财务管理财务知识财
务系统概述
注意事项：
如果是第一次运行系统，那么必须首先建立操作员、账套、设置操作员权限等。
运行“系统管理“后根据网络情况也许很快建立网络联接，也许要等一小会儿，一般为数秒。
如果登录不成功，那么系统将有提示。一般问题用户可通过检查安装、设置、数据库联接来自
行解决。
客户端登录的目的在于：
（1）远程驱动。在 C/S网络应用模式下，如果在服务端尚未启动系统管理程序，则客户端登录会远
程启动服务端上的系统管理程序，并建立此次登录的客户端信息。登录成功后，利用系统管理远程
返回的系统信息、业务数据进行工作。
（2）确认信息。确定用户此次进入系统的账套、会计年度、当前会计期间、操作员及其密码、登录
时间等信息，如果这些信息合法，则登录成功。
（3）记录信息。客户端登录会驱动服务端的系统管理程序，建立此次登录的客户端信息，包括以上
被确认的信息，以及软件序列号确认、客户机名、子系统名等。每一次登录成功后，无论以后的操
作进程是否正常（即客户端子系统是否正常执行到注销自身），都会在服务端的上机日志中留下此次
使用的详细记录。
（4）系统安全。一旦客户端登录成功，系统管理将实时跟踪用户的操作，如果客户端发生死机等异
常情况，服务端系统管理将自动释放被占用的资源，检查、恢复被损坏的业务数据库等，这些保证
了系统的安全性。
一、权限管理
为了保证系统及数据的安全与保密,本系统提供“操作员设置”功能,以便在计算机系统上进行
操作分工及权限控制。系统管理员通过对系统操作的分工和权限的管理，一方面可避免与业务无关
人员对系统的操作，另一方面可以对系统所含的各个子系统的操作进行协调，以保证系统的安全与
保密性。
用户以“系统管理员”的身份进入系统，点取功能菜单中的【权限管理】中的【用户权限设置】
项。进入以下界面：
1、如何增加一个用户
点击〖增加〗按钮，用户可根据实际需要填写相关栏目的内容。其中：“用户代码”是该用户
的简名或是用来标识所设置的操作员的编号，必须输入且不可重复；“用户名称”是所设置的操作
员用户的全名，必须输入。“用户密码”是指所设置的操作员进行系统登录时的口令。在进行口令输
入时，要保证“用户密码”和“密码确认”栏目中输入的内容一致，否则，系统将会提示出错。
各栏目填写完毕后，点击〖保存〗按钮表示确认。任何用户，“系统管理”一项一旦被选中，不
必再为他设任何权限，因为他已经是系统管理员，如想放弃该操作员用户的系统管理员资格，则去
掉标记。
2、如何修改操作员
在“用户代码”下拉框中，选择欲修改的操作员用户代码，然后点击〖修改〗按钮，便可进
入操作员修改状态。只能改用户名、口令及各种权限。相关栏目修改完毕后，点击〖保存〗按钮表
示确认。
3、如何删除操作员
在“用户代码”下拉框中，选择欲删除的操作员用户代码，然后点击〖删除〗按钮，便可对
所选中的操作员用户进行删除。设置的操作员用户一旦被引用，便不能被修改和删除。
4、如何设置操作员权限
（1）功能权限
“功能权限”用来定义操作员在软件使用中的具体分工，即可以执行哪种操作。
用户首先在界面左侧“用户代码”下拉框中选中所要设置权限的用户，界面下方是明细权限
选择区，包括“已拥有权限”和“未拥有权限”，其中“未拥有权限”所列示的明细权限都是该操作
员用户目前所不具备的。系统管理员如果想给他（或她）增加些权限，可用鼠标双击所要增加的权
限，这时该明细权限项就会加到“已拥有权限”中，表示用户已具有了该权限。这个过程中如果出
现了误操作，增加了一些不该增加的权限，只要在“已拥有权限”用鼠标双击所要去除的权限即可，
这时该明细权限项就会回到“未拥有权限”中。
（2）科目权限
“科目权限”用来定义操作员对科目所具有的更改、凭证、查询权限。如果用户对某些科目有
权限，那么该用户在制作凭证或查询帐表时，只能使用他具有权限的那些科目，而对于他没有权限
的那些科目，则不能使用。
单击所选权限的复选框，使它置于选中状态。更改权限后，单击〖保存〗按钮保存设置
（3）部门权限
“部门权限”决定了操作员对哪些部门的帐务具有操作权限。例如，有些学校不仅有一个财务
处，而且各个院（系）也有财务人员作报帐点，那么，每个院（系）的财务人员就只能对本院（系）
有操作权限。或者某个柜台窗口只负责某一个（或几个）院系的报账，都可通过设置“部门权限”
来实现。
单击所选权限的复选框，使它置于选中状态。更改权限后，单击〖保存〗按钮保存设置。
（4）凭证类型权限
系统员为每个操作员规定“凭证类型“权限，该操作员就只能用此类凭证进行录入（或审核），
有效避免了“串户”。一般来讲在多校区集中核算的时候，应按校区划分“凭证类型”以方便今后的
查询和统计，同时，再将各校区的会计人员按所在校区配置“凭证类型”权限，使其制单和查询只
局限在本校区的数据泛围内。
5、设置权限组
在大型的财务系统运行环境中，由于岗位、用户众多，因此需要设置的各类权限也就特别复杂。
系统提供一套基于“工作组”的用户权限管理机制，根据人员的工作范围、岗位职责设立不同的“用
户组”并设定“组权限”。以后加入该“工作组”的用户将自动继承组权限（而不必为每个人授权），
如此可大大简化权限设置工作。
“组权限”同样包括：功能权限、科目权限、部门权限、凭证类权限四类，注意设置完整。通
过“用户组”可简化权限设置工作，当然，我们也可以为用户单独设置权限，操作方法不变。
运行系统主菜单【权限管理】下的【用户组权限管理】，进入如图所示窗口
点击〖增加〗按钮，输入“用户组代码”、“用户组名称”后再点击〖保存〗按钮，保存“用户
组”信息。接下来就是为该用户组设置功能权限、科目权限、部门权限和凭证类权限（方法同“用
户权限设置”，这里不再赘述）。
那么如果将一个用户加入工作组呢？我们再一次打开“权限管理”窗口，如图：
在左上方“用户列表”处选定一个用户，同时我们再在右下方“用户备选组”方框里选择要加
入的用户组，点击【<】按钮加入到“用户所属组”的方框内，再点击〖继承组权限〗按钮。
二、数据管理
数据管理是系统管理员的重要工作内容，主要是对财务工作中一些常用数据或历史数据的备份、
删除、恢复或数据更新工作。这部分功能在系统主菜单【数据管理】下。
1、数据库管理
“数据库管理”用于备份或恢复整个数据库，并将其转储到硬盘设备或磁带机设备上长期保存。以
后如果机器的软件或硬件发生故障造成某些数据丢失或者查询历史数据时，可以从备份的数据中进
行恢复。这样做使得帐务数据存留得更为保险。因此，备份是数据库管理员的最重要的日常工作。
第一次备份前要保证有一个备份设备。
单击系统主菜单【数据管理】下的【数据库管理】命令，系统将弹出数据库备份／恢复窗口，
如下图所示。
在数据库备份／恢复窗口中，有备份和恢复两个标签页，下面我们一一介绍。
１、“备份”标签页
（１）选择备份设备类型：硬盘或磁带机。
（２）选择备份设备：选择一种已经定义的备份设备，“设备”，物理上来讲，就是一个备份路
径。指定一个备份路径，并给它命名，就形成了一个备份设备。备份的文件就存储在这个“设
备”上。
（３）增加备份设备：如果用户需要增加新的备份设备，那么单击〖增加〗按钮，系统将弹出
备份设备增加窗口，如下图所示。
用户在窗口中输入新的备份设备的代码和名称，并输入它对应的路径。路径可以直接输入，也
可以单击按钮选择一个文件夹。单击〖确定〗按钮即增加一个备份设备。
（４）备份参数设置完毕后，单击〖备份〗按钮即可开始备份。备份完毕系统会提示备份成功。
说明：①备份数据库时要保证没有其他用户对数据库进行操作，否则无法保证备份成功；②应在服务
器上进行备份。
２、“恢复”标签页
当磁盘损坏或数据库崩溃时，通过恢复可将以前的备份重新装载。
（１）选择备份设备类型：硬盘或磁带机。
（２）选择备份设备：选择一种需要恢复的备份设备。
（３）恢复参数设置完毕后，单击〖恢复〗按钮即可开始恢复。恢复完毕系统会提示恢复成功。
说明：①恢复数据库时要保证没有其他用户对数据库进行操作，否则无法保证恢复成功；②
应在服务器上进行恢复。
2、数据表管理
用于数据库中某些数据表的备份与恢复。与“数据库管理”所不同的是，“数据表管理”的备份
与恢复不是对整个数据库的操作，而是对数据库中某些表的备份与恢复，因此它具有更强的灵活性。
单击系统主菜单【数据管理】下的【数据表管理】命令，系统将弹出数据表备份／恢复窗口，
如下图所示。
在数据表备份／恢复窗口中，有备份和恢复两个标签页，下面我们一一介绍。
１、“备份”标签页
数据表的备份可以设置多种备份条件：
（1） 会计期间选择：选择要备份的年度期间。例如，备份 ZWPZB中 2005年 5月的凭证，则
可以选择年度为 2005，期间为 05。如果“年度”“期间”都为空表示所有数据。
（2） 备份文件格式：用户可以自行决定备份后的文件是以什么类型存储的，系统提供了两
种文件类型（DBASEIII数据库文件，TAB格式的 TXT文件）。
（3） “文件路径”：选择文件要保存到的目的文件夹。
（4） 选择要备份的数据库表：单击前面的复选框将其置为选中状态，也可以单击〖全选〗
和〖全不选〗按钮进行选择。
备份参数设置完毕后，单击〖备份〗开始备份。
２、“恢复”标签页
数据表的恢复也可以设置多种恢复条件：
（１） 会计期间选择：选择要恢复的年度期间。
（２） 恢复文件格式：用户可以自行决定恢复什么类型存储的文件，系统提供了两种文件类
型（DBASEIII数据库文件，TAB格式的 TXT文件）。
（３） 选择所要恢复文件的保存文件夹。
（４） 选择要恢复的数据库表：单击前面的复选框将其置为选中状态，也可以单击〖全选〗
和〖全不选〗按钮进行选择。
恢复参数设置完毕后，单击〖恢复〗开始恢复。
3、数据管理
“数据管理”是天财软件维护后台数据的重要工具。因为它能够直接对后台数据进行修改、删除等
操作，所以系统员要严格注意权限控制，原则上只有“系统员”本人才能进入“数据管理”进行操
作。当需要直接进行数据操作时，请咨询天财公司技服人员，禁止在没有把握的情况下随意篡改数
据。所以执行此功能时千万慎重，最好先做好数据备份再操作。
单击【数据管理】菜单下的【数据管理】命令，进入“数据管理”窗口，选择【文件】菜单下的
【新建窗口】，如下图所示。
执行【数据】菜单下的【选择】，出现如下图所示窗口
窗口左侧“数据表”框中显示本系统所有的数据表。数据表是用来存贮财务系统所有数据的对象，
一个数据表存贮某一类型的数据，如：科目、总帐、凭证、项目帐、暂付款帐等等。用户在此选中
要进入的数据表（用鼠标单击），在右侧“表栏目”中即显示此数据表的所有列（column）,按〖全
选〗按钮，选中所有列（也可用鼠标逐一单选）。
当选定所需列后，各列将在窗口下方的“已选择的栏目”中呈表格状展开，用户可在此设定取
数条件或排序方法。如果指定按某一列排序，可在该列名下的第一行（排序行）用鼠标单击，在出
现的三种排序法：升序 Ascending、降序 dscending、不排序 notsort中任选一种。选择排序是为了
查找数据更方便，如果选择“不排序”，那么在检索数据时，数据将按照该记录在数据表中的实际存
贮顺序来显示。
我们看到，在窗口下方的“已选择的栏目”显示中，第 1 行为排序选择行；第 2 行及其后面若
干行都可设置显示条件，可设置多重条件，条件间是“或 or”关系。例如，在上图中选择的数据表
为“科目编码”表，若只显示科目编码为 101或 112的科目，那么可以在“kmbh(科目编码)”的“条
件”行中输入 101，下一行输入 112，点击〖确定〗按钮即可。
单击按钮取出数据，数据呈表格状显示，用户可在此任意编辑，包括插入行、删除行、修改、
添加等等。在图标按钮中：表示插入行；表示在列表底部追加行；选中一行后再击可将该数据行删
除；要修改数据就在屏幕的列表上直接修改。数据编辑完毕后，点击存盘。如果要清除全部数据请
单击按钮，因为数据清除不可撤消，所以系统会提出警告，经确认后才会真正清除。
警告：上文只是讲述“数据管理”的基本操作方法，因为是对数据表的直接操作，务必请系统
员慎用，如果使用不当会造成不可挽回的后果，所以必要时请在天财公司技术人员指导下使用方可。
4、历史数据备份
所谓“历史数据”就是指当前核算年度之前年度的会计数据。我们知道，上一年年终冲转完成
之后，总帐数据就会自动结转到下一年，因此上一年的数据就变为历史数据，系统管理员应将它备
份出来从而脱离当前数据库。将历史数据单独备份出来有以下几点好处：
1、 当前库只保留今年数据，而没有以往历史年度的数据，当前库数据存贮量变小，如此会提高查
询、存贮速度。
2、 如果将历史数据从当前库中备份出来，那么我们就可以在当前库中任意调整科目、部门、项目
而不影响以前年度的数据。当需要查询往年数据时，系统会自动挂接到相应年度的历史库中去
检索。也就是说，当用户查询往年数据时，系统会自动联查历史库，用户感觉就象访问一个数
据库。
单击【数据管理】菜单下的【历史数据备份】命令，系统将弹出备份历史数据窗口，如下图所示。
用户在窗口中输入需要备份的历史数据库的年份，单击〖开始备份〗按钮，进行备份。备份完
毕后，系统会提示备份成功，同时用户可以通过【文件】菜单下的【连接历史数据库】命令，连接
备份好的历史数据库。注：
“备份历史数据库”工作每年只能作一次（应该在“年终结转”完成之后进行），平时不得操作。
“备份历史数据库”结束后系统会提示用户“是否删除已备份的历史数据”，用户要选择“是”。
用户输入“历史数据库年份”并〖开始备份〗，备份的是指定年及其之前的全部历史数据，而
并非只是指定年的历史数据。
5、历史数据删除
历史数据备份完毕后，我们就可以将历史数据从当前数据库中删除，以减轻当前数据库的负担，
使软件查询速度更快。
【操作步骤】
⒈以系统管理员的身份注册，并且选定账套，进入系统管理下的“历史数据删除”界面。
⒉在界面中的“会计年度”栏目选择要清空的年度账的年度，点击〖确定〗按钮表示确认，这
时，为保险起见，系统还将弹出一窗口，要求用户进行再度确认;如果想放弃，则直接点击〖放弃〗
按钮。
三、其他功能
1、更换操作员
当用户需要更改登录账号时，单击此菜单项，即弹出系统登录窗口，如下图所示。在“账号”编辑
框内输入新的账号，再在“密码”编辑框内输入密码，如果账号与密码都正确，新用户便可重新登
录到系统。
2、更改口令
每一个用户都可以修改自己的口令，口令变更后，旧口令将失效，必须使用新的口令登录系统。单
击【更改口令】菜单项，即弹出如下图所示的修改密码窗口。窗口上要求输入原口令，及新口令（新
口令需要输入两遍，第二遍为确认口令），只有当两次输入的新口令完全一致时，口令才会被更改。
下次登录系统时请注意使用新的口令！
3、连接历史数据库
单击“连接历史数据库” 菜单项，即
弹出如下图所示的选择历史数 据库窗口，
用户只要在左侧子窗口中选择 所需要的历
史数据库，确定后即可连接历 史数据库。
在天财财务软件系统中， 用户不仅可
以建多个账套，且每一个账套 中可以放不
同年度的财务数据。这样一 来，系统的
结构清晰、含义明确、可操作性强，对不同核算帐套、不同时期数据的操作只需通过设置相应的联
接即可进行，而且由于系统自动保存了不同会计年度的历史数据，对利用历史数据的查询、基本代
码的变更和数据的比较分析也显得特别方便。并可控制当前库的数据量，避免因数据量过大而导致
的软件性能下降。
4、连接当前数据库
此选项为默认选项，从历史库重新联回当前库。单击后即弹出如下图所示的系统信息窗口，表
明当前数据库连接成功。
四、 日志管理
使用日志查询可以显示各操作员在财务系统中所进行的操作情况，包括进入、离开系统的时间、
具体作的工作等等。
一、日志查询
单击【日志管理】菜单下的【日志查询】命令，系统会弹出日志查询窗口，如下图所示。
在日志查询窗口中系统列出了所有用户登陆本软件的具体情况和记录每个用户的每一项操作，
包括：登陆用户、登陆时间以及所作操作等，用户可以打印清单保存。系统员可随时监控每个使用
者的使用情况，充分保证财务数据的安全性。
二、日志清除
单击【日志管理】菜单下的【日志清除】命令，系统会提示用户是否确认删除日志，如下图所
示。如果用户确定删除日志，单击是，否则单击否。
三、日志备份
单击【日志管理】菜单下的【日志备份】命令，系统会弹出“另存为”窗口，如下图所示。在
“保存在”下拉框中选择要存放日志的路径，在文件名处填写欲保存的文件名，并选择保存类型，
确定后，即可备份日志。
四、日志恢复
单击【日志管理】菜单下的【日志恢复】命令，系统会弹出打开日志备份文件窗口，如下图所
示。在“搜寻”下拉框中选择日志存放的路径，在文件名处填写欲恢复的文件名，并选择文件类型，
确定后，即可恢复日志。
第二节系统初始化
如果是首次使用本系统，用户会进行大量初始化工作，只有在初始化后，系统才可以正式使用。
也就是说，由用户根据自己的需要建立账务应用环境，将天财账务处理变成适合本单位实际需要的
专用系统。
初始化的内容包括：
定义各类核算基本编码，包括凭证类型、科目、部门、项目、个人、银行账号、凭证打印格式
等
录入科目余额初始化（各明细科目年初余额）
录入项目余额初始化（各经费项目年初余额）
录入往来款初始化（未还清暂付款、暂存款明细账）
银行对账初始化（录入单位、银行未达账项，使调节后余额相等）
系统参数设置及其他准备工作，建账成功后开启系统。
系统初始化是使用系统的基础，为今后系统的使用开辟了工作环境，所以要经过多方面的准备
筹划，
把基础工作做好、做细、做准确。在满足当前会计核算、管理的同时，还要有更高度的规划能力，
要考虑前瞻性、规范性及可扩展性，为今后业务的不断发展打下良好基础。
一、科目设置
本功能完成对会计科目的设立和管理，包括总帐科目及其下级明细科目。用户可以根据业务的
需要方便地增加、插入、修改、查询、打印会计科目。
一般来说，为了充分体现计算机管理的优势，在学校原有的会计科目基础上，应对以往的一些
科目结构进行调整，以便充分发挥计算机的辅助核算功能。如果原来有许多往来单位、个人、部门、
项目是通过设置明细科目来进行核算管理的，今后在使用帐务系统后，最好改用辅助核算进行管理，
即将这些明细科目的上级科目设为辅助核算科目，并将这些明细科目设为相应的辅助核算目录。科
目设置中一共可设置以下几种辅助核算：按部门、按项目、往来对冲、现金银行、国库支付、资产
对帐等。一个科目设置了辅助核算后，它所发生的每一笔业务将会登记在辅助总账和辅助明细账上。
在“帐务处理”中，单击系统主菜单中【系统设置】下的【科目设置】，即进入本功能。
1、增加会计科目
单击〖增加同级〗或〖增加下级〗按纽，界面右侧出现会计科目编辑界面，输入科目信息。其
中
科目代码：科目编码必须按其级次的先后次序建立，且必须唯一。各级代码的长度应与安
装软件时所规定的长度相一致。科目代码只能由数字、英文字母表示，其他字符（如&"';
空格等）禁止使用。
科目名称：科目中文名称
科目属性：分为资产、负债、净资产、收入、支出五种，按制度加以选择
余额方向：选择科目余额的方向在借方还是贷方。一般情况下，资产、支出类科目的余额
方向为借方，负债、净资产、收入类科目的余额方向为贷方。
核算类别：分为现金、银行、暂付、暂存、国库支付、赤子控制、资产对帐、其他七种。
其中：
①现金及其下级明细科目要选“现金”，可打印出“现金日记帐”
②银行存款及其下级明细科目要选“银行”，这时在制单时当使用到“银行”类科目时，
要录入结算方式、支票号、业务日期、对方单位等辅助信息，在之后的“银行日记帐”
中可查询到。
③在“112应收及暂付款”或“212暂付及暂存款”中的明细科目中，如果需要进行对冲控
制，并输入借款责任人，则应选择“暂付”（或暂存），否则选为“其他”，当作一般科目
对待。
④对于国库集中支付的科目，比如“103 零余额账户”，应选为“国库银行”。这样在制单
过程中当使用到此类科目时，需录入“预算类型”、“类款项”、“支出类型”等信息，以
备日后查询统计。
⑤对于“固定资产”、“材料”等一些科目，财务部门需要与其他部门进行帐本和实物的对
帐。这类科目可选为“对帐”，制单时录入“数量”“单价”“资产编号”等相关对帐信
息的录入，用于数量管理和与其他部门对帐的需要
⑥当把核算类别选为“赤子控制”时，如果借方科目在作帐过程中当前余额出现贷方，系
统将报警提示（贷方科目反之）。
助记码：用于帮助记忆科目，一般为科目名称各个汉字拼音的头一个字母组成（例如:“现
金”的助记码可写为 xj），这样在制单中需录科目代码时，可录其助记码，系统可自动将
助记码转换成科目代码，这样可加快录入速度，并减少代码记忆量。
外币核算：用于设定该科目核算的是否带外币，以及核算的外币名称。一个科目只能核算
一种外币，只有选中“外币核算”才允许定外币币名，如果此科目核算的外币币种没有定
义，应先进行“外币币种设置”（参后文）
部门/项目：只在其末级科目设置上才有效。这是系统提供的一项目重要辅助核算功能，如
果该科目核算到部门一级，可以只选“分部门”起到简化科目的作用；如果该科目控经费
项目控制（比如支出、暂付款等），应选中“分部门”“分项目”。在设置部门/项目核算时
请尽量慎重，因为，如果您的科目已有数据，而您又对科目的辅助核算进行修改，那么，
很可能会造成总账与辅助账对账不平。
是否启用：标志是否是有效科目。无效的科目在制单时不可以使用。
输入完成后，点击〖保存〗按纽，保存刚才的输入，可将科目代码表打印输出。注意：如果一
个科目有余额或发生额时，当在它下面增加下级科目时，系统默认将已有的余额或发生额转到第一
个增加的明细科目中。
2、修改会计科目
在窗口左侧的树状显示中选择要修改的科目，在右侧的会计科目显示界面修改。修改完毕后，
用鼠标单击〖保存〗按钮。注意：科目代码不可修改。
3、删除会计科目
在窗口左侧的树状显示中选择要删除的科目，用鼠标单击〖删除〗，即可删除当前会计科目。注
意：
已经使用的科目不能删除。
非末级科目不能删除。
如果科目已被制过单或已录入期初余额，则不能删除。否则必须先删除有该科目的凭证，并
将该科目及其下级科目余额清零，再行删除。
4、复制科目
如果几个科目之间明细科目内容相近，可通过“科目复制”功能将其中一个科目的明细科目完
全复制到另一个科目下面（如有变化再作修改），从而减轻录入工作量。点击〖复制〗按纽——
在“数据来源科目”输入被复制的科目代码（可以是任何级别），再在“复制从___到___之间的
科目”中输入复制的泛围，比如 01—12。再选择复制的级别后，用鼠标单击〖确定〗即可。
二、结算方式设置
该功能用来建立和管理用户在财务活动中所涉及到的结算方式，如现金、转帐支票、电汇、委
托收款等等。这些设置今后将作为银行凭证的辅助信息一同录入到凭证中，从而在“银行日记帐”
中得到显示，并在“银行对帐”中充当重要的对帐条件。
在“帐务处理”中，选择系统主菜单【系统设置】下的【结算方式定义】，进入以下窗口：
1、增加结算方式
点击功能键中的〖增加〗按钮，弹出代码编辑窗口，用户可根据自己的实际情况，在相应栏目
中输入适当内容。其中“结算方式编码”用以标识某结算方式，录入值必须唯一，结算方式编码可
以数字 09或字符 AZ表示。“结算方式名称”必须录入，并标志“启用”。
按下〖确定〗按钮便可将本次增加内容保存，并在浏览窗口中显示。
2、修改结算方式
用户可先在浏览窗口中用光标选择要修改的结算方式，然后点击功能键中的〖修改〗按钮，便
可弹出窗口，用户对结算方式的内容进行修改（只能修改名称和启用状态）。
3、删除结算方式
用户可先在浏览窗口中用光标选择要删除的结算方式，然后点击功能键中的〖删除〗按钮，便
可对所选定的结算方式内容进行删除。结算方式一旦被引用，便不能进行删除的操作。
三、凭证类别定义
用户完全可以按照本单位的需要对凭证进行分类，开始录入凭证之前，应在系统中设置凭证类
别。如：记帐凭证，转账凭证，预算凭证等。
在“帐务处理”中，选择系统主菜单【系统设置】下的【凭证类型定义】，进入以下窗口：
1、 增加凭证类别
单击〖增加〗按纽，在弹出窗口中系统自动按次序给出“类型编号”，用户继续填写凭证字（可
为大写英文字母或一个汉字，比如“记”表示记帐凭证，或用“Z”）、凭证类别名称等栏目即可。“打
印格式”选为“记帐凭证（自定义）”。
按下〖确定〗按钮便可将本次增加内容保存，并在浏览窗口中显示。
2、修改凭证类别
将光标移到要修改的凭证类别上，用鼠标双击，即可进入修改状态，修改完毕点〖确定〗按纽，
保存修改结果。注：“类型编号”不可修改。
3、删除凭证类别
在代码浏览窗口中，将光标移到要删除的凭证类别上，用鼠标单击〖删除〗，即可删除当前凭证类
别。注意：已经使用的凭证类别不能删除，也不能修改凭证字。
4、如何设置限制类型与限制科目
某些类别的凭证在制单时对科目有一定限制，这里，系统有五种限制类型供选择：
借方必有：制单时，此类凭证借方至少有一个限制科目有发生
贷方必有：制单时，此类凭证贷方至少有一个限制科目有发生
凭证必有：制单时，此类凭证无论借方还是贷方至少有一个限制科目有发生
凭证必无：制单时，此类凭证无论借方还是贷方不可有一个限制科目有发生
无限制：制单时，此类凭证可使用所有合法的科目限制科目由用户输入，可以是任意级次的科目，
科目之间用逗号分割，数量不限，也可参照输入，但不能重复录入。
提示：
（1） 每一种凭证类型都单独排列凭证号，并且不同的会计月都从 00001号序排
（2） 在多校区核算的情况下，按校区（或报收点）设置凭证类型。财务要求每一种凭证类
都需要单独排号、单独装订的，故每个校区就可进行自己的凭证保管。“凭单类型”是
纳入“权限管理”中的：系统员为每个操作员规定“凭证类型“权限，该操作员就只
能用此类凭证进行录入（或审核），有效避免了“串户”。按校区划分“凭证类型”还
便于今后的查询和统计。
（3） 预算拔款或调整应使用“预算凭证”，而使用的科目仅限于“预算类”科目（即 6字头
科目）并且不要与“记帐凭证”混用。
四、外币设置
在此可以对本账套所使用的外币进行定义。在“帐务处理”中，选择系统主菜单【系统设置】
下的【外币币种定义】，进入以下窗口：
1、增加外币代码
单击〖增加〗按纽，在空格处输入外币编号、外币名称、外币符号等信息。其中：
币符及币名：所定义外币的符号及其名称，如美元，其币符可以定义为 US$，名称定义
为美元。
精度：定义外币的汇率小数位数。
最大误差：在记账时，如果外币*（或/）汇率-本位币>最大折算误差，则系统给予提示，
系统默认最大折算误差为 ，即不相等时就提示，如果用户希望在制单时不提供
最大折算误差提示，可以将最大折算误差设为一个比较大的数值，如即可。
按下〖确定〗按钮便可将本次增加内容保存，并在浏览窗口中显示。
2、删除外币代码
将光标移到要删除的外币上，用鼠标单击〖删除〗，即可删除当前外币。注意：已经使用的
外币不能删除。
五、外币汇率
汇率管理是专为外币核算服务的。如果您的学校有外币业务，那么，还应进行外币及汇率的设
置。如果您在填制凭证时，若使用的是月初汇率，则应将其输入到记帐汇率中；使用的是当日汇率，
则您应将其输入到调整汇率中。
在【填制凭证】中所用的汇率应先在此进行定义，以便制单时调用，减少录入汇率的次数和差
错。当汇率变化时，应预先在此进行定义，否则，制单时不能正确录入汇率，对于使用固定汇率(即
使用月初或年初汇率)作为记账汇率的用户，在填制每月的凭证前，应预先在此录入该月的记账汇率，
否则在填制该月外币凭证时，将会出现汇率为零的错误。
在“帐务处理”中，选择系统主菜单【系统设置】下的【外币汇率定义】，进入以下窗口：
1、增加外币汇率
单击〖增加〗按纽，选择外币编号号，输入相应信息。其中：
记账汇率：在平时制单时，系统自动显示此汇率，如果用户使用固定汇率（月初汇率），
则记账汇率必须输入，否则制单时汇率为 0。
调整汇率：即月末汇率。在期末计算汇兑损益时用，平时可不输，等期末可输入期末时汇
率，用于计算汇兑损溢，本汇率不作其它用途。
2、删除外币汇率
将光标移到要删除的外币上，用鼠标单击〖删除〗，即可删除当前外币。
六、资产类别设置
在“科目设置”功能中如果设置了“资产对帐”类科目，就必须设置资产类别，因为在制单时会用
到。“资产类别”的设置要考虑如何方便与对帐单位（比如：资产处）对帐或参考对帐单位要求而设
置。
在“帐务处理”中，在【系统设置】菜单下选择【资产类别定义】，进入以下窗口进行设置
1、 增加资产类别
单击〖增加〗按纽，在弹出窗口中填写“资产类型编号”、凭证类别名称等栏目即可。“
按下〖确定〗按钮便可将本次增加内容保存，并在浏览窗口中显示。
2、修改资产类别
将光标移到要修改的资产类别上，用鼠标双击，即可进入修改状态，修改完毕点〖确定〗按纽，
保存修改结果。注：“资产类型编号”不可修改。
3、删除资产类别
在代码浏览窗口中，将光标移到要删除的资产类别上，用鼠标单击〖删除〗，即可删除当前资产类
别。注意：已经使用的资产类别不能删除。
七、常用摘要定义
在日常填制凭证的过程中，因为业务的重复性发生，经常会有许多摘要完全相同或大部分相同，
如果将这些常用摘要存储起来，在填制会计凭证时可随时调用，必将大大提高业务处理效率，例如：
用“clf”来表示“差旅费”，用“txj”来表示“提现金”等。调用常用摘要可以在输入摘要时直接
输摘要代码或按[enter]键用鼠标双击选择。
在“帐务处理”中，在【系统设置】菜单下选择【常用摘要定义】，进入以下窗口进行设置
1、 增加摘要字典
单击〖增加〗按纽，在弹出窗口中填写“摘要编号”、摘要内容栏目即可。常用摘要的编码是调
用常用摘要的依据，因此，不能重复输入，也不能为空。
按下〖确定〗按钮便可将本次增加内容保存，并在浏览窗口中显示。
2、修改摘要字典
将光标移到要修改的摘要上，用鼠标双击，即可进入修改状态，修改完毕点〖确定〗按纽，保
存修改结果。注：“摘要编号”不可修改。
3、删除摘要字典
在代码浏览窗口中，将光标移到要删除的摘要上，用鼠标单击〖删除〗，即可删除当前摘要记
录。
八、常用凭证定义
在单位里，会计业务都有其规范性，因而在日常填制凭证的过程中，经常会有许多凭证完全相
同或部分相同，如果将这些常用的凭证存储起来，在填制会计凭证时可随时调用，必将大大提高业
务处理的效率。确切地说，“常用凭证”提供的是常用会计凭证的模板，在调用常用凭证后，仍可做
修改，使其符合当时会计业务需要。
如何定义常用凭证？在“帐务处理”中，单击系统主菜单中【系统设置】下的【凭证模板军定
义】，即进入本功能。
单击〖增加〗，可录入常用凭证的主要信息。其中：“凭证模板编号”是调用常用凭证的依据，
不能重复；凭证类别必须输入。用户不能只定义凭证主要信息，却不定义凭证分录内容。选中该记
录后，单击“明细信息”窗口可对常用凭证的凭证分录内容进行定义。
按〖增加〗可增加常用凭证的分录。录入分录时，“分录编号”顺次填写，必须输入摘要和会计
科目，会计科目可以录入非末级科目。若会计科目有辅助核算，则还需录入“部门编号”和“项目
编号”。再选择借方还是贷方，如果借贷方向或辅助信息在定义常用凭证时还不能确定，则可不输，
可以留到填制凭证时再输入。如果此凭证带有按比例分配的性质，还可在各分录上定义“分配比
例”，这样在调用常用凭证时，用户只需录入总金额，系统会自动按设定好的比例分开。
凭证若要修改辅助信息，则可用鼠标双击，在辅助信息弹出窗口中修改数据。
九、部门设置
按照已经定义好的部门编码级次原则定义学校各部门的部门编号及其信息，比如各个院系、实
验室、图书馆、各管理部门、党政部门、各研究所等等。部门设置最多可分 4级，编码总长１２位，
部门档案包含部门编码、名称、负责人、部门属性等信息。
在“辅助帐管理”中，选择系统主菜单【设置】下的【部门设置】，进入如下图所示窗口：
1、增加部门
用鼠标单击〖增加〗按钮，这时在屏幕右面输入部门编号、部门名称、部门属性、电话、地址、
备注等信息即可。其中：
部门编号：符合编码级次原则。必须录入，必须唯一。部门编号必须符合部门编码级次原则。
部门名称：必须录入。
职工人数：可以为空。
部门属性：输入部门是教学部门、教辅部门、行政部门等部门分类属性，可以为空。部门属性的
设置
没有核算意义，只有统计意义
电话：可以为空。
备注：可以为空。
启用否：必须启用。否则该部门无效。
2、修改部门信息
在部门代码录入界面左边，将光标定位到要修改的部门编号上，这时界面即处于修改状态，可
以对部门名称、部门属性、电话、地址、备注等信息进行修改。注意：部门编号不能修改。
3、删除部门代码
把光标放在要删除的部门上，用鼠标单击〖删除〗按钮，系统将提示“确实要删除该部门信息
吗？”单击〖是（Y）〗即可删除此部门。注意：若部门被其它对象（项目、人员）引用后就不能被
删除。
十、人员设置
主要用于记录本单位使用系统的教职员工、或校外人员、或学生列表，包括职员编号、名称、
所属部门及职员属性等。人员设置主要用来满足往来款责任人或项目负责人的制定。
在“辅助帐管理”中，选择系统主菜单【设置】下的【部门设置】，进入如下图所示窗口：
1、 增加人员信息
单击功能键中的〖增加〗按钮，出现一空白窗口，用户可根据实际情况，在相应栏目中输入适
当内容。注意：人员编号必须录入，必须唯一；人员姓名必须录入，可以重复；所属部门：选择该
职工所属的部门。您只能选定末级部门。
2、修改人员信息
在窗口中将光标定位到要修改的职员上，用鼠标双击，即可进入修改状态修改。修改完毕点〖确
定〗键。
3、删除人员信息
把光标放在要删除的职员上，用鼠标单击〖删除〗按钮，系统提示“确实要删除 XX吗？”，单
击〖是（Y）〗即可删除此职员。注：若该职工还有未还清借款或未完工项目，则不能删除。
十一、项目设置
所谓“项目”，就是泛指那些需要作经费指标控制的对象，比如科研经费、代管经费或是单位
基金等等。也就是说，凡是那些需要作经费指标控制的对象我们都要把它们定义成一条一条的项目，
而“项目”的分类大致又包括科研类项目、代管类项目、单位基金类项目、拔款类项目、材料类项
目、专款类项目和经费类项目等等，项目的设置要根据学校本身的控制和管理要求而定。
我们定义的项目和科目联合使用，可以同时达到核算和控制两方面作用，用户在实际的凭证分
录过程中，除了要录入“科目代码”和金额外，还要录入部门代码和项目代码，告诉系统消减的是
哪一部门、哪一项目的指标，这样在此张凭证记帐后既可形成一般的总帐、明细帐又可形成单独的
项目帐，总帐、明细帐等可满足我们财务核算的需要，而且通过项目帐，我们又可以得到每个项目
的发生额和余额数。
1、项目类型
一个单位项目核算的种类可能多种多样，比如说，经费类、科研类（可能根据来源再分）、代
管类、专用基金类、收入类……。所以为了便于管理，我们应当对这些项目进行科学分类，项目类
型可以按大类分，也可以分得较细，比如上面所说的“经费类”，还可细分作人员经费、学生经费、
公用经费、包干经费、设备修缮费、预算安排的专项经费、预备金、领导机动费等等
在“辅助帐管理”中，选择系统主菜单【设置】下的【项目属性设置】，我们选中“项目类型”
页面：
在此我们可随时增加一种项目类别。按位于屏幕右下方的〖增加〗按钮，可输入项目分类编码
和分类名称，其中：“项目类别代码”必须录入必须唯一；“项目类别名称”必须录入；“收入/支
出控制科目”是指该类项目的收入/支出业务限定在哪些科目上，超出限定科目系统不允许凭证通过，
已保证前台制单的正确性。在“项目设置”中，当为项目选择“项目类型”时，该项目类型的收入/
支出控制科目就会附加在项目上。按〖保存〗按钮保存。
要删除项目类型，可用鼠标选择项目类型，再用鼠标点〖删除〗按钮。注意：删除已有项目类
型时，该项目类型下不能存在项目。若要修改项目类型，用鼠标点该项目分类，再在右边的录入框
中直接修改后按〖保存〗即可。
2、转帐分类
在此设定项目转帐分类代码和名称。它在作转帐凭证时会用到，用于区分专项与非专项经费;专项经
费转帐时支出冲收入,非专项经费转帐时支出及收入分别转入“事业结余”科目。
在“辅助帐管理”中，选择系统主菜单【设置】下的【项目属性设置】，我们选中“转帐分类”
页面：
设置项目的“转帐分类”在“年终转账凭证定义”过程中会用到，用以保证项目间冲转的准确性。
所谓“专项”是指专项的经费拔款、科研拔款、科研收入以及其他专项性收入，此类项目的特点是：
在年终冲转的过程中，用支出冲收入余额保留在收入科目上而不转入事业结余。所以专项类的转帐
分类的设置，要与各专项收入科目的末级科目一一对应，这样才能在一个大的支出科目中（比如 532
科研支出，各种类型的科研项目都在此支出）将某一类项目的支出数统计出来，对冲相应的收入科
目；对于“非专项”，我们只要定义大类就可以，不用再跟非专项收入末级科目一一对应，因为总是
都要转入到 341 事业结余科目；对于那些不参与年终转帐的项目，比如代管类、暂存类等，可以不
用定义转帐分类。
3、项目属性 1~3
系统允许用户为项目自定义多种属性及下级明细。自定义属性最多有三种，设置内容完全由用
户根据自身管理、统计需要自由定义，便于用户从不同角度对项目进行汇总统计或透彻分析。
在“辅助帐管理”中，选择系统主菜单【设置】下的【项目属性设置】，我们选中“项目属性”
页面：
在这里分别设置“项目分类属性”1~3（用户可根据自身需要只设置其中的 1 个或 2 个属性）。
为项目准确选择各类属性。今后我们可按这些属性进行汇总统计，以满足报送各类报表或自身统计
的需要，同时也弥补了以前版本软件只能按“项目类型”统计、查询的单一性。
对于项目账的查询打印，围绕自定义“分类属性”，系统新增了按各种“分类属性”生成的“项
目资金流量表”、“项目总帐”“项目余额表”“项目明细帐查询”“项目统计表”和“项目分类属性统
计表”等，丰富了查询内容和角度。
4、项目设置
前面讲述的项目类型设置、转帐分类设置以及各类项目属性的设置其实都是项目的辅助信息，都是
围绕“项目”这一重要管理环节展开的。在“项目设置”功能中，我们录入或维护各个项目的名称
及定义的其他信息，平时项目目录有变动应及时在本功能中进行调整。在每年年初，备份完历史数
据库后应将已结题、已完工或不用的项目删除。
为核算和管理需要，对项目可以进行分级次设置（最多为 4级），用户可进行按照上级项目的总
额控制或明细项目的分项控制。
在“辅助帐管理”中，选择系统主菜单【设置】下的【项目设置】，进入“项目设置”窗口页面：
（1）新增项目
在“项目分类设置”页面中，单击“部门编号”编辑框后面的帮助按钮选中要增加项目的部门，
这时该部门已有的项目便会显示在窗口左侧的树状列表中，按项目编码排序。视所增项目的级别和
在树状列表中鼠标所处的位置，单击〖增加同级〗或〖增加下级〗可增加新的项目定义。其中：
“项目代码”：用户在此输入该项目的代码，代码最长为 12位字符。项目编码必须录入且不可
重复。项目代码的编制最好具有规范性，尽量在编码的位数上集中体现项目的某种特性，以便
于查询统计。
项目名称：该项目的中文名称。必须录入
“项目类别”：在已定义的“项目类别”中选择。今后可按项目类型统计、查询
“项目类型”：是指项目的分配类型。某些项目到款后要进行分配（比如科研经费到帐后要给
学校、院系、相关处室提管理费，教学收入要给院系提发展基金等等），这些分配可以是到款后
即时分配，也可能是定期统一分配，但必然遵循学校规定的“分配比例”，分配比例和方法因项
目类型的不同而异。所以我们首先将项目分配的不同方法设置为“项目分配类型”，而每一种分
配类型都有与之对应的分配方案和比例，将这些分配类型模板化，将大大减化项目分配工作。
“负责人”：是指该项目的课题负责人，必录入且可录入多人。下面“负责人编码”也必须录
入，这两种信息非常重要：<1>在财务系统中可按项目负责人查询、统计；<2>如果您使用“天
财财务信息校园网查询系统”，那么财务系统的数据必须上传至 web服务器上对全校项目负责人、
院校领导开放查询，查询人须利用自己的“负责人编号”登录进入，方可查询本人所负责的全
部项目。
“项目属性”123：在已定义的“项目属性”中选择。今后可按项目属性统计、查询
“允许超支”：用于设定此项目是否允许超支。系统默认所有的项目都是不允许超支的。
“超支限额”：对于允许超支的项目，设置超支的最大限度；如果项目设为不能超支，超支限
额的设置无效。
“收入/支出控制科目”：限定项目的收、支、借款业务所只能使用的科目，以保证前台审核制
单的正确性。比如“科研”类项目，“收入控制科目”可设置为“413、432”，“支出控制科目”
可设置为“532、112”，如果制单时进超出此科目限制，系统会给出错误提示。另外，收支科目
可控制到总帐一级也可控制到科目的任何级次；各控制科目间以“，”分隔。
“是否完工”：标志项目是否完工或结题。项目完工后应选择中此项，再录入“完工日期”并
保存。完工项目当年允许删除，否则就不能查询；当全年帐务处理结束并已备份历史数据库后，
在新一年的帐务系统中才可将完工项目删除，或换成其他项目。
“是否发布”：此选项与“天财财务信息校园网查询系统”相关，如果取消该选项，那么在向 web
发布服务器上传数据时该项目的总账、明细账不上传，外界也就不可能查得到。
是否发卡：对于已发行 IC卡的项目，该项自然会被选中。尤其对于那些“已发卡项目必须持卡
报账”的单位（参见“帐务处理”部分的“系统参数设置”）有很大意义。
“转帐类型”：在已定义的“转帐类型”中选择。在今后的年终转帐中意义重大，它将被引用
到“转帐凭证定义”中，从而左右着年终冲转的正确性。不参与年终转帐的项目可以不设置。
“是否启用”：若项目无效或不准备再用，设置为不启用。未启用项目不允许参加核算或统计。
在对项目进行管理或收支控制过程中，我们有时需要对该项目在某一类支出进行余额动态控制，
比如我们可以控制“设备购置费”、“劳务费”或“招待费”等支出不能超过某种限额或比例，这样
即便项目整体不超支，如果所设定的分项支出超出限额或比例，制单时系统同样不准通过。
而这种所谓的“动态控制”，不同种类的项目可能会有不同的控制方法，比如某类支出的定额控
制、或按项目收入（预算拔款）比例控制相关支出等等，使得前台报帐时作到专款专用，控制相关
支出。
如果要进行此类控制，选择【设置】菜单下【项目额度设置】，对该子菜单各项分别设置
⑴项目额度字典设置
比如部门业务费分办公经费、招待费、差旅费、培训费、邮电通讯费、机动费等，那么可对部
门业务费设置相应上述额度控制项，又如科研经费中对人员经费进行额度控制等。
⑵设置额度控制字典的收入、支出科目
⑶项目额度控制初始化
对需要进行科目额度控制的项目按额度控制项进行初始化。
⑷项目额度控制录入
对于预算项目经费下达后，按控制额度对项目总额进行分解录入，或者科研经费来款后，按比
例提取控制额度。
项目控制额度执行控制，在凭证录入时，输入支出科目，项目后，其相应的控制额度会自动提
示，并进行超支控制。
选中一个项目后，单击〖核算科目〗按钮，进入以下窗口：
在“科目”下选择要控制的科目，可以是任何级别的科目。
“控制方式”分五种：
①金额控制—对该项支出进行定额控制，在“控制金额”处输入定额数；
②项目总额比例控制—按项目总额的固定比例控制某项支出，在“项目总金额”下输入项目总额，
再输入“控制比例”
③支出总额比例控制—在“预计支出总金额”下输入支出总额，再输入“控制比例”
④实到款比例总额控制—此控制方法为动态，支出控制额度随项目实际到款而变化但比例不变，
只需要设置“控制比例”即可。
⑤实际支出总额比例控制—此控制方法也为动态，只需要设置“控制比例”即可。
在这里将每项支出控制设置完整，并可随时更改。在前台报帐时，将按照这些设置严格控制资
金使用方向，完善管理薄弱环节。
（2）修改项目
在窗口左侧的树状列表中选中要修改的项目，在右侧界面上进行修改。项目编码不可修改，其
他各项均可修改。修改完毕后点〖保存〗按钮存盘。
（3）删除项目
在窗口左侧的树状列表中选中要删除的项目，点〖删除〗按钮。已使用的项目不能删除。
以上讲述的是传统的项目编辑，项目设置还可在“项目列表”设置中进行。选择“项目设置列
表”页签，点击〖检索〗按钮设定条件检索出项目。
利用按钮可增加、删除、修改科目，同样可设置核算科目。
为项目设置“分项核算科目”加以细化控制，保证了项目支出预想的、合理的比例，为当代高校项
目经费控制管理提供了又一最新手段。但同时，也加重了后台设置的工作量，为如此多的项目设置
控制科目会显得不厌其烦，考虑到同类项目的“核算科目”设置也许差不多，所以我们利用“项目
核算科目批量设置”来简化这一工作。
首先，将一个项目的“核算科目”设置好，并将它作为样本；再在屏幕左上方的“被复制项目”
中输入或选择该项目的部门编号和项目编号。
接下来点击再在屏幕左上方的〖项目检索〗按钮，利用条件检索到与样本项目“核算科目”相
一致的项目，点击〖复制〗按钮，所选项目将被统一赋予与“样本”项目完全相同的核算科目及控
制方法。点击〖保存〗键。
如果不尽相同，也可以个别修改，或是新增、删除，通过功能按钮完成。点击〖保存〗键存盘。
十二、期初建帐
在开始使用“帐务处理”系统时，应先将各级科目的年初余额数据录入到系统中。如果系统中
已有上年的数据，在使用“年结”后，上年各科目余额将自动结转到本年，所以“期初建帐”只在
开始使用软件时作一次。
若有“部门/项目”核算，还应整理各部门/项目的年初余额，如：某科目有部门（项目）核算，
应分别输入各部门（项目）的年初余额，而其合计必然和科目余额相等。如果有个人往来款的核算，
还应将启用年度前的个人往来款项中未两清的个人往来明细账整理出来，以便在期初余额功能中录
入。
科目设置完毕后，在“帐务处理”中选择系统主菜单【系统设置】下的【余额初始化】，进入“期初
建帐”窗口：
将光标移到需要输入数据的余额栏，直接输入数据即可。只要求录入最末级科目的余额。若科
目有部
门（或项目）核算，那么屏幕上的“年初余额”也不允许录入，只能通过〖辅助核算初始〗按钮，
屏幕显示“辅助核算科目期初余额录入”窗口中进一步录入该科目下各部门（或项目）的年初数，
方法是：
用鼠标单击〖增加〗按钮屏幕增加一条新记录，用户可顺序选择“部门”、“项目”及“年初余
额”。要删除某一期初明细时，将光标移到要删除的期初明细上，用鼠标单击〖删除〗按钮，经确认
后即可。窗口下端的合计栏显示年初的合计数。
录入完毕单击〖保存〗按钮，录完的辅助核算项目的年初余额系统会自动计算出科目余额。所
以在录入辅助核算年初余额之前，必须先设置各部门项目代码。
录完所有余额后，单击〖汇总〗按钮计算上级科目的余额，再用鼠标单击〖校验〗按钮，可查
看期初余额试算平科目衡表，检查余额是否平衡，也可检查总账、辅助账的年初余额是否一致。
期初建帐结束后，〖校验〗功能用于校验借方、贷方余额是否平衡。如果不平衡，应及时加以检验
和纠正。如果校验平衡，再选中“期初建帐结束”选项，表示期初建帐工作结束以后将不能修改年
初数据；同时系统将总帐变为启用状态，允许用户继续记帐。
十三、经费指标初始化
“经费指标初始”应该是开始项目帐管理工作的首要任务，这就象“帐务处理”中的“期初建帐”
一样，它也是我们三项“初始化”任务之一（另两项是“帐务管理”中的本位币科目余额初始化和
“辅助帐管理”中的暂付、暂存款初始化）。所谓”经费指标初始化”，就是指用户把目前手工帐上
的截止到本期为止的已有的各项目的余额输入到计算机上，形成数据库中各项目的期初余额。这样，
我们今后就可以在这一期初数的基础上继续对此项目进行记帐，计算机将自动完成其累加过程。因
此我们说，“经费指标初始”是“项目管理”工作开始的第一步。
“经费指标初始”功能只在本系统初次投入使用时有效，今后如果该项目已有发生额，只能通过此
功能查看期初余额而不能对其进行修改和删除。
在“辅助帐管理”中，选择系统主菜单【设置】下的【经费指标初始】命令，进入“经费指标
初始”窗口：
要录入一个项目的期初余额，先单击〖增加〗按钮，这时我们看到只有〖认可〗〖放弃〗两键可用。
然后用户就可在屏幕下方的数据输入区中录入数据，录入的内容包括：
“部门编号”：所要录入的项目，它所属的部门。这里只要录代码
“项目编号”：输入该项目的代码。输完项目代码后键入回车键
“年初数”：表示对该项目本年年初的余额数，也就是该项目去年年底的结余数。
增加完一条记录后，单击〖认可〗键，系统将该记录存盘。然后用户可再继续增加记录。
用户录入数据时应注意：
（1）在“项目编号”中输入的项目代码必须真实存在。
（2）在录入“年初数”时，如果该项目还有指标没有用完，则录入的“年初数”就是指标结余的那
部分并且用正数表示；如果该项目的指标已经超支，则录入的“年初数”就是指超支的那部分
并且用负数表示；如果该项目指标余额年初时恰好为零，则无需再做录入。
“经费指标初始化”也可由总帐数据生成。在“帐务处理”模块中进行“科目余额初始化”过
程中，我们录入各科目、以及科目下各项目的余额，所以通过科目余额初始化我们可以推算出各项
目的年初余额，它依据的公式为：项目年初余额=项目贷方科目合计-项目借方科目合计。
通过点击〖导入总账数据〗按钮可按科目余额初始化推算项目年初余额。
十四、往来帐初始化
“借款初始化”它是指在正式启用天财软件之前,应将目前帐簿中“112 暂付款”科目中所有借
款未还清的原始借款明细记录（即未冲销部分）按照该业务所在的凭证录入到系统中，它的作用在
于：在今后正式启用天财软件后，如果凭证涉及到还以前借款，能够找到当初的借款记录进行对冲。
比如，某人在“2001 年 6 月 2 日”借款 1000 元，在“2001 年 8 月 1 日”还款 500 元，那么我们就
需要在“借款初始化”中录入“500元”借款的记录。
在“辅助帐管理”中，选择【暂付款管理】下的【借款初始化录入】进入以下窗口：
此窗口由两个数据窗口组成，上面的数据窗口为“数据显示区”，下面的数据窗口为“数据录入
区”。要增加一条记录，应先再击〖增加〗键，窗口下方的”录入区”变为可用。录入区中各录入项
的输入应依照借款凭证依次录入下的记帐日期（是指当时此张凭证的记帐日期）、凭单类型、科目代
码、部门代码、项目代码、责任人代码、金额等，录入完毕单击〖保存〗键该记录存盘并自动追加
到上方数据窗口中。
如果需要修改某个数据，将光标移到要进行修改的数据上，在下面直接输入正确数据即可，如
果想放弃修改，按[ESC]键即可；要删除某一期初明细时，将光标移到要删除的期初明细上，用鼠标
单击〖删除〗按钮，经确认后即可；屏幕下端的状态栏显示期初的合计数。
用同样的方法，我们要将使用本系统前的所有”应收暂付款”科目的借款项全部录入进系统，如果
想要查询已有的记录可单击〖检索〗键，各项记录显示在上面的数据窗口中。我们可以单击〖打印〗
键将查询结果输出。
此项内容既已完成初始化，待今后系统正常运行后，用户将不必在本模块中再进行借款项的录
入，而是随着凭证记帐，往来账就会自动记到这里来。
十五、银行对账初始化
如果您要使用系统提供的银行对账功能，应先对银行日记账与银行对账单进行勾对，计算出最
新余额调节表，并将尚未勾对的银行日记账与银行对账单整理出来，以便在银行对账期初功能中进
行录入。
为了保证银行对账的正确性，在使用“银行对账”功能进行对账之前，必须先将日记账、银行
对账单未达项录入系统中。通常许多用户在使用账务处理系统时，先不使用银行对账模块，比如某
单位 06年 1月开始使用账务处理系统，而银行对账功能则是在 5月开始使用，那么银行对账则应该
有一个启用日期（启用日期应为使用银行对账功能前最近一次手工对账的截止日期），用户则应在此
录入最近一次对账企业方与银行方的调整前余额，以及启用日期之前的单位日记账和银行对账单的
未达项。等所有未达账录入正确后启用此账户，再开始记 5 月份凭证，在 5 月份的凭证记完账后，
进入【银行对账单】录入 5月份的银行对账单，然后开始对账。
【操作步骤】
⑴用鼠标单击系统主菜单中【出纳管理】下的【银行对账】下的【对账初始化】。
⑵输入银行科目后按〖确定〗按钮，屏幕显示银行期初录入窗。
⑶在启用日期处录入该银行账户的启用日期。
⑷录入单位日记账及银行对账单的调整前余额。
⑸录入银行对账单及单位日记账期初未达项，系统将根据调整前余额及期初未达项自动计算出
银行对账单与单位日记账的调整后余额。
⑹两方“调节后余额”平衡后，按〖启用〗按钮，此科目（账户）的银行对账功能可启用。
单位日记账与银行对账单的“调整前余额”应分别为启用日期时该银行科目的科目余额及银行
存款余额；“期初未达项”分别为为上次手工勾对截止日期到启用日期前的未达账项；“调整后余
额”分别为上次手工勾对截止日期的该银行科目的科目余额及银行存款余额。若录入正确，则单位
日记账与银行对账单的调整后余额应平衡。注意：
录入的银行对账单、单位日记账的期初未达项的发生日期不能大于等于此银行科目的启用
日期。
“银行对账期初”功能是用于第一次使用银行对账模块前录入日记账及对账单未达项，在
开始使用银行对账之后一般不再使用。
当用户是在第一次开始使用账务处理系统时便开始使用银行对账模块，或是年初时便开始
使用银行对账模块，则在做完建账后还需进【对账初始化】中录入期初日记账未达项和期
初银行对账单未达项，然后再开始制单记账，待月末再录入银行对账单，然后开始对账。
账户银行对账功能被启用后，初始化信息不能再修改
系统定制的对帐方向为学校银行帐的借方与银行对账单的贷方对账。
用鼠标单击〖对账单期初未达项〗按钮，可录入启用日期前尚未进行两清勾对的银行对账
单。
用鼠标单击〖日记账单期初未达项〗按钮，录入期初未进行两清勾对的单位日记账。
十六、系统参数设置
系统在建立新的账套后由于具体情况需要，或业务变更，发生一些账套信息与核算内容不符，
可以通过此功能进行账簿选项的调整和查看。选择系统菜单【系统设置】下的【系统参数设置】，进
入该功能窗口，用鼠标点击“凭证”、“科目”、“会计期间”、“其它”页签，即可进行账簿选项的修
改。
1、选择“凭证选项”页签，可查看及修改有关凭证的选项
制单项目超支控制：若选中此项，则在制单、复核时，当项目在借款或报账时最新余额出现超
支，系统将予以提示，是否允许通过还要看该项目的“是否允许超支”一项去判断。
现金/银行赤字警告：若选择了此项，则在制单时，当现金、银行科目的最新余额出现负数时，
系统将予以提示。
自动生成凭证号：如果该项被选中，在录入凭证时，系统将按照用户所划分的凭证种类将按顺
序自动生成凭单号，而无需用户手工输入。
允许修改他人凭证：若选择了此项，在制单时可修改别人填制的凭证，否则不能修改
凭证日期序时：系统规定制单的凭证编号应按时间顺序排列，即制单序时，如有特殊需要可将
其改为不按序时制单，若选择了此项，则在制单时凭证号必须按日期顺序排列。
凭证套打：若选择了此项，系统只将凭证的数据内容打印到相应的套打纸上，而不打印各种表
格线。用套打纸打印凭证速度快，且美观；若不择此项，凭证内容、格式一起打出。
往来冲帐时自动提取摘要：在录入凭证过程中，当录入还款业务时，需找到欲对冲的借款。若
选中此项，则提取借款摘要信息以方便还款摘要的录入。
已发行 IC 卡必须持卡报帐帐：在制单过程中对于已发行 IC 卡的项目必须通过〖读卡〗来获得
部门项目信息，而不能在屏幕上直接输入，从而强调 IC卡的“钥匙”功能。
非明细项目控制：如果选中此项，当上级项目包含若干下级项目时，其余额控制将体现在上级
项目上。
出纳复核凭证：若选择了此项，则含有现金、银行科目的凭证必须由出纳人员通过【出纳复核】
功能对其核对签字后才能记账。
允许制单、复核、出纳相同：确定是否允许同一个用户来进行凭证的录入、复核和出纳复核。
因为一般来讲制单和复核不能是同一个财务人员。
自动生成凭证号：系统在“录入凭证”功能中一般按照凭证类别按月自动编制凭证编号，即“系
统编号”，但有的单位需要系统允许在制单时手工录入凭证编号，即“手工编号”。
银行科目录入结算方式：若选择了此项，则对于银行业务的分录系统要求必须录入结算方式代
码，否则不予存盘；若不选此项，则系统不作要求。
当前库是否允许录凭证：一般情况在当前库中应能够录入凭证，否则工作无法开展；但当用户
挂接历史库时就不允许再录入凭证了，为防止用户作错所以应不选该选项。
往来款责任人是否录入编号：在往来款（暂存、暂付）业务处理时应采用“对冲”方式，同时
又希望记录借款人信息，这样今后就可以按借款人输出催款单，这时应选择此项，系统强制但
凡往来业务都要录入借款责任人代码，否则不能保存。
2、选择“科目结构”页签，可查看及修改有关科目结构的选项
用户在此可以对科目进行设置。科目的最大长度为 20 位，最大级次为 6 级，每级最长为 9，对
未使用的级次在有效长度内可以任意设置。
3、选择“会计期间”页签，可查看各会计期间的起始日期与结束日期，以及启用会计年度和启用日
期。系统默认会计期间与物理月份的起止日期基本一致，只是多了一个“13”期间，日期泛围只限
在“12-31”。所以系统认为第 13会计期间只能用作年终转帐，所以用户要注意 12-31那天不能录入
正常业务凭证，只能自动生成或录入年终转帐凭证，这一点非常重要！
4、选择“其他”页签，对系统的其它选项进行设置。
单位信息：包括财务主管姓名、用户数、单位名称，后两者不能随意修改。
本位币：“本位币代码”用来输入新建账套所用的本位币的代码，如“人民币”的代码为 RMB；
“本位币名称”用来输入新建账套所用的本位币的名称，用户必须输入；本位币币符为“￥”。
数据精度：在制单与查账时，按此处定义的小数位输出小数，不足位数将用“0”补齐。金额精
度一般为 2位；汇率精度一般为 4位。
打印结算单方式：如果只针对某种结算方式才打印结算单，要将此结算方式的代码在此处选择。
如果不需要打印结算单，此项可以不设。
触摸屏查询包括所终转帐凭证：此项一般不选。
全部设置完毕后，鼠标单击〖确定〗键保存设置结果。
第三节帐务处理
帐务处理系统是高校整个财务工作管理的核心部分，财务人员根据学校业务编制记帐凭证，系
统自动登记包括：总帐、明细帐、项目帐、现金／银行日记帐、多栏帐等在内的各种帐簿，并可以
进行任意方式的查询、打印和结转。
该系统不仅解决了一般意义上的财务核算问题，提高核算的速度和质量，并通过“项目”设置
加强对教学经费、科研经费、代管经费等多种指标的计划管理和控制，提高了财务核算的透明度，
并可随时监控预算的执行调整情况，提供管理和决策能力。
一、 凭证管理
记账凭证是登记账簿的依据。在实行计算机处理账务后，数据的准确与完整完全依赖于记账凭
证，因而使用者要确保记账凭证输入的准确完整，在实际工作中，用户可直接在计算机上根据审核
无误准予报销的原始凭证填制记账凭证(即前台处理)，也可以先由人工制单而后集中输入（即后台
处理），用户采用哪种方式应根据本单位实际情况。
1、凭证录入
用鼠标单击菜单【凭证管理】下的【制单】，屏幕显示凭证录入画面。这时所处的的凭单类型为
已设置的“默认凭证类型”如果需要录其他类型的凭证，请单击〖类型选择〗按钮，在弹出窗口中
选择要录入的凭单类型，确定后按[Enter]键，系统将自动生成凭证编号，并将光标定位在“制单日
期”上。
系统自动取系统“登录日期”为默认记账凭证的制单日期，如果日期不对，可进行修改，但要
注意此日期必须在登录日期所在月份。本系统默认应按时间顺序填制凭证，即每月内的凭证日期不
能倒流，但用户也可解除这种限制，即在“系统参数设置”功能中，将其中的“凭证参数”中的“凭
证日期序时”取消。
如果日期无误按[Enter]键，在“附单据数”处输入原始单据张数，输完后按[Enter]键。
如果在“系统参数设置”未选中“自动生成凭单号”，则用户可在此处手工录入凭证编号，比如
00010为第 10号凭证（注意补足五位），否则系统将按次序自动生成凭证号。一般情况下，由系统按
凭证类每月自动编制从 00001 号开始，对于网络用户如果是几个人同时制单，则按存盘前后“抢
号”，真正的凭证编号只有在凭证已填制并经保存完毕后才生成。
输入完凭证编号后再按[Enter]键，开始进入凭证分录录入过程。用户需要录入的内容包括：
⑴摘要：输入本笔分录的业务说明（一般 20汉字之内），摘要要求简洁明了；或按[Enter]按钮选择
常用摘要，常用摘要的选入将清除原来输入的内容。输入完毕按[Enter]键。
⑵科目：科目必须输入末级科目编码或助记码，如果输入一个非末级的科目，回车后可以调出所有
属于此科目下的所有明细科目。如果记不清科目代码就直接按[Enter]键（或输入前几位再按
[Enter]键），系统会显示“科目代码查询”窗口供选择科目，用户在此双击选择。此时科目名称
和当前最新余额会出现在屏幕下方，用户注意观察。
注：1用户不能使用无权限的科目进行制单。制单科目权限可在“用户权限管理”中进行设置；
2光标在各会计分录间移动时，科目的具体名称和最新余额将在屏幕下方的“辅助信息”栏中显示；
3“辅助信息”栏中所显示的科目余额是包括未记帐和凭证的当前实时余额，如果想查询更详细信息，
请在本窗口的【查看】菜单下选择【科目余额】，在显示窗口中查询。
4为保证凭证输入的简便性，在需要输入各类代码时，系统将给出提示窗口，用户不必去记忆繁多的
代码。
⑶部门/项目项目信息：如果所用科目分部门、项目核算，要在此录入部门、项目代码（可回车调出
帮助窗口选择）。在这里录入的项目信息将在凭证下方“辅助信息”栏中显示，包括部门、项目
名称、项目当前余额、项目负责人等。如果您使用的是 IC卡进行项目管理的话，需要先将 IC卡
放入 IC卡读卡器，再用鼠标左键单击“Ｆ８读卡”键，该项目的部门代码和项目代码将被读出，
同时将项目信息显示在凭证下方“辅助信息”栏中。注：如果在“系统参数设置”中设定了“已
发卡项目必须持卡报帐”，则此处的部门、项目代码不允许录入，只能通过读卡得到。
⑷金额：即该笔分录的借方或贷方本币发生额，金额不能为零，但可以是负数，负数金额以红字形
式显示。在此处也可直接录计算公式，比如(2+2)*9，再按[Enter]键，系统会自动计算结果。
在凭证录入过程中，会出现以下几种情况：
若科目为“银行”科目，那么在输入科目代码并回车后，光标跳到屏幕下方“辅助信息录入”
区提示用户输入“结算方式”、“结算单号”“发生日期”和“对方单位”。其中，“结算方式”输
入银行往来结算方式代码，“结算单号”应输入结算号或支票号，“票据日期”应输入该笔业务
发生的日期，这些信息用于今后的银行对帐和银行日记帐打印。注：此类信息在制单过程中可
以不输，之后由出纳人员在“出纳复核”时再输入。如果没安排出纳复核，也可在【出纳管理】
下的【输入结算单号】功能中批量补录。
若科目为“国库支付”科目，那么在输入科目代码并回车后，光标跳到屏幕下方“辅助信息录
入”区提示用户输入“预算类型”“类款项”“支出类型”，这些信息都是之前定义好的。
对于“暂付款”类科目，如果是借款，在输入借金额并回车后，光标跳到屏幕下方“往来对冲”
中系统会自动生成对冲号，用户再选择“责任人”后按观者[Enter]键，往来对冲号可以由用户
自己输入，也可以由系统自动生成（在“系统参设置”中进行设置）。如果是系统生成对冲号，
那么对冲号=凭证日期+分录编号+凭证类型编号+凭证编号。如果由用户自行输入，那么最大长
度可以达到 20位。
；如果是还款，在输入贷金额并回车后，光标跳到屏幕下方“往来对冲”中再按[Enter]键，系
统将出现往来对冲冲信息窗口，
在“在借款信息”窗口中选择要对冲的借款（如果多次借款一次还清可在此多选择），再点击〖确定〗
按钮系统返回对冲信息，包括借款对冲责任人。如此操作便构成了借、还款一一对应关系，令
今后的往来帐查询更加方便、明了。注：还款金额不能大于借款金额，所以一笔借款可多次还
款。但系统保证如果一笔借款已被冲平，它就不可能再被对冲。
若科目为部门/项目核算，那么在输入科目代码并回车后，光标跳到部门编号（项目编号）格内，
可输入代码，也可按[Enter]键调出帮助窗口得到。录入项目代码后再按[Enter]键，便可录入
金额，如果金额在借方，将会减少项目余额；如果金额在贷方，将会增加项目余额。项目的相
关信息体现在屏幕下方，尤其是“项目余额”体现的是该项目的最实时的结余数（因为包括了
未记帐凭证）。
凭证保存时自动与系统数据库中预先设置的“项目”（预算控制数据）核对，超出预算时，给出
屏幕提示信息，系统将不允许此凭证通过（硬控制方式）；可以预先设置控制方式，即设置超出
预算时给出提示信息但可以通过或设置超支限额由系统自动完成控制（软控制方式）。
如果该科目是“对帐”类科目，在输入借金额并回车后，光标跳到屏幕下方“辅助信息录入”
区提示用户输入“资产类型”“数量”、“单价”“资产编号”等辅助信息，作为今后与其他部门
对帐之用。
如果该科目要进行外币核算，在输入科目代码并回车后，光标跳到屏幕下方“辅助信息录入”
区提示用户输入“外币编号”“外币金额”等辅助信息，系统将自动显示在“外币汇率定义”所
录的汇率，系统自动按照汇率折算出人民币金额，如果在“选项”中没有设置数据小数位，系
统自动取整。
当凭证全部录入完毕后，按〖保存〗按钮保存这张凭证，按〖放弃〗按钮放弃当前增加的凭证。
也可用鼠标单击〖录入〗则可继续填制下一张凭证。“制单”屏幕上还有很多功能按钮，它们的使用
方法如下：
①〖录入〗—点击它可录入一张新凭证，并将屏幕上未存盘的凭证清空
②〖修改〗—用于激活凭证的修改状态。当要修改某张凭证时，先按〖查找〗按钮找到该张凭证并
双击鼠标将其调到界面上，再按〖修改〗按钮将凭证置为修改状态（或称可编辑状
态），这时用户可可修改凭证，修改完毕按〖保存〗按钮。修改凭证的注意事项：
将光标移到制单日期处，可修改制单日期。
若要修改附单据数、摘要、科目、部门、项目、往来信息、金额，可直接将光标
移到需修改的地方进行修改即可。
若在【系统参数设置】中设置了“不允许修改他人凭证”，则不能修改他人填制
的凭证。
③〖类型选择〗—选择另外一种凭证类型录入凭证，但此凭证类型须在用户权限泛围内
④〖增加〗—单击后可以在记录列表中增加一空行。
⑤〖删除〗—删除当前光标所在的分录。
⑥〖插入〗—当前光标所在的分录前插入一条分录。
⑦〖输出〗—可将所选凭证内容按 ADBF、TXT 等数据结构进行输出，为今后的凭证输入提供数据来
源。
⑧〖输入〗—实现了导入凭证的功能，单是只接收两种格式的文件，即.txt和.dbf文件。在图中单
击按钮，选择凭证的路径，单击“确定”按钮即可。
⑨〖打印〗—凭证的打印应放在凭证存盘之前完成。此键就是用于将当前显示的机制凭证打印输出，
选择后出现以下屏幕：
单击〖打印〗键可直接将凭证打印输出。印凭证的样式是在“凭证打印格式”定义中设定好
的（包括内容、样式、纸张大小等）；打印方式分为“完整打印”和“套打”两种，
采用哪种方式用户可在“系统参数设置”中加以选择（见前文）；而采用哪种打印格
式是在“凭证类型定义”中设定的。
而〖页面设置〗键页面是专门用来调整凭证纸的页高、页宽和四面边距的，设置的结果可能只对本
终端有效，也许会影响到全体网络用户，这都取决于“系统参数设置”中的选项。提
示：在“系统参数设置”窗口中的“其他”中，有一选项为“打印机页边距统一设
置”。
选项“按科目汇总打印”是指在同一张凭证中当某科目有多笔不同部门项目的分
录时，如果您希望将这些笔分录按科目汇总成一笔打印，则需要在此选中汇总打印。
因为一张凭证可能会有多笔业务，一页凭证纸可能打不开，系统会自动将其分页
输出。如果只选其中某一页打印，可进入“格式预览状态”再触动【打印】按钮，在
对话框中选择页号泛围，可实现选页打印。
此处也可打印结算单，收款和付款结算单打印格式要事先定好，系统会按分录金
额的借贷方向自动判断是打印收款结算单还是付款结算单。
在前文我们提到过，本系统提供两种凭证打印格式—套打格式和自定义格式。所谓“套
打”格式，就是把印制好的空白凭证直接放入打印机打印。如果您打算选用”自定义
格式”，应首先在建立凭证的打印格式。
⑩〖保存〗—凭证一旦保存，其凭证类别、凭证编号将不能再修改。同时，系统为凭证输入的准确
性提供最大限度的保证，系统采取了多项正确性的保护性措施，系统自动检测输入中
的错误，如发现错误，系统报错，直至错误被修改正确，否则系统不允许存盘。
⑾〖放弃〗—若想放弃当前未保存的凭证的输入，可按此按钮，或直接按〖录入〗键。
⑿〖读卡〗—读出 IC卡上的部门项目信息。
⒂〖查找〗—按〖查询〗按钮输入查询条件，找到要修改的凭证。
输入要查找凭证的年度和期间，如果不是操作者本人制的凭证还要去掉“只显示本人凭证选项”，窗
口上方显示所选月份全部凭证的公共信息，包括凭证日期、凭证号、制单人等等。用鼠标选择不同
的凭证，该凭证的具体分录显示在窗口下方。
用户在窗口上方选中要找出的凭证，点击〖确定〗按钮可将此凭证调到“制单”窗口中。如果
单击了“全选”按钮，系统将把当前会计年度种的所有会计期间中的凭证显示出来。另外系统还提
供了更高级的检索功能，即“筛选”功能。单击“筛选”按钮，弹出筛选窗口，在该窗口中可以定
制更高级的查询。在“项目”下拉框中选择要过滤的项目名称，在“运算符”下拉框中选择运算符，
在“数值”栏中填写数值，如果为多条查询条件，还需要选择逻辑运算符，然后单击“增加”按钮，
继续定制查询条件。定制完毕后，单击〖确定〗按钮即可。
对凭证进行修改、复制、冲销、查询等操作都必须用到〖查找〗按钮。
另外，还有一些重要功能需要用户了解。
1、 快速制作红字冲销凭证
用户通过菜单【制单】下的【对冲】制作红字冲销凭证。先则系统自动制作一张红字冲销凭证，
本功能用于自动冲销某张已记账的凭证。
在“凭证查找”窗口中输入适当条件后，点击〖重新检索〗按钮，选中要冲销的凭证点击〖确
定〗按钮即可。
2、 快速复制复制凭证
如果要录入的凭证跟以前曾录过的某张凭证内容类似，可通过“凭证复制”功能，将此凭证重
新复制一份，再按当前业务适当修改即可，这样可大大节省劳动力。用户通过菜单【制单】下的【复
制】复制凭证。先输入年月，点击〖重新检索〗按钮，在凭证列表中选中将复制的那张凭证，则系
统自动制作一张与该凭证完全相同的凭证，用户修改后存盘，此凭证保存在当前会计月中。
3、 删除整张凭证
用户删除整张凭证。在凭证录入界面中，用户按〖查找〗按钮，输入年月，点击〖重新检索〗
按钮，在凭证列表中选中将删除的那张凭证，按〖确定〗按钮将其调到界面上，再点菜单击【制单】
下的【删除】，将删除整张凭证。注：凭证删除后会形成断号。
4、 如何替换摘要文字
在当前凭证中，如果要将所有分录的摘要上的某些文字统一替换，可通过菜单【制单】下的【摘
要替换】功能来完成。
5、使用凭证模板
如果在“凭证模板定义”中已定义了与目前将要填制的凭证相类似或完全相同的凭证，调用此
凭证模板会加快凭证的录入速度。调用方法为:按界面上的〖模板〗按钮，在弹出窗口中选择需要的
模板，如果是那种带“分配比例”的凭证，还可以录入总金额，系统会按模板上定义好的比例将金
额分开，选毕用鼠标单击〖确定〗按钮，其它操作同修改或填制凭证。
当您认为某张凭证应作为凭证模板保存时，可通过菜单【文件】下的【存为模板】制作模板凭
证。然后屏幕弹出一个窗口提示您给该张凭证确定一个代号和说明。该张凭证即被存入模板凭证库
中，以后您可调用这张模板凭证。
6、关于 IC卡
IC卡管理是天财高校财务管理软件项目管理的重要组成部分，利用 IC卡管理学校各类项目，代
替传统经费本，可完成项目卡的发行、报帐、查询、转帐等，大大提高财务人员的工作效率和帐务
处理的准确性，方便各项目负责人的数据查询。
本系统支持远红外感应式非接触式读卡器（可读可写），应为每个报帐前台配置一台进行刷卡报
帐，计划管理科（或预算科）至少配置一台用于 IC卡的发行，再在触摸屏上安装一台进行持卡人的
查询。IC卡为非接触式，应为每一个项目（或课题负责人）配备一张 IC卡，进行持卡报帐、转帐或
查询（以上两种设备可从我公司购买）
2、凭证复核
记帐凭证是登记帐簿的直接依据，为了确保帐簿记录的准确性，必须由专人对已经填制好的记
帐凭证进行严格的复核。复核人员按照财会制度，对制单员填制的记账凭证进行检查核对，主要复
核记账凭证是否与原始凭证相符，会计分录是否正确等、审查认为错误或有异议的凭证，应交与制
单人员修改后，再复核，只有复核权限的人才能使用本功能。系统控制只有复核过的凭证才允许记
帐。
通过【凭证管理】菜单下的【凭证复核】功能，进入“凭证复核”窗口。选择“凭证类型”和
适当的“日期”后在“凭单号”处按[Enter]键，屏幕显示凭证一览表（都是未复核过的凭证）。在
凭证一览表中用鼠标双击某张凭证，则屏幕显示此张凭证，如果此凭证不是你要审核的凭证，可用
鼠标单击〖下一张〗按钮在凭证一览表中重新选择。
当屏幕显示待复核凭证时，用户可进行复核，用↑或↓键在分录中移动时，凭证下将显示当前
分录各项的辅助信息。复核人员在确认该张凭证正确后，用鼠标单击屏幕上方的〖复核〗按钮，系
统自动在“复核人”处签上复核人姓名，并加盖红色复核章，即该张凭证审核完毕，系统自动显示
下一张待审核凭证。若复核人员发现该凭证有错误，可通知制单人对其进行修改，并放弃本张凭证
的复核。注：复核人和制单人一般不能是同一个人，除非在“系统参数设置”中设置了“允许制单、
复核、出纳相同”。
凭证一经复核，就不能被修改、删除，只有被取消复核后，才允许进行修改或删除。
3、取消复核
如果用户发现已复核的凭证有错误还不能直接记帐时，可先运用此“取消复核”功能取消已做
的复核，再到“制单”屏幕上去修改此张凭证。
“取消复核”在【凭证管理】。展开“取消复核”窗口后，我们会发现它的界面与“凭证复核”
的界面大体一致，用户在选择正确的“日期”和“凭证类型”后单击回车键，接下来光标停下“凭
单号”的空格中等待用户输入待“取消复核”凭证的凭单号，用户可直接在此输入凭单号，也可以
单击回车键调出“凭单号”清单加以选择。用户选出所要找的凭单后单击“取消复核”键，便可完
成对此张凭证复核的取消。
4、批量复核
此功能用于成批复核已录入的凭证。前面我们讲到过的“凭证复核”只能将单张凭证调出复核，
而有时候我们需要将多张凭证一次性地成批复核，这就用到了此项功能。
通过【凭证管理】菜单下的【批量复核】功能，进入“凭证批复核”条件设置窗口。
在这个窗口中填写选择条件，如果选择了“按凭证日期选择”选项，将按日期进行查询，否则，按
凭证编号查询。
1. 按凭证日期复核:设定日期范围
2. 按凭证编号复核:设定凭证类型,起始凭单号,结束凭单号,其中，凭证类型时必须要选择的。如果
凭证编号需要帮助，则单击“凭证查询”按钮，会弹出凭证查询窗口，在这个窗口中选择要复核
的凭证。
3. 制单人:设定了制单人,则只复核该人员制作的凭证
4. “复核”选项选中则进行复核凭证,取消复核选项选中则进行取消复核操作
设置完条件后，单击“确定”按钮，进入“凭证复核”窗口，如下图所示：
单击〖复核〗按钮，系统会将当前凭证进行复核，此时，系统会是一种忙状态，忙状态后，用
户可以发现在窗口的左上角，多了红色的“已复核”红印章，表明该凭证以被复核。也可一次复核
多笔，选择菜单【复核】下的【批复核】，系统会弹出如下所示的窗口显示所选时间段内尚未复核的
所有凭证：
在该窗口中选择要复核的所有凭证，如果全部凭证都要复核，则单击【全选】按钮，或单击【全
不选】”按钮，则所有凭证就都失去焦点了，也可以用鼠标单击要复核的凭证，使他得到焦点，选择
好后，单击【复核】按钮，所选凭证即被复核，系统会告知用户复核完毕。
5、试算平衡
我们可以用此项功能对凭证进行试记帐的工作，我们可以将试算平衡后的结果加以分析比较，
如果个别科目的余额还需要加以调整的话，我们就可以进入“制单”窗口进行凭证的修改。下面我
们就介绍一下“试算平衡”的步骤。
选择【凭证管理】菜单中的【试算平衡】，即可进入“试算平衡”窗口，如下图所示
在此窗口中填写试算平衡条件，其中，起始科目和结束科目可选。科目级别是指汇总到哪一级
科目，我们可以设到最明细级科目。单击“确定”便生成“试算平衡表”报表，如下图所示
6、凭证记帐
记账凭证经复核后，即可用来登记总账和明细账、日记账、部门账、往来账、项目账以及往来
账等。本系统记账采用向导方式，使记账过程更加明确。用鼠标单击系统主菜单【凭证管理】下【凭
证记账】，进入记账向导——。
选择需要记帐的凭证类型（可多选），再确定凭证日期泛围。日期泛围不可跨月，且月份必须与
登录日期所在的系统月份相一致（如果用‘2006-04-05 登录’，那么最大的记帐日期泛围只能是
‘2006-04-01’到‘2006-04-30’）。
在此系统先对凭证进行合法性检查，如果发现不合法凭证，系统将提示错误，如果未发现不合
法凭证，屏幕显示所选凭证的总数，供用户进行核对。单击〖下一步〗按钮。
此界面显示符合记帐条件凭证所生成的汇总表，核对无误后，用鼠标单击〖下一步〗，进入记
账界面。
当以上工作都确认无误后，用户可以用鼠标单击〖记账〗按钮，系统开始登录有关的总账和明细账，
包括正式总账、明细账；项目总账与明细账；外币总账与明细账；辅助总账、往来账等有关账簿。
注意：
如果用户发现某一步设置错误，可通过鼠标单击〖上一步〗返回后进行修改。如果用户在设置
过程中不想再继续记账，可通过鼠标单击〖退出〗，取消本次记账工作。
在记账过程中，不得中断退出。
记账时，计算机自动保护记账前的各种凭证和账簿，一旦记账过程被非法中断（比如断电），系
统能自动根据保护的数据恢复到记账前的状态，用户在环境恢复正常后，仍可准确记账。
在第一次记账时，若期初余额试算不平衡，系统将不允许记账。
所选范围内的凭证如有不平衡凭证或代码错误凭证，系统将列出错误凭证，并重选记账范围。
已复核凭证才能记帐。如果用户在“系统参数设置”中选择了“出纳复核凭证”选项，那么带
有现金或银行业务的凭证，除需要复核外，还要进行出纳复核方可记帐。
7、凭证查询
本功能用于查询已记账及未记账凭证。用鼠标单击系统主菜单【凭证管理】下的【查询凭证】，
进入“查询凭证”功能，屏幕显示查询条件窗。
输入查询凭证的条件后，单击〖确定〗按钮，屏幕显示符合条件凭证的一览表。在凭证一览表
中用鼠标双击某张凭证可联查此张凭证。
天财软件的结果显示窗口风格非常一致，带有通用性，所以用户需了解其中一些功能按钮的使
用。其中：
可用鼠标单击〖首页〗〖上页〗〖下页〗〖末页〗翻页查找
〖查询〗按钮查找输入条件查找，或重新设置查询条件。
〖页面设置〗用于调用后台操作系统的打印机的某些设置功能
〖页面预览〗体现所见即所得，可打印、可页面设置、可按指定比例缩放，以适应不同打印机
或纸张
〖数据转出〗可将生成的结果转换成其他文件格式存贮，比如 txt、DBF、xls文件等等。
〖凭证联查〗把光标停留在报表中得一条凭证分录上，单击此按钮，系统就会弹出该张凭证，
但此窗口只供用户察看，不可更改。
〖打印〗直接将生成的帐表打印输出。
8、凭证打印
本功能用于批量打印已记账及未记账凭证。用鼠标单击系统主菜单【凭证管理】下的【打印凭
证】，进入“打印凭证”功能。
屏幕显示打印条件窗，首先将“选择凭证打印格式”设为“凭证”，然后双击要选择的凭证格式
使之出现在编辑框内；再选择期间范围，就是选择打印凭证的起止期间范围。
接下来是“选择方式”，包括“按凭证号”、“按凭证类”和“按凭证日”三种，选择哪种方式其
后面的泛围设定随之变化，可以输入需要打印的凭证号范围、凭证类泛围或从 XX 日到 XX 日；记账
范围包括选择“已记账凭证”则打印已记账凭证；选择“未记账凭证”则打印未记账凭证。
输入打印条件后，按〖确定〗按钮后，开始进行打印。
9、凭证的导入导出
已经录入好的凭证（包括已经记帐的凭证）出于某种原因可能需要导出（例如，学校各个分院
的财务凭证需要上报），本系统提供了凭证导入和导出工具。
导出凭证范围：
（1）时间范围：选择导出凭证的会计期间
（2）类型范围：选择导出凭证的类型（可以选择多个）
（3）记帐限制：用户可以选择是导出已记帐凭证还是未记帐凭证，或者两种都选。
（4）导出凭证限制：是—在选定的范围内，如果有已经导出的凭证，那么再导出一次；
否—在选定的范围内，如果有已经导出的凭证，那么就不再导出。
导出路径：指定导出凭证存放的路径，例如：导出到桌面即 C:\WINDOWS\DESKTOP
导出格式：导出的凭证以文件形式存放，用户可以选择是 TXT文件或者 DBF文件。
按〖导出〗按钮即可。
导出的凭证在指定的文件夹中存放成三个文件。如果是已经记帐的凭证，那么导出后就作为未记帐
凭证存放。还可以按〖历史记录〗按钮查看或打印已经导出的凭证信息。
“凭证导入”刚好相反。假设刚刚把凭证导出到桌面，那么现在点击选择导出文件存放的路径的帮
助按钮，或者在文本框中直接输入 C:\WINDOWS\DESKTOP，那么下面的“选择导入文件”框中会出现
某个日期导出的文件（只显示导出日期）。选择一个日期，单击导入按钮，即可导入凭证。导入的凭
证自动修改凭证编号。窗口如下图所示。
注意：如果导入方的凭证有序时控制，可以将窗口左下方的“是否修改凭证日期”置为选中状态。
10、凭证汇总表
本功能可按条件对记账凭证进行汇总并生成一张科目汇总表。用鼠标单击系统主菜单【凭证管
理】下的【凭证汇总表】，屏幕显示汇总条件窗。
确定要汇总哪年、哪个会计月度的记账凭证，再选择需要汇总的凭证类型（可多选）。单击〖下
一步〗按钮，屏幕显示辅助条件窗。
先选择科目汇总表的汇总级次（1-6 级）。再确定汇总方式：如果选“凭证号”就要输入要汇总
的起止凭证号；如果选“时间段”就要输入要汇总的起止日。接下来选择凭证汇总范围：系统提供
三种汇总范围：未记账凭证、已记账凭证、全部。用户可以用鼠标单击某一单选框选择所需的汇总
方式。单击〖下一步〗按钮，再单击〖完成〗按钮，将生成指定条件的凭证汇总表。
11、作废凭证号打印
将设定日期内的作废凭单号打印输出。选择凭单类型，输入起始凭单号，如果为空代表包括所
有凭单，确定统计日期之后，点〖确定〗按钮。
系统将统计在所选时间段内的凭证断号。形成断号的主要是因为删除凭证，此外数据库系统的非正
常运算也会造成断号，但比较少见。
12、经费项目 IC卡相互转帐
此功能可完成多种类型的经费指标互转。当需要进行项目间的经费结帐时，操作员录入“转帐
单”，此转帐单同时生成“预算调整”凭证，转帐单可以暂缓生成，也可以多笔批量生成“预算调整”
凭证，完全由用户自己控制。
在以前版本的软件中，部门间经费项目余额的转帐只能通过“预算凭证”进行调整。当转帐类
型比较多，或转帐业务量很大时，就显得非常繁琐。
1、 设置“转帐业务类型”
经费卡间的转帐业务会有很多种情况（或称“类型”），每一种情况都会使用不同的会计科目或
凭证类型。选择系统主菜单【凭证管理】下的【经费项目转帐】的【转帐业务类型设置】，进入以下
窗口
（1）增加转帐类型
单击〖增加〗按纽，在弹出窗口中填写“类别名称”、选择“凭证类别”、转帐科目等信息。
按下〖确定〗按钮便可将本次增加内容保存，并在浏览窗口中显示。
（2）修改转帐类型
将光标移到要修改的转帐类型上，用鼠标双击，即可进入修改状态，修改完毕点〖确定〗按纽，
保存修改结果。注：“类型编号”不可修改。
（3）删除转帐类型
在代码浏览窗口中，将光标移到要删除的转帐类型上，用鼠标单击〖删除〗，即可删除当前转帐类
型。注意：已经使用的转帐类型不能删除。
2、转帐业务处理
当需要进行项目间的经费转帐（或分配）时，进入“转帐单录入”功能
“转入”或“转出”的部门、项目代码可以直接录入，也可以通过〖读卡〗来识别；录入转帐金额
和“用途”之后，必须选择“转帐类型”否则无法生成“预算调整”凭证；所有内容录入完毕后，
可单击〖凭证生成〗图型按钮即时生成“预算调整”凭证，也可按〖保存〗按钮保存起来暂缓生成，
或今后与其他转帐单批量生成。
3、转帐单批量生成凭证。
在指定的日期范围内，将所有未生成“预算调整”凭证的转帐单集中生成“预算调整”凭证，从而
在“帐务处理”上实现指标的真正划转。只有当转帐单生成预算凭证后，在“辅助帐管理”中看到
的项目余额才真正发生变化。
二、 出纳管理
为出纳从员提供一个集成办公环境，加强对现金及银行存款的管理。可完成出纳复核、银行日
记账、现金日记账，随时出最新资金日报表，余额调节表以及进行银行对账。
1、出纳复核
出纳凭证由于涉及现金银行的收入与支出，应加强对出纳凭证的管理。出纳复核在凭证复核之后
才可进行，出纳人员可通过“出纳复核”功能对制单员填制的带有现金银行科目的凭证进行检查核
对，主要核对出纳凭证的出纳科目的金额是否正确，审查认为错误或有异议的凭证，应交与填制人
员修改后再核对。
选择系统主菜单【出纳管理】下的【出纳复核】，进入出纳复核窗口。选择“凭证类型”和适当
的“日期”后在“凭单号”处按[Enter]键，屏幕显示凭证一览表（都是带有现金银行业务的凭证，
且已复核但未出纳复核过的凭证）。在凭证一览表中用鼠标双击某张凭证，则屏幕显示此张凭证，如
果此凭证不是你要审核的凭证，可用鼠标单击〖下一张〗按钮在凭证一览表中重新选择。
当屏幕显示待复核凭证时，用户可进行复核，用↑或↓键在分录中移动主要复核现金、银行业
务。银行业务分录相应的辅助信息显示在凭证下方，主要是结算方式、支票号、业务日期和对方单
位，出纳可在此直接录入。
出纳人员在确认该张凭证正确后，用鼠标单击屏幕上方的〖复核〗按钮，系统自动在“出纳”
处签上出纳人姓名，并加盖红色出纳复核章，即该张凭证审核完毕，系统自动显示下一张待审核凭
证。若复核人员发现该凭证有错误，可通知制单人对其进行修改，并放弃本张凭证的复核。注意，
凭证修改前要取消复核。
学校可根据实际需要决定是否要对出纳凭证进行出纳复核管理，若不需要此功能，可在“系统参数
设置”窗口的“凭证选项”中取消“出纳复核凭证的选择”的设置。如果此选项被选中，则现金、
银行业务的凭证要经过复核、出纳复核才能记帐；如果此选项未被选中，所有凭证只要复核过就能
记帐。
凭证一经出纳复核，就不能被修改、删除，只有被取消出纳复核后，再“取消复核”才可以进
行修改或删除。
出纳复核功能可细分为“现金出纳”和“银行出纳”复核两项，从而实现现金出纳和银行出纳
对凭证的独立控制，应根据出纳的角色不同授予不同的权限。“现金出纳复核”权限只能配给现金出
纳，用于复核那些现金业务的凭证；“银行出纳复核”权限只能配给银行出纳，用于复核那些银行
业务的凭证或输入银行结算信息，操作方法相同。
2、现金日记帐
本功能用于查询、打印现金日记账，现金科目必须在“科目设置”功能下预先指定。用鼠标选
择系统主菜单上的【出纳管理】下的【现金日记账】，屏幕显示现金日记账打印条件窗口。
其中：“会计科目”用于选择打印账簿的科目范围，这里只能输入现金类科目，可以是总帐科
目也可以是某一级明细科目；然后选择查询方式，系统提供按月和按日查两种方式，用户可选择要
查询的会计月份或日期；如果用户查看包含未记账凭证的日记账，可用鼠标选择“包含记账凭证”
选项即可；用户还可选择只“包括已复核未记账凭证”。输入查询条件后，按〖确定〗按钮，屏幕显
示现金日记账查询结果。提示：在显示结果中，鼠标双击某行或按〖凭证联查〗按钮，可查看相应
的凭证。
3、银行日记帐
本功能用于查询、打印银行日记账，银行科目必须在“科目设置”功能中预先指定。用鼠标选
择系统主菜单上的【出纳管理】下的【银行日记账】，屏幕显示银行日记账打印条件窗口。
其中：“会计科目”用于选择打印账簿的银行科目范围，这里只能输入银行类科目，可以是总
帐科目也可以是某一级明细科目；然后选择查询方式，系统提供按月和按日查两种方式，用户可选
择要查询的会计月份或日期；如果用户查看包含未记账凭证的日记账，可用鼠标选择“包含记账凭
证”选项即可；用户还可选择只“包括已复核未记账凭证”。输入查询条件后，按〖确定〗按钮，屏
幕显示银行日记账查询结果。提示：在显示结果中，鼠标双击某行或按〖凭证联查〗按钮，可查看
相应的凭证。
4、资金日报表
本功能用于查询输出现金、银行存款科目某日的发生额及余额情况。用鼠标单击系统主菜单中
【出纳管理】下的【资金日报表】，进入后，屏幕显示资金日报表查询条件窗。
在“查询日期”处输入需要查询日报表的日期，并选择会计科目（只限现金、银行类科目），如
果不选表示显示所有科目；如想包含未记账凭证，可用鼠标在“包含未记账凭证”选项处标上标记；
普通的日报表只显示科目的借贷合计数和余额数，如果想看到具体发生明细，可用鼠标在“显示收
支明细”选项处标上标记。
条件选择完成后，用鼠标单击〖确认〗按钮，屏幕显示现金、银行科目的昨日余额、当日余额、
本日共借金额和笔数、本日共贷金额和笔数。
5、出纳批复核
选择系统主菜单【出纳管理】下的【出纳批复核】，进入条件设置设置窗口。
确定凭证起始日期，再根据需要选择凭证类型或会计科目，输入查询条件后按〖确定〗，屏幕显
示符合条件的凭证。
屏幕下方的〖复核〗按钮用于出纳复核光标所在行的凭证；用鼠标单击〖批复核〗系统自动对当
前范围内的所有未复核凭证执行出纳复核；最后通过单击〖保存〗存盘。
因为是现金银行科目，所以要填写一些有关银行方面的信息，“银行信息”按钮就起到了这个作
用。选中一条分录后，单击“银行信息”，会弹出如下图所示窗口
如果在录入凭证时已经填写了银行信息，窗口就会把那些信息带出来，就如上图所示，否则，
各项都是空白的，用户填写后，单击〖确定〗即存盘完毕。
6、支票借据管理
此功能仅用于有“领取限额支票”业务的学校使用。
1、支票借据管理
“支票借据管理”可完成对支票借据的录入、复核、核销等管理工作。经复核的借据金额直接
冲减有关项目余额。从而使项目余额与实际业务发生情况相符。主要包括借据录入、借据复核、借
据核销和借据查询四个功能。
此功能用于借出支票的管理，后面窗口为“借据管理——浏览”，前面窗口为“增加”窗口，
在此窗口录入新的借据，其中，业务日期和借据编号时必须要输入的，而且，业务日期必须在本期
会计期间范围内。录入人员根据借款人提供的，经批准的借款单在此窗口内录入相关数据，录入资
料均参照借款单有关项目进行，结算方式、部门代码和项目代码录入时可通过回车键调入提示。每
一笔记录，均可根据需要选择是否冲减项目余额。借据单录入完毕后单击〖确定〗键将录入结果存
盘。
若要修改已有的“支票借据”，单击窗口的“修改”按钮，弹出与增加窗口相同的窗口，只是
修改窗口的“业务日期”与“借据编号”不可改。
复核人员按照已录入的借据日期和借据编号选择要复核的借款单据，选中待复核的借据单再单
击〖复核/取消〗（对于已复核的借据单此按钮用于取消复核）后即可完成。此时，有关项目余额自
动冲减。
原借款人员持原单据报销时，核销人员按原借据单日期和借据编号找到借款原始资料，审查无
误后，确定核销。然后，报销人员持发票再到前台进行正常的报帐。此时，原借款限额从项目总帐
中冲回，实际发生额通过报销凭证的记帐记入项目总帐。
2、支票借据查询
在“支票借据查询”中输入条件后，击〖确定〗键可显示查询结果。
7、银行对账
银行对帐是指定期将银行存款日记帐的记录与银行对帐单逐笔核对，发现其中的未达帐项，编
制“银行存款余额调整表”，将学校银行存款日记帐余额与银行对帐单余额调整一致。对帐时学校帐
与银行帐可以进行多次自动试对，也可以在自动对帐的基础上进行手工调整，手工调整的帐也能够
自动进行对帐正确性检查。使用顺序图示
1、银行对账单
本功能用于平时录入银行对账单。选择本功能后系统要求用户指定账户（银行科目），然后用户
即可录入本账户下的银行对账单。
按〖增加〗按钮可增加一笔银行对账单，按〖删除〗按钮可删除一笔银行对账单。按〖过滤〗
按钮可按条件过滤对账单供用户查询。在此输入的结算方式同制单时所使用的结算方式相同也可以
不同，在此输入的支票号应同制单时输的票号位长相同。
当对账单所用的结算方式代码与单时所使用的结算方式不同时，应建立二者的对应关系。用鼠
标单击〖结算对照〗图形按钮，在弹出窗口中录入对照关系。
如果银行提供对账单的电子文档，我们可尝试将对账单导入，这样可大大简化对账单的输入。
银行所提供的电子文档只能是两种格式文件：TXT文本文件或 DBF文件。字段格式为
业务日期 结算方式 支票号 借金额 贷金额
4 02 0986 2000．00
如果电子文档具备如此条件，我们可以将其导入，首先要定义导入格式。用鼠标单击〖导入格
式〗图形按钮，增加一个格式名称
用鼠标单击〖定义〗按钮，在响应窗口中定义字段对应关系，如图所示：
导入格式定义完毕后，可通过〖自动读取〗按钮导入电子对账单。选择定义好的“导入格式”，
选择数据文件，如果是 TXT文件还要选择分割符。再单击〖导入〗按钮。
2、银行对帐
银行对账采用自动对账与手工对账相结合的方式。自动对账是计算机根据对账依据自动进行核
对、勾销，对账依据由用户根据需要选择，方向、金额相同是必选条件，其他可选条件为票号相同、
结算方式相同、日期在多少天之内。对于已核对上的银行业务，系统将自动在银行存款日记账和银
行对账单双方写上对账序号，并视为已达账项，对于在两清栏未写上对账序号的记录，系统则视其
为未达账项。由于自动对账是以银行存款日记账和银行对账单双方对账依据完全相同为条件，所以
为了保证自动对账的正确和彻底，使用者必须保证对账数据的规范合理，比如：银行存款日记账和
银行对账单的票号要统一位长，如果对账双方不能统一规范，各自为政，系统则无法识别。手工对
账是对自动对账的补充，用户使用完自动对账后，可能还有一些特殊的已达账没有对出来，而被视
为未达账项，为了保证对账更彻底正确，用户可用手工对账来进行调整。
用鼠标单击系统主菜单【出纳管理】下【银行对账】下的【银行对账】，用户选择要进行对账银
行科目（账户）。按〖确认〗按钮，屏幕显示对账界面，左边为单位日记账，右边为银行对账单。
⑴、确定对账条件。选择【编辑】菜单下的【对账条件设定】，进入以下窗口：户可以根据业务
需要确定自动对账条件后，单击〖保存条件〗按钮。
⑵、转入单位日记账。选择【编辑】菜单下的【转入单位日记账】，进入以下窗口：确认本次转
入的起始、终止日期后单击〖确定〗按钮
系统将转入指定时间段的银行存款日记帐用于对账。要注意“起始日期”与上次转入时的“截
止日期”的承接。
⑶、用鼠标单击〖自动对账〗按钮，按照设定好的“对账条件”进行自动银行对账。自动对账
两清的记录标记对账序号。自动对账结束后两方“对账序号”为 0的记录都是未被勾对的。
用鼠标单击〖对账检查〗按钮检查对账是否有错，如果有错误，应进行调整。自动对账结
束后按〖保存〗按钮存贮对账结果。
⑷、如果已进行过自动对账，可直接进行手工调整。按〖未对账〗按钮清除已对账记录的显示
（这样更容易观察）；将“对账方式”选为手工，这时对帐序号变作可编辑；如果对账单中
有记录同当前日记账相对应却未勾对上，则在当前单位日记账、银行对账单的对账序号区
域输入相同的对账序号；如果在对账单中有两笔以上记录同日记账对应，则日记帐和所有
对应的对账单都应标上相同的对账序号。注：对账序号可以是统一的 1 个非 0 数字，也可
参照界面上的“最大对账序号”顺排。
⑸、如果要取消对账标志，只要将对账序号清为零。
3、余额调节表
用户在对银行账进行两清勾对后，便可调用此功能查询打印《银行存款余额调节表》，以检查对
账是否正确。进入此项操作，屏幕显示所有银行科目的账面余额及调整余额。
用鼠标单击〖打印〗可打印银行存款余额调节表。此余额调节表为截止到对账截止日期的余额
调节表，若无对账截止日期，则为最新余额调节表。如果您的余额调节表显示账面余额不平，请查
看以下几个处：
〖银行期初录入〗中的〖调整后余额〗是否平衡？如不平衡请查看“调整前余额”、“日记
账期初未达项”及“银行对账单期初未达项”是否录入正确。如不正确请进行调整。
银行对账单录入是否正确？如不正确请进行调整。
〖银行对账〗中勾对是否正确、对账是否平衡？如不正确请进行调整
4、查询对账勾对情况
用于查询单位日记账及银行对账单的对账结果。用鼠标单击系统主菜单【出纳管理】下【银行
对账】下的【查询相对相符分录】。屏幕提示输入查询条件，输入查询条件后，按〖确定〗，屏幕显
示查询结果。
5、核销已达账
本功能用于将核对正确并确认无误的已达账删除，对于一般用户来说，在银行对账正确后，如
果想将已达账删除并只保留未达账时，可使用本功能。进入系统主菜单【出纳管理】下【银行对账】
下的【清除相对相符分录】功能，选择要核销的银行科目，按〖确定〗按钮即可。
三帐表打印
可打印的帐簿包括：总帐、明细帐、余额表等等。本系统实现“查询、打印一体化”，实现“所
见即所得”，显示／打印比例可任意调节，并可将查询结果按多种文件格式输出；查询条件随意组合，
任何跨区间、跨科目、跨级别的查询都能瞬间完成，过去手工帐方式下需要翻阅很多帐本才能完成
查询的帐目，现在均可轻松完成；帐、证、表的一体化查询，用户在查询明细帐、辅助帐、日记帐
时，可直接联查到记帐凭证。系统提供数据转出功能，用户可以方便地将查询结果另存为 DBF、XLS、
CSV、TXT、HTM、DIF、WMF、WKS、PSR等文件格式。
1、总帐查询
总账查询不但可以查询各总账科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额，而且还可查询所
有二至六级明细科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额。用鼠标选择系统主菜单上的【帐表
打印】下的【总账查询】，屏幕显示总账查询条件窗口。
其中：先输入“会计期间”的起止月份；再输入起止科目范围，为空时，系统认为是所有科目；再
选择科目级次，在确定科目范围后，可以按该范围内的某级科目，如将科目级次输入为 1－1，则只
查一级科目，如将科目级次输为 1－3，则只查一至三级科目；如果想按部门或项目查，还可输入部
门或项目代码。
若想查询包含未记账凭证的总账，用鼠标选择“包含未记账凭证”即可。输入查询条件后，按
〖确认〗按钮进入总账查询窗口。
生成结果屏幕左侧为会计科目，呈树状显示可一直到最末级科目，也就是说用户可查询某个会
计科目一级科目的总帐数据，也可查询该科目任何一级科目的总帐数据。用户在“科目树中”用鼠
标选择不同的科目，窗口右侧的总帐数据随之变化。
2、总帐打印
本功能用于打印真正留档的总帐帐薄。用鼠标选择系统主菜单上的【帐表打印】下的【总账打印】，
屏幕显示总账打印条件窗口。
其中：“会计期间”用于指定生成总帐的年份和所截止的月份；“会计科目”用于选择打印账
簿的科目范围；“科目级次”用于选择打印账簿的科目的级次范围，如：选择 1－2，表示只打印到
二级科目的总账。
若按科目分页，要注意选中该选项。选择完成后，即可用鼠标单击〖确定〗按钮生成数据结果，
用户再通过〖打印〗按钮将总帐打印输出或单击〖预览〗按钮查看打印效果。
3、科目余额表
科目余额表用于查询统计各级科目的本期发生额、累计发生额和余额等。传统的总账，是以总
账科目分页设账，而余额表则可输出某月或某几个月的所有总账科目或明细科目的期初余额、本期
发生额、累计发生额、期末余额，在实行计算机记账后，我们建议用户用余额表代替总账。用鼠标
选择系统主菜单上的【帐表打印】下的【科目余额表】，屏幕显示科目余额表查询条件窗口：
先确定会计年度和截止月份，再输入起止科目范围，为空时，系统认为是所有科目。在确定科
目范围后，可以按该范围内的某级科目，如将科目级次输入为 1－1，则只查一级科目，如将科目级
次输为 1－3，则只查一至三级科目。如果需要查所有科目下面具体项目的余额，则用鼠标选择“部
门”“项目”即可。在指定的科目泛围内如果不想生成其中某一个（或几个）科目的余额，则在“不
汇总科目”编辑框内输入。
用户可选择“包含未记账凭证”，可查询到包含未记账凭证在内的最新发生额及余额。该功能不
仅可以查询统计人民币金额账还可查询统计外币和数量发生额和余额（分别有选项）。用户输入完查
询条件后，按〖确认〗按钮，则屏幕显示查询统计结果。
4、凭证综合查询
本系统的“凭证综合查询”属于有条件查询，运用比较灵活。我们可以制定条件查询某科目、
某部门、某一天或者是某一操作员所做的明细帐，也可以指定凭单类型或凭单号来定点查询某一张
凭证。我们还可以把经常作的查询工作定义为查询条件存贮起来，今后只需执行此条件就可完成相
应的查询。因为此项查询功能用法较多，查询条件组合变化多端且功能强大，所以它成为用户日常
较为常用的查询手段。
用鼠标选择系统主菜单上的【帐表打印】下的【凭证综合查询】，首先进入条件定义窗口：
在明细帐查询窗口中包括四页，四个页签的名称分别是“设定条件”、“项目选择”、“排序选择”和
“栏目宽度设置”。
“设定条件”就是设定查询条件。我们在窗口中部的表格区进行条件设置，每行表格都能定成一个
条件，条件与条件之间用逻辑关系连接。逻辑关系包括“并且、或者、分组并、分组或”四项，“并
且”就是指若干条件都满足的查询；“或者”就是指若干条件只要有一条满足的查询。
要定义查询条件，我们先单击“项目名称”下的空格，出现一下拉列表，这是让用户指定查询条件
的范畴，然后再依次定义该范畴的取值。设置好条件后，如果想察看一下条件的文字表述，可以单
击“生成条件”按钮，系统就会在窗口的下方显示出条件。下面我们举几个实例来说明应该如何进
行查询条件的定义
例一、查询 2005年的 2月的”现金”（10101）明细帐，定义后的条件就应该是这样的
项目名称 运算符 项目数值 逻辑符
会计年度等于 2005并且
会计期间等于 02并且
科目编号等于 10101
例二、查询摘要中代有“李 XX”字样的所有明细帐
项目名称 运算符 项目数值 逻辑符
摘要包含李 XX
例三、查询 2005年 8月 12日的记帐凭证（只要记过账的）
项目名称 运算符 项目数值 逻辑符
业务日期等于 2并且
凭证类型等于 01并且
记账否等于 1
（“01”为”记帐凭证”的代码）
例四、张三或李四录入的机械系“行政管理支出”下的“工资”科目明细帐
项目名称 运算符 项目数值 逻辑符
录入员等于张三或者
录入员等于李四分组并
部门等于 010并且
科目编号左包含 52401
如果条件行数不足，可单击“增加”键追加一条件行，用户也可以插入或是删除一条件行，只需单
击相应的按钮即可。还应该注意：只有“项目数值”项须手工录入相应数值并且最后一行条件记录
的“逻辑符”应设为空。
条件定义完毕后单击“生成条件”按钮，如果您所定义的条件无误，系统将生成相应的条件文字并
写在窗口下方的空白区域内；如果条件有误，系统也将给出相应的错误提示，直至用户修改正确后
才可生成条件。
如果用户需要对该条件语句进行保留，以便在下次需要时调用，则可以用鼠标选择并用左键单击“存
贮条件”，即出现条件存贮窗口如以下屏幕。否则，可继续执行下一页的工作。
给此查询条件命一个名输入到编辑框中，单击“确定”键，系统就会将此条件保存起来，用户会通
过条件名称来识别各查询条件。
如果我们按已定义的查询条件进行查询，先单击“选择条件”，在随后出现的“读取条件”窗口中选
取一条件并确认，系统会将该条件的内容显示出来。
定义或选择过查询条件后单击〖生成数据〗按钮，显示查询结果。如果查询的是往年数据，请
选中“是否跨年度查询”，系统会从历史数据库中搜索数据。
另外的两页“项目选择”和“排序选择”都是做显示控制用，在“项目选择”页中包括有“待
选项”和“已选项”两张表，在“已选项目表”中列出的是所有查询项目的名称，用户可将不需要
显示的项目用鼠标左键拖拽至左边的“待选项目表”中，而在“已选项目表”中的项目的先后顺序
便是查询结果输出的栏目的顺序。
在用户完成了查询项目选择之后，可用鼠标选择“排序选择”页签，该页显如下图：
“项目名称”列出的是在前一页所选定的查询项目；中间的“排序”是对每一个查询项目内容的升、
降序排列进行指定，操作方法是用鼠标选择该排序下的某一项并双击左键，则该项则显为“升序”，
再重复该操作则该项则显为“降序”，当再次重复该操作时，该项为空，就这样往复轮回。第二项
“排序”是对“项目名称”下的各项的升、降序“排序”的优先级进行排序，该项的选择取决于在
升、降序“排序”时“项目名称”下的各项被选择的先后顺序。
5、明细账查询
本功能用于平时查询各账户的明细发生情况，及按任意条件组合查询明细账。在查询过程中可
以包含未记账凭证。用鼠标单击系统主菜单中【帐表打印】下的【明细账查询】，进入后，屏幕显示
明细账查询条件窗。
首先确定会计年度和选择起止月份，当只查某个月时，应将起止月都选择为同一月份；再入起
止科目范围，为空时，系统认为是所有科目。若要查询包含未记账凭证的明细账，可选择“包含未
记账凭证”。条件输入完毕后，用鼠标点〖确认〗按钮，屏幕显示明细账查询窗口。
在查询明细账时中，可以用鼠标点取左侧树状科目代码的任何级次选择需要查看的科目，右侧
屏幕显示出该科目明细账后。用鼠标双击某行或按〖凭证联查〗按钮，可查看相应的凭证。
6、明细帐打印
用鼠标选择系统主菜单上的【帐表打印】下的【明细账打印】，屏幕显示明细账打印条件窗口。
首先确定会计年度和选择起止月份，当只查某个月时，应将起止月都选择为同一月份；；再入起止
科目范围，为空时，系统认为是所有科目；“科目级次”用于选择打印账簿的科目的级次范围，比
如科目级次设为‘2’，那么就会按二级科目打印明细帐。条件输入完毕后，用鼠标点〖确认〗按钮，
屏幕显示明细账查询窗口。
7、多栏帐打印
多栏帐用于分析某个科目（必须是非明细科目）在一个时间区间内各个明细科目的金额发生情
况。多栏式明细分类帐不是按明细科目分设帐页，而是在一张帐页内记录某一科目所属的各类明细
科目的内容，按该总帐科目的明细项目设专栏记录。为达到这一要求，天财软件专门设计了多栏帐
功能。
多栏式明细帐生成 5 部分数据：期初余额、发生额、本月合计、本年累计和当前余额并显示分析科
目下的每个明细科目的发生额。提供两种查询方式：定义格式查询和选择帐本查询
1、定义格式查询（采用向导方式）
STEP1：
（1）设置查询的会计年度和会计期间（注意：不能跨年度查询）
（2）指定进行分析的科目编号（必须是非明细科目）
（3）指定分析级别：分析级别视选择的科目而定。例如：102 科目共有三级，那么用户可以选
择是分析到二级还是分析到三级，如果选择“分析到最明细科目”，即分析到第三级。
（4）帐式：本位币帐或外币帐。
（5）查询范围：如果选择“包含未记帐凭证”，那么报表中包括已记帐的帐本数据和未记帐的
凭证数据，否则只包括已记账数据。
（6）设置栏宽：用户可自行定义栏目宽度。（单位是 1/1000厘米）
单击〖下一步〗进行后续设置
STEP2：
根据用户指定的分析科目和分析级别。在科目列表中可全选，或只选择要生成多栏帐的部分科
目（可按住[Ctrl]键进行多选）。可以指定分析方向“全部借方”或“全部贷方”。
至此，条件设置完毕，可以按〖确定〗按钮生成报表。
8、序时账
本功能用于按时间顺序排列每笔业务的明细数据，并显示出凭证的全部分录和辅助信息。用鼠
标单击系统主菜单中【帐表打印】下的【序时账】，进入后，屏幕显示序时账查询条件窗。
先选择打印起始、截止日期；当您想按凭证类别查询时可选择相应凭证类别。为空表示所有凭
证类别。还可按制单人、记帐人和复核人查询。条件输入完毕后，按〖确定〗按钮，屏幕显示序时
账查询结果。用鼠标双击某行或按〖凭证联查〗按钮，可查看相应的凭证。
9、工作量统计
本系统可统计一定时期内每个操作员的工作量，包括统计每个操作员录入的凭单数、复核的凭
单数和出纳数，财务主管可以通过此张统计表对下属每个操作员的工作量一目了然。系统主菜单中
【帐表打印】下的【工作量统计】，出现如下图所示窗口
确定“统计日期”后单击〖确定〗键，各个操作员的工作量统计将出现在窗口中。
10、资产对帐单
如果科目的核算类别被定作“资产对账”（一般是“140固定资产”、“120材料”等科目），那么
在制单过程中使用此科目时，不但要录入金额，而且还需录入资产类别、数量、单价、资产代码等
辅助信息，作为年底与资产管理部门对账之用。此功能这是打印对账清单。选择系统主菜单中【帐
表打印】下的【资产账单】，出现如下图所示窗口：
首先确定生成对账单的起始日期，如果需要再选择起始会计科目和资产类别，单击〖确定〗键，
可生成所选条件的资产对账单，包括资产编号、数量、单价、资产代码、会计科目、入账日期、凭
证编号、金额等。
11、对帐功能
对账是对账簿数据进行核对，以检查记账是否正确，以及账簿是否平衡。它主要是通过核对总
账与明细账、辅助总帐与明细帐、总账与辅助总账、项目帐与明细帐数据来完成账账核对。一般说
来，实行计算机记账后，只要记账凭证录入正确，计算机自动记账后各种账簿都应是正确、平衡的，
但由于非法操作或计算机病毒或其他原因有时可能会造成某些数据被破坏，因而引起账账不符，为
了保证账证相符、账账相符，用户应经常使用本功能进行对账，至少一个月一次，一般可在月末结
账前进行。凭证记帐过程将记录三个“总帐”数据表：科目总帐表、项目总帐表、辅助总帐表，所
以校验过程将围绕着明细帐与这三个总帐库展开，也就形成了以下四种校验。
1、总账与明细账校验
屏幕显示待对账的会计期间。用户可通过下拉框选择对账月份。再将“最明细科目”选中，用
鼠标单击〖确定〗按钮，系统开始自动对账。这一操作可能需要一定时间，请您耐心等待。
若对账结果为账账相符，则系统提供信息“总帐/明细帐校验无误”若对账结果为账账不符，系
统将提供“错误结果”告知用户到底是哪几个科目总帐/明细帐校验不上，用户可采取措施处理（请
参见“系统管理”之“更新总帐发生额”部分）。注：此校验只是针对所选会计月的校验，并非从年
初到所选月一段时间的校验。
2、辅助总账与明细账校验
此功能在“帐务处理”模块中。用鼠标单击系统主菜单【帐表打印】下的【辅助总账与明细账
校验】，设定条件后单击〖确定〗按钮，系统开始自动对账。
3、项目帐与总帐校验
此功能在“辅助帐管理”模块中。用鼠标单击系统主菜单【项目核算】下的【总账/项目总帐校
验】，设定条件后单击〖确定〗按钮，系统开始自动对账。
4、项目帐与明细帐校验
此功能在“辅助帐管理”模块中。用鼠标单击系统主菜单【项目核算】下的【项目帐/明细帐校
验】，设定条件后单击〖确定〗按钮，系统开始自动对账。
四、月末处理
1、月末结帐
在手工会计处理中，都有结账的过程，在计算机会计处理中也应有这一过程，以符合会计制度
的要求，因此本系统特别提供了【月末结账】功能。结账只能每月进行一次。
用鼠标单击系统主菜单【月末处理】下的【月末结账】进入此功能。
“会计期间”显示尚未结帐的年月，不可修改；用鼠标按〖月结〗按钮，若符合结账要求，系
统将进行结账，否则不予结账。注意：
上月未结账，则本月不能结账。
本月还有未记账凭证时，则本月不能结账。
已结账月份不能再录入凭证
2、年终转帐
（一）、年末结账前的准备工作
用户在做年末结账工作前，应做好以下的准备工作：
1、将 12月的正常业务凭证全部制单、复核、记账，注意制单日期最晚只能到 12月 30日
2、在“帐务处理”模块中，运行系统主菜单【月末处理】下的【月末结账】功能，逐月进行结
帐，直至进行 12月末的结账。
3、做好数据的备份工作，请用完全备份，备份文件名另起以便和平时备份文件名区分，确保数
据的安全。
4、正常来讲，年末结账工作应在下一年度对外报销前进行。如果在下一年度开账前，不能做年
末结账工作的，即“老帐结束不了但需新年度同时报帐”，可以按如下办法预结账：
①在“系统管理”模块中，运行系统主菜单【数据管理】下的【备份历史数据】功能，输入欲
年结的会计年度，点〖确定〗键，并按提示将该年度数据从当前库中删除。此步骤意在将尚未年结
的数据从当前库移历史库，从而不会对当前库的报帐或代码调整构成影响
②在“系统管理”模块中，运行系统主菜单【数据管理】下的【备份历史数据】功能，点〖临
时结转上年余额〗按钮，出现以下窗口：
将所有选项都选中，会计年度写当前最新会计年度（比如要结 2005 年底账务，此处应输入 2006），
点〖执行〗按钮。此步骤意在将历史库中将尚未年结的各科目、项目的年末余额预结到当前库中。
③转年的帐务处理在当前库中正常开展。
④在历史库中可随时进行上一年度的正常业务、调帐直至年末处理完成
⑤在历史库中作完年终转帐后，进入“系统管理”，运行系统主菜单【数据管理】下的【备份历
史数据】功能，再作一次〖临时结转上年余额〗。
（二）、年末处理模块的操作顺序
年末结账是由一套完整的处理程序构成，它可非常方便的为用户做好年末的会计处理工作。具体过
程说明：
1、以 12-31日期进入帐务处理系统，表示进入了第 13会计期间
2、年终转帐凭证定义
定义支出冲收入、支出/收入冲结余的自动冲转。按照高校会计制度规定，财务系统年底结帐之
前要作相应的转帐处理，概括地说就是“专项的支出冲收入、非专项的收支冲进结余”。如果年终转
帐由手工制单完成工作量会相当费时费力，且每年都要重复操作一次，重复性工作效率很底。所以
我们通过定义年终对应转帐，年终只要调用一下就可轻松完成结转。
用鼠标单击系统主菜单【系统设置】下的【转账凭证定义】，出现如下窗口
用鼠标单击〖增加〗按钮，开始增加对应转账模板。其中：“转帐编号”是该张转账凭证的代
号，转账编号不是凭证号，转账凭证的凭证号在年底转账时自动产生。一张转账凭证对应一个转账
编号不能重号；“凭证类别”是指结转时使用的凭证类别；“生成周期”一般选“每年一次”，即此
笔转帐业务每年只能在 13月作一次；“业务内容”是指此笔转帐所处理的业务内容，也就是生成凭
证的摘要部分。
接下来定义转帐具体内容，按〖增加分录〗按钮，在新增的记录中输入相应信息。其中：
科目编号：转帐的科目编号。如果只转具体的部门项目，还需输入部门或项目代码
转帐方向：分为“转入”和“转出”两种。转出是指将此科目的余额转出到转入科目中去。注意：
转出的科目可以是任意级别的科目，而转入科目必须是末级科目；一张转帐凭证定义中，
转出科目可以是多个而转入科目只给是一个；转入科目的部门、项目可与转出科目不同。
结转系数：即“转入转出比例”。科目取数=科目取值×结转系数，若未输入系统默认为 1。
取数对象：此选项只针对转出科目。就是让用户指定转什么类型的数据，是发生额、余额还是其他
什么类型。对于年终转帐一般是“当前借方（贷方）余额”
转帐分类：此选项只针对转出科目。设置转帐分类条件,则只结转满足转帐条件并且属于该转帐分类
的项目；转帐分类条件未设置,则转出科目下满足条件的全部数据。
输入以上各项后，按〖增加分录〗键，开始增加下一条定义。按〖删除分录〗按钮可删除光标
所在行的对应结转凭证。
3、转帐凭证生成
转帐凭证一旦定义完毕，每年年底只需运行一下“自动转帐”即可生成所需的转帐凭证。选择系统
主菜单【月末处理】下的【自动转帐】命令，进入凭证生成窗口
在自动转帐窗口中显示所定义的各个转帐帐凭证定义，选择其中一条再单击〖生成凭证〗键，
系统将生成用户所定义的转帐凭证，并显示在“制单”窗口中。该转帐凭证在生成的同时也完成了
复核，生成的转帐凭证作为第 13会计期的凭证从 00001号序排。
用户可单击“打印”键将该张凭证打印输出。单击“确定”键后该张凭证存盘生效，并自动转
至系统的凭证库中，系统将其作为已复核但未记帐的凭证处理。
按照此方法将所有凭证分别生成存盘。
4、记账
在“帐务处理”模块下运行“凭证记账”功能，日期泛围是 12-31到 12-31，将上一步生成的凭证全
部记帐。
5、年末科目余额表
打印“科目余额表”“项目余额表”，会计期间选“13”，观察转帐结果。对转账后的各级科目、项目
余额进行核对有问题，还可以再输结账凭证，在重新处理年末结账。
6、打印年终报表
做年终结转后的各类报表。在生成报表时选“13”月。
7、结转余额
在确认当年的账务全部处理完后，将当年年末余额结转至新年度数据库，生成下一年度的年初
余额（科目和项目）。在“帐务处理”中，进入“月末结帐”功能，这时会计期间显示“13”，单击
〖年结〗按钮。
8、备份历史数据库
年末余额结转完毕后，可将上一年数据备份成历史数据。在“系统管理”模块中，选择系统主菜单
下的【数据管理】下的【备份历史数据库】，在窗口中输入年份后点〖确定〗键即可。
第四节辅助帐管理
“辅助帐管理”充分体现了天财软件强大的财务管理、预算控制功能，主要是针对“往来帐”
和“项目帐”的管理。
“往来帐”是对暂付款、暂存款进行全过程控制和管理，凭证录入后直接记入“暂付/暂存款”
帐，还款时实时对冲，可一次性对冲掉多笔借款。“往来帐核销、往来帐查询打印催款单、来款
通知单打印”等工作全部由系统完成，从而有效地防止了坏帐损失，及时提醒财务人员还有哪
些尚未归还的款项，保证财务工作的运转顺畅。
“项目”体现学校财务管理的个性化，它是财务预算控制不可或缺的重要工具，也是天财软件
有别于其他商业软件的本质特征。“项目帐”可完成对预算经费、专项经费、部门包干经费、科
研经费、工程项目、专用基金及代管款项等多种类型的项目的管理和控制，并可通过系统提供
的多种查询方式，输出各项目的资金来源、运用和结存情况。系统还支持 IC卡（非接触式）的
发行和管理功能，为每个项目配套 IC卡可代替手工经费本，简化财务人员报帐和持卡人的查询，
带来极大方便。
一、项目核算
本节主要介绍各类有关项目的帐薄打印、查询，以及有关项目的各种维护方法。
1、项目资金流量表
本功能用于查询项目下各明细科目的发生额及余额情况，并按项目、部门汇总，主要用于查询
项目余额在各科目上的分布情况。可按部门、项目、负责人或项目 3类属性进行统计输出。用鼠标
单击系统主菜单中【项目核算】下的【项目资金流量表】，进入查询条件窗口。
在窗口中选择或输入要查询的科目泛围、起止月份等查询条件。系统默认查询所有的项目，否
则可选择部门泛围或项目泛围；也可将项目负责人作为查询条件。条件设毕用鼠标单击〖确定〗按
钮，生成查询结果，如下图所示：
2、项目总账
按月生成部门的各项目期初余额、本期增加、本期减少、期末余额等总帐数据的查询及打印。单
击【项目核算】菜单下的【项目总账】命令，系统将弹出项目总账报表条件设置窗口，如下图所示。
用户在设置窗口中填写好会计日期、部门编号、项目编号后，如果需要查看无效项目，用鼠标
单击“包含无效项目”选项框，标上标记即可。条件输入后，用鼠标单击〖确认〗按钮，即可得到
符合条件的项目总账报表。如下图所示。
3、项目余额表
“项目余额表”是项目帐查询常用报表之一，用于完成所选项目的年初余额、本年发生、累计
发生、当前余额等数据的查询及打印，并根据设置按项目的属性、级次或是部门汇总，所以它查询
项目当前余额、各类常见的汇总数最方便。单击【项目核算】菜单下的【项目余额表】命令。系统
将弹出项目余额表报表条件设置窗口，如下图所示。
用户在设置窗口中选择好会计年份、月份，表示查询截止到所选月份的项目余额；再选择部门
或项目泛围，选择要查看的项目。在“属性分类”下拉框里选择，会根据所选择属性在查询结果界
面显示小计栏。系统还提供其他条件：您可以直接输入或参照输入项目属性泛围、项目类别或是负
责人，如果为空,系统会对所有满足条件的项目进行查询。
如果您选择了“包含未记账凭证”，系统会将未记账凭证表中符合条件的数据累计入结果。如果
您选择了“是否明细”，系统会显示所选择泛围内最明细项目的余额情况；如果“是否明细”未选中，
那么“项目汇总级次”变为可选，用户可任选汇总级次，这样不但能生成明细项目的余额数，还可
按任意级次汇总，充分体现了“项目分级管理”的优越性。
选择或输入完所需要的信息后,按〖确认〗按钮，屏幕会显示按选择条件查询的结果。
4、项目明细账
5、项目收支明细账
此功能用于项目收支流水帐的打印。按记帐日期生成项目发生的每笔借、贷明细并汇有项目的
期初余额、期末余额和它所属部门的所有项目的汇总余额，所以查项目明细账此表最为方便。用鼠
标单击系统主菜单中【项目核算】下的【项目收支明细账（多个）】，屏幕显示项目收支明细账打印
条件窗。
选择会计年度和起止月份；部门、项目泛围选择可为空，也可输入指定泛围，当部门或项目为
空时则打印所有项目的明细账（此处支持模糊条件）。
账页格式有多种：①选中“项目收支、往来分列显示”，将生成由收入、支出、借款、还款、余
额组成的五栏账页，否则生成由收入、支出、余额组成的三栏账页（将借、还款规为支出、收入）②选择
“部门分组”生成的帐页将按部门分组求和③可设置选择“项目期间合计”和“年度累计”④设置
“是否包括未记帐凭证”。
条件设毕单击〖确定〗键，系统将输出您所想要的项目收支明细帐。
6、项目统计表
可统计所有项目的发生额及余额情况。在对发生额及余额进行统计分析时，系统首先检索各项
目的目录及年初余额，再按净收入、净支出、暂付款、其他收入各类科目统计到截止月份的余额一
一列出，进行比较分析，最后计算得项目的当前余额。
用鼠标单击系统主菜单中【项目核算】下的【项目统计表】，显示项目统计表查询条件
选择报表生成的截止年月，部门、项目泛围选择可为空，也可输入指定泛围，当部门或项目为
空时则打印所有项目的明细账（此处支持模糊条件）；根据需要选择部门性质、项目类别、负责人或
项目属性性等其他条件。如果选中“是否明细”选项，则生成的统计表只显示最明细项目；如果设
定的项目分级，可取消“是否明细”选项，则旁边“项目汇总级次”下拉框被激活由用户任选级次，
这样明细项目、所选择级次的汇总数一并生成。另外，生成的报表有两种排序方法：“部门+项目”、
“项目+部门”，用户根据需要选取。条件设毕单击〖确定〗键，系统将输出您所想要的项目统计表。
7、自定义项目统计表
上一节讲的“项目统计表”是系统编制好的固定表，样式和取数关系比较固定。为使用户更为
灵活地生成此类项目统计表以满足自身统计、管理的需要，天财软件专门设计了“自定义项目统计
表”功能。包括两部分功能:
·项目统计表定义
·项目统计表打印
在自定义项目统计表中，我们通过定义取数关系，可统计出来每个项目在指定科目上的发生汇
总情况。并呈多栏式展开，便于用户分析比较。
1、项目统计表定义
此功能用于项目统计表格式的定义，这是个一次性工作，我们将帐表格式定义完毕后，就可以毫不
费力地生成各时期的项目统计表。
选择系统主菜单【设置】下的【项目统计表定义】进入如下屏幕
欲定义一种项目统计表可先单击〖增加〗键，调出“项目统计表定义__增加”窗口，在窗口中输入
“统计表代码”和“统计表名称”，并单击“确定”键即可。
比如我们要定义一种名为“科研项目统计表”的多栏帐，定义后的屏幕应该如下图所示
“统计表帐名称”中所输入的文字就是以后生成的帐表的表头题目。窗口下方还设有帐表调试区域，
包括表名字体、表体字体、表体高、表头高等等。用户可以自行设定值调整，也可以采用系统默认
值。
单击〖确定〗键后返回“项目统计表定义-游览”主窗口。前面只定义了统计表的表头和表格形式，
而还未涉足统计表各栏目的定义。窗口中的〖明细〗就是用于定义统计表的具体栏目的。选择刚刚
定义的那一条帐目，单击“明细”键进入统计表栏目定义窗口
这里用来定义统计表的栏目，也就是今后帐表的横向栏目（纵向是各个项目）。系统预置了五个栏目：
部门代码、部门名称、项目代码、项目名称和负责人，用户可以继续定义后面的各支出费用的明细
项和合计项。为今后能够增加明细帐目，建议用户把合计项定义在最前面。窗口中的定义项包括:
1序号—可按预置项目的序号顺次排列，今后帐表栏目的排列顺序依照此序号。
2项目名称—帐表中各栏目的名称。
3所属—确定该科目是“支出”科目、“收入”科目还是“往来”科目。
4是否打印—有“是”和“否”两种选法，标明该栏目是否打印。
5栏宽—帐表中各栏目的宽度。（66相当于四个汉字的长度）
6 类型—帐表中此栏目的取数类型。确定此栏目是取“借方数”还是“贷方数”。如果是“合计”栏
则是取“计算”项。
7取数类型—确定是取人民币数还是外币数
8 条件/公式—规定此栏目取数的科目，即数据的来源。双击步此栏可调出“取数公式定义”窗口，
用户可在窗口中设定条件，如果是复合条件，还需将各条件用“与”或“或”连接。
2、统计表打印
选择【项目核算】下的【项目统计表（自定义）】可打印已定义的“项目统计表”命令，执行此命令
后首先出现“条件设定”窗口：
操作步骤：
(1)选打印日期
设定要打印的项目帐的年份、月份。
(2)选部门
可选择一个部门，只生成此部门的项目统计表，如果不选表示生成所有部门的统计表。
(3)选项目
可选择一个项目，只生成此项目的统计表，如果不选表示生成所有项目的统计表。
(4)设定排序
用户可在“栏目”中选择要进行排序的栏目，并确定是否采用“升序”。
(5)其他选项
根据需要选择部门性质、项目类别、项目属性、汇总级次等条件。
条件设毕单击〖确定〗键生成所指定的帐表。
我们将生成的帐表可以直接打印输出，也可以输出成其他的文件形式。用户只需在“文件格式”选
择框中选择一种想要的文件类型，再输入“输出文件”的名称后单击“输出”键后便可完成文件类
型的转换。
8、项目类型汇总表
利用此功能，我们可对各项目按“项目类型”进行期初数、本期借、本期贷、期末数的汇总统计。
选择系统主菜单〖项目核算〗下的【项目类型汇总表】命令首先进入“条件设定”窗口
设定“报表日期”指定会计年度和起止月份，再设定项目类型泛围，如果编辑框置空表示无条
件的全部输出。条件设毕单击〖确定〗键，系统将输出您所想要的项目类别汇总表。
9、超支项目统计表
利用此功能，我们可统计出那些已超支的项目，以便进行及时预算调整或停止帐务处理，并对各超
支项目按期初数、本期借、本期贷、期末数进行汇总统计。本统计表还会生成“部门小计”也就是
每个部门所有超支项目的总的超支数。选择系统主菜单〖项目核算〗下的【超支项目统计表】命令
首先进入“条件设定”窗口
设定“会计期间”，再指定部门区间（就是指定生成从哪个部门到哪个部门的超支项目统计表），
如果编辑框置空表示无条件的全部输出。还可选择“项目类别”或是“项目属性”等条件。“属性分
类”下拉框是选择小计条件的。条件设毕单击〖确定〗键，系统将输出您所想要的超支项目统计表。
10、项目属性统计表
在“项目设置”中我们可为项目定义三类属性，以便从更多的方向或是角度去统计、查询，“项目属
性统计表”就是最直观地利用这三种属性对项目进行统计。选择系统主菜单【项目核算】下的【项
目属性统计表】命令首先进入“条件设定”窗口
首先确定会计年度和月份泛围，再在“属性分类”下拉框中选择按哪一种属性进行统计（总共有
3种）；如果需要还可以指定属性代码的泛围，“属性编号”起止编辑框为空表示生成所有属性。条件
设毕单击〖确定〗键，系统将输出您所想要的项目属性统计表。
11、项目增减表
“项目增减表”是一个综合型报表，它包括“项目增减情况表”、“项目汇总表”和“项目分类
汇总表”见窗口下方的三个单选项，选择一个单选项就表示要生成这种报表，从而激活相应的报表
条件设置。
如果选择生成“项目增减情况表”，那么首先要确定会计期，再根据需要选择部门、项目泛围或
是项目类型、负责人。条件设毕单击〖确定〗键，系统生成所需的帐表。在“项目增减情况表”中，
各个项目先按部门集中，并依次排列每个部门下的各项目的名称、上年结余数、期初数、累计增、
累计减和余额数。
如果选择生成“项目汇总表”，那么首先要确定会计期，再根据需要选择项目泛围，条件设毕单
击〖确定〗键，系统生成所需的帐表。在“项目汇总表”中，系统会汇总出每个项目在指定时间范
围内的期初数、项目指标累计增减额和项目余额，并汇总出合计数。
“项目分类汇总表”的生成方法与与上述的“项目汇总表”类似，只是多了一项“项目分组合
计”功能。因为我们在定义“项目代码”时，往往把同一类型的项目在其编码的制定上有所体现，
所以我们就可以通过代码位加以汇总。此汇总包括上年结转数、本期发生数、累计数和余额数的汇
总。如果确要进行分组汇总的话，用户先确定一“起始位”，再输入“长度”，系统就会从用户指定
的起始位开始，向后数 n 个字符开始汇总，n 就是我们设的“长度”。例如上图中我们设的是“按项
目代码的前三位进行汇总”。
条件设毕单击〖确定〗键，系统生成结果。
二、IC卡管理
信息技术的不断发展，给我们带来新的报帐手段。IC 卡由于具有携带方便、便于处理、保密性
强等特点，使它在财务管理领域的使用将会越来越普遍。目前，很多学校都使用 IC卡来代替以前的
项目经费本，以提高财务工作的效率并减少出错率。为适应这一需求，本系统设置了 IC卡的发行和
查询功能。但就硬件设备上讲还需要加装“读卡器”，因为只有通过读卡器，才能往 IC 卡上写入信
息完成 IC卡的发行，并且只有通过“读卡器”，IC卡上的信息才能被读入内存。
关于 IC卡的使用我们前面曾经讲到过，比如在“制单”中就有“F8读卡”功能，它就是利用“读卡
器”将 IC卡上的该项目信息读到帐务系统中成为录入凭证的项目信息。而在本节中，我们将讲述如
何对某个项目来发行 IC卡，也就是讲述如何往 IC卡上的写入该项目的某些信息。
1、建立 IC卡环境
（1）读卡机端口设置
如果是 USB接口的读卡器可以不设置此项，如果是接口的读卡器则必须设置此。选系统主
菜单【IC卡管理】下的【设置读卡器地址】，进入以下界面：
默认的端口地址是一串 0。如果读卡器插在 1口上，我们只要将末位保持 0不变；如果读卡器插
在 2口上，我们要将末位改为 1并点击〖确定〗存盘。
（2）设置 IC卡类型
系统支持两类 IC卡：“非接触式 IC卡”和“接触式 IC卡”，本设置只针对接触式 IC卡。选系
统主菜单【IC卡管理】下的【设置 IC卡类型】，进入以下界面：
从“IC卡类型”的下拉选项可看出，本系统支持的接触式 IC卡只有两种：Atmel的 AT24C16卡和西
门子的 4442卡，根据购卡情况选择其一，并点击〖确定〗存盘。
2、发行 IC卡
本功能用于为某项目发行 IC卡，以代替原先的项目经费本。选择【IC卡管理】菜单下【发行 IC
卡】命令，会出现如下窗口屏幕。
为哪个项目发行 IC卡，应首先在“项目信息”中输入该项目的所属部门和该项目的代码，录入时如
果代码记忆不清，您可以用鼠标左键单击部门编号旁按钮，此时，屏幕上将显示“部门编号选择窗
口”。在“部门编号选择窗口”上选择您需要的部门编号后，单击“确定”。“项目编号”的填写方法
与此相同。如果对此项目需要加密，本软件为您设置了“项目密码”项，您可以输入密码，并确认。
选定某项目后，该项目的其他几项信息即被显示出来，包括“是否有效”、“是否发卡”、项目“负责
人”和“项目余额”，而且这几项内容只供显示不可修改。然后将一张新卡插入读卡器。
做完上述设定后单击“确定”键，读卡器将在 IC卡上写入该项目信息，完成制卡过程。注：已发卡
的项目不能再次发卡。
3、IC卡查询
IC 卡查询其实就是对项目本的收支情况的查询。选择【IC 卡管理】菜单下的【IC 卡查询】命
令进入如下图屏幕：
用户应该按窗口要求填写每一项，值得注意的是在填写查询日期时应使起始会计期间小于结束
会计期间（即应该大于启用日期而小于当前会计月）。部门、项目编号可以输入、选择也可通过〖读
卡〗得到，如果用户在发行 IC卡时设置了项目密码，那么在查询条件中填写的项目密码应与其一致。
全部填写完毕后，单击〖确定〗，即可查询 IC卡了。
三、部门核算
此章所讲报表是以项目为基础，主要为了考核部门费用收支的发生情况，及时的反映控制部门
费用的支出，对各部门的收支情况加以比较便于进行部门考核，并提供各级部门总账、明细账的查
询，并对部门收入与费用进行部门收支分析等功能。
1、部门资金流量表
本功能用于查询部门下各明细科目的发生额及余额情况，主要用于查询部门余额在各科目上的
分布情况。可按部门、科目进行统计输出。用鼠标单击系统主菜单中【部门核算】下的【部门资金
流量表】，进入查询条件窗口。
在窗口中选择或输入要查询的科目泛围、起止月份等查询条件。系统默认查询所有的部门，否
则可选择部门泛围；也可选择科目级次或部门级次作为汇总条件。条件设毕用鼠标单击〖确定〗按
钮，生成查询结果，如下图所示：
2、部门明细账
本功能用于查询某部门的各个支出、收入科目(即在【会计科目】中账类设为部门核算的科目)
的明细账。“部门明细账”有三种格式：“部门—科目（部门下各科目的明细帐）”、“部门流水账”、
“科目—部门（同科目下各部门的明细账）”。用鼠标单击系统主菜单中【部门核算】下的【部门明
细账】，屏幕显示部门明细账查询条件窗。
在窗口中可以用鼠标点取部门参照按钮或直接输入部门编码、起止月份等查询条件。如果需要
查看包含未记账凭证的部门明细账，用鼠标单击“包含未记账凭证”选项框即可。条件输入后，用
鼠标单击〖确认〗按钮。屏幕显示部门明细账的查询结果。（在查询上级部门的数据时自动包含其所
有下级部门的数据。）
3、部门收支明细帐
本功能用于查询、打印部门收支明细账。“收支明细账”与“部门明细账”不同，“收支明细账”
是按凭证日期排序的流水账，而“部门明细账”是按科目集中的、同科目下再凭证日期排序的普通
明细账。用鼠标选择系统主菜单上的【部门核算】下的【部门收支明细账】，屏幕显示打印条件窗口。
其中：“会计科目”用于选择打印账簿的科目范围，可以是总帐科目也可以是某一级明细科目；
然后选择查询方式，系统提供按月和按日查两种方式，用户可选择要查询的会计月份或日期；接下
来根据需要选择部门泛围（如果查看一个部门，则起止部门编号相同）
如果用户查看包含未记账凭证的日记账，可用鼠标选择“包含记账凭证”选项即可。输入查询
条件后，按〖确定〗按钮，屏幕显示查询结果。提示：在显示结果中，鼠标双击某行或按〖凭证联
查〗按钮，可查看相应的凭证。
4、部门性质统计表
本功能意在按部门性质统计发生在各部门的借、贷方发生额及其差额情况。此表生成的前提条
件是：系统中必须设置了部门性质，并为部门都选择了性质。选择【部门核算】菜单下【部门性质
统计表】项，显示查询条件界面。
在“会计期间”的下拉框中选择月份起止范围，若您选 1月至 2月,则月份范围指的是 1月初 2月末；
单击参照按钮,屏幕会显示所有代有部门辅助核算的科目。您可点取所要查询的科目；接下来根据需
要输入您要查看的部门性质的编码或项目类别的编码。选择或输入完所需要的信息后,按〖确认〗按
钮，屏幕会显示按选择条件查询的结果。
5、部门统计表
本功能用于统计各部门的各支出、收入科目(即在【会计科目】中账类设为部门核算的科目)的
发生额及余额汇总情况。在对余额进行统计分析时，系统首先检索各部门的目录及年初余额，再按
净收入、净支出、暂付款、其他收入各类科目统计到截止月份的余额一一列出，进行比较分析，最
后计算得部门的当前余额。
用鼠标单击系统主菜单中【部门核算】下的【部门统计表】，显示部门统计表查询条件
选择报表生成的截止年月，选择或输入要查询的部门，当部门为空时则打印所有部门的统计表；
根据需要选择部门性质；如果设定的部门分级，可选择部门级次进行打印。条件设毕单击〖确定〗
键，系统将输出您所想要的项目统计表。
6、任意部门科目统计表
这是一款向导式推进的报表，每进一步都需要用户配置条件（自选部门、科目、报表时间），从
而生成你所要的部门统计表。用鼠标单击系统主菜单中【部门核算】下的【任意部门科目统计表】，
显示部门统计表查询条件
这是向导式推进的第一步，选择生成报表的年度和月份；“备选择科目”中列出所有科目表中
带有部门核算的科目，从中不断选中要统计的科目并点击按钮将它挪到“已选科目”框中。界面上
的或按钮用于在“已选科目”框中将科目上下调换位置，而〖清除〗用于清空“已选科目”框。设
置完毕点击〖下一步〗按钮进入向导式推进的第二步：
这里选择要统计的部门。在“备选部门”框中将要统计的部门通过击按钮将它挪到“已选部门”
框中，再用界面上的或按钮将部门调换前后次序，或用〖清除〗清空“已选部门”框重新选择。再
就是选择“取数对象”，“取数对象”下拉框里有很多选项，包括借、贷方发生额、累计发生额、差
额、年初数、期初数、余额等，就是要指定取科目的哪类数据（科目是在上一步选好的），用户根据
自身需要判断选择。一切就绪点〖确定〗按钮，生成您所需要的部门统计表。
四、往来帐查询
“往来帐管理”功能主要进行部门、项目、个人借（还）款管理工作，及时地控制项目、个人
借款，完成清欠工作。提供项目、个人借款明细账,催款单,余额表,未核销暂付款账及自动清理核销
已清账借款等功能，及时掌握往来款项的最新情况。
1、未核销暂付款查询
所谓“核销”就是将借款并已全部还清的记录从系统中完全勾掉，并转到“已核销借款数据库”
中备查。本功能用于查询、打印 112 暂付款有关科目帐簿中，所有尚未核销的记录，并按部门、项
目集中生成。运行系统主菜单【暂付款管理】菜单下的【未核销暂付款帐】进入查询条件设置窗：
输入要打印的账簿的起止日期；选择科目，科目可为空，为空表示打印所有科目；根据需要指
定部门、项目则打印该部门、项目的明细账，若为空则打印所有部门、项目的明细账；也可通过“借
款责任人”、“项目负责人”条例进行检索查询。如果用户查看包含未记账凭证的暂付款账，可用鼠
标选择“包含记账凭证”选项即可。
查询条件输入完成后，点击〖确定〗按钮，系统按所选条件生成结果
通过显示结果我们看出：未核销往来款是以项目为纲领进行规类的，同项目间的明细又是按对
冲号排列的。我们知道：对冲号是借、还款业务间唯一的识别码，所以我们从该表中可清楚地观察
到借款是多少、还款次数、总共还了多少、余额是多少，一目了然。
2、暂付款查询
此功能用于查询所有具有“暂付款”属性科目的帐簿，报表样式与“未核销暂付款查询”相近
但条件更丰富，是查询“暂付款”帐最理想的帐表。选择【暂付款管理】菜单下的【暂付款查询】
命令进入如下屏幕：
指定查询日期，最好起止日期为空这样就能查到所有暂付款；指定部门、项目代码，若置为空，表
示查询所有部门、项目的暂付款帐；用户还可根据需要选择科目、借款责任人、项目负责人等条件；
如果知道摘要的支言片语，可以将它写在“摘要”编辑框内，系统采用模糊查询（带这几个字的找
出来）；“借金额”或“贷金额”其编辑格式为”___至___”，用户可在其中填入数值，系统将只检
索指定科目的暂付款帐而且其借（贷）方金额在此取值范围内的记录。
如果用户查看包含未记账凭证的暂付款账，可用鼠标选择“包含记账凭证”选项即可；窗口中还有
两项选项“未核销暂付款帐”和“已核销暂付款帐”，如果二者都选中，系统将输出符合上述条件的
所有“未核销”和“已核销”的暂付款帐。用户也可以只选单项，系统将按用户要求输出（关于“核
销”的概念我们后面会讲到）。
做完上述设定后单击〖确定〗键，系统将生成所设定的暂付款账。
3、暂付款催款单
此功能用于打印向某部门、项目发放的催款单，督促其及早报销或还款。注意：本节所述的
“暂款单”是针对项目的，是以项目为分块生成的，这跟后面的“个人催款单”不同。选择【暂付
款管理】菜单下的【暂付款催款单打印】命令进入如下窗口：
选择凭单类型，若为空表示所有凭证类型；要打印哪一部门、项目的催款单，请指定部门、
项目代码，若此项的值置为空，表示打印所有部门或项目的催款单；根据需要还可选择借款责任人、
项目负责人作为检索条件。打印出的催款单要发到项目负责人手上，如果有什么注意事项，请在“催
款信息”编辑框中输入，相同的文字将反映在催款单的“备注”上。
做完上述设定后单击〖确定〗键，系统将生成所设定的暂付款催款单。
4、暂付款个人查询
本节主要进行针对个人借款、还款管理工作，及时地控制个人借款，完成清欠工作。提供个人
借款明细账,催款单,余额表,及多栏帐表等功能。
（1）催款单
此功能用于打印个人催款单，及时地清理个人借款。一个人可能从不同科目、多个项目借
款，此表在于按责任人分组按责任人生成未还清催款单，科目、部门、项目只作为辅助信息。
（2）三栏明细账
本功能用于查询责任人下各个借款科目各个月的明细账。此表按部门分页输出，在部门内
再按借款人排序，列出每个人的借款明细、上期余额、本期余额等。
（3）多栏明细账
本功能用于查询责任人各个暂付科目的多栏式明细账。用鼠标单击系统主菜单中【暂付款管理】
下的【个人往来，再选【个人三栏明细账】，进入后，屏幕显示个人多栏明细账查询条件窗
在窗口中选择或输入要查询的科目、部门、个人、并选择会计科目，可以用鼠标点取个人参照
按钮或直接输入个人编码，选择需要查看的个人。条件输入后，用鼠标单击〖确认〗按钮。屏幕显
示个人多栏明细账的查询结果。借方发生额按正数显示，贷方发生额按负数显示。
（4）借款余额表
用于查询责任人往来核算科目下的发生额及余额情况。【暂付款管理】下的【个人往来】，再选
【个人余额表】，进入后屏幕显示个人多栏明细账查询条件窗，设置适当条件后生成个人往来余额表。
5、往来帐的核销
本功能用于对借款、还款情况进行清理，能够及时地了解个人借款、还款情况，清理个人借款。
所谓“核销”就是将借还两清的记录打上已结清的标记，并转到“已结清暂付款”库(zwzfdzjg)中
封存以供查询。所以，当作过核销以后，往来对冲库（zwzfdz）里只保留了未还清借款的记录。系
统提供自动与手工勾对两种方式。
选择系统主菜单【暂付款管理】下的【暂付款核销】，出现下图窗口：
首先进行自动核销，点击〖自动核销〗按钮即刻完成。自动核销是严格按对冲号进行勾对的，是在
同一科目下对冲号相同、借贷方向相反、金额一致（或借贷一致、金额相反）的两笔分录进行逐笔
自动核销（也可以是金额之和一致，系统则将这几笔业务进行自动勾对）。本功能执行一般可在记完
账后或在期末如要查询或打印往来账前进行。
而手工核销是指由于制单过程中可能出现的误操作或其他业务原因导致无法使用自动核销的，在此
进行手工核销。进行手工核销时，用鼠标双击已结清业务所在行的“选择”栏，打上“√”，再点击
〖核销〗按钮即可。
第五节 公务卡报帐
随着高校教学、科研等各项事业的飞速发展，高校财务部门每日现金流量不断增大。为预防和
降低现金周转风险，确保资金安全，提高工作效率与服务质量，我公司经过不断探索并与多家大型
高校合作，推出了“天财高校银校直联系统”。它是天财财务管理软件的拓展功能，紧密结合了中
国银行、农业银行、工商银行、建设银行、交通银行等商业银行的网上银行业务，将天财财务系统
与银行综合业务系统直接对接，可实现双向转账、无现金交易的需求，并可用于公务卡与个人卡之
间款项划转的系统。
实践证明，该系统的应用可以优化内部财务管理、节省资金占用、加强现金管理，具有操作简
单、安全性强、交易快捷等特点。利用天财软件，财务人员足不出户即可实现对资金的划转、调配、
报销和监控
天财“银校直联系统”是“财务软件”与“网上银行”有机结合构成的综合性金融服务管理平
台，学校无需使用浏览器登录网上银行，而是直接通过软件界面就可以实现多项“网银”特属服务：
比如公务卡报账、学费实时代收、工资代发，以及资金监控、对公实时转账等，从而带给学校安全、
简易、实时、灵活、个性化的网上银行服务，全面提高学校财务的管理和服务水平。
系统可以运行在公网或 DDN 专网之上，应用 1024 位 CA 认证加密和 SSL 通讯技术等多种银行专
属安全措施，保障用户使用安全。
一、初始化
“公务卡报帐”是“银校直联”模式的典型应用，与“天财财务 ”集成。核心内容是取消现
金交易，减少现金流。推广公务卡应用，减少财务往来暂付业务，减少未达帐项;减少对公交易支票;
实现账户自动对帐。实现实时代发代扣，并逐步推广到助教、助研、助管方面的应用。加快资金流
动速度，提高资金利用率，提高财务工作效率。
“公务卡”是承办银行为单位核发的用于公务消费转账核算的单位银行卡，主要用于日常公务
支出和财务报销业务。它完全颠覆传统的“借款—开支—报帐”的惯用模式，持卡人在公务消费时，
只需使用公务卡先行透支，免去到财务预借款或垫付现金的麻烦。因此，当学校实现公务卡后，可
停止现金借款。个人因公务消费报帐、或公务原因借款时，可由公务卡向个人信用卡进行资金划转，
所以公务卡的有效使用可不但简化内部财务报销流程，更是一个有效的控管系统它将记录每一笔公
务支出，让学校清楚地掌控资金流向，从而帮助学校控制现金流量，提高支付透明度，它必将逐渐
成为未来学校“报销”的主要方式
1、银行设置
就是指银行前置机设置。财务服务器通过“前置机”与银行业务系统进行直联，前置机安装银
行前端程序，配有双网卡分别联内、外网，“内网”指财务系统内部网；“外网”的是与银行系统
联接的方式，可以是公网或 DDN 专网。本系统支持与中国银行、农业银行、工商银行、建设银行、
交通银行的直联功能。以中行为例：
此功能的实质就是设置银联接口，实时与各家银行进行通讯，向银行发送数据请求，接收银行信息，
并将银行信息处理成拜特资金管理系统可识别的有效数据，以实现网上实时收付款、查询银行帐户
余额、资金归集、下拨等功能。
3、 结算科目设置
设置银行行支付帐户与会计科目的对应关系，完成公务卡报帐与银行帐户的对接。
3、出纳转帐
公务卡的信用额度由学校与银行协商确定（原则上不能突破 5 万元人民币），当教师识卡报帐
时，先到会计科报帐，然后出纳先调出报帐凭证，录入转帐业务信息，其中“金额”、“摘要”由凭
证得到，教师将银行卡置于读卡器上由出纳点【读卡】得到读出卡号。然后点【发送请求】，如果转
帐金额不超过审批限制额度，系统将通过“网银平台”触发银行系统自动完成向公务卡内的报销还
款。
当转帐金额超过审批限制额度时，系统将提示“该笔业务需要审批”，再由专人进行审批后方可
通过。在转帐列表功能中，不但对超额度转帐进行核准，还可实时查询历史转帐记录。包括三种状
态：“红字”部分表示转帐失败的业务，审核人可通过【批准通过】再次发起；“绿字”部分表示
转帐成功的业务，此时【批准通过】按钮不可用；“蓝字”部分才是超额度的转帐业务，审核人应
仔细核准，认为应该支付的，请点击【批准通过】按钮提交。
4、帐户查询
可查询帐户余额、历史交易记录、前天交易记录等，查询银行帐户实时余额与历史余额查询。
查询结果可以打印，可以导出为 Excel 格式文件，并能根据查询结果进行自动对帐。因为是银校直
联，看到的余额或交易明细交非财务软件中的数据，而是实时的银行数据，使学校领导不受时间、
地域的限制，随时监控查询资金的运作状况
4、 网银交易明细查询。
第六节报表管理
报表管理是财务软件功能中的一个重要组成部分。在“天财高校财务计算机管理系统”中
包含了一个功能强大的“报表管理系统”，除了为用户提供丰富、实用的通用报表之外，用户还
可以“自定义报表”，也就是让用户自己根据自己的需要，自行设置报表，以满足用户的特殊需
要。所以说，正确的使用、挖掘报表系统，能够更加及时、准确、清晰的反映高校一定时期的
财务状况，使您想要的数据轻松搞定、信手拈来。
一、 报表的建立
一、 报表系统的启动与退出
１、 报表系统的启动
选择“高校财务管理系统 40”图标，双击进入带有目录的首页面。在目录中单击“报表管理”
并登录，
进入如图所示“天大天财通用报表”主窗口。
图 1-1-1“天大天财通用报表”窗口
２、 报表系统的退出
在上述所示“天大天财通用报表”主窗口中，单击【文件】菜单下的【退出】命令，或
单击窗口右上方的，即可退出报表系统。
二、 建立帐套
帐套是存放一组报表的数据库。使用帐套可以更加整齐、有效的管理大量的财务报表文件。
建立报表前必须先建立帐套。帐套的建立过程如下：
·选择【文件】菜单下的【新建帐套】命令,弹出如图 1-1-2所示的“建立帐套”对话框。
·在“目标路径名”栏中输入目标路径名（或单击右侧的浏览按钮选择一个已存在的路径）。
·在“帐套名称”栏中输入待建立帐套的名称。若输入的帐套名已经存在，可选中“覆写已
存在的帐套”选项，覆盖已存在的帐套。
·单击〖完成〗按钮，系统提示“帐套建立完成”。单击〖确定〗按钮返回“建立帐套”对话
框后，单击〖返回〗结束新建帐套。
图 1-1-2“建立帐套”对话框
三、 选择帐套
报表文件需要在指定的帐套中建立和打开。因此，在建立报表前应先选择报表所存在的帐
套。选择帐套的过程如下：
·选择【文件】菜单下的【选择帐套】命令，弹出如图 1-1-3所示的“选择帐套”对话框。
·在对话框中输入所选帐套的路径名（或单击右侧的浏览按钮选择一个已存在的路径）。
·单击〖完成〗按钮，选择结束。窗口下方的状态栏中将显示当前选中帐套的路径及名称。
图 1-1-3“选择帐套”对话框
四、 创建及删除报表
１、 建立报表分类
每一个单独的报表文件从属于一个报表分类。建立报表前首先需要创建一个报表分类。具
体方法如下：
·选择【维护】菜单下的【报表分类代码】命令，弹出如图 1-1-4 所示的“报表分类代码管
理”对话框。
·在对话框中列出了当前帐套中已存在的报表分类代码及相应的报表分类名称。报表分类代
码采用默认值，无法修改。可根据需要修改相应的报表分类名称。
·若当前帐套中尚无报表分类或想追加一个报表分类，单击窗口下方的〖添加〗按钮，则系
统将自动按顺序生成一个报表分类代码，输入报表分类名称并保存。
·要删除一个报表分类，可将光标指向要删除行，使该行高亮显示.单击〖删除〗按钮，得到
确认后保存，该分类即可被删除。
·单击〖退出〗按钮退出“报表分类代码管理”。
图 1-1-4“报表分类代码管理”对话框
２、 建立报表
·选择【文件】菜单下的【报表管理】命令，弹出如图 1-1-5所示的“报表管理”对话框。
·在对话框上部的“报表分类”栏中，列出了当前帐套中已存在的报表分类代码及相应的报
表分类名称（在此处无法更改报表分类代码及名称）。
图 1-1-5“报表管理”对话框
·选中相应的报表分类，在下面的“报表名称”栏中将显示当前报表分类中已存在的第一个
报表信息。单击〖第一个〗、〖上一个〗、〖下一个〗和〖最后一个〗按钮，可浏览相应位置
报表的信息。若当前报表分类中无报表，则报表信息栏为空。
·若想在当前报表分类中新建或增加一个报表，可单击〖添加〗按钮，系统将自动在“计量
单位”、“报表类型”、“报表文件”字段中写入默认值。可根据需要对上述字段进行修改，并添
入报表名称。
·若要创建审核表、分析表，可选中相应的复选框。
·若要创建特殊形式的报表，可选择“从模板创建报表文件”，则报表将按照指定的特殊格式
创建。
·〖保存〗并退出。
３、 删除报表
·选择【文件】菜单下的【报表管理】命令，弹出“报表管理”对话框。。
·选择待删除的报表分类及文件（“报表名称”栏中将显示待删除报表的信息）。
·单击〖删除〗按钮并保存。
五、 打开及关闭报表
１、 打开报表
·选择【文件】菜单下的【打开报表】命令（或单击窗口工具栏上的图标），弹出如图 1-1-6
所示的“选择需要打开的报表”对话框。
·在对话框中，列出了当前帐套中已存在的报表分类及在各个分类中的报表。选择需要打开
的报表。
·单击〖确定〗按钮，在窗口中将打开指定的报表。
图 1-1-6“选择需要打开的报表”对话框
六、 设置数据库环境
报表离不开数据，报表中的大部分数据来源于数据库。因此，报表需要在一定的数据库环
境下创建和使用，以便及时的进行数据存取和读出。设置数据库环境的方法如下：
·选择【维护】菜单下的【设置数据库环境】命令，弹出如图 1-1-7 所示的“数据库连接”
对话框。
·在“帐套名称”下拉列表框中输入数据库名称。
·在“服务器名称”栏中输入账务系统数据库服务器名称。
·“用户名”中输入”sa”，在“用户密码”栏输入 sa的密码。
·确认后关闭对话框，再退出“报表系统”重新进入。
图 1-1-7“数据库连接”对话框
七、 保存报表
单击窗口工具栏上的图标。
用户可以根据需要选择【文件】菜单下的【保存为 Excel格式】或【保存为 HTML格式】，
将报表保存为相应的格式。将报表保存为 Excel 格式后，可以在 Excel 中打开报表并按 Excel
的格式显示；若将报表保存为 HTML格式，则可以在浏览器中浏览报表内容，但报表外观有很大
变化，浏览器中不显示表格线。
二、报表的制作与编辑
一、用户界面介绍
１、 标题栏
打开报表窗口，窗口最上方的标题栏中会显示当前报表的名称及其相关信息（必须先打开
一个报表）。
２、 菜单栏
如图 1-1-1所示，窗口顶端菜单栏包括：“文件”“编辑”“视图”“报表”“格式”“公式”
“维护”“窗口”“帮助”。每个菜单项又包括自己的子菜单，以完成相应的操作。
３、 工具栏
工具栏是将常用的一些操作以图标的方式显示在窗口上方。用户可将鼠标移至图标上方，
系统会自动提示图标的功能。单击图标，即可完成相应操作。
工具栏包括报表工具栏、文字工具栏和单元内容工具栏。用户可以选择“视图”菜单下的
“工具栏”子菜单，通过选中相应的选项来控制三种工具栏在窗口上方是否显示。
图 1-2-1工具栏
在图 1-2-1中，第一行为报表工具栏，主要完成制表过程中的一些工作。第二行为文字工
具栏，主要完成文字编辑方面的各项工作。第三行为单元内容工具栏，其中左边较小的是单元
地址栏。当选中一个单元格后，会在单元地址栏中显示所选单元格的地址（地址的概念将在下
面介绍），或直接输入单元格地址并回车，相应的单元格会被选中。右边较大的是单元内容栏。
在单元内容栏中输入内容并回车，或双击单元格并直接输入，均可将内容写入相应单元格中。
４、 报表工作区
新建一张报表，系统的默认格式是一张 20行 10列的表格，如图 1-2-2所示。
图 1-2-2报表工作区
表格每行的行标题都有对应的数字行号，每列的列标题都有对应的字母列号。这样由行
和列相交叉构成许多小格，称为单元格。每个单元格都有自己的“地址”，即单元格在表格中的
位置，它是由行地址和列地址构成的。其中行地址是该单元格所在行的数字序号，列地址是该
单元格所在列的字母序号。如“C5”表示 C 列和第五行交叉构成的单元格。“A3:C5”表示 A 列
第三行与 C列第五行交叉的一个矩形区域。
在报表的下方显示报表页标签。新建表时默认标签页为“报表定义”，在该页中建立的报
表为基准表。当报表中含有多页时，各页标签依次分列在“报表定义”标签的右侧，单击标签
可显示相应的标签页。当标签页很多时，单击标签左边的箭头按钮可使标签左移或右移。当报
表大于一屏显示时，标签右方显示一滚动条，以调整报表的可视位置。
５、 状态栏
状态栏在报表工作区的下方。状态栏分三个子栏，分别显示鼠标所指处的提示信息，当前
报表所在帐套及报表状态。
二、报表的基本操作
１、 设置报表尺寸
如果默认的报表尺寸不符合用户要求，可自行定义报表尺寸。方法如下：
·单击【报表】菜单下的【设置报表尺寸】命令，弹出如图 1-2-3 所示的“报表尺寸”对话
框。
图 1-2-3“报表尺寸”对话框
·修改行、列数。单击〖确认〗退出。
２、 选定单元格和单元格区域
在很多情况下，用户需要在指定的单元或单元区域内工作。若选定一个单元格，该单元
格会被一个粗线框包围；若选定一个单元格区域，这个区域会呈灰色高亮显示。
⑴选定单元格：用鼠标单击要操作的单元格。
⑵选定单元格区域：移动鼠标至区域左上角第一个单元格，再拖动鼠标到最后一个单元格。
⑶选定一行（列）：用鼠标单击该行（列）的行（列）标题。
⑷选定多行（列）：按住 Ctrl键，用鼠标依次选定所需行（列）。若选择连续的多行（列），
可按住 Shift键，用鼠标依次选定所需的第一行（列）和最后一行（列）。
⑸选定整个表：用鼠标单击表格左上角（行标题最左，列标题最上），则整个表格被选中。
再次单击，则恢复整表未被选中状态。
３、 添加、删除行（列）
⑴插入行（列）：选中要插入位置的下一行（列），选择【编辑】菜单下的【行（列）】子菜
单，单击【插入行（列）】。
⑵追加行（列）：选择【编辑】菜单下的【行（列）】子菜单，单击【追加行（列）】，即可
在表的末尾追加新的一行（列）。
⑶删除行（列）：选中要删除的一行（列），选择【编辑】菜单下的【行（列）】子菜单，单
击【删除行（列）】。
４、 设置行高（列宽）
在默认大小的单元格中，有些较长的信息往往不能在单元格的可视范围内完全显示，这给
用户浏览信息带来了极大的不便。用户必须调整单元格的大小方能看到完整信息。这需要用户
进行行高和列宽的设置。设置行高（列宽）有如下三种方式：
⑴菜单设置
选中要设置的行（列）。选择【格式】菜单下的【行高（列宽）】命令，弹出“设置行高（列
宽）”对话框。选择设置单位并输入要设置的数值。单击〖确认〗退出。
⑵鼠标拖动
直接将鼠标置于要修改的行（列）标题栏的边缘处，当鼠标指针变为双箭头状时，拖动鼠标
至所需行高（列宽）。
⑶最佳行高（列宽）
系统也可以根据单元格内容的长短自动设置最佳行高（列宽），使单元格中的内容刚好添满
单元格，而不用用户手动设置。方法如下：选中要设置的行（列）,单击【格式】菜单下的【最
佳行高（列宽）】命令，或直接单击工具栏上的或图标。则指定行（列）按最佳高度（宽度）显
示。
５、 合并/拆分单元格
⑴合并单元格
是指将相邻的若干个独立单元格合并到一起，形成一个大单元格。方法如下：
·选中要合并单元格区域的左上角第一个单元格，按住 Shift 键，选中区域的右下角最后一
个单元格，则该区域呈灰色高亮显示。
·选择【编辑】菜单下的【合并单元格】命令，或单击工具栏上的图标，则所选区域合并成一个
大的单元格。
也可以先选中单元格，将鼠标放置在黑色边框线上，当其变为双箭头形状时，拖动致需要
的大小，放开鼠标。
⑵拆分单元格
选中要拆分的大单元格，选择【编辑】菜单下的【拆分单元格】命令，或单击工具栏上的图
标，则指定单元格被拆分成多个原始单元格大小的单元格。
６、清除单元格
清除单元格是指将单元格的文本、数值、公式、图片、图表或风格之中的任一项或若干项
清除。若一个单元格被清除，则它的值将变为零，引用该单元格的公式将引用零值。方法如下：
·选定要清除的单元格（区域）。
·选择【编辑】菜单下的【清除】命令，或单击鼠标右键，选择【清除】。
·在弹出的“选择删除范围”对话框中，选择要删除的选项。其中：
“所有的内容”：包括单元格所有显示的内容，以及为其定义的公式和风格。
“文本或数值”：可写单元内的文本和数值。
“单元风格”：包括设置的单元显示风格，对齐方式，3D属性，只读属性等。
“单元公式”：包括取数公式及计算公式等为单元定义的公式。例如，经过公式计算后的数
值在单元格内呈棕色显示，清除单元公式后，数字变为蓝色，表明它只作为普通的数字出现，
而不包含任何的公式计算。又如，清除取数单元的单元公式后，单元格中的数值连同公式一同
被清除（变体取数除外）。
“图表”：单元格中的图表。
“图片”：单元格中的图片。
·单击〖确定〗，所选内容即被删除。
７、编辑报表文字
⑴对齐方式
对齐方式是指单元格中的内容在单元格中的位置。分为水平和垂直两个方向。水平方向上可以
左对齐、居中和右对齐；竖直方向上可以上对齐、居中和下对齐。设置对齐方式的方法如下：
·选中要编辑的单元格。
·选择【格式】菜单下的【设置单元格对齐方式】命令。
·在弹出的“设置单元格对齐方式”对话框中选中水平和垂直方向上的对齐方式。
·单击〖确认〗退出。
也可以在选中要编辑的单元格后，直接单击工具栏上的系列图标。其中，左三个为水平对齐图
标，右三个为垂直对齐图标。
⑵字体
·选中要编辑的单元格。
·选择【格式】菜单下的【设置字体】命令。
·在弹出的“设置字体的缺省值”对话框中设置所需的字体及其大小和风格。
·单击〖确认〗退出。
·若要设置字体颜色或单元格背景颜色，可单击工具栏上的或图标选择所需要的颜色。
编辑字体时，也可以直接单击文字工具栏上的字体编辑按钮进行相应的编辑。
８、单元格内容的复制（移动）
·选中要复制（移动）的单元格。
·选择【编辑】“”菜单下的【复制（剪切）】命令；或单击鼠标右键，选择“复制（剪切）”；
或直接单击工具栏上的或图标；或同时按下 Ctrl和 C键（Ctrl和 X键）。
·选中要粘贴的单元格。
单击鼠标右键，选择“粘贴”；或直接单击工具栏上的；或同时按下 Ctrl和 V键。
９、 设置单元格风格
⑴设置单元格 3D属性
设置单元格 3D属性可以使报表更富有立体感，报表外观更加清晰和美观。设置方法如下：
·选中要编辑的单元格。
·选择【格式】菜单下的【设置单元格的 3D属性】命令。
·在弹出的“设置单元格的 3D属性”对话框中选择单元格的 3D风格，包括“平面”、“上凸”
和“下凹”三种风格，默认值为“平面”。
·单击〖确定〗。
⑵设置单元显示风格
当单元格内容过长，在其可视范围内无法完全显示，而又不想设置其最佳行高（列宽）时，可
以通过设置单元显示风格来控制单元格内容的显示方式。方法如下：
·选中要编辑的单元格。
·选择【格式】菜单下的【设置单元显示风格】命令，弹出“设置单元格显示风格”对话框。
·选择单元格显示风格.
“正常显示”：为默认状态，在单元格中单行显示所有内容。但单元内容过长时会有一部分内
容不可视。
“多行显示”：将单元格中的内容按单元格的宽度分成多行显示。但单元内容过长时，必须调
整单元格高度，方能使全部内容可视。
“省略显示”：单元内容过长时，只显示单元格内容的前若干个字节，后面的字节用省略号代
替。
·单击〖确认〗。
当要设置为“多行显示”时，也可以直接单击工具栏上的图标。
⑶设置数字单元显示风格
如果用户不特殊指定，报表系统中的数字将全部使用普通格式，如数字靠右对齐，数字颜
色为蓝色，每三位间不用逗号分隔等。用户也可以按照自己的需要设置数字单元的显示风格。
方法如下：
·选中要编辑的单元格。
·选择【格式】菜单下的【数字单元显示风格】命令。弹出如图 1-2-4 所示的“设置数值单
元显示风格”对话框。
图 1-2-4“设置数值单元显示风格”对话框
·选择是否用逗号分隔，是否显示为百分数，是否显示为科学计数法，并设置小数位数。
·单击“确认”。
也可以直接单击工具栏上的或或图标，设置相应的显示方式。
⑷设置特殊的输入格式
报表内容可以按指定的格式输入。若已指定特殊格式，则在单元格内编辑内容时，必须按
指定格式输入（在报表上方的单元内容编辑框中不受此限制），否则将无法输入信息。例如，指
定某单元格中输入形如“06：00am”的时间信息，操作步骤如下：
·选中要编辑的单元格。
·选择【格式】菜单下的【输入控制串】命令，弹出如图 1-2-5所示的“设置单元控制串”
对话框。
·在对话框中列出了所有的控制串输入字符及其代表的含义。按照对话框中的提示，在下方
的“控制字符串”编辑栏中输入“99：99Lm”。
·单击〖确认〗。此时，双击选中的单元格，则单元格中出现了形如“：m”的信息。依次
输入“0600a”，则系统会自动跳过事先设定的字符，将输入的信息按指定的格式显示。
图 1-2-5“设置单元控制串”对话框
⑸设置显示零值
若某单元格的数值为零，可以设置数字零是否显示。方法如下：
·选中要编辑的单元格。
·选择【格式】菜单下的【显示零值（不显示零）】命令，即可得到相应的显示结果。
⑹设置为普通单元格
若为某些单元格设置了特殊的显示风格，例如设置了 3D 属性、多行显示等，可以将其恢
复为系统的默认设置风格。方法如下：
·选中要恢复的单元格。
·选择【格式】菜单下的【设置为普通单元格】命令，则单元格恢复为普通单元格。
⑺设置单元格为只读(可写)
为了达到保护单元格内容的目的，可将其设置为只读。设置为只读后的单元格，用户将不能对
其进行修改。方法如下：
·选中要设置为只读的单元格。
·选择【格式】菜单下的【设置为只读（可写）】命令，相应的单元格背景色变为淡粉色，
表明该单元格已变为只读单元格。
若想设置整个表为只读（可写），可单击【格式】菜单下的【设置整个表为只读（可写）】命令。
１０、 画线
用户可在指定的区域内画网格线、边线和对角线。方法如下：
·选中要编辑的单元格（区域）。
·选择【格式】菜单下的【画线】命令，弹出如图 1-2-6所示的“区域画线”对话框。
图 1-2-6“区域画线”对话框
·选择要画线的类型、样式和颜色。
·单击〖画线〗。
也可以直接用制表工具栏上的若干个画线图标来完成画线操作。
若要删除所画的线，只需在“区域画线”对话框中单击〖抹线〗即可。
１１、插入图片
·选中要插入图片的单元格。
·在【编辑】菜单下选择【插入】子菜单下的【插入图片】命令，或直接单击工具栏上的图
标，弹出“清选择图形文件”窗口。
·选择要插入的图形文件并打开，则在指定单元格中插入了选定的图形文件。
１２、查找与替换
若制作的报表过大或表页过多，找到符合所选条件的数据将变得十分困难。系统的查找与
替换功能将帮助您解决这个难题。由于替换功能包含了查找的过程，以下仅以替换为例讲述二
者的操作方法：
·选择【编辑】菜单下的【替换】命令，弹出如图 1-2-7所示的“查找与替换”对话框。
·“查找”下拉列表框中列出了近期定义的一些查找条件。若其中没有符合需要的条件，可
自行输入查找条件。单击其右侧的按钮可以察看输入条件的语法格式，若输入格式不正确，系
统会出现进一步的提示信息。
·在对话框下方列出了若干搜索方式，可以根据需要进行选择。
·单击右侧的“查找下一个”按钮，黑色矩形框将定位在符合所选条件的单元格上。再次单
击该按钮，则矩形框按照设定的搜索方向定位在下一个符合条件的单元格上。以此类推。
图 1-2-7“查找与替换”对话框
以上所述为查找方法。若要替换查找到的内容，请按以下步骤继续：
·“替换”下拉列表框中列出了近期定义的一些替换内容。若其中没有符合需要的替换内容，
可自行输入。
·单击“替换”按钮，则在矩形框定位的单元内，替换内容将从前单元格中的内容覆盖掉（只
读单元内容不可被替换）；若单击“全部替换”按钮，则查找到的符合条件的所有单元格中的内
容将全部被替换掉。
１３、 数据的刷新
报表中的数据大部分来自于数据库。数据库中数据的更新会导致它与报表数据的不一致，
因此也必须及时对报表进行更新。要更新数据时，只需打开相应的报表，单击“编辑”菜单下
的“刷新”命令，则数据库中的最新数据就显示在表格中了。
三、 表页的操作
当用户新建一张报表时，报表窗口只有一个“报表定义”标签页。用户在此页制作的报表是
一张基准表。今后每个时期的报表都要从这份基准表生成。例如建立一份名为“资产负债表”
的报表，须先在“报表定义”标签页中制作一张基准表，今后每个时期的“资产负债表”都会
以相同的格式出现在一张新建的表页上。
１、 追加表页
·选择“报表”菜单下的“生成报表数据”命令，弹出如图 1-2-8 所示的“录入报表设置”
对话框。
图 1-2-8“录入报表设置”对话框
·设置报表合并年、月。在单位栏中显示了单位的名称。
·单击“完成”按钮，则系统新生成一页报表，标签页的标题为刚才设定的年份和月份。以
此类推，可以追加任意多的表页。
２、 删除表页
·选中要删除的表页。
·选择“报表”菜单下的“删除当前表页”命令；或单击鼠标右键并选择“删除当前页”命
令。
·在弹出的“警告”对话框中进行确认，当前页即被删除。
三、报表的计算
一、 从其他模块中取数
通用报表系统并不是一个孤立的模块，它与帐务系统其他模块之间的接口使其能从这些
模块中取得数据并自动生成报表数据。定义帐上取数公式是报表系统的关键性活动。天财通用
报表系统有强大和灵活的帐上取数功能，能从各种帐上取不同时间段的数据（只有在报表定义
状态下才能取数）。
１、 固定单元取数
固定单元取数可在指定的单元（区域）内将其他模块的数据取到其中。可按以下步骤依次
执行：
⑴定义数值单元范围。
从其他模块中取出的数据必须放在表中的数值单元中，这样，取出的数据在保存后才能够进入
数据库。因此，在取数前必须先定义数值单元范围，否则系统拒绝取数。方法如下：
·选择“报表”菜单下的“设置数值单元范围”命令，弹出如图 1-3-1所示的“编辑范围”
对话框。
图 1-3-1“编辑范围”对话框
·将地址范围输入“设置地址范围”栏。格式为“区域左上角单元格的地址：区域右下角单
元格的地址”，例如“A1:E10”。
·在“小数位数”栏中设定所取数的小数位数，默认值为 2。
·若要设置多个数值区域，可单击对话框右侧的“新增”按钮，则在当前设置行下新增一
设置行；若要取消某一数据区域，只需选中该区域的地址范围后单击“删除”按钮。
·单击“确认”退出。
⑵取数
·选择“公式”菜单下的“输入表达式”命令，或单击工具栏上的图标，弹出如图 1-3-2所
示“表达式向导”对话框。
图 1-3-2“表达式向导”对话框
·在对话框右侧的“插入公式”栏中，列出了若干个选项。用户可以根据需要，按照一定的
取数依据从相应的账目上取数。例如，若要按照部门、项目取数，可单击“项目总帐取数”(若
要按照科目取数，可单击“科目取数”，以此类推)，弹出如图 1-3-3所示的“取项目数据范围”
对话框
。
图 1-3-3“取项目范围数据向导”对话框
·选取一个部门或若干个部门的一个项目或若干个项目（若选择多项，则所取数值为所有项
目的汇总）。例如选择“管理学院”的“待清理三项费”，可选中“管理学院”选项并单击“添
加”按钮，或直接双击“管理学院”选项。则“管理学院”被添加到右侧的“选取部门”栏中。
删除时可单击“删除”按钮。选择“待清理三项费”时可按相同的步骤进行。
·选择“取数类型”下拉列表框中的一项，例如选择“本期余额”。
·在窗口上方的“年”、“月”单选框中选择取数时期。默认值为“本年”、“本期”。若在“月”
单选框中选择“指定”，则可在其右方的下拉列表中选择相应的月份。设置完成后的对话框如图
1-3-4所示。
图 1-3-4设置完成后的“取项目范围数据向导”对话框
·设置完取数范围后，可以对所取的数据进行测试。单击窗口左下方的“测试”按钮，则在
弹出的“取数结果”对话框中显示所取数据的数值。
·确定后单击“完成”按钮返回“表达式向导”窗口。则在“输入表达式”栏中将出现刚才
所设置的信息“plugin{项目总帐取数,,本年,本期,本期余额,005,011111,,}”，其中“plugin”
为该插件的前缀。
·也可在“表达式向导”窗口中进行数据测试，方法是单击“测试”按钮。
·单击“确认”按钮，返回报表窗口，此时取出的数据已显示在指定的单元格内，系统将此
单元格自动设置为只读。
·若要在此基准表上生成一个指定时期的报表，可选择“报表”菜单下的“生成报表数据”
命令。则系统将生成一张包含所取数据的新报表。
⑶条件取数
从其他模块中取出的数据，可以根据不同的条件做不同的修改变化。例如，要取管理学
院待清理三项费的本期余额，当余额大于 70，000时，将本期余额与年初数相加作为本期余额，
否则，本期余额不做变动（仅为举例，无实际意义）。方法如下：
·选中要取数的单元格。
·选择“公式”菜单下的“输入表达式”命令，弹出“表达式向导”对话框。
·单击“条件公式”按钮，弹出如图 1-3-5所示的“条件公式”窗口。
·单击“插入表达式”，弹出如前所示的“表达式向导”窗口。
图 1-3-5“条件公式”窗口
·单击“项目总帐取数”，在弹出的“取项目数据范围”窗口中，选取“管理学院”及“待
清理三项费”选项，并选取数据类型为“本期余额”。
·单击“完成”后，返回“表达式向导”窗口。现在“输入表达式”编辑框中已出现了刚才
所选取的表达式。
·单击“确认”回到刚才的“条件公式”窗口，在“输入条件”编辑框中出现了同样的表达
式。
·在该表达式后面输入条件。本例输入“〉70，000”，如图 1-3-6所示。
图 1-3-6输入条件后的“条件公式”窗口
·单击“下一步”。弹出与图 1-3-5类似的“条件公式”窗口。但编辑框上方的“输入条件”
变成了“输入条件为真时的表达式”。
·在本例中，条件为真时将“本期余额”与“年初数”相加。单击“插入表达式”，弹出“表
达式向导”对话框。用前述方法选择“管理学院”“待清理三项费”的“本期余额”。
·单击“确定”返回“条件公式”窗口，在“输入条件为真时的表达式”编辑框中出现了刚
才所选择的表达式。
·在该表达式后输入“+”号。
·选择“插入表达式”，并用前述方法选择“管理学院”“待清理三项费”的“年初数”。
·返回“条件公式”窗口后，在“+”号后出现了刚刚选择的表达式，如图 1-3-7所示。
图 1-3-7输入条件为真时的表达式后的“条件公式”窗口
·单击“下一步”，用同样的方法，在“输入条件为假时的表达式”编辑框中显示“管理学
院”“待清理三项费”的“本期余额”表达式。
·单击“完成”。系统以特定的格式将刚才所设定的条件表达式写入“表达式向导”窗口中。
其格式为：if[条件.条件为真时的表达式.条件为假时的表达式].
·确定后,根据条件所取得的数据被写入到指定的单元格中.
２、 变体取数
固定单元取数只能将所取数据放在指定的单元范围内，变体取数可以突破单元范围的限制，
根据所取数据的多少随机分配取数单元。变体取数适用于取多项数据的情况。可按照以下的次
序依次进行：
⑴选中取数所放置区域左上角的单元格。
⑵选择“公式”菜单下的“变体公式”命令,弹出如图 1-3-8 所示的“变体取数公式”对话
框。
⑶窗口的上部为一些基本的设置。其中
固定方式：分为“列固定”和“行固定”。如果设为“列固定”，则“取数类型”以列的方
式显示（即第一行的标题为取数类型），否则以行的方式显示（如图 1-3-10和图 1-3-11所示）。
系统的默认值为“列固定”。
插入方式：分为“覆盖单元”和“插入单元”。如果设置为“覆盖单元”，则要放置数据的
单元原来的数据将被覆盖掉，否则，新数据单元插入到原数据单元之前，原数据单元的位置依
次后推。系统的默认值为“覆盖单元”。
标题：分为“不显示标题”和“显示标题”。如果设置为“显示标题”，则从第一行和列开
始的若干行和列中显示所取数据的项目、科目、部门和类型的名称。否则，只显示数据，不显
示名称。系统的默认值为“显示标题”。
⑷在“变体取数公式”对话框的右侧，列有三种变体取数方式：
①变体科目取数
根据不同科目，选取不同类型的数据。
选择“变体科目取数”后，弹出如图 1-3-9所示的“科目范围取数向导”
图 1-3-8“变体取数公式”对话框
对话框。其中“科目列表”列出了所有的一级科目。单击一级科目左边的“+”号，在其下方弹
出它所包含的所有二级科目。双击科目名称或选中科目后按“添加”按钮，可将所选科目的编
号及名称添加到右侧的“选择的科目”栏中。用同样的方法，可以将选择的取数类型添加到右
侧的“选择的取数类型”栏中。
图 1-3-9“科目范围取数向导”对话框
用户可以注意到，在变体取数中，取数类型可以多项选择，而不象在固定单元中取数那样
只能取一个类型的数据。这样，取出的多个类型的数据就可以依据取数的多少覆盖多个单元，
这就是变体取数的意义所在。
在窗口上方的“年”，“月”栏中选择取数的时期。单击“确定”返回“变体取数公式”对
话框。在左侧的编辑栏中出现了刚才所选择的信息。用户还可以注意到，在窗口左上方的“固
定行/列数”栏中，系统自动修改了数据，其值为刚才所选“取数类型”的个数。
例如，在“科目列表”中选取“现金”和“银行存款”，在“取数类型”中选取“借方余
额”、“贷方余额”和“借方发生额”。确定返回“变体取数公式”对话框后，“固定行/列数”栏
中的数据变为“3”，下面的编辑栏中显示“BTGS{变体科目取数,借方余额∣贷方余额∣借方发
生额∣101现金∣102银行存款,本年,本期,,,,,}”（其中”BTGS“为变体取数公式的前缀）。
单击“确定”以后，系统经过编辑和计算（方法见下面的“四、编辑状态与计算状态”），
所选取的数据以一张二维表格的形式出现在以指定单元为首的一片区域内，区域的大小视所选
取数据的多少而定。在本例中，出现一张 3（行）╳4（列）的二维表格（如图 1-3-10 所示）。
第一列为行标题，以科目编号为关键字排序，依次为“现金”、“银行存款”；第一行为列标题，
按照刚才所选择的取数类型的次序依次为“借方余额”、“贷方余额”、“借方发生额”。在表格内
容区中列出了相应的数值（若在“变体取数公式”窗口中选中“行固定”，则上述的行与列正好
颠倒，如图 1-3-11所示）。
图 1-3-10变体科目取数后所产生的表格（列固定）
图 1-3-11变体科目取数后所产生的表格（行固定）
得到表格后可以双击表格左上角的单元格，在弹出的“变体取数公式”对话框中对变体取
数进行修改。
②项目总帐取数
根据不同部门和项目，选取不同类型的数据。
选择“项目总帐取数”后，弹出如图 1-3-12所示的“取项目范围数据向导”对话框。对话
框左部为“取数类型”、“部门”和“项目”列表。用前述方法选择“取数类型”、“部门”和“项
目”。在窗口上方的“年”，“月”栏中选择取数的时期，单击“完成”按钮返回“变体取数公式”
窗口。同样，在窗口左上方的“固定行/列数”栏中，系统自动修改了数据，其值为刚才所选
“取数类型”的个数。
例如，在“取数类型”中选取“本期余额”、“借方发生额”、“贷方发生额”和“累计借方
发生额”，在“部门”中选取“纺织与服装学院”和“材料化工学院”，在“项目”中选取“待
清理三项费”和“服装计算机辅助设计”。确定返回“变体取数公式”对话框后，“固定行/列数”
栏中的数据变为“4”，下面的编辑栏中显示“btgs{项目总帐取数,本期余额∣借方发生额∣贷
方发生额∣累计借方发生额∣001 纺织与服装学院 011111 待清理三项费∣001 纺织与服装学院
023101 服装计算机辅助设计∣002 材料化工学院 011111 待清理三项费∣002 材料化工学院
023101服装计算机辅助设计本年,本期,,,,,}”。
图 1-3-12“取项目范围数据向导”对话框
单击“确定”以后，系统经过编辑和计算，出现一张如图 1-3-13所示的 5（行）╳6（列）
的二维表格。表格以“部门”为第一关键字，“项目”为第二关键字排序。第一列为“部门”标
题，第二列为“项目”标题。第一行为列标题，按照刚才所选择的取数类型的次序排序。在表
格内容区中列出了相应的数值。
图 1-3-13项目总帐取数后所产生的表格
③科目项目取数
根据不同科目、部门和项目，选取不同类型的数据。这是对前两种取数方式的综合和细化。
选择“科目项目取数”后，弹出如图 1-3-14所示的“取项目范围数据向导”对话框。对话
框包含“科目”、“部门”、“项目”和“取数类型”列表。选取相应的选项。在窗口上方的
“年”，“月”栏中选择取数的时期。单击“完成”按钮返回“变体取数公式”对话框。单击“确
认”，系统生成所需表格。
二、 表间取数
如果用户在制表的过程中，需要从其他报表或本表的其他单元格获取数据，简单快捷的表间取
数功能将帮您完成这一操作。方法如下：
图 1-3-14“取项目范围数据向导”对话框
·选择取数所放置的单元格，并定义该单元为数值单元。
·选择“公式”菜单下的“输入表达式”命令，弹出“表达式向导”对话框。
·选择“表间公式”，弹出如图 1-3-15所示的“表间公式”对话框。
图 1-3-15“表间公式”对话框
·在对话框中列出了表间公式录入信息。在“报表名称”下拉列表框中选择取数所在表的名
称；在“报表分类名称”下拉列表框中选择报表所在分类的名称；在“单位”下拉列表框中选
择单位的名称；在地址编辑栏中输入取数所在单元格的地址。在窗口的右侧选取相应的年、月。
·可以单击“测试”按钮测试所取单元格的数据。
·单击“完成”按钮回到刚才的“表达式向导”窗口。在“输入表达式”编辑框中已出现了
所取数据的表达式。
·确定后,指定位置的数据被写入到指定的单元格中，系统将此单元格自动设置为只读。
三、 设置动态信息
有时，表中需要一些根据实际情况而动态改变的信息，例如，日期、时间、单位名称等。
可按照下述方法设置动态信息：
·选中动态信息所要放置的单元格。
·选择“公式”菜单下的“设置动态信息”命令，弹出警告框，确认后弹出如图 1-3-16所示
的“设置动态信息”对话框。
图 1-3-16“设置动态信息”对话框
·在“特定信息设定”栏中，列出了常用的八种动态信息属性。根据实际情况选中其中一项。
例如选中“季度”。
·单击“确定”，则指定单元格中显示当前季度“三季度”。
·若从前已设置过特殊信息，现在想将其清除掉，可以选中“清除定义”选项，确定后，原
单元格又恢复为一个空白单元格。
四、 编辑状态与计算状态
用户可能会注意到，在上述三种不同的取数方式中，取数完成后，指定单元格内的信息有
两种完全不同的表示形式。这两种形式分别是在编辑状态和计算状态下产生的。
在编辑状态下，数据信息是以“@”字符开始的，后面显示所取数据的信息，而非所取数
据的数值。例如，取“现金”科目下的“借方余额”，单元格内显示的信息为“@plugin{科目取
数，101，本年，本期，借方余额…}”。再如，设置特殊信息为“季度”，则显示信息为
“@quarter”。
在计算状态下，所有数据区域显示所取数据的数值。例如，上两例分别显示“”
和“第三季度”（具体需依据数据库中的数值或当前实际情况）。
要进行两种状态间的切换，只需选择“视图”菜单下的“编辑状态”或“计算状态”，报
表上方会浮现出一个蓝色进度条，显示切换进度。当进度到达 100%后，状态已成功切换。由于
有了这两种状态，用户可以自如的察看当前的取数情况及数据信息，报表的制作也会更加方便、
准确。
五、表内数据计算
每一份会计报表，表中的数据间可能会有一定的联系。本系统的数据计算功能十分强大，利用
各种系统提供的函数，用户可以从报表中已有的数据计算产生所需新值。当取数的公式定义完
毕后，如果公式在报表中所引用的其他数据改变时，那么由该公式计算出的结果也相应的改变。
现仅以若干实例讲述数据计算的方法。
例 1：计算单元格 B5、B6和 C2中数据的和并将其放入 D6单元中。
·选中 D6单元。
·在报表上方的“单元内容”编辑框中输入“=B5+B6+C2”并回车。
·两个单元的和被写入到 D6单元。计算所得的数字显示为棕色。
例 2：计算 A1:D3区域中所有大于 100的数据的和，将和放入 A4单元。
·选中 A4单元，并将其设为数值单元。
·选择“公式”菜单下的“输入表内公式”命令，弹出如图 1-3-17 所示的“表达式计算”
对话框。
图 1-3-17“表达式计算”对话框
·单击“函数”按钮，则在原窗口下方显示所有可用函数的列表，如图 1-3-18所示。
图 1-3-18弹出函数列表的“表达式计算”对话框
·在“函数类型”下拉列表框中选择“统计函数”，在其下方列出了所有的统计函数。
·双击“sum”，将其添加到窗口上方的编辑框中。在其下方有对该函数的详细说明。
·在“sum”后输入“（A1:D3,loopcell()>100）”，其中 loopcell()返回单元格数据（语法
格式参见该函数的说明）。
·单击“计算”按钮可以预览计算结果。
·单击“确定”，则计算结果被写入到 A1单元中。
例 3：计算 A1:A9这一列中奇数行数据的平均值，并将结果放入 A10单元中。
·选中 A10单元，并将其设为数值单元。
·按照上述方法取“average2D”函数，并在其后输入“(A1:A9,mod(looprow(),2)=1)”。其
中 looprow()返回单元格所在行，mod函数为取余操作，返回两数相除后的余数。
·单击“计算”按钮可以预览计算结果。
·单击“确定”按钮返回，在 A10单元中显示出计算结果。
以上仅为报表计算过程中的几个简单范例。在实际报表管理过程中所遇到的各类复杂计算，均
可以通过相应的函数、函数组合及表达式完成。由于系统提供的函数数目众多，在这里不一一
赘述，请用户在使用时参考系统提供的详细说明。
六、 数据的统计分析
报表数据的统计分析是指报表数据的图表显示，它可以使数据显示更加直观、清晰，更
易于阅读和评价，并且可以帮助用户分析和比较数据。为报表数据做统计图表的方法如下：
⑴打开报表
打开要做统计分析的报表，并选中图表要插入的位置。在“编辑”菜单下选择“插入”
子菜单下的“插入图表”命令，弹出如图所示的 1-3-19“图表向导”对话框。
图 1-3-19“图表向导”对话框
⑵选择数据区域
在“源数据区域”栏中，输入要进行统计的数据区域。输入格式为：“区域左上角单元格地址：
区域右下角单元格地址”。
⑶取数
单击“取数”按钮后，在下方的表格区域内显示所选区域内的数值和文字。
其中最后一行显示本列的状态。若为标题列，则显示为“说明栏”，该栏数据不参与作图，
仅作为数轴的标识；若为数据列，则显示为“数据栏”，该栏数据参与作图。若单击该行中的任
一项，则会出现只包含“说明栏”和“数据栏”两项的下拉列表框，通过该下拉列表框可以任
意指定“说明栏”和“数据栏”。但不可同时指定两个“说明栏”。
最后一列显示该行数据以 x 轴或 y 轴方向显示。若单击该列中的任一项，则会出现只包
含 x 轴和 y 轴两项的下拉列表框，通过该下拉列表框可以任意指定 x 轴与 y 轴。但不可同时指
定两个 x轴。
图表下方为两个标签，“图表数据”标签页为默认标签页，显示图表数据；“引用关系”
标签页显示所取数据的源表单元格地址。
⑷行列的删除与添加
如果要新增或删除参与统计的行或列，可以通过表格下方的“插入行（列）”或“删除行（列）”
按钮来实现。
⑸命名与标注
现在可以为图表起一个名字。在图表标题栏中输入图表的标题，则该标题将出现在所得
图表的最上方。也可以在脚注栏中输入该图表的说明信息，则该说明信息将出现在图表的最下
方。该两项为可选项。
⑹确定 X轴属性
在“X轴属性”下拉列表框中有两个选项：
“平均刻度”：
“按 X数轴的值”：
⑺确定 Y轴标题
确定 Y轴代表的含义。例如，可将计量单位作为 Y轴标题输入。该项也为可选项。
⑻选择图表类型
不同类型图表的表达方式、侧重点与直观性并不相同。用户可以根据需要选择不同类型
的图表。本系统包含的图表类型有柱形图、折线图、散点图和饼图，默认值为柱形图。
⑼设置数轴方向
对于柱形图、折线图和散点图来说，它们均存在 X 轴与 Y 轴两个方向。数轴方向的不同
设置，将产生完全不同的直观效果。在“数轴方向”设置中，有两个单选框：
“行（水平方向）”：为默认设置。按照表的原始方式显示表的布局。将第一行的标题设
置为 X 轴，即 X 轴按照刻度平均分成若干部分，每一部分为表格第一行显示的标题，它们显示
在 X轴的下方。每一部分又按照说明栏的划分显示为若干颜色不同的矩形柱（折线或散点），每
一颜色的矩形柱（折线或散点）代表说明栏中的一个项目。若将图表类型设置为饼图，则该项
设置意味着系统将按照第一行各个标题将饼图按比例划分。
“列（垂直方向）”：与设置为“行（水平方向）”正好相反。按照表的原始方式行、列倒
置显示。此时，“图表向导”中的表格最后一行显示坐标轴信息，最后一列显示本栏的状态信息。
X 轴仍然按照刻度平均分成若干部分，但每一部分为表格第一列显示的标题，它们显示在 X 轴
的下方。同理，每一部分又按照说明栏的划分显示为若干颜色不同的矩形柱（折线或散点），每
一颜色的矩形柱（折线或散点）代表“说明栏”中的一个项目。若将图表类型设置为饼图，则
该项设置意味着系统将按照第一列各个标题将饼图按比例划分。
⑽使设置生效
若以上各项设置完毕，可以单击“刷新图表”按钮，在对话框右上方的“图表示范”区
域中将显示刚刚设置完成的图表。在图表的右上方，有各种颜色代表含义的具体说明。图表 Y
轴的数据用科学计数法表示。以后每次修改“数轴方式”的设置时，必须先刷新图表，方能使
新设置生效。
单击“确定”按钮，指定区域内将显示刚刚制作完成的统计图表。可以调整单元格的大
小，使图表按照一定的比例显示。
图表制作完成后，可以双击图表区域，在弹出的“图表向导”窗口中对图表进行修改。
七、报表数据的审核
报表制作完成后，还需要对其中的数据进行正确性检查。报表数据的审核将完成这项工
作。下面以验证“本期余额=期初余额-借方发生额+贷方发生额”为例，讲述一下具体操作方法：
·打开要审核的报表。
·单击“报表”菜单下的“审核报表”命令，弹出如图 1-3-20所示的“审核公式”对话框。
图 1-3-20“审核公式”对话框
·定义审核公式。先用鼠标单击“左边”编辑框。出现光标定位后，单击“插入公式”，弹
出“表达式向导”对话框。
·根据报表数据选择相应情况下的“本期余额”。确定后在“左边”编辑框中出现刚刚选择
的表达式。
·用鼠标单击“右边”编辑框，出现光标定位后，单击“插入公式”。
·用同样的方法选择“期初余额”、“借方发生额”、“贷方发生额”。依次在每二者之间输入
“+”、“-”号。
·单击“添加审核公式”，则在下面的编辑框中出现了刚才编辑的等式。
·单击“审核”按钮，则系统开始检测表中数据是否符合等式要求。若符合要求，则弹出
“审核通过”对话框，并提示保存审核公式，否则，系统提示等式不成立。
系统可以同时审核多个等式，也可以在等式左边或右边自定义各种数值或表达式。若要删
除审核公式，只需选中待删除项，单击“删除”按钮即可。
四、报表的上报与下发
一、 单位的类型
1、单位类型的概念及规定
在报表进行上报与下发之前，我们必须先明确“单位的类型”这一概念。简单的说，单位
的类型就是指单位的级别，也就是单位间的上下级关系。在本报表系统中，单位共有四种类型，
级别从高到低依次是：上级单位、本单位、下级单位，其他单位与以上三种无直接的级别关系。
系统规定，报表的下发必须是从本单位下发给下级单位，报表的上报则必须是从本单位上报给
上级单位。在同一个帐套中，本单位和上级单位具有唯一性，而下级单位可以有多个。
2、单位类型的设定
由于有了上述规定，故在报表的上报与下发之前必须对单位的类型加以设定，才能正确的
进行操作。具体方法如下：
·选择帐套。
·选择“维护”菜单下的“单位代码”命令，弹出如图 1-4-1 所示的“单位代码管理”对话
框。
图 1-4-1“单位代码管理”对话框
·在窗口中列出了系统中已存在的单位的信息。各列依次为：
“单位代码”：单位的编号，可以修改。
“单位名称”：单位的名称，可以修改。
“单位类型”：单位的级别，可以通过窗口右侧的“单位类型”下拉列表框设置该单位的
类型。
“单位级数”：可以按照单位级别的高低将单位级数从小到大排列。
“上级单位”：可选项。该单位的上级单位。
“标志号”：可选项。
·对上述的设置进行保存。
3、单位的添加和删除
当单击“单位代码管理”窗口下方的“新增”按钮时，系统将在上面的单位列表中追加一
行，并在“单位类型”栏中自动写入“其他”作为默认值。其他信息请用户按照上述方法自行
添入。
当删除单位时，选定单位所在的行，单击“删除”按钮，该单位即被删除。
二、 报表的下发
报表的下发必须从本单位下发给下级单位。上级单位下发的其实只是一个报表格式，而非
表中的数据。下级单位必须按照此格式制作报表，并上报给上级单位以供其进行汇总。
由于下发的报表只是一个格式，因此，用户最好在“报表定义”状态下进行报表的下发。
在此状态下选择“报表”菜单，可以注意到，“报表下发”命令呈黑色字体显示，表示此项功能
可以使用；而“报表上报”命令却呈灰色字体显示，表示此项功能被禁用。其原因就在于，报
表定义只制订了一张基准表，表内无数据，无法进行上报，而只能进行下发。
报表下发的方法如下：
·打开要下发的报表。选择“报表”菜单下的“报表下发”命令，弹出如图 1-4-2所示的“报
表下发”对话框。
图 1-4-2“报表下发”对话框
·在“报表下发操作”栏中，系统根据实际情况自动写入下发报表名称、分类及类型。可以
根据需要修改文件存取路径和文件名称，系统自动将下发报表文件名称的后缀设定为“.rxf”。
·单击“生成下发文件”按钮，在得到系统的询问及确认后，系统提示成功的生成了下发数
据。
这时，我们已成功的创建了报表下发的文件。等到进行下发操作时，只需将数据文件拷贝
到软盘上，或通过电子邮件等方式将数据文件传递给下级单位即可。
三、 报表下发接收
上级单位将报表下发给本单位后，本单位需要进行接收，才能按照下发报表的格式制作本
单位报表。接受的方法如下：
·选择“报表”菜单下的“报表下发接收”命令，弹出如图 1-4-3 所示的“报表下发接收”
对话框。
图 1-4-3“报表下发接收”对话框
·单击“报表文件”栏右侧的按钮，选择待接收报表的存取路径及文件名。
·在下面的“报表名称”、“分类”及“上级单位”栏中，系统分别自动写入了报表文件所对
应的源报表名称、源报表所在分类及下发报表的上级单位名称。
·单击“接收数据”按钮，在得到确认后，系统提示数据接收成功。
到此为止，本单位已成功接收到上级单位下发来的报表文件。用户可以打开所接收到的报
表文件进行编辑。
四、 报表的上报
报表的上报必须从本单位上报给上级单位。上报时将各个时期的数据制作成报表上报给上
级单位。因此，报表上报的工作不能在“报表定义”的状态下进行，而只能在生成各个时期的
数据后进行。报表上报的方法如下：
·打开要进行上报的报表页。
·选择“报表”菜单下的“报表上报”命令，弹出如图 1-4-4所示的“报表上报”对话框。
图 1-4-4“报表上报”对话框
·在“报表数据上报”栏中，系统分别自动写入了上报单位名称、上报报表名称、报表分类
名称及上报报表时间。下面两栏为“文件存取路径”和“文件名称”，用户可以根据需要添加和
修改。系统将自动为文件名称加上“.rsb”后缀。
·单击“生成上报文件”按钮，在得到确认后，系统提示数据已成功创建。
这时，我们已成功的创建了报表上报的文件。等到进行上报操作时，只需将数据文件拷贝
到软盘上，或通过电子邮件等方式将数据文件传递给上级单位即可。
五、 报表上报接收
下级单位将报表上报给本单位后，本单位可以从下级单位所递交的申报盘或电子邮件中接
收报表，并转入自己的报表系统进行比较和汇总。报表上报接收的方法如下：
·选择“报表”菜单下的“报表上报接收”命令，弹出如图 1-4-5 所示的“报表上报接收”
对话框。
图 1-4-5“报表上报接收”对话框
·单击“接收文件”栏右侧的按钮，选择接收文件的存取路径及文件名。系统自动在下面的
“报表名称”、“报表分类”、“上级单位”及“报表数据”栏中写入相应信息。
·单击“接收数据”按钮，在得到确认后，系统提示上报接收成功。
到此为止，本单位已成功接收到下级单位上报来的报表文件。用户可以将接收到的报表转
入自己的报表系统进行比较和汇总。
五报表的汇总
当上级单位接收到上报来的报表后，需要对其若干个下属单位上报来的多份报表按照一定
的时期进行汇总，以便其进行统筹和分析。这就是报表的汇总工作。本报表系统中，报表的汇
总需要在一个单独的模块中进行。
一、报表汇总模块的启动
用第一章第一节所述方法，启动“高校财务管理系统”。进入主界面后，单击“报表汇
总”。系统将出现“天大天财报表汇总合并”主窗口。该窗口的界面基本上与报表管理窗口相同。
其功能与操作也大部分与报表管理模块相似。因此，在下面的讲解中，将不再对具有相同功能
的部分进行阐述，本节只详述报表的汇总功能。
二、报表的汇总
1、接收待汇总报表
在空白的“报表汇总”窗口中，选择“报表”菜单，可以发现只有“报表上报接收”命令
可用。这说明，在未接收到任何报表之前是无法进行报表汇总工作的。因此，在报表汇总之前，
必须先进行报表上报接收。具体接收方法清参见前面的讲解。
2、汇总报表
汇总报表的具体过程如下：
·用前面所述方法打开接收到的报表文件。
·选择“报表”菜单下的“报表汇总”命令，弹出如图 1-5-1所示的“报表合并”窗口。
图 1-5-1“报表合并”窗口
·在窗口中列出了所有待合并报表的单位。可以双击某一行，使该单位参与或退出报表的合
并。
·在窗口的上方选择适当的合并年和月。
·单击“确定”，则系统生成一张指定时期的报表页，表中汇总了各单位的报表数据信息。
三、按特殊表达式汇总
以上所述方法中的汇总是指将各单位的数据简单相加求和。其实，数据的汇总不止相加求
和一种方式，还可以为汇总定义多种算术表达式，使各单位的数据按照所定义的表达式进行汇
总计算。要按照特殊表达式汇总，可按如下步骤进行：
·打开要合并的报表并定义数值单元。
·选择“公式”菜单下的“输入合并公式”命令。弹出如图 1-5-2 所示的“合并公式”对话
框。
图 1-5-2“合并公式”对话框
·在窗口上方选择要合并数据的时间。并输入要合并数据的单元地址。
·在“选择单位及加权数”栏中列出了待选择的单位。可以双击某一行以确定该单位是否参
与计算，在最后一列可以更改加权计算时的加权值。默认的加权值均为 1。
·在下面的“合并方式”栏中，列出了五种合并方式，默认及常用的方式为权数为 1 的加权
求和。可以根据需要选择其他的合并方式。
·确定后返回报表文件，报表数据已经按汇总方式进行了修改。
六、 打印
一、页面设置
1、设置打印范围
用户可以将报表的整表或局部区域打印出来，需要进行如下的操作：
·选择“文件”菜单下的“页面设置”命令，弹出如图 1-6-1所示的“页面设置”对话框。
·在“工作表”标签页下设置打印范围。在“打印范围”的“表行”和“表列”栏中分别选
择要打印区域的行、列上下限。
·选择是否打印行标和列标以及行列表头。若打印，则选中相应的复选框，并选择打印的区
域。
·设置完成后单击“确定”返回。
2、设置页眉和页脚
“页眉”是打印出的报表每页上方的文字；“页脚”是打印出的报表每页下方的文字。设置
页眉和页脚的方法如下：
·按上述方法选择“页面设置”对话框中的“页眉/页脚”标签页，如图 1-6-2所示。
图 1-6-1“页面设置”对话框中的“工作表”标签页
图 1-6-2“页面设置”对话框中的“页眉/页脚”标签页
·设置页眉时，根据自己的需要，可将页眉放置在每页文字的左上方、正上方或右上方。在
页眉/页脚编辑栏的下方，有四个按钮，其中：
“页号”：单击后，光标位置出现“第&P页”，即当前页的页号，也就是说，报表打印时会
动态的改变每页的页号。
“日期”：单击后，光标位置出现“&D”，即当前的日期。
“时间”：单击后，光标位置出现“&T”，即当前的时间。
“总页数“：单击后，光标位置出现“总页数&S”，即打印报表的总页数。
对于页脚，可以进行如上同样的设置。
·在下面的“字体”栏中，设置页眉/页脚的字体、字号、字型和颜色。
·在“起止页号”栏中输入需要设置页眉/页脚的起止页号。
3、设置页边距/缩放
“页边距”是指打印区域距离纸边沿的距离。
·按上述方法选择“页面设置”对话框中的“页边距/缩放”标签页。如图 1-6-3所示。
图 1-6-3“页面设置”对话框中的“页边距/缩放”标签页
·在“页边距”栏中设置上、下、左、右四个边距的数值，单位为毫米。可以用旁边的箭头
按钮改变数值的大小。
·居中方式有“水平居中”和“垂直居中”两种对齐方式，用户可以自行选择。
·在“缩放比例”栏中选择打印结果与原报表大小的比例。
·在下面的“选项”栏中还可以设置报表的一些其他打印属性，用户可以根据旁边的文字说
明选中相应的选项。
以上的所有设置，都是在“文件”菜单下的“页面设置”窗口中完成的.用户也可以选择
“视图”菜单下的“设置页眉”、“设置页脚”、“设置行列标题”、“设置标题区域”和“设置基
本参数”命令来完成同样的功能，其操作方法基本上与上述方法相同。
二、打印预览
页面设置完成之后，可以通过预览来检验一下设置的结果是否符合要求。若合格，则打印，
否则修改相应的设置。
预览时只需选择“文件”菜单下的“打印预览”命令，或单击工具栏上的图标，系统即可
进入预览状态。退出预览状态只需单击“关闭”按钮即可。
三、打印
当准备好要打印的数据和设置好打印机后，就可以进行报表的打印了。打印时先选好需打
印的报表，再选择“文件”菜单下的“报表打印”命令，或单击工具栏上的按钮，进入“打印”
对话框，设置打印的页数和份数，单击“确定”，打印机就开始工作了。
附：报表使用快速指南
为方便用户快速、清晰的掌握报表使用方法，以下简要列出了报表使用过程中的各个步
骤，用户可参考此流程进行报表操作。其中，每个步骤所涉及到的细节问题，请用户参考上面
的详细说明。
·进入报表系统。
·建立帐套。若帐套已存在，则选择帐套。
·建立报表分类。
·建立报表。若报表已存在，则选择报表。
·打开报表。
·设置数据库环境。
·编辑报表，即进行相应的格式、风格设计。
·设置单位代码。
·根据需要进行相应的报表计算，即取数、统计计算、审核等。
·根据需要进行报表的上报与下发。
·根据需要进行报表的上报接收与下发接收。
·根据需要进行报表的汇总。
·打印报表。
