯费：支付的固定电话费、移动电话费、寻呼费、入网费、电话初装费、专线月
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租费、VIP电子邮箱费和因出差发生的漫游费等；
物料消耗：日常消耗的电工电料、卫生材料、卫生用具、消防材料、小型工具器
具、工服、饮用桶装水、修理用零配件和材料、各种消耗性材料等；
修理费：为修理固定资产、低值易耗品而发生的劳务费、材料费等；
低值易耗品摊销：低值易耗品是指单位价值在 100元以上 2000元以下，且使用年限
在一年以上的各种财产物资按规定计算摊销的费用，包括办公家具用具、包装物、
劳保用品、展台展架以及其它价值不很大，但使用时间长，有必要作为阶段性资
产、分期计入费用的各种财产物资；
临时劳务费：国美报的稿费、暗访人员津贴以及支付给公司外部人员的其它各种劳
务支出；
会议费：召开新闻发布会、新闻宣传活动等发生的所有费用，包括餐费、场地租用
费、会场布置费、人员劳务费、记者礼品礼金、胶卷冲洗费等与宣传活动相关的一
切费用，以及招待记者、刊登软文等发生的费用。在费用进度表中此项目名称改为
“新闻公关费”；
日常广告费：一切为了提升销售和公司知名度、美誉度的广告行为所发生的费用，
包括电视、报纸、户外、电台、杂志等媒体发布费用，以及广告设计、制作费用。
所有广告费支出必须与专业广告公司签订合同，且取得广告业发票；
咨询费：工商、税务、银行年检费、审计验资费、各种会费、年费等。
主要费用项目的管理
差旅费
出差种类
A临时出差人员：即由公司派往现工作地点以外（不含境外）地区公干，并且在外地
连续工作时间不超过壹个月的员工。
B长期出差人员：即由公司派往现工作地点以外（不含境外）地区公干，并且在外地
工作连续时间超过壹个月，不满叁个月的员工。
C调往异地工作人员：即根据公司调任文件由公司派往原招聘入职工作地点以外（不
含境外）地区工作或在外地连续工作时间超过叁个月的员工。
出差申报程序
A出差人出差前需填出差任务书（格式如下）。出差任务书，经主管领导签字后，作为
借支和报销差旅费的依据。
B一般员工出差，由部门负责人提出，分管领导（指分部总经理，总部各中心副总）
或其授权人批准。
C部门经理、总部各中心副总出差，由分管领导（指分部总经理，总部各中心总经理）
或其授权人批准。
D分部总经理、总部各中心总经理出差，由总部总经理批准。
出差人员定票程序
A分部出差人员须持出差任务书到各分部办公室，总部出差人员到总务处办理订票手
续，填写订票明细单；
B出差人员将出差任务书传真至出差到达地所在分部办公室，注明到达时间、返程时间
及住宿级别.
C当地办公室收到传真后立即订购返程车（机）票并按出差人员级别预定相应
住宿房间。
D买火车票的订票费最高不得超过 30元，订票费的原始凭据上注明盖章有效的，必须
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有订票中心公章或财务章。
E因个人原因产生的退票费，由个人承担；因公产生的退票费，注明原因，由分管领导
签字后，按费用报销程序可实报实销。
差旅费的报销标准
临时出差人员的费用报销
临时出差差旅费按公司制定的交通工具、住宿、出差补贴标准报销。
出差补贴：含市内交通（出租、公交车费）、餐补等各项费用。
通讯报销限额：临时出差，手机漫游费报销标准以赴外地出差天数为
准，当月凭手机 话费单报销，超标准的按标准报销，没超标准的实报
实销。不允许在差旅费报销单中根据出差天数按通讯补贴（如：10元
／天）领取漫游费．出差员工使用储值卡的按 10元/天报销，但必须出
具原始发票，并以费用报销单形式领取漫游费。
城市类别：
A一类城市：北京、上海、广州、深圳、珠海、大连、湛江、福州、北海、汕
头、厦门、温州；
B二类城市：天津、成都、重庆、西安、郑州、沈阳、哈尔滨、长春、海南、新
疆、西藏、内蒙古、青岛、烟台、杭州、威海、各省省会及计划单
列城市；
C三类城市：除以上地区以外的一般地区。
特殊原因超出本规定标准的交通、住宿、通讯等费用，须在发生后以
书面形式提交总部各中心总经理或分部总经理审核批准，总部各中心
总经理及分部总经理超标的，须报总部总经理。
总部到分部短期出差人员，住宿费（住办事处人员除外）、车（机）票
费均必须返回总部按标准报销，各分部不得自行垫支报销。
长期出差人员的费用报销
长期出差人员按公司制度规定的交通工具、住宿、出差补贴标准报销。
长期出差人员不享有异地通讯补贴；
长期出差人员的住宿最高标准不得高于临时出差住宿标准的 50%。住宿费由
被派分部承担，分部可视出差时间长短等实际情况解决租房；
长期出差人员不得报销漫游费用，如因未购买出差当地手机储值卡，而在长
期出差期间仍使用异地手机而产生的漫游费用由出差人自行承担。（也就是
说，手机漫游费持续报销时间不能超过３０天，如连续两个月均有漫游
费，
则只能按３０天报销）。特殊情况经出差人所属分部总经理同意后上报总部
行政中心，经总部行政中心总经理批准后方可报销。因此而导致的分部通
讯费超半年计划，由分部自行承担，总部不再追加费用额度。
调往异地工作人员福利标准
通讯补贴：调往异地工作人员不享有异地通讯补贴；
分部住宿补贴：调往异地工作人员（总部除外）的住房补贴按照本人月工
资标准的 20%以现金形式发放，公司不再提供住房及家具等。
总部住宿补贴：对于调往总部工作人员的住房，按级别及以下标准入住公
司在总部的员工宿舍，不再享受住房补贴。
A三级副总（含）及以上级别人员，公司提供两室一厅或一室一厅单独套
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房。
B高级部长/高级经理及部长/经理级别人员，公司提供套房中的一间。
C部长/经理级别以下人员，公司提供集体宿舍。
生活补贴：调往异地工作人员的异地生活补贴按级别分为三个等级：
A三级副总（含）以上级别人员，每人 800元/月；
B高级部长/高级经理及部长/经理级别人员，每人 500元/月；
C部长/经理以下级别人员，每人 300元/月。
住房补贴及异地生活补贴虽以现金形式发放，但不作为工资构成的一部
分，不在工资表中体现，不随工资一同发放。
调往异地工作人员在领取住房补贴及异地生活补贴时填写差旅费报销单，按
照公司相关规定签字完全后方可到财务部领取现金。
在管理费用或经营费用下的差旅费科目下设立长期调动人员差旅补助科目
对住房补贴及异地生活补贴进行单独核算管理。
总部及各分部通过当地招聘而在当地录用的外地人员均视同本地员工，不
予解决住宿等问题，特殊情况者上报至总部总经理审批。
经相关授权批准后的职工探亲，一切差旅费用自理。
出差补贴天数的计算:当天中午 12:00以后出差，出差补贴按半天计算；当天中午
12:00以前出差回来，出差补贴按半天计算。当天报销了出差补贴的，均不再保销
其它相关杂费。
出差招待费用报销的规定: 凡因业务需要在出差地招待客户的，应事先请示分管中
心领导同意或相关分部总经理同意。招待费经分管领导签字后，根据费用报销程
序实报实销。但报销招待费的当天出差补贴按上述标准的 50%计发。
差旅费报销的其它相关要求
A员工出差，到达分部可以联系住宿、代购火车票等，但所有费用均实行当地代为
办理，但不垫支费用的原则。
B员工因出差发生的全部费用均应返回工资发放地进行报销，不得在其它分部借
支、报销。各地财务部不得报销不属于该分部员工的差旅费用。
C差旅费报销时填写“差旅费报销单”，在“差旅费报销单”上注明出发时间、返回
时间、乘坐的交通工具、订票手续费金额、享受出差补贴的标准、以及其它需单独
注明的事项。
D持“差旅费报销单”报销或借款时，“差旅费报销单”或借款单后必须附有按照公
司相关规定签字完全的出差任务书，财务部根据出差任务书核定出差日期并计发差
旅补助。
员工培训及开会差旅费报销的相关规定
员工参加异地培训、会议（含厂家举办的各种会议），培训期间或会议期间均
不享受出差补贴。总部举办的会议，住宿费由总部统一支付，车、船、机票按
规定回原单位报销。厂家举办的会议，住宿费由厂家承担。
新开分部人员培训：实习费用由总部或实习所在地分部先垫支，待新开分部成
立后，作为开办费用一次性转入新开分部。具体费用报销方法如下：
实习、培训人员从外地到北京的车票、机票，先由本人自行垫付，到总部后由
培训部集中收缴统一办理报销手续。
实习、培训人员从北京到实习地车票、机票，先由本人自行垫付，到达实习地
后，交实习地人事部，由人事部统一办理报销手续，需经总部培训部审核。实
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习地财务经审核报销后，与新开分部挂往来。
实习、培训人员返回新开分部时，车票、机票先由个人垫付，到达分部后按规
定报销。
实习、培训人员在北京培训期间的一切费用，均由总部培训部负责报销，由
总部先垫支。
老分部人员培训费用由分部自行承担，在“职工教育经费”列支。
应聘人员到北京总部面试的费用：
A面试合格，留分部试用并任职，其往返车票和住宿费回用人分部报销，由
分部自行承担；
B面试不合格。其来京往返车票及住宿费用由个人承担。人事部门或负责招
聘的部门事先应与被招聘人员讲好，以免引起矛盾。
所有实习、培训人员，在实习或培训期间，只按公司规定标准发放工资，不
享受各项出差补贴。
差旅费借款的规定
出差人差旅费，原则上由个人垫付后，回所在单位统一报销。需要借款的，
凭出差任务书到财务部门办理，财务依照“上不清下不借”的原则，按规定
办理借款手续。
一般情况下，员工出差只能在工资发放单位的财务部门借差旅费，特殊情况
按以下原则执行：若出差期间遇特殊情况,或临时增加任务,原出差借款不够
开支;被派驻外地时间较长,不能及时回工资发放单位借款。经原派差人认可
出差任务及时间的变化，由总部财务中心同意,可在异地分部办理借款.借款
单位财务部门付款后,凭借条与派出单位挂内部往来。付款单位在一周内将借
款单复印件寄往（用挂号信即可）借款人工资发放单位的财务部门.借款人工
资发放单位收到借款单后,作为其它应收款和内部往来挂帐。在当月结账前,
将该借款汇给垫付单位。
支持新开分部相关人员的费用报销规定
前往新开分部支持人员由总部各中心提出支持人员名单，报总部各中心审批
同意（总部开业支持部门成立后，由开业支持部门负责），按开业计划要求，
填制书面“支持人员抽调通知”，“抽调通知”上注明抽调支持人员所属分
部、岗位、职别、支持到岗日期，报总部行政中心总经理签字确认后，同时
传真至被支持分部和支持人员所在分部人力资源部。
支持人员所在分部根据抽调通知，由分部总经理签发出差任务书，由分部人
力资源部通知支持人员，支持人员持出差任务书前往被支持分部人力资源部
报到。抽调通知由支持分部人力资源部留存，作为管理人员考勤、核发工
资、奖金的依据。
被支持分部按各中心下发的“支持人员抽调通知”中列明的人员数量及职
别，报销各类费用。
没有持“抽调通知”的人员的费用一律不得在新开分部报销。
新开分部人员出差申报程序、订票程序、借款程序等参照员工个人因公出差
借款手续办理。
奖金：支持新开分部的人员，出差时间超过半个月的，出差期间的当月奖金
在总部核发，先由北京分部代垫，然后北京分部将奖金发放表传至新开分
部，与新开分部挂帐，新开分部作为费用入帐。
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交通费、车船费、住宿费、出差补贴、其它杂费等的处理：支持新开分部人
员的上述费用，在被支持的新开分部报销，入当地的相关费用科目,包括支持
新开分部的人员的返程交通费。
新开分部人力资源部在开业半个月后应及时清查滞留本分部的支持人员数，
并上报总部行政中心予以确认其派驻性质。无确认函，且在新开分部开业半
月后仍滞留新开分部的人员一律不再视同支持人员，其发生的相关费用也不
得再在新开分部报销，而必须返回原所在分部办理费用报销手续。
总部或分部支持人员原则上不允许在被支持分部借支费用，特殊情况经总部相
关中心总经理和总部财务中心总经理签字批准后，方可在被支持分部借款。
被支持分部报销支持人员的费用之前，必须先报总部财务中心批准。被支
持分部的费用会计，每日必须将当天支持人员需报销的费用明细整理成
册，于 17：00之前传至总部费用主管处，总部费用主管严格按标准审核各
项费用的金额及相应的审批手续。审核完毕，按公司规定找总部相关领导
履行签字审批手续，传回申请报批的分部，报批分部据此报销、入账。未
经总部批准的费用，一律不得报销，否则将对费用会计及相关人员进行处
罚。
通讯费
通讯费按公司标准报销。
通讯费报销时，必须持有国家规定使用的电信业专用发票。
通讯费报销填写“费用报销单”，报表单上必须注明所报话费的所属期间，享受漫
游报销的天数和时间。
装修费
所有的装修工程必须与装修公司签订合同，装修合同报总部投资部批准后，复印
件交财务部备案。没有合同一律不予付款。
装修工程结束后需经公司总部投资部、分部总务部组成联合验收小组进行验收，
并签订验收单，验收不合格的不得付款。工程验收单复印件需交财务部备案。
装修工程结束后需经公司总部投资部、分部总务部组成联合验收小组进行验收，
并签订验收单，验收不合格的不得付款。工程验收单复印件需交财务部备案。
装修工程结束后需经公司总部投资部、分部总务部组成联合验收小组进行验收，
并签订验收单，验收不合格的不得付款。工程验收单复印件需交财务部备案。
支付的装修费必须取得国家税务局规定的装修业专用发票。
汽车使用费
汽车使用费包括公司各种车辆在使用过程中发生的各种费用，如保养费、日常修理
费、大修费、年检费、车船税、过路过桥费、停车费等。
车辆修理费必须报总部车管人员审批（正常保养除外），修理费用由办公室人员凭
总部审批报告到修理厂结算后在财务部办理报帐手续并登入车辆档案，驾驶员不
得自行到修理厂结算费用。
驾驶员使用油料应由办公室统一购买油票，并要开具增值税发票（抵税需要），办
公室严格油票发放手续。月初由车管人员核算油耗，按规定进行奖扣。长途外出
汽车在外加油须开具正式发票。
车辆使用实行派车制度，驾驶员凭派车单出车，一趟一单，派车单一式两份，一
份办公室留存，一份交司机，司机报销过路过桥费时应将该趟出车相关票据统一
粘贴在该趟派车单上作为报销附件（即报销车辆出车票据时必须在报销单后附上
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派车单及相应出车票据），按每一趟粘贴完毕并附其后边。驾驶员所报销单据原
则上应开具有税务监章的正式发票。
修理费采用定额包干的分部，应按规定的标准和计算办法计算司机的包干修理
费，具体见车管部有关规定。汽车司机报销时，必须提供合法的发票，否则应按
规定缴纳个人所得税。
保养费、年检费、车船税等费用由车管部根据有关部门的要求办理，财务部门实
报实销。
因公发生的过路过桥费、停车费由司机按票填制报销单，经用车人、车管部经理
审核签字后，按规定实报实销。因私发生的各种费用，不得报销。
因违反交通法规的罚款，一律不予报销。
运杂费
大库给其它分部及加盟店送货，应由公司承担的运费，报销发票必须是有税务签
章的正式运输行业发票（抵税需要），发票上面必须注明运输里程及单价、货物
重量。发票后面必须附上相应的商品调拨单，财务付款时必须认真审核单据，核
实调拨单上的商品重量、运输里程及单价。
凡不能取得可抵扣进项税的发票，应扣收可抵扣的 7%税款。
出租车费
因公事外出，需要打出租车应事先报请单位领导批准，并由办公室车管签字确定
无车可派，报销出租车票时，必须填写市内交通车费明细单，并在明细单上注明
打车事由及往返地点，报销时将市内交通车费明细单附在费用报销单后，做为费
用报销单的附件，财务人员在审核时必须检查出车时间是否吻合及相关事项是否
注明。
广告费、促销活动费
所有广告费、促销活动中的印刷费用开支，必须根据签署的广告或印刷合同付
款，没有合同一律不予付款。
广宣部逐月制定广告投放计划，按周编制促销活动计划，周促销活动计划中包
含周末促销活动需投放的广告计划，因此财务部在支付广告费时，应将月广
告投放计划和周促销活动计划相对照，两表不一致时以周促销活动计划表为
依据支付广告费。
广宣部制定的广宣计划应包含费用预算，并在履行一切审批、报销手续时须同
时持计划、费用预算办理，费用预算应包含以下内容：总部下达的半年计划
额度、截止本计划执行前已使用额度、剩余额度、本计划预计使用额度，并
交分部财务部对以上数据复核并签字。
广宣部编制的月广告投放计划和周促销活动计划均需上报总部销售中心，经总
部销售中心、财务中心审批后方可执行，同时将经总部签批完全的月广告计
划表或周促销活动计划复印后交分部财务部留存，做为分部支付广告费以及
相关促销活动费用入帐的依据。
分部财务部针对广宣部制定的周促销活动计划及时制定相关财务实施流程，并
传达到各相关门店。如周末促销活动财务实施流程中应针对由厂家承担的券
款，或由公司承担的券款在门店的具体操作流程进行指导，要求门店对以上
两类不同券款的回收过程分别填表、区别登记。
分部财务部对无费用预算单，或费用预算单上无总部销售中心、总部财务中心
总经理签字的广宣计划有权拒绝付款，分部广宣部承担因此而造成的一切后
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果。
租赁费
租赁合同一式四份，业主方两份，我方两份。对于合同原件，一份留存分部财
务部备案，分部总务部门留存复印件，另外一份合同原件邮寄总部总办。分
部财务部在支付这些费用时必须严格审查合同条款，按合同条款规定付款，
凡是没有合同的一律不予付款。
租赁费必须取得国家税务局规定的租赁业专用发票或由财政部门监制的统一事
业单位收费收据后，财务部方可付款。
因租用私有住房用作公司宿舍而发生的租赁费必须要求私有房屋房主到所属地
方税务局开具税务局统一发票。必须签定相关合同或在租赁合同中包含水电
费开支条款，条款中必须有水电费单价标准。水电费开支必须依据合同事
宜，否则也不予办理付款。
水电费
水费、电费原则上必须取得可以抵扣的增值税发票或自来水公司、电业部门
的专用发票，若不能取得以上发票，必须提供税务部门认可的税务发票或由财
政部门监制的统一事业单位收费收据，但应扣收可以用来抵扣的税款（水费可
按 13%的税率进行抵扣，电费可按 17%的税率进行抵扣），不能以缴费凭证代替
正式发票履行付款手续，财务部接到水电费报销单时应严格审查水电费单价是
否与房屋租赁合同中商议的水电费单价一致，如不一致者不得报销。必须在相
关合同或在租赁合同中包含水电费开支条款，条款中必须有水电费单价标准。
水电费开支必须依据合同，否则也不予办理付款。
因租住私房用作公司宿舍发生的水电费用均由租住人自行承担，公司不予报
销。
招待费的管理
业务招待费的控制
A各单位的业务招待费实行按率提取，总量控制，分级审批的管理办法。
B为业务或其它需要招待客户时，应先提出申请，说明事由，预计人数、人均标准、
预计金额等内容，按报销权限报有关领导审批。申请时，分部总经理以上人员，采
取口头申请，其它人员采取书面申请的办法；申请单见附表。
C在实际支出招待费时，凡是在预计总量之内的，按规定程序报销；凡超过规定总量
的，须经特批才可支付。
业务招待费的支付办法
A个人持有关领导批准后的申请单，到财务部办理借款事宜，报销时提供发票，按规
定的审批权限和审批程序进行报销。
B业务招待费的批准权限：总部的业务招待费及各地区分部总经理的业务招待费由总
部总经理审批，其它地区分部的业务招待费由地区分部总经理按授权审批。
送货费
所有送货费用必须有与第三方物流公司的送货合同，否则不予付款。送货费单
据必须是运输公司可以抵扣 7%税金的专用发票；否则，将我公司遗失的税金
部分。
分部财务部应制定人员对送货费进行专门统计。
送货费统计员凭派车单对当月发生的送货业务进行认真统计，月末分车号、分
已送出商品的品类、根据经总部售后中心核定的送货单价，出具月度送货费
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用统计表，经财务部经理、配送中心经理签字后，上报分部总经理审批。
送货费报销填制费用报销单，费用报销单后必须附有送货费用统计表，费用会
计应对费用报销单和送货费明细表进行严格审核后，方可办理报销手续。
新闻公关费
新闻公关费核算内容包括：
A分部组织新闻发布会所发生的场地费、布置费、餐费、记者劳务费、用于赠
送新闻单位的礼品费。
B招待新闻单位的餐费、礼品费、差旅费。
C参加总部或分部组织的新闻发布会的记者的差旅费、招待费、礼金、礼品费
等。
D分部组织的公益性活动的场地费、赞助费、记者劳务费、餐费、礼品费等。
E分部与当地媒体联合开展的新闻宣传活动（硬性广告、软性广告除外），如合
办栏目、现场直播、老总访谈等形式新闻宣传，总部批复明确列入新闻公关
费的费用。
F各分部组织的年终媒体答谢会的场地费、餐费、礼品费、礼金等费用。
G处理公司负面报道所产生的费用。
分部需要支付新闻公关费用时，由广宣部向总部销售中心企划部提出书面申
请，得到批准后，由广宣部经理凭总部批件到财务部门办理借款手续，财务根据
借款单计入“其它应收款——广宣部”。
广宣部于每月 20日将本月发生金额做成汇总明细表，与财务核对一致并签字确
认后报至总部销售中心企划部，经销售中心和财务中心会签后，返回各地分部
财务部，财务部门由专人负责到税务或其它有代开发票资格的部门开具正式发
票，各分部财务在月末按发票所列费用项目一次计入“管理费用——**费用”
项下。同时，各分部费用会计应建立费用手工台帐，按费用真实的发生项目登
记，并在内部报表和费用进度表中按实际的费用项目列示。
记者劳务费
各分部在举办新闻发布会、记者招待会或其它新闻活动前，凭总部批准后的活
动方案，分部广宣部经理将记者名单和每人相应费用金额列表交分部财务部，
财务部经理提前将记者劳务费封在信封中；
各分部在举办新闻发布会、记者招待会或其它新闻活动前，凭总部批准后的活
动方案，分部广宣部经理将记者名单和每人相应费用金额列表交分部财务部，
财务部经理提前将记者劳务费封在信封中；
现场未到的记者，如提前打招呼可以发稿，可由广宣部经理代领事后转交；
活动结束后，广宣部应向财务部提交已发放劳务费名单，包括记者姓名，劳务
费金额，由广宣部经理和财务部经理签名确认，并作为广宣部报销劳务费的凭
证；
活动结束 15日内，广宣部填写新闻宣传活动总结表一式两份，一份上交总部企
划部，一份留存备查.
奖金中的促销费
促销费是门店员工（包括促销员）奖金的组成部分，员工各项奖金的核发统一
纳入公司奖金管理体系。
促销费的核算流程：
A促销计奖由分部财务部根据电脑计件及业务相关规定进行统计核算，核算出门
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店营业员（促销员）促销费的计奖明细，经分部财务部经理签字确认后，将
计奖明细单交门店经理。
B分部总经理根据门店经理、副经理、各组主任共同评定的销售人员的工作表现
进行综合调控，调控比例为该分部促销费总额的 20%，调控部分可以根据门店
二线员工的工作表现适当进行调配。
C门店经理对促销费核发明细单进行审核，签字后交到分部人力资源部，人力资
源部审核后报至分部总经理审批。
D门店经理填制借款单附经审批后的促销费核发明细单，到门店财务室领取现
金。
E促销费由门店经理负责发放，在发放明细单上，由领取人签字，发放完毕
后，将发放明细单交人力资源部劳资干事一份复印件，并填制报销单附原件
报财务部报销。
促销费的核发方式：
促销费的核发统一改为每月发放二次，上个月的 26日至本月 10日和本月 10
日至 25日各为一个计算周期，财务部应在到期后 4天内计算完毕。
促销费审批完毕后，在周五以现金形式发放。
营业员促销费每月与员工工资奖金一并计入员工个人奖金的核发部分，统一
纳税，在发放工资时统一在工资卡中扣除。
促销员的促销费由分部人力资源部核发，符合纳税条件的须纳税，促销员促
销费的纳税金额在奖金中扣除。
促销费做为公司给予员工的促销奖励，分部各级负责人严格按时审核审批发
放，不准擅自挪用，如垫付门店日常开支（水电费、电话费、饮水费、POP
费、饭费）等。
营业员及促销员的促销费根据财务部电脑计件的统计结果严格发放。
展台制作费帐务处理规定
制作提供的展台，必须将设计图纸传给总部主管业务部长签批。
由公司垫支费用代厂家制作展台的，须与厂家签定有关协议，连同设计图纸一起报总
部业务部主管部长审批。
制作展台，应向总部行政部报费用预算，经行政副总审批。协议和费用预算须报财务
部备案。
支付展台制作费统一在分部财务部办理，须按公司费用审批报销的程序进行审批。财
务人员应对照协议、预算进行审核，无协议、无预算或审批手续不全的，财务人员
有权拒绝支付。财务部经理要亲自监督，凡是不坚持原则的财务人员，一经发现将
严加处罚。
垫支的展台费，记入“其它应收款—应收展台费—**厂家”科目。收回时，冲减本科
目。收支之间的差额，转为“营业外收支—展台费差异”。
展台制作费用由厂家按我公司要求自行制作并且直接向制作方支付的，我公司不做账
务处理，应以辅助登记形式予以记录（财务部）并进行实物管理（总务部）。总部要
求各分部尽量采用此方法。
除第一条所述情况外，不管厂家先向我公司支付其展台制作费用或公司先垫付后收取
等形式，由于公司实质上取得了对该项资产的控制权，按会计准则及新会计制度的
规定：应按自有资产进行管理，并且原则上要求制作方提供增值税专用发票，收到
的展台作为低值易耗品进行管理。
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ERP费用核算规定
IBM服务器、磁盘阵列、路由器、光端机、交换机、UPS等办公、通讯设备按发票计
入“固定资产”科目，按 5年期，4%残值率计提折旧。
软件（含金力、新中大、Sybase数据库）及实施费用（含差旅费）、通讯线路申请
费（一次性）作为无形资产，计入“无形资产”科目核算，按 10年进行摊销。
机房装修工料费、综合布线费用计入“长期待摊费用”，按 5年进行摊销。
通讯线路（DDN、FR、ISDN）月租费全部计入当期费用，不得资本化。
项目验收合格后再发生的维护费用、差旅费用不准再计入“无形资产”，但年度维护
费用一次性支付时，可通过“预提费用”或“待摊费用”科目在受益期间内平均分
摊。
为核算 ERP项目的全部成本，要求各分部建立 ERP费用台帐进行辅助核算。
以上支出凡是在各分部当地支付的，各分部应严格按照上述要求直接进行相应的帐
务处理，凡是由全国统一支付的，由北京分部代为支付，再按应归属各分部的实际
支出，由北京分部列出明细清单，与各分部挂帐。各分部根据明细清单与实收的各
项资产核对无误后，按上述要求进行相应的帐务处理。
ERP项目发生的各种费用按计划外费用报总部审批，进行考核时将予以剔除。
门店支出管理
门店发生的各种支出采取定额备用金制度进行控制，由分部财务部根据门店的月
度费用计划，按周核定费用备用金，由财务部一次核拨下发。
门店在计划内的各种零星支出，平时由门店经理签字、门店会计审核后报销。门
店每周集中到财务部报销一次，报销时按公司规定的报销程序办理。报销后，按
实际支出数由财务部再补足备用金定额。
允许门店直接支付的费用有：零星购置的物料消耗品（每月不超过 200元），包
括：办公用品、修理材料、电工电料等；临时调货运费；职工市内交通费；加班
餐费等。
门店临时用现金采购商品，必须按规定的权限行审批。经过审批的现金采购，可从
当日的销货款中坐支，但必须在当日的交款清单中注明。
对于坐支的款项，必须有有关领导和部门的审批手续，财务部、审计部应定期进行
审查，严格控制。
除以上费用由门店直接支付外，其它所有支出都集中在分部办理。分部财务部应严
格控制门店的费用额度，凡超出定额的支出，必须报分部总经理才可支付。分部
总经理应对核批的超计划支出负责。
分部财务部应设专人负责审核门店收入款的上缴情况和费用支出的支付情况。
各分部财务部依照此规定，按门店测算备用金（原则为 7天的零星开支）报总部财
务部。
门店的费用定为每周集中报销一次，报销时间原则上为经理例会的那天下午。具体
由各地区依情况自定。
除门店为少量为找零和零星费用报销需要存有少量备用金外，公司其它部门原则
上不设立备用金。
各分部根据门店款台数量和营业规模上报各门店需存备用金金额，经分部总经理
审核，总部资金管理部审核、总部财务中心总经理审批后，做为各分部门店借支
备用金的依据。
费用的监督考评体系
生 效 日 期 2004年 4月 1日 页次 15/23 附件数 8 个
违规操作的惩罚
A对于未经相关授权人批准，擅自转移资金至费用专户的，将给予财务经理及相关责
任人至少给予“书面指导”的严厉处分；
B对于未经相关授权人审批，在费用项目之间调剂额度使用的，对财务经理及相关
责任人处以至少给予“口头指导”的处分；
C对于擅自动用其它资金帐户进行费用开支的（财务费用以及其它银行代办托收帐
户除外，但要事前将清单报总部财务中心备案），一经发现，对财务经理及相关
责任人处以至少给予“书面指导”的严厉处分；
D越权审批费用的，对财务经理及相关责任人处以至少给予“口头指导”的处分，
将费用拆分报批、逃避更高授权级别人员审查的，一经发现，对相关责任人处以
至少给予“书面指导”的严厉处分；
E相关人员互相勾结，乱支乱用的，一经发现，对相关责任人处以至少“书面指
导”的处分；
F费用项目故意隐瞒、拖延不报，以逃避当期费用考核的，一经发现，对相关责任
人处以至少给予“书面指导”的处分；
G对于未按规定时间、规定程序报送报表的，对相关责任人处以至少给予“口头指
导”的处分；
H分部总经理、部门负责人不得采取各种手段，以直接或变相的理由向财务人员施
加压力，迫使其支出未经审批的计划外费用，一经发现，对相关责任人处以至少
“书面指导”的严厉处分。
I费用审核不严导致费用报销不真实，费用计算不准确，并给公司造成损失的，除
追回损失外，对相关责任人给予“书面指导”的处分。
费用执行情况考核办法
总部每月对各分部的费用开支情况进行通报，每季度进行季度考核，年底进行总
体考核，实行节约有奖，超支必罚的措施。并根据各分部费用计划执行情况对分
部的经营业绩进行考核。
6.注意事项：
试用期员工因工作需要出差的，原则上不允许借款，由本人垫付差旅费后，回本人所在
单位按照该员工试用期的职位标准统一报销往返的交通费、住宿费和出差补贴，在标准以
内实报实销。
试用期员工的手机话费在实习或培训期间不予报销，从转正当月起报销，但必须附经行
政中心总经理或分部总经理签批的书面申请。试用期的员工如开始顶岗工作，可以从开始
顶岗工作之日起，按上述规定报销通讯费。
市内交通费原则上只报销晚上九点以后的加班交通费。上班时间因工作需要用车的，应事
先向车队主管申请，经车队主管确认无车且取得车队主管的签字确认后，方可报销市内
交通费。若因特殊情况，如参加培训、办理案件等需要直接从住地去相关地点的，应由
所在中心总经理或负责人在市内交通车费明细单上签字确认。无签字确认的，一律不予
报销。
清偿个人借款的时限：
借款仅限于工作需要，严禁个人需要借款；
对清偿个人借款的时限规定如下：预借差旅费的，为出差回来后的 3日内；因培
训、购书或办理案件等需要借款的，为取得相关发票的 3日内。超过 3日的，限
期 3日内追缴借款。如到期仍未报销或归还的，处以全国通报批评一次，并扣罚
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2分，此后 3个月内禁止该人再借款；如有特殊情况，借款时间需要超过 1个月
的，需要在借款时附上书面说明，并由部门经理签字确认。无特殊说明而借款时
间超过 1个月的，在半年内将不允许再办借款。
无法取得正式发票的费用支出一律不予报销。如确有特殊情况，须另附书面说明，并由中
心总经理或分部总经理签字确认后，方可用相同金额的其它正规发票按制度报销。严禁
无票报销。
7.附件：
年度费用预算审批表
月度费用计划审批表
月度费用进度表
计划外费用审批表
出差任务书
支持人员抽调通知单
业务招待费支出申请单
新闻活动总结表
