酒店管理资产 论述固定资产内部控制制度 第一章 总 则 第一条 为了加强酒店对固定资产的内部控制，防止并及时发现和纠正固定资产业务中的各种差错和舞弊，保护固定资产的安全完整，提高固定资产的使用效率，根据国家有关法律法规和《企业内部控制基本规范》，制定本制度。 第二条 本制度所称固定资产，是指酒店从事经营业务和完成各项工作的主要劳动资料，以下资产应作为固定资产： 1、使用年限在一年以上的房屋建筑物、机器设备、运输工具、仪器仪表、办公设备等生产经营主要设备； 2、单位价值在2000元以上、使用年限在一年以上的，不属于生产经营主要设备的。 不同时具备以上条件的，列为低值易耗品。临时简易工棚、办公房以及各类属于周转性的生产工具及设施，不论价值大小及使用期限，都不列为固定资产。 第三条 酒店在固定资产管理过程中，至少应关注涉及固定资产的下列风险： 1、固定资产业务违反国家法律法规，可能遭受外部处罚、经济损失和信誉损失。 2、固定资产业务未经适当审批或超越授权审批，可能因重大差错、舞弊、欺诈而导致资产损失。 3、固定资产购买、建造决策失误，可能造成酒店资产损失或资源浪费。 1 叶予舜 二〇一二年十月二十六日星期五
4、固定资产使用、维护不当和管理不善，可能造成酒店资产使用效率低下或资产损失。 5、固定资产处置不当，可能造成酒店资产损失。 6、固定资产会计处理和相关信息不合法、不真实、不完整，可能导致酒店资产账实不符或资产损失。 第四条 酒店在建立与实施固定资产内部控制过程中，至少应强化对下列关键方面或关键环节的控制： 1、职责分工、权限范围和审批程序应明确规范，机构设置和人员配备应科学合理。 2、固定资产取得依据应充分适当，决策过程应科学规范。 3、固定资产取得、验收、使用、维护、处置和转移等环节的控制流程应清晰严密。 4、固定资产的确认、计量和报告应符合《会计会计准则》和《企业会计准则－应用指南》的规定。 第二章 职责分工与授权批准 第五条 固定资产业务的岗位责任制。 1、业务归口办理 （1）固定资产的采购由采购部门办理； （2）固定资产的建造由酒店工程部门归口办理； （3）固定资产管理由酒店工程部门归口办理； （4）在用固定资产的保管由使用部门负责； （5）未经授权的机构或人员，不得办理固定资产业务。 2 叶予舜 二〇一二年十月二十六日星期五
2、部门职责 （1）使用部门 1）提出固定资产的购置、大修申请； 2）固定资产的保管、日常维修、维护和保养； 3）固定资产处置申请； 4）建立本部门的固定资产台账。 （2）工程部门 1）提出固定资产购置预算； 2）下达固定资产购置计划； 3）固定资产建造管理，包括建造过程、工程物资的管理； 4）组织固定资产验收； 5）办理固定资产处置和转移； 6）建立固定资产台账和卡片； 7）组织编制固定资产目录； 8）定期对固定资产安全和使用情况进行检查。 （3）财务部门 1）建立固定资产台账； 2）对固定资产进行会计核算； 3）参与固定资产的验收、检查、处置和转移工作； 4）每年底组织固定资产盘点。 （4）审计部门 1）对采购或建造合同进行审计； 3 叶予舜 二〇一二年十月二十六日星期五
2）参与固定资产的验收、检查、处置和转移工作。 3）参与工程项目审计决算 第六条 固定资产不相容岗位。 1、固定资产投资预算的编制与审批。 2、固定资产投资预算的审批与执行。 3、固定资产采购、验收与款项支付。 4、固定资产投保的申请与审批。 5、固定资产处置的审批与执行。 6、固定资产取得与处置业务的执行与相关会计记录。 第七条 授权批准制度 1、授权方式 （1）酒店对董事会的授权由酒店章程和股东大会决议； （2）酒店对董事长、总经理的授权，由酒店章程规定和酒店董事会决议； （3）总经理对其他人员的授权，年初以授权文件的方式明确； （4）对经办部门的授权，在部门职能描述中规定或临时授权。 4 叶予舜 二〇一二年十月二十六日星期五
2、审批权限 项 目 审批人 审批范围和权限 涉及总金额在酒店净资产10%以上（含10%）的购置股东大会 计划。 （1）审批年度购置预算； 董事会 （2）审批年度购置计划； （3）授权董事长、总经理购置决策。 购置 （1）董事会闭会期间，在授权范围内购置决策。 董事长 （2）预算外单项50万元以上，年预算外累计不超过500万元。 （1）年度预算内购置项目； 总经理 （2）预算外单项50万元以下，年预算外累计不超过200万元。 （1）成批处置酒店主要生产用设备； 股东大会 （2）处置固定资产总金额超过酒店净资产10%以上（含10%）的处置计划。 处置 （1）批准除需经股东大会批准事项之外的处置计划； 董事会 （2）授权董事长、总经理审批固定资产处置权限。 董事长 每批固定资产原值50万元至200万元 总经理 每批固定资产原值50万元以下 3、审批方式 （1）股东大会批准、董事会批准以决议的形式批准，董事长根据股东5 叶予舜 二〇一二年十月二十六日星期五
大会决议、董事会决议签批； （2）董事会、总经理以及其他被授权审批人员，以书面批准的方式直接签批。 4、批准和越权批准处理 （1）审批人根据固定资产业务授权批准制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限； （2）经办人在职责范围内，按照审批人的批准意见办理固定资产业务； （3）对于审批人超越授权范围审批的固定资产业务，经办人有权拒绝并应拒绝办理，并及时向审批人的上一级授权部门报告。 第九条 固定资产增加业务流程及控制要求。 1、外购固定资产 （1）固定资产外购业务流程 固定资产使用部门 工程部 财务部门 审批人 采购部门 请购 审核 审核 审批 下达采购 安排作业计划 资金 采购作业 （2）外购控制要求 业务操作 操作人 内控要求 固定资产使用（1）请购申请的固定资产，年初列入年度预算； 采购申请 部门 （2）采购项目已经可行性论证并且可行； 6 叶予舜 二〇一二年十月二十六日星期五
（3）对请购的固定资产的性能、技术参数有明确要求； （4）书面申请。 （1）核实采购申请是否列入年度计划； 工程部门 （2）审核采购项目是否经过可行性论证并且可行； 审核 （3）必要时，征求有关专家的意见。 （1）核实采购申请是否列入年度预算； 审计部门 （2）按相关制度进行合同审计。 （1）按照酒店授权，在授权范围内审批； 审批 审批人 （2）审批时应充分考虑审核部门的意见，未经审核的采购项目的不予审批。 （1）未经批准的项目和越权批准的项目不予下达采购作业采购作业计计划； 工程部门 划 （2）采购计划一式四份，基建财务、采购、仓库各一份； （3）采购作业计划须经授权批准人批准。 （1）根据采购作业计划准备资金； 资金安排 财务部门 （2）未经批准的采购项目不予安排资金。 （1）严格按采购作业计划书规定的规格、型号、技术参数采购； 采购作业 采购部门 （2）除特殊采购项目外，必须有三家以上的予选供应商； （3）比价采购或招标采购； （4）必须签订采购协议，并经审计部门审计。 （3）预算外采购 1）50万元以下的预算外采购必须由总经理批准或授权审批批准； 2）50万元至200万元的预算外采购由董事长批准； 3）200万元以上的预算外采购须经股东大会或董事会批准； 1、自建固定资产 参照《内控10号——工程项目》 第三章 固定资产投资预算审核审批 第十条 固定资产使用部门根据实际使用情况，编制本部门固定资产投资预算，对于重大(一般为200 万元以上)的固定资产投资项目，应考虑聘请独立的中介机构或专业人士进行可行性研究与评价。 第十一条 资产管理部门固定资产管理员根据各部门提交的固定资产投资预算，7 叶予舜 二〇一二年十月二十六日星期五
汇总整理成企业固定资产总投资预算，经资产管理经理审核确认后，交财务部审核。 第十二条 财务部对固定资产投资预算的各种数据和其依据资料及其预算的意见进行复核，财务部经理提供审核意见，交财务负责人及总总理审核后，提交董事会批准。 第十三条 各部门严格按照固定资产投资预算购置固定资产，并将固定资产投资严格控制在预算之内。 第四章 固定资产购置申请审批 第十四条 固定资产使用部门填写固定资产采购申请单。 第十五条 采购申请单的批准。 1、工程部审核采购申请单，审查是否在采购预算范围之内，如果在采购预算范围之内，由工程部分管副总审批。 2、采购预算外金额在50万人民币元以下固定资产采购申请，由总经理审核批准。 3、投资预算外金额在50万人民币元至200万元的固定资产购置应报董事长审批。 4、投资预算外金额在200万元以上的固定资产购置应报董事会集体审批。 第十六条 经审批的采购单交到采购部门门，采购部门门根据采购申请单，按酒店采购相关规定进行采购。 第十七条 质量管理部和技术部相关人员应参与购货订单或购货合同在技术和质量方面的条款的制定。 8 叶予舜 二〇一二年十月二十六日星期五
第十八条 对技术质量要求较高、费用支出较大的设备购货合同，应由不同专业技术人员如采购专家、工程师、生产人员、法律顾问、财务专家组成的小组做最后的审查。 第五章 取得与验收控制 第十九条 酒店应建立严格的固定资产交付使用验收制度，确保固定资产数量、质量等符合使用要求。固定资产交付使用的验收工作由固定资产管理部门门、使用部门及相关部门共同实施。 1、酒店外购固定资产，应根据合同协议、供应商发货单等对所购固定资产的品种、规格、数量、质量、技术要求及其他内容进行验收，出具验收单或验收报告。验收合格后方可投入使用。 2、酒店自行建造的固定资产，应由制造部门、固定资产管理部门门、使用部门共同填制固定资产移交使用验收单，验收合格后移交使用部门投入使用。 3、酒店对投资者投入、接受捐赠、债务重组、酒店合并、非货币性资产交换、外酒店无偿划拨转入以及其他方式取得的固定资产均应办理相应的验收手续。 4、酒店对经营租赁、借用、代管的固定资产应设立登记簿记录备查，避免与本酒店财产混淆，并应及时归还。 5、对验收合格的固定资产应及时办理入库、编号、建卡、调配等手续。由固定资产管理部门办理验收入库手续，设立固定资产台，填写“固定资产入库单”一式三联，第一联由资产管理部门留存，第二联送财务部门记帐，第三联由使用部门留存。 9 叶予舜 二〇一二年十月二十六日星期五
第二十条 酒店财会部门应按照《企业会计准则》和《企业会计准则——应用指南》的规定，及时确认固定资产的购买或建造成本。 第十六条 对需要办理产权登记手续的固定资产，酒店资产管理部门门应及时到相关部门办理。 第六章 使用与维护控制 第二十一条 酒店应加强固定资产的日常管理工作，授权具体部门或人员负责固定资产的日常使用与维修管理，保证固定资产的安全与完整。 酒店应定期或不定期检查固定资产明细及标签，确保具备足够详细的信息，以便固定资产的有效识别与盘点。 第二十二条 酒店应根据国家及行业有关要求和自身经营管理的需要，确定固定资产分类标准和管理要求，并制定和实施固定资产目录制度。 第二十三条 酒店应依据国家有关规定，结合酒店实际，确定计提折旧的固定资产范围、折旧方法、折旧年限、净残值率等折旧政策。折旧政策一经确定，不得随意变更。确需变更的，应按照规定程序审批。 第二十四条 酒店应建立固定资产的维修、保养制度，保证固定资产的正常运行，提高固定资产的使用效率。固定资产使用部门负责固定资产日常维修、保养，定期检查，及时消除风险。固定资产大修理应由固定资产使用部门提出申请，按规定程序报批后安排修理。固定资产技术改造应组织相关部门进行可行性论证，审批通过后予以实施。 第二十五条 酒店应根据固定资产的性质和特点，确定固定资产投保范围和政策。投保范围和政策应足以应对固定资产因各种原因发生损失的风险。酒店应严格执行固定资产投保范围和政策，对应投保的固定资产项目按规定程序10 叶予舜 二〇一二年十月二十六日星期五
进行审批，办理投保手续。对于重大固定资产项目的投保，应考虑采取招标方式确定保险酒店。已投保的固定资产发生损失的，应及时办理相关的索赔手续。 第二十六条 酒店应定期对固定资产进行盘点。盘点前，固定资产管理部门门、使用部门和财会部门应进行固定资产账簿记录的核对，保证账账相符。酒店应组成固定资产盘点小组定期对固定资产进行盘点，盘点期限至少每年一次，根据盘点结果填写固定资产盘点表，并与账簿记录核对，对账实不符，固定资产盘盈、盘亏的，编制固定资产盘盈、盘亏表。 第二十七条 固定资产发生盘盈、盘亏，应由固定资产使用部门和管理部门逐笔查明原因，共同制定盘盈、盘亏处理意见，经酒店授权部门或人员批准后由财会部门及时调整有关账簿记录，使其反映固定资产的实际情况。 第二十八条 酒店应至少在每年年末由固定资产管理部门门和财会部门对固定资产进行检查、分析。检查分析应包括定期核对固定资产明细账与总账，并对差异及时分析与调整。 固定资产存在可能发生减值迹象的，应计算其可收回金额;可收回金额低于账面价值的，应按照《企业会计准则》的规定计提减值准备、确认减值损失。 第二十九条 对于未使用、不需用或使用不当的固定资产，固定资产管理部门门和使用部门应及时提出处理措施，报酒店财务部、财务总监、总经理批准后实施。 对由于使用人或保管人使用不当或管理失职造成固定资产受损的，使用人或保管人应承担相应的赔偿责任。 11 叶予舜 二〇一二年十月二十六日星期五
对封存的固定资产，应指定专人负责日常管理，定期检查，确保资产的安全、完整。 第七章 处置与转移控制 第三十条 固定资产报废处理 1、固定资产报废条件 （1）机器设备、生产装置的报废条件。使用年限已满，丧失使用效能，无修复价值的；使用年限未满，但因生产条件改变，已丧失原有使用价值的；使用年限未满，但缺乏配件无法修复使用的；固定资产因受自然灾害毁损无修复使用价值的； 城建规划，必须拆除且再无利用价值的固定资产；装置更新改造必须拆除更换的； 因技术落后必须淘汰的； 经国家质量监督部门、环保部门鉴定，不符合安全环保要求又不能修复利用的；整套设备拆除时不能利用的部分；其他符合报废条件的固定资产。 （2） 房屋、建筑物的报废条件。由于整体规划或阻碍交通要道的房屋建筑；年久失修，承重墙风化，结构强度不符合抗震标准，也不能修复的房屋建筑；地质条件或自然灾害，损坏严重有倒塌危险的房屋建筑。 2、固定资产报废审批权限。参照《内控19号—资产减值与损失处理》； 3、固定资产报废程序 固定资产因毁损而报废者，应由使用部门填制“固定资产报废申请单”一式四联，注明毁损原因，经技术鉴定小组鉴定后，送固定资产管理部门及财务部门签注处理意见后呈报酒店领导批准，经核准后，第一联送固定资产管理部门，第二联送财务部门，第三联市场部，第四联自存。 对已批准报废的固定资产，由市场部统一处理，各使用单位不得自行12 叶予舜 二〇一二年十月二十六日星期五
处理。 固定资产有偿转让或清理报废的变价净收入与其帐面净值的差额，作为营业外收入或者营业外支出。固定资产变价净收入是指转让或变卖固定资产所取得的价款扣除清理费用后的净额。固定资产净值是指固定资产原值减累计折旧后的净额 。 第三十一条 固定资产的调拨 （1） 酒店范围内的固定资产调拨由工程部开出固定资产调拨单，调入、调出单位签字后办理实物移交手续；财务凭工程部的内部调拨单进行帐务处理。 （2）酒店对外闲置设备调拨，实行有偿调拨， 由酒店总经理批准。 第三十二条 固定资产的处置。对拟出售或投资转出的固定资产，应由有关部门或人员提出处置申请，列明该项固定资产的原价、已提折旧、预计使用年限、已使用年限、预计出售价格或转让价格等，审批权限见第七条 第三十三条 固定资产的处置应由独立于固定资产管理部门门和使用部门的其他部门或人员办理。固定资产处置价格应报经酒店财会部门和财务总监审批后确定。对于金额重大的固定资产处置，应考虑聘请具有资质的中介机构进行资产评估，并应由酒店总经理办公会或董事会采取集体审议制度审批，并建立集体审批记录机制。 第三十四条 固定资产处置涉及产权变更的，应及时办理产权变更手续。 第三十五条 酒店出租、出借固定资产，应由固定资产管理部门门会同财会部门按规定报经批准后予以办理，并签订合同协议，对固定资产出租、出借期间所发生的维护保养、税负责任、租金、归还期限等相关事项予以约定。 13 叶予舜 二〇一二年十月二十六日星期五
第三十六条 对固定资产处置及出租、出借收入和发生的相关费用，应及时入账，保持完整的记录。 第三十七条 酒店对于固定资产的内部调拨，应填制固定资产内部调拨单，明确固定资产调拨时间、调拨地点、编号、名称、规格、型号等，经有关负责人审批通过后，及时办理调拨手续。固定资产调拨的价值应由酒店财会部门按账面净值审核批准，并作好相关账务处理。 第八章 附 则 第三十八条 本制度适用于酒店及所属酒店，包括酒店总部、各分酒店及全资子酒店、控股子酒店。 第三十九条酒店及所属酒店可以参照本制度制定相关实施细则或具体执行办法，实施细则或执行办法不得违反本制度相关规定。实施细则或执行办法经酒店总经理办公会批准后执行，并上报酒店备案。 第四十条 本制度由酒店董事会负责解释和修订。 第四十一条 本制度自酒店董事会审议批准之日起执行。 14 叶予舜 二〇一二年十月二十六日星期五
