第6章 电子表格软件Excel 2003
本章纲要
Excel 2003入门
管理工作簿和工作表
输入数据和公式
编辑工作表
格式化工作表
数据管理和分析
数据的图表化
打印工作表
Excel 2003入门
Excel 2003的工作窗口与Word 2003相似。要重点注意到是其编辑栏和工作表编辑区。
编辑栏：用于显示活动单元格中的数据或使用的公式，并且可以在其中对单元格中的数据进行编辑。
工作表编辑区：工作表编辑区由若干个工作表构成。启动Excel 2003时，系统将自动创建一个名为Book1的工作簿，并同时使Sheet 1工作表处于活动状态。
Excel 2003工作窗口
编辑栏
工作表编辑区
工作簿、工作表和单元格
在Excel中所进行的工作都是在工作簿、工作表和单元格中完成。工作簿就好比一本书，书中的每一页就是工作表。
填充柄
活动单元格
该工作簿由3个工作表组成
行号
列号
一、工作簿
工作簿在Excel中用来保存表格内容的文件，其扩展名为.xls。每一个工作簿可包含若干个工作表，最多可以有255个，当前工作的只有一个，称为活动工作表。
二、工作表
工作表是由行和列组成的一张表格，可以很大，最多可包含65535行和256列。行用数字来表示，列用英文字母表示，开始用一个字母（如A、B、C）表示，超过26列时用两个字母（如AA、AB、…、AZ、BA、BB、…、IV）表示。
三、单元格
是用来存储数据和公式及进行运算的基本单位。Excel用列标和行号表示某个单元格，例如，B3代表第B列第3行单元格；在工作表中，其中有一个黑色的方框包围的单元格，该单元格称为当前单元格或活动单元格。在当前单元格的右下角有一个小黑方块，称为填充柄，通过拖动此填充柄可以自动填充单元格的数据。
管理工作簿和工作表
方法1：单击“常用”工具栏上的新建按钮。
方法2：选择“文件”>“新建”菜单，然后单击“新建工作簿”任务窗格中的“空白工作簿”选项。
方法3：按【Ctrl+N】组合键。
新建工作簿
保存工作簿
方法1：选择“文件”>“保存”菜单，打开“另存为”对话框，选择保存路径和输入文件名，单击“保存”按钮即可，如下图所示。
方法2：按【Ctrl+S】组合键。
方法3：单击“常用”工具栏上的“保存”按钮。
方法4：如果希望将文件按新名字、新格式或新的位置保存，则应选择“文件”>“另存为”菜单。
打开工作簿
选择“文件”>“打开”菜单，打开“打开”对话框，找到要打开的工作簿，单击“打开”按钮即可，如下图所示。
单击“常用”工具栏上的“打开”按钮。
按【Ctrl+O】组合键。
在文件夹窗口中双击要打开的工作簿文件（扩展名为.xls），系统会自动启动Excel 2003并打开工作簿。
在“文件”菜单底部选择最近打开过的工作簿名称。
新建工作表
单击要在其前面插入工作表的工作表标签，然后选择“插入”>“工作表”菜单 ，新插入的工作表成为当前工作表，如下图所示。
重命名和删除工作表
一、重命名工作表
双击要重命名的工作表标签，输入新工作表名，按【Enter】键，即可完成工作表的重命名，如下图所示。
二、删除工作表
选择要删除的工作表标签，选择“编辑”>“删除工作表”菜单，打开提示对话框，单击“删除”按钮，即可将所选工作表删除。
输入数据和公式
（1）单击或双击以选择单元格，然后输入数据。 也可以在选择单元格后，从编辑栏中输入数据。
（2）输入完成后，按【Enter】键、【Tab】键或用鼠标单击编辑栏上的“√”按钮确认输入。
（3）要放弃输入的内容，可单击编辑栏上的“×”按钮或按键盘上的【Esc】键。
输入单个单元格数据
输入序列数据
一、输入可扩展序列
什么是可扩展序列：Excel提供了一些可扩展序列数据，如数字、日期和时间等，使相邻单元格的数据可以按序列递增或递减的方式自动填充。
如何输入：首先输入起始值，再将鼠标指向该单元格右下角的填充柄，当鼠标指针变为“+”号时，按下左键沿水平或垂直方向拖曳到最后一个单元格。释放鼠标后，会出现一个智能标记，单击该标记，会出现一个快捷菜单，根据需要选择相关选项即可。
二、自定义可扩展序列
目的：如果经常用到一个序列，但其却不是程序自带的可扩展序列，可将该序列定义为自动填充序列，从而方便输入。
实现方法：选择“工具”>“选项”菜单，打开“选项”对话框，切换到“自定义序列”选项卡。 在“输入序列”列表中输入要自定义的序列，单击“添加”按钮，将其添加到自定义序列列表中即可。
三、输入等差序列
先在前两个单元格中输入序列前两个数据，然后使用填充柄填充即可，如下图所示。
四、输入等比序列
先输入等比序列的初始值，然后选择“编辑”>“填充”>“序列”菜单，打开“序列”对话框，设置好相关参数后，单击“确定”按钮即可，如下图所示。
使用公式
一、认识公式
公式定义：公式是电子表格中进行数值运算的核心，通过公式可以对工作表数值进行加、减、乘、除等运算。如果在公式中使用函数，更可以对数值进行各种复杂的比较、逻辑、会计、金融、统计等运算。
如何使用公式：与普通数据不同，公式都以一个等号“=”作为开头，并且在一个公式中可以包含各种运算符、常量、变量、函数以及单元格引用等。
二、公式中的运算符
文本运算符 ：文本运算符只有一个“&”，利用“&”可以将文本连接起来。
算术运算符：可以完成基本的数学运算，如加、减、乘、除等。
比较运算符：可以比较两个数值并产生逻辑值，即其值只能是TRUE（真）和FALSE（假）二者之一。
引用运算符 ：可以将单元格区域合并计算，它包括冒号与逗号。
三、公式中的运算顺序
算术运算符：其优先级是先乘幂运算，再乘、除运算，最后为加、减运算。相同优先级的运算符按从左到右的次序进行运算。
运算符混用：运算次序是：引用运算→算术运算→文本运算→比较运算。如果要改变计算次序，可把公式中要先计算的部分括上圆括号，例如，（8-3）*8/2^3 = 5*8/2^3= 5*8/8= 40/8= 5。
四、输入公式
输入公式：用户既可以在编辑栏中输入公式，也可以在单元格里直接输入公式。首先输入“=”号，再输入公式内容，如下图所示。
编辑公式：单击公式所在的单元格，公式就显示在编辑栏里，即可在编辑栏里进行编辑。此外，双击公式所在的单元格，也可在当前单元格中编辑公式。
五、复制公式
与输入普通数据一样，可以用拖动的方式将某单元格中的公式复制到其他单元格，从而提高效率，如下图所示。
使用函数
一、认识函数
每个函数由一个函数名和相应的参数组成，参数位于函数名的右侧并用括号括起来，格式为：函数名(参数1,参数2,参数3…)。参数是一个函数用以生成新值或完成运算的信息。大多数参数的数据类型都是确定的，可以是数字、文本、逻辑值、数组、单元格引用或表达式等。例如：
=AVERAGE(F2:F7)
表示求F2:F7单元格区域中数字的平均值。
二、函数的分类
财务函数：对数值进行各种财务运算。
日期与时间函数：在公式中分析和处理日期值和时间值。
数学与三角函数：处理各种数学计算。
统计函数：对数据区域进行统计分析。
查找与引用函数：对指定的单元格、单元格区域返回各项信息或运算。
数据库函数：分析和处理数据清单中的数据。
文本函数：用于在公式中处理文字串。
逻辑函数：用于进行真假值判断或者进行复合检验。
信息函数：用于确定保存在单元格中的数据类型。
三、输入函数的方法
直接输入法：直接在单元格或编辑栏输入函数。例如：在某单元格输入=sun(F2:F7) ，表示求F2:F7单元格区域中数字的和。
利用“粘贴函数”命令： 选定要输入函数的单元格，选择“插入”>“函数”菜单，打开“插入函数”对话框，选择所需的函数后，单击“确定”按钮，打开“函数参数”对话框， 输入函数作用于的单元格区域，单击“确定”按钮，即可完成函数的输入，如下图所示。
编辑工作表
一、选择单元格
直接用鼠标单击单元格。如果要选定的单元格没有显示在窗口中，可以首先通过移动滚动条使其显示在窗口中，然后再选取。
选择工作表区域
三、选择单元格区域
鼠标拖动选取：用鼠标单击要选取区域左上角的单元格，然后按住鼠标左键不放，拖动光标到需要选取区域的右下角，释放鼠标按钮，如下面左图所示，被选取的区域呈淡蓝色。
鼠标和键盘相结合选取：用鼠标单击区域的左上角单元格，然后按住【Shift】键再单击区域的右下角单元格即可。
选择不相邻的单元格区域：首先利用上面介绍的方法选定第一个单元格区域，然后按住【Ctrl】键选定其他单元格区域，如下面右图所示。
三、按类型快速选择单元格
选择“编辑”>“定位”菜单，打开“定位”对话框。单击“定位条件”按钮，打开“定位条件”对话框，设置定位条件，例如选择“常量”单选钮与“数字”复选框，单击“确定”按钮，如下图所示。
四、快速选择行与列
用户还可在编辑工作表时快速选择一行、一列、多行、多列或整个工作表，方法参考正文表6-4。
删除工作表数据
一、清除单元格
清除单元格格式：选择要清除格式的单元格区域，选择“编辑”>“清除”>“格式”菜单，如下面左两图所示。
清除单元格中的数据：选择要清除内容的单元格区域，选择“编辑”>“清除”>“内容”菜单，如下面右两图所示。
二、删除单元格、行或列
删除行和列：选择整行或整列后，选择“编辑”>“删除”菜单。
删除单元格：选定希望删除的单元格或单元格区域，选择“编辑”>“删除”菜单，打开“删除”对话框，选择删除方式后，单击“确定”按钮，如下图所示。
插入单元格、行或列
插入行或列：首先用鼠标选择要插入行或列的单元格，然后选择“插入”>“行”或“列”菜单。
插入单元格，首先选择希望在该位置插入单元格的单元格，然后选择“插入”>“单元格”菜单，打开“插入”对话框，设置好相关选项后，单击“插入”按钮，如下图所示。
移动和复制单元格
一、移动单元格区域
利用鼠标拖动：选定要移动的区域，将鼠标指针移动到选定区域的边框上，当指针变为一个带移动标志的小箭头时，按下鼠标左键并拖动，到指定位置后松开鼠标左键，如下图所示。
利用“剪切”命令：选定要移动的单元格区域，单击常用工具栏上的“剪切”按钮，在目标位置单击，单击常用工具栏上的“粘贴”按钮。
二、复制单元格区域
利用鼠标拖动：选择要复制的单元格区域，将鼠标指针移动到选定区域的边框上，这时指针变为一个带移动标志的小箭头，按下鼠标右键并拖动，到指定位置后松开，此时弹出一个菜单，选择“复制到此位置”项，如下图所示。
利用复制命令：选择要复制的单元格区域，单击鼠标右键，从弹出快捷菜单中选择“复制”项，指定目标位置区域，单击鼠标右键，从弹出快的捷菜单选择“粘贴”项。
三、使用选择性粘贴
作用：对于复杂的数据，可以使用该功能来有选择地复制数据。
方法：选择单元格区域，选择“编辑”>“复制”菜单，选择目标区域中的第一个单元格 ，选择“编辑”>“选择性粘贴”菜单，打开“选择性粘贴”对话框，在该对话框中设置好相关选项，单击“确定”按钮，如下图所示 。
格式化工作表
一、使用鼠标拖动调整
调整单行行高和单列列宽：将鼠标光标放在要调整的行下方，当其变为双线形状时，向下或向上拖动即可，如下图所示。调整列宽的方式与此相同。
调整多行行高和多列列宽：选定要调整的多行或多列，然后将鼠标指向任一选定行的行号下边界上或任一选定列的列标右边界上，此时鼠标指针也变为一个双向箭头形状，按下鼠标左键拖曳即可。
调整行高和列宽
二、使用命令调整
精确调整：选择要调整高度的行，选择“格式”>“行”>“行高”菜单，在打开的“行高”对话框中输入行高值，单击“确定”按钮即可。调整列宽方式与此相似，如下面左两图所示。
其他调整：在“行”、“高”子菜单中，还有“最适合的行高”或“最适合的列宽”、“隐藏”等命令 ，如下面右图所示。可根据需要选择不同的选项。
设置单元格格式
一、设置数字格式
利用工具按钮设置：选择希望设置格式的单元格区域，单击“格式工具栏”中的相应按钮即可，如下图所示。
利用对话框设置：选择需要设置格式的单元格区域，选择“格式”>“单元格”菜单，打开“单元格格式”对话框，切换到“数字”选项卡。先在“分类”列表中选中希望使用的数字格式，然后在右侧出现的选项中对所选格式进行更详细的设置，如下图所示。
二、设置文本格式
利用“格式”工具栏：选择要设置的单元格区域，然后利用“格式”工具栏的选项即可设置所选区域的文本，如下面左图所示。
利用“单元格格式”对话框：打开“单元格格式”对话框，切换到“字体”选项卡，即可设置文本格式，如下面右图所示。
三、设置对齐方式
使用“单元格格式”对话框：打开“单元格格式”对话框，切换到“对齐”选项卡即可进行设置，如下图所示。
利用“格式”工具栏：单击“格式”工具栏中的“左对齐”、“居中对齐”、“右对齐”按钮来设置文本的对齐方式，如下图所示。
四、合并单元格
选择要合并的单元格区域，单击格式工具栏上的“合并及居中”按钮即可合并单元格，并将单元格中的数据居中显示，如下所示。
五、添加边框
利用“格式”工具栏：选择单元格区域后，单击“格式”工具栏的“边框”按钮即可。单击其旁边的下拉按钮，可以从弹出的列表中选择不同的边框类型，如图下面左图所示。
利用“单元格格式”对话框：打开“单元格格式”对话框，切换到“边框”选项卡。在“样式”列表中选择边框线条样式，在“颜色”下拉列表中选择边框线条颜色，然后单击“外边框”按钮，为表格添加外边框，单击“内部”按钮，为表格添加内边框，如下面右图所示。
六、添加底纹
利用“格式”工具栏：选定要添加底纹的单元格区域，单击“格式”工具栏“填充颜色”按钮后的下拉按钮，从打开的列表中可以选择一种颜色作为所选单元格区域的颜色，如下面左图所示。
利用“单元格格式”对话框：打开“单元格格式”对话框，切换到“图案”选项卡，在“颜色”列表中选择需要填充的颜色，在“图案”下拉列表中选择需要的图案，单击“确定”按钮即可，如下面右图所示。
自动套用格式
选定要套用格式的单元格区域，选择“格式”>“自动套用格式”菜单，打开“自动套用格式”对话框，在对话框的示例框中选择需要的格式，单击“确定”按钮即可，如下图所示。
数据管理和分析
一、认识数据清单
定义：数据清单是包含相关数据的一系列工作表数据行，它与数据库之间的差异不大，只是范围更广。当对工作表中的数据进行排序、分类汇总等操作时，Excel会将数据清单看成是数据库来处理。
组成：数据清单中包含两个重要元素：字段和记录。字段，即工作表中的列，每一列中包含一种信息类型。记录，即工作表中的行，每一行都包含着相关的信息，如下图所示。
建立和编辑数据清单
二、建立数据清单
输入字段：首先在工作表的首行依次输入数据清单的各个主要字段，如下面左图所示。
输入记录：有两种方法，一种是直接在单元格内输入数据；另一种是 选择“数据”>“记录单”菜单，利用“记录单”对话框输入，如下面中图和右图所示。
三、编辑数据清单
利用单元格编辑：直接在单元格中对其进行编辑。
在记录单中进行编辑：在要修改的数据清单中单击任一单元格，选择“数据”>“记录单”菜单项，在打开的记录单中查看和修改数据清单，例如查找记录、添加记录、删除记录等，如下图所示。
数据的排序
一、单列排序
升序：先在需要排序的数据列中，单击任一单元格，然后单击“常用”工具栏上的“升序排序”按钮，会按字母表顺序、数据由小到大、日期由前到后排序，如下图所示。
降序：单击“降序排序”按钮，会按反向字母表顺序、数据由大到小、日期由后到前排序。
二、多列排序
单击任一单元格，选择“数据”>“排序”菜单，打开“排序”对话框，分别在“主要关键字”、“次要关键字”和“第三关键字”框中选择需要的字段名和排序次序，单击“确定”按钮，如下图所示。
数据的筛选
一、自动筛选
单击工作表中任一单元格，选择“数据”>“筛选”>“自动筛选”菜单，此时在标题列右侧出现自动筛选箭头，单击某个标题右侧的箭头按钮，从列表中选择要显示的选项，便会自动筛选出结果，如下图所示。
二、高级筛选
准备工作：先建立一个条件区域，并在此区域中输入筛选数据要满足的条件，如下面左图所示。
选择条件区域：单击数据清单中的任一单元格，选择“数据”>“筛选”>“高级筛选”菜单，打开“高级筛选”对话框，选择前面设置的条件区域，如下面中图所示。
筛选结果：最后在“高级筛选”对话框单击“确定”按钮，即可筛选出满足要求的数据，如下面右图所示。
三、取消筛选
如果要在数据清单中取消对某一列进行的筛选，可以单击该列首单元格右端的下拉箭头，再选择“全部”选项。
如果要在数据清单中取消对所有列进行的筛选，可以选择“数据”>“筛选”>“全部显示”菜单 。
如果要删除数据清单中的筛选箭头，可以选择“数据”>“筛选”>“自动筛选”菜单 。
数据的分类汇总
一、分类汇总
作用：是对数据清单中的某个关键字段分类，相同值的为一类，然后对各类进行汇总。
准备：第一需要注意数据清单的第一行必须有列标记；第二是要进行分类汇总的数据列是否已经排好序。
汇总方法：选择排序列的任意一个单元格，选择“数据”>“分类汇总”菜单，打开“分类汇总”对话框，设置好相关选项后，单击“确定”按钮即可，如右图所示。
二、分级显示工作表
对工作表中的数据进行分类汇总后，将会使原来的工作表显得有些庞大，此时用户如果要单独查看汇总数据或查看数据清单中的明细数据，最简单的方法就是利用Excel 2003提供的分级显示功能。，如下图所示。
级别符号
显示明细
级别条
显示明细
三、删除分类汇总
打开“分类汇总”对话框，单击“全部删除”按钮，即可删除分类汇总，如下图所示。
数据的图表化
使用“图表”工具栏 ：选择要插入图表的数据区域 ，打开“图标”工具栏，单击“图标类型”按钮，从中选择一种图标即可。
创建图表
使用“图表向导” ：选择要插入图表的数据区域，然后选择“插入”>“图表”菜单，打开图表向导对话框 ，然后根据提示操作即可，如下图所示。
编辑图表
一、选择图表对象
使用鼠标：一种选择方法是使用鼠标指针直接单击要选取的图表对象即可。若单击图表中的空白处，则整个图表将被选中。
使用图表工具栏：单击“图表对象”按钮，然后选择需要选取的图表项，如下图所示。
二、更改图表类型
选择图表后，单击“图表”工具栏中的“图表类型”按钮旁的小三角按钮，然后从弹出的列表中选择要更改为的类型即可。
三、更改数据系列产生方式
图表中的数据系列既可以按行产生，也可以按列产生，用户可以根据需要对图表系列的产生方式进行更改。选择要更改数据系列的图表，单击“图表”工具栏中的“按行”或“按列”按钮即可。
四、添加数据系列
选中整个图表，将鼠标指针移到数据选定框右下角的选定柄上，当鼠标变为双向箭头时拖动选定柄，使其包含要添加的数据，这样数据便被添加到图表中了，如下图所示。
五、更改图表内容
图表内容的编辑就是对图表中的标题、分类轴及分类轴名称、数值轴及数值轴名称、图例等内容的设置。其操作方法为：首先选中图表，然后选择“图表”>“图表选项”菜单，打开“图表选项”对话框，在此对话框中根据需要选择设置，最后单击“完成”按钮。
打印工作表
打印区域的作用：如果在打印工作表时只想打印某一区域内的数据，只要将这一区域设置为打印区域即可。
设置方法：首先选定要打印的单元格区域，然后选择“文件”>“打印区域”>“设置打印区域”菜单，此时所选区域周围出现的虚线即为打印区域，如下图所示。
取消打印区域：选择“文件”>“打印区域”>“取消打印区域”菜单。
设置打印区域
页面设置
在打印工作表之前，可根据需要对想打印的工作表进行一些必要的设置。例如：设置打印方向、纸张大小、页眉或页脚、页边距，以及控制是否打印网格线、行号列标或批注等，这些操作都可通过选择“文件”>“页面设置”菜单打开的“页面设置”对话框来完成，如下图所示。
使用分页符
作用：如果需要打印的工作表中的内容不止一页，Excel会自动在工作表中插入分页符将工作表分成多页，从而将工作表内容打印纸多张打印纸上。用户也可以自己插入分页符。
插入水平分页符：单击新起页第一行所对应的行号（或该行最左边的单元格），然后选择“插入”>“分页符”菜单。
插入垂直分页符：单击新起页第一列所对应的列标（或该列最顶端的单元格），然后选择“插入”>“分页符”菜单。
同时插入水平分页符和垂直分页符：首先应选定新起页的左上角单元格，然后选择“插入”>“分页符”菜单。
删除分页符：选择分页符的下侧或右侧的任一个单元格，然后选择“插入”>“删除分页符”菜单。
打印预览
选择“文件”>“打印预览”菜单，或单击“常用”工具栏中的“打印预览”按钮，即可打开打印预览窗口，如下图所示。
打印
选择“文件”>“打印”菜单。无论哪种方法，系统都将打开“打印”对话框，供用户选择打印机，设置打印范围及打印份数，如下图所示。设置结束后，单击“确定”按钮，即可开始正式打印。
