公 司 程 序 文 件 版 号: A
修改号: 0
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1.目的:
建立质量记录的收集、编目、查阅、传递、标识、保存等管理程
序,以确保服务满足规定要求,能提供足够的有效证据。
2.适用范围:
适用于本公司质量记录的管理。
3.引用文件:
质量手册第 章
ISO9002 标准第 章
4.职责:
各部门负责人应确保本公司所产生、发出的质量记录与本部门质
量工作有关的记录按规定的程序收集、传递、标识、编目和保存。
5.工作程序:
质量记录的收集、传递:
各部门负责人应确保本部门所产生的质量记录及本部门质量记
录分门别类得到完整收集,并按有关信息反馈渠道及流程及时传递。
标识、书写:
负责人应确保本部门产生或收集的质量记录数据,所记录的内容
(项目)等进行必需的标识,标识应与质量记录所记录的内容一一对应,
易于查阅。
所有的质量记录应字迹清楚,基本内容齐全,能分清各类名称等。
每一份质量记录均应有日期。
所有记录中的数据不允许用涂改液涂改,其书写记录时有错应用
横线划掉,并且要能识别原记录。
编目:
为了便于查阅存放记录的资料表,文件柜应按类存放,并建立目
录,目录应存放在方便查阅的地方。
各部门可根据各部门的实际情况自行编目归档。
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综合办公室应对所有质量记录编制一个总的《质量记录一览
表》,该表除标明质量记录名称、编号外,应有存放地点、责任人、保
管年限,应注明版号、发布日期,《质量记录一览表》应发放到各部门,
并抄送一份报管理者代表。
贮存、保管:
各部门负责人应确保质量记录完好无损,记录的内容完整清晰,
可随时作为质量体系运作的有效证据提供给需方或其代表或第三方
机构审核。
如需查询有关质量记录,经该部门责任人同意,并填写《文件/资料
借阅登记表》,查阅完毕,尽快还回,做好登记,以防遗失。
保管年限:
综合办公室根据各部门的实际情况,对各种不同的质量记录的用
途及合同中的规定或有关服务对保存质量记录的要求,作适当规定,并
在《质量记录一览表》中明确。
各部门保存的公司程序文件涉及到的每一种质量记录的表格需
登记在《质量记录一览表》中。
质量记录的修改:
各部门员工如在填写质量记录过程中发现设计有问题或不实用
时,均有权提出修改。
质量记录的修改由申请修改人填写《文件修改报批单》,经管理
者副代表审批,管理者代表批准后,才被认为正式有效。
处理:
综合办公室应对各部门超过保存年限的质量记录统一收回,进行
销毁,以确保公司的技术、经营等资料不泄密。
6.支持性文件与质量记录:
《文件/资料借阅登记表》 -01
《质量记录一览表》 -01
《质量记录控制指导书》 -01
