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湖某著名企业
公
文
管
理
制
度
编制人：行政管理部
编制时间：二 0 一六年十一月
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第一章 总则
第一条
公文是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题，指导或商
洽工作的重要工具。
第二条
公司文件由行政管理部进行统一收发、审核、用印、归
档和销毁。
第三条
公文管理是指公司来往公文自收（发）文至归档全过程的管
理。文件管理应当坚持精简、高效的原则，做到及时、准确、安
全。公司公文管理的对象主要包括：上级函、电、来文，同级函、
电、来文，公司上报下发的各种文件、资料。
第四条
收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、
拟办、批办、承办、催办等程序。
第二章 公文的登记
第一条
发文办理指以公司名义制发公文的过程，包括草拟、审核、
签发、复核、用印、登记、分发等程序。
第二条
公司的公文种类主要有：命令、决定、通知、通报、报告、
请示、意见、呈报、函、会议纪要等。
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第三条
行政管理部对上级来文分类登记、编号、保管。
第三章 公文的阅批与分转
第一条
正式文件均需由行政管理部部长根据文件内容和性质阅签
后，由行政管理部分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导
亲自阅批后分送承办部门阅办。一般应在当天阅签完，紧急文件
要即阅即办。
第二条
一般函、电、单据等，由行政管理部直接分转处理。
第三条
为加速文件运转，行政管理部应在当天或第二天将文件送到
公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按公司领
导批示次序依次传阅，最迟不得超过两天(特殊情况例外)。
第四章 发文的规定
第一条
公司上报下发正式文件的权力归口到行政管理部，其它部门
一律不得自行向上、向下发送正式文件。
第二条
各部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工
作要求发文时应向行政管理部提出发文申请，并将文件底稿交行
政管理部审核。经行政管理部审核，分管领导审定，公司总经理
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批准签发的发文，则统一归口以“中茂地产［××××］××号”发文。
第五章 发文程序与要求
第一条 申 请
1、各职能部门需要发文，应事先分别向行政管理部提出申
请；
2、行政管理部同意发文时，部门经理草拟文件初稿。
第二条 拟 稿
1、草拟文稿必须从公司角度出发，做到情况确实、观点鲜
明、条理清楚、层次分明、文字简练、标点符号正确、书写工整。
使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写；
2、拟制公文时，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办
部门应当主动与相关部门协商，取得一致意见后方可行文；
3、文稿拟就后，拟搞人应详细写明文件标题、发送范围、
印刷份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、盖章、标定日期；
第三条 核 稿
1、行政管理部根据公司要求和上级有关指示精神，对文稿
进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式
不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿；
2、经行政管理部审查修改后的文稿，送部门主管领导核稿
(对文稿内容、质量负责)；
3、对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟搞
部门重新誊写清楚。
第四条 会 签
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1、需经会签的文稿，应在交付打印前送会签部门会签；
2、文稿审核会签后，呈送总经理审定、批准、签发。
第五条 校对与印发
1、经公司领导批准签发后的文稿交行政管理部统一编号、
打印；
2、文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿
上签名；
3、公司公文的行文格式按照有关公文处理办法的标准格式
严格执行；
4、文件校对后，行政管理部秘书按数印刷，再盖印分发，
并督查落实情况，对印刷质量不好的文件，各职能部门可拒绝接
收；
5、公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖公司证明章。
第六章 附 则
第一条
公司公文原则上都由行政管理部负责归档，职能部门日常工
作中形成的活动资料，由各职能部门负责立卷归档。
第二条
本制度由行政部负责解释。
第三条
本制度自下发之日起执行。
