第五章 会议准备工作
第一节 会议概述
一、会议的含义和特征
（一）会议的含义
会议是一种围绕特定目的和议题展开的、具有一
定组织形态的、以口头交流为主要方式的群体性社会
交往活动。（目的性、议题性、组织性和群体性）
（二）会议的特征
1、是一种围绕特定目的和议题展开的活动
2、是一种具有一定组织形态的活动
3、以口头交流为主要方式的活动
4、是一种群体性社会交往活动
二、广义会议和狭义会议
三、会议活动的要素
（一）会议组织者
1、主办者
2、承办者
3、协办者
4、与组织工作相关的机构
（二）与会者
1、与会者的含义和类型
（1）正式成员
（2）列席成员
（3）特邀成员
（4）旁听成员
2、相关术语（代表、观察员）
（三）会议议题
1、议题的含义和作用
（1）体现会议目标
（2）引导和制约会议的信息交流
2、相关术语
（1）会议主题
（2）中心议题
（3）动议
（四）会议的结果
1、含义
2、相关术语
（1）过程文件
（2）最后文件
（3）共同文件
（五）会议的时间
1、含义
2、相关术语
（1）会期
（2）会议周期
（3）休会
（4）复会
（5）闭会
（六）会议的地点
1、含义
2、相关术语
（1）主会场
（2）分会场
（七）会议的方式
1、含义
2、要素
（1）沟通方式
（2）发言方式
（3）座位格局
（4）物质与技术手段
五、会议的种类
（一）按会议的性质分
（二）按与会者来自或代表的地域范围
划分
（三）按与会者的相互关系划分
（四）按会议的保密程度划分
（五）按会议的方式划分
第二节 建立会议管理系统
一、会议的领导机构
（一）组织委员会
（二）筹备委员会
（三）主席团
二、会务工作系统
（一）会务工作系统的主要职责
（二）秘书长
（三）秘书处
第三节 安排议题和议程
一、安排议题
（一）安排议题的要求
1、服从会议目标和主题
2、讲究高效
3、议题要符合会议权限
（二）议题的处理
1、收集
2、审查
3、确定
4、未确定的或者经审查未能通过的议题的处理
二、安排议程
（一）议程的含义
（二）会议议程的书面结构
1、标题
2、稿本
3、题注
4、正文
5、制定机构和制定日期
第四节 确定会议对象和规模
一、确定会议对象
（一）确定会议对象的几种程序
1、领导确定
2、规则确定
3、磋商确定
4、选举确定
（二）确定会议对象的具体要求
二、确定会议规模
（一）会议规模的含义
（二）确定会议规模必须综合考虑的因素
1、效果因素
2、效率因素
3、成本因素
4、场地因素
第五节 确定会议时间、地点与名称
一、确定会议时间
（一）确定会议时间应把握的几条原则
1、时机原则
2、需要原则
3、成本和效率原则
4、协调原则
5、合法合规原则
（二）确定会议时间要注意的几个具体问题
二、安排会议地点
（一）安排会议地点的要求
1、能够推动举办地的政治、经济和社会发展
2、能够突出会议的主题
3、能够营造良好的会议氛围
（二）安排会议地点应当综合考虑的几个具体问题
三、确定会议名称
（一）会议名称的含义和作用
（二）确定会议名称的方法
（三）使用会议名称的注意事项
第六节 安排分组活动、专题会议与发言
一、安排分组活动
（一）分组的方法
（二）安排分组活动要注意的问题
二、安排专题会议
（一）专题会议的种类
（二）安排专题会议要注意的问题
二、安排发言
（一）发言的申请和确定
（二）组织会议发言要注意的问题
（三）安排发言顺序的方法
第七节 制定会议日程和程序
一、制定会议日程
（一）会议日程的含义
（二）会议日程的作用
1、保证会议议程的具体实施
2、方便与会者
3、提高会议的效率
（三）制定会议日程的方法和要求
（四）会议日程的书面结构
1、标题
2、稿本
3、题注
4、正文
5、制定机构
6、制定日期
二、制定会议程序
（一）会议程序的含义
（二）会议程序的特点和作用
（三）会议程序的书面结构
1、标题
2、题注
3、正文
4、制定机构
三、议程、日程和程序的区别
第八节 制定会议通知和证件
一、制发会议通知
（一）会议通知的种类
（二）会议通知的内容
（三）会议通知的书面格式
1、文件式
2、书信式
3、表格式
4、备忘录式
5、请柬式
（四）回执或报名表
1、回执和报名表的作用
（1）预计参加会议的人数
（2）便于接待
（3）确定与会资格
（4）确认对方收到会议通知
2、回执和报名表的格式
（五）制发会议通知的注意事项
二、制作会议证件
（一）会议证件的作用
（二）会议证件的格式
（三）会议证件制作的几点注意事项
第九节 准备会议物品和预算筹集经费
一、准备会议物品
（一）会议用品的种类
（二）会议用品准备的原则
二、预算和筹集会议经费
（一）会议经费的预算
1、会议经费预算的构成
2、会议经费预算的原则
（二）会议经费的筹措
第十节 准备会议文件
一、会议文件的含义、作用和种类
（一）会议文件的含义和作用
（二）会议文件的种类
二、会议文件的印制与分发
（一）编号
（二）确定印刷分数
（三）登记
（四）分发
第十一节 布置会场
一、设计会场座位格局
（一）会场总体座位格局的类型
（二）主席台座位格局
（三）设计会场座位格局应注意的问题
二、划分座区与排列座位
（一）按与会者的资格划分和排列座区
（二）按团组划分和排列座区
（三）安排主席台和与会者座位
三、会场装饰
四、会场指示标志
第十二节 制定会议预案
一、会议预案的含义、作用和种类
（一）会议预案的含义和作用
（二）会议预案的种类
二、会议预案的内容和格式
（一）会议预案的一般内容
（二）会议预案的格式
三、会场装饰
（一）会标
（二）会徽
（三）标语
（四）人物画像
（五）旗帜
（六）模型标志
（七）花饰
（八）灯光
（九）会场的整体色彩与色调
（一）座位号
（二）团组或身份标志
（三）席卡
（四）桌签
（五）指示牌
（六）座次图
第十六届北京国际图书博览会
主办单位：新闻出版总署（国家版权局）、
国务院新闻办公室、教育部、科学技术部、文化
部、北京市人民政府、中国出版工作者协会
承办单位：中国出版集团公司中国图书进出
口（集团）总公司、环球新闻出版发展有限公司
协办单位：香港联合出版（集团）有限公司、
中国音像协会
赞助单位：中国科学技术协会、中国国际贸
易促进委员会
审查关于2010年海南省和省本级预算执行情况
出席人员：
1、全体代表
2、出席省政协会议的政协委员和列席人员
3、本次会议列席人员
4、本次会议特邀列席人员
5、旁听人员
××市秘书学协会年会
议 程
(2013年××月××日)
一、专题报告：秘书学协会的年度工作报告
二、论文交流
三、座谈讨论
××市秘书学协会秘书处
2013年××月××日
日
期
时 间 内容安排 地点 参加人 负责人
6
月
18
日
上
午
8:30 报到 会议大厅 全体 黄秘书
9:00～10:00 总经理讲话 小会议厅 全体
10:20～11:50 公司顾问讲座 小会议厅 全体 刘秘书
12:00 午餐 宾馆餐厅 全体 钟秘书
下
午
1:30～4:00 李副总经理专
题报告
小会议室 全体
4:20～5:30 人力总监发言 小会议室 全体
晚
上
6:00 晚餐 宾馆餐厅 全体
7:30 联欢 娱乐中心 全体
30
1、上下相对式
32
2、全围式
35
3、半围式
4、分散式
37
主席台的布置
以正中间座位为点，面向会场，依左为上，右为下。
39
40
不同的会议，要求不同的会场气氛。
人民代表大会---隆重庄严
庆 祝 大 会---喜庆热烈
纪 念 性会议---肃穆典雅
座 谈 会会场---和谐亲切
41
不
同
的
会
场
庄严
喜庆
肃穆
亲切
1、主席台座次
⑤ ③ ① ② ④ （单数）
⑥ ④ ② ① ③ ⑤（双数）
2、普通与会者座次
（1）横排法；
（2）竖排法；
（3）左右排列法
会标
将会议的全称以醒目的标语形式悬挂于主席台前
上方，即为会标。会标能体现会议的庄严性，激发与
会者的积极参与感。
会徽
即能体现或象征会议精神的图案标志，一般悬挂
于会场前上方中央位置。会徽可以是组织已定徽标，
如党徽、国徽、团徽、警徽等，也可以向社会公开征
集，如北京2008奥运会会徽“中国印”。
标语
人物画像
模型标志
1958年比利时布鲁塞尔世博会的标志性建筑——原子模型塔
花饰
灯 光
要注意灯光的亮度，一般主席台上的灯光要比台
下代表席灯光要亮；色调，要注意不同色调会给与会
者不同的感官刺激，如红、粉、黄、橙亮丽明快，给
人感觉热烈辉煌，适合庆典类会议，蓝、绿、紫庄重
典雅，给人感觉严肃端正，适合一般工作会议；
