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批准：
发布：98-10-18
设备制造有限公司
技术文件和资料控制程序
编号：QC/ZTC0501
版本号/修订码：A/00
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1 目的和适用范围
为了使质量体系有效运行，在起重要作用的各个场所保证使用相应文件的有效版本，
并及时从现场撤回失效或作废文件和资料，以防止使用失效或作废的文件和资料。
适用于公司所有技术文件和资料，包括外来技术文件和资料的控制。
2 职责
技术部负责产品图样、设计文件、工艺文件及外来技术文件和资料等技术性文件和资
料（以下简称“技术文件”）的控制。
3 控制的内容、要求和方法
技术文件的编制和审批
技术文件的编号
由技术部负责编制《技术文件编号规定》，报总工程师批准后执行。
在产品开发和设计中，技术部负责组织技术文件编制（设计）。
技术文件在发放前必须经过评审，并由授权人员会签、审批，确保适用性。
产品技术文件的完整性和审查签署详按 QC/ZTC0405《技术文件审查签署控制程序》
执行。
技术文件的接收登记和归档
技术部资料管理员负责技术文件底图（包括外来图样）的接收和归档。在接收底图时，
应检查底图的清晰程度和签字是否达到要求，否则不予接受;
接收时，由资料管理员填写《图样及技术文件接收清单》（J/wk16），交接双方签字；
底图归档时，按底图类别由资料管理员填写《图样及技术文件归档登记簿》（J/wk09）
予以归档。
技术文件和资料的发放
技术文件的发放统一由技术部资料管理员负责进行。
技术文件发放前，由技术部根据实际情况编制《技术文件和资料发放规定》，确定发
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放部门（人员）和数量，经技术部经理审核、总工程师批准后，由资料管理员严格按发放
规定进行发放。
发放的技术文件为复制的蓝图或复印图，并在技术文件每页上加盖红色的用途章、使
用部门章和发放日期；发给外协单位的技术文件统一加盖“外协用图”章和发放日期。
发放时，领用人应在《图样及技术文件发放登记表》（J/wk10）上签字。
在下列情况下，需使用技术文件的部门(人)应填写《技术文件领用审批单》（J/wk11），
经技术部经理批准后，按 和 条发放：
a.不在《发放规定》中发放范围内的；
b.要求发放数量超出《发放规定》中规定数量的；
c.领取后遗失或破损的；
d.其他应领用的。
领用新技术文件，原破损的技术文件由资料管理员收回、销毁。
当相关人员因工作需要，需借阅技术文件时，应填写《技术文件借阅申请单》
（J/wk18），报部门负责人审核和技术部经理批准后，资料管理员方可予以借阅，到期予以
收回。
技术文件的更改
更改程序
对需更改的技术文件，由设计人员或编制人员填写《更改通知单》（J/wk12）或《临
时更改通知单》（J/wk13），说明更改原因，并按规定履行签字手续，报原审批部门（人员）
审批；若指定其它部门（人员）审批时，应获得审批所需的有关背景资料。
对重大设计更改，应附有充分的证据，并经总工程师批准，并考虑再次进行正式的
设计评审、验证及设计确认，确保设计更改不会导致产品质量下降。
临时更改应在《临时更改通知单》上规定临时更改期限。在更改通知单的编号栏内
加注“临”字予以区分。
更改人员按规定借出底图，按《更改通知单》内容和要求更改技术文件。若为临
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时更改，技术文件则不作改动。
资料管理员将经更改后重新晒印的技术文件附上更改通知单，分发到更改通知单上
规定的部门，并收回更改前发放的技术文件。
若为临时更改，可由资料管理员直接将《临时更改通告单》发到更改通知单上规定
的部门，将其附在原已发技术文件后使用，过期自行作废。
更改方法
技术文件的更改一般采用划改，更改人员将需要更改的尺寸、文字等用实细线划掉，
被划掉部分应仍能清楚地看出更改前的情况，然后在其上方填注新的尺寸、文字等。划改
时，在靠近技术文件的更改部位，写上更改标记。更改标记用加圆圈的小写英文字母表示。
例如：＠……
当划改不能表示清楚时，在保证更改有据可查的条件下，允许进行刮改、洗改。刮
改和洗改时，应将技术文件的复印图存档备查，然后按照《更改通知单》进行刮改和洗改，
并在更改部位附写上更改标记。
更改时在更改栏内填写更改标记、更改处数、更改通知单编号、更改日期、和更改
人员签名等。
更改标记一般按每张技术文件编排，但对多张表示同一代号的技术文件更改标记应
按全份技术文件编排，并填写在需要更改的各张上，也可只填在第一张上。
若底图污损不能使用时，需重描新底图，但不得改变其代号。
a.根据最后更改的尺寸、文字、图形等重描新底图。
b.在新底图的更改栏按下列规定填写：
——标记栏填上最后一次的更改标记；
——处数栏写上“重描”字样；
——签字及日期栏由重描后负责复核的人员签上姓名、日期；
c.在旧底图的空白处，注明“已由新图代替”或“作废”字样，并由经办人签写姓名、日期。
旧底图或其复印图存档备查。
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d.在新底图上仍应由规定人员签字，如新底图上不能取得旧底图上原有人员签字时，则
用长仿宋填写原有人员姓名、日期。
紧急更改办法
由于图样或技术文件错误，造成在生产过程中发生不合格，此时又来不及按正常更
改程序进行更改时，必须采取紧急更改办法，以防止再发生不合格。
紧急更改应由技术文件的原设计或编制人员或授权的技术人员在发现不合格项或不
合格品的现场，对所在部门的技术文件采取划改的方法紧急更改，在更改栏中注明时间，
并签名，同时对产品做出标识，以便必要时实现追溯。事后有关人员将更改情况按正常更
改程序及方法补办更改手续。
资料管理员应在每次更改后，将更改通知单归档，并以产品（每系列）为单位及时填
写《技术文件更改一览表》（J/wk14），便于经常查对，以防止使用失效或作废的技术文件。
更改通知单应有编号，其编号按公司统一规定执行。
借（通）用图样更改，不得破坏借（通）用的性质，否则应绘制新图，重编代号，代
号改变时，应更改与其相应的一切技术文件。
技术文件的收回
在下列情况之一时，原发放的技术文件应由技术部资料管理员负责收回：
a.原技术文件现已修订或更改；
b.技术文件再次发行；
c.一次性使用的技术文件。
回收的技术文件由资料员验收，并在《发放登记表》上签字，写明回收日期。
因工作需要，需留用有关技术文件作为参考时，应由使用人（部门）填写《技术文件
留用申请单》（J/wk15），报本部门负责人审核和技术部经理批准后，由资料管理员在留用文
件上加盖“参考”印章，方可留用。
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资料管理员对收回的技术文件应盖“作废”印章，将无使用价值的技术文件按 条规定
及时销毁。
技术文件的销毁
文件和资料销毁的对象和条件
a.凡符合 条规定的技术文件；
b.经清理和鉴定，确无保管价值的技术文件。
符合销毁条件的技术文件由资料管理员填写《图样及技术文件销毁清单》（J/wk17），
经技术部经理审核、总工程师批准后，由资料员负责执行销毁，部门负责人或由其指定一
人监销。销毁后，资料员和监销人应在销毁清单上签字确认，并注明销毁日期。
销毁的技术文件应及时在归档登记簿上注销。
外来技术文件的控制
顾客提供的图样和技术文件由技术部资料管理员负责加盖“外供图”章，纳入技术文件
和资料的控制。
引进图样由技术部资料管理员办理归档手续后，纳入技术文件和资料的控制。
技术文件控制的有关记录由技术部负责妥善保管，详按 QC/ZTC1601《质量记录控制程
序》执行。
4 相关文件
QC/ZTC0405《技术文件审查签署控制程序》
QC/ZTC1601《质量记录控制程序》
5 质量记录
《技术文件接受清单》
《图样及技术文件归档登记表》
《图样及技术文件发放登记表》
《技术文件领用审批单》
《更改通知单》
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《临时更改通知单》
《技术文件更改一览表》
《技术文件留用申请单》
《图样及技术文件销毁清单》
《技术文件借阅申请单》
更
改
情
况
序号 更改标记 更改记录 更改人 日期
