某著名企业
存货管理制某省市及电器） 生效日期﹕2013 年 1 月 17 日
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1. 目的
2. 适用范围
3. 流程
管理原则
存货管理的职责分工原则
入库流程
配送流程（物流配送中心配送到分场）
直配流程（供应商直接送货到分场）
返配流程
退货流程
送货流程
存货账龄分析
预提合理盘亏数
存货盘点流程
成本计算
附件﹕
1. 验收单
2. 配送出库单
3. 进货单
4. 批发单
5. 出库单
6. 坏货退仓登记卡
7. 商品添货单
8. 退货单
9. 商品退货单
10. 存货账龄分析报告
11. 报损单
12. 盘点差错报告表
13. 进销存核对表
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1. 目的
为加强公司货品管理，保证销售环节能够有序的进行，特制定本制度如下。
2. 适用范围
本规则适用于益华物流配送中心、益华乐家超级商场仓库、益华四海电器中心仓库（即
细仓）及门店存货管理流程之操作。当中包括公司于经营过程中为销售而储备的物资，
即所有自营销售商品，但不包括受托代销商品。
3. 流程
管理原则
存货要进行定位管理，即把不同的存货分类、分区管理的原则来存放，并用货架放
置。另设退货区，即将准备退换的存货放置在专门的货架上。
存货进出要注意〝先进先出〞的原则。
仓库内要设有防火、防水、防盗等设施，以保证存货安全。
为确保所有存货单据之完整性，所有单据号应以流水号方式由系统自动生成，故此，
系统编制之单据不应该有跳号情况发生，所有单据(包括已删除／已修改之单据)应
保在系统内至少七年。
存货管理的职责分工原则
存货管理岗位实施职责分工原则：
订货人员与复核、审批人员的岗位必须分离；
订货人员与验收、存货保管人员岗位分离；
存货保管人员、会计记账人员岗位分离；
存货盘点应由存货保管人员进行、会计人员及独立于这些岗位之外的人员负责抽盘。
入库流程
关于益华乐家超级商场之存货
货物送到仓库后，仓管员应根据随货同行的《订货审批单》及供应商《送货单》验收货
物。仓管员应点清收货商品数量；核对商品名称、规格、条码、生产日期、保质期；检
验商品质量，包装是否残旧，有否 QS 标志；抽验商品重量等，而奶类制品的检验报告
复印件应放到相应门店回单夹。
验收无误后，由仓库资料录入员按实收数量录入系统，并自动生成《验收单》（附
件 1），仓库资料录入员打印《验收单》，由两名仓管员复核及签署、采购业务员及
供应商代表签署《验收单》并加盖收货章，以确认货品收妥。《验收单》一式四联，
分别由供应商、财务部、物流配送中心/仓库及采购部保存。《验收单》与供应商
《送货单》须一起传递到会计文员进行二审和采购部经理签署审批，然后交予结算
组结账。
记账，财务审核人员审核时应重点核对供应商《送货单》与《验收单》的数量与单
价是否一致，并核对进货金额及数量与电脑系统内的纪录是否一致。
关于益华四海电器中心之存货
货物送到仓库后，仓管员应根据随货同行的《订货审批单》及供应商《送货单》验收货
物，确认来货是否与《订货审批单》上的商品名称、规格相同，实物是否与供应商《送
货单》上的一致，货物是否有损坏。
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验收无误后，仓管员签署供应商《送货单》并加盖验收章，以确认收取货品。所有益华
四海电器中心之存货均采用〝先货后单〞的方法处理，即先收取货品，待收到供应商发
票后，仓管员在系统内确认收取货物、数量及单价，系统内之《订货审批单》将自动生
成《验收单》。其后仓库资料录入员打印《验收单》，呈验收人员、业务人员及业务经理
签署加以确认。《验收单》一式四联，分别由供应商、财务部、物流配送中心/仓库及采
购部保存。经签署确认的《验收单》与供应商《送货单》须一起传递到会计文员进行二
审和记账，财务审核人员审核时应重点核对供应商《送货单》与《验收单》的数量与单
价是否一致，并核对进货金额及数量与电脑系统內的紀錄是否一致。
配送流程（物流配送中心配送到分场）
经指定的门店业务员/门店人员在系统上发出补货申请，如物流配送中心有足够存货，
电脑系统自动生成《配送出库单》（附件 2），物流配送中心仓管员按《配送出库单》配
货、装箱，把货品放在待发货区等候装车，发货仓管员签署《配送出库单》确认发送货
品及数量，然后货品由益华物流配送中心送到细仓。收货后，细仓仓管员签署《配送出
库单》确认收取货品及数量（益华乐家超级商场仓管员必须加盖收货章）。《配送出库单》
一式三联，分别由物流配送中心仓库、石岐财务部及门店保存。
按门店需要，细仓接收货品后进行进货手续，细仓仓库资料录入员在系統內確認收貨後，
《配送出库单》在系统内自动生成《进货单》（附件 3），并打印《进货单》，呈验收人及
业务经理签署，以确认进货。
直送流程（供应商直接送货到分场）
供应商直接送货到各个分场，分场仓管员验收无误后，由仓库资料录入员按实收数量录
入系统，并自动生成《验收单》仓库资料录入员打印《验收单》，由仓管员、采购业务
员及供应商代表签署《验收单》并加盖收货章，以确认货品收妥。《验收单》一式四联，
分别由供应商、分场财务部、物流配送中心及分场仓库保存。物流配送中心仓管员根据
《验收单》的编号输入电脑系统，然后自动生成《批发单》（附件 4），交业务员、业务
经理审核。批发单一式三联，分别由采购部、财务部及物流中心保存。
返配流程
关于益华乐家超级商场之存货
门店职员检验货品发现质量问题时，门店组长在电脑系统编制退货申请单，业务员于系
统审批退货申请后，电脑系统自动生成配送审批单，业务经理审批后，系统自动生成
《配送出库单》（附件 2），发货仓管员签署《配送出库单》确认返配的货品及数量，单
据连同货品便可返配到物流配送中心。货品送到物流配送中心后，仓管员点收货品，检
查商品日期、配件；核对数量、品名、条码及该货品是否符合可退回物流配送中心的要
求。
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检查无误后，物流中心仓管员签署《配送出库单》并加盖收货章，以确认货品收妥。然
后货品进仓归类存储或放在待退货区。《配送出库单》一式三联，分别由物流配送中心
仓库、石岐财务部及门店保存。
关于益华四海电器中心之存货
门店职员检验货品发现质量问题时，门店职员填写《坏货退仓登记卡》（附件 6），写明
型号、坏货原因、日期、机身号码，然后用红笔填写《商品添货单》（附件 7）并注明所
退货品货号、名称、数量及退货原因，呈业务员签署审批，发货仓管员签署《商品添货
单》确认返配的货品及数量，提货人签署确认提走货品，单据连同货品便可返配到物流
配送中心。货品送到物流配送中心后，仓管员点收货品，检查配件；核对数量、品名及
该货品是否符合可退回物流配送中心的要求。
检查无误后，物流配送中心仓库资料录入员在系统上编制《配送出库单》，发货仓管员
及收货仓管员双方签署《配送出库单》，以确认货品收妥。然后货品进仓归类存储或放
在待退货区。《配送出库单》一式三联，分别由物流配送中心仓库、石岐财务部及门店
保存。
退货流程
关于益华乐家超级商场之存货
仓库资料录入员记录货号及数量，查询系统资料核实所退货品是否属于该供应商，在系
统开出《退货申请单》，业务员于系统核对退货数量后，系统自动生成《退货单》（附件
8），物流配送中心仓管员/門店倉管員与供应商代表进行退货清点工作后，双方签署《退
货单》并加盖「发货章」，以确认把货品退回供应商。《退货单》一式四联，分别由供应
商、物流配送中心、财务部及采购部保存，由会计文员记账。
关于益华四海电器中心之存货
物流配送中心仓库资料录入员记录货号及数量，查询系统资料核实所退货品是否属
于该供应商，供应商接收退货时，须带同《供应商品退货单》来提货，物流配送中
心仓管员与供应商代表进行退货清点工作后，双方签署《供应商退货单》并加盖发
货章，以确认把货品退回供应商。
其后，物流配送中心仓库资料录入员根据已签署及盖章的《供应商退货单》在融通
系统编制《退货单》，呈业务员、採購部业务经理及经办退货的仓管员签署《退货
单》，以确认退货。《退货单》一式四联，分别由供应商、物流配送中心、财务部及
采购部保存。《供应商退货单》及《退货单》须一起传递到会计文员进行记账。
关于益华乐家超级商场及益华四海电器中心之存货
某著名企业
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所退货数量，如系统数量不足(系統內的數量少於需要退貨的數量)，物流配送中心仓管
员须填写手工《商品退货单》（附件 9），注明所退货号、名称及数量，物流配送中心仓
管员与供应商代表进行退货清点工作后，双方签署《商品退货单》并加盖发货章，以确
认把货品退回供应商。其后，物流配送中心仓库资料录入员根据已签署及盖章的《商品
退货单》在系统编制《退货单》，呈业务员、业务经理及经办退货的仓管员签署《退货
单》，以确认退货。《退货单》一式四联，分别由供应商、物流配送中心、财务部及采购
部保存。《供应商退货单》及《退货单》须一起传递到会计文员进行记账。
(退货流程可參閱采购至付款管理程序及制某省市及电器) - 退货程序)
送货流程
如顾客要求送货，门店职员在系统编制《送货单》，资料传送到物流配送中心后，物流
配送中心仓库资料录入员审批《送货单》，系统自动生成《配送单》，呈发货仓库资料录
入员及业务员签署确认。
物流配送中心仓管员根据《送货单》安排送货，司机于提货后签署《送货单》确认所提
货品及数量，顾客收到货品后，须签署《送货单》确认收取货品。《送货单》一式三联，
分别由顾客、物流配送中心及有关业务部门保留。
存货账龄分析
货品经验收，办理入仓手续后，系统可显示货品进仓批次日期及其数量，电脑部每
月根据融通系统资料编制《存货账龄分析报告》（附件 10），呈財務經理、部门经理
及门店总经理审核。
财务经理查阅《存货账龄分析报告》，对账龄达一年以上以上的存货进行质量检验，
如存货已变质致不能使用，可作存货拨备处理。
《存货账龄分析报告》及相关之书面审批凭证应妥善保存，以确保库存及存货账龄
分析审批等相关程序得到妥善之完成。
预提合理盘亏数
由于益华乐家超级商场之货品容窃，所以有关货品应每月设有合理盘亏数，会计文
员应按上月益华乐家超级商场（自营部分）之销售总金额的 %（新店第一年为
%）预提合理盘亏数，呈会计主管审核。
到了年终，会计文员根据实际盘点结果调整合理盘亏款，呈会计主管审核。
存货盘点流程
所有存货地点，包括物流配送中心、各个细仓，以及各个门店应定期进行全面存货
盘点。
如发生盘点盈亏，应查明原因，及时解决，防止货品虚增、虚减现象的发生，盘点
方式有如下几种：
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- 物流配送中心﹕每月一次进行全面实物盘点
- 益华乐家超级商场﹕每半年一次进行全面实物盘点
- 益华四海电器中心﹕每月一次进行全面实物盘点
盘点进行前十天，公司总部应向各个有关单位发出通知，详细列出盘点时间、盘点
方式及程序等。
收到通知后，各个有关单位须做好盘点准备工作，当中包括预备盘点工具及清单、
把货品整理归一、清理当月全部单据，没有入仓的货品应尽快办理入仓。
盘点前，盘点时，二人一组，一人为仓库的仓管员、门店或柜台职员，另一人为一
个独立部门（如财务部，行政部等）之员工人员准备一份没有数量的盘点表。
盘点时，盘点人员应注意核对货号、名称、数量、有效期及包装。核对无误后，盘
点人须在盘点表上签署以确认盘点结果。
其后由另一组盘点人员(必需有财务人员参加)进行覆盘检查，并签署盘点表，以确认
覆盘结果。
如发现质量有问题或滞销的货品仓管员应通知部门经理，部门经理再决定如何把货
品处理，如退货、削价处理、派送、促销换购。如电器货品有问题，则退货处理某
省市货品有问题，如过期则会销毁报废，送到垃圾站。报废时，应由仓库文员编制
《报损单》（附件 11），呈物流中心经理（分场为仓库主管）、会计主管及门店总经理
签署审批。会计主管在签署审批前需检查报损实物是否相符。
仓管员于盘点后七个工作天内，把盘点结果输入系统，于系统编制《盘点差错对账
表》，如出现差异，仓管员应于七个工作日内查出原因，并填写《盘点差错报告表》
（附件 12），呈财务部、部门经理及业态总经理给予意见，由仓库主管按照实际存货
量在融通系统作出调整，由会计文员调整账目，呈会计主管审核。
如发现有货品遗失，有关部门应查找原因，查实物，查单据，然后上报结果给部门
经理及业态总经理。
应妥善保存盘点表、《盤點差錯對賬表》及《盘点差错报告表》之书面审批凭证，以
确保存货盘点之相关程序妥善进行。
成本计算
所有库存成本均应采用〝先进先出〞法计算，当中包括非促销期间以及促销期间货
品销售之成本计算，以确保计算方式和货品实动流动方式一致。
每月由仓管员根据验收及销售数据进行账盘（只统计单据金额，不盘点实物），统
计当月之进货、退货及销售成本金额，并编制《进销存核对表》（附件 13），呈会
计主管及部门经理审核。会计文员根据《进销存核对表》记账，呈会计主管审核。
