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设备制造有限公司管理标准 QG/ZTC0105-1998
管理性文件
编写规定
1998-5-1 发布 1998-5-1 实施
设备制造有限公司 发布
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管理性文件编写规定 QG/ZTC0105-1998
1 目的和适用范围
为了指导各部门正确、规范地编写各类管理性文件，特制定本规定。
本规定适用于本公司管理性文件（管理标准、工作标准、考核标准、质量手册和程
序文件）的编写格式和规则。
2 相关文件
本规定引用了以下相关文件：
QG/ZT0101-1998《标准化管理标准》
QG/ZTC0101-1998《管理性文件编号办法》
GB/-1995《标准化工作导则—第一单元：标准化的起草与表述规则
第一部分：标准编写的基本规定》
3 职责和职权
企管办职责
企管办负责收集、汇总、编号和综合平衡各类管理性文件；
负责管理性文件的规范化审核，提出修改意见；
组织有关人员对管理性文件进行讨论或会签；
负责检查考核管理性文件的执行情况。
其他部门负责本单位管理性文件的编写。
4 管理性文件的确定及基本要求
凡在日常工作中重复出现及可能对公司产生重大影响的管理活动，均应编制相应的管
理性文件，将其工作流程、基本要求、相应措施等以文字实施确定下来。
文体
为使所有读者易于理解，管理性文件的编写应尽可能简单、明了。
统一
不仅每一项标准内，而且在一系列配套标准内，结构、文体和术语均应保持一致。
相关标准的结构及其条文的编号应尽可能完全相同。在每一项标准或一系列标准中应始
终使用同一术语表达某一特定概念。
管理性文件的用纸，原则上使用标准 16K 规格纸，纵向横书。
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设备制造有限公司 1998-5-1 批准 1998-5-1 实施
QG/ZTC0105-1998
实施
管理性文件的制定，应有利于实施和引用。
5 管理性文件的编写
各分公司、各部门在编写管理性文件时，应力求文件的可操作性，切忌做成空洞的理
论汇编。
管理性文件可根据需要采用条文或表格形式。
应将标准要求同仅用于参考指导的叙述明确区分开来（动词形式见附一）。
管理标准的编写内容与格式（见附二）
目的与适用范围
这部分应明确该标准编写的目的，标准的主题及其所包括的各方面，目的的一般格
式为：“为了……，特制定本标准。”；适用范围的一般格式为：“本标准适用于……。”
相关文件（引用标准）
这部分应明确该标准引用或配合使用的管理性文件的名称及其编号，而引用这些文
件对使用该标准是必不可少的。如果没有引用，这部分可省略。
职责和职权
这部分应明确该标准所涉及的管理职能，确定该标准的归口管理部门及相关部门的
职责和职权，以便分工配合，提高工作效率。
管理内容
该部分是标准的核心，应明确规定该项管理工作的具体内容、工作程序、工作要
求、各部门的相应职责和工作流程，其条文详略可根据文体涉及的范围和管理事项的繁
简程度而定。有附件（附录）时，应在相关文字后注明附件序号，一般格式为：“（见附
）”。
标准的书眉线
除附件外的标准正文每页均应加书眉线，书眉线上方应居中书写标准编号。
标准的终结线
标准条文结束后，应在附加说明与管理内容之间画一条粗实线做为终结线，其长度
约为版面宽度的四分之一。
附加说明
在标准终结线下，以“附加说明”四字为标题，分行列出以下内容：
“本标准由部门提出。
本标准由部门归口管理。
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本标准主要起草人。”
QG/ZTC0105-1998
附件
第一个附件应另起一页书写。“附”应写在左起顶格位置。通常，每一附录另起一页
书写，当有多个附录且较短时，可接排。”
工作标准的编写内容与格式（见附三）
工作标准分为部门工作标准（简称为工作标准）和个人工作标准（一般称为岗位责
任制），具体编写格式可参照管理标准的格式要求进行。
主要内容包括：
a. 目的与适用范围；
b. 部门职责；
c. 岗位职责（附岗位机构图）；
d. 附加说明。
考核标准的编写内容与格式
考 核 标 准 可 单 独 制 定 ， 也 可 与 工 作 标 准 结 合 制 定 。 如 单 独 制 订 则 应 按
QG/ZTC0101-1998《管理性文件编号办法》有关规定编号，如与工作标准结合编制，可
不独立编号。其编写格式宜采用表格形式。
质量体系程序文件的编写内容与格式（见附四）
程序文件采用表格形式。
程序文件的编写要求可参照管理标准进行，主要包括以下内容：
a. 目的与适用范围；
b. 相关文件；
c. 目标和原则；
d. 职责和职权；
e. 管理内容与方法；
f. 质量记录
6 管理性文件的制定和审批
各部门针对本部门的工作性质和实际情况，就日常工作中重复出现的事务及可能对公
司产生重大重大影响的管理活动，拟订管理性文件初稿，送企管办协调平衡，必要时或
涉及重大事项可由企管办召集有关人员进行讨论、修改。
将经讨论达成一致意见后的文件，按照 QG/ZTC0101《管理性文件编号办法》的有关
规定统一编号后，报送主管副总及相关副总审核，无异议后，由总经理签字批准实施并
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签署实施意见。
总经理批准的管理性文件由归口管理部门企管办行文发布。
QG/ZTC0105-1998
质量体系文件（质量手册、程序文件）由管理者代表审核，总经理批准实施；质量体
系文件的更改原则上由原审核单位审核，总经理授权管理者代表批准实施。
管理化文件在实施过程中，各分公司、各部门如对有关条款存有异议或实施中发现不
切合实际之处，可向企管办提出修改意见。
发布实施的管理性文件应报送集团公司企管办备案。
附加说明
本规定由企管办提出并起草。
本规定由企管办归口管理。
本规定主要起草人。
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附一 动词形式
表 1-1 中的动词形式，用于表达那些要严格遵从才能符合标准且不允许与其偏离的要
求。
表 1-1 要求
动词形式 等效的表述
应
应该……；要求……；其要求为……；不得不……；
只有……才允许；必须……
不应 不允许……；要求不……；要求不得……；不应该……
注：
1.除在不得已的情况下，不得使用必须（一定要）；
2.表示禁止时，不得用不可以代替不应；
3.表示一种指导规则，使用祈使语气，如“打开记录仪。”
表 1-2 中的动词形式，用于表达在几种可能性中被推荐作为特别适用的一种，而未
提及但也不排除其他的可能性，或用于表达一定的行动步骤是受到推荐的，但又不是必
须要求的，或（以否定形式）用于表达某种可能性或行动步骤是不赞成但也不禁止。
表 1-2 推荐
动词形式 等效的表述
宜 建议……
不宜 建议不……
表 1-3 中的动词形式，用于表达在标准界限范围内允许的行动步骤。
表 1-3 允许
动词形式 等效的表述
可以 允许；准许；许可
不必 不要求；不需要
注：
1.可以表示由标准表达的允许，而能（表 1-4）则与标准使用者的能力或提供给他
的可能性有关。
2.在这种场合不要使用能代替可以。
3.在这种场合不得使用可能或不可能。
表 1-4 中的动词形式，用于说明材料、物资的或者是因果关系的可能性和潜在能力。
表 1-4 可能
动词形式 等效的表述
能 会……；能够……；可能……；有……可能
不能 不会……；不能……；不可能……；没有……可能
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附二—1
正泰集团成套设备制造有限公司管理标准 QG/ZTC-
管理标准
-- 发布 -- 实施
正泰集团成套设备制造有限公司 发布
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附二—2
正泰集团成套设备制造有限公司
管理标准 QG/ZTC-
1 目的和适用范围
2 相关文件
3 职责和职权
4 管理内容
附加说明
本标准由提出。
本标准由归口管理。
本标准主要起草人。
正泰集团成套设备制造有限公司 --批准 --实施
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附三—1
正泰集团成套设备制造有限公司工作标准 QZ/ZTC-
工作标准
-- 发布 -- 实施
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正泰集团成套设备制造有限公司 发布
附三—2
正泰集团成套设备制造有限公司
工作标准 QZ/ZTC-
1 目的和适用范围
2 部门职责
3 岗位职责
岗位机构图（见附）
附加说明
本标准由提出。
本标准由归口管理。
本标准主要起草人。
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正泰集团成套设备制造有限公司 --批准 --实施
附四—1
正泰集团成套设备制造有限公司程序文件 QC/ZTC-
程序
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-- 发布 -- 实施
正泰集团成套设备制造有限公司 发布
附四—2
正泰集团成套设备制造有限公司
级别：级
编制：
批准：
程序
编号：QC/ZTC-
版本号/修订码：/
第页 共页
13
1 目的与适用范围
2 相关文件
3 目标和原则
4 职责
5 管理方法与内容
6 质量记录
修
改
情
况
序号 修改标记 修改记录 修改人 日 期
