机关行政工作与公文写作
机关行政管理工作
机关行政又称机关管理
一、会议管理
二、文书和档案管理
三、机关财务管理
四、机关总务后勤管理
五、机关信息管理
支撑、维系着庞大的现代行政系统稳定、连续运行。
机关行政的任务
1、协助行政领导者制定和执行政策，当好行政领导者
的助手。
2、处理各种例性的日常事务，随时接受并完成各种临
时性、突发性任务。
3、为行政机关的各项职能活动提供最佳的工作和生活
条件。
4、有效地提高机关管理的效能，创造廉价政府、廉洁
政府的社会形象。
１.政治忠诚原则
２.服务原则
３.各司其职，互相协作原则
４.效率原则
５.节约原则
机关行政的原则
一、会议管理
• 其核心是确保会议质量，提高会议效率。
会议是召集大家商讨问题的集会，它是一种有
组织有目的的活动。会议不能不开。
会议召开要简化；
召开会议要做充分准备；
会议进行要严格有序；
会后要及时总结汇报、整理资料。
• 会议管理一般由三方面组成：
• １.会前准备：确定主题，明确要解决的问题或要达目的；
准备文件、材料；确定出席者范围、议程并通知与会者；
搞好会务工作，如布置会场、安排日程、迎送等。
• ２.加强会议的组织管理：检查准备工作落实完成情况，签
到，登记，做好会议记录，必要时发会议简报。
• ３.搞好会后工作：清理会场，归还，结算，返回，文件编
目存档，总结等
九段秘书：
• 一段：发通知 发电子邮件通知，再准备会议用品，然后等待开会时间；
• 二段：抓落实 发通知后再打电话给参会人员确认参会时间；
• 三段：重检查 会前30分钟提醒参会人员，特殊情况及时汇报；
• 四段：勤准备 提前测试投影、电脑、音响，并在门口贴上会议时间；
• 五段：细准备 提前了解会议性质和议题，准备相关资料给参会人员；
• 六段：做记录 会议过程中做详细会议记录，在得到允许后做录音备份；
• 七段：发记录 会后整理会议记录给领导，并请示是否发给参会人；
• 八段：定责任 将会议确定相关事项一对一落实责任人，经当事人确认
后形成书面备忘录；
• 九段：做流程 把上述过程做出标准化会议流程，让所有秘书都可以透
过标准化流程把会议做到九段，透过机制打造组织执行
力，不断的复制和超越自己；
二、文书和档案管理
机关文书的处理包括两个方面：一是发文处理；
二是收文处理。
发文的处理依次包括撰拟、审核、签发、文印、校对、
封发和归卷等程序。（制发）
收文的处理一般包括签收登记、分发、拟办、承办、催
办、清退和归卷等内容。（收办）
• 档案管理工作是文书工作的继续。
• 档案即各机关、企事业单位或个人在社会活动中
形成并作为历史记录保存起来以备查考的文件材
料。
• 档案工作的六环节：收集、整理、鉴定、保管、
统计、利用（档案工作的出发点和归宿）
档案管理要集中统一； 档案必须案卷完整。
三、机关财务管理
一是建立和完善机关财务管理制度；
二是编制行政经费预算；
三是财务活动分析，提高预算资金的使用效率。
服务原则
节约原则
规范性原则
对本单位行政经费的领拨、开支计划、分配、控制和监督活动
四、机关总务后勤管理
是行政机关对机关环境、物材、日常生
活事务、接待事务等方面的管理。
为行政机关工作人员创造良好的工作环境
和生活环境。
环境管理：对机关的自然因素和四周的影响因素进
行科学管理。
自然因素主要包括人的五官所感知的光线、颜色、
温度、空气和声音等自然环境因素
影响因素主要是指办公室的设计和布置与机关内各
部门之间的工作流程的配合等空间环境因素。
1、机关环境管理
机关物材主要包括办公用具、办公设备、办公
图籍等，是满足办公需要不可缺少的工具。
物材采购。
物材保管。
物材使用。
2、机关物材管理
• 政府采购案例分析
3、日常生活事务管理
日常生活事务管理主要是指对有关机关工作人
员日常生活方面的事务所进行的管理。
如食堂管理、保健管理、托幼管理
它事关机关工作人员的切身利益，因此，会直接影响
到机关工作人员的工作情绪，影响机关工作人员的积
极性、创造性的发挥。
4、接待事务管理
接待事务分内宾接待和外宾接待
基本原则：
热情、友好、对口、对等、节约、服务
五、机关信息管理
1、信息的收集
2、信息的选择
3、信息的分析与加工
4、信息的存储
5、信息的传递
6、信息的反馈
政府的信息能力：
指信息采集能力、信息处理能力、信息利用能力、信息交流能力
政府信息资源的分级
–政府公开信息
–政府共享信息
–政府内部信息
–政府密级信息
政府信息以公开为原则、不公开为例外
国家安全、商业机密和个人隐私
机关管理现代化的标志
1、机关管理观念的现代化
2、机关管理人员素质的现代化
3、机关管理制度的科学化
4、管理方法与手段的科学化、现代化
参谋能力
办事能力
协调能力
表达和文字能力
机关公文写作与处理
一、什么是公文
是一种具有法定效力和规范体式的
文书，是机关依法行政和各企事业单位、
社会团体进行公务活动的重要工具。
公文旨在按
规定“办事
”
•公文写作与处理的法律依据:
• 1.有关法律法规和行业标准。
《党政机关公文处理工作条例》
《党政机关公文格式》国家标准
•
• 2.上级单位有关公文处理的规定和要求。
如：《中国联合网络通信集团有限公司公文处理办法》
（中国联通〔2009〕101号）
《条例》第四十二条
本条例自 2012年7月1日起施行。1996
年5月3日中共中央办公厅发布的《中国
共产党机关公文处理条例》和 2000年8
月24日国务院发布的《国家行政机关公
文处理办法》停止执行。
《条例》第三章 公文格式
• 第十条 公文的版式按照《党政机关公文格
式》国家标准执行。
二、公文的分类
•法定文种：（原）
命令、决定、公告、通告、通知、通报、
议案、报告、请示、批复、函、会议记要、
决议、指示、意见、公报、条例、规定。
《党政机关公文处理工作条例》
（新）
第八条 公文种类(文种)主要有：
• （一）决议
• （二）决定
• （三）命令（令）
• （四）公报
• （五）公告
• （六）通告
• （七）意见
• （八）通知
（九）通报
（十）报告
（十一）请示
（十二）批复
（十三）议案
（十四）函
（十五）纪要
原行政机关公文+“决议”和“公报”
《条例》第十条 公文的版式按照《党政机关
公文格式》国家标准执行。
•《党政机关公文格式》国家标准
• 《GB/T 9704-2012<党政机关公文格式>国家
标准应用指南》
三、公文的格式
（一）公文纸张及排版印制要求
• （1）采用国际标准A4型用纸（210mm×297mm)。
•
• （2）正文用3号仿宋体，标题用2号小标宋，文中如有小标
题可用3号小标宋体字或黑体字，从左至右横写横排，一般
每面排22行，每行排28个字。
•
• （3）版面尺寸标准
• 幅面：210mm×297mm
• 版心：156mm×225mm
• 上白边(天头) 37mm 下白边35mm
• 左白边28mm 右白边26mm
《条例》第九条
公文一般由份号、密级和保密期限、
紧急程度、发文机关标志、发文字
号、签发人、标题、主送机关、正
文、附件说明、发文机关署名、成
文日期、印章、附注、附件、抄送
机关、印发机关和印发日期、页码
等组成。
（二）公文要素
•公文的组成部分：
版头 + 主体 + 版记
• 红色分隔线以上的部分称为版头（原叫“眉首”）；
• 公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不
含）以上的部分称为主体；
• 公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。
页码位于版心外。
版头:
发文单位标识（套红）
发文字号
密级程度和期限
紧急程度
签发人
份号
1.份号：
公文印制份数的顺序号。涉
密公文应当标注份号。
份号顶格编排在版心左上角
第一行，一般用6位3号阿
拉伯数字 。
2.密级和保密期限：
涉密公文应当根据涉密程度分
别标注“绝密”“机密”“秘
密”和保密期限。
标注密级和保密期限，一般用3
号黑体字，顶格编排在版心左
上角第二行；保密期限中的数
字用阿拉伯数字标注。
3.紧急程度：
紧急公文应当分别标注“特急
”“加急”
电报应当分别标注“特提”“特
急”“加急”“平急”。
紧急程度编排在版心左上角或密
级的下一行，一般用3号黑体
字 。
4.发文机关标志：
由发文机关全称或者规
范化简称加“文件”
二字组成。
• （注：原称“标识”
，现称为“标志”）
5.发文字号：
发文字号是发文机关按照发文顺
序编排的顺序号。由发文机关
代字、年份、发文顺序号加“
号”组成。
年份、序号用阿拉伯数字标识；
年份应标全称，用六角括号“
〔 〕”括入；序号不编虚位
（即１不编为001），不加“
第”字。
发文字号编排在发文机关标志下
空二行，居中排布。
6.签发人：
上行文应当标注签发人姓
名。
签发人必须是本机关正职
或主持工作的领导。
7.版头中的分隔线
发文字号之下４mm 处印
一条与版心等宽的红色
分隔线。
主 体
标题
主送单位
正文
附件
成文时间
印章
附注
8.标题：
由发文机关名称、事由和文种组
成。
位于红色分隔线下空二行，用２
号小标宋体字，可分一行或
多行居中排布；
标题排列应当使用梯形或菱形，
不应使用长方形或沙漏形。
回行时，要做到词义完整。
9.主送机关：
公文的主要受理机关，应当使
用机关全称、规范化简称
或者同类型机关统称。
编排在标题下空一行，左侧顶
格３号仿宋体字编排，回
行时仍顶格。最后一个主
送机关名称后标全角冒号。
10.正文：
公文的主体，用来表述公文的内容。
公文首页必须显示正文。
在主送机关下一行，每自然段左空二
字，回行顶格，数字、年份不回行
正文以3号仿宋体字，一般每面排22行，
每行排28字。
文中如有小标题可用3号小标宋体字或
黑体字。
11.附件说明：
公文附件的顺序号和名称。
公文如有附件，在正文下空一行左
空二字用３号仿宋体字标识“
附件”，后标全角冒号和名称
如有多个附件，使用阿拉伯数字标
注附件顺序号（如“附件：1.
XXXXX”）；附件名称后不加标
点符号。
附件名称较长需回行时，应当与上
一行附件名称的首字对齐。
12.发文机关署名：
署发文机关全称或者规范化
简称。
单一机关行文时，一般在成
文日期之上、以成文日期
为准居中编排发文机关署
名 。
13.成文日期：
• 署会议通过或者发文机关负
责人签发的日期。
• 联合行文时，署最后签发机
关负责人签发的日期。
• 电报则以发出的日期为准。
• 成文日期编排在正文之下，
空二行右空四字，用阿拉伯
数字标全。
14.印章：
公文中有发文机关署名的，
应当加盖发文机关印章，
并与署名机关相符。
联合上报的公文，可以由主
办机关加盖印章，联合下
发的公文，发文机关都应
加盖印章。
15.特殊情况说明
•
当公文排版后所剩空白处不
能容下印章或签发人签名
章、成文日期时，可以采
取调整行距、字距的措施
解决。
16.附注：
是需要说明的其他事项，如公文的
发放范围、政府信息公开方式、
联系人和联系电话等。
公文如有附注，用３号仿宋体字，
居左空二字加圆括号编排在成文
时间下一行。
•
“请示”件应在附注处注明联系人
和电话。
(联系人: ,联系电话: )
17.附件：
附件应当另面编排，并在版记之
前，与公文正文一起装订。
“附件”二字及附件顺序号用3
号黑体字顶格编排在版心左
上角第一行。
附件标题居中编排在版心第三行
附件顺序号和附件标题应当与附
件说明的表述一致。附件格
式要求同正文。
版 记
抄送机关
印发机关和日期
18.版记中的分隔线
•
• 版记中的分隔线与版心等宽，首
条分隔线和末条分隔线用粗线
（推荐高度为0. 35 mm），中间
的分隔线用细线（推荐高度为0.
25 mm）。
• 首条分隔线位于版记中第一个要
素之上，末条分隔线与公文最后
一面的版心下边缘重合。（例）
19.抄送机关：
除主送机关外需要执行或者
知晓公文内容的其他机关，
应当使用机关全称、规范
化简称或者同类型机关统
称。
20.印发机关和印发时间：
公文的送印机关和送印日期。
印发机关和印发日期一般用4号仿
宋体字，编排在末条分隔线之
上，印发机关左空一字，印发
日期右空一字，用阿拉伯数字
将年、月、日标全，年份应标
全称，月、日不编虚位（即1
不编为01），后加“印发”二
字。
• 21.页码:
页码就是公文页数顺序号。
一般用4号半角宋体阿拉伯数字
编排在版心下边缘之下，数
字左右各放一条一字线，一
字线距版心下边缘７mm。
单页码居右空一字，双页码左
空一字。
字体字号:
• 发文机关标识使用小标宋体字，红色标识；
• 秘密等级、保密期限、紧急程度用3号黑体字；
• 发文字号、签发人、主送机关、附注用3号仿宋体字；
• 抄送机关、印发机关、印发时间用4号仿宋体字
• 标题用2号小标宋体字；
• 签发人姓名用3号楷体字；
• 正文以3号仿宋体字；
• 正文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字。
关于表彰袁汉辉同学和华师大附中等单位的决定
各市、县人民政府，省府直属单位：
袁汉辉同学在第34届国际数学奥林匹克竞赛中获得金牌，为广东省争了光① 。为
表彰袁汉辉 同学及华师大附中等单位的突出成绩，为促进我省的数学奥林匹克竞赛活动，
培养青少年热爱科学、勇于进取的精神② ，省人民政府决定③ ：
一、给予袁汉辉同学颁发奖状和奖金一万元。
二、给予华师大附中和中山市教委颁发奖状和奖金各五千元。
三、给予省数学学会和广东省数学奥林匹克业余学校颁发奖状和奖金各五千元。
希望袁汉辉同学和受表彰的单位，戒骄戒躁，再接再厉，争取更大成绩。 ④
广东省人民政府（印）
二OO三年八月十五日
• `
四、公文正文的写作模块
调研报告的写法
带着一定的目的，对一种情况、问题、经验进
行调查研究，从中找出规律，引出正确结论。
研究新情况、总结新经验、解决新问题的能力
• 主体：三大块：
• ①调查得来情况（问题）——是什么（现状）
• ②分析问题实质——为什么（原因）
• ③提出建议——怎么做（举措）
• 提出问题、分析问题、解决问题
• 一是简朴。能省的则省，通篇给人以明晰、舒畅、一目
了然的感觉。
• 二是严谨。不因其短而粗，虽短但“五脏俱全”。
• 三是自然。长短详略，顺其自然。
政务信息的写法
xx县大力促进农产品商品化确保农民增收
一是培育和完善市场体系。共建成各类农副产品交易市
场35个，其中大型批发市场12个，年成交额6亿余元。
二是大力发展乡村综合服务组织和农民经纪人队伍。目
前，已发展乡村综合服务组织500多个，发展农民经纪人
万人，在上海、武汉等21个大中城市建立农副产品直销公司
45个，年外销粮油、茶叶、水产品等农副产品亿元。
三是大力发展订单农业，实现以销定产，现已发展订单
农业面积达48万亩。止目前，该县农产品商品化率已达80%
以上。
农村消费市场存在问题需引起重视
一是农村流通秩序不够规范。劣质商品、假冒种子、农药、
化肥和商业欺诈现象在农村时有发生，据调查，%的农民曾
买到过假冒伪劣商品。
二是城乡消费不均衡现象加重。城乡居民人均消费之比大致
为4:1，农村消费增长动力不足。
三是农村消费品价格高。同样的商品，到农村的配送成本高
出城市1成以上，这部分成本直接转化到消费品价格中。
四是现代流通方式发展滞后。连锁经营有所发展，现代物流、
电子商务未真正起步，缺乏大型专业市场和可以承接大型商业企
业入驻的商业设施。
建议在更大范围内、更高层次上推进“万村千乡市场工程”
建设；大力发展农村专业合作社、农民协会、农村经纪人等新型
流通组织和群体；加快乡镇商业设施建设，扩大农村消费，活跃
农村流通；加大对农村市场体系建设的投入。
公文处理的三个内容（三种管理）：
公文发文（制发文）管理
公文收文（收办文）管理
公文归档管理
五、公 文 处 理
其一、公文制发文管理 ——形成过程中管理
《党政机关公文处理工作条例》：
第十八条 公文拟制包括公文起草、审核、签发等程序。
第二十五条 发文办理主要程序是：复核、登记、印制、
核发
制发文管理的流程：
草拟—会商—核稿—审核—签发—复核—登
记—缮印—用印—核发
• 这一程序具有很强的确定性与不可逆性。
其二、公文收办文处理 ——传递过程中管理
《党政机关公文处理工作条例》：
第二十四条 收文办理主要程序是：
签收、登记、初审、承办 、传阅 、催办 、答复
签收：
首先要看清是否属于本单位收文；
清点，核实来文数量、封皮编号与投递是否相符；
检查文件装封是否破散，密封条是否被拆等情况。
检查无误后，方可签字、注时
其三、公文归档管理
在收文处理和发文处理过程中都存在处置办理完
毕的公文的活动。主要包括：
清退 、 销毁、 暂存、立卷、归档
