行政管理行政文件与办公事务管
理系统
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OA需求分析和详细设计手册（第二分册）
行政文件
和办公事务管理系统
编制：
审核：
批准：
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目录
一 编写目的...............................................................2
二 功能概述...............................................................2
2．1 公司收文.........................................................2
2．2 公司发文.........................................................2
2．3 工作请示（报告）.................................................3
2．4 工作联系单.......................................................3
三 总体构架...............................................................4
四 公司收文...............................................................5
4．1 公司收文角色定义.................................................5
4．2 公司收文流程.....................................................7
4．3 公司收文表单处理................................................13
4．3．1 收文表单.................................................13
4．3．2 收文表单处理动作.........................................15
4．4 文书信息处理....................................................19
4．4．1 收文登记.................................................19
4．4．2 辅助信息.................................................21
五 公司发文..............................................................23
5．1 公司发文角色定义................................................23
5．2 公司发文处理流程................................................24
5．3 公司发文表单处理................................................30
5．3．1 公司发文表单.............................................30
5．3．2 发文表单处理动作.........................................32
六 请示报告..............................................................35
6．1 请示报告角色定义................................................36
6．2 工作请示报告处理流程............................................37
6．3 工作请示（报告）表单处理........................................42
6．3．1 工作请示（报告）表单.....................................42
6．3．2 工作请示（报告）处理.....................................44
七 工作联系单............................................................48
7．1 工作联系单角色定义..............................................49
7．2 工作联系单处理流程..............................................49
7．3 工作联系单表单处理..............................................52
7．3．1 工作联系单表单...........................................52
7．3．2 工作联系单处理...........................................53
八 会议管理..............................................................57
8．1 部门会议申请和抢注..............................................58
8．2 公司领导批准会议................................................60
8．3 公司办秘书安排会议..............................................61
8．4 会议查见........................................................61
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一 编写目的
本报告详细描述办公自动化系统基本功能、总体构架和各项功能，供用户确
认，且提出修改意见。
二 功能概述
办公自动化系统包括公司的公司收文、公司发文、工作请示（报告）、工作
联系单的管理，仍包括之上系统运作过程中产生的文档和公司文档数据库的接口。
2．1 公司收文
公司收文，指公司的上级单位、国家管理部门、其它单位以红头文件的形式，
发给公司的事务文件。
公司收文管理系统包括“公司收文审批承办流程管理”和“公司收文信息管
理”俩部份。
“公司收文审批承办流程管理”是对公司收文的拟办、领导批示、文书分发、
部门承办过程的管理。
“公司收文信息管理”是办公室文书收到公外部文件后进行登记、提交拟办
和收文审批承办流程完成后，将文件和处理表单存入文档数据库的管理。
2．2 公司发文
公司发文是指以公司名义，向外发出的包括企业制发和翻印、复印转发的事
务文件
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公司发文包括以下类别:
上行文，公司对上级单位、政府主管部门的事务文件
平行文，公司对公司外部平级的其它单位或不相隶属单位的事务文件
下行文，公司向内部所属部门或单位的发文
公司发文系统包括“公司发文起草、审核、签发流程管理”和“公司发文信
息处理”俩部分。
“公司发文审核签发流程管理”是公司内部各种发文的起草、审核、会签、
签发、分发的流程过程的管理。
“公司发文信息管理”是文书在公司发文审核、签发流程完成后，将文件和
发文处理表单存入文档数据库的管理
2．3 工作请示（报告）
公司工作请示（报告）是公司内部各部门就某一项工作直接向公司主管领导
请示的报告所用的文件格式。
工作请示（报告）的流程管理系统是报告的起草、审核、签发、领导批示、
部门承办流程的管理以及承办部门内部承办过程的管理，同时将处理结果保存。
2．4 工作联系单
工作联系单是公司各部门之间进行工作用的文件格式。
工作联系单管理系统是对工作联系单的起草、审核、签发、答复、传阅等整
个过程的管理，同时将联系过程及处理结果保存。
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三 总体构架
办公自动化系统的总体构架如下图所示：
上图说明如下：
公司收文、发文、工作请示（报告）、工作联系单的流程中每一步的流
程信息（包括表单和附件）都随时保存在“公司流程数据库”中。“公
司流程数据库”中的信息保存一年
公司收文、发文的流程运转完成后，都需要经过文书通过“公文收文信
工作联系单
流程管理
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息管理”和“公文发文信息管理”，将流程表单和原文存入“公司文档
数据库”提供公司利用 且且永久保存。
公司收文流程管理、公司发文流程管理、工作请示（报告）流程管理、
工作联系单流程管理由公司全体员工根据自己的角色，在各环节中处理
不同的工作。
“公文收文信息管理”和“公文发文信息管理”由公司办文书使用，进
行信息处理。
四 公司收文
公司收文的审批承办的过程中，每一个环节都有一个角色来处理，每个角色
是通过处理“公司文件处理单”来完成的。
公司办文书负责公司收文的信息登记、提交办公室主任批阅。流程结束后，
文书负责将公司收文保存到公司文档数据库。
4．1 公司收文角色定义
在收文处理过程中每个环节的角色如下图所示：
上图说明如下：
文书：负责收文信息登记和原文扫描处理，登记后将收文提给办公室主
任批阅；负责根据领导的批示，提交承办、传阅或其它领导批示；负责
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文件分发；负责收文流程结束后，文件和文件处理单的归档。
办公室主任：负责批阅收文
部门领导：负责承办或传阅收文
公司领导：负责收文的批示和传阅。
4．2 公司收文流程
收文处理流程如下图所示：
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信息维护、收文登记图
往来单位信息
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4．3 公司收文表单处理
公司收文流程中每个环节的角色通过处理“核电公司文件处理单”，完成各
自的工作。各角色在处理表单时，需要填写“表单”确定本人的意见，同时执行“动
作”确定表单下一步的流向。
4．3．1 收文表单
表单形式如下图所示：
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表单中的栏目定义：
收文编号：文件的流水号，由系统自动生成。
原文号：由文书在收文登记时填写，若不填则自动生成，如：秦 ANY收
200300007 ，由“秦”+来文单位代码+“收”+年份+流水号。
收文时间：由文书填写的收文时间。
办公室批阅：办公室领导能够在此填写批阅意见。
办公室领导：文书选择“公司办公室”，批阅完成后此栏会转换成具体
批阅人员）。
领导批示：公司领导都能够在此填写批示意见（能够多人批示），批示
日期系统会自动加上。领导能够选择“快速意见”批示，也能够在填写
意见框中填写批示。
承办情况：行政收文的承办部门能够在此栏中填写承办情况
4．3．2 收文表单处理动作
各角色在进行表单处理时，表单内容填写完成后需要执行“动作”来确定表
单的去向，处理部分的形式如下图所示：
上图中各部分说明如下：
人员选择框：表单下方能够选择行政收文分发的公司领导和部门领导
提醒时间：文书能够在提交给办公室批阅或公司领导批示时填写提醒时
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间，过了期限仍没办理的系统会自动收回，文书能够提交给其他领导继
续办理
动作：比如“完成”，“退回”等动作，表示表单的流向。
传阅单：能够显示公司领导和部门领导对行政收文的传阅情况，如传阅
日期
提交：选择要执行的下一步动作后即可点击此按钮，将表单发送出去。
打印：能够打印表单，第二页是收文传阅单
提示信息：能够在其中填写信息，以供表单流向的下一个人查见且修改
收文处理流程中，每个角色在各环节中的动作如下：
文书启动收文流程：
完成：文书选择此动作然后提交后，行政收文将流转到办公室领导批
阅
撤销：文书选择此动作然后提交后，表单将被删除
办公室主任批阅：
办公室主任能够在公办文件夹下打开收文表，在表单的上方会出
现如下所见的文字，能够点击“释放”按钮，以便本部门其他领导处
理，也能够由自己来办理。
完成：办公室领导能够在表单中填写批阅意见，然后选择此动作且提
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交后，表单将流转到文书
保存：办公室领导选择此动作且提交后，表单中的信息将保存下来（保
存在自己的待办文件夹中）
退回：办公室领导选择此动作且提交后，表单将被退回给文书
文书收文处理
领导批示：文书能够在表单中选择要对行政收文进行批示的公司领导，
然后选择此动作且提交后，表单将流转到公司领导
分发：行政收文只有经过办公室主任批阅和公司领导批示后才能够被
分发给各个部门，公司领导批示后，文书能够在行政收文表单
中选择承办部门或在表单下方选择收文分发的领导，然后选择
此动作提交后，收文将被分发给部门领导承办或各领导传阅
退回：文书选择此动作且提交后，表单将被退回给办公室领导重新批
阅
领导批示
批示完成：公司领导在行政收文表单中填写批示意见后选择此动作提交，表单将流
转到文书
承办单位处长承办
保存：承办部门的领导选择此动作且提交后，表单中的信息将保存下
来（保存在自己的待办文件夹中）。
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交办：承办部门的领导能够在表单中选择承办的科长或普通人，然后
选择此动作且提交后，行政收文表单将发送给交办人办理。
完成：承办部门的领导在表单中填写承办意见，然后选择此动作且提
交后，表单将发送给文书以结束行政收文流程。
承办单位科长承办
保存：科长选择此动作且提交后，表单中的信息将保存下来（保存在
自己的待办文件夹中）
交办：科长选择承办的普通人，然后选择此动作且提交后，行政收文
表单将发送给交办人办理
完成：科长在表单中填写承办意见，然后选择此动作且提交后，表单
将被返回给交办的本部门领导
承办单位普通人员承办
保存：普通人选择此动作且提交后，表单中的信息将保存下来（保存
在自己的待办文件夹中）
交办：普通人不能再往下交办
完成：普通人在表单中填写承办意见，然后选择此动作且提交后，表
单将被返回给交办的科长（如果承办不经过科长，则直接返回
给交办的本部门领导）
文书结束流程
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完成：文书选择此动作且提交后，行政收文流程结束。
4．4 文书信息处理
文书信息处理包括收文登记、收文登记信息维护。其中收文登记是在文书收
到文件后将文件的目录信息输入计算机，收文登记信息维护是维护收文登记时需
要的辅助信息，包括人员信息、往来单位信息。
4．4．1 收文登记
文书在接到收文后，需要进行收文登记，登记方式如下图所示：
上图各栏目的说明如下：
收文号：收文号是流水号，由系统自动生成
收文日期：请按照提示的日期格式填写
行文号：如果不填，系统会自动生成行文号，如：秦 ANY收 200300007
由“秦”+来文单位代码+“收”+年份+流水号组成
单位代码：文书在下拉框中选择一个单位代码后，会在“来文单位”框
中自动显示来文单位的名称
来文单位：文书也能够手工输入单位名称，系统会自动进行查询，从数
据库中查找出最接近的来文单位代码且显示在“单位代码”的下拉框中，
加快了文书选择来文单位的速度
在维护收文目录信息时，文书能够进行如下操作：
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增加：文书填写信息后，点击此按钮以增加行政收文
修改：文书在界面下方的列表中选择一个收文后，被选中的收文的信息
将反映到上方的表格中，文书修改原有信息后，点击此按钮能够修改所
选的收文记录
删除：文书在界面下方的列表中选择一个收文，然后点击此按钮能够删
除所选的收文记录
启动：文书在界面下方的列表中选择一个收文，然后点击此按钮能够启
动收文表单，通过他能够发起一个收文流程，也能够打印收文的传阅信
息单
详细信息：文书在收文登记界面下方的列表中选择一个收文，然后点击
此按钮能够查见此收文的详细信息
发布：文书在收文登记界面下方的列表中选择一个收文，然后点击此按
钮能够进入行政收文的发布界面
查询：文书能够填写查询条件，然后点击“查询”按钮，系统会查找出
最符合的行政收文记录且在列表中列出
点击详细信息后，文书能够进一步操作如下“收文详细信息”界面：
4．4．2 辅助信息
收文的辅助信息包括人员和往来单位信息，辅助信息是由信息文档处人员进
行维护。
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人员维护界面如下图所示：
姓名：人员的姓名
编号：和人员姓名相同，但不能有重名，能够在名字后加 1或 2以示区
别
部门：从下拉框中选取（若为公司领导，请选择“公司”）
岗位：是为流程中的特定角色设立的，如“总务”的岗位能够安排会议
室，“总务”只设一名
文件管理：如果是行政收文的文书，请在它的方框后打勾，“文件管理”
只设一名
文件批阅：如果是办公室领导，请在它的方框后打勾
文件秘书：如果是秘书科秘书，请在它的方框后打勾，“文件秘书”只
设一名
之上界面的操作方法如下：
查询：填好查询条件，然后点击此按钮，能够查询出符合条件的所有人
员
增加：填写好人员信息后，点击此按钮能够增加人员
修改：在人员列表中选择一个人员，他的信息将反映到上方的信息栏中，
修改其中的内容然后点击此按钮完成对选中人员的信息修改
删除：在人员列表中选择一个人员，然后点击此按钮能够删除选中的人
员
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往来单位维护如下图所示：
对于往来单位，系统管理员能够进行如下操作
增加：填写单位编号和名称，然后点击此按钮以增加一个单位记录
修改：选择一个单位记录，它的信息将反映到空白框中，修改后点击此
按钮以修改所选单位记录（若此单位已被使用，则不允许修改，以免丢
失数据）
删除：选择一个单位记录，点击此按钮能够删除所选单位记录（若此单
位已被使用，则不允许删除，以免丢失数据）
查询：在空白框中填写查询条件，然后点击此按钮，系统会查出相接近
的单位记录
五 公司发文
公司发文的审批签发的过程中，每一个环节都有一个角色来处理，每个角色
是通过处理《公司发文稿纸》来完成的。
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5．1 公司发文角色定义
公司发文处理过程中，每个处理环节的角色如下图所示：
上图说明如下：
普通员工，起草发文，指定会签人，且提交部门领导审核
秘书，审核部门发文，指定会签人、签发人
公司办文书，发文信息登记，套红、分发
部门领导，审核发文，且提交会签；会签发文，内部传阅
公司领导，签发或会签发文
5．2 公司发文处理流程
公司发文处理流程如下图所示：
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5．3 公司发文表单处理
公司发文流程中每个环节的角色通过处理《核电公司发文稿纸》，完成各自
的工作。各角色在处理表单时，需要填写“表单”确定本人的意见，同时执行“动
作”确定表单下一步的流向。
5．3．1 公司发文表单
公司发文表单格式如下图所示：
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上图中个栏目的说明如下：
紧急程度：行政发文的紧急程度
密级：行政发文的密级
行文号：发文表单上方仍能够填写行文号
签发和日期：表单中的签发框中表示行政发文签发的公司领导，日期表
示公司领导电子签发时的日期
会签：会签栏中显示行政发文的会签部门领导
办公室审核：显示办公室主任或秘书科秘书及审核完成的日期
主办部门核稿：行政发文发起的部门领导
主办部门：行政发文发起的部门
电话：联系电话
拟稿人和日期：行政发文的拟稿人和拟稿日期
标题、附件和主题词：行政发文的标题、附件和主题词
主送和抄送：行政发文的发起部门和秘书能够填写发文主送或抄送的部
门或单位
发文日期：文书将行政发文的分发给各领导或部门的日期
份数：行政发文的总份数
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张数：行政发文的总页数
打字、校对和复核：行政发文的打字、校对和复核人
5．3．2 发文表单处理动作
各角色在进行表单处理时，表单内容填写完成后需要执行“动作”来确定表
单的去向，处理部分的形式如下图所示：
上图说明如下：
动作：比如“完成”，“退回”等动作，表示表单的流向。
提交：选择完动作后即可点击此按钮，将表单发送出去。
打印：能够打印表单
提示信息：能够在其中填写信息，以供表单流向的下一个人查见且修改
公司发文处理流程中，每个角色在各环节中的动作如下：
普通人员拟稿
附件：发文表单中第一个附件表示带痕迹保留功能的 word模板，它能
够由秘书科秘书或文书删除
完成：拟稿人在表单中选择核稿的部门领导，然后选择此动作且提交
后，表单将流转到核稿人
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保存：拟稿人选择此动作且提交后，表单中的信息将保存下来（保存
在自己的待办文件夹中）
返回：拟稿人选择此动作且提交后，表单将被删除
部门领导核稿
提交：核稿领导能够在表单中选择会签的部门领导，然后选择此动作
且提交后，表单将流转给各个会签部门领导
退回：核稿领导选择此动作且提交后，表单将被退回给发文的拟稿人
办公室秘书审核
领导会签：秘书科秘书能够在表单中选择会签的公司领导，然后选择
此动作且提交后，表单将流转给会签的领导，如果选择了办公
室主任审核则先审核
领导签发：秘书科秘书能够在表单中选择签发的公司领导，然后选择
此动作且提交后，表单将流转给行政发文签发的公司领导
退回：秘书科秘书选择此动作且提交后，表单将被退回给发文部门的
核稿领导
公司领导签发
签发：公司领导能够在表单中选择签发且提交后，表单将流转给文书
退回：公司领导选择此动作且提交后，表单将被退回给秘书
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文书发文处理
分发：文书选择此动作且提交后，表单将流转到给各个领导或部门领
导
保存：拟稿人选择此动作且提交后，表单中的信息将保存下来（保存
在自己的待办文件夹中）
部门内公司发文传阅
处室负责人完成传阅工作后执行如下动作
完成：完成对行政发文的传阅（文件将被保存在自己的收文箱中以便备查）
继续传阅：在表单下方的人员表中选择传阅的人员（本部门的人员）且放入抄送
人员栏中，然后将任务发送给其他人传阅（文件也会保存在自己的收文箱
中以便备查）
科室领导完成传阅工作后执行如下动作
完成：完成对行政发文的传阅（文件将被保存在自己的收文箱中以便备查）
继续传阅：在表单下方的人员表中选择传阅的人员（本部门的普通人员）且放入
抄送人员栏中，然后将任务发送给普通人员传阅（文件也会保存在自己的
收文箱中以便备查）
普通人员完成传阅工作后执行如下动作
完成：完成此对行政发文的传阅（表单将被保存在自己的收文箱中以便备查）
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继续传阅：普通人不能再往下继续传阅
六 请示报告
各部门请示报告的审批签发的过程中，每一个环节都有一个角色来处理，每
个角色是通过处理《核电公司工作请示（报告）》来完成的。
6．1 请示报告角色定义
请示报告的角色定义如下图所示：
上图说明如下：
普通人员，根据部门领导的指示，撰写工作请示（报告）。
科长，根据部门领导的指示，撰写工作请示（报告）。校核普通人员提
交的工作请示报告。
部门领导，签发科长或普通人员提交的请示报告。
秘书，收到请示报告后，审核请示报告的主送和抄送单位。接到领导批
示后，根据批示确定报告的承办单位和阅知单位。
公司领导，批示或阅知请示报告。
6．2 工作请示报告处理流程
工作请示报告处理流程如下图所示：
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6．3 工作请示（报告）表单处理
工作请示（报告）流程中每个环节的角色通过处理《核电公司工作请示（报
告）》，完成各自的工作。各角色在处理表单时，需要填写“表单”确定本人的意
见，同时执行“动作”确定表单下一步的流向。
6．3．1 工作请示（报告）表单
工作请示（报告）表单形式如下图所示：
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上图中各栏目的说明如下：
主送：请示报告的发起部门能够选择请示报告主送的公司领导
编号：如 IDA20030025，是由部门编号+年份+序号组成。编号在拟
稿人处不显示出来，在提交时由系统自动生成，编号在流程的下
一个人的表单中显示出来。
抄送：请示报告抄送的领导和部门能够在表单下方的选择框中选
择，选择后即可显示在表单中
编制部门：是系统判断且自动生成的
事由和内容：能够由编制部门的拟稿人、核稿人或部门负责人填
写
领导批示：公司领导在此栏中填写批示
承办单位：由秘书科秘书根据领导的批示等信息进行选择，能够
是公司内的各个部门
承办情况：由承办部门的部门领导、科室领导或普通人填写
承办日期：承办人填写承办意见且完成提交时的日期
签发日期：承办部门的领导完成提交时的日期，请示报告将流转
到秘书科秘书完成。
表单下方的日期：表示请示报告的发起部门领导提交给秘书科秘
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书的日期，是系统自动生成的
拟稿人：公司内的任何人均可拟稿且发起请示报告
核稿人：拟稿人所在部门的任何人均可对请示报告进行核稿
部门负责人：拟稿人所在部门的处长和科长均能够签发请示报告
6．3．2 工作请示（报告）处理
各角色在进行表单处理时，表单内容填写完成后需要执行“动作”来确定表
单的去向，处理部分的形式如下图所示：
上图说明如下：
动作：比如“提交核稿”，“提交签发”，“撤销”等动作，表示表单的流
向。
提交：选择完动作后即可点击此按钮，将表单发送出去。
打印：能够打印表单
提示信息：能够在其中填写信息，以供表单流向的下一个人查见且修改
请示报告处理过程中的每个环节中，各角色的处理方式如下：
普通人员起草请示（报告）
提交核稿：拟稿人选择此动作且提交后，表单将流转到核稿人处核稿
提交签发：拟稿人选择此动作且提交后，表单将流转到签发人处签发
保存：拟稿人选择此动作且提交后，表单中的信息将保存下来（保存
在自己的待办文件夹中）
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撤销：拟稿人选择此动作且提交后，表单将被删除
科长核稿
提交签发：核稿人选择此动作且提交后，表单将流转到部门负责人处
签发
退回：核稿人选择此动作且提交后，表单将退回给拟稿人
部门领导签发
提交：部门负责人选择此动作且提交后，请示报告将提交到秘书科秘
书
退回：部门负责人选择此动作且提交后，表单将退回给核稿人（若没
有核稿人则退回给拟稿人）
撤销：部门负责人选择此动作且提交后，表单将被删除
办公室秘书审核
领导批示：秘书科秘书选择此动作且提交后，请示报告将提交给公司
领导
分发：公司领导批示完请示报告后，秘书能够在表单中选择承办的部
门，仍能够在表单的下方选择抄送的领导或部门，然后秘书选
择“分发”动作且提交后，表单将分发给承办部门和抄送部门
退回：秘书科秘书选择此动作且提交后，表单将被退回给请示报告发
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起部门的签发人
公司领导批示
保存：公司领导选择此动作且提交后，表单中的信息将保存下来（保
存在自己的待办文件夹中）
完成：公司领导选择此动作且提交后，表单将会提交给秘书科秘书，
秘书将根据领导的批示决定表单的流向
部门领导承办
请示报告的承办部门领导在处办文件夹中能够打开请示报告，在表单
的上方会出现如下所见的文字，能够点击“释放”按钮，以便本部门
其他领导处理，也能够由自己来办理。
保存：承办部门的领导选择此动作且提交后，表单中的信息将保存下
来（保存在自己的待办文件夹中）
交办：承办部门的领导能够在表单中选择承办的科长或普通人，然后
选择此动作且提交后，请示报告表单将发送给交办人办理
完成：承办部门的领导在表单中填写承办意见，然后选择此动作且提
交后，表单将发送给秘书科秘书以完成请示报告流程
承办部门科长办理
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保存：科长选择此动作且提交后，表单中的信息将保存下来（保存在
自己的待办文件夹中）
交办：科长选择承办的普通人，然后选择此动作且提交后，请示报告
表单将发送给交办人办理
完成：科长在表单中填写承办意见，然后选择此动作且提交后，表单
将被返回给交办的本部门领导
承办部门普通人承办
保存：普通人选择此动作且提交后，表单中的信息将保存下来（保存
在自己的待办文件夹中）
交办：普通人不能再往下交办
完成：普通人在表单中填写承办意见，然后选择此动作且提交后，表
单将被返回给交办的科长（如果承办不经过科长，则直接返回
给交办的本部门领导）
办公室秘书归档
完成：秘书科秘书选择此动作且提交后，表单将被存入数据库，请示报告流程结束。
传阅部门领导将请示报告在部门内传阅
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完成：请示报告的抄送部门负责人在自己的传阅文件夹中打开请示报
告，然后选择此动作且提交后，能够完成对请示报告的传阅（表
单将被保存在自己的收文箱中以便备查）
继续传阅：在表单下方的人员表中选择传阅的人员（本部门的所有人
员）且放入抄送人员栏中，然后选择此动作且提交后，能够将
表单给其他人传阅（文件也会保存在自己的收文箱中以便备查）
七 工作联系单
各部门在工作联系过程中，每一个环节都有一个角色来处理，每个角色是通
过处理《核电公司工作联系单》来完成的。
7．1 工作联系单角色定义
工作联系单角色定义如下图所示：
上图说明如下：
普通人员：编写工作联系单
科长：编写工作联系单，审核工作联系单
部门领导：签发工作联系单
公司领导：阅知工作联系单
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7．2 工作联系单处理流程
工作请示报告处理流程如下图所示：
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7．3 工作联系单表单处理
工作联系单流程中每个环节的角色通过处理《核电公司工作联系单》，完成
各自的工作。各角色在处理表单时，需要填写“表单”确定本人的意见，同时执
行“动作”确定表单下一步的流向。
7．3．1 工作联系单表单
工作联系单的表单形式如下图所示：
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上图说明如下所示：
主送：工作联系单的发起部门能够从公司的所有部门中选择一个作为工
作联系单主送的部门，能够选择本处室（工作联系单在处室内部运转）
编号：如 IDA20030025，是由部门编号+年份+序号组成。编号在拟稿人
处不显示出来，在提交时由系统自动生成，编号在流程的下一个人的表
单中显示出来。
抄送：工作联系单抄送的领导和部门能够在表单下方的选择框中选择，
选择后即可显示在表单中
编制部门：是系统判断且自动生成的
主题和内容：能够由编制部门的拟稿人、核稿人或部门负责人填写
答复或处理意见：由主送部门的部门领导、科室领导或普通人填写
表单上方的日期：表示工作联系单分发时的日期，是在分发时系统自动
生成的
承办日期：承办人填写承办意见且完成提交时的日期
签发日期：工作联系单的承办部门领导完成提交时的日期，工作联系单
将流转回发起部门表示承办完成。
拟稿人：公司内的任何人均可拟稿且发起工作联系单
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核稿人：拟稿人所在部门的任何人均可对工作联系单进行核稿
部门负责人：拟稿人所在部门的处长和科长均能够签发工作联系单
7．3．2 工作联系单处理
各角色在进行表单处理时，表单内容填写完成后需要执行“动作”来确定表
单的去向，处理部分的形式如下图所示：
动作：比如“提交核稿”，“提交签发”，“撤销”等动作，表示表单的流向。
提交：选择完动作后即可点击此按钮，将表单发送出去。
打印：能够打印表单
提示信息：能够在其中填写信息，以供表单流向的下一个人查见且修改
工作联系单处理过程中的每个环节中，各角色的处理方式如下：
普通人员起草工作联系单
提交核稿：拟稿人选择此动作且提交后，表单将流转到核稿人处核稿
提交签发：拟稿人选择此动作且提交后，表单将流转到签发人
处签发
保存：拟稿人选择此动作且提交后，表单中的信息将保存下来
（保存在自己的待办文件夹中）
撤销：拟稿人选择此动作且提交后，表单将被删除
科长审核工作联系单
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提交签发：核稿人选择此动作且提交后，表单将流转到签发人处签发
退回：核稿人选择此动作且提交后，表单将退回给拟稿人
部门负责人签发
分发：部门负责人选择此动作且提交后，工作联系表单将分发给主送部
门的领导和抄送的领导或部门
退回：部门负责人选择此动作且提交后，表单将退回给核稿人（若没有
核稿人则退回给拟稿人）
撤销：部门负责人选择此动作且提交后，表单将被删除
部门负责人答复
工作联系单的主送部门领导在处办文件下能够打开工作联系单，在表
单的上方会出现如下所见的文字，能够点击“释放”按钮，以便本部
门其他领导处理，也能够由自己来办理。
保存：工作联系单主送部门的领导选择此动作且提交后，表单中的信
息将保存下来（保存在自己的待办文件夹中）
交办：主送部门的领导能够在表单中选择承办的科长或普通人，
然后选择此动作且提交后，工作联系表单将发送给交办人办理
完成：主送部门的领导在表单中填写承办意见，然后选择此动
作且提交后，表单将发送给工作联系单的发起部门
工作联系单部门内部科长办理
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保存：科长选择此动作且提交后，表单中的信息将保存下来（保存在
自己的待办文件夹中）
交办：科长选择承办的普通人，然后选择此动作且提交后，工
作联系表单将发送给交办人办理
完成：科长在表单中填写承办意见，然后选择此动作且提交后，
表单将被返回给交办的本部门领导
工作联系单内部普通人承办
保存：普通人选择此动作且提交后，表单中的信息将保存下来（保存
在自己的待办文件夹中）
交办：普通人不能再往下交办
完成：普通人在表单中填写承办意见，然后选择此动作且提交
后，表单将被返回给交办的科长（如果承办不经过科长，则直
接返回给交办的领导）
工作联系单答复内部传阅
完成：工作联系单的发起部门领导在自己的传阅文件夹中收到答复后
的工作联系单，然后选择此动作且提交后，能够完成此流程（表
单将被保存在自己的收文箱中以便备查）
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继续传阅：在表单下方的人员表中选择传阅的人员（本部门的
所有人员）且放入抄送人员栏中，然后选择此动作且提交后，
能够将表单给其他人传阅（文件也会保存在自己的收文箱中以
便备查）
八 会议管理
公司每周的会议在星期一上午由各位公司领导提出，然后由公司办秘书安排，
确定会议室和会议时间。
各部们召开需要公司领导主持的会议时，需要提前一周将会议计划交主持会
议的领导批准后，再在周一由公司办秘书安排。
在公司办秘书安排完本周的公司会议后，各部门根据需要能够抢注会议时安
排本部门本周的会议。
8．1 部门会议申请和抢注
部门领导能够使用该功能安排本部门的会议。
部门负责人或科长能够申请会议（包括会议登记和会议抢注）
会议名称：填写会议的名称
申请部门：系统自动判断用户的申请部门
主要议题：填写会议的主要议题
主持人：会议的批准人
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组织部门：会议的组织部门
参加部门和人员：从右边的列表中选取（能够用 shift键和 ctrl键选
择），然后点击中间的按钮即可
会场要求及备注：能够填写所需要求
参加人数：能够填写参加会议的人数
开始时间：按提示格式填写会议开始的时间，如果开始时间在下周则是
会议登记，如果开始时间在本周则是会议抢注
结束时间：默认为开始时间之后 3小时，也能够修改
星期：系统根据会议时间自动生成
会议地点：能够选择会议室，登记会议时请选择“中转会议室”，具体
地点将由秘书科秘书进行安排。抢注会议时能够选择实际会议室，总务
能够根据实际情况调整会议室
会议登记：填写好会议信息后点击此按钮以登记会议（会议开始时间在
下周）
内容修改：在列表中选择一个会议，它的详细信息会反映到界面中，适
当修改后点击此按钮以修改会议信息
会议删除：在列表中选择一个会议，然后点击此按钮能够删除所选会议
记录
提交：填写好会议信息后，直接点击此按钮能够将所填会议提交到公司
领导处，也能够从列表中选择一个会议记录，然后点击此按钮将其提交
到公司领导处
会议抢注：填写好会议信息后点击此按钮以抢注会议（会议开始时间在
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本周）
查询：填写查询条件，能够在列表中查询出本部门已申请但尚未提交的
所有会议
8．2 公司领导批准会议
公司领导能够批准部门申请的会议，也能够自己安排会议。
各部门提交的会议将会出当下列表中，公司领导能够对会议进行批准
会议登记：公司领导也能够登记会议（会议开始时间在下周）
内容修改：在列表中选择一个会议，它的详细信息会反映到界面中，适
当修改后点击此按钮以修改会议信息
会议删除：在列表中选择一个会议，然后点击此按钮能够删除所选会议
记录
批准：在列表中选择一个会议，然后点击此按钮能够批准所选会议，批
准后的会议将会发送到秘书科秘书以安排会议室
查询：填写查询条件，能够在列表中查询出各部门已申请但尚未被批准
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的所有会议
8．3 公司办秘书安排会议
公司办秘书能够安排会议，且且具有安排会议的最高权限。
已批准的会议将会出当下列表中，秘书科秘书能够对会议进行安排
会议登记：秘书科秘书也能够登记会议（会议开始时间在本周或下周）
内容修改：在列表中选择一个会议，它的详细信息会反映到界面中，适
当修改后点击此按钮以修改会议信息
会议删除：在列表中选择一个会议，然后点击此按钮能够删除所选会议
记录
查询：填写查询条件，能够在列表中查询出已批准的所有会议
8．4 会议查见
公司所有人员都能够查见会议安排。
所有人均能够查见会议记录
查询：能够填写或选择查询条件，如将查询条件都清空且选择“全部”，
然后点击此按钮，能够查询出所有的会议记录，选择一条会议记录，它
的详细信息将会反映到界面中
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