基于项目组合生命周期的战略与项目组合管理双环关系研究 12李娟，陆国生 1河海大学商学院，江苏南京（210098） 2江苏昌泰建设工程有限公司，江苏泰兴（225400） 摘 要：针对目前企业越来越多的项目并存的现象，本章讲了当前企业普遍采用的项目组合管理，它通过对项目进行选择以及资源配置，成功的实现企业战略，是一种自上而下的管理方式。但是，由于企业所处环境多变，战略不可能一成不变，所以还必须建立一种能够对外界环境做出变化的管理机制，因此，本文建立一种基于项目组合生命周期的战略与项目组合管理的关系模型，通过PMO，结合项目组合管理的生命周期过程，使得项目组合管理不仅能够自上而下的实现战略目标，还能通过项目总结评估，结合环境的变化，将战略作相应调整，进而对项目予以调整，自下而上的贯彻战略目标。以期能给企业多项目管理一个新思考。 关键词：战略，项目组合管理，PMO，项目组合生命周期 1. 引言 企业中多个项目并存已经是目前企业中普遍存在的现象，资源的限制以及项目各自目标间的冲突，使得单纯的按项目进行管理越来越不适应组织的需要，按照企业的战略目标进行多项目管理是解决这些弊端的有效办法。而多项目管理中的项目组合管理就是多项目管理的核心，它以企业战略目标为依据，实时的分析组织资源，在组织的各个项目中进行选择，抛弃不满足战略的项目，留下满足战略目标的项目，将其排序和配置资源，以实现企业战略目标，使利益相关方获得最大收益。但是，项目组合管理也有它自身的缺点，对于企业来讲，它是一种自上而下的有效实现战略目标的工具，但当环境变化而影响战略的时候，它的不灵[1]活性就体现了其弊端。 项目管理办公室（PMO），作为联结高层领导和企业各个项目的枢纽，在项目组合管理中发挥着核心作用，将项目组合进行动态的调整，从而进行战略重塑，体现了项目对战略的自下而上的关联。 因此，我们需要营造一种灵活、动态的项目环境，以处理多变的情况，能用根据变化的环境用某种手段重塑战略。 2. 战略与项目组合管理的一般关系 项目组合管理的概念 项目组合管理的概念来源于金融领域，1981年，沃伦·麦克法兰（ MCFARLAN）教授首次将这一理论运用到IT项目的选择和管理中，通过项目组合的运作方式实现了风险一定情况下的收益最大化。到1990年，通过10年发展PPM的概念已得到了广泛运用。项目组合管理的盛行正切合了企业发展的趋势，当企业发展到一定规模的时候，项目机会和项目运作的压力越来越大，如何证明花在项目上的每块钱都能带来回报，而且符合战略的要求？多项目管理中，如何协调高层管理人员共同确定项目优先级，并明确在哪些项目上投资能达到投资回报最大？这样一些问题的出现促进了项目组合管理的发展。 由上得出，项目组合管理（Project Portfolio Management，PPM），是指实时分析组织资源，并在组织内部的项目群和项目中进行配置，以实现企业目标，使利益相关方获得最大收 - 1 -
益的过程。是对多个相关且有并行情况项目的管理模式，它是帮助实现项目与企业战略相结合的有效理论和工具，是自上而下的管理方式，关注如何将企业战略落实，它具有战略性、[2]动态性、整合性等特点。 一般关系模型 一搬来讲，战略项目组合管理是帮助实现项目与战略相结合的有效理论和工具，是自上而下的管理方式。根据企业的远景和发展战略，进行项目组合管理。选择与战略一致的项目进行组合，并评估其是否能为企业带来效益，摒弃于项目不一致的项目。 [3]即项目组合管理是以战略为依据的，战略是项目组合管理的前提条件。具体如下图所示： 远景 企业战略指 项目组合管理 导 项目群管理 图1 战略与项目组合管理的关系 由上图看出，一眼项目组合管理都被认为是战略的实施工具，它缺乏一种自下而上的反馈机制，因此，在面对多变的环境时，往往很不利。这种模式适合于环境比较稳定的组织。 此时，需要引入项目管理办公室，以应对多变的环境。 3. 基于项目组合生命周期的战略与项目组合管理的关系模型构建 项目组合生命周期模型 从一般的项目组合管理与战略的关系模型可以看出，此时的项目组合管理是极为不灵活的，不能适应多变的环境。由于本文的主旨是要看到项目和战略的一个双环关系，这里需要介绍一下项目组合生命周期的概念，使得在项目组合本身的过程中，能够及时反馈信息以起到对战略的重塑作用，从而打开我们对项目组合管理认识的新视角。 但是，项目管理办公室怎么样在项目组合管理中发挥作用呢？除了以上的普遍性作用外，本文试图通过引入项目组合生命周期模型，来解释项目管理办公室如何在项目组合管理的过程中将反馈信息予以调整，进而影响战略来达到战略重塑的目的。项目组合生命周期模型如下图所示： - 2 -
不合要求——调整并提交 项目 根据企业战不合要求——拒绝 提议 略评估项目 符合要求 建立项 项目优先级排序并拥有预算 目战略 撤退 从经过优先级排管理被激活的项目序的项目中选择符合计划 平衡的组合取消 偏离计划 陷入困境 完成 图2 项目组合生命周期 项目组合生命周期，是指根据项目组合的一个具体过程，评选出项目进而实施或者推迟，最终使得项目顺利完成，并且对组合项目中完成的项目给与总结评估并反馈给项目管理办公室予以战略重塑。项目的生命周期内要经历8个不同的阶段。它们分别是：提议被提议的项目；评估被提议的项目；对已经加入联盟的项目必须进行优先级排序；经过优先级排序的项目一起排队，等待项目资金的授权批复；激活被选择的项目；如果某个被激活的项目的资金授权暂时被取消，推迟被激活的项目；如果被激活的项目不能表现出成功完成项目必须有的正常过程，取消此项目；如果项目满足了所有的分项目标，也实现了预期的商业价值，此项[4]目完成，评估完成项目。 项目管理办公室（PMO）在项目组合管理中的作用 项目管理办公室出现于20世纪90年代初期。当时的项目管理办公室仅提供了很少的服务和支持工作，而更多被企业用来“管制”项目经理，而不是为他们提供项目管理的方法和指导。在90年代后期，对于企业领导来说，将项目放到整个企业的运作中统一管理的需要变得越来越明显，项目管理办公室随之较多地出现。不论是对于项目经理还是企业主管人员来说，项目管理办公室都被证明是理想的选择。因为企业需要建立一个可以执行企业战略的理想环境，项目管理办公室实现了这一点，它对每一个项目根据企业战略进行评估和排序，然后对他们进行恰当的资源分配。 项目管理办公室可以实现企业战略目标与其实施的项目关联起来，项目管理办公室将保证将战略反映到项目中去，并有效监控项目以确保这些项目可以持续地用于获得战略上的主动权。 项目组合管理是站在企业高度客观地对企业中的项目进行优先级别评定及资源的分配和协调，在项目组合管理过程中项目管理办公室将发挥的普遍作用如下： （1）负责收集整理项目的基础数据，包含有项目目标作用、时间要求、资源消耗，项目风险因素等等。项目组合管理需要对企业中的所有需要实施的项目进行评估，通过综合考 - 3 -
虑项目的效益、成本和风险等，确定实施的项目组合，因此项目管理办公室必须对项目的基础数据搜集整理，同时通过大量的项目数据积累，将有助于项目的决策。 （2）组织专家及各部门代表制定项目组合优选评价标准。对项目进行优先级评定是项目组合管理的关键，因此需要制定项目组合优选评价标准，对所有项目按同一标准评定。 （3）组织专家及各部门代表进行项目的评定筛选按照评价标准对项目进行优先级评定。 （4）对选出的项目进行有效整合实施，使企业效益最大化。在项目优先级确定的情况下，在企业资源能力条件下选出最佳的项目实施组合，赋予项目经理权力和资源，使项目进入实施阶段。 （5）动态跟踪项目实施状况，对项目组合进行及时有效的调整。项目组合实施过程中，会不断的出现原有项目完成和新项目涌现以及项目中止等情况，因此项目管理办公室需要对[5]项目组合进行动态的调整，以保证企业利益最大化。 本文的项目管理办公室除了发挥以上作用以外，还要和项目组合生命周期模型结合起来考虑。 新模型构建 根据以上分析，将项目组合生命周期模型纳入战略与项目组合的关系中，能够更加清晰的看到环境的变化对战略的影响，从而引发项目的调整；而战略在通过项目执行的过程中，项目组合过程中完成的项目又可以给与项目管理办公室于反馈的信息从而使得项目管理办公室能在管理的过程中不断重塑战略。详细如下图： - 4 -
外部环境 影响 总经理 制定 战略 项目管理办公室 战略重塑 战 项目组合管理 略 战项目组合生命周期 略 导 调联盟被提议的项目 提议项目 进行优 整 先级排反向 序 馈作用 推迟需作调整的激活 进入项目，将其重新所选 选择 放入排序库中 项目 阶段 项目调整 取消 完成 项目后总结评估图3 战略与项目组合管理的关系模型 通过上图，可以清晰地看出：PMO负责和总经理一起制定战略，而整个企业的项目组合管理都是以战略为导向的，任何偏离战略的项目都应被摒弃。 当外界环境变化时，将会影响组织的战略，此时PMO将进行战略的调整（这里也可以将其理解为业务层面的战略），但是核心战略不会变化，由于战略的导向作用，战略的调整直接引发项目的调整，此时项目的调整作用在项目组合生命周期模型中，就体现在项目激活后被推迟与否的进程中，如果被激活的项目不满足调整后的项目需求，那么就被推迟至优先级排序的进程中，组织执行被重新排序后的多个项目就是和战略适合的项目，这时，我们说，它动态的执行了企业的战略。 当项目经过项目组合生命周期被完成后，PMO要进行一次完成后项目的总结评估，经过评估后的结果直接反馈到PMO，经过思考后，总结经验，进行一次战略的重塑。这时，我们说，战略在通过项目的执行过程中，是反过来影响战略的，执行得当，能够使战略更好执行以完成组织使命，执行不当，则会和战略相抵，反过来制约战略的实施，因此，战略的重塑的作用也不可忽略。 4. 结论 当今社会环境变化多样，而企业扩大的同时，多项目并存的现象使得企业必须寻求一种 - 5 -
新的项目管理工具对其进行有效的管理，项目组合管理有效的规避了这一问题，但是却不能对多变的环境进行实时的反应，本文建立的新模型就基于这一点的考虑，将项目组合管理在实施企业战略的过程中，考虑到项目组合管理生命周期的特点，既能对企业战略实行自上而下的实施，又能自下而上的贯彻战略目标，提高企业多项目管理效率。 参考文献 [1] 范存彦，黄凯.论战略管理与项目管理的关联[J].美中经济评论，2004 [2] 王井祥.谈项目组合管理——项目导向型企业的管理方式[J].项目管理技术，2003(3) [3] 李文，李丹.企业多项目分级及信息项目[T].项目管理技术，2004 [4] 蔚林巍.项目化的管理与项目组合管理[J].项目管理技术，2004（1） [5] 戴敏. 项目管理办公室的应用绩效及战略规划研究[M].北京:国防工业出版社， The Research about the Relationship between the Strategy and the Portfolio Management Based on the Project Portfolio Lifecycle 12Li Juan，Lu Guosheng 1 Hohai University, Nanjing（210098） 2 Cang Tai Constructive Engineering Limited Company of Jiangsu, Taixing (225400） Abstract Because there are many projects existed in enterprise at the same time, with the source limited, this essay is aimed at resolving this problem by using PPM (Project Portfolio Management), through which we can easily realize the company strategy; PPM is an innovative way of management. However, the strategy changed so fast under the changing environment, we have to build a new mechanism to response. So, this essay is aimed at building a new model which gives the relationship between strategy and the Portfolio Management based on the Project Portfolio lifecycle to realize the strategy target of the enterprise under the changing environment together with the project conclusion, do some response to it and expect to get a new idea about the Multi-project management. Keywords: Strategy, PPM, PMO, Project Portfolio lifecycle - 6 -
