分公司管理制度.doc

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目 录 2第一章 营销支持科岗位设置及各岗位职责 2第一节 营销支持科组成及职能 4第二节 营销支持科的考核 6第二章 财务资讯管理制度 6第一节 关于规范分公司文件管理的规定 8第二节 K3系统数据安全管理制度 10第三节 K3系统基础资料设置及操作规范 17第三章 资产管理制度 30第四章 合同管理制度 30第一节 基本制度 35第二节《营销系统合同管理制度》补充规定 38第五章 分公司经理离职审计制度 39第六章 信用管理制度 43第七章 买方信贷操作流程 48第八章 印章管理办法 50第九章 资金管理制度 50第一节 分公司账户管理规定 54第二节 票据有关事项的规定 55第三节 付款程序的规定 55第四节 备用金借款及返还事宜 60第十章 有关分公司会计业务处理的制度 60第一节 具体会计业务处理的规定 66第二节 规范往来对帐 68第三节 代收格林柯尔授权工程单位款的规定 69第四节 折让入账的管理规定 75第五节 待处理品定级的帐务处理 77第十一章 直效营销财务工作制度(目前暂不执行) 81第十二章 财务管理制度 81第一节 商业单位代垫广告款业务的发票返纳和款项结算办法 82第二节 资源报表 82第三节 日销售报表编制 86第四节 资金计划报表和月资金计划表格式 88第五节 会计报表体系及审核要点 100第六节 费用控制制度 104第七节 科龙集团财务开支审批管理制度 115第十三章 账款管理制度 115第四节 用押票等形式发货及计算回笼 115第二节 应收账款的管理 124第三节 商业单位之间转款的管理规定 128第四节 转款报告 第一章 营销支持科岗位设置及各岗位职责 营销支持科组成及职能 一、营销支持科的组成及积能定位： 分公司营销支持科由支持科长、会计（冰箱与空调）、出纳、物流管理专员、客户服务专员、行政专员组成； 分公司营销支持科的职能定位：为分公司提供优质、高效的财务支持与服务，监督和规范分公司运作； 集团财务部营销财务处是分公司营销支持科归口领导科室。 营销支持科各岗位职责和职权 ⑴营销支持科科长 岗位职责： 领导分公司营销支持科人员为分公司提供优质、高效的服务与支持，监督和规范分公司运作。 确保分公司资金、财产、货物安全；确保分公司资金按规定使用；确保内部和外部往来清晰。 领导和协同科室其他人员按时按质完成日常工作，定期报送报表、定期申报纳税。 协调与当地税局、工商局、银行等外部关系，确保分公司业务正常开展。 接受、配合总部对分公司的日常监督和财务审计。 培养下属（2002年223号关于上报优秀会计人员名单的通知） 分公司领导和总部安排的其他工作。 岗位职权： 有权监督和规范和分公司运作，对于违规操作有权要求纠正或予以拒绝。 对违反财务制度的人员，有权进行200元人民币以下的扣罚，但需就处罚情况报营销财务处备案即可。 领导和协调分公司其他人员开展工作。 ⑵会计 岗位职责： 协助和配合营销支持科科长做好分公司财务核算及财务管理工作，及时、准确的进行会计核算，按时按质报送会计报表、管理报表和税务报表。 确保账目清楚、往来清晰； 对于在工作中发现的违规情况，需及时向营销支持科科长反映。 严格控制应收帐款情况与费用发生情况，严禁新产生无审批的应收帐款与费用超额现象发生。 应对客户服务专员的返利结算的计提与使用进行审核。 应对客户之间的转款、客户与广告商之间的转款等进行审核，审核审批表、合同等手续是否完全，并应及时与业务部门进行沟通，并作出合理解释。 进行价格体系的维护。 分公司领导和总部安排的其他工作。 岗位职权： 有权规范和监督分公司财务运作，对于违规操作有权要求纠正或予以拒绝。 ⑶出纳 岗位职责： 为分公司提供高效、便利、优质的资金收付服务，确保资金安全；及时准确开具增值税发票。 认真审核所有报销单据和付款单据，确保收付款准确无误；同时认真做好现金和银行日记账，确保资金收付账目清晰。 每月要编制在途资金明细表、每月凭有效银行票据复印件开单情况统计跟踪表，并及时与客户服务专员、应收帐款会计进行核对，并要及时向业务经理、支持科科长反映到帐情况； 分公司有关业务人员在进行各项费用报销时，出纳应进行额度控制，并对有关票据的有效性进行审核，严格禁止超额费用、无效票据发生的情况； 分公司领导和总部安排的其他工作。 岗位职权： 对不符合要求的报销单据和付款单据不予以报销或付款，但应做好解释工作并告诉其具体要求。 ⑷客户服务专员岗位职责： 确保在有款或有赊销额度的情况下开单、发货与申请要货、开具销售出库单，并确保开单价格正确。 负责组织运货、送货及二次配送费用单据的收集、审核。 退货有关单据收集、整理、初步审核并交会计核算。 返利计算、返利台帐建立（由营销支持科科长安排）。 每月应与应收帐款会计、出纳进行帐款核对，严格禁止无款开单情况发生。 对返利的使用、计提应严格控制好，并应与会计进行核对。 客户资料的收集整理。 分公司经理日常事务处理 。 ⑸物流专员岗位职责： 负责K3系统的录入、总部发货的跟踪与收货的反馈。 负责定期与中转仓、售后仓进行实物盘点，核对差异并追查差异原因，将有效、准确的实物盘点表按规定时间报送给物流部。 负责对自己所辖范围内的所有仓库进行定期或不定期的巡查，如有异常及时协调处理，处理不了的重大事项及时上报物流部，以便跟进处理。 每月要编制产品收发存流水帐，并与物流、仓管员进行核对，确保存货安全。 负责协调总部、分公司、仓储公司、商业单位及维修中心之间的物流工作。 协助营销支持科核对物流数据并负责解释差异原因。 负责对仓管员报送的条形码信息分类整理并及时将其反馈给物流部。 ⑹行政专员岗位职责： ◆负责总部下发的文件、资料的收发及与总部日常事务沟通 负责分公司人事管理，包括人员招募、考核、培训、辞退工作的组织和相关手续的办理，并及时将信息反馈回总部。 负责分公司员工的劳动合同签订与管理、社会保险的购买与管理。 负责分公司员工工资福利的计算。 负责分公司日常人事行政工作。 负责分公司一般文秘及综合管理工作。 负责分公司文明办公及资产台帐的建立与管理。 负责分公司文件资料的归档整理。 协助分公司经理做好人员考勤及日常办公用品的购买、发放工作。 营销支持科的考核 为了激励先进、鞭策后进，及时有效的贯彻总部的各项财务政策，使所有的数据都能准确及时地上报，特制定本规定。 一、分公司营销支持科长考核 营销支持科长全部由集团财务资源部考核，任免由集团财务资源部提出，并报集团人力资源部审核。 业绩考核标准 业绩考核标准主要有以下几个方面： A、财务报表上报的规范性、准确性和及时性，具体解释如下： 规范性。指分公司上报的报表格式、公式设置等总部有严格规定的，不得有任何修改； 准确性。指分公司上报的报表，报表内的勾稽关系、报表间的勾稽关系应该正确； 及时性。指分公司上报的报表，能够在规定的时间内完成； B、信用及应收帐款管理，能按公司的规定控制发货，坚持现款现货原则，及时收回货款； C、营业费用控制，保证能按费用预算进行控制，广告、安装等费用能按公司规定报销并及时入帐； D、资金管理，能保证公司资金的安全，及时将货款汇回总部并按公司规定结算费用； E、存货管理，保证能按公司规定执行货物管理，及时安排分公司支持科有关人员记录有关货物台帐，保证公司存货的安全。 F、能预测重大事件对公司的影响并及时上报，严格执行公司的人事管理制度； G、综合能力考核有如下几点： （1）能很好地处理税务、工商等政府机构的关系，规避政策风险； （2）能很好地调动员工的积极性，协调好员工的关系； （3）能与总部相关人员进行充分沟通，正确理解总部的政策并及时反映问题； 自觉遵守公司规章制度，能起到表率作用； 业绩考核人与被考核人界定 考核人：区域管理员 被考核人：分公司营销支持科科长 业绩考核奖罚办法。 规范性。考核人在审核被考核人所上报的报表时，发现不符合总部规范要求的，每处扣罚200元； 准确性。考核人在审核被考核人所审核的报表时，发现报表有错误的，每处错误扣罚50元，计算错误数量的方法为：如果错误是由于公式关联生成的，只算一处错误；如果错误不是由于公式关联生成的，应单独计算。 及时性。以营销财务部布置报表完成的时间为准。单个报表晚一天扣罚100元； 罚金使用办法及其他事项 考核结果由考核人与被考核人确定； 扣罚的罚金，将建立奖励基金，视每月工作业绩情况奖励给业绩优异的分公司； 分公司财务主管的扣罚额将在当月工资中体现； 二、分公司会计、出纳、客户服务专员考核 营销支持科的会计、出纳、行政专员、客户服务专员全部由支持科长考核；任免由支持科长提出，报集团财务营销财务处和集团人力资源部审核批准。财务主管可以书面形式向营销财务处汇报提出对会计、出纳扣罚，由营销财务处审核后决是否扣罚；财务主管不能直接对会计、出纳进行扣罚。 营销支持科人员的工资发放方式为：月度实际发放工资为月标准工资的70%，另30%按季度考核结果按季发放。月标准工资=公司规定的年薪/12。工资挂在支持科，由支持科做工资表。 集团财务资源部营销财务处将与集团审计监察部联合建立投诉机制，各相关部门对营销支持科的工作有不满意之处，可以直接拨打以下电话投诉；但应实事求是，有事实依据和询查线索，不得诬陷，否则将对相关人员予以处分。 姓名 职务 办公电话 手机 刘 科 集团财务资源部副部长 07658362830 13322832817 罗耀东 营销财务处处长 07658362552 13322830319 集团审计监察部监察主管 07658362860 第二章 财务资讯管理制度 关于规范分公司文件管理的规定 为了加强分公司与总部各部门之间的沟通，使营销支持科所有人员能够及时了解总部的有关规定，避免由于未能及时接到总部的通知及有关规定造成工作上的不便和差错，特对分公司的文件管理作如下规定： 分公司营销支持科的邮箱地址由分公司行政专员管理，凡是没有特殊规定的通知及规定，总部直接发至此邮箱。 分公司行政专员每天至少要查看邮箱四次（即每天上午上班时、上午下班时、下午上班时、下午下班时四次），并应把相关文件打印两份，一份留营销支持科文件档案夹保管，一份交由相关责任人；若行政专员因事临时不能作到上述要求的，须向营销支持科科长说明，并由营销支持科科长指定其他人代为行使行政专员的上述职责，以确保信息沟通的畅通。 分公司行政专员将收到的属于营销支持科的通知及有关规定，非财务数据的通知和规定应及时打印出来，转交财务主管一份，同时张贴一份在固定的位置（由财务主管指定位置），财务数据的通知和规定应及时下载给财务主管或会计；属于其他科室的，转交相关的人员； 分公司行政专员每次收到邮件一小时之内以邮件形式同时回复各省所在的区域管理员和营销财务处相关区域管理员的邮箱（邮箱见附表），以便总部确定邮件已收到。回复时应在“主题”处写上“**省回复分公司第***号通知/规定”，并应电话及时与区域管理员进行沟通，透彻了解文件内容与精神。 营销财务处下发的文件由营销财务处统一编号，如：营销财务处2003年第001号通知/规定，如果分公司收到的邮件发现有缺号现象的，应及时反馈至区域管理员，以便查询，并能及时上报有关数据。 分公司行政专员违反上述规定者，分公司营销支持科长可根据考核制度的相关规定对其做出每次扣罚50元的经济处罚，并每月汇总上报集团财务部营销财务处，上报时需通告行政专员，扣罚额将在当月工资中体现。 总部的某些特殊通知及规定直接发至营销支持科长个人邮箱，支持科科长在收到邮件后，应在一小时内以邮件形式同时回复至各省所在的区域管理员的邮箱，以便总部确定邮件已收到。回复时应在“主题”处写上“**省营销支持科长回复分公司第***号通知/规定”，并应电话与各区域管理员沟通，了解清楚每一件事情。 区域管理员须对未在规定时间内反馈回复邮件的行政专员或营销支持科科长进行电话跟踪确认，并要求其回复邮件，并跟踪其是否已详细了解文件内容。 人事行政专员及各区域管理员应及时互相反馈双方的邮箱地址变动信息。 从2001年度营销财务部曾多次要求分公司营销支持科在执行相关部门文件时，如果涉及财务处理及公司财产变动的，均要求有营销财务部领导会签后方可执行。但从执行情况来看，大多数分公司都没有按照此要求去做。现对支持科执行总部相关部门下发的通知重新规定如下：总部其他部门下发的通知中，凡是要求营销支持科执行的，均要有集团财务部领导会签后方可执行；否则，一经发现将追究相关责任人的经济责任、行政责任直至开除。 第二节 会计基础资料的管理 根据企业会计制度中有关会计基础工作规范的要求，实行会计电算化的单位，总帐和明细帐应当定期打印存档，具体要求如下： 打印范围： K3总帐系统的所有科目（包括核算项目）的总帐及明细帐； 二、总帐打印要求： 操作：进入K3总帐系统----帐簿----总分类帐，选择条件：期间,200x-x，级别，1，币别：综合本位币； 显示：“科目代码、科目名称、期间、摘要、借方、贷方、余额”多栏 纸张：使用80列单联打印纸（不撕边），一个科目打印一页； 页面设置： 对齐：横向居中，打印选择：全部，页边距：上下左右各150； 页眉：页眉1，总分类帐，字体为：宋体，粗体，小二； 页眉2，打印日期：&[日期] 第&[页]页 共&[总页]页 页眉3，会计期间：&[期间] 币别：&[币别] 页脚：单位名称：&[单位名称] 操作员：[操作员] 【金蝶软件】 (选择“每页完整页眉页脚) 装订要求： 每个核算单位将总帐单独装订成册（不使用活页文件夹，用针线装订），加硬牛皮纸封皮，在牛皮纸首页上写上： “帐套名称：” “帐套代码：” “200x年x期 ~200x年x期” “总分类帐” “单位负责人：” “财务负责人：” “装订人：” “装订日期：” 需填制”帐簿目录表”，列明每个科目所在的连续编号页码，格式如下： 科目代码 科目名称 页码 001 内部银行 001 102 银行存款 002 ..... ..... ..... 三、明细帐打印要求： 打印最明细级科目或核算项目明细帐；200X年X月；综合本位币； 选择”从未使用不显示”； 显示要求：“日期、凭证字号、摘要、借方、贷方、余额”多栏，分别列宽：19，19，130，28，28，，28。 打印要求：统一采用针式打印机、US standard fanfold 纸纵向打印； 页面设置： 对齐：横向居中，打印选择：全部； 页边距：上下左右分别为60，200，85，50 页眉页脚：（采用系统原有设置，如没有系统内设，则参考如下）： 页眉1，“明细分类帐”： 页眉2，”打印日期：&[日期] 第&[页]页，共&[总页]页” 页眉3，“会计科目：&[明细科目] 页眉4，&[期间]&[币别] 页脚：“单位名称：&[单位名称] 操作员：& [操作员] 【金蝶软件】 装订要求： 按“资产、负债、所有者权益、成本、损益”五大类进行归类装订；分核算帐套统一装订成册，每一类一本装订不下的可分几本装订；每一装订本加硬牛皮纸封皮，在牛皮纸首页上写上： “帐套名称：” “帐套代码：” “XX类 明细分类帐” “册号：共 本，第 本” “XX会计科目 ~ XX会计科目” “200X年X期 ~200X年X期” “单位负责人：” “财务负责人：” “装订人：” “装订日期：” 每册明细帐需填制”帐簿目录表”，列明每个科目所在的连续编号页码。 K3系统数据安全管理制度 为确保分公司K3系统数据安全，保障财务和业务信息安全，特对该系统的操作权限及会计帐套的定期备份和上传等安全管理作如下规定： 分公司营销支持科长是K3系统的系统管理员和第一安全责任人，负责对整个系统的安全管理、日常维护，对于出现的问题应及时要求相关硬件和软件厂家进行技术支持。 严禁在K3系统的服务器或客户机上安装游戏软件，严禁从INTERNET网上下载可执行文件。 数据备份和上传：每天下班时对每个帐套数据均需在服务器硬盘里进行全备份，且硬盘里至少保留两 天的全备份数据。每周六用磁带机对每个帐套进行一次全备份（磁带里至少保留三个星期的全备份数 据）。 3、为了使分公司的帐套能更加顺利的上传，不影响上传速度，特对各分公司的帐套上传时间作如下规定， 请各分公司按规定进行，请各分公司按如下顺序传送： 7日上午：海南、内宁、甘青、吉林、新疆 7日下午：山西、广西、黑龙江、贵州、云南 8日上午：浙江、陕西、安徽、河北、天津 8日下午：江苏、上海、江西、福建、湖南 9日上午：北京、辽宁、湖北、山东 9日下午：广东、河南、四川、重庆 并请各个分公司按如下要求统一传送：本次上传帐套前每个分公司应新建用户名为：cw，密码为：123的一个新用户，权限为：所有模块的超级查询权限；例如：销售模块中除附有查询权限以外，进入“高级”选项，选择“查看所有单据“和查看本组单据”的权限，其他模块的操作如销售模块一样即可，请各个分公司支持科务必遵照执行。 4、权限分配 营销支持科长拥有分公司K3系统的全部操作权限。 （2）分公司会计对如下子系统拥有全部操作权限： 总账系统 报表系统 工资系统 固定资产系统 财务分析系统 应收账款系统 存货核算系统 采购管理系统 其他系统：仅拥有查询权。 （3）分公司出纳拥有K3系统操作权限如下： ◆现金管理系统：拥有全部权限 ◆销售管理系统：仅拥有销售发票的全部操作权限，且拥有该系统其他功能的查询权。 ◆应收账款系统：仅拥有收款单的全部操作权限，且拥有该系统其他功能的查询权。 ◆其他系统：仅拥有查询权。 （4）分公司客户服务专员拥有K3系统操作权限如下： 销售管理系统：拥有全部权限 采购管理系统：拥有全部权限 分销管理系统：拥有全部权限 应收账款系统：仅拥有查询权限 仓库管理系统：仅拥有查询权限 存货管理系统：仅拥有查询权限 （5）分公司物流管理专员拥有K3系统操作权限如下： 仓存管理系统：拥有全部权限 存货核算系统：仅拥有查询权限。 单位编码管理：为方便业务管理和信息查询，对K3系统内的单位编码统一如下： 系统模块 单据名称 单句号头 单据长度（不包括单句号头） 销售管理系统 销售定单 XSDD 7位 销售管理系统 销售出库单 XSCK 7位 销售管理系统 销售发票 XSFP 7位 销售管理系统 销售退回单 XSTH 7位 采购管理系统 采购定单 CGDD 7位 采购管理系统 采购收货单 CGSH 7位 采购管理系统 采购发票 CGSH 7位 采购管理系统 采购退回单 CGFP 7位 仓存管理系统 入库单 RKD 7位 仓存管理系统 出库单 CKD 7位 仓存管理系统 调拨单 DBD 7位 仓存管理系统 收款单 SKD 7位 K3系统基础资料设置及操作规范 （本规范是为配合二次报表开发重申或修订的，规范未提及的按《科龙项目业务流程说明书<分公司>》及有关规定要求进行业务处理） 一、单椐项目填制 特别注意： 经集团财务部领导决定：各个分公司所有的销售出库不暂估，所有销售退回必须暂估处理。 1、采购收货单： A、单据头自由项“手工入库单编号”，填写相关的手工入库单编号，以便使手工入库单与K3系统电脑入库单关联起来，对业务进行跟踪和监控。 单据头自由项“总部发货单编号”，填写相关的总部发货单编号，以便使分公司的入库 单与总部的发货单关联起来，对业务进行跟踪和监控。 单据头自由项“原采购收货单编号”，填写相关的原采购收货单编号，以便使红字的采 购收货单与原采购收货单关联起来，对业务进行跟踪和监控。 单据头自由项“采购类型”设置为“1”、“2”、“3”。 “1”表示从总部正常采购； 其中：101表示总部（含冷柜的OEM供应商发货及从其他分公司调货）发分公司 102表示总部（含冷柜的OEM供应商发货及从其他分公司调货）直发客户 103表示成都营口（吉林、江西科龙）发分公司 104表示成都营口（吉林、江西科龙）直发客户 “2”表示商家退回分公司并在分公司冲账的部分（返销或未确定退货冲帐类型而先录入采购收货单的，分公司原则上不允许返销方式），若调减，只能录入红字采购收货单调整； “3”表示商家退货回分公司，分公司明确知道将在科龙总部冲帐，再由总部销售给分公司的，若调减，只能录入红字采购收货单调整。 E、“经办人”填物流专员，“仓管”填仓管员。 2、采购退货单： A、单据头自由项“手工出库单编号”，填写相关的手工出库单编号，以便使手工出库单与K3系统电脑采购退货单关联起来，对业务进行跟踪和监控； 单据头自由项“退发票或折让证明”，根据退货的类型填写“退发票”或“折让证明”， 以便数据的统计和汇总。 据头自由项“采购类型”相应设置为： 101表示总部（含冷柜的OEM供应商发货及从其他分公司调货）发分公司 102表示总部（含冷柜的OEM供应商发货及从其他分公司调货）直发客户 103表示成都营口（吉林、江西科龙）发分公司 104表示成都营口（吉林、江西科龙）直发客户 D、采购退货单只针对退货至总部业务使用，不得涉及商业客户退货业务。 E、“经办人”填物流专员，“仓管”填仓管员。 3、采购增值税发票（暂无采购普通发票业务）： A、单据头自由项“采购收（退）货单编号”，填写相关的采购收（退）货单编号，以便使仓存的收（退）货单与财务的增值税发票关联起来，对业务进行跟踪和监控。 单据头自由项“采购类型”，相应设置为： 101表示总部（含冷柜的OEM供应商发货及从其他分公司调货）发分公司 102表示总部（含冷柜的OEM供应商发货及从其他分公司调货）直发客户 103表示成都营口（吉林、江西科龙）发分公司 104表示成都营口（吉林、江西科龙）直发客户 单据头自由项“总部发票编号”，填写相关的总部销售增值税发票编号，以便使总部与 分公司的发票关联起来，对业务进行跟踪和监控。 采购方式全部统一选择“一般采购”，不得选择其他方式。 4、销售出库单： A、单据头自由项“手工出库单编号”，填写相关的手工出库单编号，以便使手工出库单与K3系统电脑出库单关联起来，对业务进行跟踪和监控。 单据头自由项“原出库单编号”，填写相关的原K3销售出库单编号，以便使红字销售出 库单与原销售出库单关联起来，对业务进行跟踪和监控。 单据头自由项“销售类型”设置有“普通销售”、“直效销售”、“特殊渠道销售”、“返销 出库给总部”四种销售类型： “1”代表普通销售； “2”代表直效销售； “3”代表特殊渠道销售； “4”代表返销出库给总部。 注：计入分公司销售业绩的以返销方式与总部结算的销售出库单（如销售给麦得龙、大润发等出库）的“销售类型”选择“3特殊渠道销售”。 K3销售增值税发票根据销售出库单关联生成，转入应收款系统，因此销售单价栏必须 有录入。 E、“经办人”填客户服务专员，“审核”填物流专员，“仓管”填仓管员。 5、销售退回单： A、单据头自由项“手工入库单编号”，填写相关的手工入库单编号，以便使手工入库单与K3系统电脑入库单关联起来，对业务进行跟踪和监控。 单据头自由项“销售类型”，设置“普通销售”、“直效销售”、“特殊渠道销售”三种销 售类型(销售退回单不设“返销出库给总部”销售类型，销售出库单“返销出库给总部”类型如有错误，可以通过销售出库单红字调整)。 单据头自由项“退发票或折让证明”，在填写单据时注明“退发票”或“折让证明”。 D、“经办人”填物流专员，“仓管”填仓管员。 6、销售增值税发票（普票在K3系统也是以增值税发票方式录入）： A、单据头自由项“销售出库单编号”，填写相关的出库单编号，以便使业务的出库单与财务的销售增值税发票关联起来，对业务进行跟踪和监控。 单据头自由项“销售类型”， 有“普通销售”、“直效销售”、“特殊渠道销售”、“返销出 库给总部”四种销售类型。 “1”代表普通销售； “2”代表直效销售； “3”代表特殊渠道销售； “4”代表返销出库给总部。 注：计入分公司销售业绩的以返销方式与总部结算的销售出库单（如销售给麦得龙、大润发等出库）的“销售类型”选择“3特殊渠道销售”。 单据头自由项“退发票或折让证明”，在填写单据时注明“退发票”或“折让证明”。 D、“销售结算方式”（针对空调账），只需填写项目代码，设置“01”、“02”、“03”、“04”、“05”、“06”代码。 “01”表示正常开单； “02”表示工程机开单（有返利）； “03”表示工程机开单（无返利）； “04”表示特价机开单（有返利）； “05”表示特价机开单（无返利）； “06”其他开单。 E、由于委托代销业务自动生成的销售增值税发票销售方式自动设定，其余销售方式一律选择“一般销售”。 F、收款方式一律选择“赊销”，以便发票保存后自动传递到应收款管理系统。 7、委托代销出库单： A、单据头自由项“手工出库单编号”，填写相关的手工出库单编号，以便使手工的出库单与K3系统内的委托代销出库单关联起来，对业务进行跟踪和监控。 B、“经办人”填物流专员，“仓管”填仓管员。 8、委托代销退回入库单： A、单据头自由项“手工入库单编号”，填写相关的手工入库单编号，以便使手工的入库单与K3系统内的委托代销退回入库单关联起来，对业务进行跟踪和监控。 B、“经办人”填物流专员，“仓管”填仓管员。 9、代管物资入库单： A、单据头自由项“手工入库单编号”，填写相关的手工入库单编号，以便使手工的入库单与K3系统内的代管物资入库单关联起来，对业务进行跟踪和监控。 B、“经办人”填物流专员，“仓管”填仓管员。 10、代管物资出库单： A、单据头自由项“手工出库单编号”，填写相关的手工出库单编号，以便使手工的出库单与K3系统内的代管物资出库单关联起来，对业务进行跟踪和监控。 B、单据头自由项“原入库单编号”，填写相关的原代管物资入库单编号，以便使出库单与入库单关联起来，对业务进行跟踪和监控。 C、“经办人”填物流专员，“仓管”填仓管员。 11、盘盈单： A、单据头自由项“手工入库单编号”，填写相关的手工入库单编号，以便使手工的入库单与K3系统内的盘盈单关联起来，对业务进行跟踪和监控。 B、“经办人”填物流专员，“仓管”填仓管员。 12、盘亏单： A、单据头自由项“手工出库单编号”，填写相关的手工出库单编号，以便使手工的出库单与K3系统内的盘亏单关联起来，对业务进行跟踪和监控。 B、“经办人”填物流专员，“仓管”填仓管员。 13、其他入库单： A、单据头自由项“手工入库单编号”，填写相关的手工入库单编号，以便使手工的入库单与K3系统内的其它入库单关联起来，对业务进行跟踪和监控。 单据头自由项“其它入库类型”，填写入库单的类型（暂无统一设置，分公司可自行定 义）。 C、“经办人”填物流专员，“仓管”填仓管员。 14、其他出库单： A、单据头自由项“手工出库单编号”，填写相关的手工出库单编号，以便使手工的出库单与K3系统内的其它出库单关联起来，对业务进行跟踪和监控。 B、单据头自由项“其它出库类型”，填写出库单的类型（暂无统一设置，分公司可自行定 义）。 C、“经办人”填物流专员，“仓管”填仓管员。 15、调拨单： A、单据头自由项“手工单编号”，填写相关的手工单编号，以便使手工单与K3系统内的调拨单关联起来，对业务进行跟踪和监控。 单据头自由项“调拨类型”，设置“1内部仓位调拨”、“2本地仓调外地仓”、“3调往自 营店”、“4三包机换货与产品定级”。 C、三包机换货与产品定级输入调拨单时，发出方只录入发出仓位，收入方只录入收入仓位。 D、新加一“仓位类型”单据体自由项，三包机换货和产品定级只录入发出仓位类型输入“1”， 只录入收入仓位类型录入“-1”。 E、“经办人”填物流专员，“仓管”填仓管员。 16、关于采购退回单、销售退回单不能录负数问题 前期采购退回单、销售退回单不能录入负数，在账务处理上比较麻烦，经与金蝶公司沟通测试证明，在使用加权平均法结转成本的情况下，采购退回单、销售退回单录负数对成本结转无影响。请分公司按照《修改退回单录入负数SQL语句.sql》文件执行（文件随发），如有问题可向总部或金蝶公司咨询。 说明：各种单据填写编号的自由项设置及录入，各分公司应结合具体情况，尽量按照本规范的要求去做，但各种单据的类型、结算方式等设置涉及二次报表的取数，必须严格按照本规范要求执行。 二、收款单的结算方式 A、应收款系统收款单的结算方式设置为现金、电汇、信汇、商业汇票（包括银行承兑汇票和商业承兑汇票）、银行汇票、支票（包括现金支票和转帐支票）、转货款。 JF01 现金 核算客户现金交款方式收款，在应收款系统录入收款单； JF02 电汇 核算客户电汇方式收款，在应收款系统录入收款单； JF03 信汇 核算客户信汇方式收款，在应收款系统录入收款单； JF04 商业汇票 核算客户以银行承兑汇票和商业承兑汇票方式收款，在应收款系统中应收票据中录单，生成收款单，将收款单上结算方式栏“*”改成“商业汇票”； JF05 银行汇票 核算客户送银行汇票方式收款，在应收款系统录入收款单； JF06 支票 核算客户送现金支票和转帐支票方式收款，在应收款系统录入收款单； JF09 转货款 核算客户以广告费、安装费、维修费转货款方式收款，在应收款系统录入收款单。分公司通过摘要区分广告费、安装费、维修费转货款数据。 B、分公司给予客户的返利、补差、贴息等扣税记往来以及客户之间转款、返销总部货款通过应收款系统中的其他应收单进行业务处理。 资金回笼日报表中“承兑”取结算方式为商业汇票的收款单数，“转货款”取结算方式 为转货款的收款单数，“现汇”取结算方式为除商业汇票、转货款以外的收款单及退款单数。 由于资金回笼日报是根据应收款系统中收款单的结算方式取数的，因此录收款单时结算 方式必须选择录入。 在资金回笼日报表上回款类型增加“其他”列，回款类型有“现汇”、“承兑”、“转货款”、 “其他”四种，其中“其他”列为“数据检测列”，该列数取自应收款系统结算方式为“空”或“*”或“其他”的收款单数（亦即非上述7种结算方式的收款单数），如果“其他”列取到数据，则说明有错误或漏选择结算方式的收款单，分公司财务必须检查收款单的结算方式，在漏录或录错结算方式的收款单录入正确的结算方式，直至“其他”列取数为0。 三、仓位设置 仓位统一设置为中转仓、售后仓、委托代销仓、自营店仓、代管物资仓、二次配送仓、厂发仓、差异仓（在途商品仓不作统一规范）。XXX为分公司代码。 中转仓，下级按仓库名设置； 售后仓，下级设置001售后待验仓，002售后周转仓，003售后直效营销仓； 委托代销仓，下级按仓库名设置； 自营店仓，下级按仓库名设置； 代管物资仓，核算代管物资； 二次配送仓； 厂发仓，核算总部直发商业单位业务（含从其他分公司直接调货给商业单位）； 差异仓，核算账套初始化时账存与实存差异，以及后期体现的差异因素。 四、部门设置 部门原设有分营销支持科、渠道管理科、整合传播科、售后、直效营销、分公司六个部门，现增加一个“双高空调”（限于空调账套） ，增加一个“康拜恩”（空调、冰箱、冷柜）主要用于归集经营双高空调所发生的费用，其中“分公司”主要用于核算无法确定分摊费用时使用。XXX为分公司代码。 营销支持科 渠道管理科 整合传播科 售后 直效营销 分公司 双高空调 康拜恩 五、损益类科目记账 分公司需注意损益类发生额方向，如收入类科目其发生额只应反映在贷方（冲减则以负数在贷方反映，不包括结转数），成本费用类科目其发生额只应反映在借方（冲减则以负数在借方反映，不包括结转数）。以便取数，每个月应核对账表一致。 六、应收款系统 据一些分公司反应，有部分涉及应收款的业务未通过应收款系统而直接通过总账系统作账，如此会造成总账系统与应收款系统账账不符，请分公司检查调整，达到账账相符（方法一：查明不符原因，将原来直接通过总帐系统作账的分录用红字在总账系统冲回，再通过应收款系统作账调整，根据具体情况，分公司可以采用适用的其他账务调整方法）。凡是涉及应收款的必须通过应收款系统作账。 七、注意事项 为了更好保证报表数据的及时性、准确性和全面性，分公司需要认真落实好以下事项： A、严格按《科龙项目业务单据使用说明书<分公司>》要求进行K/3业务单据填写，尤其要注意说明书中特别事项说明。 B、严格按《科龙项目业务流程说明书<分公司>》要求进行业务处理。 C、严格按《科龙项目基础资料设置原则说明书<分公司>》要求进行基础资料维护，尤其注意分公司仓位和分公司物料编码等主要核算项目要严格按说明书原则操作。 D、保证当天业务数据在K/3系统中进行及时处理，并严格按要求进行单据核销处理，采购收货单、采购退回单与采购发票的核销，销售出库单、销售退回单与销售发票的核销等，通过核销可以跟踪明晰存货流转状况，本次报表体系中暂估、在途、开单未提和开发票未提货等业务的识别是以核销为依据的。 E、为保证每天资金回笼报表数据的准确性，分公司需进行货币资金的日清月结。 第三章 资产管理制度 存货管理制度 一、本节所指存货为：凡所有权属分公司所有的各类库存商品。 二、分公司物流专员对中转仓、售后仓存货（包括周转机、待处理机、等级机）的账面数负责，仓管员对实物数负责。 三、中转仓、售后仓管员每天应向分公司物流专员报当天的进仓数、出仓数、实际库存数，确保每天的账面数与实物数保持一致，月末会同物流专员对库存实物进行全面实地盘点，并对盘点差异数负责，另外物流专员每天应编制商品进销存流水帐,并及时与仓库管理员进行核对。 四、分公司存货采购业务操作流程： 分公司传真采购订单给营销本部作为要货依据。 营销本部根据分公司采购订单，经货物平衡后，空调本部在K3中录入销售订单；冰箱本部将平衡过的采购订单转物流管理部，由物流管理部编制发货证明单，销售订单（发货证明单）作为仓库发货的依据，单据格式一式五联，分别为财务联、仓库联、 存根联、门卫联、结算联；销售订单开具后，存根联由营销本部自己保存、财务联由物流部转交集团财务资源部财务会计科（以前是营销财务部）、结算联由车队保留作为结算依据、仓库联在提货时交仓库保存、门卫联在货物出库时交仓库门卫； 仓管员凭营销本部盖章、运输专管员签名的销售订单发货（冰箱凭有效的发货证明单发货）； 由车队依据销售订单（发货证明单）在实际装货时按实际装货数填写；送货单一式五联，分别为存根联、商业单位联、结算联、回执联、车队联。货物发中转仓的，分公司客户服务专员应根据营销本部传回的发货计划跟踪反馈表（物流部编）传真件通知物流专员按预计到货时间向仓管员确定是否到货；货物到达中转仓后，物流专员要取到商业单位联，并按营销财务部规定的时间及要求填制《中转仓收货汇总表》，经营销支持科科长审核确认后，传真回物流部运输管理科（0765-8362913），物流部收到传真件后，核实正确后转交营销财务部作为向分公司开具发票的依据；货物直发商业单位的，物流部先按车队电话反馈的到货信息及时分省填制《直发商业单位收货汇总表》，转交营销财务部作为向分公司开具发票的依据，当收到车队交回商业单位签收的送货单回执联原件后，在与原于《直发商业单位收货汇总表》核对无误后，当月转交营销财务部。 物流部仓管员根据实际发货数量在K3根据销售订单关联生成委托代销销售出库单，该单一式四联，分别为财务联、仓库联、物流联、结算联；委托代销出库单开具后，仓库联由仓库自己保存、财务联由物流部转交集团财务部财务会计处、结算联由车队保留作为结算依据、物流联由仓管员交物流部保存； 集团财务部财务会计处根据物流部转交的委托代销出库单与《中转仓收货汇总表》和《直发商业单位收货汇总表》核对，关联生成销售出库单（实发数量） 集团财务部财务会计处根据汇总表上注明的实收数量在K3中修改销售出库单； 集团财务部财务会计处在K/3中根据销售出库单关联生成销售增值税发票； 集团财务部财务会计处向分公司开具增值税发票；如果只有委托代销出库单，汇总表上没有的为在途数，不向分公司开具发票；直发商业单位的，财务会计处开出发票后，要传真《直发商业单位收货汇总表》给分公司，分公司财务据此向商业单位开具发票；送货单原件要转交给分公司财务，分公司要将送货单原件与销售发票记账联放在一起；如果商业单位收货后要求分公司开发票的，但分公司尚未收到总部《直发商业单位收货汇总表》传真件的，分公司应要求商业单位将签收的送货单传真给分公司，分公司据此开票给商业单位，待收到原件后将传真件换出。分公司按商业单位送货单传真件开发票后要做好记录，以免收到《直发商业单位收货汇总表》传真件后重复开发票。 （10）总部发货向分公司开具发票流程图： 说明：业务流程图中虚框表示手工操作，实框表示在K3系统中操作。 分公司存货内部仓位转移操作流程： 1、仓位分类说明：分公司仓库分为中转仓和售后仓两种，但为了对售后仓库不同用途的产成品进行分类管理，在实物管理、仓库保管帐和财务帐上均需将售后产成品仓库分为三种虚拟仓管理：售后仓（主要存放待处理品及定级后尚未转移给中转仓的产成品）、直营仓、售后周转仓。从节约仓储等经营费用考虑，产成品实物可以放在同一仓库，但不同类型产成品应分区码放，严禁混放，随意移换。 2、存货转仓流程 （1）顾客服务中心从中转仓调货入直营仓及直营销售的处理 ①顾客服务中心根据市场实际需求和预测，填写 “产成品转仓申请单”一式6联，分别为存根联、出仓联、入仓联、物流专员联、财务联、结算联。中心主任审核 后，将出仓联、入仓联、物流专员联、财务联、结算联交营销支持科。 ②营销支持科长审核后签名并在 “出仓联”盖发票专用章或财务章后（总部物流管理部不须盖章，下同），其中出仓联、入仓联、物流专员联、财务联、结算联交直效营销专员作为提货凭证。 ③中转仓根据“产成品转仓申请单”发货，直营人员和仓管员签名后 “出仓联”自留并据此减少中转仓库存；其余4联由直营人员带至直营仓，由直营仓仓管员签名后，留下“入仓联”并据此增加直营仓帐库存；将 “物流联”交物流专员在K3中开出 “调拨单”增加直营仓库存，减少中转仓库存； “财务联”交营销支持科会计； ④物流专员根据顾客服务中心的发票清单开具销售出库单，出库仓位为直营仓。财务人员根据销售出库单关联生成K3销售增值税发票。 ⑤财务人员将销售发票和销售出库单进行核销。 ⑥财务人员根据凭证模板生成机制凭证。 (2) 客户退货入售后仓的处理 客户向客户服务专员提交 “退货申请单”， ”退货申请单”注明商业单位、退货数量和价格及退货票据种类后，交分公司经理（或按规定的审批程序）审批 “退货申请单”。客户凭经审批的“退货申请单”退货到售后仓。 售后仓仓管员根据实收的数量在客户的送货单上签收后留下一联，然后填写 “ 产成品入库单”一式4联，分别为：存根联、入仓联、物流联、财务联。 “入仓联”由售后仓仓管员保管并据此增加售后仓帐库存； “物流联”交物流专员，物流专员根据退货单据类型，在K3系统 “ 售后仓”作处理，若是折让证明或退原发票，则开出 “销售退回单”；若是返销发票则开出 “采购入库单”，同时由物流专员在K3售后仓开具 “定级调拨单”，减少正品库存，增加待处理品库存（退到售后仓的货物在定级前均为待处理品，但因核销问题，须以正品先入库，同时开 “定级调拨单”将正品转为待处理品）。 “财务联”后附签收的客户 “送货单”交营销支持科会计登记退货明细台帐，以便跟进退货单据的接收情况。 营销支持科财务收到原发票或折让证明后开出红字发票，并将红字发票与”销售退回单”进行核销；收到返销发票后，在K3录入采购发票并与 “采购入库单”核销。未核销的 “销售退回单”、 “采购入库单”财务要作价处理。 （若售后仓库容不够，须退货到中转仓时，同样适用该流程，只须将流程中的售后仓成中转仓即可）。 (3) 售后仓产成品定级后调回中转仓 1、售后仓产成品未经定级前，全部作为待处理品在售后仓台帐及物流K3售后仓帐中反映。定级后，售后中心编制《 中心沉淀机定级汇总表》一式四份，分别为存根联、售后仓联、物流联、财务联。 2、 “售后仓联”由售后仓仓管员调整售后仓台帐，增加定级后产品数，减少待处理品数量。 “物流联”交物流专员开出 “定级调拨单”，在K3售后仓调减待处理品数量增加定级后产品数量。 “财务联”交会计调整财务收发存表的待处理品和定级后产品数量和金额。 3、定级后产品从售后仓调回中转仓时，要填写 “产成品转仓申请单”一式6联，分别为“存根联”、 “出仓联”、 “入仓联”、 “财务联”、”物流联”、 “结算联”。经中心主任审核后签名后，存根联自留，其余5联交营销支持科。 4、营销支持科平衡仓位，由营销支持科长审核签名并在 “出仓联”加盖发票专用章或财务专用章后，作为货物转仓的依据。 货物从售后仓调出后，经调出方售后仓仓管理员和办理调货人员签名后“出仓联”由售后仓仓管员保管并据此减少售后仓帐库存，“入仓联”、 “财务联”、 “物流联”、 “结算联”随车到中转仓， 调入方中转仓仓管员验收签名后，“入仓联”由中转仓仓管员保管并据此增加中转账 库存，“物流联”交物流专员，在K3系统开出 “调拨单”减少 “ 售后仓”的数量，增加 “ 中转仓”的数量；“结算联”车队作结算运费的依据； “财务联”交会计调整财务帐售后仓和中转仓的库存数（目前未分仓位核算时，只作备查用）。 (4) 从中转仓调机到售后仓的处理 1、若从中转仓调机到售后仓，则由售后中心填写 “产成品转仓申请单”一式6联，分别为“存根联”、 “出仓联”、 “入仓联”、 “财务联”、 “物流联”’ “结算联”。经中心主任审核后签名后存根联留下，其余5联交营销支持科。 2、营销支持科平衡仓位，营销支持科长审核签名并在 “出仓联”盖发票专用章或财务章后，作为货物转仓的依据；货物从中转仓发出后，经调出方中转仓仓管员和办理调货人员签名后，“出仓联”由中转仓仓管员保管并据此减少中转仓仓帐库存， “调入仓联”、 “财务联”、 “物流联”、 “结算联”随车到售后仓。 3、调入方售后仓仓管员验收签名后，“入仓联”由售后仓仓管员保管并据此增加售后仓帐库存；“物流联”交物流专员，在K3系统开具 “调拨单”增加 “ 售后仓”的数量，减少 “ 中转仓”的数量；“结算联”作为车队结算运费的依据； “财务联”交会计调整财务帐售后仓和中转仓的库存数（目前未分仓位核算时，只作备查用）。 (5) 售后中心从中转仓领用三包周转机的处理 1、售后中心填写 “产成品转仓申请单”一式6联，分别为 “存根联”、 “出仓联”、 “入仓联”、 “物流联”、 “财务联”、 “结算联”，经中心主任审核后签名后， 存根联自留，其余5联交营销支持科。 2、营销支持科长审核签名并 “出仓联”盖发票专用章或财务章后，作为货物转仓的依据。货物从中转仓领出后，经调出方中转仓仓管员和领货人员签名后，“出仓联”由中转仓仓管员保管并据此减少中转仓仓帐库存， “入仓联”、 “财务联”、 “物流联”、 “结算联”随车到售后周转仓。 3、调入方售后周转仓仓管员签名后，“入仓联”由售后仓仓管员保管并据此增加售后周转仓仓帐库存；“物流联”交物流专员，在K3系统开出 “调拨单”增加 “ 售后周转仓”的数量，减少 “ 中转仓”的数量；“结算联”作为车队结算运费的依据； “财务联”交会计调整财务帐售后仓和中转仓的库存数（目前未分仓位核算时，只作备查用）。 (6) 售后仓和直营仓之间的产成品的转移参照第三点和第四点中中转仓和售后仓之间相互调 机处理，通过 “产成品转仓申请单”实现。 (7) 分公司业务及其他部门从中转仓领取非销售用的产成品（展示机、试验机、赠机等） 1、部门填写”产成品领用申请单”一式4联，分别为：存根联、出仓联、物流联、 财务联。经领用部门负责人签名后交营销支持科。 2、营销支持科长审核签名并在 “出仓联”盖发票专用章或财务章后，出仓联、物流联、财务联交领用部门往中转仓提货。 3、领用部门提货后，中转仓仓管员和领货人员在”产成品领用申请单”上签名后， “出仓联”由中转仓仓管员保管并据此减少中转仓仓帐库存； “物流联”交物流专员在K3系统开出”其他出库单”减少中转仓库存， “财务联”交会计作帐务处理减少账面库存。 (8) 直效营效货物从总部售后仓发货给分公司售后直营仓 1、售后中心根据直效营销市场实际需求和预测，填写 “ 中心直营调拨申请单”一式三联，分别为：中心联、顾客服务部联、物流部联，经顾客服务部直效营销科审核后， “物流部联”交物流管理部。 2、 “物流部联”经物流管理部审核签名后交车队往售后仓提货装车，由售后仓管员填写”产品送货单”一式6联，分别为：存根联、出仓联、入仓联、物流联、财务联、结算联。经售后仓管员和车队司机签名后，”出仓联”由售后仓管员保留并据此减少售后仓帐库存；”物流联”交物流管理部开出”委托代销出库单”，出库仓位为售后仓；”入仓联”、”财务联”、”结算联”随车到中心售后仓。 3、中心售后仓库验收入库后，在”产品送货单”上签名，留下”入仓联”并据此填写”产品入库单”一式4联，”存根联”、”入仓联”、”物流联”、”财务联”。”产品送货单”财务联和结算联由车队司机带回总部物流管理部。 4、中心售后仓库仓管员将”产品入库单”的 “入仓联”保留并据此增加直营仓帐库存， ”物流联”、”财务联”及产品送货单的”入仓联”交营销支持科，物流专员根据”物流联”在 K3售后仓中做”采购收货单”，增加直营仓库存；”财务联”交会计处理增加账面库存。 5、物流专员根据产品送货单”入仓联”及产品入库单 “物流联”填写”中转仓及售后仓收 货汇总表”按规定时间EMAIL给物流管理部。 6、总部物流管理部审核”中转仓及售后仓收货汇总表”后交营销财务部会计科开票员， 开票员据此关联”委托代销出库单”生成”销售出库单”和K3销售发票。 7、物流管理部收到车队带回的产品送货单”结算联”和 “财务联”后， “结算联”作为结 算运费的依据， “财务联”交营销财务部会计与销售发票装订在一起。 8、分公司财务收到总部发票在K3中做”采购发票”，并与直营仓的”采购入库单”核销。 （如果分公司售后中心直营要货，而总部售后仓库存不够时，先要做售后仓从成品 仓转仓处理，实物可以不转，但手续必须完整处理。 (9)分公司售后仓货物返回给总部售后仓的处理 1、分公司售后服务中心填写 “ 中心产成品返厂申请单”一式三联，分别为：中心 联、顾客服务部联、物流部联。 2、先经营销支持科审核并在“出仓联”盖发票专用章或财务章后，再经顾客服务部审批后，将 “物流部联”交物流管理部，由物流管理部组织车队负责产成品返回总部的运输工作。 3、分公司售后仓凭“ 中心产成品返厂申请单”物流部联”（复印件也可）发货，并填写”产品送货单”一式6联，分别为：存根联、出仓联、入仓联、物流联、财务联、结算联。经售后仓管员和车队司机签名后， “出仓联”由售后仓管员保留并据此减少售后仓帐库存；”物流联”交物流专员开出”采购退货单”，退货仓位为中心售后仓； “财务联”交营销支持科办理折让证明；”入仓联”、”结算联”随车到总部售后仓。 4、总部售后仓验收入库后，在”产品送货单”上签名，留下”入仓联”并据此填写产品入 库单”一式4联，”存根联”、”入仓联”、 “物流联”、”财务联”。”产品送货单”结算联由 车队司机带回总部物流管理部结算运费。 5、总部售后仓库仓管员将”产品入库单”的 “入仓联”保留并据此增加售后仓帐库存， ”物流联”、及产品送货单的”入仓联”交物流管理部在K3售后仓中做”销售退回单”，增加售后仓库存； “财务联”交营销财务部会计待收到折让证明后核对无误开出红字发票，同时K3系统录入发票并与”销售退回单”核销。 6、分公司营销支持科会计收到红字发票后，在K3中录入红字采购发票，并与 “采购退回单”核销。 （10） 以上流程中常用单据格式：（见附表） 六、退货管理 任何分公司都不再具有商业换退货的任何审批权限，所有冰箱、空调各分公司的退换货（不含三包机退换机）只能由顾雏军董事长审批，其他任何人审批均无效。批准后方可退货入仓（包括中转仓及售后仓）以及办理相关财务手续。若有私自接受客户退货的，每单扣罚相关责任人每人1000—10000元罚款，并视具体情节予以警告、留厂察看直至开除的处分。 一、为将该决定彻底贯切到位，现对物流部门和安泰达公司要求如下： 1、物流部门如未接到或见到顾雏军董事长签名同意退货的申请原件或复印件,不得以任何理由将退换货运送到各地仓库； 2、各地仓库仓管员如未接到或见到顾雏军董事长签名同意退货的申请原件或复印件, 不得以任何理由接受退货入仓。 3、物流管理部、安泰达公司必须及时检查该通知执行情况，发现分公司退换货的违规行为必须第一时间向集团领导汇报。 二、顾董事长要求顾客服务部及下属各中心要严格做好质量问题售前机退换货的鉴定和入库前的把关，并建立台帐备查。为将该决定彻底贯彻到位，现对各分公司、服务中心、物流专员要求如下： 各分公司、服务中心、物流专员在退换机问题上要严格遵守公司下发的有关沉淀机控制管理规定执行。（1）售前（非质量机）机退换审批程序：商业单位申请 分公司经理 营销大区主管部长（总监） 顾董事长。采用“ 分公司（售前非质量机）退货申请审批表”。 （2）售前（质量）机退换审批程序： 商业单位提出申请 分公司经理 营销大区主管部长（总监） 中心主任 顾客服务部部长 顾董事长。采用“ 分公司（售前质量机）退货申请审批表”。 （3）售后三包机退换审批程序：用户提出申请 网点鉴定 中心工程师审核 TCS专员回访 中心主任 顾客服务部部长。采用“顾客服务中心三包机退换申请审批表”。 2、凡分公司、服务中心、物流专员违反退换机规定擅自退换机，一经发现必将严惩。 附：《 分公司（售前质量机）退货申请审批表》、《 分公司（售前非质量机）退货申请审批表》、《顾客服务中心三包机退换货申请审批表》。 七、分公司中转仓发货流程 关于各分公司中转仓控制发货的紧急通知 全国各公司： 为了保证各分公司中转仓货物资产的安全，防止客户伪造各分公司的销售出库单及发票专用章到中转仓骗货等现象的发生，特作规定如下： 1、各分公司营销支持科应在8月24日对各中转仓进行一次盘点，盘点要求与年盘一样，此次盘点涉及到各中转仓所有产品，为了保证盘点数据的准确性、真实性及帐实相符，盘点期间，各分公司停上开单。 2、各分公司营销支持科必须立即与各中转仓核实：现已开出的销售出库单中未提货的出库单的情况，包括出库单号码、商业单位名称、产品型号、数量与金额等。 3、增加“商家提货人确认”项，即各分公司应要求所有到我公司中转仓提货的商家，在2003年8月31日以前向我分公司提供如下资料： A、提货人（1至3人）身份证复印件（复印件背面加盖商家公章）三张； B、提货人（1至3人）彩色半身相和全身相各三张（相片背面加盖商家公章）。 C、提货人亲笔签名样式。 以上资料均需一式三份，分公司在收到如上资料以后，加盖“分公司公章”，支持科存档一份，再转交二份给中转仓，并要求中转仓应立即建立“商家提货人资料档案”，从9月1日起，各中转仓在确认《销售出库单》的正确、真实、有效时，必须对照“商家提货人资料档案”，准确无误以后，才能办理发货手续。 4、增加“商家提货确认书”项，即各分公司应要求所有到我公司中转仓提货的商家，在2003年8月31 日以前必须向我分公司提供有加盖“商家公章”的“商家提货确认书”一式三份，分公司在收到“商家提货确认书”以后应加盖“分公司发票专用章”，并转交二份给各中转仓，并要求中转仓应立即建立“商家提货确认书”档案。从9月1日起，中转仓在确认《销售出库单》的正确、真实、有效时，必须做到以下几点： A、必须要求提货人出具“商家提货确认书”，并与“商家提货确认书”档案资料进行核对，对照无误以后，才能办理发货出库手续。 B、中转仓应在“商家提货确认书”上注明此次实际提货的型号、 数量与金额，并要求提货人签名确认。C、中转仓同时应把经提货人签名确认“商家提货确认书”连同《销售出库单》存档备查。 D、中转仓每周应把《销售出库单》连同相应的经签名的“商家提货确认书”交给分公司支持科进行帐务处理。 5、再一次重申，各分公司在以后的工作中，应严格按照如下操作流程进行开单发货： A、客户服务专员在收到客户的要货计划时，应仔细审核比较提货金额与客户帐上余款及赊销情况，款足才能开单，否则不予开单。 B、客户服务专员将开出的销售出库单交由出纳审核，出纳审核客户帐上确实有足额的款项时，方能加盖发票专用章。 C、 出纳将加盖完发票专用章的销售出库单交给会计审核，会计审核无误以后，方能加盖支持科科长的私章，或交给支持科科长签名确认。 D、中转仓收到客户的《销售出库单》，在审核其正确、真实、有效时，还应对照审核：“商家提货人资料档案”与“商家提货确认书档案”，准确无误以后，方能办理发货出库手续。 6、每天早上12点前，客户服务专员应与中转仓物流专员核实前一天（截止到当天早上8点前）中转仓实际销售出库情况，包括商业单位名称、出库单号码、产品型号、数量与金额。 7、严格禁止各分公司支持科修改销售出库单，如确实需要改单，必须收回开出的《销售出库单》的所有联次及中转仓给客户的欠条或者分批单等，才能修改。 特此通知，请各分公司务必严格遵照执行，若因此给公司造成财产损失的，将给各相关责任人予以重罚！ 附开单发货流程图： 余款不足 款 足 余款 不足 款 足 余款 不足 款 足 把出库单交给商业单位 不一致 发货以后应与客户 一致正确无误 服务专员核对 附表一 分公司（售前质量机）退货申请审批表 商业单位名称： 日期： 退货地点： 联系电话（区号）： 退货情况 型号 申请退货数量 条形编码 故障原因及维修情况 无法修复而 退机原因 中心确认退货数量 合计 退货申请人 日期 中心或网点初检人 日期 中心最终确认入库人： 日期： 日期： 分公司经理意见： 营销大区主管部长（总监）意见： 中心主任意见（只限质量问题退货）： 顾客服务部部长意见（只限质量问题退货）： 董事长意见： 第一联：分公司财务 第二联：顾客服务中心 第三联：商业单位 第四联：分公司中转仓 备 注：凡可以修复的机器由中心修复，无法修复的机器在表格内要填写清楚无法修复而退换机的原因，用户购机7天之内发现质量问题，亦属售前质量机。中心工程师必须签名确认。 附表二 分公司（售前非质量机）退货申请审批表 商业单位名称： 日期： 退货地点： 联系电话（区号）： 退货情况 型号 申请退货数量 售前非质量商业退机原因 分公司经理确认 合计 退货申请人 日期 分公司经理意见： 营销大区主管部长（总监）意见： 董事长意见： 第一联：分公司财务 第二联：顾客服务中心 第三联：商业单位 第四联：分公司中转仓 附表三 顾客服务中心三包机退换申请审批表 用户姓名 联系电话 详细地址 邮编 购买商店 购买日期 安装单位 （空调填） 安装日期 换机日期 原机型号 原机编码 （空调填） 室内机(窗机) 室外机 原箱条码 （冰箱填） 冰箱条码 （冰箱填） 新 机 条 形 码 （空 调） 室 内 机 或 窗 机 室 外 机 服务商（专修队）意见： 服务商负责人签名（盖章）： 中心工程师审核： 工程师签名： TCS专员回访情况： TCS专员签名： 中心主任意见： 顾客服务部部长意见： 顾客确认签名： 说明：换机前必须请示中心。 第一联：中心存档 第二联：随退换旧机 第三联：网点存档 第四联：交用户 三、关于明确分公司返销发票及折让证明的开单价格的通知 各分公司因调货给其他分公司、退货返厂等原因需向总部开具返销发票或折让证明的，应以分公司向总部的最近采购单价为开票单价，对于因近期未采购而无法取得采购单价的部分旧机型，可按照该机型的库存成本单价向总部开票。 四、赠品的管理 为了使公司有限的资源发挥最大的效益，同时加强营销支持科内部管理，现对营销支持科因业务需要向分公司传播科领用促销赠品要求如下（222号）： 营销支持科人员不得以任何名义直接向分公司传播科或分公司经理等相关业务人员索要赠品； 营销支持科因业务关系确需一定数量赠品，必须先向集团财务部分公司管理科提出申请，由总部与分公司经理等相关人员协商后，向分公司传播科领取总部批准的数量； 分公司管理科将严格把关，如发现违反上述规定的，将对违规者予以严肃处理。视情节轻重予以经济处罚200-500元，行政处分：免职、开除。 分公司经理有义务协助集团财务部执行本项规定。 第四章 合同管理制度 第一节 基本制度 一、总则 为了加强分公司的合同管理工作，规范合同的立项、审批、签订、审查、监督、履行程序，减少和避免合同纠纷，保护公司利益不受侵害，根据《中华人民共和国民法通则》、《中华人民共和国合同法》及其他法律法规，制定本暂行办法。 本办法适用于广东科龙电器股份有限公司各省分公司对外签订的各种销售、广告、仓储、运输、租赁等经济合同。 各省分公司严禁对外签订担保、抵押、质押合同。 二、合同管理机构及职责 1、集团总部法律科是分公司合同管理的主管部门，其主要职责如下： 负责分公司合同管理制度制定及解释； 负责各种经济合同标准格式的起草及修订； 负责分公司各种合同纠纷案件的咨询及起应诉工作； 负责分公司合同管理制度执行的监督，对违反合同管理的责任人员视情节予以处罚或报请处罚。 营销财务处与营销本部、传播科、物流部等相关业务部门应根据自身的工作职能，对分公司的合同工作与其职能相关的部分负有管理职责，应明确分公司合同审批权限，加强对分公司合同审查工作，并协助法律科做好合同管理工作。 分公司销售部门是分公司各类合同的日常管理部门，由分公司营销支持科科长兼任专职合同管理员，具体负责合同管理工作，协助法律科及其他相关业务部门对分公司合同进行管理，其主要职责有： 保管分公司公章（不设分公司合同专用章），并对合同条款和审批权限进行原则性审查； 分公司各类合同的整理、建档和保存； 对合同履行情况进行跟踪，发现问题及时向分公司经理及相关业务部门、法律科进行汇报； 与法律科、营销财务处及其他业务部门的日常联络工作； 三、合同的审批与签订 各分公司对外进行销售、采购、广告等商业往来，从事经济活动的，除涉及金额小，可以即时清结的情况外，都必须以书面形式签订合同； 即时清结是指合同的协商、订立、履行、终止都在同一时间完成。 书面形式是指合同书、信件或数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等可以有形地表现所载内容的形式。 公司对外签订的书面合同必须加盖分公司公章方为有效，未加盖分公司公章的合同均属无效合同；为防止分公司人员违规对外签订合同，避免法律纠纷，分公司销售行政科必须给分公司所有往来业务单位发出分公司合同签订声明函（附件），并要求往来单位盖章确认，合同管理员必须妥善保管好该确认函。具体要求见财务部03年122号通知. 各分公司支持科应编制一份声明函汇总表，并把汇总表与明细表一起寄送回总部营销财务处各区域管理员备案存档管理。 各区域管理员应把核对后的声明函明细与汇总表保管在集中统一的文档库里。 通知与声明函样本如下： 附通知： 通知 各分公司支持科： 根据公司领导指示，各分公司必须与所有和分公司有往来的经销商、售后维修点、广告商等客户签订 客户声明函。具体要求如下： 由各分公司支持科检查现有客户是否在以前签订有声明函、以及声明函是否是原件。如无则必须与客户补签，若有且为原件则不必签订客户声明函。 在以后新发生的往来客户，包括销售客户、售后网点、广告商等都必须与分公司签订客户声明函，否则可拒绝发生业务关系。 声明函一式三份，总部、分公司、客户各一份。 上述工作在本月即7月25日前完成，并将声明函原件及明细汇总表寄回集团财务资源部营销财务处相应区域管理员。新发生的客户，应在签订声明函后每个月集中一次寄回总部，分公司不按通知规定操作的，每份声明函扣罚支持科长100元。 集团财务资源部营销财务处将对分公司上述情况进行定期和不定期检查，对违规的，发现有未签声明函的客户，每份声明函扣罚支持科长500元。 声明函要有客户及分公司的签字、盖章及时间。 声明函样本及声明函明细汇总表见附件１和附件２。 分公司支持科要制定相应的对业务、维修中心、传播等关于此通知的考核办法，督促及时回收客户声明函。 请分公司支持科按时完成并上报总部。 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 集团财务部营销财务处 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 审核：罗耀东 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 签发：刘 科 　　　　　 　　　　　　　　　　　　　　　 日期：2003年7月8日 附声明函 广东科龙电器股份有限公司（含销售分公司）、广东科龙冰箱有限公司和广东科龙空调器有限公司关于合同授权的联合声明 　　　　　　　　　　　　　　　　（写对方单位的全称，要求字迹清晰） 为加强各声明人与贵单位的合作关系，规范双方依法签订、履行合同，声明人特向贵单位做出如下郑重声明： 声明人的职员与贵单位签订的任何书面合同，必须经声明人盖章确认，或有声明人对该职员明确的书面授权书为有效，否则，该职员的行为为无权代理行为，该合同为无效合同，不具有任何法律效力，声明人不予以认可及执行。 声明人与贵单位签订的承诺书、确认函、对账函等设立、变更、终止双方权利义务关系的法律文件同样适用本声明。 声明人下属分支机构包括但不限于声明人设立的不具有独立法人资格的分公司、办事处、售后服务中心等同样适用本声明。 本声明函所指的职员是指除声明人法定代表人以外的雇员，包括但不限于分公司经理、业务员、销售及其他部门负责人等。 依法律规定，无权代理的合同自始无效，对双方均无法律约束力。因合同无效导致贵公司损失的，声明人不承担任何责任。 本声明函自贵单位知晓之日起生效，本声明函为不可撤消的文件。 特此声明。 声明人： 广东科龙电器股份有限公司　　　　广东科龙冰箱有限公司　　广东科龙空调器有限公司 广东科龙电器股份有限公司　　　　　分公司 我单位对上述声明已完全知晓，无任何异议。 回函单位：（要求加盖行政公章） 法定代表人签名： 　　　年　　　月　　日 附声明函统计表格式 　　　　　分公司客户声明函汇总 类别：（见下备注） 序号 往来单位全称 是否收回声明函 收回时间 直接责任人 支持科长签名 制表：　　　　　　　　　　审核：　　　　　　　　　　日期： 注：类别为冰箱、空调等销售客户声明函、冰箱、空调等广告客户声明函及售后服务 客户声明函等。 直接对外协商、签订合同的分公司人员为合同经办人，合同经办人在与对方签订合同之前，必须确认对方有权签署合同，如取得对方单位的营业执照、《法定代表人身份证明书》或《授权委托书》，合同经办人代表公司对外签订合同时必须遵循以下原则： 务必遵守自己的工作职权，不得越权越职对外签订合同； 在对外签订合同时，务必持谨慎态度，不得随意对外签订合同； 合同签订后，应积极跟进合同履行情况，出现问题及时反馈或咨询相关人员。 合同承办人在订立合同之前，必须先按如下程序进行合同立项审批： 合同承办人填写合同审批表――有权审批人逐级审批（如权限在分公司一级，由分公司经理审批即可；如需总部主管领导审批的，需报主管领导审批，传真件有效）―――合同经办人将合同审批表及合同草案报合同管理员审查盖章―――合同管理员审查审批情况和合同条款无误后加盖分公司公章（注：各类合同的审批权限以各部门规定的审批权限为准）。 分公司合同管理员必须严格审查合同条款，不明之处应询问合同承办人或咨询法律科相关人员。 合同草案经审批后，合同经办人员应严格按照已审批的合同草案条款签订正式合同，不得擅自修改，否则视为未经审批擅自签订合同。如合同草案确实需要修改的，须按本办法的规定重新进行申报审批。 合同的条款应使用公司统一的标准格式，没有标准格式的可参照对方提供的合同格式或双方协商，但必须具备以下条款： 对方当事人的全称，地址，法定代表人，开户银行及账号； 合同标的； 合同标的物的价格、酬金或费用； 合同履行的时间、地点及方式； 合同的违约责任；如我司为付款方，违约金最高不得超过每日万分之四。 列有“本合同须经双方加盖公章或合同专用章后方可生效”之条款。 除在合同最后一页签章处加盖合同专用章外，和本合同有关的全部文件包括附件等都还应加盖合同骑缝章。 合同签订后，应将合同正本交分公司销售行政科合同管理员保存，合同副本或复印件由经办人员保存。 四、合同的履行 合同签订后，经办人员是跟踪合同履行情况的第一责任人，应及时检查履行情况和对方履约能力。如出现影响合同继续履行的情况，经办人员应及时向分公司经理及法律科相关人员汇报。 合同管理员有权对合同的履行情况向经办人员进行了解，经办人员应予积极配合，发现问题的，应迅速向分公司经理汇报解决。 如合同履行中对方违约或产生其他法律纠纷，分公司应当在纠纷发生的初期及时通报法律科相关人员，以便于尽快争取法律救济手段解决争端。 合同签订后，应当严格依合同履行，如需要变更、终止或解除合同的，按照本办法规定的程序重新申报审批。 五、合同的编号、建档及统计 合同管理员对已经生效的合同要编号登记，逐个建立档案，凡与合同有关的文书都要附在合同卷内归档。已履行完毕的合同按会计档案保管期妥善保管。 生效的合同编号形式为：A-XXXX（Y）Z号，其中：A为分公司所在省份的简称；XXXX为合同签订时的年份（合同审批和签订跨年度的，以盖章时的时间为准）；Y为合同类型的简称，销售合同为“销”，广告合同为“广”，租赁合同为“租”，其他合同为“另”；Z为顺序号（如：粤-2000（销）1号表示一份广东分公司于2000年签订的销售合同，顺序号为1）。 合同管理员应按合同类型分别建档保存。各种销售合同、零售商或批发商代理协议、返利协议、退货协议等与产品销售有关的合同全部认定为销售合同；各种广告促销活动、媒体广告、产品推广等与广告活动有关的合同为广告合同；各种房屋租赁、仓储保管、其他财产租赁时签订的合同为租赁合同；运输、采购等其他合同另行分类保存。 顺序号按合同类型自行编排，即在同一类型合同中顺序号保持连贯。 合同管理员对已签订建档的合同编制合同档案一览表，注明合同类型、签订时间、经办人员、合同金额等事项，以便于查询。 除合同管理办法规定有权查阅的人员以外，已建档的合同正本，一般情况下不得公开，其他人员确实需要查阅的，须经分公司经理签字同意。 对于因合同保管中遗失或损毁合同，造成公司损失的，将严格追究合同管理员及有关人员的责任。 第二节《营销系统合同管理制度》补充规定 为强化营销系统各部门、各分公司的合同管理工作，根据《营销系统合同管理制度》，特做出如下补充规定，要求营销系统内各部门、分公司严格执行。 适用范围 营销系统内各部门及分公司，包括销售本部、传播部、物流部、市场部等业务部门和各地分公司对外签订经济合同时，应严格遵照公司合同管理制度及本补充规定。声明函的发收工作由营销财务处另行通知，各部门应积极配合，做好此项工作。 总部的声明函收回后由营销财务处负责保管，分公司的声明函由营销支持科保管，对于未在限期内收回声明函的单位不得签订合同。 我公司对外签订的合同必须在合同在加盖有效印章或者对签字人有明确授权方为有效，禁止任何人签订无效合同，一经发现将予以严厉处罚。 各部门对于非例常性的重要合同，应首先向部门领导申报立项，并通报营销财务处，经批准后由本部门及营销财务处共同协商洽谈后签订合同。 上述非例常性的重要合同是指对不经常发生的，涉及区域广、金额较大、对公司的经济权益有重大影响的合同，如对外投资、全国合作、银行业务等。 合同审批流程： 总部： A．使用我公司合同范本的或例常性的合同： 经办部门提议→有权领导批准→法律科审核合同稿→盖章，签订合同 B．重要合同： 经办部门提议→有权领导批准同时报法律科→经办部门、法律科与对方洽谈→盖章，签订合同 分公司： A．使用我公司合同范本的： 经办人提议→有权领导批准→营销支持科长审核合同稿→盖章，签订合同 B．未使用合同范本的： 经办人提议→有权领导批准→营销支持科长将合同稿报法律科审核→盖分公司章，签订合同 注：法律科审核时对合同稿有修改意见的，经办部门应予修改，否则由营销副总裁批示。 总部经办人将合同稿申请审核时均应填写《合同审批表》（见附表）并经有权领导签字，《合同审批表》未按要求如实填写或没有领导签字的，不予审核。 分公司营销支持科长应按以下标准进行合同审核： 合同的审批程序是否符合公司规定，有无越权； 对方单位是否合法主体，有无资格签订合同； 是否已收回声明函； 分公司营销支持科长对上述第（2）项无法确定时应及时咨询法律主办。 法律科应按以下标准进行合同审核： 合同的审批程序是否符合公司规定，有无越权； 对方单位是否合法主体，有无资格签订合同； 是否已收回声明函； 合同的内容有无违反法律规定； 合同条款对我公司有无法律风险，是否存在合同陷井； 凡是第一次与我公司签订合同的单位，必须要求对方提供营业执照、税务登记证复印件、法定代表人身份证明书、授权委托书等文件，且营业执照和税务登记证复印件上要求加盖公章。对于审核时未提供上述文件的，应视为无合法资格，不予签订合同，并应签订声明函。 各部门签订的合同应严格遵照公司的各项规定，尤其是对合同签订、审批权限的规定，对不符合上述规定的合同，印章管理员有权拒绝盖章。当印章管理员无法判断是否符合公司规定时，签订合同的经办人员有义务提供有关材料（如公司的规章制度、有权领导的签名等）证明该合同的签订没有违反公司规定。 印章管理员负责对合同进行编号，编号方法另定，经办部门不得自行在合同上编号。 无特殊情况，不得在合同签订前部分或全部执行合同。如因特殊情况需先予执行的，必须经营销副总裁批准，否则视为严重违规行为予以处罚。 印章管理 营销系统内的“广东科龙电器股份有限公司”等公司的印章由集团总裁办统一管理，任何部门签订合同需盖章时，一定要填写盖章审批表，总裁办方能加盖各类公司章。 法律科对营销系统内签订的各类合同及其他法律文件进行最终性的法律审核，经审核无误的，方可批准予以盖章执行。 非经法律科特别许可，凡是对外签订的所有合同及与合同相关的法律文件都必须加盖公司印章，并在加盖印章后由经办部门指定的人员签字，不得签署只有印章没有经办人签名或只有签名没有盖章的合同或法律文件。 合同未经审核盖章前，有关部门领导或经办人员不得先行在合同上签字，也不得要求对方单位先签字盖章。 鉴于广告合同的特殊情况，各分公司传播科以广东科龙电器股份有限公司名义签署的各种广告合同可以暂不盖章，但应由分公司出具一张合同审批表，并经分公司经理及本部总监领导、传播部领导、营销财务处有关领导同意后方可执行，并由总部传播部出具授权书授权分公司传播科签署，具体操作办法由营销财务处会同整合传播部、营销本部协商确定。 本规定所述的法律文件是指承诺书、对帐函、确认书、授权书、证明等设立、变更、终止我公司与对方单位之间权利义务的文件。 总部合同由经办部门指定人员保管，并将保管人报法律科备案，分公司合同由营销支持科负责保管，法律科将对合同保管情况进行检查。 检查及处罚 法律科是营销系统的合同管理部门，负责对营销系统各部门执行合同管理制度的情况进行考核检查，并对违反合同制度的责任人员进行处罚。 对于违反本补充规定及公司有关制度的责任人员及部门领导，法律科有权单处或并处下列处罚措施： 处以50元以上，10000元以下扣罚； 按公司直接损失的20%以下的扣罚； 建议有关部门对责任人员降职处分。 对于违反合同管理制度，情节严重并已造成公司重大损失的，法律科将建议有关部门对责任人员开除处理。 附则 本规定中的“各部门”包括分公司。 劳动合同及管理办法由人事行政部另行制订，不受本规定约束。 本补充规定自颁布之日起实施，在本补充规定实施前的有关规定与本补充规定不符的，按本补充规定执行。本补充规定由营销财务部负责修改、解释。 分公司经理离职审计制度 在分公司经理辞职、撤职、降职、离职的情况下，为了便于工作的交接，特对离职经理的审计工作及内容作如下规定： 一、审计内容 分公司经理执行价格政策、费用审批、权限内的客户返利与工资及费用的二次分配权的使用是否得当。 总部下达给分公预算内的费用开支是否超支。 分公司经理有无到期应收帐、未到期的有应收帐客户是否确认。 分公司经理经管的财产是否账目清晰，资金使用是否正确，备用金是否完全归还。 分公司人员是否对对客户进行总部政策外承诺，政策内的承诺是否兑现。 分公司人员与经销商、广告商签订的合同协议、清单是否符合公司规定。 分公司中转仓的账目管理是否清楚及中转仓库存状况。 违规、违纪等其他情况。 二、审计人员 原则上由集团审计部负责，在审计部事务繁忙、暂调不出人员的情况下，由营销本部会同营销财务部进行审计。 三、审计程序 营销本部在书面确认分公司经理离职之后，两天内通知营销财务部，三天内下达审计通知书，四天内到达分公司进行审计，原则上审计时间不超过30天。 在审计过程中，分公司业务、财务、传播、物流、行政等部门具体负责人必须积极配合审计人员的工作，出具审计需要的所有资料，对于知情不报者给予相应处罚。 各种具体事项审计完毕后，经办人及其部门负责人进行签名确认。 审计人员出具审计报告。 在整个审计过程中，要求离职经理均在现场并予以积极配合。 信用管理制度 一、前言 为促进销售增长，降低经营风险，加快应收账款回收，减少坏帐损失，特制定本管理制度。 二、适用范围： 本制度适用于营销系统总公司和各省分公司。 三、信用管理机构 营销财务处为信用管理归口管理部门，集团财务部营销财务处具体负责信用管理制度的起草、信用评级、信用额度核定、坏帐法律追收等职能。 分公司财务具体负责客户信用额度控制、日常货款监控及追收、信用情况跟踪及反馈等事宜。 分公司经理和业务人员承担信用管理直接责任，应确保客户资信资料属实，督促客户回款，及时反映客户资信情况，对其所管理客户的呆帐和坏帐相应承担经济责任。 信用方式 1、票结 票结是指在信用额度内分公司先向客户发货并开具相应销售发票，客户在收到分公司销售发票后并在规定期限内向分公司支付货款的一种结算方法。 票结主要适用于分公司大型、资信优良的零售客户，如大型百货商店、大型专卖店、大型超市等客户。 对于采用票结的客户，分公司财务、相关业务员必须确保在5个工作日内将销售发票送至客户，并要求客户在7个工作日将相应货款支付给分公司。 循环信用额度 循环信用额度是指一个可自动循环使用的信用额度，客户可凭未用额度提货，在支付相应欠款后，该额度可自动生效。 循环信用额度主要适用于分公司优秀、资信优异的大型零售客户。 循环信用额度最长期限不超过3个月，即欠款不得超过3个月；循环信用额度一年评定一次。 临时信用额度 临时信用额度是指临时提货所需并于15天内支付欠款的额度 临时信用额度主要用于因临时需要提货的客户。 五、信用额度申请 1、对于符合下列条件之一的客户，各省分公司均可报送相关资料申请信用额度： 经销科龙公司产品且年营销额在100万元以上的合法零售商； 同时具有批零业务，且经销科龙公司产品年营业额在300万元以上的合法批发商； 应收账款余额低于其经销科龙公司产品营业额30%以下。 当地零售额在前3名以内的大型百货商店、大型电器专营店、大型超市。 2．信用额度申请相关材料 申请表一份（格式见附表一）； 营业执照、税务登记证复印件各一份 3．信用额度申请审批流程 主管业务员提出申请―――分公司经理审核―――销售部主管部长（副部长）审核―――财务支持审核（10万元以下，含10万元）―――营销财务处部长审批（10万元以上，30万元以下，含30万元）―――营销副总裁批准（30万元以上，1000万元以下）。 信用额度审批权限 10万元以下（含10万）―――集团财务部营销财务处部长审批。 10万元以上，1000万元以下―――营销副总裁。 六、客户信用评价 1、评价时间 每年的11月份。 评价组织 集团财务部营销财务处领导、分公司营销支持科科长协助。 具体评价办法 信用评价主要从其经营科龙公司产品营业额、以往还款记录、违约情况、固定资产等方面对客户的信用情况进行评价，其评价标准如下： 序号 评价指标 标准值 标准分 评价分 备注 1 营业额（科龙） 1500万以上 25 2 货款回收率 100% 45 3 回款及时率 100% 20 4 固定资产 400万以上 10 5 违约情况 0次 0 违约一次，扣5分 信用评价及相应级别相应管理 信用评分 信用等级 信用额度 信用期限 90-100分 信用等级1 CR1 100万以下（个别客户可特殊处理） 三个月 80-90分 信用等级2 CR2 50万以下 二个月 70-80分 信用等级3 CR3 30万以下 二个月 60-70分 信用等级4 CR4 20万以下 一个月 50-60分 信用等级5 CR5 10万以下 一个月 50分以下 信用等级6 CR6 不予以信用额度 现款现货 七、信用总额控制 当年全部客户信用额度不得突破上一年不含税销售收入的3％； 各省全部信用额度不得突破上一年不含税销售收入的3％；但具体客户信用额度必须根据客户具体资信情况再考虑是否给予。 单个客户信用额度最高不得突破1000万元。 八、日常信用管理 客户主管业务员和分公司财务为信用管理日常管理人，应密切关注信用额度客户的提货、货款回笼、信用状况变动情况，对可能出现的呆帐、坏帐及时采取预防和补救措施。 分公司财务必须确保客户的信用控制批准金额之内，对于超额度的提货要求必须予以阻止；并应于每月财务报告中反应各信用客户情况。 当出现以下几种情况之一时，分公司必须立即停止客户提货，并着手开展应收账款回收工作： 在规定的信用期限内，未能回款（在下次开单时，必需先行回收赊销额的货款后，再实行现款现货）。 批准的信用额度已使用完毕。 连续两个月未同分公司发生任何业务往来。 客户情况发生较大异常变化的，如企业改组、法人代表或企业名称更替、注册资本减少、企业破产等，并立即反馈营销财务部。 严重影响客户资信的其他情况。 九、呆帐追收 呆帐是指欠款逾期超过3个月的应收账款。 客户主管业务员和分公司经理为呆帐追收第一责任人，分公司财务和营销财务部协助分公司进行追收。 对于需要采用法律程序追收的应收账款，分公司必须及时将追收资料报送至营销财务部财务支持科法律主办；由法律主办审核相关资料后再决定派人或委托分公司当地事务所进行追收。 十、呆帐处罚 1、对客户的处罚 对逾期超过30天的客户，按欠款额扣留其各项返利、奖励；在欠款未还清之前，分公司不得对其结算返利、奖励。 对逾期超过60天的客户在扣留其各类返利、奖励外，立即取消其信用额度，并在下一年度也不考虑其信用额度。 对业务员的处罚 客户欠款逾期60天的，按欠款金额的10％扣罚业务员，当月开始在工资或奖金中扣罚，直至扣满为止。 客户欠款逾期120天的，按欠款金额的10％再扣罚业务员，当月开始在工资或奖金中扣罚，直至扣满为止。 3、分公司经理的处罚 客户欠款逾期60天的，按欠款金额的10％扣罚业务员，当月开始在工资或奖金中扣罚，直至扣满为止。 客户欠款逾期120天的，按欠款金额的10％再扣罚业务员，当月开始在工资或奖金中扣罚，直至扣满为止。 注：如业务员和分公司经理被扣罚后追回客户所欠货款，应于货款追回后立即将所扣罚的工资、奖金立即返还给业务员和分公司经理。 如业务人员、分公司经理和客户勾结恶意欺诈公司，并造成公司货款损失的，除执行上述处罚条款之外，公司对相关责任人严肃处理，直至移交司法机关。 附：客户信用额度申请表 省 业务客户信用额度申请表 申 请 单 位 基 本 情 况 单位全称： 营业执照代码： 注册地址： 法人代表： 企业性质： 主管部门 联系电话 传真： 注册资本（万）： 资产总额（万）： 上年经销额： 上年货款回收率： 批零比例（万）：批发： 零售： 累计欠款余额（万）： 申请信用额度（万）： 信用方式： 申请理由（主要数据说明）： 上述客户资料已经核实，在合理知晓范围内，确信上述信息表达客观、恰当，若客户出现违约情况，原接受公司的按规定给予的扣罚。 业务员意见： 分公司经理意见： 财务支持科意见： 销售部主管领导意见： 营销财务部部长意见： 营销副总裁意见： 买方信贷操作流程 见财务部03年83号文件 操作原则 分公司及营销系统归口业务部门负责买方信贷的具体操作和执行； 集团财务资源部营销财务处负责买方信贷协议签订工作的审核及票据到期未提货部份的结算工作； 无论经销商按合作协议向我公司开具的票据金额大小，我公司与经销商结算的淡季返利、佣金及其他与此项打款相关的奖励均按其实际提货金额在票据到期后结算，我公司按协议向银行付款的金额（即票据金额与提货金额的差额部分）经销商不享受任何返利、佣金及其他相关奖励政策； 资金回笼的计算：按权责发生制原则，回笼一律按当月实际提货金额计算，而不能按所签订协议的金额计算。 二．流程图 三．操作细则 提出申请 经销商有与我公司进行买方信贷合作意向的，在确定合作银行后，由分公司填写《买方信贷申请表》（见附表一）报支持科审核后，向营销本部提出申请。 审核 营销支持科须对合作银行及商家的信誉度进行调查并在申请表上签署意见； 营销本部按《买方信贷申请表》的经销商、银行、合作期限、最高授信额度等进行审核，对属第一次与公司合作的经销商，分公司需提供经销商的营业执照复印件、组织机构代码证复印件、税务登记证复印件、法人证明原件及身份证复印件、验资报告复印件、贷款卡复印件等相关资料（以上资料需加盖企业公章）。由副总监以上领导批准后将申请表及上述资料送集团财务部营销财务处审核； 为确保三方协议的合法性及公平性，营销本部必须将三方协议报总裁办法律科律师审核并签名确认后转营销財务处； 营销財务处审核无误后交財务督查审批。 办理 合作协议条款经法律科审核无误后，由营销本部（或归口业务部门）按协议及合作银行的要求办理各项手续，并提供有关材料，及签订合作协议。 执行 分公司营销支持科长对本分公司的买方信贷执行工作负责； 协议签订后，营销本部负责将买方信贷合作协议及有关材料传至分公司，按合作协议开出的银行承兑汇票直接由当地分公司收取。买方信贷合作协议书由分公司营销支持科负责保管，分公司营销支持科应在协议生效后三天内将合作协议书复印件传至营销本部及集团财务部营销财务处备查； 经销商直接将提货通知单送至当地分公司，由分公司营销支持科与银行核对后以提货通知单的金额为限开单发货，提货通知单原件由营销支持科订入凭证； 分公司营销支持科于每月底与银行核对提货情况，并编制每月统计表（见附件二）； 分公司营销支持科在每月3日前将上月的买方信贷统计表上报集团财务部营销财务处（按营销财务分处要求格式），并传真每张票据当月最后一张提货通知单给各区域管理员；营销财务处在每月第5个工作日汇总《三方信贷业务统计表》，并抄送营销本部。 从银行向我分公司发出付款通知书之日起，我公司不再接受任何提货通知单，如经销商有新的提货要求的，必须以现款现货方式结算，不按合作协议执行。 分公司收到付款通知书后必须在当日通知集团财务部营销财务处区域管理员，并将付款通知书及该张票据的复印件寄回总部，由负责该省份的区域管理员办理付款申请后交出纳及时办理付款工作； 四．帐务处理 分公司收到银行承兑汇票时，记入合作银行的往来帐户“其他应付款—XX银行”，同时要注明合作的经销商的名称，分录如下： 借：应收票据 贷：其他应付款—XX银行（XX经销商） 分公司将票据背书回总部結算中心，按正常回笼票据背书回总部的办法处理。 分公司收到经银行盖章确认的提货通知单后，按提货通知单的金额，从“其他应付款—XX银行”转入“应收帐款—XX经销商”的贷方，增加该合作的经销商可以用作提货的货款余额。 借：其他应付款—XX银行（XX经销商） 贷：应收帐款—XX经销商 银行承兑汇票到期，经销商未提货的票据金额，我公司向合作的银行付款赎票时，分录如下： 借：其他应付款—XX银行（XX经销商） 贷：银行存款 五．此流程由集团财务部负责解释，并定期检查总結新出现的问题，适时修订。本流程自批准之日起实施。 附一：科龙集团 分公司买方信贷申请表 申请部门（分公司） 联系人 联系电话 合作客户 名称 联 系 人 联系电话 合作银行 名称 联 系 人 联系电话 上年度 经销金额 该客户上年度三方信贷合作金额 票据 形式 需提供的材料 票据金额 填表人 联系电话 分公司（财务意见）： 分公司（经理意见）： 营销本部意见： 集团总裁办法律科意见： 营销财务处意见： 集团领导意见： 附表二： 例： 买方信贷每月统计表 协议编号：（按协议上我公司编号） 经销商 北京佳霖恒兴网络技术有限责任公司 合作银行 华夏银行北京灯市口支行 序号 事项 日期 单据号 金额 （万元） 余额 （万元） 备注 1 收款 2003/3/1 VI00000001- VI00000002 1000 1000 2003/9/1到期 2 提货单 2003/3/2 提货单号01 200 800 3 提货单 2003/3/10 提货单号02 600 200 4 提货单 2003/3/12 提货单号03 100 100 统计时间：2003年3月1日至2003年3月31日 双方确认：广东科龙电器股份有限公司XX分公司（盖分公司章） XX银行（合作银行盖章） 说明：本表及时登记，每月核对时使用，上月如有余额时按以下方式填写： 序号 事项 日期 单据号 金额 （万元） 余额 （万元） 备注 1 转上月余额 MM/DD XXX 印章管理办法 为规范营销系统的印章使用，完善合同管理制度，避免因印章的使用不当造成的法律风险，制订本办法。 本办法适用于营销系统内各部门及分公司，本办法所指的印章是总部各公司公章以外的合同章或业务章及分公司各种印章。各部门因业务需要使用部门章应参照本办法执行。 营销财务部是总部印章保存、管理的责任部门，负责统一保管营销系统内使用的广东科龙电器股份有限公司、广东科龙冰箱有限公司、广东科龙空调器有限公司等关联公司的合同章及业务章，其他部门和个人不得擅自刻制、保管、使用上述印章。营销财务部法律主办是总部的印章管理员。 分公司营销支持科是本分公司印章保存、管理的责任部门，营销支持科长是分公司的印章管理员。分公司对外签订合同原则上只能使用公章，未经营销财务部部长批准，不得刻制和使用业务章、合同章等。 营销系统各部门现正保管的科龙各公司名义的业务章、合同章等应在2001年8月1日前移交至营销财务部法律主办。分公司印章应全部交至营销支持科长，部分印章可由营销支持科长指定的人保管，分公司公章必须由营销支持科长保管。 自本办法实施之日起，凡营销系统内签订的合同及其他法律文件，若非对方特别要求的，一律不加盖广东科龙电器股份有限公司等关联公司的公章（分公司除外），只加盖相应的合同章或业务章。 营销系统总部各部门签订合同必必须严格按公司审批权限的规定进行审批，并按要求填写《合同审批表》（见附表1），连同合同稿报营销财务部进行法律审核，经审核无异议的，予以盖章；营销财务部提出修改意见的，经办部门应进行修改，如经办部门拒绝修改的，由营销财务部报营销副总裁批示。 各分公司签订合同同样须填写《合同审批表》，使用我公司合同范本的合同由营销支持科长按公司有关合同签订、审批的权限进行审核，对于未使用合同范本的合同应由营销支持科长报营销财务部进行审核。 合同加盖印章后，必须由该合同经办部门指定的人员在合同上签名，除经营销财务部特别许可外，禁止出现合同中只有盖章，没有签字的情况。 营销系统内各部门、分公司签订的合同或其他法律文件，确实需加盖总部公章的，须在《合同审批表》备注档中注明，由营销财务部统一报集团总裁办盖章，各部门、各分公司未经营销财务部同意，一律不得自行向集团总裁办要求盖章。对于未经营销财务部上报的盖章要求，集团总裁办将不予认可。 印章管理员对合同进行编号，编号格式为：（XXXX）YZ字x号，其中“XXXX”为盖章时的年份，“Y”为部门或分公司简称，“Z”为合同类型简称，有销、广、运、仓、他五种，“x”为流水号。 因对外出具证明、通知等文件需要加盖总部印章的，经办部门应向营销财务部发出业务联络书（需科长以上领导签发），对其内容做出简要说明，并需要相关部门的确认，营销财务部对文件形式和跟踪，借出期限不得超过一天。 营销财务部对各部门、分公司执行本办法的情况进行检查，对于违反本办法规定的责任人员，有权予以处罚或报请有关领导处罚。 本办法自批准之日起生效，由营销财务部负责解释、修改。 14、关于营销财务处印章变更的通知（2003年118号通知） 关于营销财务处印章变更的通知 各分公司支持科： 因总部早期的营销财务部已经并入集团财务部，现特将营销财务处原来使用的“广东科龙电器股份有限公司营销财务部”的印章变更为“广东科龙电器股份有限公司营销财务处”，原“广东科龙电器股份有限公司营销财务部”的印章自发文之日起，不再使用。 特此通知！ 集团财务部营销财务处 审核：罗耀东 签发：刘 科 2003年6月27日 第九章 资金管理制度 分公司账户管理规定 分公司资金实行收支两条线管理；分公司当天所有现汇收入必须于当天下班前存入收款专用账户，按建立资金结算网络协议书的规定及时汇往总公司；分公司所有费用开支从费用专户直接支付或提取（具体货款汇划要求和费用开支要求请参考建立资金结算网络协议书）。 附：建立资金结算网络协议书 甲方：中国工商银行 乙方：广东科龙电器股份有限公司 为推动甲、乙双方业务发展，进一步密切银企合作关系，甲、乙双方本着平等互利的原则，经协商达成以下协议： 一、甲方同意统一组织其下属分支机构，协助乙方建立资金结算网络，为乙方提供全国范围内安全快捷的资金结算服务。乙方承诺其下属分公司在所在地甲方机构开户，其销售收入、费用可通过该网络进行汇划结算。 二、在该资金结算网络中：甲方授权中国工商银行广东省分行为主办行，中国工商银行顺德市支行容奇办事处为承办行，参与该网络的乙方分公司的开户行为协办行。乙方为本协议签约法人，其分公司为协议参与及执行单位。网络的日常事务由承办行负责与乙方联系处理。 三、乙方以“广东科龙电器股份有限公司”名义在承办行：顺德市支行容奇办事处开立人民币存款账户，用于乙方从其分公司划入货款。 四、乙方授权并要求分公司必须分别向当地甲方分支机构即协办行出具《汇划资金委托书》，同时以分公司名义在当地协办行开立“XX分公司冰箱销售收入专户”、“XX分公司空调销售收入专户”和“费用账户”。 “销售收入专户”仅用于收存和划转销售货款收入。该账户按规定将资金汇划到乙方在承办行开立的存款账户外，不得发生其他任何支出。否则因此产生的经济责任，由甲方协办行承担。“费用账户”除乙方拨付的费用款项及该帐户的存款利息收入外，不得接受其他收入款项。 五、乙方授权甲方协办行在正常情况下，于每天上午营业开始后一小时之内（遇节、假日顺延）将乙方“销售收入专户”上一日余额全额划往乙方在顺德市支行容奇办事处开立人民币存款账户；每月末最后一个工作日协办行于下午三时将销售收入专户余额全额划往乙方在顺德市支行容奇办事处开立人民币存款账户。 六、乙方同意甲方在办理“销售收入专户”资金划转时，不需乙方分公司提示付款凭证，根据《汇划资金委托书》（见附件）的授权，由甲方协办行代为填制汇划凭证且不需乙方分公司加盖预留印鉴，协办行应及时将汇划凭证的回单联给乙方的分公司。乙方分公司“销售收入专户”的利息在结息日的次日（遇节、假日顺延）由协办行单独汇往乙方在承办行开立的结算账户，并在汇划凭证上注明“利息”字样。 七、工商银行协办行应采用实时方式，并承诺在正常情况下汇划资金当天到帐；在汇划过程中，若遇线路故障，协办行应采取汇划应急处理办法，确保资金及时划出并到帐。 八、按照人民银行的有关规定，协办行就每笔资金的划转向乙方分公司收取汇费。有关费用由乙方分公司按时缴纳，但不得从“销售收入专户”支付。 九、乙方与承办行、乙方的分公司与协办行必须建立健全的对帐制度，发现问题要及时查清，以确保资金的安全和清算的及时高效。 十、本协议自双方签字、盖章之日生效，有效期三年。到期后经协商可以续签。在执行本协议过程中如有争议，双方应友好协商解决。 十一、本协议一式四份，甲、乙双方各执两份。未尽事宜，经双方协商，可签补充协议，补充协议与本协议具有同等法律效力。 甲方（盖章） 乙方（盖章） 法定代表人（签字） 法定代表人（签字） （或授权代理人） （或授权代理人） 签约时间：二00一年 月 日 分公司开立银行帐户需报营销财务部审批；分公司原则上只能在一家银行开立收款和费用两个专用银行账户；为方便客户和业务运作，各省分公司可根据当地具体情况向营销财务部申请在其他银行开立收款专户。 分公司实现业务分账核算，分公司需相应设立冰箱收款专户；空调收款专户和费用专户各一个；共同性费用按一定分摊办法分摊给冰箱、空调、冷柜、小家电等业务承担。 财务人员按应照当地开户银行核定的储备现金额度储备现金，但最高不得超过5000元。 分公司出纳必须登记办事处每笔货款收入；办事处客户服务专员必须于每星期结束后三天之内（遇星期天可顺延一天）将上星期未上缴货款向分公司出纳核销完毕。 关于备用金帐户管理（262号关于备用金帐户管理通知） A、以分公司经理个人名义开设的备用金存折，存折本统一由会计保管，密码由出纳保管（必须确保密码只有出纳一人掌握），由会计登记该存折的所有收支台帐，存帐的支取和存入由出纳负责办理。支持科长每半个月检查备用金帐户收支情况。 B、以分公司经理个人名义开设的备用金存折，不得办理提款卡。 C、分公司经理变动时，应及时以新任经理名义重新开设备用金帐户，并及时将旧备用金帐户上的余额转入。转入余额时，必须要求新任经理与原任经理签名确认余额。新帐户开设后，应于当天上报集团财务资源部分公司管理科，上报的报告必须要由支持科长、在任经理共同签名，总部将按有支持科长、经理签名确认的帐户拔付资金。 D、如现备用金存折开户人如为在任支持科长或在任经理的，可不必更改；如为已离任支持科长或离任经理的，必须按第2点以在任经理名义重新开设； E、密码有多人知情，开户人必须提供身份证由出纳更改密码，确保密码仅有出纳一人保管；如出纳变换，新任出纳必须及时更改密码，确保资金安全。 F、集团财务资源部出纳必须按分公司管理科确认的帐号拔款。如分公司需要更改帐户的，必须以分公司管理科确认的帐户为准。 考虑到部分分公司业务操作的客观环境，允许分公司收取现金货款，但必须按照财务部03年65号通知执行有关操作。通知如下： 分公司收取现金货款的规定 各分公司支持科： 为防范资金风险，分公司原则上不得直接收取商家的现金货款，但考虑到部分分公司业务操作的客观环境： 客户资信较弱，尤其是二、三级市场的小客户，只能以现金结算货款的； 节假日银行不办理对公业务，客户无法将现金存入公司的收款帐户的。 特对现金货款的收取流程予以规范： 对直接到分公司交纳现金货款的客户，分公司不直接收现金，商家将现金直接向分公司的主要开户银行缴存，分公司凭现金缴款确认收款。如果分公司主要开户行节假日不办理对公业务，而分公司附近有节假日办理对公业务的其他银行，分公司应优先在该银行开设收款帐户（不以办理存折的方式），用于收取客户节假日直接到分公司交纳的现金，分公司与该开户行应签订资金划转协议，收款后由银行及时将资金划拨至总部收款帐户。 对分公司附近没有节假日办理对公业务银行的但存在客户节假日到分公司交现金货款的分公司或存在二、三级市场客户交现金货款的分公司，可选一家网点分布密集的银行开设单位收款帐户，以支持科长的名义开折、卡户,利用其存折、卡的通存通兑功能收取现金货款,而且须与开户银行协议约定该户头销户须凭加盖预留印鉴的销户申请书方可销户，而不是凭身份证。具体操作如下： （1）有条件开通网上银行的分公司优先通过网上银行转存，但须注意相关密码授权内控的合理性、安全性。 与银行签订委托收款协议，分公司人员不保管存折、不掌握取款密码，将存折交由银行保管，取款密码由银行指定专人掌握（凭卡存款的分公司，取款密码亦由银行掌握），由银行每天下班前将客户存入的现金货款取出，分笔填制现金缴款单，转存入公司的收款帐户。商家将现金异地存入现金户头后，在存款凭条上加盖公章或财务专用章后传真至分公司，分公司出纳电话查询（条件允许的分公司，由出纳到银行取得现金缴款单确认收到货款）该笔货款到帐后录入k3收款单，出纳第二天（节假日顺延）到银行拿取现金缴款单。 不能按（1）、（2）处理的分公司，可按以下方式处理：分公司指定专人保管存折、掌握取款密码，但与银行须签订凭加盖预留印鉴的取款凭条办理转存、不得取出现金的协议，出纳凭加盖预留印鉴的取款凭条办理转存、不得取出现金。确认货款到帐的程序同（2）中的相关条款。 对（1）、（2）、（3）三种方式都不适用的，可将能采用的方式报集团财务部分公司管理处审核、批准。 需要特别强调的是： 1、 开户（包括折、卡）都必须与银行签订协议，现金收款按以下优先顺序缴存：主要收款户、节假日可办理对公业务的辅助收款户、存折（卡）；以上三种户头以集中统一在一个银行为优先原则。 2 、 分公司各种户头尽量避免多行开户（包括费用户），存在多行开户的分公司请予尽快清理，在2003年4月28日前完成协议签订、帐户清理工作，并将分公司开户情况在4月28日5：30前按附表格式上报集团财务部分公司管理处各区域管理员处，同时将协议传真给各区域管理员备案。 集团财务部营销财务处 审核：罗耀东 签发：刘　科 2003年4月15日 票据有关事项的规定 出纳必须建立银行承兑汇票登记台帐完整记录承兑汇票的收取、背书；出纳在收到银行承兑汇票后必须在24小时内盖章背书给总公司，并及时在办好签收手续后采用特快专递或让人带回营销财务部。另（250号通知）为了加速资金周转，提高资金的使用效率，请分公司营销支持科，将收到的50万元以上的银行承兑汇票于收到当日以特快方式寄回总部，若当天无法邮寄，请于第二天上午寄出。否则，按迟寄每张每天扣罚出纳和支持科长各50元。 为避免总部收到的票据无法进行贴现、背书等操作，影响了公司对资金的调度。为提高资金使用效率，现对有关事项重申如下（224号）： 分公司收取的票据必须是有效的票据（具体要求见下列的注意事项）； 对于不符合要求的票据，支持科应拒绝接收，并不得发货； 总部如发现分公司寄回的票据不符合规定的，每单将对出纳、支持科长各处以200元的处罚； 营销支持科长应与冰箱、空调经理协调，对业务员进行票据注意事项的培训，确保在票据收取的源头就杜绝不规范的票据。 收取银行承兑汇票注意事项： 一、汇票的出票日和到期日必须使用中文大写，书写必须规范： 如：11月（10、20、30）日，应为壹拾壹月（零壹拾 、零贰拾、零叁拾）日 如：1月8日，应为零壹月零捌日，不能写成壹月捌日 二、出票人的全称与出票人所签的印章必须一致，所签的印章须盖于出票人签章的位置上，且印章必须清晰（印章无缺损、无重叠）。 三、汇票必须有承兑行的签章及承兑行的授权人签章或签名。 四、汇票是否在付款期限内（期限最长不得超过6个月）。 五、票面金额大小写是否相符，填写所有的资料不得涂改。 六、收款人或被背书人名称必须填写单位全称（与财务章一致），应使用黑色的墨水笔填写，不得使用单位简称或简体字。 七、汇票凭证不能满足背书人记载事项的需要可附加粘单，粘附于汇票凭证上，贴单的第一记载人应当在汇票及粘单的粘接处签章。 八、汇票背书转让收回时，必须认真检查各要素是否真实、完整，背书是否连续，背书人签章是否符合规定（背书签章应为财务章或公章，加其法定代表人或授权的代理人签名或签章），背书使用粘单的（汇票和粘单处盖上骑缝章）是否按规定签章，印章必须清晰、无重叠、无缺损。 九、为使我公司收到的银行承兑汇票能灵活使用（即办理贴现或转让），尽量收取第一手的票据，并不填写“不得转让”字样的票据。 十、汇票逾期办理委托收款超出10天，承兑行有权拒绝付款。因此，各分公司在汇票到期日前5天必须将汇票交由财务人员办理收款手续。 付款程序的规定 1、出纳于每周四根据实际收到的符合付款条件的单据和付款期限编制周资金需求表（格式见分公司报表体系）；并将上报的资金计划同时报送一份给冰箱、空调分公司经理。 2、每次下拨资金后，如果下拨的资金足够支付本周的费用，营销支持科按照规定的程序支付款项；如果下拨的资金不够支付本周的费用，营销支持科科长必须将下拨的资金及本周需支付的款项分别向冰箱、空调分公司经理汇报，由冰箱、空调分公司经理决定支付顺序。 3、严格禁止性事项： 分公司不得截留或挪用货款。 分公司不得贴现银行承兑汇票。 分公司不得动用收款账户资金。 分公司不得签发远期支票、开出银行汇票或银行承兑汇票。 分公司不得签订借款合同、担保合同和抵押合同。 第四节 备用金借款及返还事宜 一、科龙集团备用金管理制度（193号） （一）、总则 为了规范备用金的借用和及时返纳工作，提高资金的使用效率，保证公司的资金安全，进一步加强财经纪律，特制定本制度。 本制度规定了本公司的备用金及备用金借用、备用金的返纳和展期以及备用金纪律与责任。 本制度适用于科龙集团及所属的各专业公司、分公司和参股公司。 本制度由集团财务资源部制定并解释，经集团总裁批准后生效，自2002年03 月 20 日起正式实行。 原制定涉及备用金管理条款的制度、规定自本制度实行起作废。 （二）、备用金的借用 备用金，是指公司员工因公出差、公司业务付款或公司其他需要，以员工名义向公司借用的短期资金。 备用金的借用，必须由员工本人填写《借款借据》(由集团财务资源部统一格式)，一式四联(第一联出纳存根、第二联会计记帐、第三联借款人部门存档、第四联借款人保存)，并附身份证复印件给出纳留底。借款人凭身份证原件向出纳支取。 备用金借款审批权限： 级别 金额 部门领导审批权 集团部门 专业公司 分厂 营销部门 分公司 服务中心 5,000元（不含5,000元）以下 部门总监 审 批 主管部长 审 批 厂长 审批 主管部长 审 批 支持科长确认、经理审批 支持科长确认、主任审批 5,000元—20,000元（不含20,000元） 财务总监审批 财务督查确认 经营部长确认 主管副总经理审批 营销总监审批 财务督查确认 财务(副)总监确认 营销总监审批 20,000元—50,000元（含50,000元） 总经理或主管副总裁审批、财务督查签字确认 50,000元以上(不含50,0000元) 财务督查签字确认、总裁审批 以分公司经理(或中心主任)名义借备用金用于分公司(或中心)流动资金的，须经集团财务资源部审核后，按相应备用金借款审批权限批准。 员工按所在部门到相应的财务部门借用备用金；尚有备用金未返纳的员工，不得再借备用金。 （三）、备用金的返纳和展期 一般的备用金借用最长不得超过两个月；以分公司经理(或中心主任)名义借备用金用于分公司(或中心)流动资金的，最长不得超过六个月。 备用金的返纳原则上要及时；如有特殊情况需要对返纳展期的，应于到期日3天前，由借款人填具《借款展期申请》(由集团财务资源部统一格式)，一式四联(第一联出纳存根、第二联会计记帐、第三联借款人部门存档、第四联借款人保存)，经原审批权人(或接任的审批人)批准后于到期日前交相关财务方可相应延长借用期；每次展期不能超过两个月，每笔备用金展期不能超过二次。 对超过逾期而又无展期或展期到期后尚不能返纳的，按未返纳备用金金额的1%(不足50元的按50元计)进行罚款，从借款人工资扣缴，罚款收入计入公司管理费用的其他科目；同时，按自逾期次日起强制要求归还备用金；备用金的强制归还从借款人本人次月的工资中扣缴，直至扣清尚未返纳的备用金为止；借款人工资不足扣除时，先扣缴罚款再扣缴强制归还；对无法扣缴借款人工资的备用金，备用金的强制归还从借款批准人当月的工资中扣缴，直至扣清尚未返纳的备用金为止。 尚未返纳清备用金的员工在报销时(自助餐福利除外)，无论备用金的返纳是否到期，出纳必须先抵扣其应返纳的备用金，直至抵扣完为止。在抵扣完其应返纳备用金前，出纳不得支付现金给报销人。 对执行强制归还的，如借款人返纳的单据大于其所借备用金余额的，由借款人书面申请，经责任会计和责任出纳确认后，超额部分从工资退回借款人。 各级财务会计定期列印有关备用金的其他应收款明细提供给相应出纳；各级出纳根据备用金明细台帐定期出具超期扣罚表。 （四）、纪律与责任 出纳要严格审查备用金借款人的真实身份，确认借款人为本公司的编制人员，即借款人的工资在本公司核算和发放，并保管借款人的身份证复印件存档。 本单位人员调动（含部门调动、离职、辞职、退休等，以下同）时，应强制其全部返纳其借用的备用金。未经财务书面证明调动人员全部返清备用金的，行政岗位人员不得办理调动人员的调出和调入或其他手续。财务人员审查不严格，造成备用金损失的，扣罚财务主管和责任会计各100元，并由财务主管和责任会计承担损失责任。负责行政职能岗位的人员在没有得到财务的书面确认备用金已返纳缴清的情况下，就给调动人员办理调出或调入手续的，扣罚行政主管和责任行政职能人员各100元，造成备用金损失的，由行政主管和责任行政职能人员承担损失责任。 各级财务会计主管负责将审查备用金返纳和扣缴的责任会计和出纳的签名样式提供给行政岗位人员存档。 员工借备用金时，出纳要严格审查借款人以前的备用金返纳情况。如出现借款人有备用金尚未返纳又支取备用金的，扣罚财务主管和出纳各100元。造成备用金损失的，由财务主管和责任出纳承担损失责任。 各级财务的出纳于每月25日向集团财务资源部上报当月备用金返纳和扣缴、扣罚情况；并在公司范围内公布。对未执行此条规定的，除勒令补报和公布外，扣罚财务主管和责任出纳各100元。 各级出纳必须严格执行本规定，对逾期的备用金强制扣缴和扣罚。否则集团财务资源部将勒令各级出纳纠正外，并对各财务主管和责任出纳通报批评和各扣罚100元。 各级责任行政人员根据相应财务提供的工资扣罚单对逾期备用金借款人执行工资扣缴；未执行扣缴规定的，一经查实，集团财务资源部将勒令其纠正外，并对责任行政人员和其相应的行政主管各扣罚100元。 备用金损失责任的免除，必须由责任人申请，按审批权限批准后方可免除，批准原件由集团财务资源部保管。 审批权限： 金额 审批权 50,000元（含50,000元）以下 集团财务总监审批、财务督查签字确认 50,000元（不含50,000元）以上 财务督查签字确认、总裁审批 附表：科龙备用金借款借据样式 借 款 借 据 200 年 月 日 第一联 ： 出纳存根 借 款 人 所属部门 借 款 用 途 借期 贰 (陆)个月 借 款 金 额 人民币 万 仟 佰 拾 元 ￥ 财务督查确认 财务审批 主管批准 部门审核 借款人签章 借 款 展 期 申 请 200 年 月 日 第一联 ： 出纳存根 申 请 人 所属部门 原备用金借款日期 200 年 月 日 申请展期 贰 (陆) 个月 原备用金金 额 人民币 万 仟 佰 拾 元 ￥ 申请展期金 额 人民币 万 仟 佰 拾 元 ￥ 原备用金用 途 申请展期原 因 财务督查确认 财务审批 主管批准 部门审核 借款人签章 二、备用金借款及返还补充规定 根据2002年3月20日实施的《科龙集团备用金管理制度》，及3月22日下发的《关于清理备用金的通知》，集团财务资源部于近两个月来，先后下发清理通知，要求借备用金的有关人员按制度要求及时返纳，如未按时返纳的，则于工资中强制返纳，并执行扣罚。（256号） （一）、员工须知： 从2002年6月1日起，所有尚未返纳清备用金的员工在报销时（自助餐福利除外，现已取消），无论备用金的返纳是否到期，出纳必须先抵扣其应返纳的备用金，直至抵扣完为此。在抵扣完其应返纳备用金前，出纳不得支付现金给报销人。 对执行强制归还的，如借款人返纳的单据大于其所借备用金余额的，由借款人书面申请（填写现金支出证明单），经责任会计和责任出纳审核确认后，超额部分退回借款人。 员工现金返纳备用金的，必须在银行缴款凭证中注明员工姓名、厂编、所属部门，并将银行缴款凭证及时交给相应财务部门的出纳，由出纳向员工开具正式收据后，才完成备用金返纳手续。 员工票据返纳备用金的，必须于报销差袋注明员工厂编，并于差袋右上角注明”冲减XX员工备用金”，再提请相关领导审核（尤其在多人同时出差报销时，更应注明，以便区分）。如果未注明上述字样的，出纳将不予与报销。 员工报销的，必须在交单给出纳时做好登记及签收，未做好登记及签收的，出纳将不予与报销。如未做登记及签收，引致单据遗失的，由员工自行负责。 员工票据返纳备用金的，出纳于三个工作日内对签收的票据进行审核。审核合格的，由出纳开具正式收据给员工，备用金返纳日期以出纳开具收据的日期为准；审核不合格的，退回给员工，不予报销。员工应于交单三天后，到出纳处签收收据或取回不合格单据。 员工应及时到出纳处取回收据或不合格单据，逾期不办理者，后果自负。员工应妥善保管好收据，若对备用金的借、返纪录有疑问的，请员工持收据正本至各级财务部门核对。 （二）、纪律与责任 各级出纳应于收据中注明返纳备用金员工的厂编，及时做好备用金明细台帐的登记；各级财务会计应于每月结帐后，列印有关备用金的其他应收款明细提供给相应出纳进行核对，对于超期未返纳的员工进行扣罚。各级行政人员应根据财务提供的工资扣罚单，严格执行扣罚及强制工资返纳；除非经原扣罚批准人书面核准，任何人不得不执行扣罚、扣缴规定。各级行政人员应于扣缴后三天内将实际扣款金额返馈给被扣款人。 第十章 有关分公司会计业务处理的制度 具体会计业务处理的规定 ㎢ 为了进一步规范会计行为，真实、准确、及时、全面的反映分公司各项经济业务，现就有关会计业务的处理统一规定如下： 一、经营费用 对于不能明确是冰箱还是空调业务的分公司公共费用，统一按冰箱50%，空调50%分配。财务处理时，公共费用可先在均在冰箱帐套支出与报账，入帐时填写内部转帐单将50%的费用转给空调帐套（可以多笔费用一起转） ，分录如下： 冰箱转出时： 借：内部往来—空调 贷：经营费用--**** 空调转入时： 借：经营费用--**** 贷：内部往来—冰箱 二、分公司调货处理 对于需在分公司间调货的，需填写调拨申请单，并经物流部部长签字方可调拔。未经物流部部长签字的，不能调拨。调拨后，调出方按调出型号、数量、金额向总部开出折让证明，折让证明连同出库单交总部，作为退货处理；调入方作为向总部采购货物，总部将向调入方开具销售发票，调入方应做出采购入库处理。 （注：上海麦德隆业务，由上海分公司统一向麦德隆开票结算，由麦德隆各地连锁店所在的分公司发货的业务视同分公司之间调货处理，各地分公司发货时，视同分公司之间调货的调出方，上海分公司为调入方）。 三、未认证进项税处理 对于总部月末向分公司开出的发票，如果来不及认证的，在“应交税金”科目下增加设置“待认证”二级科目，此科目核算月末已收到发票但因付款凭证不够、时间来不及等原因尚未向税务机关认证的进项税。 四、自创利润处理 自创利润的计算，需在完成全年的目标任务时才能确定；在使用此部分资源时，需先向总部提出申请，由营销本部审批、营销财务部确定后方可向使用。使用时，入“经营费用---商业折让----自创收入”科目； 五、商家退货 对于货物已入库，但客户未交来折让证明或退回发票的，当月按客户、型号、数量、金额、退回日期做好退货台帐，核算上应暂估作价入账，同时将退货统计表上报营销财务部。 六、已出库但未开出发票处理 因为发票供应不够或其他特殊原因，货物已出库但未能向客户开具发票的，每月应按型号、数量、金额做好统计表，与每月的销售收入统计表同时上报营销财务部，但在上报收发存报表时，应按含税销售售金额的60%暂估入表，但是在应收帐款分析表中应按100%上帐。 七、承兑汇票背书规范问题 为了避免风险，各分公司在承兑汇票背书回总部时，必须在“被背书方”处填写“广东科龙电器股份有限公司” 关于待处理品定级后的帐务处理 各分公司收到退回的需定级冰箱，要按退回的数量和规定的退货价格在收发存表中增加相应型号的待处理品。 待处理品定级后，在收发存表的“其他出库”栏减少该型号的待处理品，金额按加权平均成本确定，同时在“其他入库”栏的定级确定的级别中的同一型号增加相同的数量，金额按定级数量乘以该型号该级别产品总部向分公司的销售单价确定。 定级前后的成本差额，记入“经营费用—沉淀机损失”，帐务处理如下： 借: 经营费用--沉淀机损失 库存商品—＊＊型号—A等品 贷：库存商品—＊＊型号—待处理品 然后，总部根据各分公司及总部的沉淀机损失的汇总数冲减“存货跌价准备”帐务处理如下： 借：存货跌价准备 贷：管理费用—存货跌价损失 九、关于按实际出库数开发票的问题 各分公司营销支持科要按实际出库数开销售发票，并统一规定开具给客户的出库单有效期为5天，并只在当月有效（请在出库单中打印划线部分，以提醒客户，并在开出库单时口头通知客户）。当月开出的出库单在客户提完货之后（物流专员每天跟进已开出库单的提货情况，并要求仓管员及时将提完货的出库单通知物流专员，）才开具销售发票，如过期或月末未提完货的出库单请予冲销，然后按实提数开销售发票给客户。开销售发票后的，请随即在“存货核算系统”根据设定的凭证模块编制凭证。 十、分公司广告费用核算的规定 分公司发生的传播费用统一在总部入费用，分公司只是代付但要严格审核把关。核算的科目设置、帐务处理、票据分类及传递等具体要求详见附后的《分公司广告费核算规定》。 关于实体样机的发放和年终结算的帐务处理 实体样机的有关业务流程和要求请参阅〈〈空调营销本部关于实施百店工程的补充说明（2001营销第74号文）〉〉。有关帐务处理如下： 1、收取客户押金时 借：银行存款（现金） 货：其他应付款—押金 （ 后按单位挂核算项目） 2、凭借据向客户发放实体机后，不必进行帐务处理，但需设立台帐明细登记借机的型号、数量、客户名称、借机时间、还机时间等情况，以便事后跟踪。 退还押金时： 借：其他应付款—押金 贷：银行存款（现金） 年终根据评估报告，若收回样机的，将收回的样机定级后的成本与原正品成本的差价作为代垫样机费用。 借：其他应收款—代垫广告费 库存成品--**型号（定级后的级别） 贷：库存成品—**型号（一等品） 年终根据评估报告，若不收回样机的，则填写“其他出库单”，并按原正品的成本记入销售费用。 借：其他应收—代垫广告费 贷：产成品—**型号（一等品） 关于中心专修队安装、维修收入的核算 科目设置：其他应付款—专修队—安装费计提 () —维修费计提 () —支出 （挂核算项目：工资、差旅费、邮电费、租金、工具费、运杂费、配件费、其他） 中心结算组根据专修队实际安装、维修量，按公司标准填写结算单一式三联，一联中心自存、一联总部中心管理科、一联分公司财务记账依据。中心专修队的工资、费用必须与中心的费用分开，专修队的工资费用在其计提的安装维修费中开支，有关帐务处理： （1）结算安装费时： 借：预提费用—安装费 贷：其他应付款—专修队–安装费计提 （2）结算维修费： 借： 销售费用—维修费 贷：其他应付款—专修队—维修费计提 （3）专修队报销费用、发放工资奖金时： 借：其他应付款—专修队--支出 贷：银行存款 （4）如计提的安装费、维修费在开支所有的工资、费用后仍有结余，可以按有关政策提成作为专修队奖金，计奖后结余部分，可冲减安装费。 借：销售费用—安装费 （红字） 贷：其他应付款—专修队—安装费计提 （红字） 关于维修配件的核算(暂行) 在配件的财务流程没有明确之前，对于三包期外维修向客户收取的配件收入，向客户开具普通发票，并记入“其他业务收入”，允许没有“其他业务支出”科目匹配。 关于午餐伙食补贴的发放和帐务处理 对于公司每人每月100元额度的午餐伙食补贴，按《关于开展“爱我员工，爱我科龙”系列活动的通知》精神，不准超额、不准发现金，由分公司请保姆做饭的方式兑现，要求保姆做好开支明细的流水登记，由行政专员审核。月末按实际开支金额填写“现金支出证明单”，作为财务入账的凭证，伙食补贴记入“销售费用—福利费”。 退货的票据要求和帐务处理 客户向分公司退货时，要求客户15天内提供“原发票或折让证明或返销发票”。原则上分公司能办理的退货，尽量在分公司办理（以前年度货物于本年度退货时，如果分公司在本年度对退货客户的销售大于退货，也应尽量在分公司办理），票据的抬头为“…分公司”；分公司无法办理的，则由总部办理，票据抬头为“广东科龙冰箱有限公司”和“广东科龙空调器有限公司”。 退货价格为最新的统一供货价。 分公司能办理的退货，收货后即按不含税价“借：产成品—待处理品，贷：应收账款—客户”，收到退货票据后，冲减上述分录，按实际收到的票据种类做好财务处理。 分公司不能办理的退货，分公司收货后请作价入库“借：产成品—待处理品，贷：应付账款—作价”，待收到“原发票或折让证明或返销发票”等退货票据审核无误后，将有关票据（后附入库单复印件）寄营销财务部，由营销财务部以总部“广东科龙电器股份有限公司”名义开发票给分公司，分公司根据总部开出的发票先冲作价入库的分录，然后按正常收发票帐务处理。 十六、在途资金核算 为了保证在途资金的安全，规范其核算口径，现就其核算内容及核算要求作如下规定： 核算内容：在“其他货币资金”一级科目下，增加二级科目“在途资金”，科目编码为109001，专用于核算分公司各地营销中心已收到的现汇或银行承兑汇票原件但还没有入分公司收款户的货款。 核算要求：“在途资金”科目必须逐笔入账逐笔核销，以票据传真件入账， 以实际收到货款核销。 “在途资金”按客户明细进行辅助核算。 每月必须编制在途资金明细表，并应在应收帐款分析中体现，各分公司支持科一定要注意跟踪在在途 资金是否到帐。 十七、关于各公司与上海麦德隆、大润发业务操作流程的通知（2003年73号通知） 因上海麦德隆、上海大润发两个客户的业务，现在是采取由上海分公司统一向麦德隆、大润发开票结算的合作方式，而麦德隆、大润发各地连锁店所在的分公司发货的业务视同各分公司与上海分公司之间的调拨业务处理，各地分公司发货时，各地分公司为调拨业务的调出方，上海分公司为调入方，在江西科龙实业有限公司成立之前，是采取如下流程： 1、 各地分公司发货时，分公司不能开出返销发票的，调出方按调出型号、数量、金额向总部开出折 让证明，折让证明连同采购退回单交总部，作为退货处理；能开出返销发票的，调出方调出方按调出型号、数量、金额向总部开出销售发票，销售发票连同销售出库单交总部，作返销处理； 2、 总部向上海分公司开具销售发票，上海分公司作出采购处理； 3、 上海分公司根据调拨单上的型号、数量与金额向麦德隆、大润发开具销售发票，统一结算。 而现在由于江西科龙实业有限公司的成立，特对上海麦德龙、大润发两上客户的业务操作流程作如下调整： 一、对于属于江西科龙实业有限公司的六省一市的分公司与上海分公司的调拨业务的业务操作流程： 六省一市具体为：上海、江苏、江西、福建、安徽、浙江、湖北 1、各地分公司发货时，分公司不能开出返销发票的，调出方按调出型号、数量、金额向江西科龙开出折让证明，折让证明连同采购退回单交江西科龙，作为退货处理；能开出返销发票的，调出方调出方按调出型号、数量、金额向江西科龙开出销售发票，销售发票连同销售出库单交江西科龙，作返销处理； 2、江西科龙向上海分公司开具销售发票，上海分公司作出采购处理； 3、上海分公司根据调拨单上的型号、数量与金额向麦德隆、大润发开具销售发票，统一结算。 二、对于不属于江西科龙实业有限公司的分公司与上海分公司的调拨业务的业务操作流程： 1、各地分公司发货时，分公司不能开出返销发票的，调出方按调出型号、数量、金额向总部开出折让证明，折让证明连同采购退回单交总部，作为退货处理；能开出返销发票的，调出方调出方按调出型号、数量、金额向总部开出销售发票，销售发票连同销售出库单交总部，作返销处理； 2、 总部向江西科龙开具销售发票，江西科龙作出采购处理； 3、 江西科龙向上海分公司开具销售发票，上海分公司作出采购处理； 4、上海分公司根据调拨单上的型号、数量与金额向麦德隆、大润发开具销售发票，统一结算。 至于调拨业务的其他一些签字审核、审批流程等规定与以前一样，请各分公司照执行！ 十八、关于康拜恩冰箱项目实行单独核算的财务核算规定 （2003年5号通知） 各分公司支持科： 为准确反映康拜恩冰箱的销售业绩及经营成果，特对康拜恩冰箱项目在K3系统中实行单独核算，具体规定如下： 在科目下设明细科目“产品销售收入—本部销售收入—康拜恩冰箱销售收入”。 在科目下设明细科目“产品销售成本—本部销售成本—康拜恩冰箱销售成本”。 在113科目下设明细科目“应收账款—康拜恩冰箱”，核算项目为客户。 在核算项目客户下新增康拜恩冰箱客户编码——老客户在原客户编码后直接加后缀“K”即为康拜恩冰箱客户编码，新客户直接编制最后一位为“K” 的康拜恩冰箱客户编码。 在核算项目部门下设置明细核算项目“——康拜恩冰箱”，单独归集核算康拜恩冰箱营销所产生的销售费用。 集团财务资源部 签发： 刘科 2003年1月8日 十九、集团采购方式销售的财务操作规范 对于我公司目前存在的集团采购销售方式，现将其财务操作规范如下： 一、业务联系与合同签订 集团采购在业务联系方面，由特殊渠道部负责与客户联系相关业务。在双方签订购销合同时，应以各供货分公司名义分别与客户签订购销合同；如果因特殊原因或业务需要不能以各分公司名义签订合同的，可以以广东科龙电器股份有限公司（总部）名义与客户签订购销合同。 二、财务结算 1、以各供货分公司名义分别与客户签订购销合同 对于以各供货分公司名义分别与客户签订购销合同的，由客户直接付款给各分公司，各分公司在发货后向客户开出销售发票，各项财务核算模式与一般内销业务相同。 2、以总部名义与客户签订购销合同 A、对于以总部名义与客户签订购销合同的，由特殊渠道部向财务部提供客户资料，财务部在K3系统中设相应客户明细核算往来，由客户直接付款给总部。 B、各供货分公司依据由特殊渠道部开出并经财务审核的订单发货给各客户，在发货后传真出库单给集团财务部存货会计，同时在K3系统中作对总部的采购退回单或销售出库单，然后关联相应单据向总部办理折让证明或开具返销发票。 C、 总部在收到各分公司传真的出库单后，在K3系统的财务处理业务仓中作对客户的销售出库单，然后关联销售出库单向客户开具销售发票，同时在K3系统的财务处理业务仓中作对分公司的销售退回单，销售退回单与分公司开出的折让证明或返销发票核销。 3、广东地区以总部名义与客户签订购销合同的，客户货款直接付给总部，由物流部依据由特殊渠道部开出并经财务审核的订单统一从总部仓库发货，总部负责向客户开具发票并核算往来。 编制：集团财务资源部 签发：晏 果 如 2003年1月20日 二十、关于办理银行承兑汇票退票签收的规定 因各分公司所收取的银行承兑汇票由于付款行到期拒付，我公司需向出票业务单位办理退票手续，为了保证公司资产安全，保证在退票以后能及时收回业务单位所欠货款，特规定：各分公司如要将汇票退给业务单位，在办理退票手续时，一定要按本通知所附的《银行承兑汇票退票书》与业务单位办理好交接票手续，并把经业务单位签字盖章的《银行承兑汇票退票书》与原承兑汇票复印件传真至营销财务处各区域管理员备案，特此通知，请各分公司务必遵照执行！ 集团财务部营销财务处 审核：罗耀东 签发：刘 科 2003年5月9日 银行承兑汇票退票书 ① 兹有银行承兑汇票壹张NO：GA/01 ，金额人民币（大写） （小写： 元），因 该银行承兑汇票付款行拒付（附拒付理由书）， 我公司向业务单 位： ② 办理退票手续并冲减 元的往来帐款。我公司于 年 月 日将银行承兑汇票NO：GA/01 退还业务单位： ③ 并交付票据。 接收票据单位全称（盖章）④： 退票单位全称（盖章）： 经办人： 经办人： 日 期： 日 期： 注：银行承兑汇票退票书中的①②③④处填写“具体接收票据的单位名称全称或上一手背书单位名称”，四处指的是同一业务单位。 规范往来对帐 一、根据这几个月往来对账过程中发现的问题，特对往来对账补充如下要求（2002年243号规范往来对帐补补充通知）： 对账表格式要求： ①对账表格式请按照统一规定做，即：应付账款-总部-采购货款（会7-01表）；应付账款-总部-返销货款（会7-02表）；其他应收款-总部（会7-03表）；203“应付账款”科目余额表（选择“广东科龙电器”）（会7-04表）；“应收款-授权工程单位”科目余额表（）（会7-05表）。 ②对账表的期初余额、调整后余额均以借或贷单向表示，不用正负表示。（会7-01格式表附后，其他表格类似） 票据传递的时间要求： ①分公司内转单及附件应在每月7号前寄回总部（可以先传真后邮寄，尽量减少未达），分公司所开出的内转单必须按所属会计期全部入账，个别分公司对其已开出内转单当月不入账的做法是错误的； ②分公司与总部转往来必须有合符要求的规范单据，不合符要求的票据分公司不能支付，个别分公司出现了支付后票据不合符的操作，今后不允许发生。 对账表摘要要求： ①分公司对总部的未达回款应在摘要栏注明是票据背书或电汇，所有的未达票据必须逐笔注明票据号，但金额可以汇总填入，以便总部对应跟踪； ②其他应收款对账表摘要栏必须注明代垫费用的性质，以便总部正确调整。 调整分录补充要求： ①对账表调整时应对未达一方进行调整，若不属于未达项，而是一方错入账，则调整错入账一方； ②因票据不符合总部要求而分公司已入账的，分公司应调出； ③按总部要求，收到货时必须先暂估入库，借计库存商品，贷计暂估应付款，故如未收到总部发票而产生未达，调整分录应为： DR：应付账款-总部-暂估应付款 应交税金-应交增值税 CR：应付账款-总部-采购货款 二、关于分公司代收返还总部备用金的补充通知 分公司人员在分公司现金返纳借总部备用金后（包括个人、中心、分公司现金返还总部借款），分公司支持科必须将上述返纳款汇入“收款户”（不能汇入“费用户”，否则视同坐支处理），同时将内部转账通知单、返纳收据和返纳现金“收款户”入账单复印件一并转给总部财务，分公司支持科同时做如下会计分录： 1、分公司代收现金返纳备用金做分录： DR：银行存款102 CR：其他应收款-总部119 2、分公司将上述代收备用金连同货款一起汇回总部做分录： DR：其他应收款-总部119 应付账款-采购货款-总部203 CR：银行存款102 总部做如下分录： 总部财务收到分公司内转单做分录： DR：其他应收款-分公司119 CR：其他应收款-备用金119 总部财务凭“收款户”入账单复印件做分录： DR：应收账款-分公司113 CR：其他应收款-分公司119 附表 分公司应付账款-总部-采购货款差异调表 编制单位： 账套： 会7-01表 总部 应收账款账面余额 金额 备注（内容） 处理意见 分公司 应收账款账面余额 金额 备注（内容） 处理意见 借 贷 借 贷 　 　 　 　 调整项目 对方已入，我方未入 　 　 　 　 调整项目 对方已入，我方未入 　 　 　 　 1 　 　 　 　 1 　 　 　 　 2 　 　 　 　 2 　 　 　 　 3 　 　 　 　 3 　 　 　 　 4 　 　 　 　 4 　 　 　 　 5 　 　 　 　 5 　 　 　 　 对方未入，我方已入 　 　 　 　 对方未入，我方已入 　 　 　 　 1 　 　 　 　 1 　 　 　 　 2 　 　 　 　 2 　 　 　 　 3 　 　 　 　 3 　 　 　 　 4 　 　 　 　 4 　 　 　 　 5 　 　 　 　 5 　 　 　 　 调整后余额 　 　 　 　 调整后余额 　 　 　 　 总部对账人： 总部审核人： 日期： 分公司对账人： 分公司审核人： 日期： 总部调整分录： 分公司调整分录： 代收格林柯尔授权工程单位款的规定 向格林柯尔授权工程单位收取加盟费20000元及首次制冷剂购买费15000元并转付给总部，然后由总部统一支付给格林柯尔公司，具体要求如下（2002年225号通知）： 分公司营销支持科代收每个授权工程单位35000元，并填写”内转单”转回总部，注明”代收格林柯尔授权单位款”，后附单位明细，由总部统一支付给格林柯尔公司。分公司新开设“其他应收款__授权工程单位”进行核算，科目代码为“”，按“其他往来单位”作项目核算。如授权工程单位在分公司冰箱、空调两个帐套均有扣款的，请分公司统一通过其中一个帐套向总部写内转，统一在一个帐套挂“其他应收款__授权工程单位”。帐务处理如下： （1）代扣款时： 借：其他应收款__授权工程单位__XX单位 35000 贷：其他应收款__总部 35000 （2）收到该单位给我公司的安装费或维修费发票时（不大于35000元额度时）： 借：预提费用__安装费、经营费用__维修费 贷：其他应收款__授权工程单位__XX单位 如收到该单位给我公司的安装费或维修费发票金额大于35000元时，则按正常业务操作，审核付款后入帐： 借：预提费用__安装费、经营费用__维修费 贷：银行存款 总部代收每个授权工程单位款，向格林柯尔公司收取1500元”业务管理费”，由总部直接向格林柯尔开具服务业发票，计入”其他业务收入”。各分公司如已开出发票的，总部将统一全数寄回，由分公司在5月开红字发票冲销。总部帐务处理如下： 借：其他应收款__分公司 35000 贷：其他应收款__格林柯尔 33500 其他业务收入 1500 上述代收款及内转的帐务处理须在4月会计期完成，请各分公司遵照执行。原通知与本通知不符处，按本通知执行。 请各分公司每月与总部进行对帐时（4月会计期起），同时传真”其他应收款__授权工程单位”科目的当期科目余额表（请选择”显示核算项目明细”）给总部，以便跟踪扣缴不足单位的回款情况。 折让入账的管理规定 为简化有关折让的计算、审批流程，提高市场反应速度，集团财务部对2002年的折让计算、结算流程和折让入财务往来方式进行了改进，新发生折让和此前未使用折让余额的处理办法分别如下（208号）： 注：折让泛指营销的各项销售政策，包括佣金、价格资源、调价补差、让利促销、淡季贴息、各种批文等。 改进的原则： 1、凡属于2001年营销政策范围内的所有折让的结算及入帐仍按旧方式，即：总部批准后入折让台帐，使用时减少台帐余额数。 2、2002年营销政策范围内的所有折让严格按新的结算流程即：总部批准后分公司财务直接以不含税金额冲减客户应收帐，而不是以前方式入折让台帐。 3、折让体现方式有：提供折让证明，发票体现折让，不含税冲往来，不含税汇款等。 二、新发生折让的处理办法： 折让的计算和使用 否 是 分公司记往来后，通知客户及事后客户提供折让证明或凭折让通知单提货的处理流程： 否 否 是 关于流程的说明 新产生折让经批准后，分公司财务及时以批准的折让分配明细表冲减各客户的应收帐款，不得再在原折让台账上反映。 新的折让通知单一式两联，第一联为分公司财务联，由客户盖财务章后返回分公司财务，分公司财务将商业单位已盖财务章的通知单附在折让分配明细表后面，作为备查凭据。第二联为客户联，作为分公司通知客户，客户按不含税价冲减财务往来账或作为后期提货的依据。 业务员与分公司财务签收折让通知单后，要及时将通知交给客户，并将第一联（分公司财务联）交商业单位盖财务专用章；发出折让通知单后，分公司财务应及时跟踪通知单的返回，规定在发出20天内必须将已盖商业单位财务章的折让通知单第一联（分公司财务联）返回分公司财务，对没有及时返回的相关责任人应进行处罚。 记财务往来账后客户要开折让证明的，必须将客户折让通知单原件第二联（客户联）和折让证明一并提交分公司，分公司将此二项单据作为入帐凭证附件。 客户不能开出折让证明，在当地税务部门认可的情况下，分公司可以凭客户的折让通知单第二联（即客户联）原件，给商业单位以“发票体现含税折让”的方式提货，但必须一次性将此折让通知单上金额使用完。 客户编码和客户名称统一按K3的定义填写，并与K3的顺序保持一致。 客户折让通知单的格式附后。 2002年以前折让余额的处理办法 此前的折让台账继续存在有效，直至使用完毕为止，但折让台账只记录2001年营销政策范围内的计提及使用。 折让台账上的余额可继续采用原“后期发票体现”或“折让证明”的方式使用。 2002年以前折让台帐必须每月10日以前上报总部财务结算人员。 本规定由集团财务部负责解释。 关于建立新旧台返利台帐及使用的规定，见财务部2003年84号通知。 集 团 财 务 资 源 部 关于冰箱/冷柜/空调建立返利折让新台帐的规定 编制：营销财务处 营销财务处审核：罗耀东 营销财务处签发：刘科 冰冷营销本部会签：王海岐 空调营销本部会签：冀成 时间：2003年5月9日 各分公司支持科： 根据前期分公司在返利折让使用等方面遇到的一些实际操作问题，且为了使分公司在冰箱、冷柜和空调的各类返利的入帐、使用、记帐等达到规范统一，现集团领导经研究决定，特作如下规定： 一、 从5月10日起，要求各分公司立即建立冰箱返利折让新台帐、冷柜返利折让新台帐和空调返利折让新台帐（附标准返利折让台帐），共三套台帐。 二、 从5月10日起，所有冰箱/冷柜/空调结算的各类返利折让，都必须先以含税金额记入返利折让新台帐后再使用，取消前期（空调）按不含税金额直接将返利记入财务往来帐的入帐方式，同时也取消前期（冰箱/冷柜）部分分公司不记入任何帐目，直接以后期发票体现等的兑现方式。 三、在最新台帐中，分公司无需再将客户按“有往来”与“无往来”等进行分类统计。 四、 在5月冰箱/冷柜/空调的新台帐中，所有商家的期初余额均记为 0。 五、 空调旧利息台帐（根据2001年10月前至今尚未兑现的返利折让建帐）依旧单列台帐，与此新台帐无关。 六、 因前期总部对冰箱/冷柜的返利折让记帐没有统一规定，使各分公司在处理方式上各不相同，有的是按原返利折让台帐的记帐方式及时入帐冲帐，也有的不记入任何帐目，凭分公司支持科给客户开出的奖励确认书，直接以后期发票体现的方式予以兑现。 现在总部要求，不管分公司是采取何种方式处理2003年5月9日之前所发生的冰箱/冷柜返利折让的，请分公司支持科在5月20日之前必须彻底进行清理，即清理出每一位冰箱、冷柜的经销商，至5月9日止，在各支持科究竟还有多少前期冰箱、冷柜返利折让未兑现的，每一项奖励的具体金额是多少，重新建立 “2003年5月9日之前冰箱返利折让旧台帐” 和“2003年5月9日之前冷柜返利折让旧台帐” （附标准台帐样本），请于5月20日之前，上报集团营销财务处各区域管理员处。该台帐视做旧台帐，今后仍单独立帐，只不过不再有“计提数”一栏，该旧台帐与新建立的台帐无任何关系。 七、各分公司将“5月空调旧利息台帐”及“5月9日的冰箱/冷柜旧台帐”上报集团财务部各区域管理员后，由总部进行审核。 八、 台帐中每月返利折让计提数，分公司支持科必须根据集团营销财务处审核确认，并已盖上“营销财务部”公章的返利结算报表原件，方可入帐；对于特殊批文（已经上报在每月统一的结算报表中的，则不要再单独入帐，避免重复）和前期遗留且尚未结算的工程机优惠，也必须经营销财务处领导签字批准后，方可上帐；但对于一些提货促销活动（如“买10送1”等）的结算，因允许分公司在提货时立即兑现其提货奖励，如在促销当月已经兑现给商家，分公司必须在当月直接记帐，即必须同时将“记提数”和“使用数”上帐，此类折让的结算，在台帐的“记提数”上必须单列一项，且在备注一栏也必须特别注明；最后，分公司仍须将已经兑现的结算报表上报营销财务处区域管理员。 九、返利折让的使用方式，一般有以下三种： （1）客户提供折让证明；分公司财务应按以下分录录入： 借：应收帐款 — 某某客户 （含税金额）（红字） 贷：产品销售收入 （不含税金额） （红字） 应交税金 — 增值税 — 销项 （红字） （2）直接在后期发票体现； （3）除税后入财务往来帐。分公司财务应按以下分录录入： 借：其它应收帐款 — 总部 贷：应收帐款 — 客户 如果有些客户要求将台帐上的返利金额除税后，以不含税的金额记入财务往来帐的，集团财务部也是同意这种方式的，但剩下未转的税金，总部不同意仍挂在台帐上，就当作也已经兑现给了客户；也就是说分公司只能以不含税金额转入财务往来帐，而必须又以含税金额在台帐上冲减。 “除税后入财务往来帐”的兑现方式，分公司必须写“内转单”给集团财务，并在“摘要”注明 “总部下转客户余额（02或03）”。 为了将总部下转客户的各类余额予以区分，总部规定，将下转余额分为三类： “01”代表“总部其它正常下转客户余额” ； “02”代表“总部下转客户的新返利折让台帐余额” “03”代表“总部下转客户的旧返利折让台帐余额”。 分公司在写以上相关“内转单”时，必须在“摘要”标明“02”、“03”，以示区分。 十、 分公司支持科必须每月同时上报“新折让台帐”和“旧折让台帐”至集团营销财务区域管理员处审核并备档，各区域员将根据每月总部下发给分公司的结算报表和已批准的特殊批文，进行严格审核。 十一、 各分公司支持科必须确保新旧台帐的真实性、准确性和严肃性，一旦发现弄虚作假的，必将严惩不怠。 附：K3客户折让通知单格式 客户折让通知单 （编号：＊#AABB****） ________________（客户）（属下------- --分销商）： 现经我司确认，贵司折让项目_______________不含税金额为____________元（大写 仟 佰 拾 万 仟 佰 拾 元 角 分）。 我公司已按不含税金额冲减贵单位应收帐，请贵单位据此通知单以登记财务往来账。如贵司欲开折让证明，请将折让证明和此通知单盖贵单位财务专用章后一并提交我公司。 谢谢！ 广东科龙电器股份有限公司＊＊＊＊分公司 ****商业单位 营销支持科科长签名： 财务主管签名： 盖章（财务专用章） 盖财务专用章 ****年**月**日 年 月 日 备注1：此通知单一式两联，第一联分公司财务联，第二联商业单位联。 备注2：客户返利通知单的编号填制方法： （编号：＊#AABB****） 表示分公司所在省份的简称 # 填写“冰”或“空”，分别表示冰箱或空调 AA 表示年度的简略写法，如“01”、“02” BB 表示营销政策的简称 **** 流水号 例：广东分公司冰箱客户关于2002年1季度佣金 编号为：粤冰02一季佣金0001 附：核心分销商折让通知单格式： 核心分销商折让通知单 编号：＊#AABB**** ----------------核心分销商： 现经我司确认，贵司返利项目_______________不含税金额为____________元（大写 仟 佰 拾 万 仟 佰 拾 元 角 分）。 我公司已按不含税金额入贵公司所隶属批发商--------------------（批发商名称），请贵单位据此通知单到该商业单位办理提货等手续。 谢谢！ 广东科龙电器股份有限公司 ****商业单位（批发商） ****核心分销商 ＊＊＊分公司 营销支持科科长签名： 财务主管签名： 财务主管签名： 盖章（财务专用章） 盖财务专用章 盖财务章 ****年**月**日 年 月 日 年 月 日 备注1：此通知单由业务员给批发商盖章后，由我公司业务员交核心分销商。 备注2：客户返利通知单的编号填制方法如前所述。 三、关于开发票直接兑现的商业折让的财务处理要求 为规范分公司对部分开发票直接兑现的商业折让的财务处理，特作如下规定： 1、开发票直接兑现的商业折让，是指根据公司营销政策，在商业单位提货时立即兑现的商业折让，如空调营销本部”2002年营销第051号文”中提及的”购12套送1套”、”购一套送200元促销奖励”。 2、上述商业折让直接在销售当时兑现，故分公司开销售发票时，应在销售发票中同时单列一行”商业折让”，反映给予商业单位的商业折让。送促销奖励的，促销金额应为含税价。 分公司应于单开一个产品编码”__X年现场兑付销售折让“，如”__2002年开发票直接兑付销售折让”，专用于记录此类开发票直接兑现的商业折让，记入”销售收入__销售折扣与折让”科目中。 例1__购12套送1套：客户购买KF-32GW套，不含税单价2000元。 则开发票时，应按下法： 商品名称 规格型号 数量 单价 金额 税款 空调器 KF-32GW 13 销售折让(扣) 1 合计 会计分录为：借：应收帐款__客户 贷：销售收入_ KF-32GW 贷：销售收入_销售折扣与折让 贷：销项税金 例2__促销奖励：客户购买KF-50LW一套，不含税单价2000元，促销奖励200元。 则开发票时，应按下法开： 商品名称 规格型号 数量 单价 金额 税款 空调器 KF-50LW 1 销售折让(扣) 1 合计 会计分录为：借：应收帐款__客户 贷：销售收入_KF-50LW 贷：销售收入_销售折扣与折让 贷：销项税金 3、为便于统计，上述兑现的商业折让，应于每月上报使用数给集团财务部客户服务科。 待处理品定级的帐务处理 一、关于更正待处理品定级的帐务核算的通知（2002年265号通知） 各分公司支持科： 根据2001年7月8日下发的”会计核算通知（）”中提及的关于待处理品定级后的帐务处理要求， 分公司在收到退回的需定级冰箱，要按退回数量在收发存表中增加相应型号的待处理品； 待处理品定级后，在收发存表的”其他支出”栏减少该型号的待处理品，金额按加权平均成本确定，同时在”其他收入”栏的定级确定的级别中的同一型号增加相同的数量，金额按定级数量乘以该型号该级别产品总部向分公司的销售单价确定。定级前后的成本差额，记入”经营费用__沉淀机损失”，帐务处理如下： 借：经营费用__沉淀机损失 产成品__**型号__A等品 贷：产成品__**型号__待处理品 由于总部已于每月根据实际退货数量计提了沉淀机损失准备，故分公司无需将上述损失记入经营费用。从2002年1月1日起，重新规定如下： 分公司在收到退回的需定级冰箱，要按退回数量在收发存表中增加相应型号的待处理品； 待处理品定级后，在收发存表的”其他支出”栏减少该型号的待处理品，同时在”其他收入”栏的定级确定的级别中的同一型号增加相同的数量，金额则按收发存表上期末结存成本记录，差价直接留存于库存成本，后期消化。不需进行帐务处理。 如分公司已于2002年1-5月按原处理方法记录了”经营费用__沉淀机损失”的，于6月会计期冲回调整。 集团财务资源部 签发：刘科 2002年7月1日 二、财务部265号文件的补充说明 各分公司支持科： 现对财务部265号文件”关于更正待处理品定级的帐务核算的通知”补充说明如下： 从6月会计期起，待处理品定级后，在收发存表的”其他支出”栏减少该型号的待处理品，同时在”其他收入”栏的定级确定的级别中的同一型号增加相同的数量，金额则按收发存表待处理机的上期末结存成本记录，即待处理机与定级机的成本一致，差价不做处理，待后期销售时消化至销售成本。 如分公司已于2002年1-5月按原处理方法记录了”经营费用__沉淀机损失”的，于6月会计期冲回，会计分录如下： （1） 借：经营费用__沉淀机损失” 红字 借：库存商品（汇总） 蓝字 同时，于收发存表及销售利润明细表的”自增型号”中加开一栏”等级品差价”，在”其他收入”栏录入，数量设为1，并于当期”销售出库”栏中全额转入销售成本。 产品型号 ...... 其他入库 销售出库 ... 数量 金额 数量 金额 等级品差价 1 1 合计 A 会计处理时，与当月正常销售成本一同结转， 借：销售成本 A 贷：库存商品（汇 总） A 由此，当月虚增了1台的销量，则于次月在”其他入库”与”销售出库”中同时用-1台数量调减，金额为0，以使得累计销售量为正确。 请各支持科知照。 集团财务资源部 审核：陈新云 签发：刘科 第十一章 直效营销财务工作制度(目前暂不执行) 为配合直效营销工作顺利开展，提供及时有力的财务支持，特制定本制度。 本制度主要内容有: 直效营销价格；发票和资金管理；直效营销业务流程；直营存货的管理；直效营销财务核算；二级中心的直效营销。 直效营销价格 直效营销价格按顾客服务部下发的直效营销价格执行，营销支持人员要遵守有关保密的规定。 发票和货款的管理 按《中华人民共各国发票管理办法》开具和保管发票。顾客服务中心每月至少分三次向财务核销发票，每月1日必须将上月所开发票全部核销。 顾客服务中心收取的货款，必须于当日存入营销财务部或分公司指定的账号，严禁坐支、截留、挪用货款。顾客服务中心应有人负责登记现金日记账，对所收货款逐笔登记时间、金额、摘要等内容。 每日顾客服务中心应根据开具的销售发票登记销售台帐,每月1日将上月销售台帐汇总数交营销支持科。台帐格式如下: 2001年 月销售台帐 顾客服务中心 产品型号 1日 2日 。。。。。。 本月累计 数量 单价 含税金额 数量 单价 含税金额 数量 单价 含税金额 数量 含税金额 每月顾客服务中心负责核对销售台帐中的累计含税销售收入和现金日记账中的累计收款是否相符，如有不符必须向营销支持科做出书面解释，营销支持科要复核把关。 直效营销业务流程：见第二章“客户服务中心从中转仓调货入直营仓及直营销售的处理” 直营存货的管理 直营人员根据调拨出库单从中转仓提货后，该部分货物管理责任归顾客服务中心，顾客服务中心应分开冰箱、空调做好领、售、存明细记录。 每月1日顾客服务中心要将上月销售台帐汇总数和结存数明细上报营销支持科，销售台帐汇总数必须与发票数、直营仓销售出库数核对相符。 营销支持科要核对中心上报结存数与K3系统直营仓结存数是否相符，如有差异，需找出原因尽快纠正。 直效营销业务的有关财务处理 直效营销收入根据K3销售发票自动生成凭证，应收账款一律挂直效营销，分录： 借：应收账款—直效营销 货：产品销售收入 应交税金—销项税 直效营销现金缴款单或其他缴款单据上要标注 “直效营销”字样，财务收到直效营销缴款单时： 借：银行存款 贷: 应收账款—直效营销 当月 “应收账款—直效营销”应没有余额，如有余额，顾客服务中心要作书面解释。 退货的处理：发生客户退货时，如果原销售发票未核销，则将原发票作废处理；如果原发票已核销，则开具一张品名、数量与金额等内容与原发票一样的红字发票，并将原发票联订在红字发票的存根联后面。 换货的处理：客户换货时先视同退货，按第4点处理，然后按正常购货处理。 直效营销费用的处理：将直效营销视同一个部门，所有销售费用明细科目的部门核算项目中增设 “直效营销”部门。直效营销的配送费入 “运杂费”科目，推荐奖入 “网络奖励费”科目，其他费用按其用途归集到各有关科目，核算部门选 “直效营销”。 二级中心直效营销 二级中心必须同时满足如下条件才能开展直效营销业务否则不能开展直效营销业务。 该二级中心注册时经营范围包括零售业务； 必须做到由分公司开票给客户，并由分公司直接收款。 附件一： 产成品转仓申请单 年 月 日 申请部门： 经办： 批准； 出库仓 入库仓 商品名称 规格型号 单位 实发数量 实收数量 备注 物流专管员： 出库仓管员： 入库仓管员： 附件二：售后直销业务流程图 附件二： 普通发票开票要求 1、字迹清楚； 2、按票面限额开具，一般普通发票票面金额为十万元版、万元版、千元版、百元版。 3、填写有误时，在更正地方盖发票专用章，超过两次以上的，应另行开具，并在误填的发票上注明“误填作废”四字。 项目内容填写齐全、正确。项目内容包括：顾客名称及地址、日期、品名规格、单位、数量、单价、金额、大小合计、填票人、收款人，如〈附件1〉。 票、物相等，票面金额与实际收取的金额与实际收取的金额相等，大小写数字书写必须按规定字样填写，小写：0、1、2、3、4、5、6、7、8、9；大写：零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖。 发票联、随货同行联、提货联加盖财务专用章或发票专用章。 不得拆本使用，每本发票存根联必须齐全。 第十二章 财务管理制度 第一节 商业单位代垫广告款业务的发票返纳和款项结算办法 为统一监控及考核顾客服务部2002年广告（促销）费资源的使用情况，现对顾客服务部2002年广告（促销）费资源开支及核算要求规定如下： 顾客服务部广告（促销）资源的开支范围包括： 以优惠价向关系部门提供产品，优惠价格与分公司开票价间的差价； 参加各项消协活动的开支（含活动费用、报纸电视等服务广告）； 服务网点连锁点费用； 门头、车身广告； 二、审批程序 各中心申请开支广告（促销）资源，应填报正式的“服客服务部费用开支审批表”，审批表中应明确注明开支金额，报大区服务经理审核后，报顾客服务部中心审核，顾客服务中心须加注“同意在促销资源中开支”字样或加盖“促销资源”的签章，由顾客服务部部长批准后开支。 财务核算： 顾客服务部的广告（促销）资源由总部统一核算； 开支各项广告（促销）资源（除差价外），应收取“广东科龙电器股份有限公司”抬头的发票，按分公司审批程序，由分公司代付后，转回总部挂帐；内部转帐通知单中应注明”转顾客服务部促销费”，附符合审批要求的” 顾客服务部费用开支审批表”复印件、发票正本。如以优惠价向关系部门提供产品的，应附加销售发票复印件。如门头、车身广告，须附加相关照片，照片必须清晰反映车牌号及广告形象。 总部增设传播项目”顾客服务促销费”单独做项目核算，备注列明开支内容及使用的中心，每月与顾客服务部台帐登记相核对。 本通知下发前，已发生的广告促销费，按如下程序处理： 如分公司尚未内转给总部的，请按规定补齐相关资料，于5月会计期前转回总部； 如分公司已转回总部，但审批表中未明确为”广告促销资源”的，由总部向顾客服务部确认后入帐； 二、广告款的结算 为了规范广告款结算，使广告款入账符合财务制度，减少不必要的麻烦，现对由商业单位代垫广告款业务的发票返纳和款项结算规定如下： 我司应付给商业单位的代垫广告款，由广告公司直接开发票给我司，同时应提供广告制作质量等详细验证资料，然后由我司把广告款支付给商业单位。 我司应付给商业单位的代垫广告款，由商业单位开发票给我司，同时应提供商业单位与广告公司的转款证明、广告制作质量等详细验证资料，然后由我司把广告款支付给商业单位。以上两种方法中，应尽量采用第一种方法。 （163号）在广告费核算中发现，有部分广告费经业务部门审核后会扣减部分费用，不再支付，导致实付金额小于合同和发票数。为保障公司利益，减少经济纠纷，对于此类业务，从2002年1月开始，必须要审核部门（整合传播部等）返纳发票和申请付款时，附上商家确认函，确认扣减金额（付款数少于发票和合同数的部分）不再需要支付。对于分公司代付的广告费，分公司支持科应按实付数开出内转单回总部，同时附上商家确认函。 附商家确认函要点： 双方原合同价格、经协商确认实支付价格 双方签名、盖单位公章 资源报表 月度客户激励兑现表 说明：每月17日之前将客户激励兑现表传回，如分公司客户激励资源没有发放，也需传一份由分公司经理签字的空表备案。如无兑现表传回，本月客户激励将被冻结,直至将兑现表传回方汇款。 自创价格资源 说明：要求分公司务必在每月13日下班之前将自创价格资源表传回，此表要求有营销支持科科长、分公司经理共同签名确认。 国美佣金结算 说明：国美电器佣金结算的分公司有北京、天津、河北、上海、河南、四川、重庆、陕西共计8个分公司，因国美电器佣金是月度结算，故要求上述8个分公司在每月15日之前上报佣金结算表（统一表格）。 各项资源（包括佣金、补差、促销等）使用情况表 说明：此报表需在每月10日之前上交，需填写两份报表（商业单位只针对批发商和零售商，分销商的各项奖励在批发商帐下冲减，单位编码要求按9月1日新K3系统帐套填写），一张是2000年各项资源使用情况表（后附表格）；二是2001年各项资源使用情况表（后附表格），表中各项都必须严格按要求填写。 以上报表每月上报一次。 日销售报表编制 品牌：空调为科龙、华宝、康拜恩；冰箱为科龙、容声、康拜恩； 2、销量、销售额的当月计划按每月月初的计划数填列；同一月份，此栏不变； 3、从中转仓发货的，客户服务专员在K3中录入销售出库单，并在摘要中注明“未发货” ，并加盖分公司发票专用章作为客户提货的依据。销售出库单一式五联，分别为客户服务专员联、物流专员联、财务联、仓库联、客户联；开具后，客户服务专员联由客户服务专员自己保存，物流专员联由客户服务专员转交物流专员，财务联、仓库联、客户联三联交客户；客户提货时，需带齐这三联，其中客户联作为客户提货联，客户只有凭此联才能提货；提货时，财务联、仓库联、客户联均要客户与仓管员签收确定；提货后，客户将注明实发数量并签名的财务联、仓库联交仓管员，客户联由客户自己保存；仓管员将收到的财务联转交物流专员，仓库联由自己保存；销售出库单自开出日起五天内有效，并且当月有效；分公司财务在K3中根据销售出库单关联生成销售发票； 4、客户凭销售出库单一次提完货的，仓管员应在销售出库单的财务联、仓库联、客户联上注明实际发货数量并要求客户签名确定，客户联由客户自己保留，财务联、仓库联二联由仓管员留下；同时，仓管员应在客户提货的当天电话通知物流专员，物流专员做好记录，并找到客户服务专员转交的销售出库单物流联，在销售出库单物流联上注明实发数量并将其转交分公司财务；分公司财务根据物流专员转交的销售出库单物流联在K3中找到原销售出库单，将日期改为确定提货当天的日期，并在摘要中将“未发货”改为“已发货” ；分公司财务第二天将物流专员交来的原销售出库单物流联交回物流专员； 5、客户凭销售出库单一次未提完货的，仓管员应在销售出库单财务联、仓库联、客户联上做好实际发货数量并要求客户签名确定，客户联由客户自己保留，财务联、仓库联二联由仓管员留下；客户在规定的期限内再次提货时，仓管员应找到此客户已部分提货的原销售出库单财务联、仓库联二联经核对无误后方可发货；仓管员在客户提货当天电话通知物流专员，物流专员做好记录，在客户未提完货物且销售出库单有效之前，已部分提货的数量不包括在提货当天的日报表内；客户如果在五天内仍未提货的，仓管员找到过期的销售出库单财务联与仓库联，并在此二联上注明“未提部分不可提货”，将此销售出库单作废并电话通知物流专员；分公司物流专员在销售出库单整单提完货或此销售出库单作废的当天，找到原客户服务专员转交的销售出库单物流联，在销售出库单物流联上注明实发的数量并将其转交分公司财务，分公司财务根据物流专员转交的销售出库单物流联在K3中找到原销售出库单，将日期改为提货确定当天的日期，并在摘要中将“未发货”改为“已发货” ；分公司财务第二天将物流专员交来的销售出库单物流联交回物流专员； 6、分公司物流专员应及时将存放在仓库的销售出库单财务联收回（指客户已提完货的或作废的销售出库单，有效期限内的销售出库单暂不收回），并将收回的销售出库单财务联及时交回分公司财务；分公司财务根据收回的销售出库单财务联在K3中找到经修改后的销售出库单并与之相核对，如相符，则不做任何调整；如不相符，分公司财务在K3中以调整后的销售出库单与财务联上的差异数量开一张红字销售出库单或增开一张销售出库单（在摘要中注明“已发货” ）；同时在K3中删除旧的销售发票，并根据调整后的销售出库单与红字销售出库单关联生成新的销售发票；分公司财务根据销售出库单财务联开具手工增值税专用发票，并将销售出库单财务联附在增值税专用发票之后。 7、分公司财务在做中转仓发货的日销量时，先在K3销售发票序时簿的过滤条件选“摘要”中的“已发货”和“日期”，即可得出当天从中转仓发货的销量； 8、委托总部直发商业单位的，在商业单位要货当天，由客户服务专员在K3中录入销售出库单，并在摘要中注明“直发未发货” ；销售出库单一式五联，分别为客户服务专员联、物流联、客户联、财务联、仓库联，客户服务专员联由客户服务专员自己保留，物流联、财务联、仓库联由客户服务专员交物流专员，客户联交客户保留；分公司财务在K3中关联生成销售发票 ；物流部向客户发货后，物流部应在发货第二天上午填好发货计划跟踪反馈表并传真给分公司物流专员，分公司物流专员收到物流部的发货计划跟踪反馈表传真件时，做好记录并在当天将其交分公司财务，分公司财务根据传真件在K3中按物流部实发数修改销售出库单，将日期改为物流专员转交传真件当天的日期，并在摘要注明“直发已发货” ，不必修改销售发票；每月最后一天的日销量报表，在次月第一天，分公司财务根据传真件上标明的当月最后一天所有实发数量在K3修改销售出库单，最后一天的日报表可顺延到次月第一天下午上报；当物流专员收到客户签收的送货单时，根据送货单上的实际签收数量在原销售出库单财务联上注明并转交分公司财务，如果财务联上的实收数与发货计划跟踪反馈表传真件的实发数有差异的，分公司财务在K3中按实发数与实收数的差异录入一张红字销售出库单（摘要中注明“直发已发货” ，不必打印）；同时，在K3中删除旧的销售发票，并根据调整后的销售出库单与红字销售出库单关联生成新的销售发票；分公司财务根据销售出库单财务联开具手工增值税专用发票，并将销售出库单财务联附在增值税专用发票之后。月末，尚未收到客户的签收单时，不修改销售出库单，但分公司财务应在K3中将原销售发票日期改为下月月初； 9、分公司财务在做总部直发客户的日销量时，先在K3销售发票序时簿的过滤条件选“摘要”中的“直发已发货”和“日期”，即可得出当天委托总部直发商业单位的销量； 10、对于非客户提货的，如分公司内部调仓等，不应包括在当天日报表内，分公司物流专员应剔除非客户提货部分； 11、退货时，货物实际入库当天，仓管员电话通知物流专员，物流专员通知客户服务专员退货数量、型号等相关信息，客户服务专员根据退货申请审批文件在K3销售退回单中录入数量，并根据最新的统一供货价计算退货金额；分公司财务在做销售退货日销量时，在销售退回单序时簿的过滤条件选“摘要”中的“日期” ，即可得出当天销售退回的数量； 12、退货只允许折让退货、退回发票两种方式，不允许返销退回； 13、每天的日报表在当天晚上离开公司前上报营销财务部，每天下午17：30物流专员与仓管员电话核实当天的实发数量，17：30以后的发货数量算第二天的销量；每月最后一天的日报表，可顺延到次月第一天下午上报，每月最后一天的销量应包括前一天17：30至当天24：00的实发数； 14、当天销量合计=中转仓当天发货数+总部直发商业单位当天数-当天销售退货数 当天销售金额合计=中转仓当天金额+总部直发商业单位当天金额-当天销售退货金额 中转仓发货本月累计=中转仓当天发货数+前一天中转仓本月累计； 总部直发商业单位发货本月累计=总部直发当天发货数+前一天总部直发本月累计； 销售退货本月累计=销售退货当天数+前一天销售退货本月累计； 本月累计合计数=中转仓本月累计数+总部直发客户本月累计数-销售退货本月累计数 本月累计合计金额=中转仓本月累计金额+总部直发客户本月累计金额-销售退货本月累计金额 销量完成率=本月累计合计销量/当月计划销量*100% 销售额完成率=本月累计合计销售金额/当月计划销售金额*100% 15、上报的补充规定（2002年202号通知） 为了严肃销售及资金回笼日报表的报送工作（以下简称“日报表”），每日及时准确的向有关部门及领导报送销售及资金回笼情况，现对日报表的填报作如下补充规定： A、要求 a、及时性： 每日下午6点前发EMAIL至总部报送当天的数据，若不能及时上报，则加班完成；若电脑或电子邮箱出故障，则以传真件上报。若当天确实无法完成，请致电分公司区域管理员说明原因。 b、准确性： ⑴分公司支持科长需对日报表的数据准确性进行认证审核并签名确认。 ⑵分公司若发现以前填报的数据有误，不可以改动以前填报的日报表数据，只能在当日的日报表上进行调整并在上报时说明调整的原因和数额。 c、统一性： ⑴严格按总部下发格式编报，不得擅自增加和删除行列及单元格。 ⑵日报表文件名及邮件主题名统一命名为“***日报表”，如“贵州日报表”；广东冰箱分公司将此命名为“广东冰箱日报表”，广东空调分公司将此命名为“广东空调日报表”。 B、考核 a、总部每月5日前对上月的日报表违规情况进行通报，以示批评警告。 b、对日报表迟报达3次以上5次以下之分公司的支持科长扣罚50元，达5次以上者扣罚100元。 c、违反上述要求第二条，数据有重大或明显错误或改动以前日报表数据的，每次扣罚支持科长50元。 D、违反上述要求第三条，以通报批评为主，同时作为支持科长年度工作考核的依据之一。 16、关于各分公司对日报报送的规定（2003年92号通知） 关于各分公司对日报报送要求的通知 前期发现很多分公司对日报的报送不是特别的重视，一是报送时间不及时，二是报送质量不高，针对上述两种情况，营销财务处特作如下规定： 各分公司支持科在报送完日报以后，应及时与相应的区域管理员联系，问是否收到，有无什么问题，以后无论是日报还是月报、各种临时报表与待批报告，都应采取此种方式； 各帐套会计在做销售日报、资金回笼表时应与相应的客服专员、出纳及时沟通，尽量做到数据准确，杜绝随便填报，等到月底在调整的操作方式，举个例子：因某天分公司以忙为理由，把当天或第二天的日报数报为0，而在第三天或第四天再把漏报的数字补上，请各分公司支持科科长严格审核好； 各分公司的销售日报数一定要以实际出库数为准，而不能简单的以“销售出库单”与“销售退回单”为准，请各相应制表人员一定要与客户专员核实好。 各分公司支持科在报送本月最后一天的日报时，请把当月的《在途资金明细表》附在最后一天的《资金回笼日报表》下面，只需把在途资金明细表复制粘贴在资金回笼日报表的下端就可以。 特此通知，请各分公司支持科务必遵照执行，并请各区域管理员把每月最后一天的日报当成本月月报保存起来！ 集团财务部营销财务处 审核： 罗耀东 签发： 刘科 2003年5月23日 资金计划报表和月资金计划表格式 及时性要求：各分公司支持科必须于每月的28日下班前（如遇节假日则提前至节假日前1工作日）上报下月的月资金计划至营销财务处各区域管理员；每周四下午下班前上报下周的周资金计划至营销财务处各区域管理员，（注：周资金计划现已取消，除有特殊情况需要补报以外），逾期未交上述报表者视同该分公司该期间无资金需求，在该期间下拨资金时将不予考虑。 真实性要求：各分公司支持科对于资金计划表的编制应给予足够的重视，并应如实认真填写资金计划各须填项目，不得虚报。 规范性要求：★各分公司支持科应严格按资金计划表标准格式（见附件）填报，不可对资金计划表项目内容进行随意改动或自行增删行或列，也不可任意变动报表中的公式；★报表一律以电子邮件附件形式发送，如确实无法以Email及时发送者应以传真件代替，但必须电话通知各区域管理员，并口头核对报表内容。★电子邮件主题名称及资金计划表文件名称统一为“XX分公司XXXX年XX月资金计划”（月资金计划）及“XX分公司XXXX年XX月第X周资金计划”（周资金计划）；★若周资金计划所属期间跨月，则周资金计划所属月份的判断以计划期周三所属月份为准，如2002年5月1日为周三，则2002年4月26日所上报周资金计划报表名称为“XX分公司2002年5月第1周资金计划”，以此类推。 以上各条自2002年5月16日起实行，望各分公司支持科能贯彻执行，如有违反，所造成后果由分公司支持科承担。 200X年X月第X周资金需求表 编制单位：XX分公司 　 　 　 单位：万元 项 目 费用帐户 备用金帐户 冰箱 空调 冰箱 空调 上周四帐面余额 - - - - 本周收到总部X月X日下拨资金 - - - - 本周实际支付费用 - - - - 本周四帐面余额 - - - - 其中：专用款项余额 - - - - 总部 X月X日已拨在途资金 - - - - 其中：在途专用款项 - - - - 下周支付费用 - - - - 保留应急款 - - 资金缺口 - - 　 　 　 　 　 下周支付费用小计 - - 备 注 传播费 - - 　 　 日常费用 - - 　 　 导购工资 - - 　 　 业务人员工资 - - 　 　 样机费 - - 　 　 专柜费 - - 　 　 二次配送 - - 　 　 中心费用 - - 　 　 安装维修费 - - 　 　 中心维修人员工资 - - 　 　 仓租费 - - 　 　 运费 - - 　 　 支持科费用 - - 　 　 管理人员工资 - - 　 　 培训费 - - 　 　 大学生差旅费 - - 　 　 其他费用 - - 　 　 编制： 审核： 　 日期： 200X年X月X日 编制说明： 　 　 　 　 1、请根据实际单据上报，金额保留两位小数。　 2、项目顺序不得擅自更改，特殊情况在备注中说明。 3、保留应急款分空调、冰箱各10万(广东冰箱和广东空调各20万)。 4、本周四帐面余额=上周四帐面余额+本周到帐资金-本周支付费用 　 本周四帐面余额应于实际帐面余额保持一致。 5、总部已拨在途资金应根据总部下发的邮件通知确定。 6、“下周支付费用”各项目不包括各应由专项拨款支付的费用。　 7、本周期间界定为上周资金计划至本周资金计划之间的期间。　 会计报表体系及审核要点 会计报表体系清单 92号通知关于报表修改的规定 关于费用报表与收发存报表的通知 A、关于对现有报表格式进行修改的通知 由于业务需要，也为了能更加清楚的了解各种不同型号的产品的信息，特对现有表格形式进行了一定的修改，现详细说明如下： 一、分部门本月费用、分部门本月累计两张表 总部为了详细了解各分公司与国美合作的费用与龙霸行动的费用情况，特对这两张表的格式作了如下改动：格式如下： ****分公司分部门本月（或本月累计）费用明细表 项目 营销支持科 ……………. 国美渠道费用 龙霸行动专项费用 本月合计（或本月累计） 2002 2003 2002 2003 2002 2003 2002 2003 取数说明如下： 1、国美渠道费用 此列填写各分公司与国美合作发生的各项费用，费用项目与其他部门发生的费用项目一致，并且要严格按照公司与国美业务操作指引进行分类，若不能按照现有费用项目分类，请放在“其他费用”项目中，并在具体分录摘要中注明“国美”字样； 2、龙霸行动专项费用 龙霸行动专项费用填写各分公司进行龙霸行动发生的各项费用，费用项目与其他部门发生的费用项目一致，并目此列费用应与专门统计龙霸行动的操作指引相一致；若不能按照现有费用项目分类，请放在“其他费用”项目中，并在具体分录摘要中注明“龙霸行动”字样； 3、此表的改动涉及到空调、冰箱、冷柜三个帐套； 二、收发存报表（上月累计、本月发生、本月累计三张表） 由于业务需要，特对收发存报表格式作如下变动，即在收发存报表最后一列“返销金额”列后面增加四列，具体格式如下： ****分公司收发存报表 ……… ……………….. 返销总部 累计至本月出库未开票 商业单位退货暂估入库 数量 金额 数量 金额 数量 金额 具体取数说明如下： 1、出库未开票栏的取数为时点数，即累计至本月为止未核销的销售出库单的数据，包括数量金额； 2、商业单位退货暂估入库也为时点数，即累计至本月为止未核销的暂估入库数据，包括数量与金额； 3、商业单位退货暂估入库的金额按现行销售价格的60%暂估； 4、此增加的四列数据的产品与原有收发存报表的产品型号及排序方式一致，不能随意改动； 5、经过如上改动以后，取消原有的出库未开票明细表； 6、此表的改动涉及至空调、冰箱、冷柜三个帐套； 三、对收发存附表的改动 1、因为收发存附表中的出库未开票的数据已移至收发存报表中，因此把此表取消掉，此改动同样涉及到空调、冰箱、冷柜三个帐套； 2、暂估作价明细表 在商业单位退货暂估作价入库的数量后面增加一列“金额”栏，此金额按现有销售价格的60%暂，此改动同样涉及到空调、冰箱、冷柜三个帐套； 3、在此表的产品型号后面增加一列“产品类型”统计，分为整机、单机、配管三种类型，此改动只涉及到空调一个帐套； 4、请各分公司把改动后的收发存附表三张表放在一张工作簿上，不要与其他表放在一起（开票未提、发票到货未到明细表、暂估作价入库表）； 5、具体收发存报表格式见此通知的附件。 上述所有改动从5月份的报表开始执行。 特此通知，请各区域管理员与各分公司支持科遵照执行！ 集团财务部营销财务处 审核：罗耀东 签发：刘科 2003年5月22日 B、关于对冷柜收发存报表格式修改的通知（2003年99号通知） 现因每月收发存报表都有自增加的产品，并且每个分公司的自增加项目都不一致，因此导致汇总收发存报表时要浪费很多的时间，为了方便汇总，特对收发存报表格式进行修改，详细情况如下： 1、采取把冷柜收发存报表固定格式定为“2859”行，第“2857”行为汇总行，第“2858”行为“销售折让与折扣”行，第“2859”行为自增加汇总行； 2、各分公司每月的自增加项目都放在第“2859”行项目； 3、收发存报表里要编制的公式都已编制好，请各分公司统一按要求编制就可以； 4、各分公司一定不要随意改动第“2859”行上面的表格，即各分公司要维持“2859”行不变，所以要增加的项目只能在第“2859”行下面； 5、新增“出库未开票”与“商业单位退货暂估作价入库”栏业已编制好，请各分公司如实按要求填报； 6、为了不影响本月报表合并工作，请各区域管理员一定要及时与分公司支持科指定报表编制人沟通好，并请各区域管理员在审核本月报表时一定要仔细，如发现问题请及时通知分公司更正，以免影响正常的报表合作工作。 7、具体报表格式与公式请见附表。 特此通知，请各区域管理员与各分公司支持科遵照执行！ 集团财务部营销财务处 签发：罗耀东 2003年6月2日 C、关于对改动后的收发存报表的补充说明（101号通知） 营销财务处92号通知与99号通知对相应的收发存报表进行了一些改动，在收发存报表中增加了“出库未开票”与“商业单位退货暂估入库”两列，现就这两列数据的填报方法作如下说明： 1、 “出库未开票”栏填报的是累计到本月为止尚未核销的出库未开票数据，“商业单位退货暂估入库”栏填报的是累计到本月为止尚未核销的退货暂估入库数据； 2、 因收发存报表中新增加的“出库未开票”与“商业单位退货暂估入库”两个栏目反映的都是一些时点数，所以就没有必要按照现有收发存报表的格式：“本月累计数=本月发生数+上月累计数”来填报本月累计表，新增的这两列数据只要在“本月发生”表中反映即可以，而不需要在“上月累计”与“本月累计”两张表中进行反映，以后月份也一样，此说明涉及到空调、冰箱、冷柜三个帐套，特此通知，请各分公司支持科与各区域管理员遵照执行！ 集团财务部营销财务处 签发：罗耀东 2003年6月4日 D、对收发存报表填报的重新规定（03年115号通知） 由于工作需要，近来营销财务处对整个报表体系改动比较大，各分公司支持科也反映改动以后增加了不少工作量，并且对新增报表项目的填报要求规定的不是特别明确，针对这种情况，营销财务处特对现有报表体系进行清理，并对新增报表项目的填报要求与报表的审核要求进行重新明确。 A、填报要求 一、收发存报表 1、新增加的“出库未开票”栏的“金额”列统一按照含税金额填列，在应收帐款报表体系中的“出库未开票栏”也是按照含税金额填列，只是不用分产品型号，而是按照客户来分类填写，以时点数反映，并含压货数据； 2、新增加的“商业单位退货暂估作价入库”栏的“金额”列应按照现行销售价格（含税价）的60%暂估作价入库，含压货退货数据，以时点数反映； 二、收发存附表 1、 现有的收发存附表包含三个报表：开单未提、发票到货未到与暂估作价入库三个表格，这三个表格都是以时点数反映； 2、 其中“暂估作价入库”明细表中的“商业单位退货暂估作价入库”栏的填报要求与收发存报表中的“商业单位退货暂估作价入库”的填报要求一样，并且应相互一致； B、审核要求 一、表内数据要求 各支持科应严格保证报表内的数据与财务核算、销售管理的数据一致，并应保持表内纵向与横向复查结果一致。 二、表与表之间的勾稽关系 1、资产负债表、利润表与收发存报表（含本月发生与本月累计两个表） “主营业务收入”与“销售金额”合计； “主营业务成本”与“销售出库金额”、“销售成本”的核对； “主营业务利润”与“销售利润”的核对； “营业费用”与“销售费用”及费用报表的核对； “存货”的期末数与“期末库存”的核对； 2、空调旬报（最后一旬）与销售日报（科龙、华宝与康拜恩总计）的核对； 3、冰箱产品贡献系数的合计与销售日报（科龙、容声与康拜恩总计）的核对； 4、各区域管理员与支持科在进行勾稽关系检查时，不能只进行简单的报表勾稽关系检查，而应深入地检查表内的结构，把一些表内的汇总数据进行纵向与横向的相互检查； 特此通知，请各区域管理员与各支持科务必照执行！ 集团财务部营销财务处 审核：罗耀东 签发：刘 科 2003年6月20日 E、关于空调收发存报表格式调整的通知（2003年127号） 为进一步规范空调收发存报表，提高各分公司的制表质量和制表效率，特调整空调收发存报表格式，通知如下： 一、前2703行为固定部分，包括正品的填列、待处理品的填列空调、以及空调器和配管的总计，分公司不能对这部分格式擅自做任何改动。2703行后面部分为自增加部分，请标注好商品的规格型号及商品类别，并注意好2698行“自增加空调小计”、2699行“自增加配管小计”与自增加部分的对应关系。 二、行次的钩稽关系为： 1、2703行“空调器和配管总计”为2701行“空调器总计”与2702行“配管总计”之和。 2、2701行“空调器总计”为2694行“待处理空调小计”、2696行“正品空调小计”、2698行“自增加空调小计”与2700行“折扣与折让”之和。 3、2702行“配管总计”为2695行“待处理配管小计”、2697行“正品配管小计”、2699行“自增加配管小计”之和。 4、2696行“正品空调小计”行内数据取自1348行，为768行“科龙空调小计”与1306行“华宝空调小计”之和。 5、768行“科龙空调小计”为767行“科龙柜外机小计”,657行“科龙柜内机小计”,549行“科龙柜机小计”,435行“科龙挂外机小计”,306行“科龙挂内机小计”,177行“科龙挂机小计”,38行“科龙窗机小计”之和。 6、2697行“正品配管小计” 行内数据取自1349行，为1347行“华宝配管小计”与779行“科龙配管小计”之和。 其他行次的取数请参照上面几点执行。 三、列次的钩稽关系为： 1、“本月采购入库合计”为“本月总部入库”、“本月返销入库”、“年初库存入库”之和。 2、“本月销售出库”的数量取自“销售数量”，其出库成本通过加权平均法计算而来。 3、“期末结存”=年（期）初结存+本月采购入库+本月其他入库-本月销售出库-本月其他出库。 4、销售小计为销售发票数与退销数之和。 5、销售成本为本月销售出库的金额，出库成本通过加权平均法计算而来。 6、各型号的销售费用是总费用根据各个型号的销售收入净额在除去折扣折让后的销售收入总额的比例分摊而成。 四、关于收发存报表的审核。 1、与费用表、利润表、资产负债表的钩稽关系与先前一致，这里就不阐释了。 2、前期部分分公司在报表的“小计”、“总计”部分出现的问题比较集中，现规定，“小计”、“总计”统一用求和公式，制表人在制表过程中对此部分数据要分别用列次、行次、表与表之间的钩稽关系去核对，各分公司支持科科长要确保至少用两种不同的取数方法去审核。 由于收发存报表工作量较大，请各分公司务必高度重视此次报表的调整，以达到提高工作效率的目的。 编制：营销财务处 　签发： 　刘　科 日期：2003-07-31 关于应收帐款方面的通知 A、关于调整应收帐款分析表格式的通知（92号通知） 为了更准确的了解各分公司的应收帐款情况，加强总部对应收帐款的分析、审核、监控作用，使分公司更深刻的认识到加强应收帐款管理与控制的重大意义和责任，采取切实有效的措施清收欠款，特对整个应收帐款报表体系做出如下调整： 一、建立以“应收帐款分析表”为主表，“月末在途资金跟踪表”、“全国性大客户应收帐款分析汇总表”、“新（旧）返利、折让台帐”、“应收帐款控制、清理跟踪表”等为附表的新的应收帐款报表体系，并对“应收帐款分析表”作如下修正： 1、应收帐款分析表的分类列（c列）根本没有任何作用，故将此列予以删除；同时增加两列：“上期末需催收货款金额”与“本期与上期催收比较数”，相应的取数公式在“应收帐款分析表”模板上已经注明；再则，由于返利操作方式的改变，表中增加两列以反映新、旧台帐余额情况，同时对新、旧返利予以合计，以反映该客户的整体返利余额。 2、因各分公司存在以下两种特殊的情况： A、一个客户在分公司开立两个或两个以上的不同名称，为了能了解这个客户的整体应收帐款情况，特规定：各个分公司把这些不同的名称依次排在一起，并在最后一个名称的下面以“小计”汇总该客户的整体应收帐款，并视“整体应收帐款”为正数还是为负数而排在相应的正数小计与负数小计栏目里。 B、因现在分公司一种产品是分品牌核算的，如冰箱客户分为正常客户与康拜恩客户等，为了详细了解客户的整体应收帐款情况，特规定：各个分公司把这些不同的名称依次排在一起，并在最后一个名称的下面以“小计”汇总该客户的整体应收帐款，并视“整体应收帐款”为正数还是为负数而排在相应的正数小计与负数小计栏目里。 为了能更清楚的说明情况，特做如下简单表格，以海南华达公司为例： 客户编码 客户名称 …… 上期末需催收货款金额 …… 本期与上期催收比较数 …… 海南华达 海南华意 小计 海南华达 海南明达 海南明达k 小计 为避免在改动以后的应收帐款分析表的最后汇总合计栏中重复计算，所以最后汇总合计的公式不能以“SUM(C4:C35)”这样简单的公式汇总，而只要汇总上述的“小计”数据就可以。” 3、应收帐款分析表中的 “上期末需催收货款金额”与“上年末需催收货款金额”两列只填列正数，负数和零都以“0”填列，表中“本期与上年末催收比较数”、“本期与上期催收比较数”、计算公式作如下修改：“S”列的“本期与上年末催收比较数”的公式由“P-Q”改为”if((P-Q)>0,(P-Q),0)，“T”列的“本期与上期催收比较数”的公式定义应改为”if((P-R)>0,(P-R),0)”，注意，对需要小计汇总的客户，其单个户头不适用此条件公式，此两列数据仍以“P-Q”、“P-R”取数，小计金额则须按条件公式取数。 4、对因返销总部、分公司内部机构领用机等原因视同客户挂帐的户头既不纳入借方小计，也不纳入贷方小计，只需列在“负数小计”栏下，参与总额合计即可。 二、月末在途资金明细跟踪表 “月末在途资金明细跟踪表”是应收帐款报表体系中最先上报的报表，除随最后一天日报表上报初始“月末在途资金明细跟踪表”外，要求在次月8日前再次上报该表各区域管理员处，以反映在途资金回笼情况，上月在途资金必须在次月8日前收回并入帐，否则视同违规赊销，对相关责任人予以处罚。该表中各明细项目必须填报完备，以备各区域管理员从k3帐套中查询，并随时接受总部审查，按总部要求提供必要证明文件。为防备以错票换票为由虚列在途资金，确有错票换票情况发生的分公司必须向总部提供切实的证明文件（包括错票影映件），并在该表备注栏注明“错票换票”字样。换票原则上要求在收到原票后一个星期内完成并向区域管理员上报换票情况，各帐套在途资金明细表还是要把康拜恩品牌单独统计报送。 三、新（旧）返利、折让台帐 为加强应收帐款的管理，返利台帐也同时纳入应收帐款报表体系，为便于总部监控返利使用情况，只需在返利台帐加上“返利兑现凭证号”栏，在此栏中填列当月将返利兑现给客户的入帐凭证号，以备查询，此新（旧）返利、折让台帐除了随应收帐款报表体系报送以外，还要按以前一样随返利报表体系报送。 四、全国性大客户应收帐款汇总表 为便于应收帐款的分类管理和结构分析，有必要将总部统一操作的全国性大客户由总部统一汇总，分公司严格按总部格式填报该表，不得删、加一行一列，不得改换顺序，如 客户在该分公司没有户头，则该客户的数据栏填0或空置不填，该表只需合计无需正负小计，同一客户在同一帐套有多个户头的按主表中的该客户的小计数填列，其他填表规则亦如主表。 五、应收帐款清理跟踪表 应收帐款分析表的具体格式与取数定义见表内说明。 六、月度资金回笼表从本月开始取消，各分公司不必再报送； 七、上述所有报表请各分公司支持科在此次所发的《应收帐款报表体系》一起报送。 特此通知，请各分公司遵照执行，并请各区域管理员注意指导与审核！ 集团财务部营销财务处 审核：罗耀东 签发：刘 科 2003年5月22日 B、关于应收帐款分析表若干问题的通知（117号通知） 各分公司支持科： 根据上层领导的审阅报表的要求及5月份上报应收帐款分析表中存在的严重问题，特对应收帐款分析表的有关问题及相关处罚措施通知如下： （1）、部分报表格式的微小修改：在“应收帐款控制、清理跟踪表”增加无往来小计和有往来小计两行,无往来小计在前，有往来小计在后，合计为两小计之和. (2)、应收帐款分析表体系中具体报表的报送时间重申及修改： A\ 在途资金明细跟踪表仍分“在报送本月最后一天的日报时”及次月8日两次上报，但随本月最后一天日报表上报的在途资金明细表不得再将其粘贴在日报表之下，需单独制表在同一工作薄上报。8日上报的在途资金明细表必须严格按92号通知的规定填报。 B\ 体系中应收帐款分析表、全国大客户应收帐款汇总分析表、在途资金明细表新、旧返利台帐仍按原规定时间每月8日上报；应收帐款控制、清理跟踪表改为每月12日上报。 （3）、上月报表中暴露的严重问题及本月将采取的相应处罚措施： A\ 报表的基本格式方面的问题：表外格式：标题不填明分公司名称，本来是冰箱表但标题却是空调、冷柜等；报表时间空置不填或者乱填，有的分公司居然填出了2003年5月42日的报表日期；制表人、审核人不填等； 表内格式：单位编码不填；单位名称填简称；不分正、负数小计；通知模板上举例非常清楚，但仍有部分分公司将“正数小计”改为“借方小计”“借方余额小计”等，“负数小计”改为“合计”改成“贷方小计”“贷方余额小计”等，“合计”改成“总计”“总合计”等，千奇百怪，而且不填在第一列的单元格中，而是填在第二列或第一、第二列合并单元格中；名文规定将内部机构既不纳入正数小计，也不纳入负数小计，只需列在“负数小计”栏下，参与总额合计即可，但部分分公司置若罔闻。还有其它格式方面的问题，不一一列举。 B\ 表内公式问题：表内公式使用根本未按规定执行，尤其是P、S、T三列的条件公式的使用上：有根本不用条件公式的,有不论多户头单位小计金额还是参与小计的该单位单户头都使用条件公式的,有只对多户头单位小计用条件公式对其他只有一个单户头的单位不使用条件公式的；部分分公司在计算“正数小计”“负数小计”时不考虑条件公式的影响，采用先全部加总后减去小计金额或采用将参与小计部分所有行（包括小计行）加总除以2再加其它行的错误计算方法。其它公式方面的问题就不一一列举。 C\ 其它表内问题：不按文件规定将同一单位的普通户和康拜户分户列示再行小计的方法填列，而是将将两分户擅自汇总以一个户头填列；对Q、R列不按----正数以原数填列，负数及零以零填列的规定执行，造成“本期调整后需催收货款金额”为负数，但“本期与上年末催收比较数”“本期与上期催收比较数”仍为正数的奇怪现象；“本期与上年末催收比较数”为正数的不说明原因等等。 还有应收帐款报表体系中的其它表格不按规定填报或擅自改动的，在此不长篇赘述，本次以黑龙江分公司冰箱应收帐款分析表及其全国大客户应收帐款汇总分析表为范例，希望6月及以后月份的报表格式规范、计算正确、原因分析完整。为保证以后分公司上报报表的质量，特制定以下严厉的处罚措施：不论是哪方面的错误，体系中应收帐款分析表出错，给予支持科长500元/份，填表会计300元/份，若冰箱、空调、冷柜三份表都出错，则给予该分公司支持科长总计2000元处罚；体系中其它表格给予支持科长300元/份，填表会计100元/份，若同一表格冰箱、空调、冷柜三份都出错，则给予该分公司支持科长总计1000元处罚；以上处罚加计不设上限；小家电应收帐款分析表参照上述标准酌情处理。 集团财务部营销财务处 审核：罗耀东 签发：刘科 2003年6月27日 产品贡献系数表格的修改（2003年35号通知） 关于分公司更改《产品贡献系数计算表》的通知 各分公司支持科： 自2月份开始冰箱本部将对分公司薪酬考核执行新的标准，用以全面真实反映分公司的销售情况，需各分公司支持科更改《产品贡献系数计算表》（具体格式见邮件附件），望各分公司遵照贯彻实施。 科龙集团财务资源部分公司管理科 签发：张健群 日期：2003/3/3 附产品贡献系数表 分公司 2 月产品贡献系数计算表 　 　 　 　 　 项目 产品系数S 本月销量X 小计H=S×X 科龙新品 160W/HC - - 180AK - - 200AK - - 207AK - - 217AK - - 237AK - - 180BK - - 200BK - - 207BK - - 217BK - - 237BK - - 199WAK - - 219WAK - - 348WA/H - - 177BK - - 197BK - - 276AK4 - - 小计 - - 精锐一族 162A/HC - - 172A/HC - - 188A/HC - - 205A/HC - - 180A/HC - - 200A/HC - - 220A/HC - - 207A/HC - - 217A/HC - - 237A/HC - - 189WA/HC - - 207WA/HC - - 199WA/HC - - 219WA/HC - - 166W/HC - - 231W/HC - - 261W/HC - - 350W/H - - 186AY3 - - 196AY3 - - 226AY3 - - 246AY3 - - 207AY2 - - 217AY2 - - 237AY2 - - 180AY - - 200AY - - 220AY - - 199WAY2 - - 219WAY2 - - 162AY - - 172AY - - 182AY - - 202AY - - 208AY - - 222AY - - 272AY - - 儿童冰箱 儿童冰箱 - - 　 小计 - - 精明一族及科龙老品 161B/HC 1 - - 171B/HC 1 - - 185B/HC 1 - - 201B/HC 1 - - 206B/HC 1 - - 221B/HC 1 - - 241B/HC 1 - - 271B/HC 1 - - 237B/HC 1 - - 161D 1 - - 171D 1 - - 181D 1 - - 201D 1 - - 268D 1 - - 142/HC 1 - - 180E 1 - - 206E 1 - - 221E 1 - - 177E 1 - - 197E 1 - - 237E 1 - - 226AJ2 1 - - 246AJ2 1 - - 163/HC 1 - - 173/HC 1 - - 187/HC 1 - - 217/HC 1 - - 222/HC 1 - - 260W/HCP 1 - - 272/HCP 1 - - 348W/HP 1 - - 小计 1 - - 特价机 163G/HC - - 173G/HC - - 183G/HC - - 203G/HC - - 223G/HC - - 223G/HC - - 243G/HC - - 康拜恩 109 - - 139 - - 169 - - 189 - - 163 - - 173 - - 183 - - 203 - - 243 - - 273 - - 185 - - 195 - - 205 - - 小计 - - 沉淀机 小计 　 - 其他 小计 　 - 合计 - - 合计产品贡献系数P=∑H/∑X #DIV/0! 编制： 审核： 会审： 日期：2003年 月 日 注：1、产品系数S如果有变动，本部将另行通知。 2、产品贡献系数P=∑（各类别产品销售量×产品系数S)÷销售总量 3、以上销售数据统计只计算当月产品销售出库量(退货应扣除)。 4、沉淀机指合格品、A、B、C、D类机 　 　 5、审核人为支持科长，会审人为分公司经理。 　 　 　 　 　 关于上报空调旬报的通知（2003年50号通知） A、关于上报空调整机每旬销售情况的通知 为更准确的了解各个分公司与整个集团空调整机的销售情况，空调营销本部与集团财务部特协商规定，每个分公司每旬都必须按时报送空调整机的销售情况，具体报送要求明确如下： 1、销售情况以统计实际销售出库为准，即以K3系统“销售出库单”减去“销售退回单”为准，而不是统计销售发票情况。 2、各个分公司所有的销售退回都必须暂估入库，帐务处理按按现行销售价格的60%暂估作价处理，但报此表时应按现行销售价格100%填报。 3、要分别统计常规机、特价机、工程机的销售情况。 4、只需统计整机的销售数量与金额，配管的价格含在整机的销售金额之中，不需统计配管的销售数量。 5、此表只需统计2003年度实际发生的销售出库与销售退回的情况。 6、此表的报送时间为每旬的第一天11点半之前报送上旬的销售情况，每月更新表格一次。 7、此表的统计格式以随通知下发的附件为准，各个分公司不得随意对表的行与列的格式进行修改，如有新增原有报表中没有的型号，请在表的总计栏下新增行，并按填报要求进行填列。 8、特别要求：各个分公司03年度1月、2月与3月前两旬的销售情况不必再分旬报送，只需在3月25日11点半之前按此表格式分别补报03年1月、2月与3月份1至20日的累计销售情况即可。 9、此表中的“本月合计数”栏为统计本月累计至本旬止的数据为准。 特此通知，请各分公司支持科务必遵照执行！ 集团财务部营销财务分部 签发：刘　　科 2003年3月21日 B、关于50号通知统计旬报的补充规定（2003年54号通知） 为了统计数据的准确性与分公司操作的方便性，特对旬报的格式与编制要求，在原50号通知的基础上作如下补充规定： 有的分公司存在客户返销的情况，而50号通知只规定统计“销售出库单”与“销售退回单”的数据，特补充如下：本月实际销售出库数据=销售出库单—销售退回单—冲回退回暂估确认为返销的采购收货单中采购类型为2和3的数据。 因各分公司退货时，并不是整机退货，而是单独退内机、外机与配管，因此在旬报的最下面增加三行，统计单内机、单外机与配管的数据，不用分型号统计，只需统计当旬的汇总单外机、单内机与配管的数量与金额即可。 为方便各个分公司在填完本旬发生数以后，能自动统计生成本月合计数，特对表格形式作了一定的修改，在表格中分为：上旬统计、中旬统计、下旬统计、本月合计数四大栏，各个分公司只要准确填报每旬发生数即可。 此表数据应为含税数据。 此表规定退货暂估按现行销售价格的100%暂估，而日报要求按60%暂估，存在差异，请各分公司在表的最下面说明差异金额，调整差异以后旬报与日报必须相符。 再重申一次，各分公司不能对报表作任何改动。 旬报在每旬结束的第二天上午必须报送上来。 集团财务部营销财务处 签发：罗耀东 2003年4月3日 费用控制制度 （一）分公司层面差旅费管理规定 一、适用范围 本方案适用于科龙电器营销系统分公司层面各类人员。 二、基本原则 1、以主管部门划分,分系统控制。即具体分为冰箱分公司（含司机）、空调分公司（含司机）、分公司中心、支持科等系统。 根据分公司层面人员编制和报销标准核算出分公司各系统差旅费用总额，分公司各系统根据各区域消费水平、员工职位职责和工作需要进行二次包装，总部不再统一制定标准，分公司各系统二次包装方案报总部主管部长批准后送营销本部营销管理科和财务资源部管理会计科、分公司管理科备案。 三、报销规定 差旅费包括手机费、出差伙食补助、出差交通补助、住宿费、长途交通费和往来总部的费用。 2.手机费凭有效凭证按标准限额报销，其中分公司经理手机费最高限额为1000元/月，分公司副经理最高限额为800元/月，分公司中心主任最高限额为500元/月，分公司中心副主任最高限额为400元/月，支持科长最高限额为200元/月，其他人员的报销标准由分公司制定；出差补助凭提供相等金额的有效票据 方能报销。 3.住宿费是指分公司各类人员离开业务驻地在出差地住宿所发生的费用，住宿费按下列各类人员标准凭住宿费发票限额实报实销： 分公司经理、副经理离开分公司驻地出差住宿报销标准如下： 北京、上海分公司除外，150元/天，每月至多报15天，分公司所在地住宿费不能报销。 北京、上海分公司，150元/天，每月至多报5天，分公司所在地住宿费不能报销。 办事处主任、区域主管、集团购买主管离开常驻地出差报销标准如下： 北京、上海分公司除外，100元/天，每月至多报10天，公司租房所在地和非业务负责区域住宿费不能报。 北京、上海分公司，120元/天，每月至多报5天，公司租房所在地和非业务负责区域住宿费不能报。 顾客服务中心主任/副主任、整合传播科科长、销售行政科科长离开常驻地出差报销标准如下： 北京、上海分公司除外，100元/天，按实际出差天数报销。 北京、上海分公司，120元/天，按实际出差天数报销。 零售主管、销售代表离开常驻地出差报销标准如下： 北京、上海分公司除外，80元/天，每月至多报8天，公司租房所在地和非业务负责区域住宿费不能报。 北京、上海分公司，100元/天，每月至多报5天，公司租房所在地和非业务负责区域住宿费不能报。 市场营销专员、品牌推广专员、零售推广专员、专职司机、客户服务员专员、人事行政专员、会计、出纳等分公司其他人员离开分公司驻地出差住宿费报销标准： 北京、上海分公司除外，80元/天，按实际出差天数报销。 北京、上海分公司，100元/天，按实际出差天数报销。 f、有关支持科参加各种会议的通知（232号） 为了节支开源，现对外单位邀请支持科参加的有关会议规定如下： 不得参加需交纳会务费用的研讨会、交流会等各种形式的会议，如确有必要，需向集团财务资源部申请报告； 对于无需交纳会务费等费用的会议。营销支持科可根据工作实际情况自行安排，但原则上不得报销住宿费、差旅费。 4.交通费报销标准 a、长途交通费是指分公司各类人员出差发生的各类飞机票（包括机场建设费、人身报险费、长途汽车费、长途火车票、长途船票、等费用。 b、长途交通费交通界定为： 分公司人员往返总部与分公司驻地的机票、长途交通费； 业务人员往返分公司驻地到省内其他县市之间的车船费； 业务人员往返管辖驻地到管辖区内其他县市车船费； 分公司非业务人员往返分公司驻地和出差地的车船费。 C、长途交通费必须凭分公司经理审批后的出差行动日志和相应有效单据如机票、机场建设费、人身报险费、汽车票、火车票、船票实报实销。 4、分公司各类人员出差补助（包括市内短途交通费补助、伙食补助）按如下标准报销： 分公司经理/副经理：北京、武汉、上海、广州、深圳80元/天，其他区域60元/天。 顾客服务中心主任/副主任、区域主管、销售代表、零售主管：北京、武汉、上海、广州、深圳70元/天，其他区域50元/天。 分公司其他人员出差补助：北京、武汉、上海、广州、深圳60元/天，其他区域50元/天。 分公司除销售人员以外的常驻人员市内出差补助标准为20/元。 四、差旅费报销流程： 手机费报销流程 申请人在手机费有效单据背面签名――财务主管签名――出纳报销。 长途交通费、住宿费、出差补助等差旅费必须全部入差旅费报销袋报销、并附经理签名的出差行动日记，所有单据均需申请人在单据背面签名，具体报销流程如下： 出差人申请报销―――分公司经理签名―――财务主管签名―――出纳报销。 五、超标和特殊情况审批权限 以上费用的开支在年度费用指标总额内控制，所有费用开支不能超出年度费用总额，如超过年度费用总额，则财务部将按超过部分的100％扣罚分公司的工资及奖金。 六、违规责任 分公司人员在报销差旅费、通讯费、业务费时，必须严格按公司标准且在年度预算额度之内报销；超标部分，公司没有审批权限，必须报总部部长及以上领导审批后方可报销。（270号） 分公司财务主管必须严格审核和审批差旅费报销，对于在报销过程中发现的侵害公司利益情况应视情节严重情况对相关责任人进行通报、经济扣罚或报请营销财务部处理。 分公司营销支持科科长必须严格根据总部下达的各系统费用总额审核和审批差旅费报销，对于在报销过程中发现的侵害公司利益情况应视情节严重情况对相关责任人进行通报、经济扣罚或报请财务部处理。 七、关于分公司支持科业务费报销的通知（2003年67号通知） 分公司支持科： 　　 现将关于支持科业务费的几点事项通知如下： 1、分公司支持科业务费报销流程与分公司总经理、品牌经理业务费报销流程相同，即支持科发生的业务费报销单据及费用明细交给分公司出纳及会计审核后，出纳、会计及支持科长须在业务费报销明细上签名，再将业务费明细表上报財务部营销財务处审核，营销財务处对全国分公司支持科业务费汇总后交財务部出纳科汇款至各支持科长个人存折上，业务费报销票据留支持科保管存底,分公司无须作帐务处理。 2、业务费明细表请采用标准格式，见附表。 3、请各分公司将支持科长个人存折的开户行及帐号于本月21日前上报各区域管理员。 4、各支持科长务必严格将业务费控制在预算内。 5、 请分公司支持科于本月17日下午下班前上报2002年1－12月发生的业务费（包括预算内和特批的）。 月份 预算业务费 特批业务费 实际发生业务费 备注：实际发生业务费包括预算内和特批实际发生两项之和。 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　集团財务部营销財务处　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　审核：罗耀东　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　批准：刘　科 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　2003年4月16日 （二）中转仓签约及仓储费用支付（2002年240号通知） ⑴ 合同签约要求 冰箱、空调、冷柜、小家电中转仓科龙方都以总部名义签约； 冰箱、空调中转仓签约审批流程： 物流专员填写《评审报告》 科龙分公司加评审意见 安泰达公司审核并 物流专员填写《签约审批表》 加具意见 科龙物流部审批 仓储公司在合同正本签字盖章 安泰达公司签字盖章（附已审批的《签约审批表》） 科龙公司签字盖章 甲乙丙三方合同存也是`档。 冷柜、小家电中转仓签约流程 物流专员填写《评审报告》 科龙当地分公司（办事处）加评审意见 安泰 物流专员填写《签约审批表》 达公司审核并加具意见 科龙物流部审批 仓储公司在合同正本签字盖章 安泰达公司签字盖章（附已审批的《签约审批表》） 科龙冷柜（家电）公司签字盖章 甲乙丙三方合同存档。 ⑵中转仓仓储费用按以下方式审核和支付： 项目 审核部门 支付部门 2001年仓储费用 2002年1月、2月仓储费用 （冰箱、空调） 科龙分公司 科龙分公司 2001年仓储费用 2002年1月、2月仓储费用 （小家电、冷柜） 专业公司总部 专业公司总部 2002年3月1日起仓储费用 （冰箱、空调） 仓储公司填写《中转仓仓储费用明细表》，物流专员确认后交科龙分公司财务科长签名确认，传真到安泰达顺德分公司区域主管，并付上有关凭证，安泰达审核后交科龙物流部总监审批后，传真科龙分公司，科龙分公司凭物流部总监签字确认的《中转仓仓储费用明细表》付款 2002年3月1日起仓储费用 （小家电、冷柜） 仓储公司填写《中转仓仓储费用明细表》，物流专员确认后交科龙当地分公司（办事处）经理签名确认，传真到安泰达顺德分公司区域主管，并付上有关凭证，安泰达审核后交科龙物流部、专业公司审核后，集团财务凭集团物流部、专业公司签字确认的《中转仓仓储费用明细表》付款 备注： 2002年1月、2月及以前的仓储费用审批及支付按以前程序执行。 2002年1月~2月仓储费用要求中转仓仓储公司填写《中转仓仓储费用明细表》，物流专员确认，科龙当地分公司财务科长（冰箱、空调）或经理（小家电、冷柜）签字盖章确认后传真安泰达公司以便复查。 2002年3月1日起仓储费中转仓要分开空调、冰箱、小家电、冷柜开具发票，抬头单位统一写合同甲方。 科龙集团财务开支审批管理制度 FMS/0114 为明确科龙集团财务开支审批的权限与程序，规范财务开支运作，特制定本管理制度。 第一篇、适用范围 1、本管理制度适用于全集团。 2、本管理制度直接适用单位包括： ● 集团及营销总部各部门 ● 营销分公司 ● 制造系统 ● 其他公司 3、各控股子公司，包括成都科龙公司、营口科龙公司、芜湖盈嘉公司应参照本制度制定相应的财务开支审批管理制度，并报集团财务资源部审批后执行；各参股子公司，如三洋科龙公司应将其财务开支审批制度报集团财务资源部备案。 4、制造公司经营部应在本制度的基础上细化规定本公司具体的财务开支审批管理制度，并报集团财务资源部审核，由总裁审批，但其管理标准不应低于本制度要求。 第二篇、基本规定（适用于所有审批流程提及之处） 1、合同或协议：合同或协议文本条款的审核和签定必须按《广东科龙集团合同管理办法》（2001年10月版）规定执行，标的金额审批权限和流程同部门日常费用开支的审批权限和流程。未按规定审核的开支，视同预算外开支。 2、、审价：审批流程中规定需要审价的，必须按审价要求进行审价，未按规定审价的付款申请单将视为预算外开支。 3、 发票返纳：1）发票必须按合同规定付款后10天内返纳财务，或在业务实际发生后一个月以内返纳财务。到期未返纳的，应将经部门主管签署的情况说明书报相应财务部门的出纳处，否则将按有关财务规定扣罚相关人员。2）据经审批的合同返纳发票且金额在合同标的内，则所返纳发票的审核人至合同签定部门首长和相关财务部门首长即可；若其金额超过合同标的的，则将视同预算外开支。 4、 付款：申请部门须填具正式用款申请单，凭合同正本申请付款，1）在经审批的合同标的内，申请部门首长签名，财务资源部资金主管签名，出纳付款；2）在合同标的金额外，视同预算外开支；3）没有合同或协议而直接返纳发票的付款，按部门费用审批权限审批。 5、 财务督查签名范围1）财务资源部直接核算部门即集团部门和营销总部部门，且预算内财务开支超过5000元时，2）所有系统的预算外开支。签名程序为1）签订合同或协议的，在合同或协议签订之前确认；2）没有合同的，确认返纳发票；3）无合同及发票的付款，确认用款申请单或现金支出证明单。 6、相关财务部门：集团部门和营销总部部门为财务资源部，制造公司为经营部，分公司为营销支持科。 7、 各种税款缴纳：总部由业务部门申请、财务安排付款；营销分公司由营销支持科申请、分公司管理科审核、分公司安排付款； 8、 执行：出纳人员必须严格按本制度及各系统相关财务部门制定的开支审批制度进行付款，对不符合规定的款项财务部门有权拒付。 9、 财务资源部按实际情况平衡整体收支状况，若收支出现不平衡时，财务资源部将与业务部门沟通后并经总裁同意后调整已审批项目的开支时间。 10、委托：为提高审批制度的执行效率，各系统、公司、部门有权审批人可授权下级审批，但必须签署正式的授权委托书和受托人签名字样，并报相应财务部门和集团财务资源部出纳科长处备案；有权审批人为委托人，被授权审批人为受托人。 11、审计：为确保本制度的严肃性，财务资源部将联合审计部，定期及不定期的进行本制度执行情况审计，若有违反，追究直接责任人员责任。 第三篇、管理内容 以下第一部分至第七部分是指预算内的开支，由财务资源部按总裁批准的全年预算和月度分解预算进行总额控制；第八部分指预算外开支，即年度预算没有纳入的项目，此部份开支将严格控制，具体开支按标准执行。 第一部分、投资类 一、分类 投资包括有形资产及无形资产的投资，并作如下分类： （1）初始投资：包括开办新企业、开办新业务、控股、参股、收购、兼并等业务而作的投资。 （2）追加投资：包括控股、参股、收购、兼并业务；生产、科技研究与开发、营销等进行能力扩大或效率提高而作的设备、生产线、房地产、大型器具等的增添、更新、改造等投资。 二、立项 （对项目的跟进见附件一） 对追加投资应编制全年投资计划书及初步可行性报告：各系统、各项目投资均须在上年11月底前编制全年投资预算及可行性报告，报集团财务资源部审核，由集团投资委员会审议批准。在目的上、功能上或时间上具有相关性的投资项目均视为单个项目，并由财务资源部界定。 批准后的全年投资预算在实际立项时，按以下审批程序及权限执行： （1）所有初始投资及单个项目投资金额在人民币3000万元以上（下述金额均指人民币）的追加投资审批程序如下 ： 申请部门作详细立项报告（含可行性分析） 所在系统主管副总裁或其受托人审核 集团财务资源部审核 集团投资委员会批准立项 相关财务部门审价 财务督查签字确认，集团投资委员会批准 合同签订 （2）单个项目投资金额在500万元至3000万元的追加投资审批程序如下： 申请部门作详细立项报告（含可行性分析） 所在系统主管副总裁或其受托人审核 集团财务资源部审核 集团董事会审议，董事长批准立项 相关财务部门审价 财务督查签字确认，董事长批准 合同签订 （3）单个项目投资金额在500万元以下5000元以上的追加投资审批程序如下： 申请部门作详细立项报告（含可行性分析） 所在系统主管副总裁或其受托人审核 集团财务资源部审核 总裁会议审议，总裁审批立项 相关财务部门审价 财务督查签字确认，总裁批准 合同签订 注：如果出现需超额支付的投资项目，按其超额部分与原投资之和，经原审批程序或上一 级程序审批。 三、付款 投资立项批准、相关财务部门进行了审价、合同签订后，再按以下审批程序及权限执行付款： （1）预付款支付及第一次款项支付：指按合同规定的预付款项，合同未规定的不予预付。 申请部门凭已批准的正本立项报告、 合同、合同价格审核申报表填写用款申请单, 并登记RSR合同管理系统。 相关财务部门审核/部门首长签名，复印上述资料备案 财务资源部安排付款 相关财务部门将付款情况输入RSR合同管理系统 （2）合同执行中的部份款项支付：指按合同规定并经我司项目负责人确认的进度申请支付款项。 申请部门凭项目执行确认书正本填写用款申请单 相关财务部门审核/部门首长签名，复印上述资料备案 财务资源部安排付款 相关财务部门将付款情况输入RSR合同管理系统 （3）验收款支付：指按合同规定的条件支付最后验收款。 申请部门凭验收证明、发票正本填写用款申请单 相关财务部门审核/部门首长签名，复印上述资料备案 财务资源部安排付款 相关财务部门将付款及发票情况输入RSR合同管理系统 第二部份：生产用材料、委外加工费、工装模具款、突发性固定资产采购及其他一般燃动物料消耗 一、支付生产用材料款（包括进口材料）、委外加工费 1、合同签订： 供应或部门根据物料需求计划申请 相关财务部门审核、审价 合同签订，相关财务部门备案 说明1：采购合同必须由生产副总裁及其受托人或制造公司总经理及其受托人签订。 说明2：目前仅限于电解铜、铝锭、钢板、锌板的采购允许在经过财务资源部审核后签 订带有预付款条款的合同。 2、国内采购货款支付 （1）采购原材料及外协件：以货到检验合格入库70 天后且发票已交财务入AP帐，财务安排支付且在10日内支付完毕。例外条件须经生产副总裁、财务资源部总监和总裁同时同意后方可执行。 （2）对采购物料应付帐款采用定期付款日制度，每月定于5日、15日、25日支付前10日内到期应付款项。 相关财务部门首长确认AP现金需求报告 财务资源部安排付款 （3）预付款的支付（发票未入帐均视作预付款） 供应部门凭已经审价的合同填写用款申请单，相关财务部门财务主管审核 生产副总裁或所在公司总经理审核 200万以下由财务资源部总监审批 200万元以上由总裁审批 财务资源部安排付款 3、进口材料货款支付： （1）T/T结算只能在货到检验合格后方能申请付款，由财务资源部安排付款。 （2）L/C结算须按以下程序审批： 申请部门凭合同正本、批文正本打印开证申请书，填写外币用款申请单 财务资源部审核后安排开证 申请人凭银行通知单正本、发票复印件填写人民币用款申请单 财务资源部审核后安排付款 二、支付工装模具款、突发性采购固定资产支付款： 1、合同签订：流程及权限同生产用材料款。 2、款项支付：工装模具的采购、改模、修模等的立项已批准、相关财务部门进行了审价、合同签订后，再按以下审批程序及权限执行付款： （1）预付款支付及首次款项支付：指按合同规定预付款项或首次款项支付，合同未规定的不予预付。 申请部门凭已批准的申请报告、合同正本填写用款申请，登记RSR合同系统 相关财务部门审核/部门首长签名，复印上述资料备案 财务资源部安排付款 相关财务部门将付款情况输入RSR合同系统 （2）合同执行中的部份款项支付：指按合同规定的进度支付款项。 申请部门凭合同执行确认书填写用款申请单 相关财务部门审核/部门首长签名，复印上述资料备案 财务资源部安排付款 相关财务部门将付款情况输入RSR合同系统 （3）验收款支付：指按合同规定的条件支付最后验收款。 申请部门凭验收证明、发票正本填写用款申请单 相关财务部门审核/部门首长签名，复印上述资料备案 财务资源部安排付款 相关财务部门将付款及发票情况输入RSR合同系统 三、支付其他一般燃动物料消耗款：以货到30天后且发票已入帐10天内支付。 第三部份、非投资性固定资产及办公设施购置（指除第一部份之外的固定资产购置） 1、运输类固定资产：包括货运、客运车辆。 使用部门报告申请，主管副总裁审核 财务资源部审核批准（小于5万元） 总裁批准5万元以上 相关财务部门审价 由主管副总裁或其授权人签订合同 申请部门凭批准的正本报告、合同、发票填写用款申请单 相关财务部门审核/部门首长签名 财务资源部安排付款 2、办公设备类固定资产及其他办公设施：包括电脑、终端、打印机、扫描仪、电话入网、投影仪、扫描仪、复印机、碎纸机、传真机等，由信息管理部、总裁办联合制定采购标准，总体规划使用量，追求效益最大化。 使用部门报告申请 信息管理部/总裁办按标准审批必要性 相关财务部门审价 申请部门凭批准的正本报告、发票填写用款申请单 财务资源部安排付款 注：1）电脑、终端、打印机、扫描仪、电话入网、投影仪、扫描仪等由信息管理部 审批，复印机、碎纸机、传真机等由总裁办审批。 2）内、外线电话的安装由总裁办统一审批管理。 3、集团内所有土建工程及零星土建工程的维修由使用部门提出计划，服务公司统一 实施，费用入使用部门。 第四部份、专项费用开支 一、营销类市场投入费用，具体包括价格资源、样机费、广告费、专柜费、店招。销售费用采用与当月考核利润累计数挂钩的累积可用资金定额制，定额可在会计年度内累积，一年一清。 1、实际开支时依据营销政策，总部按以下流程执行 申请部门提出申请 相关财务部门管理会计审核是否在预算额度及审价 财务资源部相关领导审核，财务督查签字确认 报主管副总裁审批 签定合同 财务资源部安排付款 2、分公司实际开支时根据营销本部与财务资源部会签下达的指标总额控制，并按以下流程执行，指标总额外的必须报总部相应主管部门和财务资源部审批。 申请部门提出申请 分公司营销支持科审核是否在定额内及审价 分公司经理审核 签定合同 营销支持科安排付款 二、管理类专项费用，指各部门非日常性管理类费用开支，包括技术专项投入、工业造型设计费、聘请其他公司为我司咨询或开发等服务采购项目。管理费用采用年度预算（含调整）定额控制，并按以下流程开支。 申请部门提出申请 相关财务部门审核及审价 财务督查签字确认 报主管副总裁审批 签定合同 财务资源部安排付款 第五部份、部门日常费用开支 各部门费用必须预算内严格控制，具体包括办公费、差旅费、书报费、会议费、会务资料费、培训费、邮电费、修理费、汽车费用、非生产性物料消耗等。 1、在年度预算（含调整）内，在累积可用定额内由各部门自行安排，并按以下审批程序及权限支付： 其中总部部门 申请部门申请 本部门首长审批5000元以下 5000元以上相关财务部门首长审批并视具体情况往上汇报 财务资源部安排付款 其中制造公司部门 申请部门申请 本部门首长审批5000元以下 5000元以上相关财务部门首长审核、相关总经理审批 财务资源部安排付款 其中营销分公司 申请部门申请 营销支持科审核是否在定额内 分公司经理审核 营销支持科安排付款 2、备用金按《科龙集团备用金管理制度》执行。 第六部份、赊销 赊销总额必须控制在年度滚动预算收入2%以内并一年一清，总额具体控制由营销本部负责。营销部门必须严格控制赊销并积极催收应收帐款，在总额内单个经销商额度按以下审批权限和程序审批、任何部门、个人不得越权审批。在总额外全部须经财务督查签字确认、营销副总裁、总裁联批。 分公司申请、分公司经理审核 所在分公司本部主管部长审核 营销本部总监审批/财务资源部相关部长审批（小于30万元） 总裁审批（30万元以上） 第七部份、工资与奖金或年薪开支 一、月度工资 工资核算员制表 相关财务部门审批 财务资源部备案、安排付款 二、奖金 各系统相关财务部门考核计算奖金总额 集团财务资源部审核 集团总裁会议审批 工资核算员制表 财务资源部安排付款 三、年薪 由财务资源部和人力资源部根据我司实际经营情况提出方案，报总裁批准后，财务资源部安排付款。 第八部分、预算外开支 所有预算外开支必须按上述预算内开支相应流程报批并须增加如下流程：财务督查签字确认 财务总监审批 总裁审批。 第四篇、其他 1、本制度的解释权、修订权归集团财务资源+部，由总裁批准。 2、本制度与旧制度有冲突的，以本制度为准。 3、本制度自总裁批准后即时生效。 本制度起草人：财务资源部管理会计科刘展成 本制度审核人：财务资源部李志成、许醇钢 本制度批准人：刘从梦总裁 经投资委员会批准后的项目跟进规定 经投资委员会批准后的项目，由领导班子确定其归属于何系统或专业公司管理，并确定该项目的负责人，以下需全程跟进的事项均由所指定的归属的专业公司负责统筹推进。 项目跟进的细项及归口负责部门如下： 序号 细 目 主要负责部门 参与部门 最终审批 一 1 2 3 4 5 6 7 二 1 2 3 4 三 1 2 四 1 2 3 新公司成立的报批工作及企业登记 企业名称确定、公司性质 合资各方之股份比例、注册资本、注册时间、外方资信等证明 公司申请成立报告书 公司合同章程 董事会名单 企业法人的委托授权书 工商登记、税务登记、验资 公司在集团内的定位、架构 公司与科龙集团的关系，归属何系统/专业公司管理，该公司的经营负责人 公司的责权利的定位 公司的管理架构图 由集团派出的人员名单 公司的总体规划的具体执行 土建、厂房、工艺布局图等 工程及设备安装等进度、峻工时间 公司的具体制度 薪酬制度 工程期间的开支审批制度 投产前必须完成各项财务制度的制定 领导班子 资金管理科 法律事务科 董秘室 法律事务科 法律事务科 法律事务科 计划发展部 计划发展部 公司负责人 公司负责人 人力资源部 所属专业公司 公司负责人 公司负责人 公司负责人 公司负责人 公司负责人 公司负责人 董秘室 计划发展部 公司负责人 人力资源部 所属专业公司 所属专业公司 财务资源部 所属专业公司 人力资源部 领导班子 总裁/财务副总裁 领导班子 领导班子 领导班子 总裁/财务副总裁 总裁/财务副总裁 财务资源部 以上工作介时由所归属的专业公司，按实际情况做出有时间预算的具体工作进度表，并按时推进。 关于规范分公司向营销财务处报批文件流程的通知 2003年第62号通知 各营销分公司总经理、区域经理、品牌经理： 为了促进办公流程的规范化，节约时间，提高办事效率，请分公司有关人员在向营销财务处报批文件时，先将材料交由支持科审批，由支持科附加意见后，再上传至营销财务处处理。如文件特别紧急，可直接将文件报至营销财务处，但须及时电话通知支持科，并由支持科马上向营销财务处汇报有关具体情况。请分公司各部门紧密配合，严格照此流程处理相关事宜，营销财务处将不再受理违反此流程的文件。 集团财务部营销财务处 签发：刘科 2003年4月10日 第十三章 账款管理制度 用押票等形式发货及计算回笼 为了规范分公司业务运作，保证公司财产的安全，现对分公司申请用押票或用不规范票据等非现款方式提货及计算回笼规范如下（2002年257号关于规范用押票等形式发货及计算回笼的通知）： 分公司申请用押票等非现款方式提货及计算回笼的，分公司应向集团财务资源部报告申请，并说明实际的回笼日期，报告必须有分公司经理及营销支持科长的签名确认。 凡是分公司申请并经集团财务资源部报公司领导后同意用押票等非现款方式提货及计算回笼的， 营销支持科应在承诺期限到期时及自承诺之日起每隔5天向营销财务处汇报回款的情况。 营销支持科对货款的回笼负有汇报的责任，必须跟踪货款的回笼。在承诺期限到时，营销支持科应主动向集团财务资源部汇报是否收回货款，如没有主动汇报，则对支持科长按每单扣罚50元；如果自承诺之日起每隔5天没有汇报的，则对支持科长按每次每单扣罚100元； 分公司经理对收回货款负全部责任。分公司经理必须在承诺期限到时，收回货款，如没有收回，将对分公司经理处以每单500元处罚；如果自承诺之日起每5天内仍没有收回的，对分公司经理每次每单处罚500元；如金额较大或递延时间过长的，将上报公司领导，由公司领导予以处理。因此而造成公司财产损失的,分公司经理应承担相应的法律责任。 应收账款的管理 经集团财资部信用管理科反馈，部分分公司在赊销额度控制方面存在严重的违规行为，为了规范科龙集团的信用管理制度，加强分公司的风险防范意识，加快应收帐款回收，减少坏帐损失，冰箱本部和集团财资部决定如下（2002年212号通知）： 一、各分公司必须根据2002年3月版的《财务开支审批管理制度 》，严格遵守科龙集团的信用额度申请流程和审批权限，现重申如下： 全年赊销总额由总部控制，在总额内单个经销商额度按以上审批权限和程序审批，任何部门、个人不得越权审批。在总额外的全部经财务督察签字确认，总裁审批。 二、具体措施 、对于2001年以前形成的呆帐，总部将对具体追讨业务员进行奖励，具体措施如下： 、属已不往来客户的追款，按追回款额的7%进行奖励（保证落实到具体追回欠款的业务员）。 、属已不往来客户，若追回公司产品的或追回其它物资的按以下计价方式对业务员予以5%的奖励； 、 公司产品按检测判等的现行价（不含税）计算。 、 追回其它物资的按变现后净值计算（如促销的，按批准的作价） 、 各分公司在追款工作中成绩突出的视追款情况（包括追回货物）可按追回款总额及追回货物（业务员计奖基数）的2%至3%对分公司进行奖励。 、对于特殊情况的追款，财务部视具体情况酌情处理。 、部分分公司2001年的赊销额度没有在2001年年底全部收回，违规延续到2002年继续使用。针对这种情况，总部要求： 、凡是2001年年底在帐面上尚欠我公司款项但2002年与我公司连续2个月无任何业务往来的商业单位，分公司主管业务员必须根据支持科提供的对帐资料，马上行动追讨货款。 、2001年批准的赊销额度，2002年继续使用但没有经过总部重新批准的商业单位，分公司必须立即停止客户提货；在停止提货后，分公司可采取以下措施给与解决： 办法1：按照总部规定的流程重新申请2002年赊销额度，新的额度审批完毕后，商业单位在新的额度内提货； 办法2：催收应收帐款完毕后，现款现货； 、部分分公司违规给没有总部批准赊销额度（2001年也没有批准，或者超过了2001年批准的额度）的商业单位私自给与额度的，必须马上停止发货，追讨货款，所有的货款必须在5月31日前追讨完毕。否则将严肃处理。 、从6月份开始，总部将考核分公司的应收帐款比例。分公司的当月应收帐款（扣除出库未开单、退货未冲账、在途资金、返利等因素）必须在年度预算销售额（145万台）的2%以内。如果比例大于2%小于等于3%，总部将在当月的分公司工资总额中扣除5%；如果比例大于3%小于等于4%，总部将在当月的分公司工资总额中扣除10%；如果比例大于4%以上，总部将在当月的分公司工资总额中扣除15%。 附表附后。 附一、 分公司催收应收款奖励分配明细： 客户名称 我公司余额 客户确认余额 实收金额 实收货物 应得奖金 备 注 合 计 分配项目 人 员 金 额 签 名 奖 金 小 计 追收货款流程图： 追 追 踪 款 返 跟 单 单 帐 馈 位 位 信 清 资 单 息 踪 单 料 进 督 返 汇 入 帐 馈 库 单 促 信 票 单 打 息 印 财 对 追 汇 退 务 解 帐 款 票 货 释 附三、 奖励流程表： 编 制 奖 励 申 请 表 否 是 三、关于分公司赊销的控制（2003年48号通知） A、2003年 赊销分公司操作指引 编制：集团财务资源部营销财务处 审核：刘科 签发：顾雏军 会签：严友松 各分公司： 为规范2003年分公司赊销管理，指导分公司使用、控制好2003年赊销额度，促进分公司销售业绩的提升，特制定本操作指引： 一、分公司赊销额度申请原则： 1、批发商原则上不给予赊销。 2、谁申请赊销谁负责资金回笼的安全。 3、空调销售由于淡旺季明显，在淡季时除全国性大型连锁超市外，其它商业单位不给予赊销；将大部分额度用于旺季符合赊销条件的商业单位。 4、未入帐的返利、已批准的费用、未入帐的退货不占用赊销额度。 5、 以上所有赊销账期统一为少于或等于25天，且必须每期结清上期的货款，上期如有未收回货款的，不能再给该单位提货。 6、所有的赊销必须有相应金额的支票抵押，当支票到期后必须更换有效期支票。 二、2003年赊销总额度分配 1、2003年总额度分为以下四块： （1）预留额度，配合旺季销售，以及新开店；此预留部分优先满足全国性超市连锁的新开店。 （2）大区部长控制额度（临时额度），该额度不能跨省使用，帐期小于或等于15天内，且必须于帐期内收回应收账款。各大区部长额度见附表 （3）中长期额度，由营销本部按照此部分的总额度分配到各分公司，分公司按额度对需要赊销的商业单位向总部申请。具体各分公司额度见附表； （4）特殊渠道客户额度，由特殊渠道部对纳入特殊渠道的客户进行额度分配，经相关领导同意后下发分公司执行，如在规定的帐期内，连锁卖场的累计提货额已达到公司规定额度，商场提出还需提货必须由分公司提出申请，报特殊渠道部及财务部审批。(具体单位见附件) 2、赊销额度分配、审批时间 （1）预留额度在分公司需要时按审批程序上报审批； （2）大区部长控制额度（临时额度）在分公司使用时上报审批； （3）中长期额度，分公司在3月25日前将赊销申请表报总部审批； （4）特殊渠道额度，总部在3月25日前下发分公司。 三、审批程序： 1、一般审批程序： 说明： a) 赊销申请表按公司统一格式（见附表），且必须有客户盖章。 b) 顾董同意后，由分公司与客户鉴定赊销协议（赊销协议格式见附表） c) 以上程序主要用于预留额度、中长期额度的审批。 d) 主要审批依据为 “财务审批条件” 2、营销大区部长（临时额度）负责部分额度的审批程序： 说明： A、临时赊销额度按公司下发给大区部长额度控制，不能跨省使用； B、经理、大区部长必须保证此额度在帐期内收回，支持科长进行监控，如超过帐期三天必须报总部财务。 C、临时额度帐期一般不超过15天。 D、额度收回后可以再给其他商业单位申请。 E、临时额度不需签定赊销协议。 F、赊销申请表按公司统一格式（见附表），且必须有客户盖章 四、监控及处罚： 1、总部对每笔赊销作台账，同时每月分公司必须上报赊销跟踪情况表（见附表），。 2、分公司要对赊销进行动态跟踪，对于即将到期的应收账款应该提前10天通知业务主管及分公司经理，对连续两个月没达到赊销额度提货金额的商业单位将收回或减少额度。 3、分公司支持科长有权根据商业单位信誉、资金回笼及运营情况，否决分公司赊销申请。 4、赊销到期10天后应收账款仍未收回，分公司应该向总部报告，并口头警告业务主管和分公司经理。 5、对于赊销到期超过15天仍未收回的应收账款，支持科对负责的业务主管扣罚超期应收账款的1-20%，对分公司经理扣罚超期应收账款的2-50%。如构成呆帐，视损失情况，分公司支持科长承担2-20%的经济损失并给予行政处罚。 6、依“额度审批依据”中“业务审批条件”批准给予赊销额度的商业单位，出现呆帐，由审批的“主管营销总监或主管部长”负责。 7、如果是因为销售收入相对于2002年减少，但赊销额度却没有相应减少（相当于额度超额），导致淡季赊销总额与销售收入之比大于8%，或旺季赊销总额与销售收入之比大于15%，则将对业务主管和分公司经理分别按超出额度金额的5-10%进行扣罚。 8、对营销大区部长负责的部分，如果当月赊销收不回来，则下月不再给予该商业单位额度，同时由大区部长和分公司经理负责追款，出现坏账的，则由大区部长负责损失金额的50%，分公司经理负责损失金额的50%。 9、当经销商发生如下变动时，分公司要及时向总部反馈： 两个月以上未同分公司发生业务往来。 商业单位情况发生较大的变化，如：企业改制、法人代表或企业名称变更，注册资本减少、企业破产等。 五、2002年赊销的衔接： 1、分公司必须收回大于2003年额度内的赊销； 2、对于2002年已给予赊销，但不符合2003年赊销审批标准的，分公司必须收回。 3、收回上述两点应收账款的期限为2003年4月20日。未收回上述赊销原则上不批准新的赊消额度。 4、对于2002年已有赊销，并且也符合2003年赊销审批标准的所有客户，必须按新赊销审批表重新审批并签定赊销协议。其2002年赊销额度超过超过2003年新批准部分，也应在2003年4月20日前收回。 5、2003年在本操作指引下发前，已经顾董事长批准的赊销不需要再审批，其余领导前期审批的赊销在指引下发后同时作废，必须重新按新流程审批。 六、档案的管理： 分公司要把已批准的赊销额度申请表、赊销协议、赊销情况跟踪表等资料存档，总部将要对分公司进行不定期审计。 七、其他： 财务资源部营销财务处负责本赊销操作指引的编制、解释，财务部具体信用管理人员为：李艳芝，联系电话：8362897 传真：8362557 8361217 8362786 B、（冰箱、空调、冷柜）赊销协议 编 号： 签订地：广东省顺德市 甲方： 分公司 法定代表人： 乙方： 法定代表人： 甲乙双方经协商一致，就甲方给予乙方赊销一事，达成以下协议供双方信守。 1、甲方同意按本协议给予乙方 业务人民币 万元（大写金额： 元），帐期为 天的赊销额度，乙方所有未到帐期的赊销货物总金额不得超过该赊销额度，无论是何种账期，必须在帐期内结清赊销金额，否则我司将不再给予提货。 2、乙方同意开出同等金额的支票给甲方进行抵押，每月在支票到期时更换最新日期的支票继续进行抵押。 3、本协议有效期自协议生效之日起至 年 月 日。 4、本协议规定的帐期是指从乙方收到甲方货物之日起到乙方应当支付赊销货款的期限，在帐期内乙方必须支付赊销货物的全部货款。 5、乙方自甲方仓库提取货物或甲方送货至乙方仓库之日视为乙方收到甲方货物的时间。 6、本协议规定的赊销额度按甲方开出的销售发票金额（含税）计算。 7、在赊销额度内，在乙方前期赊销货物未逾帐期付款的前提下，乙方可按第1条规定向甲方要求提货；乙方有赊销货物超过帐期未付款的，不得要求赊销。 8、在本协议规定的帐期内，乙方应及时向甲方支付赊销货款，逾期未支付的，甲方有权要求乙方每日按欠款额的万分之五支付违约金，并有权扣减乙方的赊销额度。 9、在下列情况下，甲方有权终止本协议，并随时要求乙方支付货款： （1）乙方赊销货物帐期到期后，逾期三十天仍未支付货款的； （2）乙方累计三次违反帐期的规定，逾期付款的； （3）乙方经营结构或经营状况发生重大变化，足以影响本协议的履行的； （4）乙方有违背诚信原则行为的； （5）每年12月1日至12月31日，甲方因经营需要停止赊销的； 10、甲方依规定解除本协议的，乙方应在解除协议之日起三日内向甲方支付所欠货款，逾期乙方应承担每日万分之五的违约金。 11、甲方按本协议规定收取乙方的违约金有权在乙方的货款或返利中直接扣除，无需另行通知。 12、本协议一式二份，甲乙方各执一份，具有相同效力，本协议自双方签字并盖章之日起生效。 13、双方对本协议所作的任何变更须以书面形式并经双方签字盖章后方可生效。 14、因本协议发生争议的，双方应友好协商解决，无法解决的，由协议签订地人民法院管辖。 甲方： 分公司 乙方： 签字代表： 签字代表： 年 月 日 C、关于国美与苏宁赊销额度（2003年72号通知） 调整的紧急通知 针对在销售旺季，国美与苏宁销售量特别大的临时紧急情况，为扩大科龙各品牌的销售，特对国美与苏宁两客户的赊销额度作如下调整： 一、对国美赊销额度的调整 在2003年给予国美在旺季（4月25日至7月15日）赊销采取15天账期控制，营销财务处为了控制赊销情况，特提出如下控制要求： 1、时间控制：2003年4月25日至2003年7月15日之间按15天账期控制，不控制赊销总额。 2、单省赊销达到200万元以上的，要求分公司支持科报营销财务处备案。 3、财务部要求分公司对已到账期的应收账款收回情况进行跟踪，营销财务处根据分公司每月上报的应收账款分析表进行监控。 二、对苏宁赊销额度的调整 为了在旺季满足苏宁的销售要求，现将空调旺季苏宁的赊销额度从950万元调整到1250万元，在7月15日以后，即淡季额度恢复到550万元，发货控制流程仍按现总部查询制度操作。 营销财务处 审核：刘科 批准：顾雏军 2003年4月27日 商业单位之间转款的管理规定 为规范和完善商业单位之间的转款，避免商业单位的货款被重复使用，集团财务部对有关转款规定如下（190号）： 一．转款的分类 1．我公司的供应商将在我公司的货款转让给我公司的经销商提货； 2．与我公司往来的广告商将广告款转让给我公司的经销商提货； 3．与我公司有往来的经销商之间的货款或折让的转让。 4．我公司的安装维修网点将安装维修费转给我公司经销商提货。 5．其他转款方式。 二．转款的原则 1．转款视同现汇。 2．所应享受或负担的各项贴息、折让等政策按支付或收取现汇标准执行。 三．重复使用的避免 1．商业单位之间的转款必须填写规定格式的转款证明。（附转款证明格式） 2．我公司转出方财务主管必须确认转出单位在我公司的金额，对转出金额负责，转出金额不能超过在我公司帐上金额，并且符合我公司付款期限。 3．我公司转出方财务必须及时入帐，及时减少转出单位在我公司帐上金额。 4．我公司转入方财务在接到转款证明后，在给转入商业单位提货前，必须电话或其他方式向我公司转出方财务确认。 四．转款证明入帐 1．转款证明一式四份，我公司转出财务和转入财务各持一份，转出、转入商业单位各一份，财务凭转款证明原件入帐。 2．转出方为广告服务提供商，我公司财务入帐时如广告商与经销商与我公司在签定合同时就协议由经销商代付款，则无需转款证明，凭三方协议原件转款。 五．转款审批程序 按财务部分公司管理科第182号通知《关于费用及折让转货款的补充规定》执行。 六．以上规定由集团财务部客户服务科解释。 附件一： 转 款 证 明 （不同商业单位之间转款用） 编号： 广东科龙电器股份有限公司＊＊分公司 兹有我公司应收贵公司--------------款项计：---------------元，我公司同意将此金额---------元，转给-----------商业单位作为（提货或冲减该商业单位欠贵公司的货款） -----------------商业单位 （转出商业单位盖财务帐或公章） 年 月 日 我公司同意接受上述款项，该商业单位贴息金额----------元，由我公司承担。 ----------------------------商业单位 （转入商业单位盖财务帐或公章） 年 月 日 ---------------商业单位在我公司帐上有上述金额 （我公司转出财务科财务签名确认） 年 月 第一联（转出方财务留存记帐用） 第二联（转入方财务提货、留存记帐用） 附件二： 转 款 证 明 （同一商业单位不同项目间转款用） 编号： 广东科龙电器股份有限公司＊＊分公司 兹有我公司应收贵公司--------------款项计：---------------元，我公司同意将此金额---------元，支付我公司应付贵公司----------（项目）款项。 我公司同意：上述-------款项----------元，因贵司提前支付而产生的贴息金额计----------元，由我公司承担。 ----------------------------商业单位 （转出商业单位盖财务帐或公章） 年 月 日 ---------------商业单位在我公司帐上有金额--------------元 （我公司转出财务科财务签名确认） 年 月 日 第一联（转出方财务留存记帐用） 第二联（转入方财务提货、留存记帐用 附件三 三方协议 甲方：广东科龙电器股份有限公司 分公司 乙方： （广告公司） 丙方： （经销商） 经三方协商，就丙方代甲方向乙方清偿广告欠款一事，达成以下协议，供三方信守。 一、经甲、乙双方核对，截止至 年 月 日，乙方为甲方执行广告项目 ，甲方应付乙方广告款合计人民币 元（大写金额： 元）。 二、丙方愿意代甲方支付上述金额的广告款，并承诺于 年 月 日之前以 方式全部付清。 三、丙方代甲方向乙方支付前述款项后，乙方不得再以违约金或其他任何理由，要求甲方承担付款责任。 四、丙方向乙方支付广告款并取得乙方有效收据（见附件）后，应将该收据原件交甲方，甲方以 （折让或奖励的具体项目）的形式作为给丙方的补偿，甲方支付前述折让或奖励后，即视为已完成付款责任，丙方不得再以任何理由要求甲方支付上述广告款。 五、本协议一式三份，经三方签字并盖章后生效，三方各执一份，具相同效力。对本协议的任何修改必须以书面方式并经三方签字盖章后方可生效。 甲方： 乙方： 丙方： 附件四：营销财务处2002年182号通知 关于费用及折让转货款的补充规定 1、折让转货款即返利记入客户应收帐款，只要已经集团财务部客户服务科审核，并经集团财务部和冰箱空调营销本部领导审批，然后下发给分公司的，分公司不必再上报分公司管理科审批。 2、费用转货款，指安装费、维修费及广告费用等转货款一定要按正常的结算要求取得完整、合规的结算资料，同时还须有转款证明。分公司打报告时须在报告最后注明 “ 上述费用转款已有转款证明，所需结算资料完整、合规”字样。 3、如果费用转货款的情况较多，各营销支持科可以多笔汇总报告审批，汇总报告时须说明每笔费用的内容、金额、转出单位、接收单位等。 4、每个费用转货款报告，必须有营销支持科长签名。 转款报告 鉴于早前转款报告格式五花八门，为便于规档管理，下面对转款报告给定统一格式。具体格式见附。下面对附表的编号、内容填写作说明。（2002年217号） 编号原则：长度为9位，第一个字符是省份简称；第二至第七个字符是报告日期顺序号，年月日各两位，如2002年5月8日，则为020508；第8、9字符为当月的总转款报告份数，如第3次打转款报告，则为03。填写实例：安徽于5月6日第8次转款，则编号为：皖02050603 日期栏：填写转款单位申请转款的日期 内容栏：填写转款的内容，是安装费还是广告费等。填写实例：如上述转款是安装费转货款，则在内容栏填写“安装费” 附表 转货款报告 省份： 编号： 日期 转出单位 转入单位 金额 内容 是否格林柯尔授权工程单位 备注 上述转款已有转款证明，所需结算资料完整、合规。 Sheet1 营销财务处的报表体系 序列号 报表名称 空调 冰箱 冷柜 小家电 1 销售日报 每天下午5点半之前 每天下午5点半之前 每天下午5点半之前 每天下午6点半之前 2 资金回笼表 每天下午5点半之前 每天下午5点半之前 每天下午5点半之前 每天下午6点半之前 3 发票统计表 不做 不做 不做 每月4号 4 收发存表 每月8号 每月8号 每月8号 每月8号 5 资产负债表 每月8号 每月8号 每月8号 每月8号 6 利润表 每月8号 每月8号 每月8号 每月8号 7 费用报表 每月8号 每月8号 每月8号 每月4号 8 开单未提 每月8号 每月8号 每月8号 每月8号 9 暂估作价表 每月8号 每月8号 每月8号 每月8号 10 冰箱退货统计表 不做 每月8号 不做 不做 11 发票到货未到表 每月8号 每月8号 每月8号 每月8号 12 应收帐款报表体系 每月8号 每月8号 每月8号 每月8号 13 收货反馈表 及时 及时 及时 及时 14 增值税预测表 每月24日 每月24日 每月24日 每月24日 15 资金计划表 每月28日 每月28日 每月28日 每月28日 16 冰箱产品贡献系数表 不做 每月6号 不做 不做 17 旬报 每旬的第二天上午 不做 不做 不做 18 三方信贷 每月3号 每月3号 暂时没有 暂时没有 19 各分公司返利报表 每月15号之前 每月15号之前 每月15号之前 暂时没有 20 帐套上传时间 每月7、8、9三天 每月7、8、9三天 每月7、8、9三天 每月7、8、9三天 21 应收帐款管理及跟踪 每月日常工作 每月日常工作 每月日常工作 暂时没有 22 工程机直扣优惠统计表 每月20日 不做 不做 不做 23 广告费用台帐 每月20日（不分帐套） 24 所有临时报表 规定时间 规定时间 规定时间 规定时间