幼儿园采购小组工作方案
为规范幼儿园采购管理工作，保障幼儿在园生活、学习的安全与质量，提高采购资金使用效益，确保
采购过程公开、公平、公正，结合我园实际情况，特成立采购小组并制定本工作方案。本方案适用于
幼儿园各类物资、服务的采购工作，包括幼儿生活用品、教学设备、食品食材、维修服务等。
一、采购小组组建原则与成员构成
（一）组建原则
1. 责任明确原则：明确各成员职责，确保采购各环节有人负责、有人监督。2. 专业适配原则：结合
采购物资类型，吸纳具备相关专业知识或经验的人员，提升采购决策科学性。3. 民主监督原则：小
组内部实行民主决策，接受园务会及全体教职工的监督，杜绝违规操作。
（二）成员构成
采购小组由多方人员组成，共计[X]人，具体成员及职责如下：
组长（1 名）：由园长担任。负责统筹采购工作，审批采购计划与预算，签署重要采购合同，协调解
决采购过程中的重大问题，对采购工作负总责。
副组长（1 名）：由副园长或后勤主任担任。协助组长开展工作，负责组织制定采购计划，审核采购
需求，监督采购流程执行，汇总采购信息并向组长汇报。
教学代表（1-2 名）：由年级组长或骨干教师担任。结合教学实际需求，提出教学类物资（如教具、
绘本、玩具等）的采购建议，参与相关物资的质量验收，确保采购物资符合教学要求。
后勤代表（1-2 名）：由后勤管理员、保健医担任。负责提出后勤保障类物资（如幼儿餐具、寝具、
消毒用品、食品食材等）的采购需求，重点把控物资的安全、卫生标准，参与物资验收与日常管理。
财务代表（1 名）：由幼儿园财务人员担任。负责审核采购预算的合理性与可行性，把控采购资金的
使用规范，办理付款手续，对采购费用进行核算与监督。
家长代表（1-2 名）：由家委会成员担任。代表家长群体参与采购决策，对幼儿直接使用的物资（如
食品、玩具、衣物等）的质量、安全提出意见，参与验收环节，增强采购工作的透明度与公信力。
采购小组成员实行任期制，每学年调整一次，可根据工作需要进行临时增补。成员若因工作变动无法
履职，需及时向组长报备，由园务会统筹补充。
二、采购小组核心职责
需求调研与计划制定：定期收集各部门（班级、后勤、教学等）的采购需求，结合幼儿园发展规划、
学期工作重点，汇总形成年度、季度及月度采购计划，明确采购物资的名称、规格、数量、质量标准、
预算金额及采购时限。
预算审核与资金申请：对各部门提交的采购预算进行集体审核，确保预算贴合实际需求且符合财务规
定，审核通过后由财务代表按流程向相关部门申请采购资金。
采购方式确定与供应商筛选：根据采购物资的金额、类型及市场情况，确定合适的采购方式（如公开
招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购、定点采购等）。建立供应商资源库，通过资质审核、实地
考察、样品评估等方式筛选合格供应商，确保供应商具备良好的信誉、稳定的供货能力及完善的售后
服务。
采购实施与合同管理：组织开展采购活动，包括发布采购信息、接收投标文件、组织评审、确定中标
供应商等。与供应商签订规范的采购合同，明确物资质量、价格、交货时间、付款方式、违约责任等
条款，确保双方权益。
质量验收与异议处理：物资到货后，组织小组相关成员（根据物资类型确定参与人员，如食品需后勤
代表、保健医、家长代表参与）按照采购标准及合同约定进行验收，核对物资的数量、规格、质量证
明文件等。若发现物资不合格，及时与供应商沟通，提出退换货、赔偿等要求，跟踪处理结果。
档案管理与总结评估：建立完整的采购档案，包括采购计划、预算表、供应商资料、投标文件、合同、
验收报告、付款凭证等，确保档案资料完整可追溯。每季度对采购工作进行总结，评估采购物资的使
用效果、供应商履约情况及资金使用效益，为后续采购工作提供参考。
制度完善与风险防控：结合采购工作实际及相关政策法规，不断完善幼儿园采购管理制度，规范采购
流程。加强采购过程中的风险防控，杜绝虚报采购需求、收受回扣、擅自变更采购计划等违规行为，
确保采购工作廉洁、规范。
三、采购工作流程
（一）需求提报阶段
各部门（班级）根据工作需要，填写《幼儿园采购需求申请表》，详细注明物资名称、规格型号、数
量、质量要求、用途、预计金额及需求时限，经部门负责人签字后提交至采购小组副组长处。每月[X]
日为月度需求提报截止日，特殊紧急需求（如突发维修、应急物资）可随时提报。
（二）计划与预算审核阶段
采购小组每月[X]日召开工作会议，对收集的采购需求进行集体审议，结合幼儿园实际情况筛选必要
需求，汇总形成月度采购计划。财务代表对采购预算进行审核，提出预算调整建议，经小组讨论通过
后，由组长签字审批，报园务会备案。
（三）供应商筛选与采购实施阶段
对于单价或批量金额较大（如超过[X]元）的物资（如大型教学设备、装修服务等），采用公开招标
或邀请招标方式，由采购小组发布招标信息，组织评审委员会（含小组成员及外部专业人员）进行评
审，确定中标供应商。
对于金额中等（如[X]元-[X]元）的物资（如批量教具、餐具等），采用竞争性谈判或询价采购方式，
邀请[3]家及以上合格供应商报价，小组根据报价、质量、售后服务等综合因素确定供应商。
对于金额较小（如低于[X]元）的日常物资（如办公用品、小额耗材等），采用定点采购或直接采购
方式，从已建立的合格供应商库中选择供应商，确保采购便捷高效。
采购过程中，需安排专人做好记录，包括谈判内容、报价情况、评审意见等，确保过程可追溯。
（四）合同签订与履约跟踪阶段
确定供应商后，由副组长牵头与供应商签订正式采购合同，合同需经组长及财务代表审核签字。采购
小组安排专人跟踪合同履约情况，督促供应商按时交货，及时沟通解决履约过程中出现的问题。
（五）验收与付款阶段
物资到货后，由副组长组织相关成员成立验收小组，填写《幼儿园采购物资验收单》，详细记录验收
结果。验收合格的，由验收人员签字确认，财务代表根据合同及验收单按财务流程办理付款手续；验
收不合格的，由验收小组提出书面异议，交由副组长与供应商协商处理，直至问题解决后再办理相关
手续。
（六）档案归档与总结阶段
采购工作完成后，由副组长负责将采购全过程的相关资料整理归档，建立采购档案。每月采购工作结
束后，小组召开总结会议，分析采购工作中的问题与不足，提出改进措施。
四、采购工作纪律与监督机制
（一）工作纪律
采购小组成员需严格遵守国家采购相关法律法规及幼儿园规章制度，坚持公开、公平、公正的原则，
廉洁自律，不得利用职务之便谋取私利，不得收受供应商的礼品、礼金或其他不正当利益。
在采购过程中，成员需客观公正地发表意见，不得擅自泄露采购信息（如供应商报价、评审意见等），
确保采购过程的保密性与严肃性。
若成员与供应商存在利害关系（如亲属关系、合作关系等），需主动申请回避，不得参与相关采购环
节的决策与操作。
（二）监督机制
内部监督：采购小组定期向园务会汇报采购工作情况，接受园务会的监督检查。小组内部实行相互监
督，对采购过程中出现的违规行为，成员可直接向组长或园务会举报。
外部监督：通过幼儿园公示栏、家长群等渠道，定期公示采购计划、供应商信息、采购结果等内容，
接受全体教职工及家长的监督。家长代表全程参与关键采购环节，及时反馈家长意见与建议。
责任追究：对在采购工作中违反纪律、出现失职渎职行为的成员，园务会将根据情节轻重给予批评教
育、调离岗位等处理；若构成违纪违法的，将依法依规追究相关责任。
五、附则
本方案由幼儿园采购小组负责解释，自发布之日起施行。
本方案可根据国家相关政策调整及幼儿园发展需要，由采购小组提出修订建议，报园务会审议通过后
进行修订。
幼儿园各类采购工作均需严格按照本方案执行，未按规定流程开展的采购活动，财务部门不予办理付
款手续。
[幼儿园名称]
[方案制定日期：XXXX 年 XX 月 XX 日]
