甲供材料管理
一、采购前期准备阶段：
、根据公司业务开展的需要及经济原则，研究制定甲供材料的品种范围（在此确定主材甲供或辅材甲供）。
、工程前期准备阶段（即投标时）明确各工程项目的甲供材料品种数量、规格要求及需用时限，参加会议人员必须有工程技术部、采购部、建设计划部、财务部主管，会议上应明确标额包括甲供材料部分发票。
、施工合同签订阶段应沟通协调好两个问题：①施工合同总额是否包括甲供材料发票（我司要求必须提供），②甲供材料款扣除办法，具体如下：
A：提供甲供材料发票（无论主材甲供还是辅材甲供）：
在签订施工合同时，应在合同中注明甲供材料范围及发票范围（应包括甲供部分）在施工方领用我方的甲供材料时应开具施工方的建安发票或收款收据。预算部在编制工程结算时结算总额应包括甲供材料部分而不是扣除甲供材料部分，财务部再根据施工方领用的甲供材料与所付的工程进度款，工程代垫款项等办理工程决算。
B：不提供甲供发票（只适用于非施工单位领用甲供材料或合同中未作甲供材料相关明确规定，施工方不愿承担该部分发票时）。
甲供部分可能存在我方自行维修或施工方虽领用甲供材料但不愿多承担该部分发票时，如果是非施工单位领用，仓库直接办理出库，财务部根据出库直接入成本，如果是施工单位领用，根据甲供材料领用单办理出库，预算部在编制工程结算时直接扣除作为结算价,财务部门根据出库直接转入成本，不再挂施工单位的往来账，但必须与仓管员和预算部门核对该施工单位领用甲供材料的数额。
、预算部根据工程项目投标范围制定所需甲供材料计划，经建设计划部主管签字后给采购部门执行（甲供材料计划汇总表）、（甲供材料计划明细表）。
、计划外的应急材料、其他需用材料由该项工作具体经办人提出报告申购，经项目负责人同意，报计划部主管签字后，下达采购部门执行。
二、采购实施：
（1）、采购部门接到任务，根据技术资料要求，对市场进行了解，货比三家。
、计划下达时，根据资料要求，了解原有库存物料，以对数量作出相应的调整及确定实际所需。
、经办人员根据市场了解情况，汇总资料并作出材料采购分析表，对比价格，报主管部门及领导批准签字（特供材料应作议价说明）。（甲供材料采购分析表）附表
、根据领导批准指引，采购部下达采购任务，并予以完成。（甲供材料采购清单）附表
、据采购内容、规格、时限要求，制定合同。并交公司法定人签字盖章，全程办理和跟踪，将签好的合同交给资料室、预算部和财务部存档。采购合同须加上付款条件：即供应商所提供的正规税务发票上的内容及所盖公章与合同上的内容、公章一致，方可付款。
、根据合同要求，注意交货期限及施工使用日期，随时跟踪供应商，确保中间环节不脱节。
采购手续及库存材料盘点规定：
、材料到达后，经办人员应会同仓管员及监理部，参照采购合同、供应商销售清单对材料品质、规格、数量进行检查，验收人员需签名加以确认。
、仓管员应立即根据验收合格的数量填制材料入库单，及时登记仓库材料明细账。
、领料时，施工单位（领用单位）必须完整填写（甲供材料申领表）并签名，经工程监理负责人、项目部门主管及采购部主管签名确让后，材料方可出库，仓管员并据此表填制材料出库单，且需及时登记仓库材料明细账（甲供材料申领表）。施工单位必须按领料单金额开据施工单位发票或收款收据，仓管员就甲供材料申领表、出库单、施工单位发票（或收据）送财务部报账。
、入库单、出库单均一式四份（一联存根、二联财务、三联仓库入库单、四联供应商；出库单第四联为使用或施工单位）。仓管员填写入库或出库单时，必须注意同一材料使用的名称及规格、型号表示方式须与采购合同一致。每星期将汇总的入库单、出库单的财务联送交财务部登账，原则上不能跨月。
、仓管员必须按项目进行分类记账，并在工程结算时，把该项目的材料数量汇总表准确提供给财务部，以便核对甲供材料的领用及退回情况，进行经济核算。
、仓管员每月底做好材料月结表，并报送采购部及财务部负责人，由采购部门协调财务部及相关人员对仓库进行清点，平时亦应组织相关人员对仓库进行不定期盘点。
付材料款规定：
（1）、供应商必须凭正确的税务统一发票（包括：内容、金额
、数量、规格、型号）连同入库单第四联向财务部办理付款手续。
（2）、供应商盖在财务发票上的公章必须与采购合同上的公章一致。如有不符合上述规定的发票，财务可退回有关发票，并要求供应商重新处理，方可付款。
财务审核（复核）规定：
支付工程款时应根据工程部上报的付款申请书支付工程进度款，相关职责部门必须签字（职责部门指现场工程人员、监理、预算部、总工），相关部门应确认领用甲供材料数额。
核对相关原始凭证，付款申请书上的进度款、已付进度款、总结算价、已付甲供材料款、本次付款记录、发票额。
如为工程结算还需核对所垫甲材料账面数与预算部门、采购部门的数据是否一致。
登记相关台账或在施工合同上备注。
六、财务核算规定：
（1）、购入甲供材料：
借：库存材料---甲供材料---品种型号 ------元
贷：银行存款（或现金） -------元
（2）、领用甲供材料，根据施工合同，甲供规定
借：预付账款（如开了建安发票直接记开发成本） -------元
贷：库存材料----甲供材料----品种型号 -------元
、我方维修队自己领用甲材料
借：开发成本---间接开发费用 --------元
贷：库存材料---甲供材料----品种型号 --------元
、业主购买我方甲供材料
借：现金 -------元
贷：库存材料---甲供材料---品种型号 ---------元
、月底材料盘点，如是盘盈（可直接转入营业外收入）
借：库存材料---甲供材料---品种型号 --------元
贷：待处理财产损益---库存材料盘盈 -------元
、月底材料盘点，如是盘亏，查明原因前
借：待处理财产损益---库存材料盘亏 -------元
贷：库存材料-----甲供材料----品种型号 --------元
、查明原因，如是过失
借：其他应收款----****人 --------元
贷：待处理财产损益---库存材料盘亏 -------元
、查明原因，如是自然原因
借：管理费用---其他 --------元
贷：待处理财产损益---库存材料盘亏 -------元
单位领导签批及意见：
日期：2004年10月25日
