行政部管理制度
第一章 总则
1、依据和目的
本制度的全部条款均依据中国政府的法律、法规、规章和政策性规范文件中有关公司劳动人事管理的规定，并结合公司经营管理实际和内部过程综合而成，其目的在于不断提高员工的整体素质和公司经营管理效益，保护公司和员工合法权益，确保公司经营管理的有序进行。
2、适用范围
1、 本制度适用于上海凯博特通信设备有限公司的全体员工，包括在编员工、非在编员工和试用期员工。促销人员可以参照执行。
2、 某些员工所签订的劳动合同或聘用合同有与本制度相抵触的规定时，则以劳动合同或聘用合同为准，其他条款继续有效。
本制度中的某些条款与新的法律、法规、规章和政策性规范文件相抵触时，则以新规定为准，但不影响本制度其他条款的有效执行。
第二章 办公用品管理办法
1、办公用品原则上由行政人事部统一管理，公司提倡节俭，员工应自觉节约一张纸、一度电。
2、各部门所需办公用品统一汇总后，写出《办公用品申请单》，详细填写（品名、数量、型号），部门负责人签字后送行政人事部行政文员处。
3、行政文员对各部门所需办公用品作统计，填写《办公用品申请单》，行政人事部负责人审查购置总预算，签字，交财务部审核，送总裁办报批。
4、总裁办批准后，由行政人事部及时采购。购置时，应做到“货比三家、质优价廉、帐目明细”（品名、数量、单价）。
5、各部门统一领用办公用品，部门指定专人在《领用单》上签字，（注：领用单详细填写数量、品名、单价、总金额。行政人事部存根）。
6、行政人事部对各部门的办公用品合理使用、有效控制进行监督和指导。
第三章 印章管理办法
1、印章是指经批准的使用全称的公司及各部门的用于公务的正式印章，是行使权力和承担法律责任的标志。正式印章包括行政公章、专用印章和人名印章。
2、行政公章包括公司公章及各部门印章，分支机构及办公室的印章；
3、专用印章包括公司及其各分公司机构的财务专用、业务专用章、合同专用章等指定用途的印章；
4、人名印章是指以公司及其分支机构法定代表人或者负责人名义刻制的用于公务的签名章或者印鉴章。其中专用于财务工作的印章为财务专用章和法定代表人或者负责人的印鉴间（以下统称“财务用章”）。
5、印章的管理是指印章的申请、刻制、保管、使用、封存和销毁。
6、公司印章的主管部门为行政人事部，其主要职责是：拟定印章管理制度，经总裁办批准后组织实施并督办；办理公司及其本级部门、分支机构各类印章的申请、刻制、封存和销毁；保管和使用公司正式印章（公司财务用章外）；监督公司财务用章以及其它部门、分支机构正式印章的管理。
7、公司财务部是公司财务用章的保管和使用部门，其主要职责是：在公司授权范围内保管和使用上述印章，监督各分支机构财务用章的保管使用。各分支机构的财务部门在公司授权范围内保管和使用本机构财务用章。其分印章由相应部门专人保管。
8、印章刻制和更换的申请和审批。
9、公司总部、各二级部门、各分支机构的各类印章，由公司行政人事部根据有关单位可核发的证、照及有关批准文件制定；
10、若有部门因工作需要而要求另刻印章，应向总裁办提出申请，限定使用范围，行政人事部经公司总裁办批准后方可印制；
11、印章不能继续使用时，使用单位应向总公司行政人事部提交停止使用印章的申请报告；
12、未经公司授权，任何部门和个人不得擅自刻制、持有和保管印章。
13、印章的刻制
公司总部、各二级部门、各分支机构的各类印章由行政人事部在公安机关指定的专营单位刻制。分支机构不得自行刻制印章。公司行政人事部应指定专人负责印章的刻制。
14、印章的颁领
各分支机构、各二级部门领取印章时，领取人应携带身份证，领取时应严格办理登记、预留印模等手续。
15、印章的启用
印章启用前，由行政人事部下发印模的正式启用印章文件，通知有关单位和公司各部门。旧印章报废启用新印章，应速将原印章缴还颁发单位并办理缴还手续。
16、印章的保管
对公司和分支机构的行政公章、法定代表人或负责人印章与财务专用章分管的制度，并严格执行保管人交接制度。公司公章由行政部负责人保管；
各部门启用印章前，应将印章保管人员名单报总裁办；备分支机构应报相应的主管部门备案；
印章保管人因故临时请假，须更换印章保管人。行政人事部总监应指定临时保管人，并做好交接记录；
印章颁发单位和使用单位均需把已经启用的印章印模、批准启用的有关文件立卷归档，永久保存；
印章应存放在安全、保密处。
17、印章的使用范围
1） 发送正式公文、电函、传真件等；
2） 报送或下达各类业务报表、财务报表等；
3） 签订授权委托书、人事任免、劳动合同、对外介绍等；
4） 签订重要业务合同、协议等；
5） 签发个人荣誉证书等；
6） 需要加盖公司公章的其他批件、文本、凭证、材料等。
18、印章的使用
严格执行审批制度。除总裁办签发的文件和财务日常性的财务报表之外，在使用正式印章前必须填写《用印申请单》，经总裁办审批后方可用印；
公章的使用必须严格执行用印登记制度；
严格执行特殊情况的用印纪律，如需工作需要外带公章时，必须由于部门负责人审批签字后方可办理外借的相关手续。
19、印章的停用
印章内容需要变更或机构终止时，应停止使用有关印章并予以封存或销毁。
停用的印章按分级管理原则报批后由行政部销毁或封存，由总裁办监督实行。
20、罚则
1-行政部负责对各部门、各分支机构的印章管理情况进行日常管理和检查。稽审部门负责对公司印章及各部门、各分支机构印章使用情况进行稽核。
2-对违反本制度、特别是未严格执行用印登记或超业务用印权限，擅自以本部门或分支机构名义对外签订综合业务协议者，一经查实，将对部门或分支机构负责人给予降职、撤职或开除的处分；情节严重、给公司造成重大损失的，将依法移交司法部门，追究刑事责任。
第四章 保密制度
1、公司的任何机密都不应向非公司人员透露，本公司员工应具备充分的保密意识，不打听非工作权限范围的秘密。
2、对陌生人的问询（直接或通过电话等）要提高警惕。明确什么该说，什么不该说。客户询问涉及公司秘密时，要礼貌谢绝。
3、发现有泄密情况发生时，要立即制止，及时汇报。
4、对外宣传口径要与公司保持一致，以公司公开的资料为主，注意不能透露公司秘密。向客户发放涉及公司机密的文件或资料前，应让客户明确保密义务。对合作单位人员进行培训时，培训教材的内容应严格把关，合作方所能接触的人员和文档必须限制在一定范围之内。
5、客人在公司参观期间，要安排人员始终陪同，不能让客人随意走动。未经许可，不要带入公司内。
6、公司内部电话，如涉及机密内容，问清对方的姓名、职务、并确认后再做决定。如遇不明身份的人来电询问涉及公司秘密时，不应盲目全盘托出，而要根据当时的具体情况，婉言谢绝；或问清对方单位、姓名、电话、职务、作记录后，再回拨电话答复。
7、下班或暂时离开前要清理桌面上的文件，有保密内容的要另存。文件不能随便摆放或丢弃。
8、任何员工都有权制止非公司人员进入公司，不带他人进入办公室。
9、部门主管有责任监督，督促本部门人员遵守保密规定。
10、尽量不在公司以外的公共场所谈论公事。如公司其他员工公开谈论涉及公司秘密时，有责任提醒和制止。不在合作单位面前谈论与合作内容无关的公事。
任何涉及工作不可公示的文件均不可随意存放，如销售政策，价格政策，经销商资料，推广方案，人事档案，销售数据，内部文件，会议纪录，培训资料，市场信息等。
11、奖惩规定
在处理重、特大事件中有表现优秀，如：积极避免、抢救、减少人员伤亡和资产损失的员工，将视具体情况予以奖励。
对在处理重、特大事件中未按本规定相关条款认真执行的人员将视情节轻重，给予严肃处理。
第十章 附则
1、本制度由行政人事部负责解释。
2、本制度自批准之日起开始实施。
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