环境电器事业部第七期革新学校回顾时间管理变革由我创，改善从今始！
Planning and Time Management
时间管理、工作组织和计划技巧
您好, 欢迎您
Good evening and
Welcome!
管理部：陈少华
2007年5月22日（星期二）
时间管理变革由我创，改善从今始！
你属于哪一类培训者？
• 囚犯（Prisoner)
• 渡假者（Vacationer）
• 专业课程学习者（Student)
• 探索者（Explorer)
时间管理变革由我创，改善从今始！
一、下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间，你只需回答“Yes”Or“No”。
1.你通常工作很长时间吗？
2.你通常把工作带回家吗？
3.你感到很少花时间去做你想做的事吗？
4.如果你没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？
5.即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到工作有很多压力？
6.你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？
7.你时常在做重要工作时被打断吗？
8.你在办公室用餐吗？
9.在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？
10.你时常把工作拖到最后一分钟，然后很努力地去做完它们？
11.你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？
12.你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？
13.当你长休了一段时间，你是否有负罪感？
14.你常无暇阅读与工作有关的书籍？
15.你是否太忙于解决一些琐碎的事而没有去做与公司目标一致的大事？
16.你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来？
小测验
时间管理变革由我创，改善从今始！
总结你的时间掌控
小测验
环境电器事业部第七期革新学校回顾时间管理变革由我创，改善从今始！
课程目标
•建立有效的时间管理概念建立有效的时间管理概念
•区分重要和紧迫，学会优先计划管理区分重要和紧迫，学会优先计划管理
•建立有效的时间管理系统建立有效的时间管理系统
•学习相应的时间管理技巧学习相应的时间管理技巧
时间管理变革由我创，改善从今始！
时间的基本特性
时间
恒久性
时 间
特 性
客观
公正性
时间
的刚性
不可
逆转性
时间
一维性
5
4 3
2
1
Life is short
Life is short
时间管理变革由我创，改善从今始！
■概念
—— 由于时间所具备的基本特性，所以时间管
理的对象并不是时间本身，而是指面对时间而
进行的“自管理者的管理”。所探索的是如何减
少时间浪费，以便有效地完成既定目标。
■结论
——通过计划统筹而相对合理利用和节约时间。
什么是时间管理
时间管理变革由我创，改善从今始！
时间管理的重要性
•时间是资本和无法更新的收入。
•任何一个制定出来帮助我们高效率地安排时间的计划，都必
须从我们对时间宝贵性的认识入手。
•管理好你的时间就能管理好你的生活。
时间管理变革由我创，改善从今始！
抱 怨
很多人平常都在抱怨的所谓时间不够用的问题。
其实没有所谓“时间太多”或“时间不够”的情形存
在。
一天就是二十四小时，不多也不少。
不管你是谁，都是一样的。
所谓时间及少，只是表示在这段时间里要做的事情太
多，以致这段时间不允许而已。
时间并不允许任何人去做每一件他的良知或幻觉告诉
他们值得去做的事情。
“能够做”和“本来可以做”基本上并没有多大的差
别存在。
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■生命的有限性
——人最宝贵和稀缺的是什么
■每一个生命只有一次机会
——时间与生命年轮
■成就大事业的黄金时代
——童年、少年、青年、中年、壮年、老年
■为什么许多人一生平淡，毫无见树
——个人职业设计与操作中的时间管理
个体生命的有限性
时间管理变革由我创，改善从今始！
人生的四个职业发展阶段
66岁以上，当退休临近的时候
下降
阶段
45岁-65岁
维持
阶段
30多岁和40多岁之间的
某个时段上职业中期危机阶段
30-40岁之间稳定子阶段
25-30岁之间尝试子阶段
24-44岁
之 间
确立
阶段
15岁-24岁之间
探索
阶段
具体说明
不同
阶段
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1、我们企业的问题在哪里
■透过现象看本质
——部分老总们的三个字特征
——人治特征下的权力情结
■时间管理失序
——做事缺乏计划性
——做事分不清主次
——不善于说“不”
——无法恰当处理外部的打扰
团队组织的时间管理
“茫
”
“忙”
“盲”
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1、我们企业的问题在哪里
■时间的浪费
——电话干扰，陪同煲粥
——会而不议，议而不决
——不速之客，礼节陪聊
——回复信件，斟字酌句
——外部客观的低效率，如：
A、公共交通（班次少、道路拥堵、晚点等）
B、餐饮服务 C、社会化程度
团队组织的时间管理
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团队组织的时间管理
时间管理变革由我创，改善从今始！
1、我们企业的问题在哪里
■时间的浪费
——某项调查数据结果（１天）
睡 眠 小时
用 餐 小时
琐 事 小时
工 作 小时
交 际 小时
休 息 小时
娱 乐 小时
上下班交通 小时
读书报杂志 小时
处理家务事 小时
兴趣的工作 小时
音乐或电视 小时
与朋友聊天 小时
团队组织的时间管理
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1、我们企业的问题在哪里
■时间陷井
——情不自禁
——事必躬亲
——过分客套
——例行公事
——犹豫不决
——漫不经心
——碌碌无为
国外学者对某跨国公司总部人员
的跟踪调查显示：
管理人员平均每8分钟被打扰一次；
业务系统的管理人员平均每周花在
会议上的时间不少于10小时；
行政管理人员每周会议20小时。
心理学家指出：
恢复思路平均时间为３－５分钟
团队组织的时间管理
时间管理变革由我创，改善从今始！
日本学者关于时间浪费的调查
“人们一般每8 分钟会收到1 次打扰，每小时大约7次，
即每天50—60次。平均每次打扰大约是5分钟，总共每天
大约4小时，也就是50%。其中约3小时的打扰是没有意义
或者极少有价值的。同时 人被打扰后重拾原来的思路至
少需要3分钟，每天就是小时。”
根据以上的统计数据，可以发现，每天因打扰而产生的
时间损失约为小时，按8小时工作制算，这占了工作时
间的%。
团队组织的时间管理
时间管理变革由我创，改善从今始！
2、团队时间管理的原则
■时间进度表制定原则
——实际花费的时间总比预计的长
■突发性事件应付原则
——为突发事件预留处理时间
■日常性事务维护原则
——做好数据库清理与更新等基础工作
■时间被占用说不原则
——过度热心肠者的良药
团队组织的时间管理
墨菲定律
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3、走出观念上的误区
■“缺我不可”的潜理念
——事必躬亲的诸葛亮
——导致操劳过度的高管人员
■推迟决策会提高决策质量
——借口“需要更多的事实”
■只要授权就可节约时间
——相关人员能力不足
——无效授权或授权失控
团队组织的时间管理
时间管理变革由我创，改善从今始！
3、走出观念上的误区
■高效率就是高效益
——快就一定好吗？
——方向错误和方法不当
■鉴别问题比进一步解决问题容易
——想明白了再行动
■找到管理捷径是节约时间的因素
——管理上有捷径可走吗？
团队组织的时间管理
时间管理变革由我创，改善从今始！
Do the Things Right.
把事情做对
VS
Do the Right Things.
选对的事情做
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Efficient 效率
VS 与
Effective 成效
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The Golden Rule
黄金规则
Begin
With
the
End
in
Mind
从结局出发
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What am I here for?
• 我的最主要的工作目的是：
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Time Log 时间记录表
事情
Example
8:30-9:30
9:30-10:30
10:30-11:30
13:00-14:00
14:00-15:00
15:00-16:00
16:00-17:00
17:00-17:30
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小实验
道具：
——铁桶一只，大石头一块，碎石若干，
细沙一堆，水一罐。
方法：把以上物品装进铁桶。
提问：如果请你做这个实验，你将会按怎
样的顺序把以上物品装进铁桶？
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工作优先级综合分析
重要度
紧迫性
A
重要而且紧迫
Ｃ
紧迫但不重要
D
不重要不紧迫
Ｂ
重要但不紧迫
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■请运用四象限方法排列你的工作：
紧 急 不紧急
重
要
A（碎石型的事务） B（石块型的事务）
不
重
要
C（细沙型的事务） D（水型的事务）
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■请运用四象限方法排列你的工作：
紧 急 不紧急
重
要
A（碎石型的事务）
•危机
•急迫的问题
•有期限压力的计划
B（石块型的事务）
•发掘新机会
•规划
•改进产能
•建立伙伴关系
•防患于未然
不
重
要
C（细沙型的事务）
•不速之客的接待
•某些信件、文件、电话的处理
•某些会议的出席
•某些必要而不重要的会议、活动
D（水型的事务）
•一些可做可不做的杂事
•一些不必要的应酬
•有趣的活动
八、分清工作的轻重缓急
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案例分析
一天下午，G公司的生产部经理李华正在参加公司召开
的企业发展战略研讨会，由于晚上要给他女朋友过生日，
心理在盘算这件事。突然收到手机短信，两个同学从外地
出差来此，约李华晚上参加校友聚会。这时主持人宣布，
由于这次会议时间紧，请全体与会人员晚上要参加分组讨
论。刚一散会，五金车间的一名班长满头大汗跑进会场，
拉着李华就往外走，原来几名工人与运输部门的几个搬运
工发生纠纷，现在打起架来了，车间主任和在场的保安制
止不了，因此派一个班长来找李经理。
假如你是李华，此时此刻你该怎么办？
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The Heart of Priority Management
优先管理的核心
• Make a list of things to do today
把每天要做的事情写下来；
• Set Priority and work on the most important
确定优先次序，从最重要的开始做；
• Do it every day!
每天这么做！
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Daily Plan
每日计划
Plan the next d______ b______
you l________the office.
在你______办公室之____
计划第____的工作
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Clean the Desk
清理桌面
彻底清除不需要的文件资料等
对文档分类并合理放置
做标识
保持
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吊档制作
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资料柜的使用
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记事贴的使用
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■先做最重要的事情
你知道
圆的面积占
正方形面积
的多少吗？
你知道去掉
圆的面积正方形
面积还剩下多少
吗？
结论：
做重要的少数事情
“帕雷托”法则运用
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Goal Setting
确定目标
• Ｓpecific 具体
• Ｍeasurable 可以衡量
• Ａchievable 可以实现
• Ｒelevant/Result-oriented 相关/ 结果导向
• Ｔime phased 时间阶段
SMART原则：
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1、会议的时间管理
时间管理技巧的具体应用时间管理技巧的具体应用
明确开
会目的
作好会
前准备
准时出
席会议
严明会
场纪律
会后纪
要跟踪
会上有
议有决
会议时
间管理
A
B
C
D
F
E
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2、应酬的时间管理
应酬你
的上级
应酬你
的同级
应酬你
的下级
应酬不
速之客
应酬亲
朋好友
出席商
务宴会
应酬时
间管理
A
B
C
D
F
E
时间管理技巧的具体应用时间管理技巧的具体应用
服从/主动性
配合/积极性
回馈/及时性
沟通/有效性
控制/计划
性
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3、学会说“不”
■拒绝的学问
——灵活运用日常价值法
——快速反应，马上决断
——注意国人的“讲面子”
——婉言谢绝，而非强力拒绝
——动之以情，晓之以理
——提供良好的建议
时间管理技巧的具体应用时间管理技巧的具体应用
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4、学会休息
■睡眠的时间管理
——睡眠的长度
——睡眠的深度
——午睡的问题
——闲暇的时间安排
时间管理技巧的具体应用时间管理技巧的具体应用
..%
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时间管理与美的文化
时间管理技巧的具体应用时间管理技巧的具体应用
英雄论-----时势造英雄：成败论英雄；英雄惜英雄；英雄不问出
处
唯一的不变是变
赛马理论
来美的永远没有迟到的
年轻人应该去美的
美的不会亏待做事的人
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个人时间管理
工作日志
重要会议活动安排
闹钟、日历运用
时间管理技巧的具体应用时间管理技巧的具体应用
%E5%B7%A5%E4%BD%9C%E6%97%A5%E5%BF%97
%E9%87%8D%E8%A6%81%E4%BC%9A%E8%AE%AE%E6%B4%BB%E5%8A%A8%E5%AE%89%E6%8E%92
时间管理变革由我创，改善从今始！
承
诺
今
天
今天是我新生命的开始，
我呼吸着新鲜空气，
我沐浴着灿烂阳光，
我对今天充满信心，
我无法预料未来，
但我要牢牢把握今天!
时间管理技巧的具体应用时间管理技巧的具体应用
时间管理变革由我创，改善从今始！
学习回顾
• 我最主要的三点收益
１、
２、
３、
• 课后我准备做的几点行动
１、
２、
３、
时间管理变革由我创，改善从今始！
良好的习惯-成功的保证
