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记录控制程序 A/0
广州交通集团有限公司
记
录
控
制
程
序
编 号：
版 本：A
受控标志：
分 发 号：
发布日期：2002年8月1日 实施日期：2002年8月1日
编制：质量管理办公室 审核：区绍祥 批准：佘伟
1 目的
规范质量记录的管理，确保真实、准确、客观地反映质量管理活动，为服务过程的可追溯性以及制定预防、纠正措施提供依据。
2 范围
适用于各部门在质量管理体系运行中产生的各种客观证据，包含各类会议记录、表格、软盘等。
3 职责
3．1办公室负责质量记录的归口管理工作。
3．2各部门负责本部门质量记录的编制、填写、收集、检查以及归档保存工作。
3．3各部门负责人负责审批质量记录的适宜性。
4 工作程序
4．1标识的要求：
同一编号质量记录须填写发生次号予以标识，即“流水号”，以表明此表的使用张数。
4．2填写要求：
各部门、岗位根据质量检查活动的要求填写本部门、岗位的质量记录；
填写质量记录要求字迹清晰，表达准确、简练；记录内容不轻易涂改，尤其是数字必须准确真实；填写人员填写记录手续要完备，要对填写内容负责，签署全名；
填写记录表格各项栏目不能留下空格，如无需填写内容应划上“/”线或填写“无”；
确保质量记录表格到位；
质量记录内容原则上不能修改，如因错误或补充说明更改时，不能直接涂改，只能用“杠改”，并在原处的上方填写修改内容，右上方签署修改人的姓名及修改时间。（“杠改”指在错误的文字或数据上划一横线）
4．3记录的保存
4．3．1质量记录由各部门按时间先后顺序整理，分类立卷装订保存，记录要保管好，防止损坏或丢失。
4．3．2需归档的质量记录，使用部门在适当时候填写《档案资料入库移交单》交办公室保管。
4．4检索
各部门由专人负责部门质量记录的保存，便于检索，如果采用硬盘或软盘保存的应做好备份，并根据需要保存的年限进行每年一次的复制，并做到防湿、防光、防磁，以免内容丢失。
4．5保存期
归档保管的质量记录，按照实际的需要规定保存年限，具体保存期限记载在《质量记录表格总览表》上。
4．6记录处理和销毁
对于超过保存期限或无参考价值的质量记录，应清点登记，填写《质量记录销毁表》经分管领导批准，由文件管理员负责销毁，必要时由有关部门或部门负责人指定专人监销。
4．7记录的查阅
各部门人员可在相关部门查阅相关质量记录，凡查阅归档的质量记录，须经得部门领导批准。借阅时须填写《质量记录借阅登记表》。
5 相关文件（无）
6 质量记录表
6．1档案资料入库移交单
6．2质量记录表格总览表
6．3质量记录销毁表
6．4质量记录借阅登记表
档案资料入库移交单
GJ—QR——01
序号
记录名称
表格编号
交出部门
接收部门
交接时间
经办人签名（双方）
备注
质量记录表格总览表
GJ—QR——02
序号
记录名称
表格编码
保存部门
保存期限
备注
1
管理评审计划
-01
三年
2
管理评审
-02
三年
3
管理评审报告
-03
三年
4
培训记录表
-01
三年
5
年度培训计划
-02
三年
6
内部沟通记录
-01
三年
7
供方评审记录
-01
三年
8
文件发放/回收登记表
-01
三年
9
文件修改通知
-02
三年
10
质量管理体系文件总览表
-03
三年
11
外来文件清单
-04
三年
12
档案资料入库移交单
-01
三年
13
质量记录表格总览表
-02
三年
14
质量记录销毁表
-03
三年
15
质量记录借阅登记表
-04
三年
16
集团公司服务质量意见调查表
-01
三年
17
_________会议记录
-02
三年
18
_______会议签到表
-03
三年
19
顾客信息反馈登记表
-04
三年
20
内部审核计划
-01
三年
21
内部审核检查表
-02
三年
质量记录表格总览表
GJ—QR——02
序号
记录名称
表格编码
保存部门
保存期限
备注
22
不合格报告
-03
三年
23
内部质量审核不合格项目分布表
-04
三年
24
内审报告
-05
三年
25
道路客运、货运、出租小汽车、站场、投资管理服务工作质量考核表
-01
三年
26
道路运输涉外、科技、环保管理服务
工作质量考核表
-36
三年
27
道路运输安全监控服务工作质量考核表
-14
三年
28
道路运输统计服务工作质量考核表
-29
三年
29
不合格服务评审处置表
-01
三年
30
纠正措施实施表
-01
三年
31
预防措施实施表
-01
三年
32
集团公司发文表
-02
三年
33
服务提供过程记录
-03
三年
34
购置营运车辆审批表
-04
三年
35
省际道路旅客运输线路审批表
-05
三年
36
广州市公路客运线路牌申请审批表
-06
三年
37
关于××项目可行性分析报告调研表
-07
三年
38
广州市辖管车辆交通事故月报表
-11
三年
39
广州交通集团安全工作检查记录表
-12
三年
40
广州市劳动安全卫生隐患限期整改指令书
-13
三年
41
运输量报表
-21
三年
42
工业生产、销售总值
-22
三年
质量记录表格总览表
GJ—QR——02
序号
记录名称
表格编码
保存部门
保存期限
备注
43
公路客、货运输量台帐
-23
三年
44
铁路、公路、水运、民航运输量快报
-24
三年
45
固定资产投资项目基本情况一览表
-25
三年
46
固定资产投资汇总表（一）、（二）、（三）
-26
三年
47
主要经济指标情况
-27
三年
48
道路运输统计数据、台帐审核表
-28
三年
49
______年技术改造项目完成情况表
-31
三年
50
______年技术改造项目投资计划表
-32
三年
51
______年技改贷款帖息项目计划表
-33
三年
52
广州市企业技术改造贷款项目财政贴息
资金申请表
-34
三年
53
涉外、科技、环保工作台帐
-35
三年
54
工业报表
-30
三年
55
运输快报
-20
三年
质量记录销毁表
GJ—QR——03
序 号
记录名称
表格编码
保存部门
销毁时间
审批人
经手人
质量记录借阅登记表
GJ—QR——04
序 号
记录名称
表格编码
借阅（部门）人
借阅时间
审批人
归还时间
归还
经手人
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