11
应付帐款管理系统
22
应付业务概述
供应商的管理
发票的管理
付款的管理
预付款的管理
员工费用报销
创建日记帐分录
Oracle 应付帐款系统主要内容
33
应付业务概述
44
Oracle 产品和应付的集成
OracleOracle
资资 产产
OracleOracle
总总 帐帐
Oracle Oracle 人力资源人力资源 Oracle Oracle 现金管理现金管理
OracleOracle
采采 购购
Oracle Oracle 应付应付
55
Oracle 应付概述
输入供应商输入供应商
创建创建POPO
输入发票输入发票 审批发票审批发票
付款付款
生成日记帐分录生成日记帐分录
和和POPO匹配匹配
输入请购单输入请购单
66
Unit 1: 供 应 商
主要内容：
•建立新供应商
•查询供应商
•合并供应商
77
供应商: 概述
输入供应商输入供应商
创建创建POPO
输入发票输入发票 发票审批发票审批
发票付款发票付款
创建日记帐分录创建日记帐分录
和和POPO匹配匹配
输入请购单输入请购单
88
供应商和供应商地点设置
联系人联系人 联系人联系人
付款地点付款地点 采购地点采购地点
RFQ RFQ 唯一地点唯一地点
TokyoTokyo New YorkNew York
采购地点采购地点
付款地点付款地点
联系人联系人
供应商供应商
ParisParis
99
避免重复供应商
在供应商窗口设置一个新的供应商之前，要先确认系统中在供应商窗口设置一个新的供应商之前，要先确认系统中
没有该供应商存在没有该供应商存在..
提交以下报表以确认系统中没有重复的供应商提交以下报表以确认系统中没有重复的供应商::
•• 供应商报表供应商报表
•• 供应商审计报表供应商审计报表
定期审核供应商定期审核供应商,,以达到如下结果以达到如下结果::
–– 为了防止生成重复发票为了防止生成重复发票
–– 为了提高系统执行速度为了提高系统执行速度
–– 为了提供准确的供应商报表为了提供准确的供应商报表
1010
合并供应商
运行供应商运行供应商
审计报表审计报表
ABC ABC
CorpCorp
ABC ABC
CorporationCorporation
审核合并结果审核合并结果 ABC ABC
CorporationCorporation
合并供应商合并供应商
明确是否有明确是否有
重复的供应商重复的供应商
保留审计痕迹保留审计痕迹
1111
合并供应商
合并供应商时，发票和PO同时被更新。
更新所有发票或者仅仅是未过帐发票。
拷贝旧供应商地点给新供应商或者闲置旧地点。
系统自动提交报表来记录合并信息。
合并供应商
1212
保留报表作为审计线索
•• 对于合并供应商记录对于合并供应商记录,Oracle,Oracle应付不保留在线的审计痕迹应付不保留在线的审计痕迹
•• OracleOracle应付自动地打印采购订单页眉更新报表和供应商应付自动地打印采购订单页眉更新报表和供应商
合并报表合并报表
•• 将这些报表作为审计线索将这些报表作为审计线索
1313
供应商报表
报表名 说 明
供应商报表 查看供应商、供应商地点和供应商联系信息
供应商审计报表 可以帮助查看潜在的名称相似的重复供应商
新供应商/新供应商 复核新供应商或新供应商地点
地点报表
供应商付款历史报表 查看单个或一组供应商付款历史，包括无效
付款
供应商已付发票 查看单个或一组供应商付款历史，包括折扣
历史报表 和部分付款
1414
Unit 2: 发 票
主要内容：
•发票处理流程、概念
•发票的输入
•发票和PO匹配
•应用费用报表
•资产发票
•经常性发票
•其他发票管理功能
•发票会计分录
1515
发票的处理流程、概念
1616
输入发票: 概览
输入供应商输入供应商
输入请求输入请求
创建创建POPO
输入发票输入发票
或发票批或发票批
审批发票审批发票
付款付款
创建日记帐分录创建日记帐分录
调节付款调节付款
和和POPO匹配匹配
1717
• 发票类型
• 发票总帐日期
• 发票税金
• 发票分布集
有关发票的几个概念
1818
Oracle 应付发票类型
类型 描 述
标准发票 是指由于采购货物或接受劳务从供应商处取得的发票（标准发票
既可以和订单匹 配 ，也可以不匹配）
贷项通知单 指对于已开发票的货物或劳务而从供应商处取得的红冲发票
借项通知单 对于已开具的发票供应商未开红冲发票，而由自已录入的红冲发票
费用报表 指对于雇员发生的相关费用的而开具的发票
PO缺省 和采购订单匹配的发票。（输入PO号码后， Oracle应付自动地提
供供应商信息。
预付 支付给供应商或雇员的作为预付款的一种发票（视为发票）
快速匹配 和采购订单匹配的发票。（输入PO号码， Oracle应付自动地
提供供应商信息并且和采购定单的每一个装运行匹配）
混合发票 既可以和采购订单又可以和发票匹配的发票（既可以输入正数，
也可以输入负数）。
1919
指定缺省的总帐日期
应付选项
(总帐日期)
发票
给每一个发票和发票批指定一个缺省的总帐日期给每一个发票和发票批指定一个缺省的总帐日期
决定决定
发票日期、
系统日期、
缺省至缺省至
总帐日期
发票分配发票分配
缺省至缺省至
2020
主要内容：
• 设置系统选项
-税收自动计算 （YES/NO）
•设置税名称
-税名称
-税率
-税核算会计科目
发票税金
2121
输入增值税（ VAT）
税收类型
税 名
税 率
定义供应商赋予税名定义供应商赋予税名 定义税名
定义税名
输入含增值税发票输入含增值税发票检查税费检查税费
2222
发票分布集
利用发票分布集可以快速建立发票分配行。
分布集行
50％ 01－200－3000
50％ 03－140－2600
分布集行
0％ 01－100－3000
0％ 02－200－2600
0％ 03－200－4000
发票分布行
0％ 01－100－3000
0％ 01－200－2600
0％ 02－200－4000
发票分布行
50％ 01－200－3000
50％ 03－140－2600
完整分布集 框架分布集
或
供应商
指定分布集给供应商
发票
＄1000
完整分布集 框架分布集
只有会计科目
信息，没有具
体的金额分配
比例
有会计科目
信息和具体
的金额分配
比例
2323
发 票 输 入
2424
使用工作台模式
发票批
发票
(工作台)
发票查询
付款批
付款
(工作台)
付款查询
付款
发票
付款工作台付款工作台发票工作台发票工作台
2525
输入批: 概览
输入一个发票批输入一个发票批 批文件批文件复核批控制报告复核批控制报告
2626
批控制 形式
批控制形式批控制形式
批名 : JS03041998 日期: 03/04/98
控制发票数量: 20 控制发票总额l: $2,
实际发票数量: 19 实际发票总额l: $2,
计数差额: 1 合计差额 : $
输入人: John Smith Entry Time (elapsed): 15 minutes
Notes: Invoice #300941 for supplier ABC Corporation was a duplicate.
2727
复核和维护发票批
提交批控制报表以审核处理的准确性和提交批控制报表以审核处理的准确性和
效率；效率；
查看职员输入发票批的数量和批实际总查看职员输入发票批的数量和批实际总
额和控制总额之间的差异。额和控制总额之间的差异。
2828
发 票 信 息
明细信息
缺省信息
基本信息
信信 息息
供应商信息
发票信息
付款计划行
发票分配行
2929
3030
3131
类 型 描 述
项目 记录向供应商购物或劳务收费金额
税 记录购买商品或劳务而产生的税额
运费 记录供应商的运输费用
杂项费用 记录一张发票的各项杂项费用
发票分配类型
3232
将发票与采购订单匹配
3333
发票和采购订单匹配: 概要
发票批发票批 输入发票输入发票
审批发票审批发票
发票和采购发票和采购
订单匹配订单匹配
发票归档发票归档
过帐发票过帐发票
复核发票复核发票
付款付款
3434
匹配设置选项
•二重匹配
•三重匹配
•四重匹配
发 票
数量 4
价格 ＄
订 单
数量 4
价格 ＄
二重匹配
订 单
数量 3
价格 ＄
接 收
数量 3
价格 ＄
三重匹配
发 票
数量 3
价格 ＄
订 单
数量 2
价格 ＄
接 受
数量 2
价格 ＄
四重匹配
发 票
数量 2
价格 ＄
接 收
数量 2
价格 ＄
3535
匹配匹配
3636
应用借/贷项发票
•• 匹配借匹配借//贷项发票至指定发票分配行和采购订单分配行，或将贷项发票至指定发票分配行和采购订单分配行，或将
贷项金额按比例分配到与采购订单装运（与贷项贷项金额按比例分配到与采购订单装运（与贷项//借项通知单借项通知单
匹配）关联的所有采购订单匹配）关联的所有采购订单
•• Oracle Oracle 应付自动使用借应付自动使用借//贷项发票抵减正常发票，以减少或清贷项发票抵减正常发票，以减少或清
除到期应付供应商款总额除到期应付供应商款总额
3737
应用费用报表
3838
费用报表处理
输入费用报表输入费用报表 应用预付款应用预付款 通过提交应付发票引入通过提交应付发票引入
建立发票建立发票
支付员工款支付员工款
3939
设置费用报表分录
定义费用报表模板定义费用报表模板
输入员工、地址输入员工、地址 定义雇员作为供应商定义雇员作为供应商
4040
资产类发票
4141
资产发票
资产标识
发票批准、
过帐
4242
经常性发票
4343
经常性发票: 概 览
您可以为可能收不到发票的定期业务费用（如租金）您可以为可能收不到发票的定期业务费用（如租金）
输入发票输入发票..
输入经常性发票输入经常性发票::
•• 定义特殊会计日历定义特殊会计日历
•• 定义经常性发票模板定义经常性发票模板
•• 生成基于模板的发票生成基于模板的发票
通过经常性发票模板，您可以通过经常性发票模板，您可以::
•• 指定指定经常性发票生成的时间间隔经常性发票生成的时间间隔..
•• 定义随着期间按固定百分比增加或减少的经常性发票定义随着期间按固定百分比增加或减少的经常性发票
4444
其他发票管理功能
（挂起、审批、调整、取消）
4545
帐户挂起原因 No
资金挂起原因 Mixed
信息不足 No
发票挂起原因 Yes
匹配挂起原因 Mixed
期间挂起原因 No
采购请求挂起原因 No
差异挂起原因 Mixed
挂起类型
查看在审批发票时系统自动置于的挂起类型查看在审批发票时系统自动置于的挂起类型
预先定义 用户定义 手工释放
挂起类型
4646
审批发票
输入发票输入发票
审批发票审批发票
和采购定单匹配和采购定单匹配
发票文档发票文档
付付 款款
发票过帐发票过帐
4747
发票查询: 概览
发票批发票批 输入发票输入发票
审批发票审批发票
和和 PO PO 匹配匹配
发票文档发票文档
查看发票查看发票
付付 款款
接收发票接收发票
发票过帐发票过帐
4848
借 方
资产或费用
贷 方
负 债
1，和PO匹配
2，使用发票分布集
3，手工输入
1，财务级缺省
2，供应商级缺省
3，供应商地点级缺省
4，发票级缺省
生成方法
生成方法
发票会计分录
利用选择或缺省值来自动生成发票会计分录
4949
Unit 3: 付 款
主要内容主要内容 ：：
•• 付款概览付款概览
•• 手工支付、执行付款批手工支付、执行付款批
•• 返款返款
•• 预付款管理预付款管理
•• 执行停止、无效付款执行停止、无效付款
•• 设置现金控制设置现金控制
5050
概 览
输入供应商输入供应商
生成生成POPO
输入发票输入发票 发票审批发票审批
付付 款款
生成日记帐分录生成日记帐分录
和和POPO匹配匹配
输入请购单输入请购单
付款调节付款调节
5151
设置付款银行
主要内容：
• 银行名称
• 分行名称
• 银行帐户
• 会计信息
• 付款单据
5252
Oracle 应付支付方式
支付方式
支票
Clearing
电子资金转帐
电汇
手工远期付款
定 义
远期付款
给供应商的付款票据
公司内部主体间付款，不用产生付款文档
要求银行在指定未来日期付款的支付单据
通过电子传递付款至供应商银行
联系银行将资金要求通过电汇付款至供应商银行
供应商指定要求银行在将来指定未来日期付款的支付单据
5353
使用工作台模式
发票批
发票
(工作台)
发票查询
付款批
付款
(工作台)
付款查询
付 款
发 票
付款工作台付款工作台发票工作台发票工作台
5454
手工付款、执行付款批
5555
手工付款
手工付款是在系统外部创建付款，如以下两种手工付款手工付款是在系统外部创建付款，如以下两种手工付款
方式方式::
•• 支票支票
•• 电汇电汇
•• 现金现金
5656
5757
要付款的发票要付款的发票
5858
选择发票
--------------------------
(建立付款)
格式化付款
确定付款
打印支票
付款批：概览
5959
返 款
6060
返款：收取供应商或员工的退款返款：收取供应商或员工的退款
例：公司对供应商例：公司对供应商AA存在存在200200元的应付帐款，同时还存在一张元的应付帐款，同时还存在一张10001000
元的贷项通知单，实际上供应商元的贷项通知单，实际上供应商AA对公司存在对公司存在800800元的负债，这时元的负债，这时
可以利用返款功能输入可以利用返款功能输入-800-800的付款，同时去核销余额为的付款，同时去核销余额为200200元的应元的应
付发票和付发票和10001000元的贷项通知单。元的贷项通知单。
6161
预 付 款 管 理
6262
预付款管理内容
•• 预付款输入预付款输入
•• 确定预付款何时应用确定预付款何时应用
•• 输入预付款分配信息输入预付款分配信息
•• 审批、支付预付款审批、支付预付款
•• 使用发票去核销或取消核销预付款使用发票去核销或取消核销预付款
•• 应用费用报表核销预付款应用费用报表核销预付款
6363
预付款 步骤：概览
输入预付款输入预付款
状态状态 = = 未审批未审批
审批预付款审批预付款
状态状态 = = 未付未付
支付预付款发票支付预付款发票
状态状态 = =可用可用
选择发票核销一或多张选择发票核销一或多张
预付款预付款
选择预付款并应用于选择预付款并应用于
一或多张发票一或多张发票
6464
预付款预付款
6565
审批、支付预付款
输入预付款输入预付款
状态状态 = =未审批未审批
审批预付款审批预付款
状态状态 = = 未付未付
支付预付款支付预付款
状态状态 = = 可用的可用的
选择发票核销一或多张选择发票核销一或多张
预付款预付款
选择预付款并应用于选择预付款并应用于
一或多张发票一或多张发票
6666
•• 使用预付款状态报表去检查未核销预付款明细使用预付款状态报表去检查未核销预付款明细..
确定并检查可用的预付款
6767
可用预付款可用预付款
核销金额核销金额
核销核销//取消核销取消核销
6868
•• 在发票工作台取消预付款在发票工作台取消预付款..
•• 如果预付款已被支付，则只有当取消付款后才能取消预如果预付款已被支付，则只有当取消付款后才能取消预
付款付款..
•• 除非预付款从未被核销，否则对应的付款是不允许被取除非预付款从未被核销，否则对应的付款是不允许被取
消的消的..
•• 在发票界面查看预付款取消信息在发票界面查看预付款取消信息..
取消预付款
6969
停止、无效付款
7070
停止和取消付款: 概览
银行帐户余额不足；银行帐户余额不足；
录入错误的付款信息录入错误的付款信息
使用停止和取消付款的情况：使用停止和取消付款的情况：
7171
利用选择或缺省值来自动生成付款会计分录
借 方
负 债 发票负债科目
生成方法
贷 方
现 金
获得折扣
系统级设定科目
银行会计科目
生成方法
生成方法
付款会计分录的生成
7272
Unit 4：
报表、会计、和审计
主要内容：主要内容：
•• 报表、报告集报表、报告集
•• 完成完成APAP会计周期会计周期
•• APAP其他功能（公司间业务、外币等）其他功能（公司间业务、外币等）
7373
报 表
7474
报表名称报表名称
提交报表提交报表
7575
完成AP会计周期
7676
•• 传送资产明细信息至传送资产明细信息至Oracle Oracle 资产资产
•• 传送帐户明细至总帐传送帐户明细至总帐
•• 关闭应付会计周期关闭应付会计周期
•• 调节周期应付事项调节周期应付事项
•• 清除记录清除记录
主要内容
7777
AP 周期循环
检查、解决检查、解决AP AP
问题问题
传送至传送至 Oracle Oracle总帐总帐
转移未解决问题转移未解决问题
至下一会计期至下一会计期
关闭应付周期关闭应付周期调节应付事项调节应付事项 日记帐日记帐
分录过帐分录过帐
检查传送结果检查传送结果
解决过帐问题解决过帐问题
7878
在应付输入
资产信息
提交成批增加程序
检查结果
将附加过入资产
将资产信息传送至FA：提交成批增加
7979
调节应付帐款活动
使用以下报表调节已过帐付款、发票与应付帐款试算平衡使用以下报表调节已过帐付款、发票与应付帐款试算平衡: :
•• 已过帐发票登记已过帐发票登记
•• 已过帐付款登记已过帐付款登记
•• 应付帐款试算表应付帐款试算表
应付试算表应付试算表 （本期）（本期）= = 应付试算表余额（上期）应付试算表余额（上期）
+ +已过帐发票登记已过帐发票登记
- - 已过帐付款登记已过帐付款登记
8080
使用其他会计功能
8181
•• 平衡公司间交易记录平衡公司间交易记录
•• 以非发票币种付款以非发票币种付款
•• 输入、支付多种货币发票输入、支付多种货币发票
•• 检查未实现汇兑损益检查未实现汇兑损益
•• 使用文档序列使用文档序列
8282
使用公司间帐户
Invoice for $150 50 150 50 50
Company 01 Company 02 Company 03
Expenses AP Expenses Expenses
Step 1
Step 2
Company 01 Company 02 Company 03
Intercompany Intercompany Intercompany
Receivable Payable Payable
Intercompany 100 50 50 Balancing Entry
8383
使用多币种: 概览
设置付款选设置付款选
项使用多币种项使用多币种
过过 帐帐
设置供应商缺省货币设置供应商缺省货币设置多币种设置多币种
银行帐户银行帐户
输入外币发票输入外币发票付付 款款
8484
使用文档序列号
••手工或自动输入发票和付款文档序列号手工或自动输入发票和付款文档序列号
••通过文档序列号可以审核发票的连续性通过文档序列号可以审核发票的连续性
以下几类单据必须自动生成文档序列号：以下几类单据必须自动生成文档序列号：
应付发票引入生成的发票应付发票引入生成的发票
经常性发票模板生成的发票经常性发票模板生成的发票
付款批产生的付款付款批产生的付款
8585
总 结
应付帐款模块的培训主要包含了以下内容：应付帐款模块的培训主要包含了以下内容：
•• 建立和管理供应商建立和管理供应商
•• 输入、检查、批准发票输入、检查、批准发票
•• 支付发票和调节银行付款记录支付发票和调节银行付款记录
•• 输入、应用预付款输入、应用预付款
•• 将资产发票信息传递至将资产发票信息传递至FAFA模块模块
•• 生成日记帐分录并过至总帐生成日记帐分录并过至总帐
•• 了解了解Oracle Oracle 应付的外币处理等功能应付的外币处理等功能
8686
ORACLE应付帐款模块与传统财务软件的对比
8787
ORACLE应付帐款模块与传统财务软件的对比
8888
ORACLE应付帐款模块与传统财务软件的对比
8989
ORACLE应付帐款模块与传统财务软件的对比
9090
ORACLE应付帐款模块与传统财务软件的对比
