合同管理信息系统培训
企管法规处合同与招标管理科
2012年11月
合同管理信息系统培训
一、新增模块介绍一、新增模块介绍
二、申报前注意事项
三、填写规范说明
四、下步工作及要求
本模块实现合同履行全面管理，加强监督、跟
踪、提示。
付款(验收、付款申请、付款提示、付款确认)、
合同变更、合同解除、违约情况申报、合同终
止共5个功能模块。
目前只对支出类合同做要求，用到其中付款、
合同变更、合同解除、合同终止4个功能模块
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一 合同履行模块介绍
合同管理信息系统培训
一 合同履行模块介绍
流程设置依据：沿用原来线下合同履行表审批流
程
承办人（或委托人）付款申报-单位初审-监督中
心（合同类别若是油田工程）-资金部门审批（计划、
财务、科技处）-企管法规处审批
其中：取消了工程类的监理部门签字（其签字审
核应在结算单据中体现）
法人单位对外付款单独设置流程，不执行油田公
司付款流程
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履行付款
承办人界面操作介绍
（1）付款申请
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履行付款
（1）付款申请填写说明：
合同约定的付款条件：按合同文本中的要求填写，如：合同
签订后支付30%预付款。
付款性质：只选择预付款、进度款、决算款。其他几种性质
不选择。如果选择了决算款：会出现相对人评价。单批次结
算都应选择决算款。
收款单位信息是由系统自带出来的，可以修改在此修改。
相关资料：上传相应的结算资料（全部为扫描件）大小不超
过4M。（WORD形式上传占用空间最少）结算资料要求：按
《合同基础资料管理规定》中的第九条：合同履行审查审批
资料上传----特别说明：承办人是作为付款第一审核人
历史记录：能查看历史付款记录
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履行付款
（2）工作交接，转付款确认
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履行付款
（3）付款确认
付款金额：
与付款申请金
额填写一致。
注意：
如果点了“付
款”，系统中
履行付款申请
金额填写有误
或者本次付款
需重新办理的，
系统中是不能
修改。
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履行付款
（4）履行
结果填报
注意：履
行说明为
必填项。
填写“本
次已履行
完毕”
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履行付款
（5）回到合同履行付款界面
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履行付款
生成表单替代原
来线下的“合同
履行记录表”
注意：此表单应
加盖“合同履行
专用章”后方可
去财务办理
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履行付款
说明：如果付款金额超过合同标的金额，系统会提示，而不能进入付款审
批。必须做合同标的金额变更，走合同变更流程。
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履行付款
如果选择决算款会出现相对人评价（必填项）
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履行付款
合同变更即是合同履行时涉及到甲乙双方的标的金额、履
行期限、履行地点、以及合同相对人需要更改时，做出的
更改。（原线下合同变更申请表取消）
审批流程：分为金额变更和非金额变更
A.金额变更：变更金额大于0时要经过业务部门审核，且根
据资金渠道划分进入不同的业务部门审批。
具体流程：单位初审—业务部门（计划、财务、科技）--
企管法规处
B.非金额变更(履行期限、履行地点、合同相对人、纠纷解
决方式、其他)：单位初审—企管法规处
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合同变更
（1）标的金额变更
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合同变更
标的金额变更审批后
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合同变更
在历史记录：详细信息
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合同变更
生
成
“
合
同
变
更
审
查
审
批
表
”
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合同变更
（2）合同相对人变更
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合同变更
合同文本及相关资料：名称变更上传工商变更证明、
主体变更上传相关证明文件及变更协议
单位初审—企管法规处
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合同解除
填写说明：应选择双方，填写双方协议解除
注意：1.系统已审批完的合同，线下未签约的合同，应及时做合同解
除，说明解除理由，无需上传解除协议。
2．已签约的合同，应上传解除协议，审批通过后办理解除签
约手续。
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一、新增模块介绍一、新增模块介绍
二、申报前注意事项
三、填写规范说明
四、下步工作及要求
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二 申报前注意事项
1．每一家服务单位单独报审一个合同。不能出
现一个合同对应好几家单位。
2．有合同才能有履行。合同不能通用，即同一合
同及服务商，需要发生业务的单位都得进行合同申报。
如：车辆服务-志达公司。陆上、供电都必须单独进
行合同申报。
各单位申报相同业务时由企管处统一文本，由指
定的单位负责签约，其他单位无需线下签约。合同编
号留存时同时记录指定单位合同编号。
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二 申报前注意事项
3.合同系统填写与合同文本保持一致性（标的
物、标的金额、履行期限、纠纷解决方式等）。
4.每一步填写一定要准确规范，关系到后续流程
的走向，也保证数据的准确性，为统计查询提供有效
的数据支持。
5.原来合同审批完成后不再直接归档，履行全部
完毕后再进行归档操作，归档操作流程不变。
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一、新增模块介绍一、新增模块介绍
二、申报前注意事项
三、填写规范说明
四、下步工作及要求
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三 填写规范说明
（1）合同立项界面1
1合同名称：
单项：按计划或财务处批复的项目名称申报，如有小类在后面
注明（供应处合同名称填写不变 ）
如：陆上油田作业区井场及管廊带毛石护坡修建施工
南堡凹陷油气富集规律与增储领域-冀东探区潜山成像测
井资料攻关处理
年度合同：年度+项目名称（单位缩写）
如：2013年桌面系统维护（科油）
2合同类别：关系到专业处室审批流程走向。如：建设工程类
—由专业处室基建工程处审批
合同管理信息系统培训
三 填写规范说明
（1）合同立项界面2
3框架协议：系统默认为否。
如果是年度合同在此应选择是。这里关系到后续履行付款金额
变更的问题。
4资金渠道：关系到业务处室审批流程走向（财务、计划、资
本运营部）
注意：法人单位应选择：计划投资—法人单位自有资金
5签约依据：项目资金来源（相应的文件或批示）
6选商方式：
电子商务：物资采购中的一类物资（目录点击）
其他：土地划拨、征地补偿
7预算金额：必须准确，不能与标的金额差距过大。
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三 填写规范说明
（2）合同选商（招标）
招标申请界面1
1招标方式：邀请招标
2招标组织形式：自行
招标
3招标方式说明：填写
选商情况与定标情况。
如：以下3家为机动设
备处提交的设备选型单
选定厂家，满足招标要
求，推荐参加此次招标，
采用低价中标原则。
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三 填写规范说明
（2）合同选商（招标）
招标申请界面2
4文件信息：上传招标
文件及相关资料
5是否划分标段：系统
默认为“否”。
如果选择“是”：出现
右图。注意：
A.每个标段的预算金额
不能超过总体项目预算
金额；
B.划分标段招标每个标
段确定后自动分成对应
的合同（即一个标段一
个合同）
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三 填写规范说明
（2）合同选商（招标）
转选商结果填报界面（工作交接）
直接点转选商结果填报，系统默认为自己
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三 填写规范说明
（2）合同选商（招标）
选商结果填报界面
填写顺序：
中标价格--相关说明-
-勾选中标单位--确定
签约单位
注意：不允许勾选2家
及以上
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三 填写规范说明
（3）合同申报界面1
注意：基本信息一中合同类别与资金渠道不允许修改，流程匹配已经在
合同立项阶段完成了。合同名称的改动依据项目情况而定
1合同标的：是简单对项目的描述
2标的金额：选择不确定时，暂定金额也需要相对准确，涉及到履行付款
时申请金额的问题。
说明：年度合同不确定价格（下浮点、单价）的在此选择“不确定”并
填写“0”
单项工程不确定价格（下浮点、单价）的按预算金额填写
注意：“预算金额—标的金额—付款金额”三者关系（要与年终考核项
结合）
预算金额≥标的金额≤付款金额
如果是年度合同原则上付款金额不得超过预算金额的120%，马上出台相
应的考核办法。
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三 填写规范说明
（3）合同申报界面2
3履行期限：为避免事后合同，选择不确定，同时在相关约定
中填写“自合同签订之日起至xx”
若是跨年合同必须填写每年对应的履行金额
4纠纷解决方式：中石油系统内单位应选择“其他”；
其他单位应选择“诉讼”；
5内部合同：指的是油田内部单位。所以油田公司与法人单位、
法人单位与法人单位之间都应选择“是”。
6涉外合同：指的对国外公司的合同，不涉及。
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三 填写规范说明
（3）合同申报界面3
7关联交易：中石油系统内单位都为关联交易单位
（可向财务咨询）
8合同文本：上传合同标准文本及相关附件
9相关资料：上传单一来源审批表、会议纪要等其他
文件
10承办人意见：注明上会日期和其他相关说明
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三 填写规范说明
（4）申报审批通过
直接进入工作交接给：系统默认为自己（前提的开通打印
权限）
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三 填写规范说明
（5）合同打印
说明：合同文本只有在此打印才有水印，过了打印环
节就无水印；合同基本信息表暂不打印，未生成合同编号。
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三 填写规范说明
（6）签订信息填报1
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三 填写规范说明
（6）签订信息填报2
注意:履行期限：在此可以修改，修改为合同成立时
间，以防范事后合同。
特别提示：供应处合同
承办人合同申报审批结束后---交接给合同打印
员打印和填报签订信息—工作交接还给承办人
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三 填写规范说明
（7）合同履行
解决合同履行不是同一人负责的问题
方案：
第一步：承办人在合同签订信息填报界面工作可以直接把工作交
接给办理合同履行人员（原承办人代办中将不会出现此项目的任
务）
第二步：交接后的人员如果有合同变更、合同解除用到个人工作
助理中-委托代办-任务委托。委托给他人时，双方都可以看到此
任务，都可以进行合同履行操作，但是只能单方送审。
第三步：审批通过后将继续由交接后人员进行履行，被委托人将
看不见此任务。
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三 填写规范说明
（8）年度合同填写规范说明
合同立项界面：
1合同名称：年度+项目名称（单位缩写）
2框架协议：“是”
合同申报界面：
3标的金额：
下浮点及单价年度合同---选择“不确定”金额填写为“0”
总价包干的年度合同---选择“确定”并填写对应的金额。
4合同相对人：只允许选一家
5履行期限：xx至2013年12月31日（原则上不允许跨年）
6相关资料：上传已审定的年度合同明细表（内部合同除外）
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一、新增模块介绍一、新增模块介绍
二、申报前注意事项
三、填写规范说明
四、下步工作及要求
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四 下步工作及要求
（1） 履行模块于2013年1月1日正式全部上线。不
再走线下合同履行表，有已归档的合同退回到承办
人进行履行操作。
供应处作为试点单位，12月3日以后审批通过
的合同结算都从线上运行。
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（2）各单位上报单位内部付款审批流程，要求单位审核最后一人
应为单位负责人。
法人单位流程匹配按照各单位原线下流程设置，但是最后审
核人应该单位负责人。
上报要求：
1.个人信息（需新增）：姓名、中石油账号、办公电话、备
注（承办人OR审批人）；
2.流程示意图：如 承办人-审核人1（部门）-审核人2（部门）
-单位主管领导-单位负责人
此项工作于2012年12月15日前完成上报，加盖公章扫描上报
四 下步工作及要求
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（4）拟4月份开展市场准入模块操作培训（取消线下市场准入表）
简要说明：在选择合同相对人的时候只能从系统中已办理过准入
的单位进行选择，不能再自行添加合同相对人。严格做到先市场
准入，后合同谈判。
四 下步工作及要求
（3）梳理完善合同相对人信息，消除系统中冗余信息。
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（6）下一步注重如何发掘和利用系统的各项功能，使其合同管
理系统的全方面应用，不断利用合同管理系统平台整合合同综合
业务 ，以提升合同总体管理水平 。
制定《审查审批操作手册》、《承办人操作规范》和《合
同管理系统流程指引》等等
四 下步工作及要求
（5）推进合同管理系统与ERP，资金平台相对接。
简要说明：通过系统间数据信息自动传输，保证签约依据的正确
性，保证了财务部门依据网上合同进行付款，使线上的合同履行
成为结算付款的唯一渠道。使整个项目全过程信息化、标准化封
闭管理。
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谢 谢！
