电子商务电商采购精益模式设计与
实践运用
电商采购精益模式设计与实践运用
改善成果材料
申报单位：浙江省烟草公司台州市公司
课题联系人：任茜 13957623329
陈晨 13566868149
2016年 11月
目 录
一、研究背景........................................................1
（一）项目背景....................................................1
（二）现状分析....................................................1
1、大环境与行业内现状 ...........................................1
2、传统采购与电商采购比较 .......................................2
二、精益目标........................................................5
三、精益思路........................................................8
（一）项目开展思路................................................8
（二）具体实施步骤................................................8
1、前期调研 .....................................................8
2、可行性分析 ..................................................10
3、采购模式设计 ................................................10
4、项目实施 ....................................................10
5、实操培训 ....................................................10
6、评估与改进 ..................................................11
7、总结和推广 ..................................................11
四、项目实施.......................................................12
（一）电商采购形式...............................................12
（二）电商采购内容...............................................12
（三）电商采购要求...............................................12
1、基本服务要求 ................................................12
2、个性化服务要求 ..............................................13
（四）电商采购流程...............................................13
1、采购计划 ....................................................15
2、需求审批 ....................................................15
3、下单账户管理 ................................................16
4、货物验收 ....................................................17
5、评价反馈机制 ................................................17
（五）监管措施...................................................18
五、项目成效.......................................................21
（一）项目效益测算...............................................21
1、社会效益 ....................................................21
2、经济效益 ....................................................21
3、管理效益 ....................................................23
（二）电商采购案例解析 ...........................................26
1、案例一 安装维保类商品采购 ...................................26
2、案例二 集中下单-分散发放采购 ................................29
3、案例三 定制化商品采购 ......................................32
（三）项目主要成果...............................................34
1、创新性方面 ..................................................34
2、实践性方面 ..................................................37
3、示范性方面 ..................................................37
附：项目发表与推广情况.............................................48
一、研究背景
（一）项目背景
21世纪是经济全球化和信息化的时代，作为信息技术在商务领域的积极应
用，电子商务以其巨大的优势迅速崛起并呈现蓬勃发展之势，在全球的资源配
置领域占据半壁江山。仅中国， 2015年中国电子商务市场交易规模达 万
亿元，占据 GDP比重近五分之一，增长迅速。
在“互联网+”的时代，电商已经成为经济活动中一股重要的推动力量。随
着 B2B、C2C、B2C等电子商务模式的日益成熟以及大数据商业力量的充分释
放，企业采购与互联网的结合也成为大势所趋，电商采购成为政府采购和企事
业单位集团采购中一种全新的采购模式。
（二）现状分析
1、大环境与行业内现状
（1）大环境现状。政府采购和企事业单位集团采购是一个存在很多寻租机
会的领域。尽管针对采购有各种规章制度，但实际操作中还是暴露了一些问题
与不足，尤其是传统采购模式中存在的流程繁杂、缺乏监督、成本高昂等“痛
点”必将把低成本、高效率、开放透明的电商采购模式推向“互联网+”的风
口。
采购电商化是企业采购流程 “升级再造”的重点内容，它突出强调了采购
信息的可获得性、采购过程的公开和透明性、交易的规范性以及监管部门、采
购机构与采购双方的及时回应互动，改变了传统的采购组织形式，从而提高了
采购效率和采购效益。
（2）行业内现状。目前行业内对采购组织形式的要求越来越趋向区域集中
化，提倡合理打包，化零为整，提高单次采购的体量。为提高集中采购比例，
各地市公司也做了一些有益的尝试：由市公司组织招标，为各县级分公司在当
地选择一家供应商。由此产生的问题是仅仅在招标组织形式上实现了集中，本
质上未实现行业大采购的目标，且同一个项目要分为多个标段操作，工作繁
琐，每个子标段采购量小又极易流标，规范与效率的矛盾较为突出。若全地区
集中招标一家供应商，异地采购会给县级分公司带来诸多不便，满意度不高。
面对上述现状，结合行业采购工作的发展趋势，我们提出电商采购试点方案。
2、传统采购与电商采购比较
传统采购与电商采购比较。行业内传统采购模式一般分为定点供应商
（库）采购和非供应商采购两种，其中定点供应商（库）采购相比其他采购模
式具有一次采购（公开招标或其他方式）、长期供货和服务、采购效率高、支
付方便等优点；而电商采购则在此基础上，创新性地将定点供应商搬到网上，
以全地区线下公开招标的形式择优选择一家电商平台作为合作伙伴，既提高了
采购效率，又便捷了日常操作。电商采购模式与传统采购模式的异同如下表
所示：
表 传统采购模式与电商采购模式对比表
采购类别 物资/服务 物资/服务 物资
采购方式
公开招标/邀请招标/竞争性
谈判/单一来源/询价
公开招标/邀请招标/竞争性
谈判/单一来源
公开招标
采购组织形式 省集中/市集中/分散 省集中/市集中/分散 市集中→省集中
供应商
单个供应商；
单项合约；
单个/多个供应商；
框架性整体协议；
单个供应商；
框架性整体协议；
采购形态 单次采购；
需求集中后采购；
采购流程不可视、不可控；
随时可采购；采购流程
可视化、数据透明；
运用价值流图（VSM）可以看到传统采购中需求部门提出采购需求，到采购
部门下单，再到最后确认收货的一系列活动。整个过程采取传统人工作业方
式，可选产品种类有限，耗时较长，如下图 所示：
图 传统采购模式 VSM示意图
如果采取电商采购模式，可以在采购信息公开透明的基础上，缩短采购各
方的时空距离，提高采购效率：采用电商化采购后就可以将所有区域、部门的
采购通过电子系统集中完成，将原本繁琐的采购工作简单化、信息化，避免各
个部门分别采购带来的低效率，既可以降低财务成本，还可以节约时间成本。
电商采购模式的价值流图如下图 所示：
图 传统采购模式 VSM示意图
具体来看，电商采购的优势有以下五方面：
（1）公开透明，采购行为更加阳光化。企业采购是一个存在很多寻租机会
的领域，容易滋生腐败，而通过电商化采购价格面向全社会公开统一，信息对
称，则可以做到公开透明，最大限度的实现阳光化操作。
（2）突破地域局限，实现跨地区集中采购。在电商采购模式下，中标单位
不再局限于本地供应商，可以在更大范围内选择资质条件高，规模大，品种
全，实力强的企业长期定点供货，大幅提高采购品质。对于采购方而言，也解
决了需求发生频次高，发生时间不确定，计划性差，异地采购不便等一系列问
题。在电商采购模式下，县级分公司等基层单位在本地 pc终端就能完成个性化
定制采购，大大提高了工作效率，提升了基层满意度；同时也顺应了行业集中
采购的发展趋势，使得跨区域大采购成为可能。
（3）有效解决招标难，公开招标率低的问题。烟草商业系统的日常采购项
目主要为办公耗材、IT耗材、电器设备、日用品等低值易耗品，具有小、零、
散、杂的特点，每个项目都实行招标具有较大的操作难度，招标成本也较高，
容易造成流标、违标等无法保障真招实招的情况出现，严重影响了招标的真实
性。既要让基层单位小零散项目能纳入到规范招标的范围内，又能提高基层工
作效率，电商采购将成为一个有效的解决途径。
（4）提高采购工作效率，提升基层单位采购满意度。借助电子商务全天
候、全透明、超时空的采购环境，能实现采购信息的公开化，扩大采购市场的
范围，简化采购流程，减少采购时间，降低采购成本，提高采购效率；同时，
借助于电商平台我们还能解决市、县公司零星采购多样化，需求发生频次高，
发生时间不确定等一系列问题，在集中采购的基础上提高了县级公司的采购便
捷性，从而提升基层单位的采购满意度；此外，电商平台上物资品类丰富、可
选择性强，能有效满足采购部门的个性化需求，减少零星采购，从而提高公开
招标率。
（5）降低采购成本。全地区作为一个采购主体进行集中采购，在与供应商
谈判时将因采购体量大而获得更多的议价权，获取更多的价格优惠。此外，一
般而言，电商平台上产品的价格会明显低于实体店价格，通过电商采购，能有
效节约采购资金。同时，很多小零散项目可以通过电商采购解决，不用再单独
立项，这也大大的减少了采购成本 。
二、精益目标
在通用的物资类采购中推行电子商务采购，是创新行业采购模式，进一步
探索精益化采购的重要内容。
通过调研，我们可以知道，在预期内，行业内创新采购运作模式，能有效
解决行业传统采购规范与效率矛盾突出等瓶颈问题，打破地域限制，提高采购
透明度，扩大单一供应商的供货品类，减少采购立项项目数量，降低采购成
本，提高采购部门的工作效率和基层采购满意度，切实解决小零散项目招标难
的情况，减少招标频次，提升公开招标率，显著降低采购成本，缩短采购周
期。
对烟草企业来说，推行电商采购主要希望达到几个目标：一是节约采购资
金，在可预期的情况下节约企业费用支出，实现企业精益管理；二是提高公开
招标率，借助电商采购有效减少非公开招标项目、零星采购项目，进一步提高
采购的有效管理，实现精益采购；三是解决小零散项目招标难问题，提高采购
部门的工作效率和基层采购满意度。这三个目标可以分别细化分解为 2个定量
化的具体目标指标来：
（1）节约采购资金：采购资金节约率、招标费用节约额；
（2）提高公开招标率：招标频次减少率、公开招标率提升比；
（3）提高采购部门工作效率和采购满意度：订单（单次采购）完成周期提
升率、采购满意度提升率；
这 6个定量指标目标的实现可以说明创新性推出电商采购能获得的经济效
益和管理效益；根据目标设定 SMART原则，综合企业的管理要求、前期的市场
调研情况以及台州地区的实际采购情况，项目组拟定以下具体精益目标：
（1）采购资金节约率：经调研，线上产品与线下产品的差价在 3%-50%左
右，而办公耗材、IT耗材、电器设备及日用品等通用类物资的产品差价在 5%-
30%之间，项目组对这四类物资分别抽取 15样产品，测出他们的资金节约率分
别为：%，%，%，%；按照台州电商采购计划中这四类物资的采
购金额比重分别为：5%、55%、25%、15%，可算出预计采购资金节约率可达到
%，刨除抽样调查可能存在的误差以及实际采购中采购金额比重的变化，采
购资金节约率的目标值取不低于 15%。
（2）招标费用节约额：经统计，2015年采购计划中共有 8个项目可通过
电商采购实行，为防止可能出现的风险，先试验其中一个项目取消公开招标
（线下采购）而完全采取电商平台采购的效果，而其余项目则采取线上、线下
同时可购买的方式，等电商项目稳步推进后，再逐步偏移到线上采购。目前，
一个项目采购公开招标方式，最低招标费用 4500元，因此，招标费用节约额目
标初步定为不少于 4500元。
（3）招标频次减少率：2015年台州共计划 59个公开招标项目，减少其中
一个项目的公开招标而完全采取电商采购形式，则招标频次可减少 %，因此
招标频次减少率的目标定为超过 1%。
（4）公开招标率提升比：通过电商采购，可减少小零散非公开招标项目及
零星采购项目的实施，并把这部分采购金额以电商采购的形式归入到公开招标
范围内；经各采购单位、部门统计，这部分采购金额预计 10万左右，而全年预
计物资采购公开招标率 %，经测算公开招标率提升比可高于 %。
（5）订单（单次采购）完成周期提升率：经统计，台州地区传统物资类定
点供应商（库）采购，单笔订单从发起审批到付款完成的平均时间为 天；
从实际情况看，电商平台下单与传统采购各环节的效率各有优劣（如上文），
如电商下单的效率（~1小时）要高于传统采购的电话沟通或现场沟通方式
（~4小时）；电商平台的配送时间（1~3天）则要长于传统采购同城送货时
间（天），经采购全过程统计，预期通过电商采购，单次采购完成周期能
提升高于 5%。
（6）采购满意度提升率：电商采购可以让采购单位有更多的产品选择，获
得更实惠的价格；并减少中间操作环节，直接通过电脑完成下单，因此预计较
传统采购可获得更高的采购满意度；由于该指标值的测算涉及采购人员对两类
采购方式的满意度对比，因此项目组拟在电商采购运行 10个月后，通过问卷调
查的形式对采购人员进行满意度数据采集，并通过数据分析对比，测算最终的
提升率。经过抽样调查，采购部门采购人员对于电商采购满意度的提升预期在
5%以上，考虑到实际采购过程中，一些采购环节的增设导致工作量的增加以及
电商采购初期“代下单”形式的存在，采购满意度提升率初步设定目标值为不
少于 3%。
综上所述，整个电商采购项目的精益目标如下表 所示：
表 电商采购项目精益目标表
1 采购资金节约率 ≥15%； 集体会议通过 如上
经济
目标
节约采购资
金
2 招标费用节约额 ≥4500元； 集体会议通过 如上
3 招标频次减少率 ≥1%； 集体会议通过 如上
提高公开招
标率
4 公开招标率提升比 ≥%； 集体会议通过 如上
5
订单（单次采购）
完成周期提升率
≥5%； 集体会议通过 如上
管理
目标 提高采购部
门工作效率
和采购满意
度
6 采购满意度提升率 ≥3%； 集体会议通过 如上
三、精益思路
（一）项目开展思路
鉴于行业内实行电商采购项目的特殊性和复杂性，我们按照 PDCA循环
（Plan—Do—Check—Action）对电商项目拟定了“4个阶段、7个步骤”的精
益开展思路，即“前期调研—可行性分析—采购模式设计—项目实施—实操培
训—评估与改进—总结和推广”这一实施路径，如下图 所示：
图 电商采购项目实施路径图
在一个循环结束后，进入推广阶段，则又开始下一个循环：下一个推广的
单位也要结合企业自身实际进行调研和可行性分析，并本土化采购模式，进而
推进项目实施和实操培训……循环往复，持续改进电商采购项目，并推广电商
采购项目至全行业。
（二）具体实施步骤
1、前期调研
现在主流的电商模式一共有三种。第一种是 B2B模式，典型代表是阿里巴
巴 1688平台。做法是采购人在电商平台上进行招标，让具有相关资质的企业通
过该平台进行投标，所招的供应商为电商平台上注册的第三方企业，一般为传
统线下企业，招标成功后线下签合同。这种做法其实就是把招标流程放在网
上，扩大了可选供应商的范围，其余方面还是没有突破传统采购的局限，未解
决小零散项目多、采购管理工作效率低等问题。
第二种是 C2C模式，典型代表是淘宝网。这种电商采购，无法进行招标，
虽然对个人消费者来说很便捷，但是对企业来说，会带来很多财务支付问题，
如预付款、企业账户资金风险等。同时，由于供应商主体不一，货源、服务质
量完全无法保证。
第三种是 B2C模式，典型代表是京东商城、苏宁易购等。这种电商采购，
可以采用传统线下招标、确定定点供应电商的方式，所招的供应商为电商企业
本身，一次招标，多次采购，极大的方便了采购工作。同时，此类电商平台上
有大量的自营产品，具备相关品牌授权，能保证产品质量，满足采购单位多样
化的产品需求，也能得到电商企业的全程售后服务，并且，发票开具主体单
一，既保证资金安全，又方便财务管理，可谓一举多得。
三类电商模式各有不同的优缺点，具体如表 所示。
表 三类电商采购模式对比表
代表性
电商
阿里巴巴（1688平台）等 淘宝等
京东商城、苏宁易购、国美
在线、1号店等
招标
特点
1）招标流程放在网上；
2）线上招标、线下签合同；
3）每次采购前均需重新招
无法进行招标
1）传统线下招标流程；
2）定点供应商，一次招标、
多次采购；
标；
供应商
1）电商平台注册的第三方企
业，一般为传统线下企业；
2）每次招标的供应商不同，
需要管理多家供应商；
1）电商平台注册的第三方企
业，一般为传统线下企业；
2）每次采购的供应商不同，
供应商可能为企业或个人；
1）电商企业本身；
2）供应商为定点采购，每次
采购主体相同（多家定点供
应时，为供应商库）；
货源
1）各企业自有产品，线下供
货；
2）货源、服务质量无法保
证；
1）非自营产品，线上供货；
2）货源、服务质量无法保
证；
1）电商自营产品，线上供
货；
2）具备相关品牌授权，保证
产品质量，电商企业全程售
后服务；
存在的
问题
未解决小零散项目多、采购
管理工作效率低等问题；
1）财务支付问题；
2）发票开具单位不一，不便
管理；
财务支付问题；
2、可行性分析
根据烟草行业的现状和前期调研情况，包括市场上政府电商采购情况、行
业内电商采购状况和可选供应商情况等等，结合不同电商采购模式的优缺点，
我们认为第三类 B2C电商模式较为适合引进至行业采购工作，即通过公开招标
形式，确定网络供应商，并在同一电商平台上实现省、市、县三级单位既集中
又灵活的网络化采购。
其次，确定电商采购先从办公耗材、IT耗材、电器设备及日用品等通用类
物资上试点，在发展成熟后扩展至其他类物资和服务。同时拟定实施电商采购
后烟草系统所需采取的管理和监管措施，以及可能出现问题的应对措施等等。
3、采购模式设计
经过前期的调研和可行性分析，结合行业相关政策进行制度研究，设计完
整的电商采购运作模式、业务操作流程和监管节点，对电商采购的各个流程、
操作环节和相应监管措施拟定科学详细、合理可行的制度规定。具体内容在下
一章节进行详细阐述。
4、项目实施
拟定合理、可行、有效的招标文件和采购合同，通过公开招标的形式选择
一家具有较高资质条件、具备较大自营规模的综合性电子商务企业作为网络采
购定点供应商。
在每个采购单位安排电商采购专用机位，配置桌面监控系统；制定《采购
需求申报表（电商采购专用表）》和《电商采购物资验收单》；制定烟草系统
电商采购管理规定，对电商采购范围，采购计划审批，项目需求申报与公示，
账期及结算方式，下单账户、专用机位进行设定与管理，出台电商内部管理流
程与监管措施等制度和流程。
5、实操培训
进行电商采购实务操作培训，对各采购单位/部门的相关工作人员进行电商
采购制度解读和实操指导，并就电商采购过程中的关键环节、重要节点、疑点
难点以及可能出现的失误点进行强调与说明，夯实电商采购实际操作的基础。
实施电商采购时，企管部门需汇总各需求单位/部门的采购目录并进行公开，采
购人员需对每笔采购的进度、操作过程、下单与验收等内容进行实时跟进。
6、评估与改进
根据阶段性采购实施情况，进行电商采购满意度调查，不断改进项目，优
化采购流程，解决实际操作中存在的问题。
7、总结和推广
在捋顺流程节点，得到较好的评价反馈后，总结经验，深化推广。可在有
条件、有需求的省市公司重点推广，对推广过程中出现的问题进行全方位的反
馈、分析，有效评估总结后再在全国范围内推广实施。
整个项目推进如下图 所示：
图 电商采购项目推进情况示意图
四、项目实施
（一）电商采购形式
电商采购项目采取全地区公开招标的形式，择优选择一家具有较高资质条
件、具备较大自营规模的综合性电子商务企业作为网络采购定点供应商。结合
前期调研资料和市场上潜在电商供应商的情况，重点把握招标文件的制定工
作；而招标流程与线下传统招标类似，技术成熟，操作性强，合理规范。
2015年 1月 6日，台州烟草商业系统电商采购项目顺利招标，确定了网络
定点供应商是京东商城。台州电商采购项目的成功试点，为电商项目在全省推
广奠定了基础。
2015年 11月 3日，全省烟草商业系统统一的定点电商采购项目顺利招
标，最终确定的长期战略合作伙伴也是京东商城，完成台州试点与全省推广的
顺利衔接。
（二）电商采购内容
电商采购的使用范围锁定在办公耗材、IT耗材、电器设备及日用品等通用
类物资上，涵盖简单易耗品和相对复杂、需安装调试维保的电器设备。这类物
资具有经常性、不定期、小零散的特点，非常适合采取电商采购的形式。
在电商采购逐渐成熟后，不仅产品采购类别可进一步扩大，甚至发展成统
一或分散定制多元化产品，作为零售客户的奖励产品直接邮寄至零售客户手
中；同时，零售客户也可以凭借卷烟销售积分等，从电商平台采购差别化、个
性化的奖励商品。
（三）电商采购要求
1、基本服务要求
（1）要求提供所有商品的包邮服务；
（2）承诺 7天无理由退、换货；
（3）要求承诺对所供商品，均提供相应的送货上门及安装服务；
（4）承诺所供产品均为正品；
（5）提供产品“三包”服务；
（6）缺货时，进行全国货源调配；
（7）配备专门的服务团队及项目经理，提供优质的售后服务。
2、个性化服务要求
（1）自营产品。
（2）库存锁定。
（3）账期。
（4）定制专属页面和平台 LOGO。
（5）专场促销活动。
（四）电商采购流程
电商采购的采购流程和相关节点控制均不同于传统的线下采购，因此需要
单独设计电商采购的内部工作流程。根据 ECRS分析法，在传统的线下采购流程
基础上，对已有的采购流程进行取消（Eliminate）、合并（Combine）、重排
（Rearrange）、简化（Simplify），优化电商采购流程，保证电商采购合理有
序开展，科学高效，具体分析如下图 所示：
图 电商采购流程 ECRS分析示意图
如图 所示，传统的线下采购流程，基本采取的是“计划编制-项目审批
-公开（邀请）招标/竞争性谈判/单一来源/询价-采购下单-货物验收-获取发票
-付款结算-服务评价-采购信息公示”这 9个步骤。由于电商采购的特殊性，采
购流程需进行相应的调整：
（1）由于电商采购在台州试点成功以后，采取的是全省统招的模式，因此
对于地市公司来说不需要再单独发起公开招标等采购方式，因此原步骤三“公
开（邀请）招标/竞争性谈判/单一来源/询价”可以取消。
（2）传统采购在确定供应商之后，就可以采购下单，而电商采购作为新兴
的采购方式，为保证充分的监督，则需增加“采购需求提报-需求汇总、公示”
2个环节，即让各单位、各部门每月进行需求上报并全市统一汇总、公示；同
时，从整个电商采购流程的完整性角度上来看，每个采购部门均需在下单之前
进行商品搜索、库存锁定并完成需求审批工作，即增加“搜索商品、库存锁定-
需求审批”2个环节（具体参见下文），以保证电商平台上商品的顺利采购。
（3）在采购过程中的“采购下单-货物验收-获取发票-付款结算”这四个
环节中，电商采购与传统采购的步骤相同，但是每个步骤的具体发生形式、采
购人员工作要点、监管人员监管内容都不尽相同，因此需对这四个环节的责任
部门责任人、责任内容、记录表单、监管内容等都进行重新设置，在制度中作
出详细明确的规定。
（4）传统采购中，全部采购流程完结之后就可以进行“采购信息公示”，
但是电商采购由于采购部门多、发生频次高、单次采购金额少，信息公示较传
统采购更为繁杂、琐碎，如台州一个地区就有 10个采购部门，每个月发生电商
采购的频率，少则几笔多则几十笔，每笔金额几十元至几百几千元不等，如果
每笔都进行公示，不仅工作量大、监督成本也提高，因此在公示之前增加“已
实施项目分类汇总”环节，即在对采购部门当月实施的采购项目进行分类汇
总，每个月公示一次，既起到了应有的监督作用，又减少了采购人员的工作
量，降低了监督成本。
综上所述，根据 ECRS分析结果，我们归纳出完整的电商采购示意图，对每
个流程进行细化分解，并对每个工作步骤设置相对应的负责部门和岗位，规定
相应的时间节点和详细的表单记录，如下图 所示：
图 电商采购流程示意图
1、采购计划
每年 11月份由市公司按全省统一的采购计划四级目录编制下一年度采购计
划；下一年度 1月份，由市公司相关职能部门按下达的采购计划完成项目审批
程序。可实行电商采购的项目按采购标的类别分项，均含线上线下两种采购途
径，但并不对线上线下进行资金分配，由采购主体在实际执行时自行决策。
纳入电商采购范围的办公耗材、IT耗材、电器设备及日用品等通用类物资
我们也同时通过公开招标建立了线下传统定点供应商库，形成电商采购与传统
采购并举互补的采购格局，以防范电商采购模式导入初期可能面临的各类风
险，确保电商采购稳步推进。
2、需求审批
在每笔采购发生之前，需求部门需要提前一个月提出采购需求，由采购人
员填写《台州烟草电商采购项目需求目录》（参见附件），报送至企管处，企
管处汇总后在行业办事公开公告栏中进行公示。如有临时性发生的零星采购需
求，没有提前在上月进行集中申报的，在未超出本单位信用额度的基础上，由
采购人员向企管处报备后可增补项目。
进入正式采购环节，采购人员先搜索确定商品，加入购物车，启动库存锁
定，确保在需求审批期间，产品库存有保证且产品价格不会变动；然后填写电
商采购专用的《采购需求申报表》（参见附件），列出已锁定库存的拟采购货
物的名称、品牌、规格型号、单价、数量，进入采购需求审批程序。
审批通过后在电商采购专用电脑上完成采购下单，并在《电商采购专用电
脑使用登记表》（参见附件）中进行使用登记，以便接受监管部门的检查。
3、下单账户管理
台州全地区设立市县两级母子账号体系，上级单位可以宏观调控下级单位
的采购计划，实时监测采购行为，掌握采购数据，自动进行数据分析整理和行
为测算。根据采购需求部门设置，台州全地区共建立了 10个企业下单账户，分
别为市级公司办公室、信息中心、配送中心和七个县级分公司办公室。市级公
司三个采购需求部门独立下单，市公司其他职能部门的采购项目汇总至办公室
代为下单。县级分公司的采购项目统一由办公室下单。各下单账户均有 50万元
信用额度。
企业下单账户绑定 IP地址，须在专用机位登录，该机位配置桌面监控系
统，对访问信息全程记录。市级公司采购需求部门，县级分公司办公室指定专
人负责电商采购下单账户的管理，严禁下单账户私用，借用，窜用等行为发
生。下单人员在专用机位登陆电商网站进行货物搜索和比选时仅能开展与工作
有关的操作。
专用机位室的管理主要采用“目视管理”，即将电商采购的标准化作业指
导文件、采购流程、管理规定、登记表单等内容一目了然地展现在相应区域，
提高管理透明度，并结合电脑桌面监控系统和室内高清摄像头，便于各方面人
员的协调配合与相互监督，如下图 为台州市局电商采购专用机位室目视管
理实际效果图。
图 电商采购专用机位室目视管理实际效果图
4、货物验收
采购部门实物资产管理员负责电商采购的货物接收和验收，验收时应就下
单货物与实收货物是否符合进行核实，并填写《电商采购物资验收单》（参见
附件）后交部门负责人审核。采购部门负责人对采购验收环节负责。但是，在
验收环节，货物接收和验收人员与下单人员不能为同一人。货物验收无误后由
实物资产管理员签收入账，采购人员凭后续收到的增值税专用发票至财务部门
办理货款结算。
5、评价反馈机制
每笔采购完成之后，需要进行电商采购服务评价，填写《供应商单次采购
评价表》和《台州烟草电商采购项目满意度测评表》（参见附件），以收集采
购部门的意见和建议，与电商及时沟通，完善电商采购运作模式。
最后在每月月末，采购部门需要对当月已实施的每笔采购项目按计划条目
进行分类汇总，并提报企管处，由企管处进行采购信息公示。
具体每一笔订单的采购流程，从普通物品采购到定制化商品采购，从安装
维保类商品采购到集中采购、分散送货入户等，除个别细节外（如定制商品无
法使用账期功能，需要先网银转账进行付款；安装维保类商品需在收货后联系
品牌商全国统一售后进行安装调试；分散送货商品需提供多个收货地址），基
本操作一致，就不一一赘述。
（五）监管措施
为了进一步规范电商采购活动，完善内控机制，实现对企业电商采购行为
的有效监管，项目组运用标准作业（Standard Operation Procedure）程序对
整个电商采购过程中的所有监控行为进行细化和量化，并形成电商采购标准操
作步骤，拟定《台州市烟草系统电商采购管理暂行规定》（参见附件）。总的
来看，电商采购活动共包含了 4个监控点，每个监控点由不同的监控部门和责
任人进行定期或实时的检查监管，如下图 所示。
图 电商采购监控示意图
监控点 1：需求审批环节，要求采购人员填写《采购需求申报表（电商采
购专用表）》报部门负责人审批，部门负责人需要核对表上填写的品类、规
格、价格等内容是否同电商平台上下单的内容相一致。
监控点 2：采购下单环节，要求每家单位配备一台电商采购的专用电脑，
采购人员必须在该台电脑上实施采购，后台全程监控采购过程并录像存档，监
管部门不定期抽查下单的真实性。
监控点 3：货物验收环节，采购部门的实物资产管理员需要现场核对下单
货物与实收货物是否相符，是否存在质量问题等。采购部门负责人对验收结果
负全责。
监控点 4：付款结算环节，由财务部门的出纳员在付款前核查转账凭证与
发票帐实是否相符。付款结算环节还是一个廉情风险点，需要由采购部门和监
察部门进行实时过程跟踪，查看采购人员是否按采购流程操作。
作为新兴的采购模式，电商采购涉及到的企业资金安全是风险防控的关键
内容，如何有效监管、实现企业资金的安全使用是核心问题。因此，在设置电
商采购程序的各个监控点及廉情风险点后，项目组通过潜在失效模式与后果分
析（Failure Mode and Effects Analysis）对电商采购的整个风险监控程序重
新进行了风险评估，如下表 所示：
表 电商采购资金安全监控 FMEA分析
根据 FMEA分析结果，项目组在普通监控的基础上，针对性加强了企业下单账
户的安全监控，并采取了以下几点监管措施：
一是由信息中心负责落实设置下单专用机位，并在专用机子上安装实时电
脑监控软件，全程记录专用机子的工作信息。 专用机位室配置摄像头，对室内
活动进行监控。通过机位访问信息的全程监控可确保下单信息与电商网站的实
时信息相一致，防止出现下单人员以截屏历史信息冒充实时信息，在网络低价
时下单以截屏高价报销的情况出现。
二是由监管部门负责组织监管人员，对电商采购项目开展定期或不定期检
查，检查内容包括下单账户的聊天记录；专用机位的电脑监控信息；采购需求
申报表；下单记录；物资验收单；财务转账凭证增值税发票账实相符性等内
容。
当监管人员在检查中发现采购人员在电商专属采购平台进行工作以外的下
单、聊天等行为时，由监管部门负责人向市局（公司）三项工作管理委员会主
任报告，需要问责的，应将问题及线索移交给纪检监察部门进行处理。
五、项目成效
（一）项目效益测算
实现电商采购，不仅是行业内采购模式的创新，还是精益采购的重要内
容，该项目主要包含社会效益、经济效益和管理效益。
1、社会效益
电商采购是国民经济和社会信息化的重要组成部分，顺应了“互联网+”的
时代发展趋势，代表了现代企业采购工作的发展方向，是创新行业采购模式的
重要探索，也是精益采购的重要内容。企业电商采购的大范围实施能有力地促
进商品和各种要素的流动，有利于促进社会产业结构调整，提高国民经济运行
质量和效率；电商采购的公开透明更有利于消除妨碍公平竞争的制约因素，进
一步降低交易成本，推动全国统一市场的形成与完善，实现市场对资源的基础
性配置作用。
2、经济效益
通过电商采购可以有效降低采购成本、节约采购资金，电商采购的经济效
益主要体现在采购资金节约率和招标费用节约额这两个指标上：
（1）采购资金节约率
电商平台上的产品价格相对来说，会明显低于实体店价格。由于品牌制造
商为了避免同个产品在线上、线下不同分销商之间的恶意竞争，通常会错开线
上、线下的供货品类、规格等，因此资金节约率的数值仅选取那些线上、线下
同时具备且规格、型号相同的产品进行比较。
由于物资种类庞大，不能进行一一比对，我们以随机抽取的物资样本来测
算电商采购的资金节约率，并以此估算全省系统一年的资金节约额。如下表
所示，从台州地区已采购的电商物资中随机抽取台州当地实体店和京东商
城同时具备的 21种同规格物资进行统计，测算出采购资金节约率：
（注：Ɵ=资金节约率；si=某类产品实体店价格；pi=某类产品电商价格；n=样本量）
表 电商采购资金节约对比表
据统计，2015年台州全市电商采购共计 44万，按 25%的电商采购资金节约
率，可测算出 2015年全市电商采购资金节约额为：
2016年全省电商采购计划预计 4500万元，按 25%的电商采购资金节约率，
可测算出 2016年全省电商采购资金预计节约额为：
（注：U=电商采购资金节约额；Ɵ=资金节约率；P=电商采购金额）
即，2015年台州一个地区共发生电商采购 44万元，节约采购资金 万
元；按照 2016年全省 4500万元的电商采购计划，全省烟草系统全年预计可节
约采购资金 1500万元。
（2）招标费用节约额
虽然为稳妥起见，所有可实行电商采购的项目，如办公耗材、IT耗材、电
器设备、日用品等物资类采购项目目前都还是采取“两条腿走路”的模式，即
同个项目既可通过线下供应商库进行采购，又可通过线上电商平台采购，以避
免可能出现的风险；但是电商采购推广后，仍有一部分项目可以完全通过电商
采购解决，不用再单独立项、单独发起招标，这也大大的减少了采购成本 。
以台州 2015年实际采购为例，实行电商采购后，原计划公开招标的《2015
年台州市烟草公司健身器材采购项目》就可以直接通过电商平台采购，不再单
独招标，测算出招标费用节约额为：
（注：F=招标费用节约额；wn=单次采购项目招标费用；n=由于电商采购不再单独发起
招标的项目）
即， 2015年台州地区由于电商采购项目的实施，减少了一个公开招标项
目，节约招标费用 4500元。
3、管理效益
通过电商采购的应用推广，可以有效实现行业内物资的集中采购，减少招
标频次，提高采购工作效率，提高公开招标率；解决传统采购速度慢、成本
高、决策难等问题；可以在更大范围内选择采购品类，缩短供需距离，简化采
购流程，提高采购质量，解决传统采购价格不统一、过程不透明、审批环节繁
琐、管理多个供应商等问题；实现采购工作的实时监控，提高采购透明度和规
范性。
电商采购的管理效益主要体现在招标频次减少率、公开招标率提升比、订
单（单次采购）完成周期提升率、采购满意度提升率这四个指标上：
（1）招标频次减少率
目前，在电商采购导入初期阶段，办公耗材、IT耗材、电器设备及日用品
等物资类采购项目采取的是“两条腿走路”的模式，即同个项目既可通过线下
供应商库进行采购，又可通过线上电商平台采购，以确保两种采购模式平稳过
渡。电商采购推广后，项目可以通过电商采购解决，不用再单独立项，降低了
采购人员工作量，明显减少了招标频次。
以台州 2015年实际采购为例，实行电商采购后，原计划公开招标的《2015
年台州市烟草公司健身器材采购项目》不再单独招标，减少公开招标一次，招
标频次减少率为：
（注：Ø=招标频次减少率；△A=由于电商采购不再单独发起招标的项目数；A=全年招
标项目数）
即， 2015年台州地区由于电商采购项目的实施，招标频次减少 %。
（2）公开招标率提升比
电商采购推广后，有一部分难以成功招标、只能采取非公开招标方式解决
的小零散项目能通过电商平台采购、纳入到规范招标的范围内，同时很多零星
采购也可以通过电商平台解决，有效减少零星采购，从而提高公开招标率。
以台州 2015年实际采购为例，由于台州物资类采购项目除维保、特殊物资
（如燃油等）外均采用公开招标，而维保、特殊物资又无法通过电商采购实
施，因此未有由于电商采购而减少的非公开招标项目；减少零星采购 11笔，采
购资金 136509元，因此公开招标率提升比为：
（注：r=公开招标率提升比；Q=实际公开招标金额；E=实际采购金额；xi=由于电商采
购而减少的非公开招标项目采购额；n=由于电商采购而减少的非公开招标项目数；μi=由
于电商采购而减少的零星采购额；m=由于电商采购减少的零星采购笔数）
即， 2015年台州地区由于电商采购项目的实施，公开招标率提升 %。
（3）订单（单次采购）完成周期提升率
与线下传统物资类定点供应商（库）采购相比，电商采购的采购时效优势
更为明显，大大缩短了单笔订单（单次采购）从发起审批到完成下单到收到货
物到完成付款的时间，提升了订单完成周期，提高了采购工作效率。
表 不同采购模式单次采购时效对比
定点供应商（库）采购（物资类）
电商采购
（注：采用台州地区样本测算，订单（单次采购）平均完成时间为单笔订单从发起审
批到付款完成的平均时间；订单平均采购时间为单笔订单从发起审批到收货的平均时间；
下单效率为单笔订单从发起审批到下单的平均时间；平均配送时间为单笔订单从下单到收
货的平均时间）
如上表 所示，电商采购模式的采购时间效率要比线下定点供应商
（库）采购更为快速、便捷和高效，电商采购的单笔订单从发起审批到收到货
物，平均花费时间 天，整个订单平均完成周期（完成付款）为 天，比
线下订单供应商（库）采购减少了 天，订单（单次采购）完成周期提升率
为：
【注： ɑ=订单（单次采购）完成周期提升率（电商采购相较物资类定点供应商（库）
采购）； T1=定点供应商（库）采购订单平均完成时间；T2 =电商采购订单平均完成时
间】
即，电商采购相比线下传统物资类定点供应商（库）采购，单笔订单（单
次采购）完成周期提升 %。
（4）采购满意度提升率
与线下传统物资类定点供应商（库）采购相比，电商采购使得中标单位不
再局限于本地供应商，可以在更大范围内有更多的产品种类、质量、价格选
择，大幅提高采购品质；基层单位通过本地 pc终端就能完成个性化采购，大大
提高了工作效率，提升了采购满意度。
表 不同采购模式采购满意度对比
定点供应商（库）采购
（物资类）
电商采购
（注：调查问卷样本来自台州地区市/县公司采购部门，调查时间 2015年 12月）
如上表 所示，各采购单位、采购部门对于电商采购的产品种类、产品
价格、采购便捷性方面明显高于线下定点供应商（库）采购，整体采购满意度
提升率为：
（注：δ=采购满意度提升率；C1=定点供应商（库）采购满意度；C2=电商采购满意
度）
即，电商采购相比线下传统物资类定点供应商（库）采购，整体采购满意
度提升 %。
综合上述分析，电商采购项目具体的社会效益、经济效益、管理效益值如
下表 所示：
表 电商采购项目效益表 指标 测算公式 效益值
社会效益目标 / / 获 2015年度全省系统创新奖二等奖；
2015年 11月，全省电商采购统一招标；
经济效益目标 1.采购资金节约率（额）
电商采购资金节约率 25%；
2016年全省系统预计可节约采购资金 1500万元。
2.招标费用节约额 2015年，台州地区由于电商采购节约招标费
用 4500元。
管理效益目标 3.招标频次减少率 2015年，台州地区由于电商采
购项目的实施，招标频次减少 %。
4.公开招标率提升比 2015年，台州地区由于电商采购项目
的实施，公开招标率提升 %。
5.订单（单次采购）完成周期提升率 电商采购相比线下传统
采购，单笔订单完成周期提升 %。
6.采购满意度提升率 电商采购相比线下传统采购，整体采购满意
度提升 %。
（二）电商采购案例解析
1、案例一 安装维保类商品采购
以采购电视机为例，市公司办公室需要购置两台液晶电视机在会议室使
用，电器收到货后需要安装调试及后续维保，具体操作方法如下：
（1）提出采购需求：办公室采购人员将电视机的采购需求填写入《台州烟
草电商采购项目需求目录》（如下图 所示），于当月 5日前统一报送至市
局（公司）企业管理处。
电商采购项目需求目录填报示意图（案例 1）
（2）采购下单：①在京东商城网站选择型号为 KD-65X8000B 65英寸的索
尼电视机，采购数量选 2，加入购物车，如下图 所示，之后进入购物车内
的显示界面，此时已启动库存锁定，如下图 所示。
图 采购下单填报示意图（案例 1）
图 启动库存锁定示意图（案例 1）
②填写《采购需求申报表（电商采购专用表）》，如下图 所示，报部
门负责人和分管领导签字审批。
③审批后回到库存锁定界面点击提交，完成下单。
图 电商采购需求申报表填写示意图（案例 1）
（3）安装验货：①收到货物如货物外观包装没有问题的，由收货人员和验
收人员共同收货入库；②收货人员通过全国索尼统一售后热线通知索尼售后，
售后人员将会在三日内上门进行安装调试；③调试后电视机没有质量问题的，
完成验收单的填制，如下图 所示，通知京东开具增值税发票，收到发票后
支付货款；
图 电商采购物资验收单（验收无问题）填写示意图（案例 1）
④调试后如电视机有质量问题的，通知京东配送人员上门取件，将货物退
回或者调换。如下图 所示。
图 电商采购物资验收单（验收有问题）填写示意图（案例 1）
（4）后期维保：在维保期内，若电视机出现质量问题联系索尼售后人员进
行维修。
2、案例二 集中下单-分散发放采购
以市局集中采购商品为例，如市局办公室需要统一购买一批移动硬盘发放
给各县级局使用，具体操作方法如下：
（1）提出采购需求：县局办公室将采购需求报送至市局办公室，市局办公
室采购人员将移动硬盘的需求按要求填写入《台州烟草电商采购项目需求目
录》（如下图 所示），于当月 5日前统一报送至市局（公司）企业管理
处。
图 电商采购项目需求目录填报示意图（案例 2）
（2）采购下单：①在京东商城网站选择型号为新黑甲虫系统 英寸
的东芝移动硬盘。经过对比京东价格和实体店的价格，京东的价格为
379元/个，实体店的价格为 500元/个，网上的价格便宜了近 25%。
由于要通过京东物流直接配送到各县级单位，因此要根据各单位的需求数
量分别下单。以玉环公司为例，在京东前台需下 10个数量的单子，如下图
所示，之后进入购物车内的显示界面，此时已启动库存锁定，如下图 所
示。
图 采购下单填报示意图（案例 2）
图 启动库存锁定示意图（案例 2）
之后，需要选择玉环公司收货人员的收货地址，如下图 所示，如此逐
一完成 7家单位的下单。
图 选定收货地址示意图（案例 2）
②填写《采购需求申报表（电商采购专用表）》，报部门负责人和分管领
导签字审批，如下图 所示。
图 电商采购需求申报表填写示意图（案例 2）
（3）配送收货
京东物流根据各县级局所分配的商品数量直接配送至各县局办公室，由县
局办公室相关人员负责验收货物。同样以玉环公司为例，每家县级单位的收货
人员均需填写验收单，如下图 所示。
图 电商采购物资验收单填写示意图（案例 2）
3、案例三 定制化商品采购
以定制化商品为例，营销中心需要为全地区购买一批雨伞并印上烟草的
LOGO作为宣传促销品发放给零售客户。
（1）提出采购需求：县公司将采购需求报送至市公司营销中心，营销中心
采购人员将采购需求按要求填写入《台州烟草电商采购项目需求目录》（如下
图 所示），于当月 5日前统一报送至市局（公司）企业管理处。
图 电商采购项目需求目录填报示意图（案例 3）
（2）采购下单：①在京东商城网站选择型号为 336T的天堂伞，采购数量
选择 2000，点击加入购物车，如下图 所示，之后进入购物车内的显示界
面，此时已启动库存锁定，如下图 所示。
图 采购下单填报示意图（案例 3）
图 启动库存锁定示意图（案例 3）
②采购人员在选购确定型号后，需联系京东客服，告知京东需要印制的烟
草 LOGO等相关要求。
③填写《采购需求申报表（电商采购专用表）》，如下图 所示，报部
门负责人和分管领导签字审批。
④审批后回到库存锁定界面点击提交，完成下单。
图 电商采购需求申报表填写示意图（案例 3）
（3）货款支付：由于是个性化的定制商品，无法使用账期功能，必须要先
付款，因此要通过财务的用友 NC系统提交预付款申请，通过网上银行将款项汇
入京东账号。等收到货物验收确认后通知京东开具增值税发票，收到发票后进
行报销。
（4）配送收货：个性化的定制商品需要 1个月左右的时间筹备制作，制作
完成后，京东物流将会根据营销中心提供的客户地址列表直接将所购商品配送
至各县零售客户。
（三）项目主要成果
互联网+的时代，电商采购不只是一个搭建网络采购平台、补充线下采购的
工具和手段。以基础采购为切入点，结合电商平台强大的物流配送体系、稳定
的供应链体系、庞大的数据库体系，不断进行业务创新和资源整合，有针对
性、有目标地延伸互联网触角，为烟草行业提供一个完整的采购供应链生态
圈。
1、创新性方面
电商采购项目的创新性主要体现在货款支付、产品自营、库存锁定、专属
平台等四个方面。
（1）货款支付环节。电商采购开展过程中最大的难点在货款支付环节。普
通消费者可以通过多种形式实现货款支付，但是对于企事业单位来说，这些方
式或多或少都存在着局限性。如转账付款，需要在订单生成后马上网银转账，
这样会产生预付账款，不利于资金安全。
线上付款的话，需要在电商平台设置专用的资金结算账户，企业账户无法
与电商平台对接。若用个人的银行卡通过预先借款的方式支付，会存在私设小
金库等廉情风险；还有个支付方式是线下的货到付款，货到付款可以选择支付
现金或者用 POS机刷卡，但现金支付只适用于小额货款，POS机刷卡需要办理
企业商务卡，目前财务政策上不允许。如何解决支付问题是电商采购过程中最
需要攻克的难题。这个难题也制约了很多企事业单位进行电商采购。
目前，大部分的电商企业客户都是使用下单后立即转账支付或者货到刷卡
的方式支付的。针对烟草行业严格的财务规定，很难在货物验收前付款，尤其
是需要安装调试的家电类物资更是需要有一定的安装调试期，检查运行无误后
才能付款，否则在付款后发生退换货情况，财务上将很难走通。
针对这个情况，特提出“账期”概念，并且与电商签订协议，确定了“在
发货之日起 45个日历日内通过转账支付完成货款结算”的结算方式。即每一笔
订单，都可以在收到货物，验收完毕并且收到电商开具的增值税发票后再通过
网上银行转账支付，只要总时间不超过 45天均有效。
通过“账期”，解决了无法预支货款的问题，规避了企业的资金使用风
险，符合财务规范的要求，也是该项目最大的亮点和创新点。
（2）自营产品。为了保证在电商平台上采购的产品均为正品，规定采购部
门在采购时必须选择电商自营产品。电商的自营产品通常情况下均有相关的品
牌授权书，从而能最大程度的保证产品质量。
同时，中选的电商供应商在同类型的电商平台中具有较高的资质条件和较
大的自营规模，因此能提供品类丰富的可选自营产品：既有大件的电器设备，
如电视机、电脑显示器等，也有小零散的日用品、办公耗材，如洗手液、卫生
纸、书写笔等，能满足采购部门个性化、分散化的采购需求，包括福利类商品
也可通过电商采购实现。选择自营产品另一个好处是能保证所购的产品均能由
电商提供增值税发票，解决了财务报销的后顾之忧，同时自营产品的售后服务
由电商企业专属客服全程负责，避免了售后服务不到位的问题。
对一些需要安装调试的电器类产品，一般是到货后再由电商企业联系品牌
厂家进行安装调试。不同品牌和类别的产品，其安装调试及收费情况各不相
同，需要遵照品牌厂家的有关规定。
（3）与电商企业签订了“库存锁定”协议。库存锁定，是指采购人员在电
商页面搜索确定商品加入购物车后，在需求部门未完成下单前，电商企业必须
在仓库中为其锁定这批商品，而不能随意调拨这批商品为其它所用。需要注意
的是，“库存锁定”期间，商品本身的价格也会保持在加入购物车时的价格。
在“库存锁定”期间，需求部门可以将填写完成的《采购需求申报表（电
商采购专用表）》上报审批，而无需担心在审核期间因为商品价格和数量等的
变动而导致《申报表》无效，需要重复审批。
启动“库存锁定”后，3天内保证有效的货源供应，7天内产品的价格不
变，即从预下单到完成内部审批，至少有 3天的富余时间。在采购量比较大的
情况下，也可以提前与电商客服沟通，让其为我们调配产品，保证货源充足。
（4）定制企业专属平台。由电商平台为企业提供专属的采购平台，定制专
属的采购页面，为全省商业系统提供一站式电商采购服务。企业专属采购平台
有几个明显的特征：
①提供私人化、独立性的采购专属页面，有明显的采购主体特征；
②按需授权账户，可以形成省、市、县三级采购账号，每个采购账号都可
以独立选取物资实行采购，同时，上一级采购账号还可以对下一级采购账号的
采购记录进行数据查看、统计和分析，形成有效的管控和监督。
③可以按客户需求定制购买产品的范围，使得专属平台上显示的商品均为
自营产品，且产品种类即为采购部门可以购买的产品范围，如只显示办公耗
材、IT耗材、电器设备及日用品等产品。如有采购需求的变更或调整，则可以
进行相应修改。
④登录专属平台采购页面后，商品显示的价格即为优惠后的协议价。
⑤专属平台上的订单数据记录详实，并有完整的数据分析报告，通过账户
权限可以进行有效的调取。
⑥终端可以直接下单，减少前期咨询等环节流程，无需人力沟通，后台系
统可以自行开票， 减少人为操作，缩短寄送时间。
2、实践性方面
自 2014年 10月开始，经过近两年的应用实践，电商项目不断改进优化并
形成规范化的行业电商采购公开招标机制，于 2015年底推广至全省烟草商业系
统。整个项目涉及企管处、财务处、信息中心、监察处等各职能部门以及办公
室、配送中心、7个县公司等多个采购部门和单位，项目组成员 10余人，项目
主要参与人员 50余人，全地区跨单位、跨部门全员参与电商采购活动，最终形
成了一套较为完备和有效的规范性文件，对电商采购的服务要求、环节节点、
操作流程进行了细致梳理和定义，并通过内控监管和供应商评价机制，确保了
项目整体规范、严谨、高效的运行。
其中，制度文件包括：《台州市烟草系统电商采购管理暂行规定》、《电
商采购管理工作程序》、《台州市烟草系统电商采购申报及磋商事宜管理办法
（暂行）》；表单包括：《台州烟草电商采购项目需求目录》、《台州烟草电
商采购项目汇总表》、《电商采购专用电脑使用登记表》、《台州烟草电商采
购项目满意度测评表》等，对电商采购的各个流程程序、操作环节和相应监管
措施作出了详细的制度规定。电商采购项目全省推广后，省局（公司）在台州
已有规章制度的基础上出台了《浙江省烟草专卖商业系统电商采购管理暂行规
定》，对全省的电商采购行为进行统一的规范管理。
在相关的制度和流程出台后，全省、全市分别组织了分层分类覆盖全员的
培训，确保规范落地执行。整个电商项目全程由项目团队自主实施，体系架构
科学完整、规章制度全面规范，经过近两年的有效应用，实践效果明显。
3、示范性方面
电商采购项目在行业中具有显著的示范效果，其先进性主要体现在可促进
建立省、市、县三级采购管理体系，形成“定制-直邮”的市场活动与零售户奖
励机制，不定期企业专场促销活动的员工福利与优惠，为决策信息提供有效的
数据支撑等方面，可被行业广泛应用，有巨大的推广价值（目前已推广情况可
见附件）。
（1）促进省、市、县三级采购管理体系的建立
烟草电商采购专属平台的开通，将全省 75个市县公司/分公司的采购工作
都放在同一个网站上完成，且所有采购的物资都是同一个价格、同一个效率、
同一种结算方式。这种既集中又分散灵活的采购模式，不仅实现了省、市、县
三级单位在同一电商平台上开展集中采购的规模化效益，还实现了“省对市、
县”，“市对县”母子账号的实时监控和统筹管理，使省、市、县三级采购主
体采购行为和采购项目执行情况能在系统中统一呈现，真正促进了省、市、县
三级采购管理体系的建立。
图 电商采购平台示意图
同时，全省互联网+商业系统搭建完成后，三级采购管理体系还可以与五大
平台之二“综合管理平台”以及“数据分析平台”形成对接，共享数据，以对
管理决策形成有效的信息支撑。
（2）形成“定制-直邮”的市场活动与零售户奖励机制
烟草行业在品牌卷烟的市场推广活动中，不可避免地需要进行宣传促销工
作，因此，我们可以将零售客户奖励与电商采购平台对接。双方对接成功后，
全省烟草系统可以在电商平台统一或分散定制多元化产品，加印 LOGO甚至委托
加工烟草特色产品，作为零售客户的奖励产品直接邮寄至零售客户手中；同
时，零售客户也可以凭借卷烟销售积分等，从电商平台采购差别化、个性化的
奖励商品。这不仅提高了卷烟宣传促销效率，达到卷烟市场推广的效果，还可
以引发零售客户的新奇感、提升客户忠诚度。
图 渠道奖励（定制化、积分换购）示意图
（3）不定期企业专场促销活动的员工福利与优惠
电商平台还可以在专属平台上提供不定期的不同品牌、不同品类产品的企
业专场促销。企业专场促销由电商平台联合品牌厂商共同打造，促销活动的后
续服务和售后等均参照一般物资采购的产品质量、服务和售后标准提供，不存
在售后跟不上、质量有欠缺等问题。
企业专场促销只针对于企业客户，活动的品牌、产品不固定，但是价格低
于电商平台上日常显示的价格，优惠幅度也大于普通消费者的促销活动。专场
促销时，将折扣的品牌产品放在企业专业专属平台页面上，并由电商客服联系
企业告知活动详情。企业客户可以根据采购需求直接购买，也可以作为单位员
工的福利进行统一购买，并为员工发放。
同时单位员工还可以统一注册个人账户，为每位员工提供个人电商账号，
通过该账号登录电商平台即可以享受所有产品的个人 VIP客户折扣，在品牌专
场促销时，还有更高程度的优惠；同时，员工还可以在平台上进行福利产品的
团购，福利产品可以差别化、个性化，每位员工都可以有不同的产品选择和组
合，确定以后可以直接邮寄至每位员工的家中。
图 员工福利采购示意图
（4）为决策信息提供有效的数据支撑（大数据的分析与应用）
全省实行电商采购后，将产生大量的采购一手数据，通过专属采购平台自
带的数据分析系统可以实现对全省采购数据智能化处理，形成有效的决策支持
信息，为优化采购策略、完善采购管理提供科学的决策服务。
①促进对标指标提升
2016年以来，全省系统深入开展对标活动，以打破地区边界、搭建一体化
平台的思路推动县级局（分公司）分层分类对标工作。在 64家单位同场竞技的
平台上，对标指标的提升与下降、管理效益的排名与进步都纤毫毕现，台州通
过大力推进落实对标指标项目化，攻克费用管理难题，致力于实现对标指标同
比提升或同组进步。
电商采购项目既是促进费用下降的一项重要管理措施，也是为促进对标指
标提升的重要精益改善课题。通过电商采购的实施与推广，进一步节约采购经
费，降低全市可控费用、管理费用、销售费用、物流费用的支出，从而促进
“两项费用占经营毛利的比重”、“两项费用率”、“可控费用占两项费用的
比重”等县级局（分公司）对标指标的提升以及“成本费用利润率”、“三项
费用率”等地市级公司对标指标体系的提升，电商采购对标指标的影响主要如
下表 所示：
表 电商采购对对标指标的影响
指标体系 影响指标 影响内容明细
1.两项费用占经营毛
利的比重
1）管理费用：办公费、低值易耗品摊销、中介费、劳动保护
费、折旧费、专卖管理经费、其他费用；
2）销售费用：业务宣传费、办公用、低值易耗品摊销、中介
费、劳动保护费、其他费用；
2.两项费用率
1）管理费用：办公费、低值易耗品摊销、中介费、劳动保护
费、折旧费、专卖管理经费、其他费用；
2）销售费用：业务宣传费、办公用、低值易耗品摊销、中介
费、劳动保护费、其他费用；
县级局（分公
司）分层分类
对标指标体系
3.可控费用占两项费
用的比重
1）可控费用：业务宣传费、办公费、低值易耗品摊销、中介
费、劳动保护费、其他费用；
2）管理费用：办公费、低值易耗品摊销、中介费、劳动保护
费、折旧费、专卖管理经费、其他费用；
3）销售费用：业务宣传费、办公用、低值易耗品摊销、中介
费、劳动保护费、其他费用；
1.成本费用利润率
1）管理费用：办公费、低值易耗品摊销、中介费、劳动保护
费、折旧费、专卖管理经费、其他费用；
2）销售费用：业务宣传费、办公用、低值易耗品摊销、中介
费、劳动保护费、其他费用；
2.单箱经营管理费用
1）管理费用：办公费、低值易耗品摊销、中介费、劳动保护
费、折旧费、专卖管理经费、其他费用；
2）销售费用：业务宣传费、办公用、低值易耗品摊销、中介
费、劳动保护费、其他费用；
3.三项费用率
1）管理费用：办公费、低值易耗品摊销、中介费、劳动保护
费、折旧费、专卖管理经费、其他费用；
2）销售费用：业务宣传费、办公用、低值易耗品摊销、中介
费、劳动保护费、其他费用；
4.单箱物流费用
物流费用：办公费、低值易耗品摊销、中介费、劳动保护
费、折旧费、其他费用；
地市级公司对
标指标体系
5.物流费用占销售收
入比重
物流费用：办公费、低值易耗品摊销、中介费、劳动保护
费、折旧费、其他费用；
②指导采购决策
电商数据分析平台可以实时监测省、市、县三级采购主体采购行为和采购
项目执行情况，从而实时掌握电商采购的资金使用情况、物资类别情况、采购
质量、采购时效等采购评价指标，具体如下表 所示。
表 电商采购数据分析内容和指标表
序
号
内容 比较分析值/指标 含义 备注
电商采购资金横
向比较
横向比较各市、县公司的采购
资金使用情况
各市之间、各县之间相互比较
电商采购资金趋
势分析
纵向比较省/市/县公司各阶段
的采购资金使用情况
省/市/县的历史数据比较
线上、线下采购
资金占比
同个项目在线上和线下采购的
资金占比
仅选取涉及电商采购的项目
1
采购资金
使用情况
采购资金节约率
[（线下采购成本-线上采购成
本）/线下采购成本]×100%
选取线上、线下同时具备且规
格、型号相同的产品进行比较
电商采购资金结
构（按物资类别）分
析
不同物资类别（项目）在电商
采购总资金中的占比
/
电商采购物资结
构分析
不同价位的物资采购种类/品
种占比和采购额占比情况
价位可根据实际情况划分2
采购物资
类别情况
电商采购重点类
型物资采购量分析
横向比较各市、县公司的重点
类型物资采购量/增长率；
纵向比较省/市/县公司各阶段
的重点物资采购量/增长率；
将物资采购分为接待用品、福
利用品、宣传促销品等若干需
重点关注的类型；
订单出错率
（一定周期内出错的订单数量
/订单总量）×100%
包括主观、客观原因造成的下
单出错、发票出错等
订单合格率
（一定周期内的合格订单数量
/订单总量）×100%
单笔订单中未出现不合格产品
的记为合格订单
3 采购质量
订单退/换货率
（一定周期内产生的退/换货
订单数量/订单总量）×100%
包括主观、客观原因造成的退
/换货
订单平均完成时
间
单笔订单从发起审批到付款完
成的平均时间
/
订单平均采购时
间
单笔订单从发起审批到收货的
平均时间
/
下单效率
单笔订单从发起审批到下单的
平均时间
/
4 采购时效
平均配送时间
单笔订单从下单到收货的平均
时间
/
采购满意度
各采购单位/采购部门满意度
评价情况
样本数据来自《电商采购项目
满意度测评表》
5 采购评价
供应商评价
供应商单次评价和年度评价情
况
样本数据来自《供应商单次采
购评价表（物资类）》和《供
应商年度评价汇总表》
为了直观的分析解读电商采购的相关指标，下面我们就选取几个数据进行
分析解说，其余内容由于篇幅有限就不再模拟数据进行一一赘述。（以下数据
均为模拟数据，仅作总体分析之用，不可代入实际）
A.采购资金使用情况
a.电商采购资金横向比较。电商采购资金横向比较，指的是对各市、县公
司发生的电商采购资金进行月度、年度统计后再进行各市之间、各县之间的相
互比较，以分析对比各市、县公司的电商采购实施情况。
图 电商采购资金横向比较示意图 a
如上图 所示，201X年 X月，全省各地市公司的电商采购资金情况。
在这个月份，有近一半的地市公司（含省本级）的采购额和同比增长幅度都在
水平线以上，尤其是某些地市公司，远超过平均水平。这说明，全省在推广电
商采购后，各地市公司均进行了有效的尝试，电商采购在全省已基本发展成
型，通过电商平台进行物资采购已逐步常态化。各地市公司明显的采购支出也
意味着电商采购在全省物资采购管理中发挥越来越重要的作用。
b.电商采购资金趋势分析。电商采购资金趋势分析，指的是对各市、县公
司发生的电商采购资金进行月度、年度统计后进行历史数据之间的纵向比较，
以分析各市、县公司的电商采购实行发展情况。
对各地市公司来说，年度历史数据的比较更能看出电商采购实行后的发展
情况，这是因为月度历史数据会存在上文提到的因为新立项项目出现而导致的
明显波动，呈现不规律变化的趋势，而年度采购项目、尤其是涉及到电商采购
的物资类项目会相对固定，因此更能体现出电商采购金额的持续增长（前期会
有明显的增长，等电商采购发展成熟后会呈现相对稳定的变化趋势）。这种年
度的增长更能体现电商采购工作所取得的明显进步，也侧面反映了电商采购的
不断成熟、采购范围的逐步扩大。
c.线上、线下采购资金占比。线上、线下采购资金占比，指的是同个项目
分别在线上采购和线下采购的资金占比。为稳妥起见，所有可实行电商采购的
项目（办公耗材、IT耗材、电器设备及日用品等通用物资类采购项目）都是采
取“两条腿走路”的模式，即同个项目既可通过线下实体店或供应商库进行采
购，也可通过线上电商平台采购，两者互为补充，避免可能出现的风险。
图 线上、线下采购资金占比示意图
如上图 所示，201X年，XX公司实行电商采购后，线上、线下的采购
资金对比情况。从图中下半部分可以看到，线上采购在这 8个项目的采购总额
中占到了近 40%，尤其是办公用品采购项目，有 65%的采购额都是线上采购的。
从图中上半部分可以看到，线上采购的同比增长率远高于线下水平，几乎每个
项目都比去年更多的使用电商平台进行采购。这说明，电商采购已成为重要的
采购模式之一，在物资采购管理中发挥了很大的作用，并且愈发地显现出其优
越性（可从同比增长情况看出），尤其在某些同质性较强、需经常性采购的通
用类物资项目中，逐渐占据了主导地位。
d.采购资金节约率。采购资金节约率，指的是同个规格、型号的产品在线
上电商平台采购相比线下实体店采购所节约的资金比率。由于品牌制造商为了
避免同个产品在线上、线下不同分销商之间的恶意竞争，通常会错开线上、线
下的供货品类、规格等，因此资金节约率的数值仅选取那些线上、线下同时具
备且规格、型号相同的产品进行比较。
图 电商采购资金节约对比示意图
注：X轴表示的是各采购项目的资金节约率，Y轴表示的是各采购项目的电商（线
上）采购占比[线上/（线上+线下）]，气泡图的大小表示的是各采购项目的采购额
（线上、线下采购额之和）。资金节约率越高，电商采购占比越大，采购额越多，所
节约的资金也越多。
如上图 所示，201X年，XX公司实行电商采购后，在每个采购项目上
的资金节约对比情况。这一年，该公司实行的日用品、办公家具等 8个物资采
购项目中，最少的节约了 8%的采购资金，最多的资金节约率甚至达到 39%，8
个项目的平均资金节约率为 23%。一般而言，电商平台由于减少了很多中间环
节，节约了很多中间成本，其产品的价格会明显低于实体店价格，因此通过电
商采购，能有效节约采购资金。
B.采购物资类别情况
a.电商采购资金结构（按物资类别）分析。电商采购资金结构（按物资类
别）分析，指的是不同物资类别（项目）在电商采购总资金中的占比。从这个
指标可以看出不同类别的物资在电商平台上采购资金分布情况的。
b.电商采购物资结构分析。电商采购物资结构分析，指的是通过电商平台
采购的不同档位单价的物资其采购种类/品种占比和采购额占比情况。这个指标
既可以分析整体的物资结构情况，也可以分析不同项目的物资结构情况。
c.电商采购重点类型物资采购量分析。电商采购重点类型物资采购量分
析，指的是接待用品、福利用品、宣传促销品等若干需重点关注的物资类型的
采购量情况。这个指标可以从横向比较各市、县公司的重点类型物资采购量和
增长率情况；也可以从纵向比较省/市/县公司各阶段的重点类型物资采购量和
增长率情况，即对历史数据进行趋势比较。
图 电商采购重点类型物资（宣传促销品）采购情况示意图
如上图 所示，201X年，全省地市公司宣传促销品在电商平台上的采
购情况。这一年，全省电商采购宣传促销品总额达到 981万元，较上年减少
210万元。当年采购额最大的是宁波，丽水最少。结合各地市公司的平均增长
率情况，各地市公司均有不同幅度的下降，平均降幅达到 %，其中衢州降
幅最大，宁波降幅最少。这说明，全省在推广电商采购后，各地市公司均在电
商平台进行了宣传促销品的采购，且促销品的采购呈现逐年下降趋势。通过数
据分析，可以监测接待用品、福利用品、宣传促销品等若干需要重点关注的物
资各地市公司的采购情况和发展情况，从而为重点物资采购批复政策提供决策
依据。
C.采购质量
a.订单出错率。订单出错率，指的是一定周期内出错的订单数量在订单总
量中的占比情况。这个订单出错包括主观、客观原因造成的下单出错、发票出
错等。该数据可通过每月、每季度、每年进行全市、全省统计，以评价电商企
业提供的服务情况。
b.订单合格率。订单合格率，指的是一定周期内合格订单数量在订单总量
中的占比情况。单笔订单中未出现不合格产品的记为合格订单，凡出现不合格
产品的，不论不合格产品数量，均将该笔订单记为不合格订单。该数据可通过
每月、每季度、每年进行全市、全省统计，以评价电商企业提供的服务情况。
c.订单退/换货率。订单退/换货率，指的是一定周期内产生的退/换货订单
数量在订单总量中的占比情况。由于主观、客观原因造成的退/换货现象均在统
计数据范围内。该数据可通过每月、每季度、每年进行全市、全省统计，以评
价电商企业提供的服务情况。
D.采购时效
a.订单平均完成时间。订单平均完成时间，指的是单笔订单从发起审批到
付款完成的平均时间，涵盖了从发起审批、下单、收货、收到发票、付款这五
个步骤的总时间。该数据可通过每月、每季度、每年进行全市、全省统计，纵
向、横向比较，以考察电商订单的平均完成时效情况。
b.订单平均采购时间。订单平均采购时间，指的是单笔订单从发起审批到
收货的平均时间，涵盖了从发起审批、下单、收货这三个步骤的总时间。该数
据可通过每月、每季度、每年进行全市、全省统计，纵向、横向比较，以考察
电商订单的平均采购时效情况。
c.下单时效。下单效率，指的是单笔订单从发起审批到下单的平均时间，
涵盖了发起审批、下单这两个步骤的总时间。该数据可通过每月、每季度、每
年进行全市、全省统计，纵向、横向比较，以考察采购人员进行电商订单的内
部效率，即采购人员获得领导审批并进行下单的效率。
d.平均配送时间。平均配送时间，指的是单笔订单从下单到收货的平均时
间，涵盖了下单、收货这两个步骤的总时间。该数据可通过每月、每季度、每
年进行全市、全省统计，纵向、横向比较，以考察电商物流的效率。
E.采购评价
a.采购满意度。采购满意度，指的是各采购单位/采购部门对电商采购的产
品种类、质量、价格、付款、物流配送、售后等的满意度情况，进行的是电商
平台的全面考察以及企业内部实行电商项目的综合评价，是专门针对电商采购
的综合性评价。该数据的样本值来自于《电商采购满意度调查表》，该评价表
采取“一订单、一评价”的方式，可获取较多的样本值来全面考察满意度情
况，并通过每月、每季度、每年进行全市、全省统计，纵向、横向比较电商采
购的满意度情况。
b.供应商评价。供应商评价，指的是各采购单位/采购部门对电商采购的供
应商单次评价和年度评价情况，是对供应商进行管理的一般性评价。该数据的
样本值来自于《供应商单次采购评价表（物资类）》和《供应商年度评价汇总
表》，其中供应商单次评价采取“一订单、一评价”的方式，可通过每月、每
季度、每年进行全市、全省统计，纵向、横向比较电商采购的供应商评价情
况；年度评价采取“一年度、一评价”的方式，可通过每年的全市、全省统
计，纵向、横向比较电商采购的供应商评价情况。
电商采购以解决行业传统采购“痛点”为最初目标，在发展过程中，结合
“互联网+商业系统”优势，可以不断整合行业采购系统、促销系统，同步综合
管理平台、数据分析平台，打通行业后台环节，形成完整的采购链以及省、
市、县三级管理体系。同时，借助多功能的电商采购平台，使企业与员工与零
售客户之间形成良性互动，增强企业与员工与零售客户之间的粘性。
下一阶段，我们将进一步结合“互联网+”的时代潮流，深入推进、推广电
商采购模式，在已有采购品类的基础上，扩大电商采购的内容与范围，让行业
的电商采购可以走得更远。
附：项目发表与推广情况
1、发表情况
，中国烟草市场网，刊登《浙江烟草商业系统实施精实管理推动
提升转型》一文，着重介绍台州烟草电商采购模式；
，《东方烟草报》第 4235期报道了台州烟草电商采购模式《优
化电商圈 采购变简单——浙江台州市局（公司）积极探索网络采购模式》；
，《东方烟草报》微信公众平台发布文章《试水采购“电商
化”，浙江台州烟草经验多》。
2、推广情况
2015年 1月 6日，台州烟草系统电商采购项目进行公开招标。
2015年 4月 23日，全省烟草电商采购模式试点工作经验交流会在台州召
开，为电商项目在全省推广奠定了基础。
2015年 11月 3日，全省统一的定点电商采购项目顺利招标，其采取的
“全省联动、统招分签”模式不仅实现了省、市、县三级单位在同一电商平台
上开展集中采购的规模化效益，大大提高了采购效率，还在全省范围内形成了
规则统一、公开透明、规范高效的电商采购体系。
2015年底，安徽中烟工业有限责任公司多次与台州联系，表示了对电商项
目的浓厚兴趣，并向台州烟草取经。
2016年 3月 2日，青海省（局）烟草公司派遣代表赴台州开展电商采购项
目交流。
2016年 4月 26日，全省电商采购培训在杭州召开，电商采购项目正式进
入全省推广阶段。
电商采购以解决行业传统采购“难题”为切入点，结合“互联网+商业系
统”优势，可以不断整合行业采购系统、促销系统，同步综合管理平台、数据
分析平台，打通行业后台环节，增加企业与员工与零售客户之间的良性互动，
为行业各级采购主体提供全方位的采购解决方案，形成完整的采购链生态圈以
及省、市、县三级采购管理体系，力求将行业采购带入全新的互联网时代。
