第 3 章 Excel 工作表和单元格
第 3章 Excel工作表和单元格
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工作表的使用
124．插入空白行列
在编辑工作表时，经常需要插入行或列，下面介绍插入单行列
与多行列的方法，具体操作如下。
z 插入一行：单击需要插入的新行之下相邻行中的任意单元
格。例如，若要在第 2行之上插入一行，单击第 2行中的
任意单元格。然后执行【插入】|【行】命令即可。
z 插入多行：选定需要插入的新行之下相邻的若干行。选定
的行数应与要插入的行数相等。然后执行【插入】|【行】
命令即可。
z 插入一列：单击需要插入的新列右侧相邻列中的任意单元
格。例如，若要在 C 列左侧插入一列，请单击 C 列中的
任意单元格。然后执行【插入】|【列】命令即可。
z 插入多列：选定需要插入的新列右侧相邻的若干列。选定
的列数应与要插入的列数相等。然后执行【插入】|【列】
命令即可。
125．表格行列互换
在编辑完成一张表格后，想把表格的行列进行互换，可以通过
【选择性粘贴】功能进行设置，具体操作如下。
（1）选中需要进行行列转换的单元格区域，单击【编辑】|
【复制】命令。
（2）选择要放置该表的位置，单击【编辑】|【选择性粘贴】
命令，弹出【选择性粘贴】对话框。选中【转置】选项，单击【确
定】按钮完成操作。
126．使用快捷键隐藏行或列
为了保护数据的安全，可以利用行列的隐藏来实现。要实现行
或者列的隐藏有很多方法，具体操作如下。
按下组合键 Ctrl+9 隐藏行；按下组合键 Ctrl+0 隐藏列。如果
要取消隐藏，只需同时按下 Ctrl+Shift+9与 Ctrl+Shift+0组合键。
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弹出【定位条件】对话框，选择【空值】选项，单击【确定】
按钮，如图 3-1所示。
图3-1 设置定位条件
127．移动或复制工作表
在编辑工作簿时，有时需要移动工作表的位置。如果将工作表
插入到三维公式的工作表组中，该工作表上的数据可能也会包括到
计算中，具体操作如下。
（1）若移动或复制工作表，必须先打开接收工作表的工作簿。
切换回本工作簿，选定要复制的工作表。
（2）单击【编辑】|【移动或复制工作表】命令，弹出【移动
或复制工作表】对话框。在【工作簿】框中选择用来接收工作表的
工作簿。在【下列选定工作表之前】框中选择工作表的位置，如图
3-2所示。
图3-2 移动或复制工作表
（3）在【工作簿】框中选择【新工作簿】选项，可以新建一
个工作簿来放置工作表。若要复制而非移动工作表，要选中【建立
第 3章 Excel工作表和单元格
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副本】复选框，单击【确定】按钮完成操作。
128．复制工作簿样式
在设置工作表格式过程中，会出现多个工作簿需要进行同样的
格式设置。可以将样式复制过来，具体操作如下。
（1）打开含有样式的工作簿和需要样式的目标工作簿，单击
【格式】|【样式】命令。
（2）弹出【样式】对话框，单击【合并】按钮。在弹出的【合
并样式】对话框中，双击其中包含要复制的样式的工作簿即可。
129．使用【组】功能隐藏行或列
为了保护数据的安全，可以利用行列的隐藏来实现。要实现行
或者列的隐藏有很多方法，具体操作如下。
（1）使用 Ctrl 键来选择所有要隐藏的行或者列，按下
Shift+Alt+→组合键，弹出【创建组】对话框。
（2）在对话框中选择行或列单选项，如果隐藏的是行就选择
【行】单选按钮，如果隐藏的是列就选择【列】单选按钮，单击【确
定】按钮完成操作。
130．使用鼠标隐藏行或列
为了保护数据的安全，可以利用行列的隐藏来实现。要实现行
或者列的隐藏有很多方法，具体操作如下。
移动鼠标指针至要隐藏的行或者列的最下边或最右边，当鼠标
指针变成了一个黑色的带有上下箭头的十字状时，按下鼠标左键，
拖动鼠标使其不可见即可。
131．删除工作表中的空行
在数据统计过程中，会在表格中出现一些空行。影响了数据分
析的结果，可以利用【定位】功能，一次性定位表格中的所有空行，
然后将其删除，具体操作如下。
（1）单击【编辑】|【定位】命令，弹出【定位】对话框，单
击【定位条件】按钮，如图 3-3所示。
（2）此时将会出现【定位条件】对话框，选择其中的【空值】
单选项即可。
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图3-3 【定位】对话框
132．把表格转换成图片
在编辑工作表过程中，有时需要将表格转换为图片，可以使用
Shift键来实现，具体操作如下。
（1）选中需要复制成图片的单元格区域，按住 Shift键，单击
【编辑】|【复制图片】命令。
（2）弹出【复制图片】对话框，在【外观】栏中选择【如屏
幕所示】选项。在【格式】栏中选择【图处】选项，单击【确定】
按钮完成操作。
133．应用自动格式
在设计工作表格式时，可以使用程序备有的几种单元格设置格
式。运用这些格式，可以快速完成一些表格的制作，具体操作如下。
（1）选择要设置格式的区域，单击【格式】|【自动套用格式】
命令。弹出【自动套用格式】对话框，选择合适的格式，如图 3-4
所示。
图3-4 选择格式
第 3章 Excel工作表和单元格
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（2）单击【选项】按钮，在弹出的对话框中可以清除不需要
应用的格式的复选框。单击【确定】按钮。
134．隐藏或显示工作表
在制作完成了一个工作簿后，若其中一张工作表中包含一些个
人信息，不想让其它人看到或更改，这时可以隐藏这张工作表，这
样可以起到一定的保护作用，具体操作如下。
选中该工作表，单击【格式】|【工作表】|【隐藏】命令即可
隐藏当前工作表。
单击【格式】|【工作表】|【取消隐藏】命令，弹出【取消隐
藏工作表】对话框。选择要取消隐藏的工作表的名称，单击【确定】
按钮，就可解除隐藏的工作表。
135．恢复被隐藏行或列
在设置了行列的隐藏后，如果要恢复隐藏，除了使用【取消隐
藏】命令外，还有一些快捷的方法使用，具体操作如下。
将鼠标指针移动到已经隐藏了行的最前位置，这时指针变成横
向为＝号，纵向为黑色实心双箭头的十字形状，双击鼠标，行列就
会显示出来了。
136．移动行或列
在工作表中录入数据以后，有时需要调整整行或整列的数据，
可以用下面的方法移动行或列，具体操作如下。
（1）选定需要移动的行或列，按下 Ctrl+X键执行剪切操作。
（2）选择要移动行列的下方或右侧的行或列。执行【插入】|
【剪切单元格】命令即可。
137．匹配两列的列宽
在调整工作表的格式时，经常需要根据数据的长短来调整列
宽，如果要使两列的列宽完全相同，可以采用下面的步骤来快速完
成，具体操作如下。
（1）选择列中的单元格，按 Ctrl+C键复制，然后选择目标列。
（2）执行【编辑】|【选择性粘贴】命令，在弹出的对话框中，
选中【列宽】选项，如图 3-5所示，再单击【确定】按钮即可。
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图3-5 【选择性粘贴】对话框
138．快速更改列宽
如果工作表的列宽与系统默认的列宽有很大差别，用户可以采
用以下步骤快速更改，具体操作如下。
（1）在工作表上选中任意单元格，然后按 Ctrl+A键选定全部
工作表。
（2）执行【格式】|【列】|【列宽】命令，在弹出的对话框中
键入新的列宽数值，单击【确定】按钮即可。
139．同时显示多张工作表
在编辑工作簿的过程中，有时需要查看或引用多张工作表上的
数据，可以通过以下步骤实现，具体操作如下。
（1）单击【窗口】|【新建窗口】命令，切换至新的窗口，然
后单击需要显示的工作表。对每张需要显示的工作表重复以上操
作。
（2）单击【窗口】|【重排窗口】命令，在弹出的对话框中的
【排列方式】栏下，单击所需的选项，单击【确定】按钮即可。
如果只是要同时显示活动工作簿中的工作表，要选中【当前活
动工作簿的窗口】复选框，如图 3-6所示。
图3-6 【重排窗口】对话框
第 3章 Excel工作表和单元格
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若要将工作簿窗口还原回整屏显示，单击工作簿窗口右上角的
【最大化】按钮即可。
140．为活动工作簿创建文件属性
（1）打开需要创建自定义文件属性的工作簿文件，然后在菜
单栏上选择【文件｜属性】命令，弹出【属性】对话框，单击【自
定义】标签，切换至【自定义】选项卡下。
（2）在【名称】文本框中为自定义属性键入一个名称，或者
选择列表框中的一个名称。
（3）在【类型】下拉列表框中，单击需要添加的属性的数据
类型。
（4）在【取值】文本框中输入属性的值，输入的值必须与在
【类型】下拉列表框中选择的类型相匹配。例如，如果在【类型】
下拉列表框中选择【数字】选项，则必须在【取值】文本框中输入
一个数字，而与属性类型不匹配的值将存储为文本，如图 3-7所示。
图3-7 【Book1 属性】对话框
（5）单击【添加】按钮，便将自定义的属性添加到【属性】
列表框中，单击【确定】按钮。
141．将工作簿设置为只读
将工作簿文件设为只读属性，具体操作步骤如下。
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（1）在【我的电脑】中打开保存工作簿文件的文件夹。
（2）右击需要设置只读属性的工作簿文件，在弹出的快捷菜
单中选择【属性】命令。
（3）在弹出【属性】对话框中单击【常规】标签，切换至【常
规】选项卡下，然后选择【只读】复选框，如图 3-8所示。单击【确
定】按钮即可完成设置。
图3-8 设置只读属性
142．首次保存时自动显示【属性】对话框
（1）在菜单栏上选择【工具】｜【选项】命令，弹出【选项】
对话框。
（2）单击【常规】标签，切换至【常规】选项卡下，在【设
置】选项区选择【提示输入工作簿摘要信息】复选框，如图 3-9所
示。
图3-9 提示输入工作簿摘要信息
第 3章 Excel工作表和单元格
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（3）单击【确定】按钮即可完成设置，此后用户在首次保存
工作的时候，就会自动弹出【属性】对话框供用户进行属性设置。
143．查找整张工作表
在选定了单元格区域后，可以应用【查找和替换】命令进行查
找和替换，但如果要对整张工作表进行搜索，就需要在使用【查找】
或【替换】命令之前，单击工作表上的任意单元格，以取消选定的
活动单元格区域。
工作表的管理
144．选择多张工作表
在编辑文件时，有时需要设置多张工作表的格式等，这时就要
选择多张工作表。用户可以采用如下方法，具体操作如下。
z 选择两张或多张相邻的工作表，先选中第一张工作表的标
签，再按住 Shift单击最后一张工作表的标签即可。
z 两张或多张不相邻的工作表，单击第一张工作表的标签，
按住 Ctrl键单击其他工作表的标签。
z 工作簿中的所有工作表，用鼠标右键单击任何一张工作表
的标签，然后选择弹出菜单上的【选定全部工作表】选项
即可。
145．删除当前工作表
过多的工作表不利于管理与修改，对那些不必要的工作表可以
删除。要删除当前的工作表，执行【编辑】|【删除工作表】命令
即可。
146．添加多张工作表
如果要在当前的工作簿中加入多张工作表，可以采用如下操
作，具体操作如下。
（1）按住 Shift键，然后在当前工作簿中选择要添加的相同数
目的现有工作表标签。这种操作最多可以添加与当前工作表数目相
等的工作表。
（2）单击【插入】|【工作表】命令即可。
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147．增加默认工作表数目
在一个新建的工作薄中，系统一般会自动创建三个新的工作
表，如果需要的话，用户可以自己更改这个默认的数目，具体操作
步骤如下。
（1）执行【工具】|【选项】命令，在弹出的对话框中，选择
【常规】选项卡。
（2）在【新工作薄内的工作表数】框中，调整所需的工作表
数目，如图 3-10所示，然后单击【确定】按钮即可。
图3-10 增加默认的工作表数目
148．插入自定义模板工作表
要在当前的工作簿中插入一个新工作表，而这个新工作表要不
同于目前正在使用的模板，可以采用以下方法，具体操作如下。
（1）选择要插入新工作表处后面的那个工作表的标签，右击
工作表标签，在弹出的菜单中选择【插入】命令。
（2）在弹出的对话框中选择自定义模板，然后单击【确定】
按钮即可。
149．为工作表标签着色
当工作簿中的工作表较多时，为工作表的标签着上色彩，可以
方便在工作表或图表间的切换，具体操作如下。
在要着色的工作表或图表的标签上单击鼠标右键，然后在弹出
第 3章 Excel工作表和单元格
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的菜单中选择【工作表标签颜色】选项，在弹出的对话框中单击喜
欢的色彩，然后单击【确定】按钮即可。
150．快速切换工作表
在编辑工作表时，一般要编辑多张表格，在这些表格之间切换
也有快捷键，具体操作如下。
要切换到前一个工作表可以按下快捷键 Ctrl+PageUp，相应地
Ctrl+PageDown组合键可激活后一个工作表。
151．拆分工作表窗口
在编辑较大的工作表时，可以拆分开窗口，在不同的窗口中查
看工作表的不同位置。要拆分窗口，有两种方法，具体操作如下。
方法一：在垂直滚动条的顶端或水平滚动条的右端，指向拆分
框。当鼠标变为拆分指针后，将拆分框向下或向左拖至所需的位置。
方法二：执行【窗口】|【拆分窗口】命令即可。
拆分好窗口以后，只需调整窗格右侧和下侧的滚动条即可调整
四个窗格显示的位置。
要取消拆分，执行【窗口】|【取消拆分】命令即可。
152．调整工作表标签
如果要显示或隐藏所有的工作表标签，可执行【工具】|【选
项】命令，然后在弹出的对话框中选择【视图】选项卡，选中或清
除【工作表标签】复选框，然后单击【确定】按钮，即可显示或隐
藏工作表标签。
如果工作表特别多，可能会无法将全部的标签显示出来，若要
显示全部工作表标签，扩展标签滚动区域即可。
153．为工作表添加背景图案
（1）在工作簿中，单击需要添加背景图案的工作表。在菜单
栏上选择【格式】｜【工作表】｜【背景】命令，弹出【工作表背
景】对话框。
（2）在【查找范围】下拉列表框中浏览选择存放背景图案的
文件夹，选择需要使用的图形文件，单击【插入】按钮。效果如图
3-11所示。
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图3-11 显示效果
154．在工作簿中修改计算精度
如果使用工作表中显示的数值修改工作簿的计算精度，那么当
前工作簿中的所有工作表上的所有常量数值都将被永久性地修改。
如果在以后计算中又重新选择精度，则原先的实数值将无法恢
复。在工作簿中修改计算精度的具体操作步骤如下。
（1）在菜单栏上选择【工具】｜【选项】命令。弹出【选项】
对话框，单击【重新计算】标签，切换至【重新计算】选项卡下。
（2）在【工作簿选项】选项区选择【以显示精度为准】复选
框，如图 3-12所示。单击【确定】按钮即可。
图3-12 修改计算精度
第 3章 Excel工作表和单元格
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单元格基本操作
155．使用【格式】合并单元格
在编辑工作表过程中，有时需要对单元格进行合并操作，例如
制作表头，具体操作如下。
（1）选择需要进行合并的单元格，单击【格式】|【单元格】
命令，弹出【单元格格式】对话框。
（2）选择【对齐】选项卡，选中【文本控制】选项中的【合
并单元格】选项，单击【确定】按钮完成操作，如图 3-13所示。
图3-13 合并单元格
156．插入单元格
在输入大量数据时，如果在数据中间漏了一个数据。将导致整
行或整列的数据后移，在工作表中插入单元格可以解决这个问题，
具体操作如下。
（1）右击要在其前面插入新单元格的单元格，单击快捷菜单
中的【插入】命令，弹出【插入】对话框。
（2）选择【活动单元格右移】或是【活动单元格下移】选项，
单击【确定】按钮。
157．使用按钮合并单元格
在编辑工作表过程中，有时需要对单元格进行合并操作，具体
操作如下。
选中需要合并的所有单元格，单击工具栏上的合并及居中按钮
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即可实现单元格的合并。
158．使用【边框】合并单元格
可以通过设置两个单元格的边框来将两个单元格合并在一起，
这样两个单元格中的数据就在一个单元格中了，具体操作如下。
（1）单击处于左侧的单元格，单击【格式】|【单元格】命令，
弹出【单元格格式】对话框。设置该单元格的右边框不显示，单击
【确定】按钮，如图 3-14所示。
图3-14 设置右边框不显示
（2）选择右侧的单元格，打开【单元格格式】对话框。把左
边的边框去掉，单击【确定】按钮，如图 3-15所示。
图3-15 设置左边框不显示
第 3章 Excel工作表和单元格
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159．防止空白单元格替换数据单元格
在编辑工作表过程中，有时需要将一个单元格区域中的数据复
制到另一处单元格区域中，可以防止空白单元格覆盖掉存有数据的
单元格，具体操作如下。
（1）选定需要复制的单元格区域，按下 Ctrl+C键复制该区域。
（2）选定要粘到的区域，单击【编辑】|【选择性粘贴】命令，
弹出【选择性粘贴】对话框。选中【跳过空单元】复选框，单击【确
定】按钮完成操作，如图 3-16所示。
图3-16 跳过空单元格
160．单元格随数据调整
在输入数据时，如果数据长度太长，又不想换行，一般都是通
过拖动操作来调整列宽的。其实，可以通过设置让单元格随数据的
多少进行调整，具体操作如下。
输入所有数据，最后选择该列，移动鼠标指针到列的右边界处，
这时指针会变成一个带箭头的黒色十字形，双击鼠标系统就会自动
调整列宽适应文字的显示，同时适用于行高的调整。
161．选择大范围单元格
在选择很大范围内的单元格时，由于屏幕大小的局限性，如果
利用鼠标拖动操作，总是无法一次性地准确选择。如果想准确地实
现大范围的选择，有一个比较好的办法，具体如下。
（1）在主窗口的【名称框】中输入该操作区域的起始单元格
名称代号。
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（2）输入该操作区域的最后一个单元格的名称代号，中间用
“：”冒号分开。按下 Enter 键，这样以这两个单元格为对角的长方
形区域就会被快速选定。
162．设置单元格的选择输入
在制作工作表时，由于特殊要求，想在输入数据时，选择已经
设置好的内容，可以为单元格设置一个供选择的下拉列表，具体操
作如下。
（1）选择需要设置自动选择列表的单元格，单击【数据】|
【有效性】命令，弹出【有效性】对话框，选择【设置】选项卡，
在【允许】下拉列表中选【序列】选项。
（2）这时对话框会增加【来源】选项，在其下面的输入框中，
输入供用户选择的序列。不同的选择项用半角【,】号分开。
（3）单击【确定】按钮完成操作。经过这样的设置后，当选
择该单元格时，就会在单元格右边出现一个向下的黑色箭头，单击
该箭头，就会弹出一个选择输入列表。
163．自动调整字号大小
在制作工作表时，常常是先把表格按一定格式做好，但有的列
字符数目较多，会出现文字溢出的现象，可以设置让其自动调整字
号大小，具体操作如下。
（1）选择需要调整的区域，单击【格式】|【单元格】命令，
弹出【单元格格式】对话框。
（2）选择【对齐】选项卡，在【文本控制】框中勾选【缩小
字体填充】复选框，单击【确定】按钮完成操作。
164．去除无用的 0 值单元格
在编辑工作表时会经常发现这种情况，就是在一个工作表中，
有许多的 0值的单元格，可以设置将它们隐藏起来，具体操作如下。
（1）单击【工具】|【选项】命令，弹出【选项】对话框，选
择【视图】选项卡。
（2）在【窗口选项】区域中，取消已选择的【零值】复选框，
单击【确定】按钮完成操作。经过这样的设置，工作表中所有的 0
都会被隐藏起来，如图 3-17所示。
第 3章 Excel工作表和单元格
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图3-17 取消对【零值】复选框的选择
165．添加批注
在编辑工作表时，很少有一次性就完成修改的，经常需要进行
多次的整理、更新，如果想知道都修改过哪些内容的话，可以为工
作表加上批注。可通过【插入】命令进行设置，具体操作如下。
（1）选择修改完成的单元格，单击【插入】|【批注】命令，
这时在该单元格旁边会弹出一个黄色的文本输入框，如图 3-18 所
示。
图3-18 添加批注
（2）在光标处可以输入要添加的批注。输入完成后单击任意
位置，批注会自动隐藏。
（3）右击单元格，单击菜单中的【编辑批注】或【清除批注】
命令来进行进一步地修改和取消批注操作。
166．选择数据类型相同的单元格
在编辑工作表时，由于特殊要求，需要将包含同一种类型数据
的单元格进行选择，可以使用【定位】命令来进行相应的设置，具
体操作如下。
单击【编辑】|【定位】命令，弹出【定位】对话框。单击【定
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位条件】按钮，弹出【定位条件】对话框，根据需要，选择设置好
要查找的单元格类型，单击【确定】按钮完成操作。
167．移动整块数据
在编辑工作表时，常常要移动单元格中的数据，通常使用【剪
切】的方法进行，其实可以直接采用拖动的方法进行数据的移动，
具体操作如下。
选择要移动数据的连续区域，移动鼠标到边框处，当鼠标指针
变成一个四个箭头标志时，按住 Shift键的同时按下鼠标左键拖动，
移至到目的区域，放开鼠标左键完成操作。
168．添加合并单元格按钮
在编辑工作表时，经常要对行或列进行合并操作，可以使用系
统提供的合并单元格工具按钮来进行快捷操作，具体操作如下。
（1）单击【工具】|【自定义】命令，弹出【自定义】对话框，
选择【命令】选项卡。
（2）在对话框左边的【类别】列表中选择【格式】选项，在
右边的【命令】选择列表中选择【合并单元格】、【跨越合并】以及
【撤销合并单元格】的命令按钮。
（3）用鼠标将这些选项拖到工具栏上的合适位置，下次要执
行合并操作时只要按对应的命令按钮即可。
169．重命名单元格
在制作工作表时，经常遇到要在函数或公式中引用单元格，但
系统默认是用字母加数字的方式来表示单元格。其实可以为单元格
重新命名，具体操作如下。
选择要命名的单元格，在工作表窗口的左上角【名称】框中输
入新名字，按下 Enter键完成操作。这样下次就可以用这个名称来
引用该单元格了。
170．使用格式取消单元格合并
在对单元格进行合并后，由于数据的变化需要取消合并，具体
操作如下。
（1）选中已经合并的单元格，单击【格式】|【单元格】命令，
弹出【单元格格式】对话框。
第 3章 Excel工作表和单元格
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（2）选择【对齐】选项卡，取消选择【合并单元格】选项，
单击【确定】按钮完成操作。
171．给数据添加单位
在有特殊要求时，需要为单元格数据添加单位，可以通过设置
让系统来自动输入单位，具体操作如下。
（1）选中所有要添加单位的单元格，单击【格式】|【单元格】
命令，弹出【单元格格式】对话框。
（2）选择【数字】选项卡，在【分类】列表中选择【自定义】
选项，在右边的【类型】列表选择框中选择数字格式，在【类型】
文本框中的数字格式后添加所需要的【单位名称】。
（3）单击【确定】按钮完成操作，经过这样的设置后，就会
在刚才选择的单元格数据后加上设置好的单位。
172．使用工具按钮取消合并
Excel提供了取消合并这个工具，只是在默认状态下，这个按
钮是不显示的。可以将其添加到工具栏上，具体操作如下。
（1）单击【工具】|【自定义】命令，弹出【自定义】对话框，
选择【命令】选项卡。
（2）在【类别】栏中选择【格式】选项，在左边的【命令】
栏中选择【撤消合并单元格】按钮。将其拖到工具栏合适位置，单
击【关闭】按钮，如图 3-19所示。
图3-19 使用工具按钮取消合并
（3）以后在需要取消合并单元格的时候，只要选中该区域，
单击这个按钮即可。
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173．快速在单元格中前进后退
在编辑 Excel工作表时，按下 Tab键，将选定当前单元格右侧
的单元格；按下 Shift+Tab键，将选定当前单元格左侧的单元格。
174．以分数形式显示数字
为了便于一些特殊的运算，要将单元格中的小数以分数的格式
显示，具体步骤如下。
（1）选择要设置格式的单元格，执行【格式】|【单元格】命
令，在弹出的对话框中选择【数字】选项卡。
（2）在【分类】列表中选择【分数】选项，然后单击要使用
的分数类型，如图 3-20所示，最后单击【确定】按钮。
图3-20 以分数形式显示数字
175．以科学记数法显示数字
在处理较大的数据时，可以用科学记数法来显示数字，具体步
骤如下。
（1）选择单元格，执行【格式】|【单元格】命令，在弹出的
对话框中选择【数字】选项卡。
（2）在【分类】列表中，选择【科学记数】选项，然后在【小
数位数】框中，输入要显示的小数位数，最后单击【确定】按钮。
176．使用已定义的名称来表示单元格
在公式中，使用定义名称来表示单元格可以使公式的含义更容
易理解。定义单元格名称的方法，具体步骤如下。
（1）执行【插入】|【名称】|【定义】命令，在【在当前工作
第 3章 Excel工作表和单元格
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簿中的名称】框中，输入公式的名称。
（2）在【引用位置】编辑框中单击，然后用鼠标选择要代表
的单元格，如图 3-21所示。单击【确定】按钮即可。
图3-21 【定义名称】对话框
177．将单元格的引用改为名称
将已经录入的公式中的单元格引用改为名称引用，具体操作步
骤如下。
（1）选中包含公式的单元格区域，在该公式中使用名称替换
引用。或是选中单个单元格来将工作表上所有公式中的引用更改为
名称。
（2）执行【插入】|【名称】|【应用】命令，在【应用名称】
框中，单击一个或多个名称，最后单击【确定】按钮。
178．选取单元格内容
选取操作是编辑文档时发生频率最高的操作之一，选取速度的
提高必然大大节省操作的时间。下面介绍选取单元格的方法，具体
操作步骤如下。
在选取不连续的单元格区域时，一般的方法是按住 Ctrl键，然
后选取各个单元格或单元格区域。如果要选取的单元格较多，可以
在【添加选定】模式下选定不连续的单元格区域。
按下 Shift+F8 键，激活【添加选定】模式，此时工作簿下方
的状态栏中会显示出【添加】字样，就可以选取不连续的单元格或
单元格区域。要退出这种模式，按 Esc键即可。
179．隐藏单元格网格线
要隐藏操作界面上的单元格网线，可进行如下操作，具体操作
步骤如下。
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（1）单击【工具】|【选项】命令，在弹出的对话框中选择【视
图】选项卡。
（2）取消选择【窗口选项】中的【网格线】复选框，如图 3-22
所示，然后单击【确定】按钮即可。
图3-22 隐藏单元格网格线
180．拆分单元格数据
有时需要拆分单元格中的数据，先将 XLS文件另存为 TXT文
件，再对 TXT文件进行编辑，将需要拆分的数据用 Tab键或空格
分开，然后再用 Excel 重新打开编辑后的 TXT 文件，这样原来在
一起的数据就被拆分开了。
181．彻底删除单元格
若想删掉选定的单元格，直接按 Del键即可，但是单元格的格
式和批注并没有真正删除掉。要彻底地删除单元格的所有相关信
息，可以采用以下步骤，具体步骤如下。
选定要删除的单元格，然后单击【编辑】|【清除】命令，在
弹出的菜单中，选择【全部】就可以将该单元格的所有相关信息都
删除掉。
182．选择包含数组公式的单元格
在工作表中，经常会用到数组公式，以对一组或多组值执行多
重计算，并返回一个或多个结果。有时要对这些运用数组公式的单
元格进行编辑，具体步骤如下。
（1）执行【编辑】|【定位】命令，在弹出的对话框中单击【定
第 3章 Excel工作表和单元格
85
位条件】按钮。
（2）单击【当前数组】选项，如图 3-23所示，然后单击【确
定】按钮。
图3-23 设置定位条件
183．隐藏单元格中的零值
如果要隐藏某一单元格区域中的零值，可采用如下方法，具体
步骤如下。
（1）选择包含要隐藏的零值的单元格，执行【格式】|【单元
格】命令，在弹出的对话框中选择【数字】选项卡。
（2）在【分类】列表中，选择【自定义】选项，然后在【类
型】框中删除原有内容，输入“0;-0;;@”，如图 3-24 所示，然后单
击【确定】按钮即可。
图3-24 隐藏单元格中的零值
184．使用条件格式隐藏零值
利用条件格式也可以隐藏零值，而且可以隐藏由公式返回的零
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86
值。具体操作步骤如下：
（1）选中包含零值的单元格，执行【格式】|【条件格式】命
令。
（2）在左边的框中，选择【单元格数值】选项，然后在左边
的第二个框中，选择【等于】选项。在右边的框中，输入 0。
（3）单击【格式】按钮，再选择【字体】选项卡，将字体颜
色设置为白色，然后单击两次【确定】按钮。
185．选择含超链接文本的单元格
有时需要选定超链接文本，但是单击超链接文本的单元格时，
往往会跳转到目标处。可采用如下方法来选择，具体操作如下。
单击包含超级链接文本的单元格，按住鼠标左键至少一秒钟，
然后释放鼠标，这时就可以选定超链接文本了。
186．设置单元格拖放功能
（1）在菜单栏上选择【工具】｜【选项】命令，弹出【选项】
对话，单击【编辑】标签，切换至【编辑】选项卡下。
（2）在【编辑】选项卡中选择【单元格拖放功能】复选框，
如图 3-25所示，单击【确定】按钮即可。
图3-25 选择【单元格拖放功能】复选框
187．拖曳填充柄时删除了某些内容
如果在向上或向左拖动选定区域上的填充柄时，没有将其拖出
选定区域第 1行或第 1列就释放了鼠标键，Excel将删除选定区域
中的部分乃至全部数据。
因此在拖动时必须在释放鼠标按键前，将填充拖出选定区域以
外，才能避免不必要的数据丢失。
第 3章 Excel工作表和单元格
87
188．数字数据并未变成文本数据
如果已经在单元格中输入了数字，并应用了【文本】格式，单
击每一个单元格，并按 F2键，再按 Enter键以文本格式重新输入
数字。
如果需要将数字当作文本输入，首先对空单元格应用文本格
式，然后在带格式的单元格中输入数字。
189．在不取消原有选定区域的情况下增加或减少选定的单元格
在不取消原有选定区域的情况下，增加或减少选定的单元格，
具体操作步骤如下。
（1）按住 Shift键的同时单击需要包含在新选定区域中的最后
一个单元格。
（2）活动单元格与所单击的单元格之间构成的矩形区域将成
为新的选定区域。
（3）如果要选定附加的、不相邻的单元格或单元格区域，按
住 Ctrl键再单击或拖动选定相应的单元格。
190．添加或删除数字中的千位分隔符
（1）在工作表中，选择需要设置格式的单元格或单元格区域。
（2）在菜单栏上选择【格式】｜【单元格】命令，弹出【单
元格格式】对话框，单击【数字】标签，切换至【数字】选项卡，
在【分类】列表框中选择【数值】选项。
（3）在其右侧的区域内选择或取消选择【使用千位分隔符】
复选框，如图 3-26所示。
图3-26 使用千位分隔符
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88
单元格格式设置
191．查找特定格式的单元格
在编辑工作表过程中，有时需要对某种特定格式的单元格进行
编辑。可以使用【查找和替换】功能进行操作，具体步骤如下。
单击【编辑】|【查找】命令，弹出【查找和替换】对话框。
单击【选项】按钮，单击【格式】按钮，弹出【查找格式】对话框，
如图 3-27 所示。设置所需的格式，单击【查找全部】按钮完成操
作。
图3-27 【查找格式】对话框
192．设置条件格式
在工作中有时需要制作出来数据很多的工作表，可以设置单元
格数据的显示效果，这样可以让一些数据醒目一些，具体操作如下。
（1）选中需设置阴影间隔效果的单元格，单击【格式】|【条
件格式】命令，弹出【条件格式】对话框。
（2）在弹出的对话框中，在【条件 1】下拉列表中选择【公
式】项，并在右边文本框中输入“=MOD(ROW(),2)=0”，如图 3-28
所示。
图3-28 【条件格式】对话框
第 3章 Excel工作表和单元格
89
（3）单击【格式】按钮，弹出【单元格格式】对话框，选择
【图案】选项卡，在调色板中选择喜欢的背景色，单击【确定】按
钮完成操作。
193．设置重要数据格式
工作表中的数据都有主要次要之分，如果想查找其中的一些重
要数据的话，可以通过给重要的数据更改颜色来进行区别，具体操
作如下。
（1）选择需要进行设置的数据，单击【格式】|【单元格】命
令，弹出【单元格格式】对话框。
（2）选择【数字】选项卡，在【分类】列表中选择“数值”选
项，在【负数】框中选中不带括号的红色的 选项，如图
3-29所示。
图3-29 设置重要数据格式
（3）在【小数位数】设置框中可以设置小数要保留的位数，
勾选上【千位分隔符】选项可以用【千位分隔符】来显示当前的数
值，单击【确定】按钮完成操作。
194．分散对齐
在表格中输入一系列人名，一般要在两个字的人名中间空出一
定的间距，下面介绍一种便捷的方法，具体步骤如下。
将名单输好后，选中该行或列，执行【格式】|【单元格】命
令，在弹出的对话框中选择【对齐】选项卡，然后在【水平对齐】
下拉选框中选择【分散对齐】选项，然后单击【确定】按钮。将列
宽调整到合适的宽度即可。
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90
195．更改网格线颜色
如果对系统默认的单元格网格线的颜色不满意，可以对颜色进
行修改，具体操作如下。
（1）单击【工具】|【选项】命令，弹出【选项】对话框，选
择【视图】选项卡。
（2）在【窗口选项】栏下，单击【网格线颜色】选框。在弹
出的菜单中选择合适的颜色。如果想采用默认网格线颜色，选择【自
动】选项，单击【确定】按钮完成操作。
196．使用【格式刷】复制单元格格式
在编辑工作表时，经常要对多个单元格进行相同格式的设置，
利用【格式刷】按钮，可以非常方便快速地完成这些设置，具体操
作如下。
（1）选择已经设置好格式的单元格，单击格式刷按钮，将鼠
标移动到需要进行设置的单元格上，执行拖动选择操作即可。
（2）双击格式刷按钮就可以进行多次的选择复制格式，而不
用反复地进行单击按钮了。执行操作完成后再次单击该按钮即可取
消命令。
197．文件保护
在制作完成一个工作表时，由于其中的数据很重要，需要对文
件进行加密操作，可以利用 Excel系统提供的保护功能进行设置，
具体操作如下。
（1）单击【工具】|【保护】|【保护工作表】命令，弹出【保
护工作表】对话框，如图 3-30所示。
图3-30 【保护工作表】对话框
第 3章 Excel工作表和单元格
91
（2）在对话框中输入文件密码，在下方的选择框中可以设置
保护的内容，单击【确定】按钮完成操作。
（3）单击【工具】|【保护】|【撤销工作表保护】命令即可取
消密码。
198．数据倾斜效果
有些工作表文件中的单元格数据是斜方向显示的，如果想要实
现这样的效果，可以使用相应的命令按钮完成，具体操作如下。
（1）单击【工具】|【自定义】命令，弹出【自定义】对话框，
选择【命令】选项卡。
（2）在【类别】列表中选择【格式】选项，在【命令】列表
中找到【顺时针斜排】和【逆时针斜排】两个命令按钮，将它们拖
到工具栏的合适位置即可。
（3）选择需要斜排的单元格，单击这两个按钮就可以实现数
据的斜向排版。
199．查找有条件格式的单元格
在制作工作表过程中，对某些单元格设置了条件格式，有时候
需要重新对这些单元格进行编辑，可以通过【定位】功能进行查找，
具体操作如下。
（1）选择任意单元格，如果要查找条件格式设置相同的单元
格，则选择有此格式的单元格。
（2）单击【编辑】|【定位】命令，弹出【定位】对话框，单
击【定位条件】按钮。
（3）弹出【定位条件】对话框，如果要选择全部带有条件格
式的单元格。则单击【数据有效性】下方的【全部】选项。
（4）如果要查找选定条件格式的单元格，就选择【数据有效
性】中的【相同】选项，单击【确定】按钮完成操作。
200．为单元格添加阴影
为单元格添加一些阴影，可以让表格看起来更美观。添加单元
格阴影的具体步骤如下。
选择要添加阴影的单元格，若要用纯色设置单元格阴影，单击
【格式】工具栏上的【填充颜色】按钮，即可填充上一次使用的颜
色。单击该按钮右侧的三角形按钮，即可在弹出的调色板中选择合
非常掌上宝[Exce高效办公 600招
92
适的颜色。
若要用图案设置单元格阴影。执行【格式】|【单元格】命令，
在弹出的对话框中选择【图案】选项卡。若要设置图案的背景色，
单击【单元格底纹】调色板中的某一颜色。单击【图案】框旁的箭
头，然后在弹出的菜单中选择合适的图案样式和颜色，如图 3-31
所示。最后单击【确定】按钮即可。
图3-31 设置单元格颜色
201．设置单元格样式
在工作中有时需要对单元格进行一些特殊效果的设置，一般都
是通过菜单命令来实现对单元格边框的设置的，具体操作如下。
在 Excel 2003中新增了一个【边框】设置工具条来解决这个
问题，单击【视图】|【工具栏】|【边框】命令可来调出该工具条。
该工具条中有绘制边框、绘图边框网络、擦除边框工具按钮，
可以通过它来设置单元格的边框和线形、颜色和粗细等。
202．用颜色给数据分类
为了查找和操作的方便，可以对工作表的数据进行分类，分类
后可以使用不同的颜色进行区别，具体操作如下。
（1）选择需要进行设置的数据，单击【格式】|【单元格】命
令，弹出【单元格】对话框，选择【数字】选项卡。
（2）在【分类】列表框中选择【自定义】选项，在【类型】
框中输入“[黑色][<60]###;[红色][>=60]###;”，这段代码表
第 3章 Excel工作表和单元格
93
示的意思是：如果数值大于或等于 60 就用红色表示，小于 60 用
黑色表示。单击【确定】按钮完成操作。
203．更改批注格式
在编辑工作表时，经常要插入批注。但是默认的标注格式太过
单调，可以通过更改标注的默认格式来提高用户的工作效率，具体
操作如下。
（1）右击Windows桌面，单击快捷菜单中的【属性】命令。
弹出【显示属性】对话框，选择【外观】选项卡。
（2）单击【高级】按钮，弹出【高级外观】对话框。在【项
目】下拉选框中选择【工具提示】选项。在右侧可设置批注的背景
颜色、字体颜色和大小等。单击【确定】按钮完成操作，如图 3-32
所示。
图3-32 修改工具提示格式
204．创建数字格式
Excel程序为用户提供了一些数字格式，但由于特殊要求，用
户想使用自定义的数字格式，具体操作如下。
（1）选择要设置格式的单元格，单击【格式】|【单元格】命
令，弹出【单元格格式】对话框，选择【数字】选项卡。
（2）在【分类】列表中，选择一个合适的分类，设置其中一
个内置格式。这个操作不会更改内置格式，只是创建一个副本进行
非常掌上宝[Exce高效办公 600招
94
自定义，单击【自定义】选项。
（3）在【类型】框中，编辑数字格式代码以创建所需的格式，
单击【确定】按钮，如图 3-33所示。
图3-33 创建数字格式
205．使用【选择性粘贴】复制单元格格式
在编辑工作表时，经常要对多个单元格进行相同格式的设置，
利用【选择性粘贴】命令可以直接复制单元格格式，具体操作如下。
（1）选择已经设置好的单元格，单击【编辑】|【复制】命令，
选择需要进行格式设置的目标单元格。
（2）单击【编辑】|【选择性粘贴】命令，弹出【选择性粘贴】
对话框。选择【格式】单选按钮，单击【确定】按钮完成操作。
206．锁定单元格保护数据
为了保护存有重要数据的工作表，可以锁定单元格，具体操作
如下。
（1）选择要保护单元格的工作表，单击【工具】|【保护】|
【保护工作表】命令。弹出【保护工作表】对话框，选择【保护工
作表及锁定的单元格内容】选框。
（2）在【取消工作表保护时使用的密码】框内输入密码。在
下方选择要保护的选项，单击【确定】按钮完成操作，如图 3-34
所示。
第 3章 Excel工作表和单元格
95
图3-34 【保护工作表】对话框
207．避免自动更改字体颜色和单元格背景
一个单元格设置了条件格式后，是否应用该格式就取决于单元
格数值或其他被计算的数据是否满足设定的条件。
（1）如果设置的条件格式是基于选定单元格的数值的，那么
包含文本的单元格在运算中被看作 ASCII码字符串。
（2）在这种情况下，如果对单元格中的文本进行了修改，那
么像粗体或字体颜色这些格式会随之改变。
（3）条件格式比【单元格格式】对话框中的格式设置有更高
的优先级。也就是说，如果设定的条件为真时，对应的格式就会覆
盖手动设置的格式。
208 如何将数值设置为欧元格式
在工作表中，要对其中的值使用欧元格式，可以进行如下操作。
（1）选择要设置其格式的值，在菜单栏上选择“格式｜单元格”
命令，弹出“单元格格式”对话框。
（2）单击“数字”标签，切换至“数字”选项卡下，再单击“分类”
列表中的“货币”选项，最后在“货币符号”下拉列表中选择欧元格式。
209．使单元格与编辑栏中的数字显示一致
编辑栏中显示的是选定单元格中进行计算的实际单元格数值，
单元格中显示的数字是由单元格的数字格式决定的。可以删除单元
格格式，使得单元格与编辑栏中的数字显示一致，具体操作如下。
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96
（1）选择要设置格式的单元格或单元格区域，在菜单栏上选
择【格式】｜【单元格】命令，弹出【单元格格式】对话框，单击
【数字】标签，切换至【数字】选项卡下。
（2）在【分类】列表框中单击选择【常规】选项，如图 3-35
所示。单击【确定】按钮即可清除单元格格式。
图3-35 【单元格格式】对话框
210．使用对角线划分单元格
（1）在工作表中选择需要使用对角线划分的单个单元格或单
元格区域，在菜单栏上选择【格式】｜【单元格】命令，弹出【单
元格格式】对话框，单击【边框】标签，切换至【边框】选项卡下。
（2）在【线条】选项区中选择线条样式，然后在【颜色】下
拉列表框中选择颜色，最后在【边框】选项区内单击 按钮和 按
钮，如图 3-36所示。单击【确定】按钮完成。
图3-36 使用对角线
第 3章 Excel工作表和单元格
97
211．给单元格中的文字添加拼音
（1）在工作表中，单击需要添加拼音的单元格。在菜单栏上
选择【格式】｜【拼音指南】｜【编辑】命令。
（2）这时在选定的单元格上出现拼音输入文本框，按下 Enter
键确认输入，Excel系统默认隐藏单元格的拼音，可以在菜单栏上
选择【格式】｜【拼音指南】｜【显示或隐藏】命令，进行相应的
操作。
（3）单击【显示或隐藏】命令，拼音就会显示出来。
212．在单元格中自动换行
在工作表中输入文本或数据时，由于数据太长需要在单元格中
换行，要在工作表中进行换行操作，具体操作如下。
（1）选择要进行设置的单元格范围。单击【格式】|【单元格】
命令，弹出【单元格格式】对话框。
（2）选择【对齐】选项卡，选择【自动换行】选项。单击【确
定】按钮完成操作，如图 3-37所示。
图3-37 选择【自动换行】选项
213．增加或减少显示的小数位数
在工作表中，单击需要设置格式的单元格。在【格式】工具栏
上执行下列操作。
单击【减少小数位数】按钮，即可减少小数点后显示的数字个
数，如图 3-38所示。
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98
图3-38 【减少小数位数】按钮
单击【增加小数位数】按钮，即可增加小数点后显示的数字个
数，如图 3-39所示。
图3-39 【增加小数位数】按钮
214．使用现有的行列标志为单元格命名
（1）选定需要命名的区域，把行列标志也包含进去。在菜单
栏上选择【插入】｜【名称】｜【指定】命令。
（2）在弹出的【指定名称】对话框中的【名称创建于】选项
区内，选择【首行】复选框，如图 3-40 所示。单击【确定】按钮
即可完成定义。
图3-40 【指定名称】对话框
注意：使用这个过程指定的名称只引用包含数值的单元格，而不包
含现有的行列标志。
215．使用三维引用命名多个工作表上的单元格
（1）在菜单栏上选择【插入】｜【名称】｜【定义】命令。
弹出【定义名称】对话框，在【在当前工作簿的名称】文本框中输
入名称。
（2）如果【引用位置】文本框中包含引用，则选定等号和这
第 3章 Excel工作表和单元格
99
个引用，再按 BackSpace键。
（3）在【引用位置】框中，输入“＝”。单击需要引用的第一
个工作表的标签。按住 Shift 键的同时单击需要引用的最后一个工
作表的标签。
（4）选定需要引用的单元格或单元格区域，然后单击【添加】
按钮，再单击【关闭】按钮。
216．追踪与特定单元格的值不匹配的单元格
（1）在工作表中，选定需要比较的单元格区域。在菜单栏上
选择【编辑】｜【定位】命令。
（2）弹出【定位】对话框，单击【定位条件】按钮，如图 3-41
所示。
图3-41 【定位】对话框
（3）弹出【定位条件】对话框，如图 3-42所示。如果用户需
要选定活动行中与活动单元格不同的单元格，则选择【行内容差异
单元格】单选按钮。如果用户需要选定活动列中与活动单元格不同
的单元格，则选择【列内容差异单元格】单选按钮。
图3-42 【定位条件】对话框
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>>
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>>
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>>
/JPEG2000GrayImageDict <<
/TileWidth 256
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