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文件控制程序 A/0
广州交通集团有限公司
文
件
控
制
程
序
编 号：
版 本：A
受控标志：
分 发 号：
发布日期：2002年8月1日 实施日期：2002年8月1日
编制：质量管理办公室 审核：区绍祥 批准：佘伟
1 目的
加强质量管理体系文件的管理，确保集团公司各相关部门使用有效版本的文件。
2 范围
适用于集团公司质量管理体系文件，包括与质量管理有关的外来文件的控制。
3 职责
3．1总经理负责质量手册的批准和本公司行政公文的签发。
3．2管理者代表负责质量手册的审核、程序文件及规范文件的批准。
3．3办公室负责质量管理体系文件的管理。
3．4质量管理办公室负责组织文件编写工作。
3．5各职能部门负责相关文件的起草。
4 工作程序
4．1文件的类别
文件分为质量管理体系文件、外来文件两类。
4．1．1质量管理体系文件包括：质量手册、程序文件、工作规范、记录表格。
4．1．2外来文件包括：国家有关法律法规，有关质量技术的行业标准，上级主管部门发布的与质量管理有关的条例、规定、办法等。
4．2文件的编写、审核和批准。
4．2．2文件编写：
质量管理办公室负责组织相关人员编写质量管理体系文件；
4．2．3文件的审核和批准：
质量手册由管理者代表审核，由总经理批准；
程序文件、工作规范文件由质量管理办公室会同相关部门负责人审核，由管理者代表批准；
4．3文件的编写
4．3．1质量手册的编码
GJ—QM—XX`
要素代号
质量手册代号
组织代号（广州交通集团）
例：质量手册：GJ—QM—
4．3．2程序文件的编码
GJ—QP—XX
要素代号
程序文件代号
组织代号
例：文件控制程序：GJ—QP—
4．3．3工作规范文件的编码
GJ—QJ—XX—XX
该要素第几个规范
要素代号
规范文件代号
组织代号
例：道路运输安全监控服务工作规范：GJ—QJ——03
4．3．4记录表格的编码
GJ—QR—XX—XX
该要素第几个表格
要素代号
质量记录表格代号
组织代号
例：内部审核计划：QJ—QR——01
4．4文件的控制和发放回收
4．4．1文件的受控
本集团公司文件分为受控和非受控两类：
受控文件：发给本单位部门员工及管辖内的企业的文件一律为受控本，盖上“受控”印章；
非受控文件：发给集团公司外部《质量手册》为非受控本，不盖“受控”印章，不负责修改。
4．4．2文件的发放回收：
每一份文件应有分发号。领用文件时，文件名称、文件编号、发放单位及领用人都要填入《文件发放回收登记表》，由办公室统一发放；
员工离开本单位，须收回文件；
当文件需复印时，由办公室负责复印，并对复印件编分发号、盖单位公章，并填入《文件发放回收登记表》。
4．5文件的修改
4．5．1文件修改的方式
文件修改采用杠改、换页、换版三种方式。
4．5．2修改的申请和批准手续
文件需要更改时，应由文件更改提出人向质量管理办公室或办公室提出书面申请，说明更改原因，重要的更改还应附有充分的证据；
文件修改应由原审批人对修改内容进行审批，同意后方可修改；
由质量管理办公室或办公室下发《文件修改通知》及修改内容附件，通知相关单位进行修改。
4．5．3修改的识别
凡是文件的正式版本，封面上须印有版本号，例：质量手册A版，文件的所有页眉上须有版本号和修改状态，例：A/0为A版第0次修改，A/1指A版文件第一次修改。
4．6文件的评审
办公室每年对各类文件的充分性、适宜性进行一次评审或在管理评审中一并进行。如需修改文件要做出相应的修改决定。
4．7文件的管理
4．7．1集团公司文件统一由办公室负责归口管理，编制《质量管理体系文件总览表》和《外来文件清单》。
4．7．2集团公司职能部门需要发放受控文件时，可向办公室申请，办公室将受控文件编好分发号，进行登记，加盖“受控”章，登记领用。
4．7．3如文件发生丢失，应及时报告办公室，由办公室针对具体情况处理，并予以补发文件。
4．8外来文件的识别和发放
4．8．1办公室接到外来文件时，将此类文件送主管领导审阅、确定文件的适用范围，列入《外来文件清单》，需要使用和转发外来文件时，要填写《文件发放回收登记表》由办公室发放该文件，并在规定期限内收回。
4．8．2对正在使用的外来文件，办公室进行收集识别，列入《外来文件清单》。
4．8．3使用外来文件须按照办公室所列清单的版本及范围来使用，防止因用旧版本出现服务不合格的现象。
4．9文件的废止和销毁
质量管理体系文件修改后，原文件应废止，由办公室负责收回，销毁旧文件，需要留用或保存的旧版文件及不能收回的文件应进标识，可采用加盖“作废留用”章，发放作废文件通知，编制作废文件目录等方式标识。
5 相关文件（无）
6 记录表格
6．1文件发放/回收登记表
6．2文件修改通知
6．3质量管理体系文件总览表
6．4外来文件清单
文件发放/回收登记表
GJ—QR——01
序号
文件名称
文件编写
版本号
分发号
发放时间
领用部门
领用人签字
回收时间
经办人
文件修改通知
GJ—QR——02
文件名称
文件编号
修改章节
修改前内容
修改后内容
审批人
发放时间
更新方法（用×、√表示） 杠改□ 换页□ 换版□
受控单位/岗位：
质量管理体系文件总览表
-03
序号
文件类别
文件名称
文件编码
版本号
发布时间
使用部门
批准人
备注
1
质量手册
A
2002-8-1
2
文件控制程序
A
2002-8-1
3
记录控制程序
A
2002-8-1
4
顾客信息管理程序
A
2002-8-1
5
内部审核控制程序
A
2002-8-1
6
服务质量考核控制程序
A
2002-8-1
7
不合格服务控制程序
A
2002-8-1
8
纠正措施控制程序
-01
A
2002-8-1
9
预防措施程序
-01
A
2002-8-1
10
道路客运、货运、出租小汽车、站场、投资管理服务工作规范
-01
A
2002-8-1
11
道路运输安全监控服务工作规范
-02
A
2002-8-1
12
道路运输统计服务工作规范
-03
A
2002-8-1
13
道路运输的涉外、科技、环保管理服务工作规范
-04
A
2002-8-1
外来文件清单
序号
文号
内 容
发 布 部 门
分 布 日 期
1
（88）交公路字201号
汽车旅客运输规则
中华人民共和国交通部
1988、1、26
2
（89）交运字709号
出租汽车旅游汽车客运管理规定
中华人民共和国交通部
1989、12、18
3
交通部（95）2号令
汽车客运站管理规定
中华人民共和国交通部
1995、5、9
4
交公路发（1995）828号
省际道路旅客运输管理办法
中华人民共和国交通部
1995、9、6
5
（86）交公路字1013号
公路运输管理暂行条例
中华人民共和国交通部
1986、12、29
6
粤交运（1998）68号
广东省道路运输条例
广东省交通厅
1998、5、8
7
交通部（99）5号令
汽车货物运输规则
中华人民共和国交通部
1999、11、15
8
粤交运（1995）199号
广东省营业性运输汽车驾驶员管理办法
广东省交通厅
1995、9、12
9
广州市人民政府10号令
广州市联运行业管理办法
广州市人民政府
1998、8、12
10
交公路发（1998）502号
汽车运价规则
中华人民共和国交通部
1998、8、17
11
交通部1998年2号令
道路运输车辆维护管理规定
中华人民共和国交通部
1998、3、4
12
粤府[1992]130号
广东省道路运输服务业管理办法
广东省人民政府
1992、9、19
13
穗府[1993]70号
广州市跨省市公路货物运输管理办法
广州市人民政府
1993、7、11
14
粤交保[1999]163号
广东省汽车运输安全生产管理实施细则
广东省交通厅
1999、6、9
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