公司名称
义乌货郎先生贸易有限公司
文件类别
机密文件
订单管理程序
页 码
4 / 4
文件编号
HL-PG-2017-01
生效日期
文件版本
A/1
编 制
叶辉
义乌货郎先生贸易有限公司
订单管理程序文件
营采部：
信息部：
物流部：
财务部：
行资部：
品管部：
市场部：
制定日期
执行日期
制 订
叶辉
批 准
1.目的
满足客户需求，满足销售需求，完成公司年度战略目标。
明确各相关部门在过程中的职责，以确保交期准时、不缺货、产品品质提升、客户满意度提升、最终提升公司的市场竞争力
2.范围
适用于本公司所有客户订单以及销售需求的确定、评审、更改、沟通、控制。
3.术语
《年度销售计划》、《年度产品需求》、《年度产品淘汰需求》 ：营采部销售每年12月20日-31日确认来年的商品结构、在商品结构下分析每个单品的销售计划，结合同比销售数据、开发门店数以及门店销售信息，做出年度计划。
《月度销售计划》、《月度产品需求》、《月度产品淘汰需求》：月度计划时对年度计划的修正，营采部销售每月26日-28日根据每个单品的月销量与同比、环比数据分析，结合计划开发门店数及门店信息，做出月度计划。结合库存数据制定月度需求。
《周销售计划》、《周产品需求》、《周产品淘汰需求》 ：对月度销售及需求的修正，营采部销售每周六按（）要求制定周销售计划和产品需求。
《日产品需求》、《客户订单》 ：对安全库存报警的单品、客户临时的订单制定产品需求。（以上计划及需求销售给到采购的同时自己留底，以便自己跟踪）
《采购计划》《采购跟踪记录》 ：每月1日至5日营采部采购主管根据销售提供的需求按类别组织各分管的采购员评审，制定采购计划，统一下单。采购员对每个订单进行跟踪并备注记录。对于不能及时到货的8小时内反馈采购主管。
《欠货反馈记录》 ：营采部对欠货进行分析，界定责任，采购员欠货跟踪、无法解决上报采购主管、再上报经理，给出结果。最终给到销售合理处置。
《门店需求信息》《新品需求》 ：市场部对门店的信息收集，每月25日制定。
4.职责
营采部销售：负责销售接单、推销产品，以及销售计划、产品需求、淘汰需求的制定，并对需求进行追踪调整。
营采部采购：负责对销售需求的满足采购、采购跟踪、合格品送货检验。
物流部：入库检验、账实相符、出人库时效管理、销售订单的发货。
5.程序
责任人
流程图
输入、输出，表格文件
目标
市场部
输入：公司战略、门店信息、门店数据
输出：门店需求、新品需求
根据公司战略制定门店开发计划。收集门店信息，汇总门店需求
营采部
销售
输入：销售分析会记录、新品评审记录、环比与同比销售数据、仓库库存数据。单品已销门店数、计划开发门店数、门店需求、新品需求。
输出：销售计划、物料需求计划、卖完不卖（淘汰需求）
营采经理每月26日主持销售分析会，销售主管每周一主持，销售员每天做分析。对单品进行预销，并记录。最终形成物料需求，销售监督自己需求的采购情况。营采经理最终审核，卖完不卖的必须60天解决库存，根据采购反馈的结果对产品进行标定。
营采部经理、采购主管、采购员
NG
输入：销售计划、物料需求
输出：评审记录、产品替换申请
每月1日-5日采购主管，营采经理，计划员，按类别组织采购员进行评审统一下单，各采购员做成跟踪表，对风险商品提交产品替换申请，交销售审核
营采部
采购计划员
输入：物料需求、评审记录
输出：采购计划（下单方式）、停用申请
采购员每天到仓库了解库存情况，对库存为零的提交停用申请，采购计划员每天监督每个采购员采购计划的完成情况，有问题逐级反馈到总经理
营采部采购
输入：采购计划（下单批次）
输出：采购订单
按评审好的采购计划制成订单，按时保质，保量完成，缺货赔偿、质量赔偿写进合同。每天关注仓库库存情况，确保不低于最低库存。
采购员
NG
输入：采购订单
输出：跟踪记录、供应商评分
产品替换申请、供应商淘汰
采购员做好跟踪记录，有问题的及时反馈采购主管，解决不了向上级反应。对供应商评分，不好的淘汰，产品找替换
物流部
输入：合同订单（采购订单）、产品标准审核、送货单
输出：入库检验单，不合格反馈单
验货的前提是合同订单、产品标准审核、送货单（采购员在场，不合格及时处理24小时内处理结果）
物流部
输入：入库检验单、送货单
输出：入库计划、入库记录
检验合格后必须在24小时内放入库位。重点工作做好帐实相符率95%
物流部
输入：销售订单
输出：配货计划单、配货单、出库单。
销售订单下达后24小时内完成出库单。
5.相关文件
6.表格记录
《年度销售计划》《月度销售计划》《周销售计划》
《年度产品需求》《月度产品需求》《周产品需求》《客户订单》一式二份，自己留底，给采购一份，方便监督
《淘汰需求》即卖完不卖，一式两份
《采购评审记录》《订单跟踪记录》《产品替换申请》
《欠货反馈记录》《停用申请》，一式两份一份交销售，一份留采购
《产品技术标准》《入库验收单》《不合格反馈单》
《入库计划》《入库记录》《配货计划》《配货单》《出库单》《销售订单》
《门店需求信息》、《新品需求》
�
新开门店需求门店需求
销售计划、物料需求计划
评审
采购计划
合同订单（采购订单）
订单跟踪、供应商评分
订单完成到货检验
入库
销售出库
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