证件办理和管理程序 PAGE 2 /4
证件办理和管理程序
目的
本程序规定了各类证件申办和证件及档案资料管理的步骤和要求，旨在规范证件办理和管理过程，确保证件和出境手续办理的及时有效，满足客户的要求。
适用范围
为公司劳务人员提供办证服务，对公司所有证件进行集中管理。
3． 工作过程、职责分工和要求
工作过程
职责分工
要 求
记录/相关文件
劳务部门
证件申办员
相关部门根据需要按职责开具船员/劳务人员《办证通知单》，提供相应办证材料并将新录用的船员基本资料录入公司管理系统。如有变动，应及时将信息反馈证培部。
证件申办员负责审核办（换）证材料完整性，跟踪所办证件有效期，及时收集各类办（换）证信息。
办证通知单
证件资料材料交接记录
证件到期名单
证件部经理
证件申办员
审核《办证通知单》，按规定通知财务部收取船员/劳务人员办证费用，安排申办员办证；监督办证进度，及时将相关部门提供的变动信息通知申办员。
审核办证材料，符合办证要求的按照办证机关的要求准备材料；不符合的通知相关部门补齐材料后办理。
办证通知单
证件申办员
证培部经理
递交材料：将符合要求的办证材料提交颁证机关；委托供方办理时，需明确证件办妥期限。
办证跟踪：随时跟踪办证情况（包括供方办证情况），必要时及时补充材料。
领取证件：领回证件时应核对，及时将《办证通知单》反馈部门经理，并在数据登记、录入船员管理系统后，交接给证件管理员。
验证办证情况，及时将证件办妥信息传递相关部门。
办理证件登记表
证件资料材料交接单
办证通知单
证件管理员
证培部副理
分管领导
按证件管理细则的规定做好证件的审核、标识、归档、保管、交接、借用、收回等各项工作，负责对公司船员的证件和档案资料进行管理。
负责监督证件管理工作。
定期抽查证件和档案资料管理情况。
证件管理细则
船员/劳务人员证件转交通知单
证件管理抽查表
证件管理员
负责收集、整理失效证件，需上缴原颁证机关注销的交各证件申办员办理；需提前注销的证书应由相关部门通知并经分管领导批准；对于过期但尚未交回的证件应查明原因，通知相关部门追缴。
证件缴销单
证件催缴通知书
证培部人员
证培部副理
负责收集整理各类办证记录、交接记录，根据《安全质量记录控制》程序要求归档，长期保存。
督促部门安全质量记录档案管理工作，每年第一季度负责将部门安全质量记录档案移交质管部。
质量档案移交单
4. 相关文件
政府部门关于证件办理和管理的相关规定
《XXXX船员管理有限公司分公司证件管理办法》
附件
《船员/劳务人员证件和档案资料管理细则》
证件和档案资料管理细则
1． 证件入库和保管
1．1 证件种类
船员/劳务人员证件包括海员证、护照、船员服务簿、专业培训合格证、适任证书、GMDSS证书、特殊培训合格证、健康证、防疫证、海关购物本和船籍国证书等。
2 证件核对
1．2．1 证书核对
证件管理员负责核对入库证件的各项内容，包括中英文姓名、出生日期、出生地、照片、印章等。发现错误尽速交还证件申办员重新办理。
1．2．2 数据核对
证件管理员负责核对公司管理系统中入库证件数据，保证数据的准确性。
1．3 证件管理
1．3．1 证件管理员将入库证件按船员/劳务人员编号在[证书清单]中登记后入库保管，长期保存。
1．3．2 证件库应配备有效防潮、防霉、防虫蛀、防火灾和防盗措施。
1．3．3 证件管理员每半年核查一次在库证件，保证实际在库证件与[证书清单]所记载内容一致。
1．3．4 证件遗失或损坏时，当事人或责任部门应及时递交证件遗失或损坏书面报告，经证件培训部分管领导批准后，由证件申办员在规定时间内向颁证机关申请证件的遗失或损坏补办。属船员/劳务人员保管不善，补办证件中发生的一切费用由个人承担；属证件管理员失责的，由公司酌情予以处罚。
1．4 档案资料管理
1．4．1 档案资料包括船员/劳务人员的照片、政审表和证件复印件。
1．4．2 所有船员/劳务人员证件入库前必须复印，档案资料以船员/劳务人员编号为序进行归档，以便检索、查阅和存取。
1．4．3 公司内部工作人员因工作需要查阅船员/劳务人员的档案材料时，使用后应及时归回原处。
1．4．4 其他人员需查阅船员/劳务人员档案时，应经证件培训部经理同意，在证件管理员的协助下查阅。
2． 证件的交接
2．1 派出前的证件交接
2．1．1 证件管理员根据劳务部门开具的[船员/劳务人员证件转交通知单]与船舶管事、劳务部门或公司指定人员交接证书。派遣需要，与相关业务员交接派出船员的相关证件。
2．1．2 在派人员证件到期换证办妥后，证件管理员应于第一时间将证件信息通知劳务部门，并根据劳务部门通知转交证件。
2．2 回国或离船人员证件回收
2．2．1 船员/劳务人员回国或离船后，必须将全套证件（包括旧证书）交还劳务部门，劳务部门核对后应及时转交证件培训部。
2．2．2 证件管理员检查交回的各类证件，对有遗漏和未交回的证书应及时追查原因。
2．2．3 证件管理员应于每月初核对上月回国或离船人员名单，对于证件尚未及时交回的人员开具[证件催缴通知书]，督促劳务部门及时交回证书。
2．3 船员/劳务人员领取证件
2．3．1 船员/劳务人员领取个人证件（如身份证）可直接向证件管理员办理交接手续。
2．3．2 船员/劳务人员领回自带的证件时，应向劳务部门提出申请，凭劳务部门通知向证件管理员领取。
2．3．3 解约人员领取由本公司办理的证书时，必须经分管领导审批，并按公司规定的收费标准缴纳相应办证费用后向证件管理员办理领证手续。
4 所有证件交接情况均必须在[证件资料材料交接单]上记录。
3． 派出前的证件审核
3．1 船员/劳务人员派出前，证件管理员必须根据劳务部门提供的[船员公司外派人员出境证件手续审核单]复核档案资料，并签字确认。劳务部门将证件转交公司船员/劳务人员或指定人员时应保留交接记录。
3．2 外聘船员上船前，证件管理员必须根据该船员的有效证件或证件复印件留存档案资料。
4． 邮寄证件
邮寄证件必须做好邮寄记录，应跟踪证件邮寄情况，保留邮寄票据影印件和收件方回执备查。
5． 证件的缴销
5．1 证件管理员负责收集失效证件，需送回发证机关缴销的，交给各证件申办员办理缴销手续；无需缴销的，由证件管理员统一销毁。
5．2 因解约或其他特殊原因不继续服务的船员/劳务人员证件，如有必要提前缴销，劳务部门可通知证件培训部办理未到期证件的缴销手续。
5．3 证件管理员应保留证件缴销记录，并妥善保管缴销单。
6． 证件的借用
6．1 公司工作人员因工作需要须借用证件时，应填写 [证件借用记录]后向证件管理员借用，工作完成后应及时办理证件交还手续。
6．2 船员/劳务人员因特殊情况需要借出本人证件时，须提供书面申请，说明使用期限，经分管领导批准（借用海员证、护照需经总经理批准），并根据公司规定缴纳押金后，向证件培训部办理借用手续。
6．3 与公司签订[劳务合作协议]的劳务公司因工作需要须借用船员/劳务人员证件时，须提供正式借用文件，说明使用期限，经公司总经理批准后向证件培训部办理借用手续。
6．4 证件管理员根据证件借用期限，及时催缴借用证件。对于逾期不交回证件的个人，视情况处以每天人民币20-50元罚款，同时，财务部暂不办理财务结算，必要时可扣发当事人工资，直至其交回证件; 对于需延长证件使用期限的劳务公司，应要求其出具书面说明; 如证件确无法催回，证培部应通知劳务部门，由劳务部门办理船员解约手续，如无法收回的证件包括海员证或因公普通护照时，证培部还应向发证机关办理证件吊销手续。
7． 证件管理情况抽查
分管领导不定期抽查证件和档案资料管理情况（每年至少二次），填写[证件管理抽查表]，出现问题及时组织纠正。
