城建档案数字化工作思考
摘要：信息时代的到来给各个领域的发展带来了极大的革新，城建档案的管理在信息化的背景下也迎来
了数字化的发展趋势，建设数字化的城建档案馆已经成为了时代发展的要求。城建档案的数字化能够极
大的提升档案管理、查询的效率和质量。本文从城建档案的数字化管理要求入手，对我国当前的城建档
案数字化现状及存在的问题进行了分析，并结合实际工作经验提出了相应的应对措施。
关键词：城建档案；数字化；质量控制
科技信息技术的发展将社会带入了大数据化的时代，各个领域的发展速度有了进一步的提升，国家档案
管理体系开始向着数字化的方向发展，建设数字化的城建档案馆成为了必然的趋势和潮流。城建档案馆
作为存储和管理海量城建信息的部门，实现数字化的管理过程能够极大的提高档案管理的效率及信息的
公开性。当前，全国各地都在进行着数字化城建档案馆的建立中，本文结合当前城建档案数字化管理的
现状，对发展过程中出现的一些问题进行了分析，并结合实际工作经验，给出了一定的建议。
1城建档案数字化的必要性及意义
档案数字化是发展的必然趋势
传统的档案管理方式为纸质化的管理，无论是账目、目录等管理都需要建立一定的纸质化档案，在信息
的传播、利用效率上都较为低下。信息技术的发展为档案的管理方式带来了革新，从而突破了纸质化的
限制[1]。数字化的管理方式使得计算机技术、信息技术、存储技术等都能够有效的应用到档案管理的
过程中，将海量的信息通过数字化的方式存储在计算机中，通过网络平台的建立来实现信息资源的共
享。利用计算机技术还能够建立一个完善的信息数据库，实现信息的实时调用。
城建档案数字化是社会经济发展及城市规划建设管理工作的需要
城建档案是在城市建设的过程中产生的，其中包含着大量的城建信息资源，能够为今后的建设提供良好
的依据和参考数据。在城市建设规模不断扩大的今天，城建信息的容量也不断的增大，因此实现城建档
案的数字化管理是一项亟待解决的任务。城建档案的数字化可以实现对城建信息的整合利用，充分发挥
城建档案的作用与功能，使其真正服务于城市建设和社会发展。
城建档案数字化是提高城建档案工作效率的有效途径
城建档案的数字化管理有效的解决了城建档案纸质化管理中存在的一些问题和缺陷，从而有效的提高了
城建档案管理的效率和质量。数字化的管理方式能够极大的减少对纸质原件的调阅频率，能够较好的保
护档案原件，同时也使得档案调阅的效率得到了显著的提升。城建档案的数字化管理实现了文件的实时
浏览和管理，并使得档案的调阅突破了空间上的限制，使得档案的使用更加的方便，更好的发挥了城建
档案的作用。
2城建档案数字化工作策略和质量控制
城建档案的数字化是一项复杂且难度较大的工作，在这一过程中涉及到了档案的收集、数字化技术的应
用、管理标准的制定、质量控制、信息分类整合等环节。因此，在数字化管理的过程中，工作人员必须
根据档案管理的要求，做好数字化技术的学习，确保档案的安全和数字化的质量得到保障。
城建档案数字化工作将安全放首位
城建档案的规模十分庞大，因此其数字化的过程也是漫长而艰巨的。在这一过程中，档案会经历频繁的
调动，接触到档案的人员也十分复杂。在这些过程中，必须将档案的安全性作为首要考虑的因素，相关
工作人员加强安全意识，制定严格的档案保密制度，合理应用数字化的手段，确保档案的安全性、完整
性。
城建档案数字化内容的选择
城建档案中包含着城市建设各个方面的内容，信息含量庞大，每一种档案的管理都有其自身的特点。城
建档案的数字化应当遵循循序渐进的原则，不应一蹴而就，而应当按照程序有计划的进行。首先应当数
字化标准的制定和完善，确定进行数字化管理的内容，将信息含量较大，管理难度较高的档案首先进行
数字化的管理。城市规划建设档案是城建档案中的核心内容，是城市规划建设的重要参考，对人们生活
的各个方面有着极大的影响作用，因此在城建档案的数字化过程中应当优先进行。
档案的现代化标准化管理是保证档案数字化质量的前提
城建档案的数字化过程中，扫描技术是核心的技术之一，但城建档案的数字化并不等同于将纸质档案进
行扫描。城建档案的数字化是一个系统化的管理过程。要实现良好的管理效果，管理部门应当建立一个
完善、科学的档案管理体系，对档案进行标准化和规范化的管理、整理。城建档案的数字化是建立在对
档案的合理分类基础上的，这也是整个数字化的过程中工作量最大的环节[2]。只有对档案进行规范合
理的整理才能提高数字化的效率和质量。
档案数字化加工方式的选择
城建档案数字化的根本目的是更好的实现对档案的使用，因此档案信息资源的加工和整合是数字化过程
中的关键环节。在这一过程中涉及到了海量信息的输入和扫描，工作量十分的庞大。一些档案馆会采用
内包的方式来提高对档案加工的效率，另一些档案馆则采用了购买服务的方式，将档案加工的任务进行
外包。这两种都有各自的优点和缺陷。例如，内包的形式能够较好的保障档案的安全性和保密性，而且
由于内部管理人员对档案和管理流程较为熟悉，在数字化的过程中可控性较高。其缺点是档案馆内部的
管理人员有限，采用内包的方式需要投入大量的人力物力，管理成本较高。外包的方式在管理效率上较
高，但由于外部管理人员素质参差不齐，档案的管理过程可控性较差。为了确保管理过程中档案的安全
性，在实行外包的管理方式时，应当加强对管理人员的监管，从各个方面实现质量的控制。在招标投标
的过程中，首先要选择信誉较高的外包商。其次，在工作过程中应当制定严格的管理标准，并严格按照
标准来执行[3]。加强对档案加工过程的规范和检查，及时发现工作过程中存在的问题，并及时解决。
为了提高监管质量，还可以采用第三方监理的管理模式，从整体上确保档案管理的质量。
3结束语
总而言之，随着科技的发展和时代的进步，城建档案的管理质量将得到进一步的提升，而在这一过程
中，城建档案的数字化是不可或缺的关键步骤，同时也是发展的必然趋势和要求。
参考文献：
[1]黄亚铭.城建档案数字化外包的实践与思考[J].浙江档案,2013,(12):24－25.
[2]付 B.城建档案数字化应用探讨[J].办公室业务,2013,(21):42－43.
[3]张辉.浅谈城建档案数字化的应用[J].黑龙江档案,2014,(1):11－13.
作者：丁竹英 单位：杭州市园林建设处
