日常办公必备的
WPS表格技巧
wps表格操作
1 数据呈现
2 公式的应用
3 数据处理
wps表格数据输入
alt+回车
右键，设置单元格格式，选择日期
右键，设置单元格格式，选择时间
数字前加 “ ' ”
输入分数前加 “0”和空格
数据呈现
条件格式
数据呈现
条件格式
根据不同的实际情况，选择新
建规则或编辑已有规则
设置数值
设置格式
数据呈现
图表
选中所有的数据区域
（含标题）
插入对应的图表
数据呈现
图表
调整数据区域、布局
数据呈现
图表 调整坐标轴数值
数据呈现
图表
选中图表，切换到图表工具菜单，可调整各种元素布局
特殊图表：双轴线柱形图
•• 插入柱形图，通过图表的插入柱形图，通过图表的““选择数据选择数据””功能选择正确的系列和标签功能选择正确的系列和标签
•• 将柱形图变更为将柱形图变更为““组合组合””类型类型
•• 将其中一个系列放到次坐标轴将其中一个系列放到次坐标轴
•• 美化：添加数据标签、调整颜色美化：添加数据标签、调整颜色
公式
公式范例
= ( b 4 + 2 5 ) / s u m ( D 5 : f 5 )
公式
符号
单元格
地址
常数数
值 函数
括号内为函数参数
冒号表示一个引用区域
公式
公式基本原理
• 公式的作用是取值，归属于某一个单元格，并以等号开头
• 公式里面使用的符号必须是英文格式
• 涉及到具体文本的公式，必须用双引号引起
公式
运算符及优先级
运算符 说明 优先级
（） 括号 1
- 负号 2
% 百分号 3
^ 乘幂 4
*/ 乘法和除法 5
+- 加法和减法 6
& 文本运算符 7
= > < >= <= <> 比较运算符 8
公式
常用函数
• sum：求和
• average：求平均值
• max：求最大值
• min：求最小值
• count：计数
这五个函数是日常使用
频率比较高的简单函数，
均可包含任意个参数
公式
逻辑类函数：IF
• 参数1：判断条件
• 参数2：条件正确时返回的值
• 参数3：条件不正确时返回的值
IF函数可多层嵌套，即在参数2或3中再次插入一个IF函数
IFS函数：便捷版的多层嵌套IF函数
公式
逻辑类函数：and
• 参数1：判断条件
• 参数2：判断条件
当条件1、2均为正确时，返回True，否则返回False
逻辑类函数：or
• 参数1：判断条件
• 参数2：判断条件
当条件1、2至少其中一项为正确时，返回True，否则返回False
公式
日期类函数
• now函数：返回当下的年月日时分秒，today函数：返回当下的年月日。无参数
• year、month、day函数：分别返回数据（日期格式）的年、月、日。1个参数
• hour、minute、second函数：分别返回数据（时间格式）的时、分、秒。1个参数
• date函数：合并年、月、日为一个日期数据。3个参数
• time函数：合并时、分、秒为一个时间数据。3个参数
公式
统计类函数
• count函数：统计区域中数字单元格的个数，1个参数。
• counta函数：统计区域中非空单元格的个数，1个参数。
• countif函数：统计区域中符合某个条件的单元格个数，第1个参数为区域，第2
个参数为条件。
• countifs函数：统计区域中符合多组条件的记录条数（行），每组条件包含2个
参数，前1个参数为区域（列），后1个参数为条件。
公式
统计类函数
• averageifs函数、sumifs函数：统计区域中符合多组条件的数据平均值/求和。
第1个参数为用于计算的数据区域，从第2个参数开始，每组条件包含2个参数，
前1个参数为区域（列），后1个参数为条件。
公式
数学类函数
• abs函数：求绝对值，1个参数。
• int函数：向下取整，1个参数。
• round函数：四舍五入，参数分别为（数值、小数点位数）
• mod函数：求余数，参数分别为（被除数、除数）
• randbetween函数：随即整数，参数分别为（最小整数，最大整数）
公式
文本类函数
• len函数：求字符长度，1个参数。
• left函数：从左边截取字符，参数分别为（字符，截取字符数）。
• mid函数：从中间截取字符，参数分别为（字符，开始位置，截取字符数）
• right函数：从右边截取字符，参数分别为（字符，截取字符数）。
公式
相对引用和绝对引用
在编辑栏中按下F4键，可以设置单元格的引用模式。
相对引用：单元格地址前没有“$”符号，公式在复制到其他单元格时会自动调整单
元格地址；
绝对引用：单元格地址前含有“$”符号，公式在复制到其他单元格时依然保持原有
的单元格地址。注意，行和列可以分别设置引用模式，也就是说可以单独让某个
单元格的行或者列处于绝对引用模式。
公式
查找与引用类函数
vlookup函数：参数分别为（查找值，查找区域，返回的列序数，匹配条件）
查找值必须位于查找区域的最左列；
返回的列序数是从查找区域最左列开始计算；
匹配条件默认为0。
数据处理 排序
选中需要排序的区域
数据处理 排序
添加条件，并设置排序规则
选项按钮可以有更
多设置
数据处理 筛选
选中需要筛选的区域，点击开始菜单的筛选按钮
点击标题的下箭头
设置筛选规则
数据处理 高级筛选
将需要高级筛选的区域标题复制到其他空白处，并填入筛选条件
选择需要高
级筛选的区
域 ，点击筛
选菜单
将条件区域设置为
新复制的标题及下
方的筛选条件区域，
点击确定即可
数据处理 分类汇总
选择需要分类
汇总的区域
分类的字段
汇总方式
汇总的项目
二次分类汇总需要去掉勾选
数据处理 数据工具：分列
计划拆分的两列之间有统一分隔符的，采用“分隔符合”
计划拆分的列为固定宽度的，采用“固定宽度”
数据处理 数据工具：删除重复项
多列数据删除重复项的，只
会删除多列完全一样的数据
数据处理 数据工具：数据有效性
有多项限制可
以设置，其中“
序列”可生成下
拉菜单
数据处理 数据工具：数据有效性
多级联动的下拉列表：
先定义区域名称，再
使用indirect函数
数据处理 数据工具：合并计算
选择合并计算生
成结果的区域
数据处理 数据工具：合并计算
通过引用位置的选择，将各个数据区域添
加到窗口中，点击确定即可
谢��谢 T h a n k Y o u
