计划、个人成效与 时间管理
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你每天在做什么？
打扰 （电话或没有预约）
重要性次序无所调整
没有目标、次序和计划
叫人同一时间完成多项工作却懂得拒绝
个人缺乏组织能力
缺乏自律
会议
资料不完整或有所延误
文书工作和繁文缛节
分不清责任和权力
紧急
不紧急
重要
不重要
危机
急迫的问题
有期限压力的计划
防患未然
改进产能
建立人际关系
发掘新机会
规划、休闲、健身
不速之客
某些电话
某些信件与报告
某些会议
必要而不重要的事
受欢迎的活动
繁琐的工作
某些信件
某些电话
浪费时间之事
有趣的活动
优先矩阵
不紧急
重要
不重要
紧急
偏重第一类事务，结果
压力
精疲力竭
危机处理
忙于收拾残局
不紧急
重要
不重要
紧急
偏重第二类事务，结果
有远见，有理想
平衡
纪律
自制
少有危机
不紧急
重要
不重要
紧急
偏重第三类事务，结果
短视近利
危机处理
被视为巧言令色
轻视目标与计划
缺乏自制力，怪罪他人
人际关系浮泛，甚至破裂
不紧急
重要
不重要
紧急
偏重第四类事务，结果
全无责任感
工作不保
依赖他人或社会机构维生
面对这样的工作，
应该怎么办？
抓住重点之一：等待
现在是10点45分，11点有个会议，这十五分钟我做点什么？
上班坐公车需要1个小时，这一个小时我除了提高警惕防小偷和揩油的外能做点什么吗？
去银行办事，叫号之后要排半小时队我除了心急火燎地看着那个该死的号码牌外还能做点什么吗？
抓住重点二：电话粥
如果是为了娱乐和消遣，那就煲吧
如果是为了联络感情，那继续
如果是为了讨论晚上吃什么，在哪里吃，哪个小摊上的烤肉便宜一毛钱，说到自己都想不出说什么了，还恋恋不舍的话，请面壁去吧
怎么办？
利用清静时间、过滤电话、安排专门接电话的时间
学习并演练终止谈话的技巧
增加授权，把电话转交给被授权处理
电话打扰
对于电话
你总有这种错觉，不管来电者想要做什么，他的需要都比你当时所做的事来得重要。
良好的电话交谈技巧，有几个简单的方法：
暗示他谈话即将结束，尽量简短扼要。
提到您有时间限制时，就说待会儿得开一个会，开会之前有一分钟的时间，问对方还需要任何帮助吗?
坦率直言：拜托，等一下我得走了，老板要我几分钟之内到达他办公室，明天见
建立系统，包括：计划表、每日目标、优先次序、完成期限
计划一定要写下来，记忆力有时会出错，强迫自己按期限完成工作
没有计划，怎么办？
一开始就作最重要的事情
工作要求
5
4
3
2
1
9:00
10:00
11:00
12:00
1:00
2:00
3:00
4:00
5:00
体力水准
工作要求与体力水准
生产力高的时间
注：阴影部分表示在工作与体力水准配合的情况下，生产力会显著提高
工作与体力配合的情况
工作时间
工作要求
5
4
3
2
1
9:00
10:00
11:00
12:00
1:00
2:00
3:00
4:00
5:00
体力水准
工作要求与体力水准
工作时间
生产力高的时间
被拖延的工作
工作与体力配合的情况
注：阴影部分表示在工作与体力水准配合的情况下，生产力会显著提高
抓住重点之三：满桌的文件
归类，以自己熟悉的方式归类
定位，以自己熟悉的方式定位
配件放在一个盒子里面，在家里也一样
无意义的文件看一遍都嫌多，既然已经看了，扔了吧
定期淘汰
怎么办？
清洁的桌面代表你有序的思维，利用工作计划表来提供控制，
找出比把所有档案堆在桌上更好的控制方法；
先处理棘手、最为优先的工作，过滤干扰，适当授权
决定在拟订计划、作决定、给予成果回馈时，何种资料派得上用场，然后作到资料方便取用、具有可靠性与适宜性
进行必要的沟通后，抓住必须资料，避免超过需要量
预期作好评估，将资料分配的优先次序标准化
当下就处理，每天送来的文件中，有80%可在一开始处理时丢弃，一般主管平均只丢弃20%
别做任何你可以授权给别人做的事
设计简化文件处理的系统 ，减少复本，用标准格式
资料不全
文件繁杂
抓住重点之四：来者不拒
有拒绝的理由，不必每次都要有理由。
拒绝太慢反而会造成抱怨太多。
害怕冒犯某人——想好借口，当然越实话越好
同时设立个人与组织的重要工作目标，为例行工作建立完成标准，设定完成期限
学习专注的技巧，避免分心及自我干扰。克服做事拖延的坏习惯。
认识真正的朋友，不会因为坦率的解释而被触怒
出示双方同意的优先次序清单来拒绝老板
别人会替那些没有优先次序的人，决定优先次序
会议耗时
把会议的目的、议程写下来，使与会者有备而来
只有必须参加的人才通知参加，避免浪费太多的人时间
务必准时开会与散会，制定应付干扰的办法
控制会议议题，要求大家不要离题
一定要有效追踪执行会中完成的所有决议，以备下次会议讨论
抓住重点四：反正时间还早…
这件事令人感到为难, 但是它非做不可, 因此我将立即做完它, 以便尽早忘掉它.
养成速战速决的习惯
将事情切成好几块小块任务, 快速地完成每一块的任务
完成最关键的部份, 让事情看起来像做完 80% 一般
征得上司同意后，准备一份工作责任清单，其中要说明责和职权
坚持获得与责任对等的职权，你有义务获得执行任务的权力
拟出明确的工作项目说明，内容要详细，涵盖个人所有的职责
权责混淆
以后，经常反省自己：
1、我做了什么根本不需要做的事？
2、我做了什么能够由别人，并且应该由别人做的事？
3、我做了什么耗时过长的事？
4、我做了什么会浪费别人时间的事？
面对这样的工作，
如何更好的工作？
使用工具之一：熟练
请注意以下数字：
当你能把运用Excel、Word、PowerPoint和Outlook这些常用的办公软件的熟练程度提高10%，你每天为自己挣得的时间大概是小时，一个月就挣了15个小时，一年挣180个小时，用这些时间你可以看120场电影，可以看240集电视剧，可以去丽江古城泡7天，如果折合成工作时间的话是天，恭喜你，年底双薪到手了！
使用工具之二：辅助
闹钟
Outlook
手机
白纸
从强迫到自然：我知道没有计划不好，但是…
没时间做计划
工作差不多都是那一摊了，计划有什么用？
好吧，就算我做了计划，计划也常常被打断
计划限制了我的自由
所以，还是到时候再说吧
最后我们来一个高难度的：干扰排除
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干扰频率
时间
〔次〕
干扰源在哪儿
干扰的来源：
同事的打岔
电话干扰
办公室环境
小 结
如何管理时间？
▲ 建立目标
▲ 每天做时间计划
▲ 编排优先次序，定下期限
▲ 运用时间管理原则（找出最重要之事并先完成它）
▲ 改善技巧，排除打扰
▲ 凭借组织安排打电话
▲ 利用“Quiet An Hour” (清静一小时），学习说“不”
▲ 一次性时间处理文件
▲ 跟随会议议程，控制会议时间
▲ 请别人帮忙
▲ 克服人性弱点，走出时间陷阱！
我们经常不自觉的陷入时间陷阱中，艾里克斯是全世界非常著名的时间管理专家，他曾总结了人类四十多种影响时间的办法，前十种典型为；
打扰；人总是被各种各样的事情打断工作，尤其在你重要工作时，非常头痛，怎么处理？
重要性次序无所调整；工作没有轻重急，先后顺序，忙得一团糟，结果还是做不好；
没有目标、次序和计划；没有时间拟订计划，没有制订系统，不明白事情的重要性，无法指定工作的优先次序，导致工作盲目，忙得无意义；
叫人同一时间完成多项工作却懂得拒绝：当你请求别人帮忙时，切勿在同一时间叫别人完成多项工作，这样势必造成对方的不满，（因为要尊重别人的时间），如果别人拒绝了你，是否结果你还是所有工作都自己做呢？
个人缺乏组织能力：在工作的步骤中，不知道该怎么样去组织安排？此事与别人合作呢？还是自己作呢？现在作还是过段时间再作？
缺乏自律：没有制定完成期限，做事拖延，习惯不良，没有追踪进度，没有运用随手可得的工具与技巧，如果别人我们不能控制，至少你可以控制你自己。拖延对时间最具有杀伤力；
会 议： 会议是浪费时间的，据调查发现一个经理人几乎有70%的时间用在会议上，一个由二十人出席的会议两小时会议吞食了四十个小时的主要工作时间，大量会议是没有时间，没有议程，找错人参加或参加者太多或太少；没有计划，会议过多或少，没有准时开始或结束，讨论脱离议程范围，没有追踪执行，
资料不完整或有所延误：如果因为资料准备不齐或拖延了时间，你必然要花费数倍的时间去完成它；在资料的准备中常出现不知需要何种资料，提供没人需要或没人要求的资料，没有预料到在取得资料时可能受到耽搁，未能评估别人索取的资料的优先或紧急性；
文书工作及繁文缛节：太多的时间使我们沉醉于繁琐的文书工作中包括写邀请函、回复文、拆信、复印、传真等，尤其如果是完美主义的要求，更使我们会浪费太多时间；
分不清责任和权力: 未能与主管理清确实的责任，没有职务责任或工作项目说明，工作项目与他人重叠，没有强调承担责任及发挥主动精神的重要性。
重要和紧要的区别可从这四位空间中得到理解；我们常常把‘紧要’的事当作‘重要’的事来做，天天都在忙，忙来忙去不知道在忙什么。我们必须具体分析何谓‘重要’的事？何谓‘紧要’之事？
如果四位空间的侧重点不同，会给人生带来什么影响？建议人们要重点考虑的是做重要但不紧要的事，这样才会获得平衡、健康、圆满的人生
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究竟如何管理时间？总结前面所说，必须
建立目标，目标的建立是根据价值观的取向，分阶段去完成它；
每天作时间计划，有了明确的目标，可把它分为长、中、短期目标，把握今日是最重要的时刻，‘一日之计在于前’。每天晚上睡觉前可想出第二天要作的几件大事，当天上班时可一一列出来。如果能用时间卡来反映，更清楚明了，
编排优先次序，定下限期，当你做做任何事情时，你都要权衡轻重缓急，并且设定期限完成，在事情的轻重缓急上分三种类型；时间的轻重、重要性轻重以及时间和重要性轻重；对于重要性的事无论需要多长时间也应该去做；
运用时间管理原则，找出最重要的事先完成它；
改善技巧，排除打扰，电话与打扰是最常见的浪费时间现象，尤其是当你的朋友、上司打扰你时，应该学会排除打扰的技巧；
凭借组织安排打电话；当你不在使，你的电话怎样得到筛选；选择什么最佳时机回复电话，回复电话时需要哪些必要准备才节约时间，
利用清静一小时，每天早上留给自己一小时的清静时间，可以工作胜过三小时的工作；
一次性时间处理文件，清洁的桌面代表你清晰的思维，你的桌面只需放三样东西：1 周行事历，2当天的时间表，3 目前正作的事；
跟随会议议程，控制会议时间；我们不得不参加多种会议，经验告诉我们“最糟的决定总是在我们没有参加的会议中作出的”, 一定要注意控制会议议程；
请别人帮忙，学习说 ‘不’，人要学会两种本领，请求别人帮忙以及充分的理由拒绝别人，管理者必须学会授权，
克服人性弱点，走出时间陷阱！
