成功案例｜如何进行岗位设置优化与职责梳理？——华恒智信助力某公证机构转型期管理提升实例
【客户行业】
公证法律服务、司法行政、公益二类事业单位、公共法律服务、政府直属机构、知识密集型服务
【问题类型】
岗位设置优化、部门职能梳理与定岗定编、工作饱和度分析、忙闲不均怎么解决、岗位冗余精简、人均效能提
升、事业单位改革、降本增效
一、客户背景及现状问题
某市公证处原为公益一类事业单位，隶属于市司法局，业务精湛，屡获殊荣。近年来，随政策调整转型为
公益二类单位，需在履行公益职能的同时创造收益，面临显著的经营与降本增效压力。
单位内部决心优化各科室岗位配置，以提升协作效率。然而，管理实践中积弊凸显：部分员工思维仍停留
在“铁饭碗”时代，工作被动，对重点任务消极懈怠；各科室间忙闲不均，事务性工作难以量化，工作饱和度普
遍不高；岗位职责存在交叉、重叠与空白地带，导致推诿扯皮，效率低下。为保障转型平稳、科学地完成内部
管理升级，该公证处特邀华恒智信开展系统的岗位梳理设计工作。
二、华恒智信分析解读
华恒智信项目组深入调研后指出，该单位的问题根源在于“体制惯性”与“市场新规”的冲突，以及管理基础
的薄弱，具体表现为三大核心矛盾：
1.“身份保障”思维与“绩效导向”要求的冲突
项目组分析发现，转型后，部分员工未能及时建立市场意识与危机感，“等、靠、要”思想依然存在。其行
为逻辑仍基于“身份”而非“价值创造”，倾向于选择轻松事务，规避压力大、责任重的核心业务，导致岗位履职
严重不到位，组织活力不足，直接影响了转型战略的落地。
2.粗放管理与精细化运营需求之间的差距
单位内部长期缺乏对各岗位工作量的基础数据统计与台账管理。项目组指出，由于大部分工作属于难以量
化的“事务性”范畴，管理者无法准确判断一项工作合理所需的人力与时间，导致人员配置凭感觉、靠经验。这
是造成忙闲不均、人均效能低下的技术性原因，也使降本增效失去量化依据。
3.职责体系模糊与高效协同要求的结构性矛盾
通过对业务流程的穿透式分析，项目组发现科室与岗位职责存在大量交叉、重叠区域（如经济科与涉外
科）。这并非简单的分工问题，而是职责体系未能随业务发展而清晰界定。模糊地带成为推诿的“缓冲区”，员
工只愿守好自认的“一亩三分地”，对协同工作缺乏主动性，严重制约了整体运行效率与服务响应速度。
三、华恒智信解决方案
针对事业单位转型期的特殊性与管理痛点，华恒智信项目组提供了以“职责清晰化、配置科学化”为基础的
系统性解决方案：
1.系统梳理科室与岗位职责，建立清晰的权责边界
针对职责交叉与推诿问题，项目组首先开展全面的部门职能梳理。依据单位转型后的战略目标与发展方向，
运用专业工具，对民事科、经济科、涉外科、办公室等各科室的核心价值、关键流程进行提炼与描述。在此基
础上，将工作性质相似、流程衔接紧密的岗位进行归并与优化，明确划分各岗位的职责范围、工作产出与协同
接口，从源头上消除职责模糊地带，为高效协作奠定坚实的制度基础。
2.引入分层分类的工作饱和度核算方法，实现科学定编
为解决忙闲不均、配置无据的问题，项目组摒弃“一刀切”的核算方式，推行分层分类的精细化分析。
差异化分析维度：针对办公室、档案室等职能部门，侧重工作量评估与有效工作时间分析；针对民事、经
济、涉外等业务科室，则侧重基于业务数量、服务流程复杂度的分析。
建立核算模型：通过上述分析，为不同类型岗位建立差异化的工作饱和度核算模型。这为单位管理层提供
了客观、量化的决策工具，能够精准识别冗员岗位与人力短缺点，从而为岗位冗余精简和合理增补提供科学依
据，助力实现人工成本最小化。
3.强化履职要求与岗位价值关联，推动工作态度转变
为扭转“履职不到位”的现状，项目组将岗位职责的优化成果直接与管理机制挂钩。
明确核心价值职责：在岗位说明书中，不仅列明常规事务，更强调与单位转型、业务拓展、服务质量提升
相关的核心价值职责，并设定明确标准。
衔接考核与激励：推动建立以清晰职责为基础的绩效考核体系，将重点任务完成情况、工作饱和度、协同
贡献等纳入评价范畴，并将结果与薪酬分配、职级晋升紧密联动。通过机制设计，引导员工从“被动执行”转向
“主动负责”，重塑组织文化。
四、华恒智信思考与总结
本案例是华恒智信助力公益二类事业单位夯实管理基础、应对市场化挑战的典型实践。它深刻揭示，此类
组织的成功转型，必须从最基础的岗位设置优化与职责梳理做起，这是一切管理提升的前提。
华恒智信认为，完成这一基础工程需要三大支柱：一是系统化，必须从战略出发，自上而下进行系统的职
能分解与岗位设计，确保权责对等、无交叉空白；二是数据化，必须借助科学的工作饱和度分析等工具，将模
糊的人力配置转化为清晰的量化依据；三是机制化，必须将清晰的职责与考核、激励等配套机制无缝对接，确
保新的职责体系能够有效运转，驱动个体行为与组织目标对齐。
凭借在公共机构与专业服务领域的丰富经验，华恒智信擅长为转型期的组织构建既符合规范要求、又适应
市场效率的现代人力资源管理体系。我们致力于帮助客户通过夯实管理基础，激发组织内生动力，从而在保障
公共服务质量的同时，成功提升运营效能与市场竞争力。
