项目管理
THE BOSTON CONSULTING GROUP
议程
项目管理方法的综述
项目小组的形成
小组和队员的评估
组织和流程优化项目实施的关键成功因素
需要留意的一些有关项目管理的曲解
只要有一个计划就可以避免意外枝节的发生（但很多项目工作不可能长时间等待计划的完善）
需要有更完整的目标/需求定义文件（通常导致大量过多的文件）
项目应完全模块化——模块越小越有利于实施工作安排（但过细的模块化将导致资源分化）
在开发前就固化所有细节（但实际上,有可能需要在项目过程中逐步完善）
项目所有功能可以一蹴而就（实际上阶段化的进展反而可以加快速度）
完全掌握内部控制、现状汇报和完善的流程可以改善项目质量（而忽略了对项目组的授权与激励）
正式的高级管理层汇报可以激励项目组（但应控制在主要里程碑上）
更多的关注技术细节（而忽略了关注市场变化）
能够快速开发就足够了（而忽略了开发决策所需时间）
项目管理要素
为保障实施计划的成功，必须遵循一套良好的项目管理体系，包括规范化的沟通、决策和阶段化的流程
项目流程应该清晰、简单、短小精干
项目流程需要模块化、阶段化，以提高管理效率
具备完善的项目管理组织，权责利明确
具备明确的、规范化的项目组汇报、管理和决策机制
组织提供充分的辅助支持功能
项目小组往往需要进行规划管理和跟踪管理等工作
规划管理整体项目
时间表
里程碑
关键路径
资源需求（人财物）
跟踪管理每个项目模块/阶段的投入与产出
已知信息、资料
主要行动步骤
输出成果、文件
参与人员
负责人
决策层
简化工作流程和信息流、并行化工作、减少等候时间、做好前期准备工作
可以利用项目管理软件，例如Microsoft Project协助管理项目
项目实施应划分为易于管理的子模块
示例
项目规划
...
...
...
1
12
关键行动步骤
工作安排
子项目
时间表
1
2
3
12
. _ . _ . _
. _ . _ . _
. _ . _ . _
. _ . _ . _
. _ . _ . _
. _ . _ . _
. _ . _ . _
. _ . _ . _
. _ . _ . _
2
3
. _ . _ . _
. _ . _ . _
. _ . _ . _
行动步骤
向管理委员会提交的汇报文件模版
项目进度报告
人力资源投入
资金投入
项目问题分析（按项目分列）
问题一
问题描述
根本原因
解决方法/下一步行动
所需决策
问题二
问题描述
根本原因
解决方法/下一步行动
所需决策
问题三
问题描述
根本原因
解决方法/下一步行动
所需决策
项目
时间安排
进度表
1
2
3
4
5
6
7
项目一
项目二
模块一
模块二
项目二
模块一
模块二
。。。。。。
里程碑
资金
投入
项目一
项目二
项目三
项目名称
项目一
项目二
模块一
模块二
项目三
模块一
模块二
实际
投入
150人天
60人天
40人天
20人天
100人天
30人天
50人天
计划
投入
100人天
50人天
30人天
20人天
100人天
50人天
50人天
误差
50人天
10人天
10人天
-
-
-20人天
-
实际
计划
向管理委员会提交的项目问题分析报告模版
标准的汇报模版有助于管理委员会了解问题及作出决策
问题描述
项目一
项目延误
项目二
项目延误
项目三
部分功能暂缺
。。。。。。
根本原因
技术问题需要增加开发力度
因集成商出现财政困难需更换伙伴
系统集成商延误
。。。。。。
解决方法/下一步行动
与相关部门协调增调开发人手，或
延迟产品推出期限
需额外资金投入以购买较昂贵的替代产品
首先推出部分功能，或延迟产品推出期限以等待完善功能
。。。。。。
所需决策
在潜在解决方案中选择其一
是否增加资金投入额度
应否按期推出不具备所有功能的产品
。。。。。。
议程
项目管理方法的综述
项目小组的形成
小组和队员的评估
组织和流程优化项目实施的关键成功因素
有效的项目小组可以从两个方面去考量
低
高
团队合作
(行为的效率)
项目方向
(工作的效率)
The degree to which individual and team goals are clearly defined and understood
清晰
不清晰
项目小组的合力作用
没有充分体现
高效的团队
低效率的团队
没有侧重的小组
The degree to which team members’ skills, experience and perspectives are optimised within the team
OPG-RES-201200-MEL-16008-70-KM
高效的项目小组有一些共同的特点
项目方向
明确和现实的项目目标
切实的项目计划
清晰定义角色和职责
有效地利用资源
审慎地判断优先
阶段性的回顾
团队合作
有责任心并受尊重的项目领导
开发的沟通
合作和信任
每一个人的相互支持
互补的能力
有效解决问题和冲突的流程和方法
有效的项目领导需要掌握对项目方向的把握和对队员持开放态度的良好平衡
Source: BCG analysis
OPG-RES-201200-MEL-16008-70-KM
高效率的项目实施需要有三个方面的领导才能
工作
团队
个人
Source: John Adain, Effective Teamwork
建立和维护团队
发展和激励个人
明确具体工作
项目方向
团队合作
实际上, 每一个成员都需要关注这三个方面
OPG-RES-201200-MEL-16008-70-KM
项目小组的士气和信心可能在整个进程中有所波动
比较典型的阶段
X
X
X
小组的士气/
信心
团队建设的工作:
启动
维护
结束
危险地带
项目领导者一个很重要的工作是尽可能避免和减低士气的下落
实际上队员的整体士气
管理层的期望
项目进程
OPG-RES-201200-MEL-16008-70-KM
议程
项目管理方法的综述
项目小组的形成
小组和队员的评估
组织和流程优化项目实施的关键成功因素
监测和管理项目小组表现的几个主要方法
在项目进程中可以通过几种方式监测和管理小组的表现
阶段性的项目小组回顾
向所有项目队员询问小组的表现和效率
对个人表现的评估
反馈和个人的指导等
对项目小组表现和效率的关注可以帮助提高队员的士气和积极性
提早发现问题
避免问题扩大
减少/避免士气的跌落和起伏
OPG-RES-201200-MEL-16008-70-KM
项目小组效率的问卷
你是否同意以下对项目小组的描述:
描述
1. 项目的目标已经非常清晰
2. 我对于我们项目小组能够按时完成任务充满信心
3. 我对我自己应该产出那些成果非常了解
4. 我明确知道我的工作模块如何与其他同事结合
5. 所有的队员都对本项目非常投入
6. 所有的队员都对项目作出了积极的贡献
7. 队员之间有充分的信任
8. 队员的个人能力得到了充分的发挥
9. Team members listen carefully to others’ ideas
10. Information is shared willingly amongst team members
11. Important issues are rigorously debated
12. Innovative thinking is encouraged
13. This team takes time to explore differences of opinion openly before making decisions
14. There is a high degree of cooperation and support between team members
15. Motivation within the team is high
16. Morale within the team is high
17. This team is making good progress towards achieving project objectives
18. I have a strong belief in the value this team will create for this company
Strongly Strongly
Agree Disagree
5 4 3 2 1
5 4 3 2 1
5 4 3 2 1
5 4 3 2 1
5 4 3 2 1
5 4 3 2 1
5 4 3 2 1
5 4 3 2 1
5 4 3 2 1
5 4 3 2 1
5 4 3 2 1
5 4 3 2 1
5 4 3 2 1
5 4 3 2 1
5 4 3 2 1
5 4 3 2 1
5 4 3 2 1
5 4 3 2 1
OPG-RES-201200-MEL-16008-70-KM
这样的项目小组反馈可能提早预见问题
1. 项目的目标已经非常清晰
2. 我对于项目小组能够按时完成任务充满信心
3. 我对我自己应该产出那些成果非常了解
4. 我明确知道我的工作模块如何与其他同事结合
5. 所有的队员都对本项目非常投入
6. 所有的队员都对项目作出了积极的贡献
7. 队员之间有充分的信任
Drilling Team Average Score1
Statements
Database
Upper Quartile
Score1
(1) 5 = Strongly agree
1 = Strongly disagree
对项目进展
时间上有疑问
有些队员投入不够
对其他队员工作不甚了解
缺乏信任感
OPG-RES-201200-MEL-16008-70-KM
队员的个人评估 (I)
Relative Ranking to Others at Same Seniority
1 = Outstanding 3 = Meets expectations 4 = Below expectations
2 = Above expectations 5 = Poor
Note: 3 = Norm. Ratings other than 3 should be explained, X = N/A
Evaluation of: ___________________________________________ Job Description:_____________________________
Project Name: ___________________________________________ Department: _______________________________
Date of Appraisal: ________________________________________
Project Sponsor: ___________________ Project Leader: ____________________________________________________
Period Assignment: From _______________________________ To ___________________________
Time Commitment (%): ____________ Hours on this project: _______________
Project Description:
Description of Role:
Summary Evaluation
Areas of Strength
Areas for Improvement
Overall Assessment of Performance
Special Circumstances (eg Project outcome, clarity of objective, degree of management required, special situations, etc…) that should be considered
A condensed version of this review could be used with project teams
EXAMPLE
OPG-RES-201200-MEL-16008-70-KM
队员的个人评估(II)
1. 解决问题的能力 Comments
a. Analytical, technical skills (quality, rigour, accuracy, documentation)
b. Resourceful, tenacious, exhaustive
c. Findings appropriately supported by analyses
d. Innovative, creative, conceptual
e. Develop persuasive insights on how the business works/could work
2. 实际性和效率
a. Ability to structure work and output; logic
b. Timeliness, reliability
c. Business judgement, common sense
d. Ability to reach the ‘so what’ and translate into action
3. 沟通能力
a. Concise wording and slide design
b. Logical structure/clear storyline and conclusions
c. Participation in team dialogue: articulate, cogent, succinct
d. Listening skills
e. Presence, charisma and spark
f. Presented well and clearly
g. Able to interact with senior management
4. 建立关系和协调能力
a. Gained respect/built lasting relationships
b. Worked in understanding, empathetic style
c. Advocate for change, persuasiveness
d. Managed team members and team process effectively
x
1
2
3
4
5
Overall Score _____
x
Overall Score _____
x
Overall Score _____
x
Overall Score _____
EXAMPLE
1
2
3
4
5
1
2
3
4
5
1
2
3
4
5
OPG-RES-201200-MEL-16008-70-KM
队员的个人评估(III)
5. 对团队的贡献 Comments
a. Effective use of company resources
b. Asks for help when needed
c. Keeps team aware of progress and findings
d. Demonstrated motivation, initiative, enthusiasm
e. Active interest/contributes ideas beyond own module
6. 对公司的投入
a. Integrity/honesty/generates trust
b. Treats people with respect
c. Receptive/responsive to feedback
d. Team player: reaches out/encourages people to give their best
e. Helps disseminate knowledge/contributes to company intellectual capital
Overall Score _____
Overall Score _____
Overall Project Rating (please tick box) 1 = Outstanding performance. Many areas of strength and no core weaknesses sighted
2 = Performance well above expectations for someone of this tenure
3 = Meets expectations. Performance strong along a number of dimensions, some weaknesses. Exactly what I would expect from someone of this tenure
4 = Did not meet expectations; performance weak in one or more areas of core skills
5 = Very poor performance
Please give three suggestions for how and where this person should be asking the next project leader for help
Team member comments (if any) regarding this evaluation
Upward feedback discussion taken place (Please see guidelines attached) Date and initials_____________________
Signed:
Team Member: _________________________________
Project Leader: _________________________________ Project sponsor: _________________________________
EXAMPLE
x
1
2
3
4
5
x
1
2
3
4
5
OPG-RES-201200-MEL-16008-70-KM
建设性的反馈可以提高员工的效率, 并促进能力的提升
Benefits Of Feedback
Builds morale levels within the team
Identifies and acknowledges a person’s skills, contributions etc
Affirming Feedback
Reinforces desirable or effective behaviours
Developmental Feedback
Assists people to understand opportunities for development
Identifies specific areas in need of development
Prevents a problem from being repeated
Clears up misunderstandings
Prevents small issues between individuals from becoming unmanageable
Source: Garnett Consulting
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议程
项目管理方法的综述
项目小组的形成
小组和队员的评估
组织和流程优化项目实施的关键成功因素
这样的一次根本性的改革可以分为五个阶段
每个阶段有着不同的挑战
准备期以及坚定执行期的艰巨性尤其不可小视
关键
问题
潜在
危险
改革能带来什么好处？
应该如何改革？
计划能否实现？
如何参与其中？
核心推进层行动迅速而下层没有跟上
认为计划定好，任务分配完毕就大功告成
认为上下达成了一致的理解而事实不然
管理层对改革关注减弱
领导坚定与否？
简单的行动结束后，下面的行动都很艰巨
没有达到预期效果
改革热情消退后抱怨增多，不满情绪爆发
对领导层是否仍然坚定改革失去信心
是否达到目的？
认为改革从此结束，而没有认识到后续工作的重要性
认为新的运营模式从此一成不变
推行改革实施
坚定执行改革
明确改革必要性
为改革作出准备
取得改革成果
认为改革可有可无
对自身和领导层对改革的决心没有把握
认为可以一蹴而就地开始行动
没有清晰的行动范围、目的以及计划
没有上下一心的改革认同感
管理层与员工的认识有误差
管理层高估员工行动能力
改革实施最为艰巨的阶段
成功地应对改革的挑战需要把握六个关键因素
明确令人信服的行动目标
建立强有力的领导层
进行严格的项目管理
推动利害关系者的支持
补充能力与文化上的差距
调整企业基础设施
推行改革实施
坚定执行改革
明确改革的必要性
为改革作出准备
取得改革成果
六个关键成功因素有着各自的内涵...
最高领导层积极地寻求具利害关系者和员工的支持
支持管理层和员工、具利害关系者的沟通
收集和分析以下的监测资料：
沟通的有效性
员工、管理层和具利害关系者对改革的决心和准备
明确令人信服的行动目标
最高领导层对新的营运模式作出决策
对新的战略和实施方案
对需要配备的资源(人,财,物)的承诺和支持
对高层次的时间表达成一致
协助制定行动目标
建立强有力的领导层
总经理和最高领导层展示对改革的决心和支持
委任地位显著且富经验的经理执行改革方案
对管理层提供适当的培训以确保项目的顺利推行
进行严格的项目管理
提供充分的资源推行改革方案
委派富经验的员工执行计划
协助挑选适合的员工推行项目
提供适当的项目培训
制定详细的项目计划
制定监管机制以确保项目按时完成
推动利害关系者和员工的支持
补充能力与文化上的差距
管理层可以：
制定员工调职的安排和政策
协助改造新的企业文化
带领企业改造文化
为员工树立榜样
安排员工进行调职
提供所需的人力资源以缩减企业能力上的差距
调整企业基础设施
委派人员调整预算流程
贯彻推行新的绩效考核指标
调整人力资源政策和管理程序
调整必要的计费、IT等系统等以支持新的战略和营运模式
...需要在每个阶段的大量工作
明确改革的
必要性
为改革作出
准备
推行改革实施
坚定执行改革
取得改革成果
建立强有力的领导层
进行严格的项目管理
推动利害关系者的支持
补充能力与文化上的差距
调整企业基础设施
明确令人信服的行动目标
对于改革的必要性达成一致
管理层制定新目标并达到共识
任命改革推进核心管理层
制定项目规划
制定项目工作计划
举办项目组启动会议
为项目组成员提供培训(1)
推行及监管
评估项目的成效
制定有针对性的攻坚方案
评估目标听众群对沟通的需要
制定促进双方沟通的计划
实施促进沟通的方案
评估效用并解决相应的沟通问题
人事任命的程序和政策设计
制定企业能力和企业文化差距弥补战略
评估现有绩效指标与预算流程是否与新方案匹配
确认对计费、IT等支持系统的可能需求，评估可行方案
制定新的绩效指标与预算流程
制定详细支持系统推行战略并且推行方案实施(1)
全面铺开人事变动
实行企业能力和文化差距弥补战略(1)
找出关键的员工/具利害关系者
(1) 持续进行的措施
高层领导的支持和改革推行项目组的成立可最大程度保证对六个关键成功因素的把握
对****&&&&相关挑战的要求
建立强有力的领导层
进行严格的项目管理
推动利害关系者的支持
补充能力与文化上的差距
调整企业基础设施
明确令人信服的行动目标
高级领导层支持改革方案而且具有富有经验的中层管理层
本次改革实施方案可能对多个部门有不少新动作,对于项目管理以及推进人员带来挑战
由于牵涉组织机构和流程的特色,需要包括省公司的各部门,和相应的地市管理层,推动各个层次支持是成败关键
由于新的工作模式对能力的要求，尤其是人力资源的要求非常高，只有不断的弥补企业能力的不足才能将本次改革的目的最终实现
预算流程、绩效指标以及必要的计费、IT系统是确保新组织机构正常运作的基础
高级管理层对改革的必要性以及改革方向基本达成共识
关键成功因素
高级管理层的决策和支持
成立流程实施项目组
挑战较大的因素
“项目组”能够有力地应对改革中的挑战
主要挑战
“项目组”怎样应对它们
组建专门项目组，致力于准备实施的变革，并关注市场和竞争所产生的变化
项目组一般由具有相关经验的资深管理人员组成
从整体上看待项目发展方向以及满足需要的能力
客观评估任务执行情况
确保彻底完成任务
集中协调
沟通正在进行的变革
对总工作计划和详细的项目组工作计划进行修订，以反映正进行的变革
监督以确保项目组适应新的过程
变革过程的顺利实施
克服组织惰性
找出项目推行的障碍和清除潜在的障碍
争取具利害关系者和员工支持改革方案
建立成功改革所需的能力
打破壁垒
“项目组”需要进行大量的实施工作
实 施 任 务
描 述
制定运行实施的总计划
确定主要的任务/活动/责任
勾画实施途径
分配资源
决策时与各方面协调/接触
监督日常的实施工作
作为沟通中心
员工和最高管理层的沟通纽带
筹备和主持各层面的会议
负责对高层管理的进度汇报
协调和组织必须的培训工作
监督实施进程是否符合总计划/阶段目标
职能部门
其它各方面
负责绩效控制
发现并帮助解决问题
运行的指挥、
计划与协调
沟通与培训
监督/控制
