系统管理
本章主要内容
1、用户操作流程
2、启动系统管理与设置操作员
3、建立新账套
4、财务分工
5、修改账套
6、设置基础分类档案
7、会计数据备份与恢复
第一节 用户操作流程
1、新用户操作流程
如果您是第一次使用本系统，请按下图
所示步骤执行操作。
安
装
启
动
系
统
管
理
模
块
设
置
操
作
员
新
建
账
套
设
置
操
作
员
权
限
启
动
其
他
系
统
2、老用户操作流程
如果您已经使用了本系统；并且需要进
行年末结转，以便进入下一年度的处理，
请按图所示的流程执行操作。
启
动
系
统
管
理
建
立
下
年
度
账
结
转
上
年
数
据
启
动
其
他
系
统
进
行
新
年
度
操
作
第二节 启动与注册
提示：
1、系统允许用户以系统管理员 admin 的身
份，也可以账套主管的身份注册进入系统
管理；
2、第一次运行系统时，应由系统默认的管理
员 admin 进行登录，原有口令为空。
第三节 建立新账套
建立账套，即采用财务软件为本企业建
立一套账簿文件。
首次使用总账系统时，应根据企业的具
体情况进行账套参数设置。
主要包括：核算单位名称、所属行业、
启用时间、编码规则等基础参数。
账套参数决定了系统的数据输入、处理、
输出的内容和形式。
1．核算单位
通用总账系统一般允许同时为多个核算单位
记账，每个核算单位都有一套独立的完整
的账簿体系。
核算单位（用户）的一套独立的完整的账簿
体系称为账套。
每个账套用一个代码表示，称为“账套代码
”。账套代码不能重复，每一个代码与核
算单位名称是相互对应的。
2．启用日期
启用日期是指由原会计信息处理系统到新会
计信息处理系统的交接日期，即新设置的
账套被启用的时间 。
规定启用日期是为了便于确定电算化方式下
账务处理的起点，保证证、账、表数据的
连续性。
3．编码方案
编码方案是指设置编码的级次方案，这里采用群码
方案，是一种分段组合编码，每一段有固定的位
数。
编码规则是指分类编码共分几段，每段有几位。一
级至最底层的段数称为级次，每级（或每段）的
编码位数称为级长。 编码总级长为每级编码级长
之和。
可分级设置的内容有：会计科目、地区分类、客户
分类、供应商分类、存货分类、部门、成本对象、
收发类别和结算方式等。
“设置账套信息”实例 :
创建888账套：
单位名称：北京阳光信息技术有限公司；
启用会计期：2000年01月；
会计期间设置： 1月1日至12月31日。
单位名称：北京阳光信息技术有限公司
单位简称：阳光公司。
“确定编码方案”实例：
该企业的分类方案是：
• 存货分类编码级次：1223。
• 客户和供应商分类编码级次：223。
• 部门编码级次：122。
• 科目编码级次：42222。
• 其余采用系统默认值。
第四节 财务分工
财务分工，即财务权限设置是指对允许使用
财务软件的操作员规定操作权限。
在建立新账套之前，必须先指定一名“系统
管理员”，由系统管理员确定账套主管、
进行操作员的授权或撤销权限设置。
系统管理员和账套主管权限区别
系统管理员和账套主管都可进入【系统管理】，但他们进入系统后
所具有的权限是不同的，主要区别是：
第一，“账套”主要是由“系统管理员”指定，系统管理员负责整
个系统的安全和维护工作，而账套主管只负责所管账套的维护工
作。
第二，以“系统管理员”身份注册进入系统，可进行账套的管理
（包括账套的建立、引入和输出）和操作员及其权限的设置。以
“账套主管”的身份注册登录，可进行所选账套的修改和所选年
度内账套的管理（包括账套的创建、清空、引入、输出和年末结
转，所选账套的数据备份），以及该账套操作员权限的设置。
第三，只有“系统管理员”才有权限进行“账套主管”的设定与放
弃的操作，如果以“账套主管”身份登录，则对话框中的账套主
管不能进行任何操作。
第四，系统默认账套主管自动拥有全部权限，因此无须对账套主管
进行增加和删除权限的操作。如果您以账套主管的身份注册登录，
则“操作员权限设置”窗口中，只显示非账套主管的操作员。
实例
1、假设该企业的账套主管为陈明 。
系统默认账套主管自动拥有全部权限。
提示：
如果以“账套主管”身份登录，则不能进行指定新的账套
主管操作。
一个账套中只能设一个系统管理员，但账套主管可以为多
个。
2、假设该企业准备对操作员王晶进行赋权：具有制单、出
纳签字、记账、明细账、现金、银行账管理、支票登记以
及银行对账等权限。
提示：
所设置的操作员权限一旦被引用，便不能被修改或删除。
第五节 修改账套
经过运行一段时间，您如果需要更改或补充
账套信息，那么可以通过【修改账套】功
能来完成。此功能可以帮助您查看某个账
套的账套信息，也可以修改这些账套信息。
步骤：
1、 注册
2 、修改账套
第六节 设置基础分类档案
这里主要以部门档案、职员档案、客户
分类、客户档案、供应商分类、供应商档
案、结算方式、开户银行等设定为例，其
他基础信息设置将在相关模块中进行介绍。
本节案例：Word见文档
一、启动基础设置
基础信息设置（即公共基础设置）是初始化中
非常重要的一项工作，其中很多项目的设置直接关
系到软件功能能否正确、充分地被使用。
【系统控制台】功能就是用于控制整个账套的基
础设置。
实例：
账套主管陈明1月1日注册进入系统控制台，
进行基础信息设置。
二、部门档案
在会计核算中，往往需要按部门进行分类和汇总，下
一级将自动向有隶属关系的上一级进行汇总。
说明：
部门编号应符合编码级次原则。部门编号及名称必须唯一。
提示：
在进行部门档案设置时，负责人先不要输入。部门被其他
对象引用后就不能修改和删除。
练习：
请您继续完成前面提供的888账套的部门档案资料。
三、职员档案
如果您需要管理个人的信息资料，就需
要设置职员档案。
• 实例：
请您输入888账套的第一个职员档案：
（101）肖剑；所属部门：总经理办公室；
职员属性：总经理。
• 提示：
输入职员档案完毕后，请返回【部门档
案】中，通过【修改】功能补充设置负责
人资料。
• 职员被其他对象引用后就不能进行修改。
• 练习：
请您继续完成前面提供的888账套的职员档
案资料。
四、客户分类
• 当往来客户较多时，可以对客户进行分类，
以便对客户进行分类统计和汇总，便于进
行分类管理。
• 实例：
假设888账套的客户分类方案是：编码：
01，分类名称：长期客户。
• 说明：
客户分类编码必须唯一；
客户分类的分类编码必须与【编码原则
】中设定的编码级次结构相符。
• 练习：
请您继续完成前面提供的888账套的客
户分类资料。
五、客户档案
如果需要进行往来管理，那么必须将企
业中客户的详细信息录入客户档案中。
建立客户档案直接关系到对客户数据的
统计、汇总和查询等分类处理。
1、 选择客户类别
对每一个需要进行客户往来核算的会计
科目，都要建立相应的客户档案，将每一客
户的详细信息输入档案中。
• 提示：
客户档案必须在最末级客户分类下增加。
若左框中无客户分类，则将客户归入无客
户分类。
2、输入客户基本信息
• 实例：
假设888账套的某一客户档案基本资料是：编
号：001；名称：北京世纪学校；简称：世纪学校；
所属分类码：02；所属行业：事业单位；开户银
行：工商行；银行账号：7777。
• 说明：
您可根据实际情况输入有关项目，其中客户编
码、名称和简称必须输入，其余可输可不输。
3、输入客户联系信息
客户档案的联系信息包括：地址、邮政
编码、EMAIL地址、电话、传真、呼机等。
• 实例：
假设888账套的客户档案（世纪学校）
联系信息是：
地址：北京；邮政编码：100077；电
话：66666666。
4、输入客户信用信息
客户档案的信用信息包括：
1．应收余额、扣率。
2．信用等级、信用额度、信用期限、付款
条件。
3．最后交易日期、最后交易金额、最早欠
款日期、最后收款金额。
• 5、输入客户其他信息
客户档案的其他信息包括：分管部门、
专营业务员、发展日期、停用日期、使用
频度。
• 实例：
假设888账套的客户（世纪学校）其他
信息是：分管部门：市场部；业务员：宋
佳；发展日期：1998－2。
• 提示：
输入各项目后，如果不单击【保存】按钮，即
表示放弃此次增加。
• 参见：
关于设置客户档案的四个页签具体内容您想知
道更多，请参见软件中的帮助。
• 练习：
请您继续完成前面提供的888账套的客户档案资
料。
六、供应商分类
• 当供应商较多时，可以对供应商进行分类，
以便对供应商进行分类统计和汇总，便于
进行分类管理。
• 参见：客户分类设置操作步骤。
• 练习：
请您继续完成前面提供的888账套的供应
商分类资料。
七、供应商档案
若需要进行往来管理，则需将企业中供应商
的详细信息录入供应商档案中。建立供应商档案
直接关系到对供应商数据的统计、汇总和查询等
分类处理。
• 说明：
供应商档案卡片也有四个页签：基本信息、
联系信息、信用信息。其他信息。
这些信息最好录入详细一些，以便查询或系
统调用。
• 参见：客户档案设置操作步骤。
• 详细内容请查看软件中的帮助。
• 练习：
请您完成前面提供的888账套的供应商档
案资料。
八、外币种类
假如您有外币核算业务，需要进行汇率管理，
则应先定义【外币种类】。其作用是：一方面减
少录入汇率的次数和差错；另一方面可以避免在
汇率发生变化时出现错误。
• 说明：
【外币种类】功能仅提供录入固定汇率与浮动汇
率，并不决定在制单时使用的是固定汇率还是浮
动汇率，需要在总账系统的【账簿选项】中的【
汇率方式】加以设置。
九、结算方式
• 为便于管理和提高银行自动对账的效率，系统提
供了设置与银行的资金结算方式的功能，用来建
立在经营活动中所涉及到的结算方式。
• 实例：
假设888账套的某一结算方式编码：1；名称：
支票；票据管理标志：√。
• 说明：
支票管理是系统为辅助银行出纳对银行结算票
据的管理而设置的功能，类似于手工系统中的支
票登记簿的管理方式。若您需实施票据管理，则
单击该单选按钮，作对勾标记。
十、开户银行
• 开户银行功能用于维护及查询您的开户银行信息。
系统能支持多个开户行及账号的情况。
• 实例：
假设888账套的开户银行为：（001）中国工行
北京分行中关村分理处。
• 提示：
开户银行一旦引用，不能修改和删除。
第七节 会计数据备份与恢复
• 由于计算机在运行时经常会受到来自各方
面因素的干扰，如人的因素、硬件的因素、
软件或计算机病毒等因素，有时会造成会
计数据被破坏。因此【系统管理】中为您
提供了【账套输出】功能和【账套引入】
功能。
会计数据备份（即账套输出）就是将财务软件所产生
的数据备份到硬盘、软盘或可写光盘保存起来。其目的是：
长期保存；防备意外事故造成的硬盘数据丢失、非法篡改
和破坏；能够利用备份数据，使系统数据得到尽快恢复以
保证业务正常进行。
输出账套时，还可以进行账套删除，但是请慎用，因
为删除后将不能恢复。
会计数据恢复（即账套引入）是指把软盘上或硬盘上
的数据恢复到硬盘上指定目录下，即利用现有数据恢复到
最近状态。进行数据恢复（或引人）的目的是：当硬盘数
据被破坏时，用软盘上的最新备份数据恢复到硬盘；当硬
盘上某年的数据（账、证）已被删除，但又需要查询时，
用往年的数据恢复到硬盘；将系统外某账套数据引入本系
统中；有利于集团公司的操作，例如子公司的账套数据可
以定期被引人母公司系统中，以便进行有关账套数据的分
析和合并工作。
• 需要注意的是：对于有定期将子公司账套数据引入到总公
司系统中的用户，可在建立账套时就进行规划，使各公司
的账套号不一致，这样在引入子公司数据时就不会出现覆
盖其他公司账套数据的情况。
1、 会计数据备份
会计数据备份工作可经常进行，在下列情况下，
必须做数据备份：每月结账前和业务处理结束后；
更新软件版本前；硬盘需要进行格式化；会计年度
终了进行结账时（此时，软盘备份一般由系统强制
进行）。
• 实例：
输出888账套数据。
• 提示：
只有系统管理员才有权限输出账套。在删除账套
时，必须关闭所有系统模块。
2、会计数据恢复
实例：恢复888账套。
• 提示：
恢复备份数据会将硬盘中现有的数据覆
盖，容易造成错把硬盘上的最新数据变成
软盘上的旧数据，因此如果没有发现数据
损坏，一般不用进行数据恢复。如果需要
恢复往年数据时，必须先将硬盘数据备份，
保存最新的数据，再恢复往年数据。
